Kortlægning af jobprofiler inden for 4 FKB

Transkript

1 Kortlægning af jobprofiler inden for 4 FKB 2796 IKT-administration- og vedligeholdelse 2797 Administrative funktioner i HR 2792 Produktion af trykt og digital kommunikation 2609 Foto-, film-, tv- og redaktionel produktion Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse December 2011

2 Indhold Resumé... 2 Indledning... 3 Problemstilling... 3 Projektets formål... 3 Mål... 3 Produkt... 3 Organisering og metode... 3 Styregruppen... 4 Projektgruppen... 4 Jobprofiler: FKB 2796 IKT-administration og -vedligeholdelse... 5 Jobprofil: It-superbrugeren... 5 Jobprofil: It-indkøberen... 7 Jobprofil: Webmedarbejderen... 8 Jobprofiler: FKB 2797 Administrative funktioner i HR Jobprofil: Kursus - eller Uddannelsessekretær Jobprofil: Rekrutteringsmedarbejder Jobprofil: Personaleadministrativ medarbejder Jobprofil: Personalejuridiskmedarbejder Jobprofil: Løn- og personaleadministration Jobprofiler: FKB 2792 Produktion af trykt og digital kommunikation Jobprofil: Grafiker Jobprofil: Digital printoperatør Jobprofil: Trykker Jobprofil: Webdesigner Jobprofil: Bogbinder Jobprofiler: FKB 2609 Foto-, film-, tv- og redaktionel produktion Jobprofil: Produktionsassistent Jobprofil: Redigeringsteknikker Jobprofil: TV-fotograf Jobprofil: Fagfotograf Formidling Side 1 af 43

3 Resumé Formålet med dette projekt er at give HAKLs AMU-udbydere og IKV-vejledere et materiale, der kan understøtte arbejdet med at foretage en individuel kompetencevurdering (IKV i AMU), når en person henvender sig for at få afprøvet og vurderet sine realkompetencer og evt. efterfølgende gerne vil have udarbejdet en uddannelsesplan for de arbejdsmarkedsuddannelser og/eller delkompetencer, som vedkommende mangler. Analyseprojektet har taget udgangspunkt i afdækning af centrale jobprofiler inden for 4 af HAKLs fælles kompetencebeskrivelser de såkaldte FKB er: 2796 IKT-administration- og vedligeholdelse 2797 Administrative funktioner i HR 2792 Produktion af trykt og digital kommunikation 2609 Foto-, film-, tv- og redaktionel produktion Inden for hver FKB har det resulteret i afdækning af 3-5 centrale jobprofiler, hvorefter de identificerede typiske arbejdsopgaver inden for en given jobprofil, er blevet koblet sammen med de relevante AMU-uddannelsesmål. Afdækningen af jobprofiler med tilhørende uddannelsesmål har dannet baggrund for efterfølgende udarbejdelse af IKV-materiale til de enkelte uddannelsesmål. Afdækningen af centrale jobprofiler og koblingen imellem jobprofilerne og de relevante arbejdsmarkedsuddannelser er blevet udført af 7 af HAKLs AMU-udbydere, der er godkendt til at udbyde 1 eller flere af de 4 FKB er og som har en tæt kontakt til de virksomheder og målgrupper, der bruger de pågældende arbejdsmarkedsuddannelser. Side 2 af 43

