Udvikling af politiske dagsordner

Transkript

1 Udvikling af politiske dagsordner 1. Forord Furesø Kommune ønsker at gøre det administrative og politiske arbejde mere åbent for borgerne og foreningerne i kommunen. Formidlingen af de politiske dagsordner handler ikke kun om at gøre dem tilgængelige på kommunens hjemmeside, men også om at formidle indholdet, så de rette informationer er til stede i sagsfremstillingerne i et forståeligt sprog. Derfor skal vi gennemføre et undervisningsforløb og en intern informationskampagne, der er rettet mod det administrative personale, som producerer dagordenstekster. Formålet med undervisningen og kampagnen er at øge kvaliteten i dagsordenerne, så de i fremtiden bliver klare og gennemskuelige i formidlings- og dokumentationsmæssig forstand. Udvikling af politiske dagsordner er en del af de aktiviteter, der er beskrevet i kommunens servicestrategi under indsatsområdet: Konsolidering af den nye organisation, målsætning 2: At sikre en god ekstern kommunikation med borgere og politikere, der understøtter den lokale politiske proces. 2. Introduktion Sådan skal undersøgelsens resultater bruges Resultaterne af denne undersøgelse, og den efterfølgende beslutningsproces, skal bruges til at forbedre vores politiske dagordener både i forhold til formen, altså opbygningen af dagsordenskabelonen og brugen af underpunkter, og i forhold til indholdet, altså det sproglige og argumentatoriske indhold. Dette vil foregå i samarbejde med de medarbejdere i organisationen, der til daglig deltager i dagsordensproduktionen. Når beslutningsprocessen er gennemført, vil vi først rette alle de centrale dagsordenskabeloner. Dernæst vil vi gennemføre et undervisnings- og kommunikationsforløb, og siden hen vil vi måle på effekten af denne indsats. Sådan er undersøgelsen gennemført Der er tale om en todelt undersøgelse. Den første del kalder vi Kryds og tværsundersøgelsen og den anden er en spørgeskemaundersøgelse. Kryds og tværsundersøgelsen er gennemført på baggrund af otte politiske dagsordener. Vi har udvalgt en tilfældig måned, november 2007, hentet et referat fra alle fagudvalg og sikret os, at den konkrete dagsorden fra det enkelte udvalg er sammenlignelig med tidligere dagsordener fra samme udvalg, både hvad angår form og indhold. Vi fandt, at alle dagsordenerne i november var repræsentative for en normal dagsorden. Vi har udeladt økonomiudvalgets dagsorden af denne undersøgelse, da en stor del af punkterne på økonomiudvalget er sager, som er videresendt fra andre udvalg. Undersøgelsen omfatter ikke tilknyttede bilag. De otte fagudvalgsdagsordener har vi analyseret enkeltvis ud fra følgende overordnede spørgsmål: 1 Kvantitative overvejelser som, hvor mange punkter i alt, hvor mange sider, hvor mange underpunkter anvendes osv. 2 Kvalitative overvejelser som, sprogbrug, relevant brug af underpunkter, sammenhæng mellem sagsfremstilling, indstilling osv. Til sidst har vi sammenholdt de enkelte udvalgsdagordener på tværs af udvalgene. Hvordan ser de kvantitative og kvalitative tendenser ud, når vi ser det helt overordnet? 1

2 De tendenser vi fandt i Kryds og tværsundersøgelsen dannede baggrund for anden del af undersøgelsen, nemlig en spørgeskemaundersøgelse. Formålet med denne var dels at måle på generel tilfredshed med de politiske dagsordener, og dels at teste vores viden fra den første analyse, hvorfor anvendes underpunktet social- og sundhedsmæssige konsekvenser fx så sjældent? Spørgeskemaundersøgelsen er sendt direkte til byrådet, direktionen og chefgruppen i kommunen. Samtidig er undersøgelsen lagt som en nyhed på vores hjemmeside for at inddrage de borgere, der jo er en vigtig og naturlig del af den demokratiske proces. Der har desuden været orienteret om undersøgelsen i de lokale medier. Endelig har der været orienteret internt til medarbejderne via en nyhed på forsiden af intranettet. Dels for at orientere medarbejderne generelt om undersøgelsen, men også for at opfordre de medarbejdere, der benytter de politiske dagsordener i deres arbejde, eller som er borgere i kommunen, til at deltage i undersøgelsen. Resultaterne af Kryds og tværsundersøgelsen er, i en forenklet skematisk form, vedlagt som bilag til denne rapport. Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen er, i rå dataform, også vedlagt som bilag. Sådan er rapporten bygget op I næste del af rapporten fremlægger vi analysens resultater. Hovedvægten er lagt på at præsentere de overordnede udfordringer, som er vigtige at arbejde med for at gøre Furesø Kommunes politiske dagsordener bedre. I rapportens sidste del fremlægger vi de anbefalinger som undersøgelsens resultater peger frem imod. Den videre proces Denne rapport fremlægges for direktionen i juni og Økonomiudvalget og byrådet til endelig godkendelse i august. Herefter implementeres de beslutninger der er truffet, fx tilretning af skabeloner, undervisning, effektmåling og evaluering. Der vil løbende blive kommunikeret internt og eksternt om dette arbejde. 3. Resultaterne Første skridt på vejen til bedre dagsordner er en klar definition på, hvad et beslutningsreferat er. Et politisk beslutningsreferat er et dokument der kort og præcist formidler komplicerede informationer i en fast skabelon, og i en accepteret retorik. Dette gør beslutningstagerne i stand til at træffe beslutninger, der kort formidles ved en accept eller afvisning af det indstillede, som igen kan efterfølges af konkret handling. Det gode beslutningsreferat kan illustreres som nedenstående figur, der viser sammenhængen mellem tid og informationer i en fremadskridende proces, hvor hver del er afhængig af den foregående. 2

3 Tid Sagsfremstilling Indstilling Beslutning Handling Informationer Hvad fortalte Kryds og tværsundersøgelsen Den første del af undersøgelsen skulle give os et indblik i nogle generelle, overordnede og tværgående tendenser. Hvor lange er de enkelte punkter, hvordan og hvornår anvendes de enkelte underpunkter, er der ligheder og forskelle indenfor det enkelte udvalg og på tværs af udvalg? Vi har analyseret otte fagudvalgs dagsordener i november Dette giver tilsammen 85 punkter, 209 sider, hvilket svarer til et gennemsnit på 2½ side pr. punkt. I det følgende vil vi give en kort redegørelse for brugen af de enkelte punkter. Brug af underpunktet sagsfremstilling Der er tre hovedtendenser, som leder frem til følgende spørgsmål: 1 Er den gode sagsfremstilling den som er skrevet ud fra devisen skriv det vigtigste først? 2 Er den gode sagsfremstilling den der starter med et beslutningstema? 3 Er den gode sagsfremstilling den der starter med et sagsresumé? Lidt forenklet kan man sige, at der i undersøgelsen umiddelbart tegner sig et billede af, at sagsfremstillinger der starter med et beslutningstema ikke anvendes særlig ofte, at sagsfremstillinger, der starter med et sagsresumé også er dem, hvor forvaltningssproget er mest fremherskende, og endelig er de sagsfremstillinger, der starter med det vigtigste først også de mest formidlingsvenlige. Der bør træffes beslutning om, hvordan vi i Furesø Kommune 3

4 anvender underpunktet sagsfremstilling. Brug af underpunktet lovgrundlag Underpunktet anvendes umiddelbart korrekt og logisk i de punkter, hvor det er relevant. Det har dog ikke været muligt for arbejdsgruppen at afgøre om punktet er anvendt i alle de tilfælde, hvor det burde. Dog kan det undre, at punktet konsekvent ikke anvendes i Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets dagsorden. Et område der umiddelbart er reguleret af megen lovgivning. Brug af underpunktet økonomiske konsekvenser Underpunktet anvendes meget uensartet både indenfor samme udvalg og på tværs af udvalgene. Anvendelsen spænder lige fra en umiddelbart korrekt og logisk brug, hvor en kort og klar opsummering af de økonomiske konsekvenser beskrives 1 til ingen anvendelse af underpunktet overhovedet selv i dagsordenspunkter, hvor en stor del af emnet er økonomi 2. Brug af underpunktet personalemæssige konsekvenser Underpunktet anvendes meget sjældent. Det benyttes i fem ud af de 85 punkter vi har undersøgt, altså i 6 % af punkterne. Så vidt arbejdsgruppen kan vurdere, ville det i flere tilfælde have været hensigtsmæssigt at skrive en tekst i underpunktet. I de tilfælde hvor underpunktet faktisk