Referat af Møde 7 i programgruppen Informationsforsyning. 11. marts 2008 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier

Transkript

1 Møde 7 Informationsforsyning Referat Referat af Møde 7 i programgruppen Informationsforsyning 11. marts 2008 kl i Styrelsen for Bibliotek og Medier Deltagere: Indbudte: Afbud: Referent: Mogens Sandfær (MSA), Per Steen Hansen (PSH), Anna Mette Morthorst (AMM), Lars Nondal (LNO), Claus Vesterager Petersen (CVP), Alfred Heller (AHE), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Ingelise Stæhr (IST), Karin Lodberg (KLO), Søren Bertil Fabricius Dorch (SBD). Kurt Mathiesen (KMA), Mikael Elbæk (MEL), René Olesen (ROL), Bo Öhrström (BOE), Hanne Marie Kværndrup (HMK). Janne Vendt (JVE). Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). 1. Dagsorden Dagsordenen var tilpasset i ellevte time for at tilpasse deltagernes behov og tidsskemaer. Den blev godkendt uden ændringer. 2. Godkendelse af referat fra møde 6 Referatet blev godkendt uden ændringer. JNM ville herpå lægge det umodificeret op på wiki en. 3. Orientering fra Formanden MSA gav her en orientering om, hvad der var hændt af relevans for programgruppen siden sidste møde. For det første havde MSA haft et nyttigt forsoningsmøde med ROL og JNM i DEFFsekretariatet, hvor man var kommet alle hjørner igennem og inspireret hinanden gensidigt til den fremtidige konfigurering af DEFF. Man havde drøftet en række opfølgningsaktiviteter, herunder et møde mellem DEFF-styregruppens formand og formændene for DEFF programgrupperne, hvor man fx kunne foreslå, hvordan man skal strukturere sig i fremtiden. Der var ligeledes på mødet kommet styr på nogle uafklarede projekter. Eksempelvis skulle der dags dato, som et tillægsønske fra DEFF til programgruppens databrøndprojekt, finde et synergimøde sted med Danmarks Biblioteksskole vedr. integrated search. Der havde været usikkerhed omkring status vedr. visse projekter pga. den manglende vedtagelse af Finansloven for Blandt disse var bl.a. projekter vedr. escience inden for hvilket, programgruppen jo pt. udarbejder et roadmap. MSA havde holdt to møder med BOE og Brian DEFF Biblioteksstyrelsen H.C. Andersens Boulevard København V Danmark Telefon Fax E-post deff@bs.dk

2 Vinther, Københavns Universitet, hvor sidstnævnte havde anbefalet at knytte Nordic Data Grid Facility (NDGF) til gruppen af kortlæggere. NDGF havde udvist stor interesse for problematikken og udpeget en medarbejder fra deres stab (Oxana Smirnova), som deltager i kortlæggergruppen. MSA orienterede derefter om sin beretning for programområdet til DEFF sekretariatet til hvilken, han gerne modtog bemærkninger. Derpå en kort update på wiki en. JNM ville opdatere handlingsplanen, så det var den endelige, godkendte udgave, der lå på wiki en. MSA mente, at Aktive projekter på wiki en burde befolkes med statuselementer. Skabelonen for informationer om et aktivt projekt, men som også kan klippes ud af ansøgningen, ligger nederst på forsiden af wiki en. Meningen er, at udenforstående kan følge med i de aktive projekter, hvilket er en fælles forpligtigelse, så andre biblioteker holdes underrettede om programgruppens aktiviteter. Af denne information skulle alle formalia fremgå tydeligt. Eksempelvis kunne man blot lægge den oprindelige ansøgning ud på wiki en. Har projektet en wiki i forvejen, kan man bare linke til denne fra programgruppens wiki. LNO ønskede yderligere info om Biblioteksskolens integrated search projekt. Man ville blive klogere på dette på dagens møde, og man foreslog at lægge yderligere info om dette på DEFFs hjemmeside efterfølgende. 4. Orientering fra Sekretariat, Styregruppe og Knowledge Exchange BOE gav først en orientering om status på projekttilsagn. De to databrøndsprojekter var nu vedtaget, og tilsagnsbreve ville blive udsendt snarest. Desuden ville projektet vedr. metadataformater omkring projekter få tilsagn, så snart Finanslov 2008 var godkendt, og projektholder Adrian Price havde taget kontakt til FI. Efter programgruppens ønske blev man desuden enige om straks at sende et tilsagnsbrev på kr. til Mikael Elbæk, projektholder for projekt Offentlig Adgang.... Disse penge kunne straks bevilges, idet de var taget ud af budgettet for De resterende kr. af det samlede tilsagn, som DEFFs styregruppe havde bevilget, kunne først gives under forudsætning af, at Finanslov 2008 blev vedtaget. Der var ligeledes givet tilsagn til de to Knowledge Exchange projekter, hvor man også blot afventede vedtagelsen af Finanslov 2008 for at kunne skyde disse af og igangsætte projekterne. BOE kunne herefter berette, at man i FI nu havde indset, at man måtte tage udfordringerne på Open Access seriøst og tage affære på området. DEFF havde sidste år fået afslag på sin ansøgning til den nationale pulje for forskningsinfrastruktur, men nu syntes der for Informationsforsyning (IF) at være god grund til koordinere deres tiltag på området med FI. FI var pt. i gang med indsamle viden om emnet, og BOE foreslog, at man evt. kunne arrangere en fælles workshop. Dette også fordi, at det ved en fornyet ansøgning var væsentligt at have opbakning fra landskabet samt en strategisk ramme for dette, som også ville fremme tingene i ekspertudvalget. Hermed sigtedes også til vigtigheden i at have opbakning fra de store universiteters rektorer. Derefter blev der givet en kort status på den økonomiske situation i DEFF, som ikke ansporede til større projekter for resten af Det blev fra programgruppen foreslået at lave projektkald med strategiske indsatsområder til næste år for lettere at kunne disponere pengene fra Finanslov