4 Indledning Problemstilling Som et led i HAKLs arbejde med implementering af IKV, har HAKL i udarbejdet en IKVvejledning. Under arbejdet med vejledningen blev HAKL opmærksom på, at en væsentlig barriere for IKV-vejledernes arbejde med IKV er, at der mangler sammenhæng imellem centrale jobprofiler og relevante arbejdsmarkedsuddannelser inden for HAKLs FKB er. Dels er der på det merkantile område et stort kompetencefællesskab imellem de enkelte jobområder, og for at undgå dobbeltudvikling og for at skabe et mere gennemsigtigt system er de enkelte jobfunktioner/kompetencer udviklet og placeret i den FKB, hvor kompetencen forekommer hyppigst. Dels dækker de merkantile FKB er over mange forskellige brancher og jobfunktioner. HAKLs FKB er med tilhørende arbejdsmarkedsrelevante kompetencer er på den baggrund ikke opdelt efter jobprofiler/arbejdsfunktioner. Konsekvensen af strukturen set i relation til IKV er, at det ikke giver mening at udarbejde en IKV imod alle uddannelsesmål i en FKB eller en TAK, fordi både FKB er og TAK er ofte vil rumme flere uddannelsesmål, der ikke vil være relevante samtidig med, at der mangler centrale kompetencer, der er beskrevet i andre FKB er. Etablering af denne sammenhæng imellem centrale jobprofiler og relevante arbejdsmarkedsuddannelser vil dels kunne danne grundlag for vurdering af behov for udvikling og dels udgøre et udgangspunkt for IKV-vejledernes vurdering af, hvilke uddannelsesmål, det er relevant at foretage en IKV imod. På HAKLs IKV-seminar i januar 2009 efterlyste uddannelsesinstitutionerne værktøjer og IKVmateriale, der kunne hjælpe dem i arbejdet med at foretage en IKV. HAKL har i 2010 udarbejdet IKV-materiale til jobprofiler inden for FKB Detailhandel, Administration, Handel & Logistik samt Viden- og forretningsservice. Dette materiale blev formidlet på et IKV-seminar i januar Dette analyseprojekt om kortlægning af centrale jobprofiler med tilhørende uddannelsesmål inden for 4 af HAKLs FKB er, skal derfor ses i sammenhæng med den udarbejdede IKV-vejledning på HAKLs område, samt det allerede udarbejdede IKV-undervisningsmateriale på de ovenfor nævnte områder. Projektets formål Formålet er at understøtte arbejdet med IKV og uddannelsesinstitutionernes realkompetencevurderinger inden for de FKB-områder, hvor HAKL ikke har udviklet strukturer /vejledende uddannelsesforløb i forhold til centrale jobprofiler. Mål Målet har været at få kortlagt i alt centrale jobprofiler inden for de 4 fælles kompetencebeskrivelser, FKB 2796 IKT-administration og vedligeholdelse, FKB 2792 Produktion af trykt og digital kommunikation, FKB 2609 Foto, film, tv og redaktionel produktion samt FKB 2797 Administrative funktioner i HR, deres typiske arbejdsfunktioner og behov for kompetencer og sætte jobprofilerne sammen med de relevante AMU-uddannelser inden for områderne, så det blandt andet bliver muligt at foretage en ensartet IKV. Produkt En mindre rapport om de centrale jobprofiler inden for ovennævnte 4 FKB er, der afdækker typiske arbejdsfunktioner og kompetencer, der kobler jobprofilerne til de relevante AMU-uddannelser. Organisering og metode Projektet gennemføres i 4 parallelle delprojekter, organiseret omkring følgende FKB-områder: Side 3 af 43

5 1. FKB 2796 IKT-administration og vedligeholdelse 2. FKB 2792 Produktion af trykt og digital kommunikation 3. FKB 2609 Foto, film, tv og redaktionel produktion 4. FKB 2797 Administrative funktioner i HR Inden for hver FKB er identificeret 3-5 centrale jobprofiler, deres typiske arbejdsfunktioner og behov for kompetencer. Dernæst er jobprofilerne koblet sammen med de relevante eksisterende AMU-uddannelser. For hvert delprojekt er der indgået kontrakt med 2 udviklingsansvarlige AMU-udbydere, der har godkendelsen til den pågældende FKB om afdækning af jobprofiler, og som dermed også har kontakt til virksomheder og medarbejdere/kursister inden for det pågældende arbejds- og uddannelsesområde. I afdækningen af centrale jobprofiler har projektdeltagerne derfor trukket på deres egen og uddannelsesinstitutionernes erfaring samt den viden, som ellers er tilgængelig via jobdatabaser som jobindex.dk, ofir.dk og jobzonen.dk, samt HAKLs egen kursusdatabase og den feedback, der er kommet fra henholdsvis styregruppen og sekretariatet undervejs i projektet. For at understøtte og sikre en ensartethed i det arbejde, der er foregået inden for hvert delprojekt, har der været afholdt et fælles opstartsseminar i juni Styregruppen Styregruppen for projektet har været formandskaberne for henholdsvis HAKLs referencegruppe for Kontor, Det Faglige udvalg for Kontoruddannelser og HAKLs referencegruppe Medie & Kommunikation. Styregruppen har afholdt 2 møder et opstartsmøde med godkendelse af projektet og kommentarer til 1. udkast til jobprofiler, samt et afsluttende møde, hvor projektet med de færdige jobprofiler og tilknyttede uddannelsesmål blev godkendt. Projektgruppen Projektgruppen har bestået af: Jørgen Kragsig Munk, Tietgen KompetenceCenter Niels Jungløv, Aarhus Business College Lone Hermann, IBC International Business College Judith Thomsen, Niels Brock Business College Hervør Nørgaard, Aalborg Media College Peter Larsen, Roskilde Tekniske Skole Max Jørgensen, Medieskolerne i Viborg Susanne Clemensen, sekretariatet Side 4 af 43

