Afrapportering HR gruppen 8. maj 2015

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Koncernservice Personalejura og Forhandling NOTAT Til den administrative følgegruppe for sammenlægning af beredskabet i hovedstaden Afrapportering HR gruppen 8. maj 2015 Indhold: 1. Kriterier for overførsel af medarbejdere 2. Meddelelse til medarbejderne om overdragelsen 3. Vilkårsændringer 4. Fremtidigt ansættelsesområde 5. Etablering af ensartet personaleadministrativt grundlag 6. MED-struktur 7. Frivillige 8. Sammenfatning Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Birgit Kuhberg 1. Kriterier for overførsel af medarbejdere Overgangen til det nye kommunale fællesskab reguleres for de overenskomstansatte medarbejderes vedkommende af reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven, mens overgangen for tjenestemænds vedkommende reguleres af de for tjenestemænd gældende regler, hvilket i det konkrete tilfælde betyder, at tjenestemændene som hovedregel skal tåle et arbejdsgiverskifte efter reglerne om passende stilling. HR gruppen har på baggrund af anbefalingerne i KL s personalejuridiske guide anmodet de deltagende kommuner og Vestegnens Brand om at udarbejde en bruttoliste over medarbejdere, der skal overgå til det nye fællesskab. Betegnelsen Bruttoliste dækker over, at listen rummer de medarbejdere, som kommunen påtænker at meddele over i selskabet. Det er kommunerne og Vestegnens Brand, der har vurderet og udpeget, hvilke medarbejdere, der er på listen på baggrund af de guidelines, der er opstillet i KL s guide. Udpegningen er for de overenskomstansattes vedkommende sket på baggrund af reglerne i Virksomhedsoverdragelsesloven. De nuværende arbejdsgivere er således blevet bedt om at sætte de medarbejdere på bruttolisten, der enten fuldt ud eller overvejende er beskæftiget med opgaver, som overføres, og som ligger inden for det antal årsværk, der medgår til opgaveløsningen. Personalejura og Forhandling Borups Allé København NV Telefon Mobil EAN nummer

2 Samme kriterier følges for så vidt angår de tjenestemandsansatte, selvom de som nævnt ikke er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven. HR gruppen har som følge af persondatolovens bestemmelser kun adgang til anonymiserede optegnelser over de medarbejdere, der forventes overført. 2. Meddelelse til medarbejderne om overdragelsen I henhold til virksomhedsoverdragelseslovens 5 stk. 1 har den, der overdrager en virksomhed, pligt til i rimelig tid inden overdragelsen at underrette lønmodtagernes repræsentanter eller lønmodtagerne direkte om 1. datoen for overdragelsen 2. årsagen til overdragelsen 3. overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger for lønmodtagerne og 4. eventuelle foranstaltninger for lønmodtagerne Begrebet foranstaltninger forstås som dispositioner i forhold til en eller flere medarbejdere, som disse ikke er forpligtede til at tåle i kraft af deres ansættelsesforhold. Foranstaltninger er derfor at sidestille med væsentlige vilkårsændringer. Væsentlige vilkårsændringer behandles tillige i afsnit 3. Medarbejderne skal derfor snarest muligt have meddelelse om, at de pr. 1. januar 2016 er ansat i det nye kommunale fællesskab. Tjenestemænd er ikke omfattet af kravet i virksomhedsoverdragelsesloven, men HR gruppen finder, at overenskomstansatte medarbejdere og tjenestemænd skal have besked om overgangen samtidig, og at denne meddelelse bør gives inden sommerferien. Som beskrevet nedenfor under henholdsvis punkt 3 og 4 er der på dette tidspunkt næppe overblik over, om der skal gennemføres foranstaltninger/væsentlige ændringer overfor medarbejderne. HR gruppen foreslår, at der, selvom der ikke er taget stilling til foranstaltninger/væsentlige ændringer, sendes meddelelse til de berørte medarbejdere om datoen for og årsagen til overgangen. Meddelelsen gives til de personer, der står på de bruttolister, som kommunerne har under udarbejdelse. Efter medarbejderne har fået meddelelse om overgang og der eventuelt er foretaget eventuelle varslinger af væsentlige Side 2 af 11