3 Der havde været møde i Koordinationsudvalget, hvor BOE havde underskrevet SCOAP3 aftalen. Konsolidering havde også været på programmet, dog uden den store, dybdegående debat. Status var dog, at man skulle fortsætte det gode arbejde. BOE gav derpå en kort status på projektansøgninger indsendt til det seneste styregruppemøde. Dels havde KB indsendt en ansøgning vedr. usability for primo. Herning Bibliotek havde indsendt en ansøgning vedr. digital læring i biblioteket, hvis skæbne afhang af et andet projekt, Mødet med Brugerens Mobile enheder. Der havde været afslag til Museum Tusculanum og tilsagn til PURE til professionshøjskolerne. BOE gav herefter en kort status på Styregruppens aktiviteter for resten af året. Mht. næste styregruppemøde havde sekretariatet modtaget en ansøgning vedr. bibliometriske værktøjer til støtte for licenskøb. Ved en fejl havde man ikke fået denne udsendt til programgruppen, hvorfor gruppen ikke på indeværende møde kunne tage stilling til ansøgningen. Umiddelbart efter mødet vil den blive udsendt til -høring, således at Styregruppens kan behandle ansøgningen sammen med programgruppens indstilling. Arkitektur & Middleware havde indsendt en ansøgning, som dog skulle forbi FC først. Udenfor programområde havde Københavns Biblioteker indsendt en ansøgning vedr. støtte til primo licenser, hvilket gav CVP anledning til at spørge om fordelingen af midler til projekter. Der blev udtrykt ønske om, at penge skal gå gennem programgrupperne og ikke udenom. BOE tog dette til efterretning trods det faktum, at det kan være vanskeligt at lægge nogle projekter ind i programgrupperne. Efter en let forsinket velkomst til KLO, som er UVM-institutionernes repræsentant i programgruppen, orienterede HMK herpå om status på Knowledge Exchange (KE). Det var endeligt besluttet at drive KE videre for de næste tre år, hvor enkelte detaljer i kontrakten pt. justeredes, så enkelte ønsker om forbedringer fremgik af denne. Der kunne desuden berettes, at Cathy Toscan var holdt som Program Manager for KE, således at Anne Maja Larsen pt. var eneste islæt i sekretariatet. Snart ville Nina Staffeldt dog vende tilbage fra barsel. Der var i KE uenighed om, hvilken koordinator man ønsker i fremtiden. Til gengæld ønskede alle en lille Styregruppe femover, som skulle bestå af de fire ledelsesrepræsentanter. Dette tænktes at fremme fleksibiliteten og gøre arbejdet mindre formalistisk. Næste møde i Styregruppen bliver i april, hvor HMK skal levere handlingsplan for resten af Af fremtidige fokusområder var der især fire, der stak ud i øjeblikket: escience VRE The European Digital Library Arbejdet i EU som sådan 3