6 Jobprofiler: FKB 2796 IKT-administration og -vedligeholdelse Jobprofil: It-superbrugeren It-superbrugeren har til opgave at støtte og hjælpe virksomhedens medarbejdere i forbindelse med deres daglige, ikt-baserede arbejdsopgaver og medvirke til oplæring af nye og gamle kolleger inden for anvendelsen af disse. En tæt kontakt til såvel virksomhedens medarbejdere som dens it-supportfunktion gør det muligt for it-superbrugeren at vurdere de anvendte it-systemers og programmers muligheder og begrænsninger samt medarbejdernes afledte behov for oplæring, støtte og vejledning. It-superbrugeren skal med udgangspunkt i virksomhedens opgaver og arbejdsrutiner udvælge relevante funktioner i de til rådighed stående it-systemer, programmer og applikationer, udvikle forslag til bedste praksis og formidle denne til kollegerne. Centrale jobfunktioner er vejledning i rationel håndtering af it-systemer og installeret software, udarbejdelse af dokumentationsmaterialer, brugermanualer og -vejledninger, løbende oplæring af nye og gamle medarbejdere inden for implementerede it-systemer, vejledning i sikker håndtering af data samt fejlfinding og vidererapportering af fundne fejl og misforhold til virksomhedens itafdeling/it-supportfunktion. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Samarbejds- og kommunikative evner ift. tværgående arbejdsopgaver og personalegrupper 1. Kompetencevurdering 1.1 Afdækning af medarbejdernes itfærdigheder og vurdering af afledte itkompetence-behov Den adm. itmedarbejder som vejleder og formidler (2 dage) 2. It-support af programspecifik karakter 2.1 It-support aht. daglig drift for virksomhedens medarbejdere Support og service af software (2,5 dage) Anvend informationer fra internettet til jobbrug (1 dag) Integration af data mellem adm. it-systemer (2 dage) 3. Installation 3.1 Lettere installationsog konfigurationsopgaver af styresystem og software IT installationer i virksomheden Software (2 dage) Superbrugerens funktioner ved serverinstallation og konfiguration (2 dage) Installation af software i adm. funktioner (2 dage) Side 5 af 43

7 4. Fejlfinding og afrapportering 4.1 Vidererapportering af fundne fejl og misforhold til virksomhedens itafdeling/itsupportfunktion Drift og vedligehold af IKT-systemer til administrative funktioner (2 dage) Formidlingsevner 5. Oplæring og vejledning af medarbejdere 5.1 Oplæring af nye og gamle medarbejdere i virksomhedens itsystemer Effektiv anvendelse af - og kalendersystemer (1 dag) Anvendelse af præsentationsprogrammer (2 dage) Instruktions- og komm.teknik i virksomheden for it (2,5 dage) Præsentationsteknik i administrative funktioner (3 dage) 5.2 Vejledning i sikker håndtering af data Sikring af administrative it-systemer (3 dage) Side 6 af 43

