Kommunernes administration. Anbefalinger til en mere retvisende og sammenlignelig opgørelse af det administrative ressourceforbrug

Transkript

1 Kommunernes administration Anbefalinger til en mere retvisende og sammenlignelig opgørelse af det administrative ressourceforbrug København den 27. marts 2012

2 Indhold 1. Indledning Kommissorium og arbejdsgruppe Kommissorium Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppens arbejde Resume Administrationsbegrebet Kortlægning af konteringspraksis vedrørende administration Forsikringsordninger Løn- og barselspuljer Andre former for tværgående puljer Udgifter til it Administrationsbidrag fra selvejende institutioner Udgifter til ejendomsenhed Øvrige forskelle i konteringspraksis Ikke-administrative opgaver på hovedkonto Udgifter til den decentrale administration Kommunernes holdning til ændring af kontoplanen Arbejdsgruppens anbefalinger Forslag til ændringer i den autoriserede kontoplan Forslag til ændringer i konteringspraksis Bilag: Forslag til en ny kontoplan på hovedkonto

3 1. Indledning Et af formålene med kommunalreformen var at skabe grundlaget for en mere effektiv varetagelse af de administrative opgaver i kommunerne. Samtidig har den økonomiske krise forstærket behovet for at kunne flytte udgifter fra administration til velfærdsomr å- derne. Kommunernes administrative udgifter er derfor et område, som påkalder sig massiv opmærksomhed, herunder ikke mindst fra medierne. Kommunerne, centraladministrationen og andre aktører udarbejder løbende opgørelser og sammenligninger af det administrative ressourceforbrug i kommunerne. På grund af en uensartet konteringspraksis kommunerne imellem, forskelle i kommunernes organ i- sering, forskellige opgørelsesmetoder og manglende enighed om, hvad der er administrative opgaver, er der imidlertid sjældent enighed om resultaterne. De personalegrupper og udgifter, som typisk bruges som grundlag for opgørelserne af kommunernes administrative ressourceforbrug, vedrører ikke kun traditionel administration som fx økonomi, HR og personaleadministration. En betydelig del vedrører også borger- og virksomhedsrelaterede myndighedsopgaver. Variationen i de administrative opgavers karakter afspejles imidlertid sjældent i opgørelserne over kommunernes administration. Konsekvensen er, at debatten om den kommunale administration ofte sker på et uoplyst og unuanceret grundlag, og at læring og udvikling med afsæt i bedste praksis sjældent nyttiggøres. I økonomiaftalen for 2012 er det aftalt, at kommunerne gennem omstilling og effektivis e- ring af arbejdsgange skal arbejde for at reducere de administrative udgifter med 1,5 mia. kr. i 2013 i forhold til niveauet i Aftalen indebærer også, at der skal følges op på udviklingen i de administrative udgifter både i enkeltkommuner og for kommunerne under ét, og at der skal igangsættes et udvalgsarbejde, som evt. kan føre til en omlægning af den kommunale kontoplan. Desuden fremgår det, at Økonomi- og Indenrigsministeriet vil offentliggøre tal for den kommunale administration. Der er således lagt op til, at kommunerne i fremtiden i endnu højere grad end i dag vil blive målt og vejet på det administrative ressourceforbrug. KOMDIR og KL hilser initiativerne velkomme, og ser frem til, at det administrative re s- sourceforbrug i kommunerne fremover kan blive opgjort på et mere retvisende og sammenligneligt grundlag. Det vil både bidrage til, at diskussionen af kommunernes administration kvalificeres, og at eventuelle effektiviseringspotentialer på det administrative område bliver synliggjort i den enkelte kommune. 3

4 2. Kommissorium og arbejdsgruppe KOMDIR s hovedbestyrelse rettede i foråret 2011 henvendelse til KL s direktion om igangsættelse af et fælles projekt, der skulle se på mulighederne for at udarbejde en mere retvisende og sammenlignelig opgørelse af de administrative udgifter i komm u- nerne. På et møde mellem KOMDIR s hovedbestyrelse og KL s direktion blev det efterfølgende besluttet at igangsætte et fælles projekt vedrørende opgørelsen af de administrative udgifter i kommunerne. Formålet med projektet var at udarbejde forslag til en modern i- seret hovedkonto 6 i den kommunale kontoplan med henblik på at få en mere nuanceret, retvisende og sammenlignelig opgørelse af kommunernes administrative udgifter. 2.1 Kommissorium Arbejdsgruppen har haft til opgave: 1. At skabe overblik over den nuværende brug af hovedkonto 6 i en række udvalgte kommuner. 2. At komme med forslag til justeringer i den autoriserede kontoplan med henblik på at få en autoriseret kontoplan, der i højere grad kan udskille de administrative udgifter og indtægter. 3. At komme med forslag til, hvordan kommunerne kan fordele administrationsudgifterne i forhold til, hvad der placeres centralt og decentralt. 4. At komme med forslag til, hvordan der kan foretages sammenligninger mellem kommuner på det administrative område. De fire opgaver er yderligere uddybet i arbejdsgruppens kommissorium: - Pkt. 1: Arbejdsgruppen skal i samarbejde med et antal udvalgte kommuner udarbejde en kortlægning af kommunernes brug af hovedkonto 6, dels i forhold til hvilke opgaver og udgifter, der typisk placeres på hovedkonto 6, dels i forhold til placeringen i henholdsvis budget og regnskab. Kortlægningen skal skabe et overblik over kommunernes nuværende brug af hovedkonto 6, og dermed et grundlag for det videre arbejde med at udarbejde en mere hensigtsmæssig opdeling af hovedkonto 6 en opdeling der tydeliggør forskellen mellem, hvad der er reel administration, og hvad der er direkte knyttet til leverancen af velfærdsydelser. - Pkt. 2: På baggrund af kortlægningen skal arbejdsgruppen komme med et konkret forslag til justeringer i den autoriserede kontoplan, således at det i kontoplanen vil være nemmere at udskille de dele af udgifterne, der kan henholdes til rent administrative funktioner. Forslaget skal efterfølgende bruges som input til justeringer i den 4