3 vilkårsændringer, udarbejdes en nettoliste over de medarbejdere, der overføres. Denne nettoliste kan overgives til det kommunale fællesskab i ikke-anonymiseret udgave. HR gruppen foreslår følgende: 1. De overdragende kommuner sender meddelelse om overdragelsen til de medarbejdere, der står på den af kommunen udarbejdede bruttoliste ultimo juni. 2. Der sendes både til overenskomstansatte og tjenestemænd. 3. Der anvendes ensartede breve/formuleringer, udarbejdet af HR gruppen. 4. Brevene sendes til medarbejderne og helst til E Boks på samme dato. 5. Meddelelserne sendes, selvom der ikke er overblik over, om der skal ske varsling af foranstaltninger/væsentlige vilkårsændringer. Dette må i givet fald ske på et senere tidspunkt. Der tages forbehold for dette i brevet. 3. Vilkårsændringer I forbindelse med virksomhedsoverdragelsen kan man forestille sig følgende ændringer i medarbejdernes ansættelsesforhold: 1. Ændring af tjenestested/geografiske flytninger 2. Ændring af opgaver 3. Ændring af andre vilkår for ansættelsen En overenskomstansat må acceptere ændringer i sine arbejdsforhold, hvis ændringerne ikke er væsentlige. Hvilke ændringer, en medarbejder er forpligtet til at acceptere, følger af en konkret vurdering af en række momenter, som fx parternes forudsætninger, stillingsbeskrivelsen, ansættelsesområdet, kollektive overenskomster mv. Som eksempler på ændringer, der ikke er væsentlige, kan nævnes ændringer i arbejdsopgaver, der ligger inden for overenskomstområdet, fysiske flytninger inden for en vis maximumgrænse og ændrede mødetider inden for overenskomstens bestemmelser, der ikke påvirker lønnen. I forhold til fysiske flytninger ser man på, om transporttiden for den enkelte medarbejder enten forøges med 30 min hver vej, eller afstanden med 35 km hver vej, baseret på transport i bil. Side 3 af 11

4 Ændringer, der ikke er væsentlige, kan iværksættes med et passende varsel, hvilket afhænger af ændringens karakter. Det kan være alt fra få dage til 2 måneder. Væsentlige ændringer skal varsles med medarbejdernes individuelle opsigelsesvarsel, som maximalt kan udgøre 6 måneder, og der skal være forudgående partshøring. Hvis en medarbejder ikke vil acceptere en ikke-væsentlig ændring, betyder det, at vedkommende må opsige sin stilling. Hvis der er tale om en væsentlig stillingsændring, vil medarbejderens manglende accept af den varslede ændring være at sidestille med en opsigelse fra arbejdsgivers side. KL anbefaler i sin vejledning, at ændringer varsles, når vedtægterne er godkendt i kommunerne og helst med udgangen af juni 2015, for at ændringen kan træde i kraft pr. 1. januar Hvis der varsles væsentlige ændringer af tjenestemandens ansættelsesforhold, som tjenestemanden ikke skal tåle, kan det betyde, at den overdragende kommune skal anvise en anden passende stilling til tjenestemanden. Maximumgrænsen for geografiske flytninger er de samme som for overenskomstansatte. For at afgøre, om der sker væsentlige stillingsændringer, skal der altså tages stilling til og ligge en plan for, om medarbejderne 1. geografisk skal flytte tjenestested 2. får nye opgaver eller ændret ansvarsområde 3. får væsentligt ændrede ansættelsesvilkår i kraft af opsigelse af lokalt indgåede aftaler/kutymer/politikker, jf. punkt har andre individuelle aftaler, som ikke kan håndhæves efter overdragelsen. Hvis medarbejderne overdrages ud fra det princip, at man som udgangspunkt bevarer opgaver og tjenestested, må det antages, at der som udgangspunkt ikke skal ske varsling af ændret geografisk tjenestested eller nye opgaver, jf. dog bemærkningerne om ændret ansættelsesområde nedenfor under pkt. 4. For medarbejdere i ledelseslaget og administrationen kan det dog blive nødvendigt at varsle ændret tjenestested og/eller ændrede opgaver. Det kræver dog, at der er taget beslutning om administrationens placering og organisering. HR gruppen finder det naturligt, at den kommende ledelse indgår i disse overvejelser, da vurderingen hænger tæt sammen med spørgsmålet om den fremtidige organisering og opgavevaretagelse. Side 4 af 11

