VUC Aarhus. Revisionsprotokollat. Skolekode:

Transkript

1 Skolekode: Revisionsprotokollat af 2. december 2014 vedrørende risikovurdering, revisionsstrategi og -plan samt revision i regnskabsårets løb

2 Indhold 1 Indledning Betydelige forhold vedrørende revisionen Væsentlige svagheder i institutionens interne kontroller Forhold, som kan give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger Redegørelse for revisionen i løbet af regnskabsåret Risikovurdering Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v Nye krav i lovgivning m.v Ny momslovgivning Ny regnskabslovgivning 267 Ernst & Young P/S - Holmboes Allé 12 - Postboks Horsens - CVR-nr HLO/TS / løbende protokol VUC Aarhus.docx 262

3 1 Indledning Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for uddannelsesinstitutionen for I dette revisionsprotokollat har vi redegjort for: vores overvejelser vedrørende risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet (risikovurdering) den overordnede revisionsstrategi og -plan den revision, vi indtil nu har udført som led i revisionen af årsregnskabet for Revisionsprotokollatet er alene udarbejdet til brug for bestyrelsen (Undervisningsministeriet og Rigsrevisionen) og forudsættes ikke anvendt af andre eller til andre formål. 2 Betydelige forhold vedrørende revisionen Revisionen udføres i løbet af regnskabsåret og ved årsafslutningen. Revisionen af årsregnskabet for 2014 kan ikke anses for afsluttet, før vi har afgivet vores revisionspåtegning. Baseret på vores revision i løbet af regnskabsåret skal vi fremhæve følgende betydelige forhold, som efter vores vurdering er relevante for bestyrelsen: 2.1 Væsentlige svagheder i institutionens interne kontroller Vi har i løbet af regnskabsåret udført revision af udvalgte områder. Vi har i den forbindelse ikke konstateret væsentlige svagheder vedrørende de af ledelsen etablerede forretningsgange og interne kontroller samt regnskabs- og informationssystemer. 2.2 Forhold, som kan give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger Vi er ikke blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på årsregnskabet. Bliver vi senere under revisionen opmærksomme på forhold, som vurderes at kunne give anledning til forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen, vil dette blive meddelt bestyrelsen ved indførelse i revisionsprotokollen. 3 Redegørelse for revisionen i løbet af regnskabsåret Vi vil udføre revisionen i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, god offentlig revisionsskik og lov nr. 880 af 8. august 2011 om almen gymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v., samt bekendtgørelse nr af 12. december 2008 om revision og tilskudskontrol m.m. ved institutioner for almen gymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Revisionens formål og omfang samt ansvaret for regnskabsaflæggelsen er omtalt i vores revisionsprotokollat af den 15. maj Risikovurdering Med henblik på at opdatere vores forståelse og kendskab til institutionen og dens omgivelser samt vurdere risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi med den daglige ledelse drøftet risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og de af ledelsen iværksatte tiltag til styring heraf, herunder med henblik på at forebygge, opdage og korrigere fejl. Vi har i den forbindelse vurderet de overordnede kontroller og kontrollerne inden for udvalgte væsentlige regnskabsområder. 263

4 Baseret på vores drøftelser med den daglige ledelse og vores kendskab til institutionens aktiviteter, branchen og forhold i øvrigt har vi identificeret følgende regnskabsposter, hvortil der efter vores opfattelse er knyttet betydelige risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl: Regnskabspost Revisionsmål Merarbejdsforpligtelse Fuldstændighed og værdiansættelse Regnskabsposten merarbejdsforpligtelse indeholder væsentlige skøn. En revision omfatter endvidere en vurdering af, om de foretagne regnskabsmæssige skøn er rimelige. Vi vil have fokus på de skøn, som foretages i årsregnskabet for Foruden ovenstående regnskabsposter med betydelige risici har vi identificeret følgende betydelige regnskabs- og revisionsmæssige forhold, der kræver særskilt opmærksomhed: Regnskabspost Revisionsmål Taxameter og andre indtægter Løn og lønafhængige omkostninger samt øvrige omkostninger Anlægsaktiver Tilgodehavender Fuldstændighed, tilstedeværelse og periodisering Fuldstændighed, nøjagtighed og periodisering Tilstedeværelse og værdiansættelse Tilstedeværelse og værdiansættelse På baggrund af vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet har vi fastlagt vores revisionsstrategi og -plan for Med henblik på at udføre en effektiv revision har vi valgt at basere vores revision på systembaseret revision, hvor vi vurderer de af ledelsen etablerede registreringssystemer og forretningsgange samt ved stikprøver tester de interne kontroller. Herudover vil der blive foretaget substansbaseret revision, hvor vi ved stikprøver tester poster i resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse, noter og andre krævede oplysninger m.v. til ekstern og anden dokumentation samt udfører substansanalytisk revision. Ved substansanalytisk revision foretages en vurdering af udvalgte regnskabsposter gennem analyse af forventelige sammenhænge mellem både finansielle og ikke-finansielle oplysninger. På baggrund af den fastlagte revisionsstrategi har vi udarbejdet en revisionsplan med henblik på at reducere risikoen for, at vi ikke identificerer væsentlig fejlinformation i årsregnskabet til et acceptabelt lavt niveau. 3.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller m.v. Revisionen i løbet af regnskabsåret har til formål at undersøge og vurdere, om vi kan basere vores revision af årsregnskabet på udvalgte forretningsgange og interne kontroller. Revisionen er rettet imod forretningsgange og interne kontroller, hvor der efter vores vurdering kan være en risiko for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet. I det følgende har vi omtalt forhold, som efter vores vurdering, er relevante for bestyrelsen. Tilskud fra Undervisningsministeriet Revisionen af grundlaget for institutionens modtagne tilskud fra Undervisningsministeriet sker ved stikprøvevis gennemgang af de kvartalsvise indberetninger til ministeriet. Samtidig afgives der erklæringer over for Undervisningsministeriet om indberetningerne. Vi har herudover påset, at institutionen kvartalsvis afstemmer tilskud til oversigt fra Undervisningsministeriet, ligesom der sker detaljerede afstemninger af såvel aktivitet som beløbsstørrelse. 264