5 kommunale kontoplan i forbindelse med arbejdet i Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabsudvalg. - Pkt. 3: Arbejdsgruppen skal komme med anbefalinger til, hvordan kommunerne fremover kan benytte sig af fælles praksis for registrering på hovedkonto 6. Det gælder fx i forhold til: Hvilke udgifter der bør placeres centralt, og hvilke udgifter der bør placeres decentralt samt brugen af puljer centralt og decentralt. - Pkt. 4: Arbejdsgruppen skal udarbejde anbefalinger til, hvilke administrative poster der bør høre med i en sammenligning mellem kommuner. Efter økonomiaftalen for 2012 er det tilføjet, at arbejdsgruppens anbefalinger skal indgå i udvalgsarbejdet med staten vedrørende en opgørelse af kommunernes administrative udgifter og en eventuel ændring af den kommunale kontoplan. Arbejdsgruppen skulle afslutte arbejdet primo Arbejdsgruppens sammensætning Arbejdsgruppen har haft følgende sammensætning: Jens Bjørn Christiansen, afdelingschef i KL (formand) Henrik Kolind, kommunaldirektør i Roskilde Kommune (udpeget af KOMDIR) Jann Hansen, ordførende direktør i Silkeborg Kommune (udpeget af KOMDIR) John Burchardt, økonomichef i Kolding Kommune (udpeget af KL) Bjarne Winge, økonomidirektør i Københavns Kommune (udpeget af KL) Morten Bentsen, budgetchef i Faaborg-Midtfyn Kommune (udpeget af KL) Morten Mandøe, kontorchef i KL Sekretariatet har været varetaget af chefkonsulent Lars Eckeroth og specialkonsulent Anders Windinge fra KL s Økonomiske Sekretariat. Derudover har chefrevisor Niels Bendtsen fra BDO/Kommunernes Revision og programchef Kurt Houlberg fra AKF bidraget med synsvinkler og synspunkter, ligesom a r- bejdsgruppens overvejelser undervejs er drøftet i KL s budgetvejledningsudvalg. 2.3 Arbejdsgruppens arbejde Arbejdsgruppen har afholdt to møder i perioden fra den 16. november 2011 til den 26. januar I forbindelse med udarbejdelsen af anbefalinger har arbejdsgruppen bl.a. taget u d- gangspunkt i følgende: - Eksisterende analyser af det administrative område 5

6 - Input fra kommuner modtaget på KL s dialogportal (økonomiweb) - En gennemgang af kommunernes budgetter og regnskaber - En kortlægning af kommunernes konteringspraksis vedrørende de administrative udgifter. 6

7 3. Resume Den politiske opmærksomhed og kommunernes behov for at få mest muligt ud af de administrative ressourcer betyder, at der er brug for at udvikle den kommunale kont o- plan, så man i højere grad kan synliggøre og sammenligne de administrative udgifter i kommunerne. I en analyse fra 2011 pegede KREVI på, at udfordringerne ved regnskabsmetoden er så markante, at de rejser tvivl om regnskabsmetodens anvendelighed, når man vil sa m- menligne kommunernes administration. 1 Det er også arbejdsgruppens vurdering ud fra egne erfaringer og undersøgelsen af kommunernes konteringspraksis. Kortlægningen viser, at der er betydelige forskelle i konteringspraksis, som både kan tilskrives, at enkelte kommuner ikke følger de autoriserede konteringsregler, og at det autoriserede budget- og regnskabssystem giver et vist råderum for forskellig placering af udgifter. Samtidig påvirkes opgørelserne også af forskelle i organisering og af et uklart administrationsbegreb. Hvis det i højere grad skal være muligt at sammenligne kommunernes administration s- udgifter, er det en forudsætning, at der sker en harmonisering af konteringspraksis med hensyn til, hvad der konteres på hovedkonto 6 og øvrige hovedkonti. Men også inden for hovedkonto 6 vil det være nødvendigt at harmonisere kommunernes konteringspra k- sis. Arbejdsgruppen anbefaler: - At den autoriserede kontoplan for hovedkonto 6 tilpasses, så den i højere grad synliggør udgifterne til forskellige administrative formål - At reglerne for og vejledende anbefalinger til kontering på hovedkonto 6 gøres mere udtømmende - At der indføres en autoriseret tværgående gruppering for administration - At der løbende følges op på udviklingen i kommunernes konteringspraksis. Arbejdsgruppens anbefalinger er nærmere beskrevet i afsnit 5. Når der i regi af budget- og regnskabsudvalget er taget stilling til eventuelle ændringer i den kommunale kontoplan, vil arbejdsgruppen komme med forslag til, hvilke poster der bør medtages i en opgørelse af de administrative udgifter, herunder hvilke nøgletal, der kan udarbejdes til brug for fælleskommunale sammenligninger af administrationen. 1 KREVI (2011): Sammenligning af kommunernes administration. To metoder to resultater. 7