5 På denne baggrund vurderes det ikke at være realistisk, at disse eventuelle varslinger kan gennemføres i juni, og det foreslås alternativt, at eventuelle ændringer drøftes med de konkrete medarbejdere med henblik på en frivillig løsning, alternativt varsles. Tilbage kan der være andre individuelle vilkår, som enten følger af særskilte, individuelle aftaler med den enkelte medarbejder, eller følger af lokalt indgåede aftaler, og som vi må ensrette. For så vidt angår førstnævnte (individuelle rettigheder) er det HR gruppens opfattelse, at medarbejderne selv må henvende sig, hvis de mener, at der måtte være et problem, og at sagen enten løses pragmatisk eller ved varsling af ordningen til ophør. For så vidt angår sidstnævnte henvises til gennemgangen og anbefalingerne nedenfor under pkt. 5, hvorefter der først efter en kortlægning af aftalerne og gennemførsel af forhandlinger tages stilling til, om der er individuelle rettigheder, som fællesskabet skal varsle til ophør individuelt overfor de enkelte medarbejdere. HR gruppen foreslår følgende: 1. Virksomhedsoverdragelsen gennemføres for det operative mandskab ud fra det princip, at medarbejderne overføres til fællesskabet med nuværende arbejdsopgaver og til samme daglige tjenestested, hvilket meddeles medarbejderne i den operative tjeneste ultimo juni. 2. At det snarest muligt besluttes, om der er medarbejdere i administrationen/ledelseslaget, der geografisk flytter tjenestested eller får nye opgaver, så det kan afklares, om der er tale om væsentlige ændringer. 3. HR gruppen finder det naturligt, at den kommende ledelse indgår i disse overvejelser, da vurderingen hænger sammen med spørgsmålet om den fremtidige organisering og opgavevaretagelse. 4. Det drøftes med de berørte medarbejdere, om de vil acceptere ændringen frivilligt. 5. Alternativt gennemføres varslingerne af den overdragende kommune hurtigst muligt efter beslutningen. 4. Fremtidigt ansættelsesområde Der er ønske om at fastsætte et ansættelsesområde i medarbejdernes ansættelsesbreve, hvorved der opnås størst mulig fleksibilitet i forhold til at udrette tjeneste i hele ansættelsesområdet. Side 5 af 11