5 Andre indtægter, tilgodehavender og indbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har påset, at fakturering af faktureringsmodne ydelser sker rettidigt, at debitormodulet afstemmes, og at der følges op på overforfaldne debitorer til imødegåelse af risikoen for tab. Vi har påset, at der kvartalsvis foretages afstemning af, at alle indberettede handleplanskursister er faktureret til kommuner og jobcentre. Varekøb, kreditorer og udbetalinger Vi har gennemgået og vurderet forretningsgangen og de interne kontroller på området samt vurderet, om der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer. Herudover har vi undersøgt, om forretningsgangen fungerer i overensstemmelse med institutionens beskrivelse i regnskabsinstruksen. Vi har stikprøvevis kontrolleret grundlaget for udbetalinger, samt om der løbende er stemt af mellem kreditor- og finanssystem. Vi har endvidere stikprøvevis kontrolleret, at kreditorsaldi afstemmes til kontoudtog fra leverandører. Beholdningseftersyn Vi har den 5. november 2014 foretaget uanmeldt beholdningseftersyn af likvid- og finansområdet på institutionens hovedkontor. I forbindelse med beholdningseftersynet har vi gennemgået og vurderet forretningsgangen, fuldmagtsforhold samt de interne kontroller omkring ind- og udbetalinger og påset at de fungerer i overensstemmelse med beskrivelsen i regnskabsinstruksen. Som led i eftersynet er institutionens likvide beholdninger afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra institutionens bankforbindelser. Vi har påset, at institutionen løbende foretager afstemning af de likvide beholdninger. Lønninger m.v. Vi har gennemgået og vurderet institutionens forretningsgange og interne kontroller på lønområdet på grundlag af regnskabsinstruksen og oplysninger fra institutionens administrative personale. Vi har påset, at der er en passende funktionsadskillelse mellem registrerende, disponerende og kontrollerende personer på lønområdet, gennemgået afstemningen mellem lønsystemet SD og finansbogholderiet, samt gennemgået institutionens månedlige budgetopfølgningsprocedurer. Det er ikke et systemkrav, at der skal to personer til at godkende lønudbetalinger i Silkeborg Data (SD). Institutionen har derfor indført kompenserende kontroller, der sikrer, at alle indtastede data efterfølgende godkendes af en anden lønmedarbejder, samt at der gennemføres en detaljeret lønopfølgning på individniveau, der godkendes af de respektive afdelingsansvarlige. Vi har påset, at de kompenserende kontroller udføres. Vi har stikprøvevis revideret institutionens lønudbetaling for august 2014, og har herunder kontrolleret, at: der er udfærdiget ansættelseskontrakter, og at fastsættelsen af anciennitet er sket i overensstemmelse med reglerne herom pensionsbidrag er i overensstemmelse med gældende regler 265