8 4. Administrationsbegrebet Administration er ikke et klart og entydigt defineret begreb. Debatten om kommunernes administrative ressourceforbrug tager derfor ofte udgangspunkt i meget forskellige opgørelser. Der er grundlæggende to forskellige metoder, når man skal opgøre kommunernes administrationsudgifter. Opgørelsen kan enten tage udgangspunkt i kommunernes regnskaber eller i lønudgifterne til ansatte i de administrative stillingskategorier. Inden for den enkelte metode er det dog også forskelligt, hvilke poster eller stillingskategorier der medtages. Der er svagheder ved både regnskabs- personalemetoden. Regnskabsmetoden kan kun indfange de centrale administrationsudgifter, der er konteret på hovedkonto 6. Metoden overser således det administrative ressourceforbrug, der finder sted på de decentrale institutioner. Et andet problem med regnskabsmetoden er, at der er forskelle i kommunernes konteringspraksis. Personalemetodens væsentligste svaghed er, at den ikke medregner administrative udgifter ud over løn. En kommune, som har udliciteret dele af de administrative opgaver, vil således fremstå med et lavt personaleforbrug, idet udgifterne til de eksterne leverandører ikke medtages. Det er heller ikke entydigt, hvilke stillingsgrupper, der kan betegnes som administrative. Ofte tages der udgangspunkt i udvalgte stillingsgrupper under overenskomstgrupperne akademikere, kontor- og it-personale samt chefer, selvom der i kommunerne også er andre grupper, der beskæftiger sig med administration. Dertil kommer, at metoden ikke tager højde for, at der i nogle kommuner er ansat medarbejdere, som løser opgaver for andre kommuner, og at metoden medtager de medarbejdere, som kommunerne kører løn, men som ikke er en del af kommunen. Valget af metode har derfor stor betydning for opgørelsen af de administrative udgifter i den enkelte kommune og for kommunerne under ét. Arbejdsgruppens anbefalinger tager udgangspunkt i en forbedring af regnskabsmetoden. Arbejdsgruppen mener, at der er grundlag for en forbedring af kommunernes kontoplan, og at kommunerne har en interesse i et budget- og regnskabssystem, der kan sikre en retvisende og sammenlignelig opgørelse af udgifterne på de centrale serviceog administrationsområder. Regnskabsmetodens tilgang til opgørelsen af de administrative udgifter tager ofte udgangspunkt i hvilke udgifter/opgaver, der konteres på hovedkonto 6 Fællesudgifter og administration m.v. i den kommunale kontoplan. Hovedkontoen indeholder dog mange udgifter/opgaver, som ikke har karakter af administration. Det gælder for ek sempel ud- 8

9 gifter/opgaver den politiske organisation, herunder valg, erhvervsudvikling, løn- og barselspuljer, tjenestemandspensioner og interne forsikringspuljer. I andre tilfælde tages der udgangspunkt i udgifter/opgaver, der er placeret på hove d- funktion 6.45 Administrativ organisation eller på funktion Sekretariat og forvaltninger. De udgifter/opgaver, der er samlet her, vedrører fx ledelse, planlægning, administrative støttefunktioner samt myndighedsbehandling i fx jobcentre og borgerservice mv. Der er dog tale om meget forskelligartede typer af administrative opgaver. Capacent 2 har ud fra en kortlægning af opgaverne på funktion defineret administrative o p- gaver i tre kategorier: 1) Administrative støttefunktioner er de funktioner, der understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen, og omfatter opgaver, man også finder i private virksomheder. Eksempelvis lønadministration, HR, bogføring, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, it-drift og support, post, trykkeri og journalisering. 2) Sekretariatsbetjening er funktioner, der servicerer både den politiske og administrative ledelse. Eksempelvis forberedende arbejde vedrørende byråds- og udvalgsmøder, juridiske opgaver, kommunikationsarbejde, analyseopgaver mv. 3) Myndighedsudøvelse er opgaver, hvor kommunen som myndighedsudøver træffer en afgørelse med mere eller mindre direkte konsekvenser for borgere eller virksomheder. Eksempler er sagsbehandling af byggesager, ansøgning om sociale ydelser, tilsynsopgaver mv. Hovedfunktion 6.45 indfanger dog kun den centrale administration. Ledelse og drift af kommunens institutioner er ikke nødvendigvis omfattet, selvom denne type opgaver i nogle kommuner omfatter administrative opgaver fx som lønadministration, bogføring og it mv. I forbindelse med udarbejdelsen af anbefalinger til en revision af hovedkonto 6 har arbejdsgruppen søgt inspiration i Capacents definition og opdeling af administrationsb e- grebet. Det er blandt andet sket ud fra et ønske om at sikre en mere nuanceret opgørelse af udgifterne til forskellige administrationsformål, der samtidig kan bidrage til bedre styringsmuligheder på det administrative område. 2 Capacent (2007): Kortlægning og effektivisering af den kommunale administration. Opgavek a- talog opgaver på funktion