anvendes er det så mangelfuldt, at det ikke fremmer sagsfremstillingen og den beslutning, der skal træffes. Fx kan man ud fra en beskrivelse som denne : Sekretariatsbistand til arbejdsgruppe og styregruppe 3 ikke vurdere omfanget af belastningen. Hvor mange personaleressourcer er der fx tale om, hvor mange møder skal de deltage i osv. Uden ressourceestimater ved det politiske udvalg i princippet ikke hvilke konsekvenser deres beslutning vil få. Undersøgelsen af dette underpunkt munder ud i to spørgsmål: 1 Ønsker vi i fremtiden at anvende dette underpunkt, så det giver mening for den politiske beslutningsproces? 2 Ønsker vi i fremtiden ikke at anvende dette underpunkt, fordi det ikke er relevant/giver mening? Miljømæssige konsekvenser Underpunktet anvendes sjældent og i helt bestemte forbindelser. I syv ud af de 85 punkter vi undersøgt bliver underpunktet anvendt. Fem gange i Miljø-, Teknik og Flyvestationsudvalget og to gange i Planudvalget. I alle punkterne virker det relevant og logisk i forhold til sagsfremstillingen. Det har ikke været muligt for arbejdsgruppen at afgøre om punktet er anvendt i alle de tilfælde, hvor det burde, men der rejser sig umiddelbart et spørgsmål: 1 Giver det kun mening og er relevant for de to ovennævnte udvalg at forholde sig til miljømæssige konsekvenser? Sociale- og sundhedsmæssige konsekvenser Underpunktet anvendes meget sjældent. I seks ud af de 85 punkter vi har undersøgt, er det anvendt. Umiddelbart har arbejdsgruppen vurderet, at det med fordel kunne have været anvendt i min. seks andre dagsordenspunkter. Det er ikke helt klart for arbejdsgruppen, hvad man gerne vil have belyst med dette punkt, og denne uklarhed kan måske være en del af forklaringen på, hvorfor punktet anvendes så sjældent. I Miljø-, Teknik og Flyvestationsudvalget har man fx benyttet underpunktet to gange: Projektet har en positiv effekt på friluftslivet, bla. mulighederne for kanoroning 4 og et andet sted i samme dagsorden: Støjdæmpning vil kunne have en trivselsmæssig effekt for de berørte 5. I Idræts- og Fritidsudvalget benytter man underpunktet en enkelt gang: Bandeproblematikken (meget 1 PLU punkt PLU punkt IFU punkt MTF punkt MTF punkt

5 tunge bander, som skal sætte op og tages ned flere gange om ugen) i Solvangskolens hal bliver ikke løst, og alternativ løsning skal findes. 6 Det rejser umiddelbart et spørgsmål: 1. Giver det et bedre beslutningsgrundlag når de social- og sundhedsmæssige konsekvenser fremgå af dagsordenerne? Borgerinddragelse og høring Underpunktet anvendes i 18 ud af de 85 punkter vi har undersøgt, altså i cirka hvert fjerde dagordenspunkt. Det anvendes umiddelbart korrekt og logisk i de punkter, hvor det er relevant. Det har ikke været muligt for arbejdsgruppen at afgøre om punktet er anvendt i alle de tilfælde, hvor det burde. Dog kan det undre, at underpunktet ikke anvendes i fx Fritids- og Idrætsudvalgets punkt 64 og 65, da man kan læse i dagsordensteksten, at disse punkter faktisk er et resultat af eller proces med borgerinddragelse. Det samme gør sig gældende i Kulturudvalgets punkt 125. Kommunikation Underpunktet anvendes i 43 ud af de 85 punkter vi har undersøgt, altså i ca. halvdelen af alle dagordenspunkter. Det anvendes umiddelbart korrekt og logisk i de punkter, hvor det er relevant. Brugen af dette punkt kunne dog i flere tilfælde udvides, både i de punkter hvor underpunktet i dag anvendes, og i punkter hvor underpunktet i dag ikke anvendes. Fx i Kulturudvalgets dagsorden, hvor man i 9 punkter behandler ansøgninger til Kulturpulje Furesø 2008 og alene i underpunktet skriver Til ansøger. Her kunne man med fordel udvide målgruppeperspektivet, fx relevant for lokale medier, hjemmeside etc. Og i Skoleudvalgets dagsorden anvendes punktet i fire ud af 12 punkter, her kunne man også med fordel udvide målgruppeperspektivet og medievalget. Det videre forløb Underpunktet anvendes i 43 ud af de 85 punkter vi har undersøgt, altså i halvdelen af alle dagordenspunkter. Underpunktet anvendes meget uensartet både indenfor samme udvalg og på tværs af udvalgene. Dog med en enkelt undtagelse, som vi vender tilbage til. Men