8 Jobprofil: It-indkøberen It-indkøberen har indgående kendskab til medarbejdernes ikt-baserede arbejdsopgaver og løsningsmuligheder og er ajour med udviklingen i såvel virksomhedens opgaver som muligheder for it-understøttelse heraf. Indkøberen har der ud over et godt overblik over og helhedsopfattelse af ikt-systemernes betydning for virksomhedens økonomi og drift samt for omkostninger og investeringer i disse og de afledte ikt-nøgletal. It-indkøberen opsamler og koordinerer behov og knytter disse behov til virksomhedens aktuelle drift og virksomhedens udvikling, fx gennem udfærdigelse af behovsvurderinger og kravspecifikationer i forbindelse med nyanskaffelser af it-løsninger. It-indkøberen medvirker i samarbejde med virksomhedens ledelse, indkøbsfunktion og eksterne leverandører ved indkøb af hard- og software i overensstemmelse med virksomhedens udviklingsplan. It-indkøberen kan bidrage med oplæg til budgetter for virksomhedens it-systemer til den budgetansvarlige leder. Centrale jobfunktioner er løbende behovsvurdering med henblik på dimensionering af virksomhedens it-systemer, udarbejdelse af oplæg til anskaffelsespolitikker og konkrete itanskaffelser, herunder budgettering, udvalg, licensforhold, hjemtagelse og leveringsbetingelser samt plan for implementering og opfølgning i samarbejde med ledelse og relevante medarbejdergrupper, herunder it-superbrugere. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Evne til at danne overblik i opgavemæssige og organisatoriske sammenhænge 1. Behovsvurdering og anbefaling af iktsystemer 1.1 Udarbejdelse af behovsvurderinger og kravspecifikationer aht. virksomhedens ikt-behov Kravspecifikation til ITsystemer (1 dag) Informationssøgning på internettet til jobbrug (1 dag) Tal- og forretningsforståelse 2. Indkøb 2.1 Indkøb af itsystemer og programmel Administrationens rolle i salg, indkøb og lager (1 dag) Virksomhedsindkøb i henhold til købelovens regler (1 dag) 3. Håndtering af iktrelaterede nøgletal 4. Rapportudarbejdelse 3.1 Finde, aflæse og vurdere ikt-relaterede nøgletal 4.1 Udarbejdelse af rapporter og statistikker over virksomhedens iktnøgletal Forretningsforståelse og nøgletal i it-systemer (2 dage) Udarbejdelse af rapporter i et ERP system (1 dag) Side 7 af 43

9 Jobprofil: Webmedarbejderen Webmedarbejderen bidrager til virksomhedens web-baserede profilering og markedsføring på digitale fora som websites, blogs, wikier, sociale medier samt andre relevante web 2.0-platforme og medvirker til udvikling og vedligehold af den netbaserede kommunikation med kunder og samarbejdspartnere. Webmedarbejderens arbejdsfelt ligger inden for skriftlige kommunikationsopgaver, herunder om nødvendigt at redigere webtekster fra virksomhedens bidragydere samt at skrive virksomhedsrelaterede informative og faktuelle tekster på egen hånd. Webmedarbejderen løser opgaver af webteknisk karakter, såsom upload af billeder og tekster til virksomhedens sites eller øvrige virtuelle fora samt medvirker til - ved hjælp af en given webeditor og formateringsprogrammer - at vedligeholde og videreudvikle virksomhedens websites, hvad angår eksisterende og nye sider, navigationsmuligheder og enkel billedredigering. Disse opgaver udføres med det formål at dække virksomhedens kommunikationsbehov i overensstemmelse med dens overordnede strategiske mål for profilering. Centrale jobfunktioner for webmedarbejderen er at forestå ajourføring af virksomhedens websites samt at bidrage til fortsat videreudvikling af dennes webbaserede profilering. Desuden kan webmedarbejderen bidrage til virksomhedens deltagelse i relevante virtuelle faglige og sociale fora. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Tværgående organisatorisk forståelse og kendskab til virksomhedens overordnede webstrategi 1. Medvirke ved planlægning af virksomhedens webplatform 1.1 Planlægge og løbende tilrettelægge virksomhedens webplatform i overensstemmelse med dens tekniske, designmæssige og kommunikative målsætninger Planlægning og valg af virksomhedens webløsning (3 dage) Medvirken til virksomhedens webstrategi (1 dag) Faglig kompetence og ansvarlighed 2. Understøtte og vedligeholde virksomhedens websites 2.1 Medvirke til at udvikle virksomhedens websites samt løbende understøtte og videreudvikle disse Opbygning af virksomhedens website (2 dage) Udvikling og vedligeholdelse af virksomhedens web (3 dage) Oprettelse af e- formularer (2 dage) 2.2 Opdatere tekster og (redigerede) billeder efter forlæg og upload af samme Grafik og tekster til virksomhedens webside (2 dage) Billedredigering i medarbejderens jobfunktion (2 dage) Side 8 af 43

10 Kommunikative evner 3. Knytte it-faglige kompetencer til kommunikative processer 3.1 Selvstændigt at indhente, strukturere, sammenkæde og om nødvendigt redigere og/eller selv udarbejde information (webtekster) Webkommunikation - tekster til nettet (2 dage) 4. Web-kommunikation i forretningsmæssige og sociale netværk 4.1 Udforske virksomhedens muligheder for at dække dens informations- og kommunikationsbehov gennem sociale, virtuelle fora og webtjenester og løbende udvikle og ajourføre de valgte web-teknologier Brug af social software i virksomheden (2 dage) Side 9 af 43