10 5. Kortlægning af konteringspraksis vedrørende administration Budget- og regnskabssystemet for kommunerne indeholder en række hovedregler for registrering af udgifter og indtægter: - Udgifter og indtægter vedrørende den centrale administration registreres på hove d- konto 6. Dette gælder, uanset om den centrale administration er samlet på rådhuset, eller om den er opdelt på flere geografiske enheder. Hovedreglen omfatter således også områdefunktioner o. lign. med tværgående administrative opgaver, der kan sidestilles med centrale administrative opgaver. - Udgifter og indtægter vedrørende den administration, som foregår på og vedrører den enkelte institution, registreres under institutionen. Budget- og regnskabssystemet giver dog i et vist omfang stadig frihed til kommunerne i forhold til at placere udgifter på hovedkonto 6 eller andre steder. For at afdække forske l- lene i kommunernes konteringspraksis har arbejdsgruppen i perioden december 2011 til januar 2012 kortlagt 19 kommuners praksis vedrørende kontering af administrative udgifter. 3 Undersøgelsen viser, at der er ganske store forskelle. Nogle af forskellene skyldes, at enkelte kommuner på nogle områder ikke følger de autoriserede konteringsregler. Andre forskelle skyldes, at det autoriserede budget- og regnskabssystem giver et vist råderum for forskellig placering af udgifter. Undersøgelsen viser også, at der blandt kommunerne er stor interesse for forbedring af den kommunale kontoplan, så den i højere grad kan tegne et retvisende og sammenligneligt billede af kommunernes administrative ressourcer. I det følgende er hvert af de forskellige emner, der er omfattet af arbejdsgruppens undersøgelse, gennemgået i hovedtræk. 5.1 Forsikringsordninger Præmiebetalinger og erstatningsbeløb skal konteres på funktion Udbetalinger fra forsikringsordninger konteres direkte på funktion med anvendelse af eksterne arter. Administrationen af denne ordning konteres på funktion De autoriserede konteringsregler giver mulighed for enten at anvende hovedart 9 (inte r- ne indtægter og udgifter) eller ved anvendelse af +/- posteringer på de eksterne arter. Endelig er der mulighed for at reducere bevillingerne forlods svarende til værdien af forsikringspræmierne, og udgifterne konteres på funktion Bruttodriftsudgifterne 3 Undersøgelsen er gennemført som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse uds endt til økonomidirektører og økonomichefer i 21 kommuner. Kommunerne er repræsentativt udvalgt i fo r- hold til geografi og indbyggertal. 10

11 vil afhænge af den valgte metode, mens nettodriftsudgifterne imidlertid vil være de samme uanset metodevalget. Blandt de 19 kommuner bruger 5 kommuner funktion til interne forsikringsor d- ninger. Heraf har to kommuner dog oplyst, at de fremadrettet vil anvende den autoriserede funktion. Nogle kommuner overfører eventuelle uforbrugte midler ved årets afslutning til en særlig konto, mens andre uden videre lægger overskuddet ind i kassen. 5.2 Løn- og barselspuljer Budgettering af udgifterne vedrørende særlige overenskomstmæssige puljer, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse, fx lokal- og cheflønspuljer samt barselsudligningspuljer skal konteres på funktion Barselsudligningspuljer kan også admin i- streres ved brug af hovedart 9 Interne indtægter og udgifter eller +/- posteringer. Stort set alle kommuner har placeret barselspuljen på funktion En enkelt kommune har dog placeret barselspuljen på funktion i både budgettet og regnsk a- bet. 5.3 Andre former for tværgående puljer Kommunernes budget- og regnskabssystem indeholder ikke autoriserede konteringsregler for andre former for puljer, som i budgettet er tiltænkt fx energibesparende foranstaltninger, ikke udmøntede effektiviseringer/besparelser, overførselspuljer, reserve- /bufferpuljer, trepartspuljer og TR-puljer mv. Syv kommuner angiver, at de alene placerer sådanne puljer på funktion Otte kommuner bruger funktion , mens de resterende fire kommuner anvender såvel funktion som funktion Flere kommuner peger på, at det i budgetsituationen ikke altid er muligt at placere sparekrav på de korrekte hovedkonti, men at kravene efterfølgende bliver omplaceret. Der bliver også peget på, at der i forbindelse med den nye budgetlov kan forudses et behov for at øge reserve-/bufferpuljerne, så kommunen ikke rammes af sanktioner ved overskridelse på de enkelte områder. 5.4 Udgifter til it Undersøgelsen viser, at det er meget forskelligt, hvordan kommunerne konteringsmæ s- sigt håndterer udgifterne til it. Der er betydelige frihedsgrader i budget- og regnskabssystemet, der ikke indeholder nærmere retningslinjer på dette punkt. Noget tyder på, at enkelte kommuner stort set konterer alt it på hovedkonto 6, mens andre kommuner i højere grad placerer nogle af it-udgifterne på sektorkontiene. Da 11