generelt spænder anvendelsen lige fra en umiddelbart korrekt og logisk brug; videresendes til Økonomiudvalget til ingen anvendelse af underpunktet overhovedet. I de fleste udvalg anvendes underpunktet konsekvent som om overskriften faktisk var: Det videre politiske forløb. I enkelte andre tilfælde anvender man underpunktet bredere, fx Der fremsendes ansøgning om EU-støtte til projektet 7. Og så er vi nået til undtagelsen. Netop MTF, som det foregående eksempel kommer fra, har en meget hyppig, varieret og reflekteret anvendelse af underpunktet. En formidlingsstil, der er meget informativ og bredt kommunikerende. Indstillinger Ud af de 85 punkter vi har undersøgt indstilles 55% til efterretning, 37% til beslutning og 8% til drøftelse. Umiddelbart er det overraskende, at over halvdelen af punkterne indstilles til efterretning. En gennemgang af alle punkterne viser, at der generelt er en fin sammenhæng mellem sagsfremstilling og indstilling. Den store andel af sager til efterretning skyldes altså ikke, at sagerne lægges forkert op. Årsagen skal sandsynligvis findes i det forhold, at Furesø Kommune har mange stående udvalg i forhold til kommunens størrelse. Der er stor forskel på hvordan indstillingerne er sammensat og formuleret. Både indenfor udvalgene og udvalgene imellem. Forskellene består eksempelvis i, at nogle indstillinger er nummereret andre opdelt ved bomber, nogle indstillinger/beslutninger anvender godkendt andre tiltrådt, og endelig er nogle indstillinger mangelfulde i forhold til sagsfremstillingen. 6 IFU punkt MTF punkt

6 Hver sagsfremstilling skal afsluttes med en indstilling en handlingsbeslutning hvor det klart skal fremgå hvad udvalget skal tage stilling til. Indstillingen er dermed en af de vigtigste dele af en politisk dagsorden. Anbefalingen er at der vedtages nogle generelle retningslinier for, hvordan indstillinger skal formuleres: skal de nummereres?, skal udvalgene tiltræde eller godkende. Desuden skal indstillinger opkvalificeres sådan, at beslutningstagere og læsere ikke kan blive i tvivl om, hvilken beslutning der skal træffes/ er truffet og på hvilket grundlag. Øvrige bemærkninger Dagsordnerne bærer alle præg af, at dagsordensamlerne 8 ikke har tid til at kvalitetssikre den samlede dagsorden inden den sendes ud. Det betyder konkret, at der er stavefejl, kommafejl og formuleringsfejl. Dagsordensamlerne har samlet givet udtryk for et ønske om, at den sidste del af arbejdsprocessen med samling og distribuering opprioriteres. Hvad fortalte spørgeskemaundersøgelsen? I juni 2008 gennemførte vi en elektronisk spørgeskemaundersøgelse, der primært skulle måle på tilfredshed blandt brugerne af de politiske dagsordner. Målgruppen for spørgeskemaundersøgelsen var borgere, politikere, chefer, direktører og medarbejdere i kommunen. Undersøgelsen blev præsenteret dels via nyheder på hjemmeside og intranet og dels via en direkte invitation sendt som mail til byrådet, direktører og chefer i kommunen. En undersøgelse med et lille datagrundlag Interessen for undersøgelsen har været begrænset. Det betyder en forholdsvis lav svarprocent på den inviterede undersøgelse blandt politikere, direktører og chefer. Kun 11 politikere og 10 direktører/chefer har ønsket at deltage i undersøgelsen. Samtidig har kun 19 personer valgt at deltage i den åbne undersøgelse via hjemmeside og intranet. Sammenlagt med gruppen andre, der blandt andet tæller ansatte i kommunen, har i alt 44 personer svaret på undersøgelsen, deraf kun 11 borgere. Derfor skal man læse resultatet af denne undersøgelse med det forbehold, at det bygger på et lille datagrundlag. Generel uenighed med tilfredsheden Undersøgelsen spurgte til den overordnede tilfredshed med dagsordnerne. Blandt den inviterede gruppe altså byråd og direktører/chefer, har 76 % svaret at de er tilfredse og kun 10 % er utilfredse. I den åbne undersøgelse er tilfredsheden lavere, kun 45 % er tilfredse og 20 % er utilfredse. På spørgsmålet om tilfredshed med den sproglige formidling har 62 % af inviterede gruppe svaret, at de er tilfredse og 10 % er utilfredse, mens kun 25 i den åben undersøgelse er tilfredse