11 Jobprofiler: FKB 2797 Administrative funktioner i HR Jobprofil: Kursus - eller Uddannelsessekretær HR-medarbejderen løser praktiske og administrative opgaver i forbindelse med kompetenceudvikling af medarbejderne. Centrale jobfunktioner er: Forståelse for virksomhedens strategier, mål, planer, kultur og organiseringsform. Administrerer afdækningen af medarbejdernes kompetencebehov, planlægger kompetenceudvikling for medarbejdere samt indgående kendskab til kursusudbud og kendskab til økonomi under uddannelse. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Kender virksomhedens metoder og værdier visioner, strategier, mål og handlingsplaner. 1. Forståelse for virksomhedens strategier, mål, planer, kultur og organiseringsform 1.1 Holde sig orienteret om metoder og værdier visioner, strategier, mål og handlingsplaner Medarbejderen som deltager i forandringsprocesser Organisationens strukturelle opbygning Forretningsforståelse og nøgletal i itsystemer Kender virksomhedens mål, politik og jobprofiler 2. Forståelse for mål, politik og jobprofiler. 2.1 Holde sig orienteret om metoder og værdier visioner, strategier, mål og handlingsplaner Mål og strategier for administrative medarbejdere HR-strategi i HRmedarbejderens funktion Organisationens strukturelle opbygning Kan samarbejde og kommunikere på tværs af organisationen 3. I samarbejde med leder udarbejde og vedligeholde jobprofiler 3.1 Løbende samarbejde med udarbejdelse og vedligeholdelse af jobprofiler Samarbejde i grupper Målrettet mundtlige kommunikation i adm. arbejde Kendskab til metoder og værktøjer til afdækning af medarbejdernes kompetencebehov, samt kendskab til kompetenceudvikling af medarbejdere 4. Administration af afdækning og kompetenceudvikling af medarbejdere 4.1 Forbereder metoder og værktøjer samt giver tilbagemeldinger til medarbejderne. Arkivering af materialer Skriftlig kommunikation virksomhedes breve Arbejdsplanlægning Kompetenceafklaring af medarbejdere Tekstbehandling til layout i tekst Anvendelse af personale databaser Side 10 af 43

12 Viden om udvikling og formidling af internt kursusudbud i virksomheden. 5. Planlægge, formidle og kursusudbud internt i organisationens. Opdatere og vedligeholde udbud. 5.1 Afdække mulighederne for, at de afdækkede kompetencebehov kan opfyldes af diverse kursusudbydere. 5.2 Beskrivelse af kurserne 5.3 Planlægge kurserne 5.4 Formidle anbefale og udbyde kompetenceudviklingstiltagene i virksomheden Informationssøgning på internettet til jobbrug Anvend informationer fra internettet til jobbrug Uddannelsesplanlægning for medarbejdere Planlægning og administration af uddannelse Fletning af dokumenter til masseproduktion Skriftlig kommunikation virksomhedens image Arbejdsplanlægning Målrettet intern virksomhedskommunikation Administrere og styring af kurser for og medarbejdere, i IT baserede systemer 6. Administrative funktioner omkring styring af kurser for medarbejdere 6.1 Formidling af kursusdeltagelse 6.2 Planlægning og koordinering med eksterne kursusudbydere 6.3 Registrering og opsamling af evalueringer fra kurset til vider behandling Anvendelse af personaledatabaser Arbejdsplanlægning i den administrative funktion Målrettet intern virksomhedskommunikation Målrettet mundtlig kommunikation i adm. arbejde 6.4 Personaleregistreringsopgaver såsom sygefravær, uddannelse Planlægning og administration af uddannelse 6.5 Udarbejde relevante dataudtræk og generere rapporter. Side 11 af 43