12 kommunerne skønnes at afholde ca. 5 mia. kr. i driftsudgifter og formentlig også et vist beløb på anlæg, er det ikke ligegyldigt, hvorledes udgifterne konteres. 12 kommuner har i undersøgelsen oplyst, at de ikke har udarbejdet skriftlige retningsli n- jer for, hvilke it-udgifter der skal placeres på henholdsvis hovedkonto 6 og på øvrige hovedkonti. De øvrige kommuner er blevet kontaktet med henblik på fremsendelse af retningslinjer, men der er kun modtaget skriftlige retningslinjer fra to kommuner. Samme problemstilling må i et vist omfang også forventes at gøre sig gældende i forhold til kontering af udgifter til konsulentydelser. 5.5 Administrationsbidrag fra selvejende institutioner Ifølge undersøgelsen er der stor forskel på, om selvejende institutioner på driftsove r- enskomst med kommunen betaler et administrationsbidrag til kommunen. Men når det sker konteres udgiften typisk som en indtægt på funktion og som en udgift for den pågældende institution. Andre kommuner betaler omvendt et administrationsbidrag til de selvejende institutioner. Udgifterne placeres imidlertid ikke på hovedkonto 6, hvorfor administrationsudgiften bliver kunstig lav. 5.6 Udgifter til ejendomsenhed De fleste af de 19 kommuner i undersøgelsen har en central ejendomsenhed. Kun to kommuner har placeret udgifterne på hovedkonto 0, mens de øvrige kommuner har placeret udgifterne til den centrale ejendomsenhed på hovedkonto 6 ( eller ). Nogle kommuner men vist ikke alle udkonterer udgifterne til de områder, hvor bygningerne hører til. 5.7 Øvrige forskelle i konteringspraksis Udover de emner, der allerede har været nævnt, har kommunerne i undersøgelsen angivet en række eksempler, som gør det vanskeligt at sammenligne de administrative udgifter på tværs af kommunerne: - Kontering af overheadomkostninger i forbindelse med omkostningsbaserede takster på ældre-, social- og børneområdet - Udgifter til arbejdsskadeerstatning - Forskelle på, hvordan udgifter til innovation, digitalisering og kommunikation pl a- ceres - Kontering af udgifter til miljø- og naturbeskyttelse placeres enten på hovedkonto 0 eller 6 - Placering af SSP-medarbejdere - Placering af projekter med medfinansiering 12

13 - Administration af forsyningsvirksomhed. 5.8 Ikke-administrative opgaver på hovedkonto 6 Der er i undersøgelsen angivet en lang række udgiftsposter på hovedkonto 6, som ifølge kommunerne ikke har karakter af administration. Der kan være tale om ganske store udgiftsposter, som fx rengøring, telefoni, uddannelse og kompetenceudvikling m.m. Kommunerne har også angivet en række eksempler på opgaver af administrativ karakter, der i dag konteres andre steder end på hovedkonto 6. Fx ledere og administrativt personale på børne-, skole- og ældre-, kulturområdet, sociale institutioner, tandplejen, beredskab, biblioteker og bygningsafdelinger mv. 5.9 Udgifter til den decentrale administration Kommunerne er forskelligt organiseret. Det gælder også det administrative område. En administrativ opgave, som i én kommune løses af en daginstitutionsleder, og som derfor konteres på hovedkonto 5, kan i en anden kommune blive løst af en tværgående administrativ enhed, hvorfor den konteres på hovedkonto 6. Der er også forskel på, hvor udgifter til fx it, rengøring, indkøbsopgaver er placeret. Konteringen af de administrative udgifter på forskellige hovedkonti gør det vanskeligt at opgøre det samlede administrative ressourceforbrug i kommunerne. Det gør det også vanskeligt at sammenligne ressourceforbruget på tværs af kommuner. For at opgøre udgifterne til administrative opgaver på hovedkonto 0-5 har nogle kommuner indført en intern autoriseret tværgående gruppering for administrative udgifter. Undersøgelsen viser dog, at det kun er tilfældet i 3 ud af de 19 kommuner. Undersøgelsen viser imidlertid, at der er stor kommunal interesse for at kunne opgøre udgifterne til den decentrale administration, og mere end halvdelen mener, at det vil være muligt at udskille de administrative udgifter på en eller flere autoriserede grupp e- ringer under de berørte institutioner på hovedkonto 0-5. Nogle kommuner peger på, at det vil være en omfattende opgave at udskille alle udgifter, og at det derfor i givet fald kun bør ske i forhold til lønudgifter Kommunernes holdning til ændring af kontoplanen Som led i kortlægningen af kommunernes konteringspraksis er kommunerne blevet bedt om at oplyse, om de i dag er i stand til at give et kvalificeret skøn over kommunens administrative ressourceforbrug fordelt på følgende administrationsformål: - Administrative støttefunktioner - Borgerrelaterede administrationsopgaver (myndighedsopgaver) - Øvrige administrative opgaver 13

14 En fjerdedel af kommunerne har svaret, at de i dag er i stand til at give et skøn over udgifterne på disse områder, heraf kan en del kommuner gøre det gennem en udsøgning via de afledte dimensioner og underopdelinger af hovedkonto 6 på funktion 4 og 5 samt stednumre. De fleste kommuner oplyser imidlertid, at de har et ønske om at kunne opgøre de administrative udgifter i nogle overordnede administrationsformål. Ønskes begrundes blandt andet i behovet for at kunne sammenligne udgifterne på tværs af kommuner og forbedre den interne styring på området. Flere kommuner gør dog samtidig opmærksom på, at der kan være udfordringer forbundet med at opdele udgifterne, herunder løn til medarbejdere, der både varetager støttefunktioner og myndighedsopgaver. 14