6 I aftale om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelse fremgår det, at arbejdsgiveren skal give meddelelse om arbejdsstedet. I mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, gives oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder, samt om hovedsæde eller i givet fald arbejdsgiverens adresse. De fleste medarbejdere er i dag ansat i xx kommune med tjenestested indtil videre på xx brandstation. KL har vurderet, at det faktum, at der overføres til et større geografisk ansættelsesområde ikke i sig selv udgør en væsentlig stillingsændring. Et krav om, at medarbejderne ikke længere har et fast arbejdssted, men at de fremover vil være forpligtet til at stå til rådighed for at møde hjemmefra inden for hele det geografiske område, vil formentligt udgøre en væsentlig stillingsændring, der skal varsles med overenskomstmæssigt varsel. Det er HR gruppens vurdering, at et vilkår om, at medarbejderne efter overdragelsen er beskæftiget på forskellige steder inden for hele det geografiske område efter behov, vil skabe stor usikkerhed hos medarbejderne. Under hensyntagen hertil er det HR gruppens anbefaling at fastholde en formulering, hvor hele det geografiske område vil være ansættelsesområde med angivelse af et tjenestested indtil videre, og med de ret fleksible muligheder for omplacering inden for det geografiske område, som denne mulighed giver. HR gruppen foreslår: 1. at medarbejderne overføres til det nye fællesskab med hele det geografiske område som ansættelsesområde, men med tjenestested indtil videre på et fast arbejdssted. 5. Etablering af ensartet personaleadministrativt grundlag De kommende 60 selskaber vil som bekendt være omfattet af KL s overenskomster på samme måde, som kommunerne er i dag. Det kommende beredskab for hovedstadsområdet bliver derfor forpligtet til at følge de kollektive overenskomster og aftaler, som KL har indgået med de forhandlingsberettigede organisationer. Den overordnede overenskomstmæssige ramme for medarbejdernes ansættelsesforhold er dermed givet. Hidtil har Frederiksberg og København fulgt én overenskomst, mens de øvrige kommuner har fulgt en anden. Ved de netop afholdte Side 6 af 11

7 overenskomstforhandlinger forsøgte man at komme igennem med en sammenskrivning af overenskomsterne, og det er også delvist sket. Overenskomsten er endnu ikke offentliggjort, men i hovedtræk er resultatet følgende: Der er for så vidt angår ansatte på Frederiksberg og i København indgået et protokollat 1. Herefter bevarer ansatte på Frederiksberg og i København de hidtidige særregler vedrørende stillingsbetegnelser, grundløn, kvalifikationsløn, pensionsbidrag, arbejdstid og pligtig afgangsalder som en personlig ordning. Den personlige ordning kan ikke varsles til ophør med medarbejdernes individuelle varsel, idet retten følger af overenskomsten. Protokollatet omfatter kun de ansatte, der er ansat i de to kommuner pr. 1. april Nyansatte følger samme regler, som gælder for de øvrige kommuner. Alt andet lige betyder det, at det kommunale fællesskab vil være underlagt to sæt af overordnede overenskomstmæssige rammer. Ud over overenskomsten er der lokalt indgået en række kollektive lokale aftaler om løn, arbejdstid mv., ligesom der består en række kutymer og personalepolitikker. HR gruppen har modtaget samtlige lokalaftaler fra de overdragende kommuner og er i gang med at afdække eventuelle lokale kutymer. Aftalerne varierer i omfang og indhold fra ingen i nogen kommuner til et omfattende antal i andre. De omhandler primært forhåndsaftaler vedrørende funktions- og kvalifikationsløn, lokale arbejdstidsaftaler og aftaler vedrørende konvertering af tillægsbetaling samt honorering i diverse situationer. I forhold til personalegoder har alle kommunerne psykologordninger. Flere kommunerne har motionstilbud og forskellige tilskudsordninger til personalearrangementer. Samtlige kommuner men i varierende grad har bestemmelser om tjenestefrihed. Der er derfor behov for at etablere et nyt fælles og ensartet personaleadministrativt grundlag for fællesskabet. I henhold til virksomhedsoverdragelsesloven er der mulighed for, at en erhverver (her fællesskabet) frasiger sig kollektive aftaler inden for en given frist, som i det konkrete tilfælde er tre uger efter overdragelsen. En frasigelse sker over for de faglige organisationer og gælder i forhold til den kollektive del af aftalegrundlaget. Selvom erhverver (fællesskabet) ikke indtræder i de kollektive aftaler, indtræder Side 7 af 11