4 Sidstnævnte drejede sig særligt om OA på basis af EUs udmelding i november og i januar. Spørgsmålet er, hvordan KE kan støtte EU agendaen og påvirke den. KE havde besluttet at ville lave undersøgelser jf. John Hortons cost-benefit analyse af OA i alle deltagerlande. Tyskland lavede det allerede på backfiles og ville så vurdere outputtet. Konceptet var endnu ikke på plads i Danmark, men Karen Kvist ville bistå i udførelsen af et projektudkast, som skal ligge færdig den 1. april 2008, og som skal godkendes af IF samt Styregruppen. Man barslede i øjeblikket desuden med et tredje OA projekt vedr. persistent identifier. Det tænkes, at man først vil arrangeres en konference for at lave et godt program for dette. Nationale licenser syntes dog ikke at prioriteres i Styregruppen pt. HMK replicerede på foranledning af BCD, at der ikke er lavet et fælles kald på KE projekter, men at man ønskede at lave roadmaps på de vigtigste områder, som så igen skulle føre til en vurdering af eventuelle projekter. Således ville man søge afklaring snarere end projektudførelse det næste halve års tid. MSA konkluderede afrundende, at alle KE aktiviteter ligger inden for denne programgruppes område, hvorfor det var oplagt at invitere HMK permanent med til programgruppens fremtidige møder. Dette takkede HMK ja til. 5. Projekter og projektansøgninger Under dette punkt fulgte først status for allerede bevilgede projekter i programgruppen. PINDAR BCD kunne fortælle, at pengene var bevilget, og at de første møder var afholdt. Atira og DTIC ville starte deres aktiviteter den 1. maj 2008, og der ville være absolut deadline den 1. september samme år. Digitaliseret fuldtekst udvikling af forretningsmodel (dansk google/bogskanningsprojekt) BCD orienterede om projektet, hvor man prøver at give adgang til større mængde indskannet materiale faktisk alt fra Århus universitetsforlag - og gøre det tilgængeligt. Man var i gang med at afklare rettigheder og aftaler. Der havde været kick-off møde og lavet mødeplan. Desuden var et itfirma hyret, og et afklaringsmøde holdt. Man arbejdede fortsat på at lave udtræk og kalkyler på, hvad det vil koste at scanne forlagsbøger, altså en omkostningsmodel for hvad det egentlig koster. Nationallicenser AMM gav her en status. Der var kommet ny deadline til næste år, men der var stadig mulighed for at nå at det i år, hvor deadline var 15. maj. AMM havde forsøgt at skaffe en projektgruppe (med bl.a. Åse Lindal), som kan gennemskrive/-læse og give kritiske input. Der var desuden taget kontakt til Mette Minor Andersen, videnskabsjournalist ved IPU, som læser og kritiserer. Denne stillede kritiske spørgsmål som fx.: Hvorfor er dette er nødvendigt? Hvad er merværdien af backfiles - konkrete benefits for den enkelte forsker? Dette burde gøres så krystalklart som muligt. Minor Andersen ville ikke skrive men gerne gennemlæse kritisk. Man blev enige om, at det var urealistisk at nå deadline den 15. maj, hvorfor man burde gå efter 2009 deadline. 4