15 6. Arbejdsgruppens anbefalinger Udformningen af en ny kontoplan og en mere standardiseret konteringspraksis skal opfylde en række hensyn. Arbejdsgruppen har således anset følgende forudsætninger som værende centrale for udformningen af en ny kontoplan, der i højere grad kan synliggøre de administrative udgifter: - Brugervenlighed - Entydighed og logik i opbygningen - Anvendelighed (fx så den kan anvendes i den økonomisk styring). Derudover er der en række praktiske hensyn til strukturen i kontoplanen. For det første bør det så vidt muligt undgås, at et eksisterende kontonummer ændres således, at det fremover anvendes til et andet formål end det hidtidige. Erfaringer med tidligere æ n- dringer i kontoplanen viser, at dette giver uklare konteringer i en række år, hvilket kan sløre billedet af kontoens reelle indhold. Et lignende hensyn er, at det samlede antal funktioner ikke øges væsentligt. Det sky l- des for det første den autoriserede kontoplans struktur, hvor der kun er plads til et begrænset antal konti under de enkelte hovedfunktioner. Samtidig har nogle kommuner ikke plads til mange nye kontonumre i deres individuelle kontoplaner, hvis de skal bib e- holde deres nuværende systematik. 6.1 Forslag til ændringer i den autoriserede kontoplan Hovedkonto 6 Fællesudgifter og administration m.v. Hovedkonto 6 i den kommunale kontoplan bliver alt for ofte taget som udtryk for kommunernes administrative udgifter. Hovedkontoen 6 indeholder imidlertid mange udgifter, som intet har med administration at gøre. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at hovedkonto 6 ændrer navn fra Fællesudgifter og administration m.v. til Fælles udgifter. 6 Fælles udgifter Hovedfunktion 6.45 Administrativ organisation Arbejdsgruppen anbefaler, at hovedfunktionens navn ændres fra Administrativ organisation til Fælles organisation. Navneændringen skal tydeliggøre, at der på hovedfun k- tionen også konteres en række udgifter, som ikke umiddelbart har administrativ kara k- ter. Samtidig vil det gøre det nemmere for udenforstående at forstå denne pointe Fælles organisation 15

16 Samtidig anbefaler arbejdsgruppen, at den nuværende kontoplans hovedfunktion 6.45 ændres på en række punkter De anbefalede ændringer er gennemgået punkt for punkt nedenfor. Funktion Administrationsbygninger Arbejdsgruppen anbefaler, at funktion ændres således, at denne også indeholder fælles servicefunktioner vedrørende administrationsbygninger. Der er typisk tale om centralt placerede og bygningsrelaterede opgaver, der ofte løses eller indkøbes samlet i kommunen. Det gælder eksempelvis rengøring, kantinedrift, vagttjenester, pedelfunktioner mv. Udgifter af denne type, der vedrører administrationsbygninger, konteres på funktionen. Tilsvarende udgifter vedrørende kommunens øvrige bygninger kan også placeres på funktionen, men disse skal efterfølgende udkonteres til de funktioner, som bygningerne vedrører. Derudover anbefaler arbejdsgruppen, at der på funktion oprettes en gruppering til leje- og leasingudgifter vedrørende administrationsbygninger og administrationslokaler. Baggrunden for dette er, at der ved opgørelse af en kommunes administrationsudgifter kan have stor betydning, hvorvidt kommunen er ejer af en bygning eller lejer/leaser denne. Sidstnævnte konteres som bekendt som en driftsudgift, og leje/leasingudgiften vil som oftest vil være noget højere end den løbende driftsudgift, der er knyttet til en bygning, som kommunen ejer. Samlet set anbefaler arbejdsgruppen, at funktion fremover får følgende udformning: Administrationsbygninger 1 Drift 001 Fælles servicefunktioner [rengøring, kantine, vagttjenester, pedelfunktioner og andre centralt placerede opgaver] 002 Leje/leasing af administrationsbygninger og administrationslokaler Funktion Sekretariat og forvaltninger Funktion indeholder i dag langt hovedparten af udgifterne på hovedkonto 6. På nuværende tidspunkt er det imidlertid ikke muligt i kontoplanen at skelne mellem udgi f- ternes karakter. Det er arbejdsgruppens anbefaling, at man fremover tilføjer en række grupperinger til funktionen, der skal gøre det muligt at skelne mellem udgifternes kara k- ter. I den forbindelse har arbejdsgruppen blandt andet hentet inspiration i Capacents rapport 4. Arbejdsgruppen anbefaler, at man med henblik på at muliggøre en mere reel opgørelse af kommunernes administrationsudgifter foretager en opdeling mellem Administrative 4 Capacent (2007): Kortlægning og effektivisering af den kommunale administration. Opgavek a- talog opgaver på funktion