8 fællesskabet i de individuelle rettigheder, der måtte være givet medarbejderen i kraft af aftalerne. Der skal derfor samtidig tages stilling til, om aftalerne giver medarbejderne rettigheder, som hvis de ophører, vil udgøre en væsentlig stillingsændring. Hvis dette er tilfældet, skal selskabet udover den kollektive frasigelse overfor de faglige organisationer, varsle vilkårsændringerne til ophør overfor den enkelte medarbejder med dennes opsigelsesvarsel og med forudgående høring. Denne individuelle opsigelse skal altså ske ved siden af den kollektive opsigelse. Det skal gerne angives, hvad der træder i stedet for det, man opsiger. Hvis fællesskabet ikke frasiger sig de kollektive lokale aftaler, vil fællesskabet blive bundet heraf og indtræde som part i stedet for den kommune, der indgik aftalen. Fællesskabet vil herefter alene kunne frigøre sig fra en sådan aftale ved opsigelse i henhold til aftalens bestemmelse eller ved genforhandling med organisationen. Det kan derfor blive vanskeligere at opnå et ensartet administrativt grundlag. Frasigelse af de lokale aftaler kan ske ved simpel meddelelse til de relevante forhandlingsberettigede organisationer senest tre uger efter overtagelsen. KL anbefaler, at fællesskabet frasiger sig disse aftaler så snart fællesskabet er etableret og har fået kendskab til aftalerne. Aftalerne kan i princippet også opsiges af kommunerne i henhold til deres opsigelsesbestemmelser i løbet af efteråret, men en frasigelse er at foretrække, idet der er en klar hjemmel i virksomhedsoverdragelsesloven, og frasigelsen kan ske en bloc. Ved en opsigelse vil kommunerne blive nødt til at opsige aftalerne med de individuelt fastsatte opsigelsesvarsler, som kan variere i længde. Samtidig vil det kræve varsling af ændrede vilkår overfor den enkelte medarbejder i det omfang opsigelsen medfører ændringer, der udgør en væsentlig vilkårsændring. Det er HR gruppens opfattelse, at det er vigtigt, at den nye ledelse har mulighed for at gennemgå de eksisterende aftaler, danne sig overblik over på hvilke områder, der er behov for aftaler samt hvilke forhandlingsresultater, der er nødvendige for driften. Endelig er det gruppens opfattelse, at en opsigelse af aftalerne, uden at der er genforhandlet nye aftaler, indebærer en risiko for at skabe unødvendig uro blandt medarbejderne om deres fremtidige vilkår. Bekymringen er således allerede rejst af medarbejdersiden i F-MED. HR Gruppen finder det derfor mest hensigtsmæssigt, at det meddeles, at fællesskabet agter at frasige sig aftalerne, og at der optages Side 8 af 11

9 forhandlinger i efteråret efter nedenstående model. Der gøres opmærksom på, at dette er en ressourcekrævende opgave. 1. Det besluttes, at fællesskabet vil frasige sig samtlige kollektive lokale aftaler, kutymer og personalepolitikker i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven. 2. Der nedsættes en særlig forhandlingsgruppe, der kortlægger samtlige aftaler mv., herunder om de indeholder rettigheder for medarbejderne, der skal varsles til ophør med overenskomstmæssigt varsel, fordi de udgør en væsentlig stillingsændring. 3. I samarbejde med den nye ledelse fastlægger forhandlingsgruppen et forhandlingsforløb og udarbejder en linje for de kommende forhandlinger 4. I det omfang det er muligt, indledes forhandlinger med de faglige organisationer om nyt aftalegrundlag, herunder personalepolitik allerede i efteråret, idet det meddeles, at fællesskabet forventes at frasige sig samtlige aftaler. 5. Hvis der opnås forhandlingsresultater allerede i løbet af efteråret, gennemføres varslingerne af de respektive kommuner. Hvis ikke, forestår fællesskabet selv varslingen af eventuelle væsentlige vilkårsændringer, der måtte følge af det ændrede aftalegrundlag. 6. MED-struktur Hvis fællesskabet ikke kan nå at indgå aftale om MED pr. 1. januar 2016, finder SU reglerne anvendelse indtil fællesskabet indgår en MED-Aftale. Det kan overvejes at nedsætte et forhandlingsorgan allerede i efteråret 2015 med henblik på forhandling af en MED-aftale, som i det væsentlige ligger klar, og som følgelig kun formelt skal tiltrædes af fællesskabet pr. 1. januar Det er dog en forudsætning for ovenstående, at fællesskabets interne organisering er fastlagt, idet MED-strukturen skal afspejle fællesskabets ledelsesmæssige struktur. HR-gruppen foreslår følgende: 1. Når fællesskabets interne organisering er fastlagt, nedsættes et MED-forhandlingsorgan om muligt i efteråret 2015 Side 9 af 11