13 Jobprofil: Rekrutteringsmedarbejder HR-medarbejderen løser praktiske og administrative opgaver i forbindelse med virksomhedens rekruttering af nye medarbejdere. Centrale jobfunktioner er: Registrering af kompetencebehov, udfærdigelse og indrykning af stillingsannoncer. Modtagelse af og håndtering af indkomne ansøgninger, udfærdigelse og udsendelse af svarbreve til ansøgere, tilrettelæggelse af ansættelsesforløb, administration og håndtering af tests, vedligeholdelse og ajourføring af ansøgningsdatabase, tilrettelæggelse af introduktionsprogram for nye medarbejdere i samarbejde med virksomhedens ledere. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Kendskab til metoder til kompetenceafdækning Beherske oprettelse i database 1. Registrering af kompetencebehov 1.1 Registrering af kompetencebehov Afdækning af kompetencebehov ved rekruttering Database databasevedligeholdelse i jobbrug Kendskab til rekrutteringsmetoder Viden om lovgivning ved rekruttering Beherske skriftlig kommunikation Viden om jobmarked og medier 2. Udfærdigelse og indrykning af stillingsannoncer 2.1 Rådgivning om metoder til tiltrækning af ansøgere 2.2 Den administrative planlægning af rekrutteringstiltag 2.3 Gennemførsel af rekrutteringstiltag 2.4 Udformning og indrykning af stillingsannonce Tiltrækning af ansøgere metoder til rekruttering Stillingsopslag og valg af medie Skriftlig kommunikation virksomhedens image Kunne Word, Arbejde systematisk 3. praktisk håndtering af ansøgninger 3.1 Modtagelse og håndtering af ansøgninger Tekstbehandling fletning af dokumenter til masseproduktion 3.2 Udsende bekræftelser på modtagne ansøgninger 3.4 Formidling af relevante ansøgninger og cv Tekstbehandling standardisering af virksomhedens dokumenter Den professionelle ansøgningshåndtering Skriftlig kommunikation virksomhedens breve Arbejdsplanlægning Kendskab til lovgivning om ansættelsessamtaler Beherske etik i 4. Tilrettelæggelse af ansættelsesforløb 4.1 Indkaldelse til ansættelsessamtale Den professionelt tilrettelagte ansættelsessamtale Side 12 af 43

14 ansættelsen og kunne overholde tavshedspligt Kunne håndtere tests efter given lovgivning 4.3 Administration og vedligeholdelse af materialer til brug ved ansættelsessamtale 4.4 Udarbejdelse af materialer til brug ved ansættelsessamtale Praktisk tilrettelæggelse af rekrutteringstest Skriftlig kommunikation virksomhedens breve 4.5 Praktisk tilrettelæggelse og administration af rekrutteringstest 4.6 Indkaldelse til test 4.7 Fremsendelse af testresultater til testpersoner 4.8 Rådgivning om lovgivningens regler for testning 4.9 Opbevaring af tests Kendskab til lovgivning om ansættelse og overenskomster Kendskab til støtteordninger Tillidsfuld kommunikation 5. Praktisk tilrettelæggelse af Ansættelse og introduktion 5.1 Udformning af ansættelseskontrakter 5.2 indberetning af stamdataoplysninger 5.3 Udformning af introduktionsprogram i samarbejde med leder 5.4 Gennemførsel af introduktionsprogram i samarbejde med andre medarbejdere i organisationen Ansættelse af nye medarbejdere Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Administrativ håndtering af personale juridiske formularer Anvendelse af funktionærloven Anvendelse af personaledatabaser HRmedarbejderens rolle ved introduktion Præsentationsteknik i administrative funktioner Side 13 af 43