17 støttefunktioner inkl. sekretariatsbetjening, Borger og virksomhedsrettede administrative myndighedsopgaver samt Øvrige administrative opgaver. Opdelingen foretages ved, at der på funktionen oprettes autoriserede grupperinger til de tre forskellige udgiftstyper. Administrativ opdeling Arbejdsgruppens anbefaling indebærer, at udgifter på funktion som hovedregel skal placeres på gruppering 001 Administrative støttefunktioner og sekretariatsbetjening eller gruppering 002 Borger- og virksomhedsrelaterede myndighedsopgaver. Udgiften skal plac e- res efter omkostningssted, og hvor den hovedsageligt vedrører. Hvis en medarbejder både varetager sekretariatsbetjening og myndighedsopgaver, skal lønudgiften placeres der, hvor medarbejderens hovedbeskæftigelse ligger. I de tilfælde, hvor udgiften ikke entydigt kan placeres på enten 001 eller 002 eller evt. ved hjælp af en fordelingsnøgle, placeres udgiften på gruppering 003 Øvrige administrative opgaver. Nedenfor er der givet en overordnet beskrivelse af opgaverne under henholdsvis administrat i- ve støttefunktioner og sekretariatsbetjening og borger- og virksomhedsrettede myndighedsopgaver. Administrative støttefunktioner er de funktioner, der understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen. Støttefunktionerne omfatter opgaver som fx løn- og personaleadministration, HR, bogføring, budgetlægning samt praktiske opgaver som post, trykkeri, journalisering mv. Sekretariatsbetjening retter sig både mod det politiske niveau i kommunen og mod den administrative ledelse og den øvrige organisation. Opgaverne omfatter fx opgaver i forbindelse med byråds- og udvalgsmøder, kommunens generelle juridiske opgaver, k ommunens formidling og kommunikation samt kommunens mellemkommunale og internationale samarbejde. Borger- og virksomhedsrettede myndighedsopgaver er opgaver, hvor kommunen med hjemmel i en specifik lov eller beslutning i kommunalbestyrelsen træffer afgøre lser med direkte eller indirekte konsekvenser for borgere og virksomheder. Myndighedsopgaverne omfatter sagsbehandling i bred forstand og omfatter både selve afgørelserne og opgaver i tilknytning hertil. Således er interne møder vedrørende sagsbehandling m v. også omfattet, ligesom myndighedsudøvelsen kan være med og uden direkte kontakt til borgeren eller virksomheden. Det skal bemærkes, at det ikke er alle myndighedsopgaver, der skal placeres på funktion Den eksisterende kontoplan indeholder selvstændige funktioner for administration vedrørende jobcentre, natur- og miljøbeskyttelse. Arbejdsgruppen foreslår desuden, at yderligere en række myndighedsopgaver, fx byggesagsbehandling, placer es på selvstændige funktioner under hovedfunktion De borger- og virksomhedsrelaterede myndighedsopgaver, der placeres på funktion , vil derfor ikke give et udtømmende billede af de samlede udgifter til kommunens myndighedsopgaver. Øvrige administrative opgaver er administrative opgaver, som hverken vedrører administrative støttefunktioner og sekretariatsbetjening eller myndighedsopgaver. Grupperingen kan 17

18 også anvendes til placering af udgifter, som ikke retvisende kan fordeles på ovennævnte gruppering 001 eller 002. Det er vigtigt, at der såfremt en sådan ændring gennemføres udarbejdes præcise regler for opdelingen af de enkelte udgiftstyper. Opdelingen vil kunne have den tilsigt e- de effekt, hvis der på tværs af kommunerne er udbredt enighed om hvilke udgifter, der defineres som henholdsvis støttefunktioner og sekretariatsbetjening, myndighedsopgaver og øvrige administrative opgaver. Arbejdsgruppen anbefaler derfor, at dette beskrives udførligt i konteringsreglerne, og at der i den forbindelse tages udgangspunkt i b e- skrivelserne i rapporten fra Capacent (2007). Derudover anbefaler arbejdsgruppen, at der på funktionen oprettes en autoriseret gruppering til administrationsbidrag vedrørende selvejende institutioner. Jf. kortlægningen af kommunernes konteringspraksis er der betydelig forskel på, hvorledes dette håndteres i kommunerne. Det vil derfor styrke sammenligneligheden kommunerne imellem, såfremt administrationsbidragene vedrørende selvejende institutioner udskilles på en særskilt gruppering. Endelig anbefaler arbejdsgruppen, at udgifter forbundet med byggesagsbehandling flyttes til en særskilt funktion Det medfører også, at indtægter fra gebyrer vedrørende byggesagsbehandling flyttes til samme funktion. Samlet set anbefaler arbejdsgruppen, at funktion fremover får følgende udformning: Sekretariat og forvaltninger 1 Drift 001 Administrative støttefunktioner og sekretariatsbetjening 002 Borger- og virksomhedsrelaterede myndighedsopgaver 003 Øvrige administrative opgaver 004 Selvejende institutioner med driftsoverenskomst, administrationsbidrag 090 Forsyningsvirksomheder, overførte administrationsudgifter 095 Drifts- og anlægsarbejder vedrørende motorveje, hovedlandeveje og kommunale veje, overførte administrationsudgifter 098 Havne, administrationsvederlag Ny funktion Fælles it og telefoni Arbejdsgruppen anbefaler, at udgifter til fælles it og telefoni samles på en funktion. Med fælles it og telefoni menes i denne sammenhæng både servere, hard- og software, licenser, support og telefonabonnementer. Forslaget er hovedsageligt motiveret af et ønske om at kunne opgøre udgifterne til it, da placeringen af disse udgifter har stor betydning, når kommunernes administrative udgifter sammenlignes. Anbefalingen skal ligeledes ses i lyset af, at det, jf. kortlægningen, er arbejdsgruppens vurdering, at der er 18