10 2. Ledelsen i fællesskabet indleder med HR gruppen som sekretær et forhandlingsforløb med forhandlingsorganet 3. Der etableres en MED-struktur og udarbejdes en MED-aftale for selskabet, som kun formelt skal tiltrædes efter den 1. januar Frivillige Virksomhedsoverdragelsesloven gælder for lønmodtagere. I henhold til dansk ret er en person lønmodtager, når denne udfører arbejde mod vederlag i en andens tjeneste. Det er oplyst, at de frivillige anvendes i beredskaberne i København, Albertslund, Frederiksberg og Brøndby uden at modtage vederlag for deres arbejde, udover uddannelse og uniformer. De er ikke forpligtet til at møde frem til begivenheder, hvor deres bistand er ønsket. Det er på denne baggrund HR gruppens vurdering, at frivillige ikke er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven, og at de derfor ikke får en meddelelse om overdragelsen. Det anbefales derfor, at der indgås fornyede kontrakter mellem det nye fælles Beredskab og de frivillige. HR gruppen foreslår følgende: 1. Samtlige frivillige modtager et brev i efteråret, hvor de orienteres om, at beredskabet i deres kommune overgår til det fælles beredskab for hovedstaden. 2. Samtidig bedes de tiltræde en ny kontrakt med fællesskabet, som er fælles for samtlige frivillige 8. Sammenfatning Ovenstående kan sammenfattes til følgende forløb: Samtlige medarbejdere får meddelelse om overførslen til det nye fællesskab ultimo juni. De operative medarbejdere overføres til fællesskabet med nuværende opgaver og arbejdsplads. De administrative medarbejdere og ledelsesniveauet afventer dels beslutning om lokalisering af centrale funktioner, dels ansættelse af ny leder til fastlæggelse af organisering og opgavevaretagelse. Hvis der bliver behov for tilpasninger, varsles medarbejderne efterfølgende. Side 10 af 11

11 Ansættelsesområdet ændres til hele det nye geografiske område, men fortsat med et angivet tjenested indtil videre. Der nedsættes en forhandlingsgruppe, der danner sig detaljeret overblik over det eksisterende personaleadministrative grundlag i de deltagende beredskaber. Sammen med den nye leder fastlægges en strategi for forhandling af nye aftaler. De eksisterende aftaler opsiges ikke på nuværende tidspunkt, men der gives meddelelse til de faglige organisationer om, at det nye fællesskab forventes at frasige sig overenskomsterne primo januar Der indledes forhandlinger med de faglige organisationer i efteråret mhp at have nye aftaler på plads, som kan tiltrædes af fællesskabet i forbindelse med årsskiftet eller hurtigst muligt derefter. Hvis forhandlingsresultatet medfører, at der er medarbejdere, der får væsentlige vilkårsændringer, løses dette enten konkret med den enkelte medarbejder, eller hvis dette ikke kan lade sig gøre, varsles ændringerne formelt overfor medarbejdere. Der nedsættes et forhandlingsorgan og indledes forhandlinger om MED-aftale for det fælles beredskab i løbet af efteråret De frivillige modtager ny kontrakt i løbet af efteråret Side 11 af 11