15 Jobprofil: Personaleadministrativ medarbejder HR-medarbejderen løser praktiske og administrative opgaver i forbindelse med medarbejdernes sygdom, orlov og afvikling. Centrale jobfunktioner er: Registrering af sygefravær og udarbejdelse af fraværsstatistik, kortlægning af og håndtering af sygefravær i samarbejde med virksomhedens ledere. Administration og håndtering af medarbejderes orlov, formidling af regler og aftaler i forbindelse med orlov. Administration af støtteordninger fx skåne- og flexjob i overensstemmelse med virksomhedens CSR-politik. Formidling af regler og aftaler om genansættelser og fratrædelser, sagsbehandling i forbindelse med afvikling af medarbejdere, udformning af afskedigelsesbreve i samarbejde med virksomhedens ledere. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål IT: regneark (statistik), database Kunne overskue dataoplysninger Arbejde systematisk 1. Registrering af sygefravær og udarbejdelse af sygefraværsstatistik 1.1 Indsamling af data for opfølgning på sygefravær 1.2 Udarbejdelse af sygefraværsstatistik 1.3 Udarbejdelse af procedure 1.4 Formidling af data Anvendelse af personaledatabaser Regneark anvendelse af regneark til talbehandling Skriftlig kommunikation virksomhedens breve Målrettet intern virksomhedskommunikation Kendskab til indsatser, der forebygger sygefravær 2. Kortlægning af sygefravær i samarbejde med virksomhedens ledelse 2.1 Systematisk opfølgning på sygefravær 2.2 Forebyggelse af sygefravær 2.3 Kontakt til samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation 2.4 Udarbejde og vedligeholde fraværspolitik i samarbejde med virksomhedens ledelse Kortlægning og forebyggelse af sygefravær Samarbejde i grupper Målrettet intern virksomhedskommunikation Skriftlig kommunikation virksomhedens breve Varetagelse af adm. Opgaver i personale sager Behersker Etik i forbindelse med sygefravær Kendskab til interne og eksterne erklæringer og dokumentation Viden om sygedagpenge og refusion Mundtlig og skriftlig 3. Håndtering af sygefravær 3.1 Modtage og håndtere sygefravær 3.2 Indberette og administrere sygefravær 3.3 Håndtering og administration af sygedagpenge eller refusion i forhold til offentlig administration 3.4 Kommunikation til involverede interne Praktisk administrativ håndtering af sygefravær Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Formidling af information om personalejura Anvendelse af funktionærloven Varetagelse af adm. Side 14 af 43

16 kommunikation eksterne parter Opgaver i personale sager Kendskab til lovgivningens og overenskomsters bestemmelser for sygefravær 3.5 Bidrage til administrative procedurebeskrivelser for sygefravær Skriftlig kommunikation virksomhedens breve Viden om regler og aftaler vedr. orlov 4. Administration og håndtering af medarbejderes orlov 4.1 Registrering af orlov 4.2 Indhentning af relevante formularer 4.3 Medvirken ved udfyldelse af relevante formularer Adm. håndtering af personalejuridiske formularer Anvendelse af Funktionærloven Formidling af information om personalejura 4.4 Videreformidling af udfyldte formularer Varetagelse af adm. Opgaver i personale sager 4.5 Formidling om regler og aftaler i forbindelse med orlov Viden om regler og muligheder i forbindelse med støtteordninger. Kendskab til virksomhedens CSR-politik 5. Administration af støtteordninger 5.1 Administration af støtteordninger 5.2 Vejledning af medarbejdere 5.3 Vejledning af virksomhedens ledere HR-medarbejderens rolle ved introduktion Uddannelsesplanlægning af medarbejdere Varetagelse af adm. Opgaver i personale sager 5.4 Formidling af regler og muligheder i forbindelse med støtteordninger 5.5 Praktisk håndtering af støtteordninger Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Formidling af information om personalejura CSR s betydning for HR-medarbejderens funktion Viden om regler og aftaler vedr. genansættelser og fratrædelser. 6. Formidling af regler og aftaler i forbindelse med genansættelser og fratrædelser 6.1 Administration og håndtering af genansættelser og fratrædelser 6.2 Vejledning af medarbejdere 6.3 Vejledning af virksomhedens ledere 6.4 Formidling af regler og aftaler vedr. genansættelser og fratrædelser Anvendelse af Funktionærloven Formidling af information om personalejura Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Anvendelse af Ferieloven Varetagelse af adm. Opgaver i personale sager Målrettet mundtlig kommunikation i det Side 15 af 43

17 administrative arbejde Viden om regler og jura i forbindelse med afvikling. Skriftlig kommunikation Etik i forbindelse med afvikling Kunne håndtere tavshedspligt 7. Administration i forbindelse med afvikling af medarbejdere 7.1 Sagsbehandling i forbindelse med afskedigelser 7.2 Administration og håndtering af afskedigelser 7.3 Udfærdigelse af afskedigelsesbrev i samarbejde med virksomhedens ledelse Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Anvendelse af Funktionærloven Anvendelse af Ferieloven Skriftlig kommunikation virksomhedens image Formidling af information om personalejura Varetagelse af adm. opgaver i personalesager Side 16 af 43