5 Konferencesystemer AHE gav kort status på projektet, som blev igangsat ved et kick-off møde på DTIC den 22. februar, og som ventes afsluttet i foråret Projektet består af to dele: et systemreview, hvor mulige systemer findes og beskrives kort, samt pilotprojekter på en række konferencesystemer. Projektplanen er lagt på projektets wiki: Databrønde (for eartikler og ebøger) MSA orienterede om disse, og at de nu var bevilgede. KB og DTIC havde holdt møder allerede for at planlægge projektforløbet og for at indhente den tabte tid. Et seks måneders forløb var planlagt. Alle projektdeltagere ville snarest få den endelige projektansøgning. Den første workshop ville løbe af stablen allerede den april, hvor principielle emner skulle diskuteres. Derefter skulle der afholdes et midtvejsmøde og derpå endnu en todages workshop igen i måned fem eller seks, hvor trådene skulle knyttes sammen. Det blev bemærket, at fristen for tilmelding til første workshop var kort. BOE og BCD ville ikke kunne deltage. Man holdt fast i at afvikle workshoppen snarest, men MSA ville undersøge andre mulige datoer for afholdelse og lave lynmåling hos projektdeltagerne om deres mulighed for at deltage. Programgruppen havde enkelte projekter med afventende status. Således ville escience projekter blive udskudt. AHE føjede den kommentar til, at man så måtte affinde sig med, at internationale samarbejdspartnere formentlig ville fortsætte uden gruppens deltagelse, hvorfor de skrevne ansøgninger formentlig ikke var mulige at genanvende til sin tid. Jf. ovenfor var Adrian Prices projekt faktisk godkendt. Blot afventede man hans henvendelse til FI, hvor det skulle sikres, at der var fornuft i projektet. Vedr. Offentlig Adgang... -projektet blev status på MSAs opfordring som ovenfor nævnt. DEFF skulle med det samme udsende tilsagnsbrev med de til rådighed værende midler ( kr.), så man med sindsro kunne begynde at disponere. Vedr. nye ansøgninger ville MSA udsende projektansøgningen vedr. bibliometriske værktøjer til gennemsyn og høring i programgruppen. Tilsvarende ville BOE sende primo ansøgningen til gennemsyn i Arkitektur & Middleware programgruppen. BOE ville spørge programgruppen Mødet med Brugeren, om dette projekt kunne forankres her. 6. DEFF og Open Access inkl. Roadmap MEL og KMA præsenterede her deres endelige roadmap. Det ville blive lagt op på wiki en, og folk havde generelt en række konstruktive kommentarer. De opfordredes til at indsende disse skriftligt. En mulighed var at anvende taleboblerne til formålet på wiki en. Deadline for input var mandag den 31. marts DEFF og escience (inkl. Roadmap) AHE og SBD meldte sig som deltagere i det kommende escience projekt i DEFF regi. Oxana Smirnova fra NDGF var som bekendt blevet koblet på. En opskrift lå allerede tilgængelig på wiki en 5

6 med en samling artikler mm., hvilket var et godt udgangspunkt. BCD udtrykte også interesse for projektet pga. bevaringselementet, men frygtede dog mangel på tid. AHE og SBD ville aftale nærmere med BCD vedr. hendes mulige deltagelse. AHE sagde, at der ville være en åben deadline, men at det ville være før sommerferien. Der ville konstant blive informeret på wiki en. HMK foreslog at skrive escience ind i KE s handlingsplan og lave et roadmap set fra bibliotekernes side og foreslog samtidig, at andre kunne levere roadmaps for andre områder. MSA udtrykte ønske om at have noget sådant færdigt inden sommerferien, idet det så ville kunne bruges og indgå i KE s strategiformulering til oktober. HMK ville lægge alle strategier, overordnede programmer og vidensmateriale fra KE op på wiki en. 8. Programgruppens næste møder Man ønskede at planlægge programgruppens næste møder strategisk i forholdt til resten af årets styregruppemøder, som er den 15. april, den 29. september og den 17. november. Således aftalte man at lægge næste egentlige programgruppemøde fredag den 5. september i Odense men også at lægge et projektkaldsmøde i juni måde. JNM ville udsende doodle mødekort med mulighederne for at krydse af i datoerne 2., 3. og 4. juni. Mht. årets sidste møde blev mødedeltagerne bedt om foreløbig at reservere tirsdag den 7. oktober i kalenderen. 9. Orientering om FIs arbejde med bibliometrisk kvalitetsindikator CVP gav en kort status på arbejdet i Teknisk Udvalg (TU), som nu havde fremlagt sine anbefalinger for Styregruppen. Indtrykket var, at det først var nu, at det hårde arbejde gik i gang. Man afventede nu tilbud fra de to operatører. Desuden skulle der ske tilrettelser i de respektive systemer, Pure og Orbit, som imødekom FIs krav. TU var bekymrede for tidsfristen, som nu var udskudt en måned, og merarbejde ventedes at følge. Spørgsmålet om fraktionering var også væsentligt, hvilket man senere ville tage stilling til i udvalget. I det følgende ville der nu blive nedsat en arbejdsgruppe til det praktiske arbejde (leverandørerne af Orbit og Pure samt brugerne af systemerne). Anders Konrad, KB, var desuden kommet med i den arbejdsgruppe, hvor Lise Mikkelsen, DEFF, er projektleder. Systemet ventedes først færdigt efter sommerferie, hvilket var sent ift. målsætningen. 10. Andre meddelelser HMK orienterede, at Nordbib holder Open Access workshop den oktober Eventuelt Der var intet under dette punkt. 6