Referat Bestyrelsesmøde Gråsten Andelsboligforening onsdag den 12. oktober 2016, kl Ahlefeldvej 1 - Gråsten

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde onsdag den 12. oktober 2016, kl Ahlefeldvej 1 - Gråsten Side 1 af 10

2 Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af referat Bestyrelsesanliggender Økonomi pr. dags dato Medlemsanliggender Lukket punkt Love og cirkulærer Beboeranliggender Afdelingsanliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Eventuelt Næste møde... 9 Medlemmer: Ansatte: Afbud: Lejf Hedegaard, Kjeld Nielsen, Kjeld T. Christensen, Niels Christiansen og Jonna Petersen Jimmy Povlsen (ref,) Ingen 1 Godkendelse af referat 1.1 Bestyrelsesmøde den 7. september 2016 Ingen. Godkendt og underskrevet. 2 Bestyrelsesanliggender 2.1 Plan for bestyrelsens arbejde * Serviceniveau * Anvendelsesmuligheder for nuværende administrationsbygning. Til drøftelse. Side 2 af 10

3 Serviceniveau: Bestyrelsen godkendte at reducere åbningstiden for personlig betjening til: Mandag til onsdag fra 9 til 12 Torsdag fra 15 til 17 Fredag lukket. For telefonisk betjening: Mandag til Fredag fra 9 til 12 Torsdag tillige fra 15 til 17. Administrationsbygningen: Administration-, ejendomsfunktionær-, møde- og kantinefunktionerne, indrettes i stueplan. Herefter søges første sal udlejet til enten bolig formål eller liberalt erhverv. (BBM/LP) 2.2 Fremtiden for Til drøftelse. Direktøren redegjorde for de to muligheder for medlemsskab af SALUS Boligadministration og den indflydelse disse to muligheder byder på. Aftalt nyt møde alene for bestyrelsen: tirsdag den 1. november 2016 kl Evaluering af afdelingsmøder Side 3 af 10

4 Generel drøftelse af afviklingen af afdelingsmøderne. Afdelinger uden afdelingsbestyrelser, fordelte bestyrelsen opgaven i forbindelse med markvandring, som følger:(lp) Lejf: 6, 17, 20, 30 og 31 Niels: 16, 23 og 28 Kjeld T.: 7, 18, 26 og 27 Kjeld: 10, 11, 29 og Fugtproblem Ahlefeldvej 1 - Administrationsbygning BBM er ved at gennemgå eksisterende materiale fra konsulentfirma og murermester og udarbejder herefter en indstilling om udbedring til HB. Forventes klar til næste møde. 2.5 Forslag til mødedatoer i 2017 Tirsdag den 3. januar 2017, kl Mandag den 27. februar 2017, kl Mandag den 27. marts 2017, kl Tirsdag den 25. april 2017, kl Tirsdag den 23. maj 2017, kl Tirsdag den 20. juni 2017, kl Til godkendelse. Godkendt som indstillet. Side 4 af 10

5 2.6 Generalforsamling 2017 Forslag til dato: Mandag den 8. maj 2017 Torsdag den 11. maj 2017 Sted? Til drøftelse og godkendelse. Dato: Torsdag den 11. maj 2017 Sted: Ahlmannsparken 2.7 Julehilsen 2016 Skal der sendes en julehilsen ud til samarbejdspartnere? Ifølge Malene er der ikke sendt noget ud de seneste par år. Til drøftelse og godkendelse. Det blev godkendt at der udsendes julekort til samarbejdspartnere. 2.8 Byggesager i GAB Oversigt over byggesager - Se bilag Til orientering. 3 Økonomi pr. dags dato Balance - Se bilag. : Ingen Side 5 af 10

6 4 Medlemsanliggender Lukket punkt 5 Love og cirkulærer 5.1 BL-informerer Se link - Ingen. 5.2 Nyt fra Landsbyggefonden Se link: Ingen. 6 Beboeranliggender Intet under dette punkt. Ingen. Intet at referere. Side 6 af 10

7 7 Afdelingsanliggender 7.1 Afdeling 7 Forurenet jord Brev fra administrationen til Sønderborg Kommune omkring forurenet jord - Se bilag. Til orientering. 7.2 Afdeling 17 og 20 - Kvistrenovering Afdeling 17 - Degnevænget og Afdeling 20 - Fredensgade. Godkendt på afdelingsmøde den 22. september Ved afdelingsmøderne besluttede man, at gå i gang med nye vinduer og døre samt renovering af kviste. Status for byggesagen, er på nuværende tidspunkt denne og i.h.t. tidsplan, at Henrik fra Kuben er i gang med følgende: Udarbejdelse af skema A + godkendelse hos byggeskadefonden. Kommunal godkendelse af budget, låneoptagelse og huslejeforhøjelse. - se bilag med tidsplan. Endelig finansieringsskitse: Afd 17 Afd. 20 Kreditforeningslån kr kr Afdelingshenlæggelser kr kr LBF, egen trækningsret kr kr Dispositionsfonden kr kr Intet. Finanseringsskitse godkendt med de beskrevne tilskud fra LBF egen trækningsret samt tilskud fra dispositionsfonden.(gp/po) Side 7 af 10

8 7.3 Afdeling 42 - Kloakering Sagen har afventet byggeskadefondens besøg den 28. juni års gennemgang. Rapport fra Byggeskadefonden er tilsendt hovedbestyrelsen fra inspektør Lars Petersen. Rapporten er tillige tilsendt A78. BBM har indhentet en pris fra A78 på udførelse af 5 års gennemgangen. Pris ialt kr ,00 incl. moms. Intet. Det blev godkendt at A78 udføre 5 års gennemgang/opfølgning, budget i alt kr incl. moms. 7.4 Afdeling 42 Voldgiftssag - Blikarbejde Afdeling 42 - Ringgården. Der kører en sag mod rådgier/entreprenør vedrørende forkert monteret zinkbeklædning. Afventer et forligstilbud fra modparten - se bilag. Intet. Bestyrelsen bemyndigede formanden til at godkende forligstilbudet. Forinden godkendelse af holdes møde med advokaten, for en anbefaling. (GP/JP/LH) 7.5 Afdeling 43 1-års gennemgang Afdeling 43 - Bakkegården. Byggeskadefonden har været på gennemgang den 28. juni Rapporten er fremsendt til hovedbestyrelsen fra inspektør Lars Petersen. Intet. Side 8 af 10

9 Teknisk afdeling følger op på bemærkningerne i rapporten.(bbm/lp) 8 Personaleforhold LUKKET PUNKT 8.1 Personale 8.2 Samarbejdsudvalg - SALUS 9 Eventuelt Intet under dette punkt. 10 Næste møde MØDEDATOER 2016/2017: Fredag, den 25. november 2016, Juleafslutning. ********* Fælleskurser i SALUS: Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 6. oktober 2016, kl Folkehjem, Aabenraa. 2017: Budget Torsdag den 2. marts Scandic Sønderborg. Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 14. september Folkehjem, Aabenraa. Introduktion for nyvalgte Torsdag den 5. oktober Hotel Tønder Hus, Tønder. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Ahlefeldvej 1 Gråsten. Gråsten 12. oktober 2016 Side 9 af 10

10 Lejf Hedegaard formand Kjeld Nielsen næstformand Kjeld T. Christensen Niels Christiansen Jonna Petersen Side 10 af 10