18 Jobprofil: Personalejuridiskmedarbejder HR-medarbejderen løser generelle praktiske og administrative opgaver under hensyn til lovgivningen og virksomhedens politikker og etiske værdisæt. Centrale jobfunktioner er: Kendskab til virksomhedens strategier, mål, værdisæt, politikker og etiske regelsæt. Indsigt i relevant lovgivning, som funktionærloven, ferieloven, øvrig personalejura, som f.eks. seniorer, CSR etik. Udarbejdelse/vedligeholdelse af virksomhedens personalehåndbøger og formidling af virksomhedens personalepolitik på virksomhedens intranet. Kompetencer Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål Kendskab til virksomhedens strategier, mål, værdier, politikker og etiske regelsæt 1. Forståelse for virksomhedens strategier, mål, værdier politikker og etiske regelsæt. 1.1 Holde sig orienteret om de generelle virksomhedsmål, politikker og etiske regler, til HR relevante personalepolitikker Værdibaserede arbejdspladser Organisationens strukturelle opbygning Forretningsforståelse og nøgletal i itsystemer Kendskab til relevant HRlovgivning. Kendskab til: Generelle rettigheder og pligter i henhold til: arbejdsmarkedslovgivning og pensionslovgivning, samt funktionærloven og ferieloven, 2. Administration af lovgivning generelt omkring HR, funktionærloven, ferieloven, øvrig personalejura, som f.eks. seniorer og CSR etik 2.1 Vejlede medarbejder omkring virksomhedens CSR politikker 2.2 Vejlede seniorer omkring virksomhedens seniorpolitik kende rettigheder og pligter i henhold til Funktionærloven CSRs betydning for HRmedarbejderens funktion HRfunktionens rådgivning af seniorer 2.3 Vejlede generelt omkring arbejdsmarkedslovgivning og pensionslovgivning 2.4 Vejlede og hjælpe medarbejdere, der har problemstillinger, i relation til funktionærloven og ferieloven 2.5 Indhentning af relevant dokumentation til brug for personalesager, herunder retsregler og afgørelser vedrørende ansættelse, afskedigelse, overarbejde, sygdom etc Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Anvendelse af Funktionærloven Anvendelse af Ferieloven Side 17 af 43

19 Behersker, udarbejder/vedligeholder og formidler virksomhedens personalehåndbøger og personalepolitik. 3. Vedligeholdelse af virksomhedens personalehåndbøger og formidling af virksomhedens personalepolitik på virksomhedens intranet. 3.1 Administration af de daglige forfaldne personalesager 3.2 Formidle viden om organisationens personale etik, personalepolitikker og relevant personale jura Arbejdsplanlægning i den administrative funktion Formidling af information om personalejura 3.3 Formidle nye politikker, regler, retningslinjer og afgørelser til medarbejderne 3.4 formilde og vedligeholde alle personale relevante oplysninger, skemaer og materialer via virksomhedens intranet Webkommunikation - tekster til nettet Praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Side 18 af 43

20 Jobprofil: Løn- og personaleadministration Lønmedarbejderen i HR løser mange forskellige praktiske og administrative opgaver i forbindelse med lønadministration i personaleafdelingen. Centrale jobfunktioner er: Det forudsættes i funktionen at medarbejderen har gode ITforudsætninger. Administration af løn, håndtering af belønnings- bonusordninger, udformning af ansættelseskontrakter, oprettelse og vedligeholdelse af personaledatabase, udarbejde lønstatistik, formidling af information om ferielov og interne ferieregler samt udarbejde ferieplaner Kompetencer (faglige) Jobfunktioner Arbejdsopgaver Mål AMUuddannelser Kendskab til løn og lovgivning og viden om lønberegning 1. Administration af løn og belønning og bonusordninger 1.1 Administration af løn og indberetninger Udarbejdelse og afstemning af lønsedler Personalejura i lønbehandling Anvendelse af funktionærloven Anvendelse af ferieloven praktisk håndtering af personalejuridiske opgaver Behersker det administrative arbejde Anvende ferie- og funktionærloven 2. Lønberegning i forbindelse med ansættelseskontrakter og administration af ferieregler 2.1 Indplacering af løn 2.2 Ferieplanlægning og udarbejde ferieplaner Arbejdsplanlægning Anvendelse af funktionærloven Anvendelse af ferieloven ansættelse af nye medarbejdere Kendskab til grundlæggende rettigheder i ferie- og funktionærloven Kunne kommunikere regler og aftaler 3. Vejlede om regler i ferie- og funktionærloven og formidling af regler 3.1 Formidle opgaver videre til videre behandling f.eks. juridiske spørgsmål Personalejura i lønbehandling Anvendelse af funktionærloven Anvendelse af ferieloven Præsentationsteknik i administrative funktioner Side 19 af 43