6 aldersbetingede tillæg, anciennitets- og stedtillæg er opgjort korrekt, og at der er dokumentation for forhold af relevans for anciennitetsberegningen variable ydelser er opgjort korrekt, dokumenteret samt attesteret i overensstemmelse med regnskabsinstruksen der foreligger kørselsbemyndigelse ved udbetaling af kørselsgodtgørelse med højeste sats udregning og udbetaling af over- og merarbejde er foretaget i henhold til gældende regler Økonomirapportering og budgetprocedurer Vi har stikprøvevis gennemgået institutionens økonomirapportering pr. 30. juni 2014 og påset, at rapporteringen er udarbejdet på grundlag af en ajourført og afstemt råbalance. Rapporteringen er udarbejdet på baggrund af periodisering af institutionens indtægter i overensstemmelse med institutionens valgte princip. Der er foretaget enkelte periodiseringer af omkostninger, herunder periodisering af forventet overtid. Rapporteringen udarbejdes kvartalsvis og sammenholdes med budget for den tilsvarende periode, og afvigelserne forklares. Rapporteringen indeholder en opfølgning på såvel resultat, balance og likviditet. Institutionen har påbegyndt udarbejdelsen af budgettet for 2015 herunder likviditetsbudget. Som følge af købet af Dalgas Avenue 2 pr. 1. januar 2015, efterfølgende salg af Bülowsgade 68 og Ingerslevs Boulevard 3 pr. 1. september 2015, samt forventede ombygningsudgifter for ca. kr. 30 mio. og afledte udgifter til flytning m.m., er der et større behov end tidligere for et gennemarbejdet likviditetsbudget. Der er indgået aftale med kreditgivere om finansiering af købet samt mellemfinansiering, men skolens egen likviditet skal også bruges. Heraf er der stillet kr. 15 mio. til sikkerhed i perioden. Vi anbefaler derfor, at rapporteringen i det kommende år udvides med en opfølgning på investeringer og likviditet, for at sikre at processen forløber som planlagt. Det er vores opfattelse, at institutionen har tilrettelagt en fornuftig økonomistyring. Kantinedrift Institutionen har vurderet, at det fortsat er mere økonomisk for institutionen selv at drive kantinen. For at reducere statens forpligtelser skal kantiner på uddannelsesinstitutioner som hovedregel udliciteres. Vi skal derfor anbefale, at institutionen med mellemrum udbyder kantinedriften med henblik på bortforpagtning. Godkendelse af årsrapporten for 2013 fra Undervisningsministeriet Kvalitets og Tilsynsstyrelsen har den 21. maj 2014 kvitteret for modtagelse af institutionens årsrapport og revisionsprotokollat for 2013 uden bemærkninger, men gør opmærksom på, at de eventuelt foretager en supplerende gennemgang af materialet. Ajourføring af institutionens regnskabsinstruks Institutionens regnskabsinstruks skal som udgangspunkt revideres en gang årligt, for at sikre at der løbende sker ajourføring af arbejdsgange og rutiner på regnskabsområdet. Institutionen foretager løbende opdatering af regnskabsinstruksens bilag Risiko for besvigelser Vi har planlagt og udført vores revision for at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet som helhed er uden væsentlig fejlinformation. Under revisionen udført i løbet af regnskabsåret, hvor vi har udført revisionshandlinger for udvalgte områder, har vi ikke konstateret forhold, der kunne indikere eller vække mistanke om besvigelser af betydning for oplysningerne i årsregnskabet. 266

7 Ledelsen har oplyst, at institutionens forretningsgange og interne kontroller inden for de væsentlige områder efter dens opfattelse anses for dækkende og velfungerende til imødegåelse af risikoen for besvigelser, herunder at der eksisterer passende funktionsadskillelse. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi tillader os at betragte bestyrelsens underskrift på dette revisionsprotokollat som en bekræftelse på, at bestyrelsen ikke har kendskab til sådanne forhold Bestyrelsens forhandlingsprotokollat Vi har læst bestyrelsens forhandlingsprotokollat frem til mødet den 23. september Nye krav i lovgivning m.v. 4.1 Ny momslovgivning Den 1. juli 2014 trådte nye regler om omvendt betalingspligt i kraft. Institutioner, der har indtægtsdækket virksomhed eller andre former for salg, er omfattet af de nye regler om omvendt betalingspligt. VUC Aarhus er således omfattet af de nye regler for indkøb af mobiltelefoner, bærbare computere, tablets, chips og mikroprocessorer, samt spillekonsoller der anvendes i den momspligtige aktivitet. VUC Aarhus afregner salgsmomsen på vegne af sælger, idet køber har overtaget momsforpligtelsen fra leverandøren. VUC Aarhus har som konsekvens af den ændrede lov oprettet nye momskoder, således at momsen afregnes korrekt. 4.2 Ny regnskabslovgivning Finansielle sikringsinstrumenter Kvalitets og Tilsynsstyrelsen henstiller i orienteringsbrev af 11. november 2014 om regnskabsaflæggelsen for 2014, at institutioner fremadrettet skal fastsætter regnskabspraksis for finansielle instrumenter i overensstemmelse med FSR s anbefaling. FSR anbefaler, at finansielle instrumenter med negativ dagsværdi i udgangspunktet bør indregnes i balancen i tilknytning til prioritetsgælden, samt at en positiv dagsværdi i udgangspunktet bør indregnes som et finansielt anlægsaktiv under posten Andre tilgodehavender. Er beløbet væsentligt, bør det vises separat i balancen eller i noterne. VUC Aarhus har i regnskabet for 2013 indregnet en negativ dagsværdi på sikringsinstrumenter på tkr. 541 under kortfristet gæld. Vi anbefaler, jf. ovenstående, at posten indregnes i tilknytning til prioritetsgælden i regnskabet for 2014 og fremefter. Horsens, den 2. december 2014 ERNST & YOUNG Godkendt Revisionspartnerselskab Jakob Nyborg statsaut. revisor Helle Lorenzen statsaut. revisor 267

8 Siderne er fremlagt på mødet den 14. december I bestyrelsen: Hans Halvorsen formand Claus Christensen næstformand Mogens Birkebæk Sanne Bjørn Marianne Ping Huang Jan Ankerstjerne Søren Gubi Axelsen Karin Lykke Ekkelund Nørholm Bente Steffensen Carola Kaaris Amanda Schack Sejr 268