19 betydelige forskellige i konteringen af udgifter til it og telefoni herunder om disse placeres samlet på hovedkonto 6 eller følger anvendelsesstedet på de øvrige hovedkonti. Udskillelsen af udgifterne til fælles it og telefoni skal desuden ske for at sikre, at de ikke indgår i kommunens administrative udgifter, således som disse foreslås opdelt på fun k- tion Samlet set anbefaler arbejdsgruppen, at der oprettes en ny funktion med fø l- gende udformning: Fælles it og telefoni [it-servere, it-netværk, hard- og software, licenser og it-support, telefonabonnementer mv.] Funktion Administration vedr. jobcentre Arbejdsgruppen anbefaler, at funktionens navn ændres til Sagsbehandling vedr. jobcentre. Dette skal ses i lyset af, at det er arbejdsgruppens vurdering, at langt hovedparten af de udgifter, der konteres på denne funktion, vedrører konkret sagsbehandling, hvorfor dette bør afspejles i funktionens navn. De to nuværende autoriserede grupperinger forventes i øvrigt nedlagt med virkning fra budget 2013, idet de udelukkende ve d- rører udgifter i Samlet set anbefaler arbejdsgruppen, at funktion fremover får følgende udformning: Jobcentre, sagsbehandling Funktion Administration vedrørende naturbeskyttelse og funktion Adm i- nistration vedrørende miljøbeskyttelse Funktionerne og blev oprettet i forbindelse med opgave- og strukturreformen, hvor man fra statens side vurderede, at der var behov for at følge kommunernes udgifter til administration vedrørende natur- og miljøbeskyttelse. I lyset af den i forhold til kommunernes øvrige opgaver begrænsede mængde udgifter, der bruges på administration vedrørende henholdsvis natur- og miljøbeskyttelse anbefaler arbejdsgruppen, at de to nuværende funktioner slås sammen til én funktion med titlen Natur- og miljøbeskyttelse, sagsbehandling. Samlet set anbefaler arbejdsgruppen, at de nuværende funktioner og fremover får følgende udformning som én samlet funktion: Natur- og miljøbeskyttelse, sagsbehandling 1 Drift 001 Naturbeskyttelse, administrative udgifter 002 Miljøbeskyttelse, administrative udgifter 19

20 Ny funktion Byggesagsbehandling Arbejdsgruppen anbefaler, at udgifter samt gebyrindtægter vedrørende byggesagsbehandling samles på en funktion. Anbefalingen bygger på et ønske om at kunne sammenligne sig på en ydelse, som er forholdsvis standardiseret og i politikernes fokus. Det er i den forbindelse vigtigt, at kommunen sikrer, at udgifter og indtægter til byggesagsbehandling hviler i sig selv over en årrække. Udskillelsen af udgifter og indtægter vedrørende byggesagsbehandling på en særskilt funktion skal desuden ske for at sikre, at udgifter til byggesagsbehandling ikke indgår i kommunens øvrige administrative udgifter, således som disse foreslås opdelt på funkt i- on Byggesagsbehandling 1 Drift 097 Gebyrer for byggesagsbehandling Ny funktion og ny funktion En række af de administrative udgifter, der efter det gældende regelsæt konteres på kan med fordel udskilles således, at det specificeres, hvilket område af den kommunale opgavevaretagelse de vedrører. Det skyldes særligt, at der i vid udstræ k- ning men ikke udelukkende er tale om aktiviteter, der har karakter af myndighedsudøvelse, idet de relaterer sig til fastlæggelsen af den enkelte borgers retstilstand mv. Samtidig er det områder, som påkalder sig massiv politisk opmærksomhed. Der er derfor et behov for at kunne synliggøre og sammenligne udgifterne på dette område. Arbejdsgruppen anbefaler på den baggrund, at der oprettes to nye funktioner til kontering af administrative udgifter vedrørende voksen-, ældre- og handicapområdet, der ikke har karakter af udgifter vedrørende administrative støttefunktioner, samt til kontering af tilsvarende udgifter vedrørende det specialiserede børne- og ungeområde. For begge funktioners vedkommende kan der eksempelvis være tale om udgifter til overordnet planlægning, rådgivning samt visitation. En nærmere afgrænsning af udgifterne vil kunne præciseres i konteringsteksterne til de to nye funktioner. Samlet set anbefaler arbejdsgruppen således, at der oprettes følgende to nye funktioner: Voksen-, ældre- og handicapområdet, sagsbehandling Det specialiserede børneområde, sagsbehandling Hovedfunktion 6.48 Erhvervsudvikling, turisme og landdistrikter Arbejdsgruppen har drøftet, hvorvidt en række af de udgifter, der i øjeblikket konteres på funktionerne under hovedfunktion 6.48, fortsat bør være placeret på hovedkonto 6. 20