og 25 % er utilfredse eller meget utilfredse. Samlet må man sige, at der ikke umiddelbart kan drages nogle generelle betragtninger omkring tilfredshed med de politiske dagsordner, bortset fra at der er mange meninger om kvaliteten. Se også De åbne besvarelser. De konkrete spørgsmål om de forskellige underpunkter Et mål for dette projekt er at undersøge, hvorvidt de mange underpunkter giver mening for brugerne. Derfor indgik der en række spørgsmål i undersøgelsen om tilfredsheden med den nuværende brug af en række underpunkter fx sociale og sundhedsmæssige konsekvenser. Resultatet vidner om, at spørgsmålene er for komplekse, og derfor ikke egner sig til en kvantitativ undersøgelse. Til gengæld har mange af respondenterne benyttet sig at udbyde 8 Dagsordensamlerne er den gruppe af sekretariatsmedarbejdere, der har ansvaret for at koordinere arbejdet omkring de politiske dagsordener. Det er denne gruppe der samler den endelige dagsorden og distribuere den. De er dermed sidste led i fødekæden. 6

7 deres svar i de åbne spørgsmål. I de åben besvarelser ligger en lang række overvejelser og anbefalinger, der har tilført denne undersøgelse stor værdi. De åbne besvarelser Vi har modtaget i alt 109 besvarelser på de tre åbne spørgsmål, der lød således: Giv dit bud på hvorfor underpunktet Sociale- og sundhedsmæssige konsekvenser kun bliver anvendt i 5 % af dagsordnerne. Giv dit bud på hvorfor underpunktet Miljømæssige konsekvenser kun anvendes i 8 % af dagsordnerne. Hvis du skulle give et godt råd til, hvordan vi gør vores politiske dagsordner bedre, hvad skulle det så være? Sociale- og sundhedsmæssige konsekvenser De åbne besvarelser på spørgsmålet om hvorfor underpunktet kun anvendes i 5 % af vores dagsordner, kan kategoriseres i tre grupper. Den først lille gruppe tilhører den gruppe, der blot mener at underpunktet ikke er relevant, at der simpelthen ikke er behov for underpunktet, fx: Fordi det er et punkt, der er blevet sat på uden at man har undersøgt behovet for punktet. Der er i langt de fleste tilfælde ikke behov for punktet. Den anden og langt største gruppe mener, at begrundelsen for at punktet så sjældent anvendes, kan findes i at emnet er for bredt og ukonkret. Det er svært at overskue konsekvenser og beskrive dem enkelt specielt fordi det kræver, at man kan tænke på tværs af forvaltningsstrukturer og traditioner, og så måske fordi det rent faktisk ikke er relevant i flere end de 5 % af tilfældene, fx: Måske fordi man kun i netop så få af sagerne umiddelbart har belæg for at nævne/påstå sociale og sundhedsmæssige konsekvenser, der er afledt direkte af sagens indhold... En sidste gruppe den næststørste peger på, at den sjældne brug kan skyldes, at der ikke har været undervist i/formidlet om, hvordan man skal udfylde dette punkt, altså manglende viden, erfaring og dårlig disciplin og manglende fokus på betydningen af sundhedsfremmende og forebyggende indsatser. Miljømæssige konsekvenser Besvarelserne er stort set identiske med besvarelserne i det ovennævnte spørgsmål, mange henviser også til deres tidligere besvarelser. Gode råd til hvordan vi gør vores politiske dagsordner bedre Man kan opdele de gode råd i tre grupper. Den første og største gruppe peger på forenkling, præcision, mindre detaljeringsgrad, mere klart, skarpere, Ryd op, smid væk, skær ned og tænk nyt og modigt held og lykke. Flere peger på, at det ville skabe et bedre overblik, hvis der vær færre overskrifter. Desuden peger flere på, at det ville være en fordel, hvis sagsfremstillingerne startede med: Hvad sagen helt konkret handler om, og hvorfor den er på dagsordnen. Den anden gruppe af anbefalinger peger på, at dagsordnerne bør kunne læses og forstås uden at man behøver at læse alle bilag. Altså bør sagen kunne beskrives kort og klart i selve dagordenen, fx: detaljerne kan så fremgå af notater og andet bilagsmateriale, som uddyber en sag for den meget interesserede, men ikke er nødvendig for at træffe beslutning. Den sidste gruppe anbefalinger går på undervisning og formidling. Det er tydeligt, at der er stor usikkerhed om, hvad der bør stå i de forskellige afsnit, fx: Undervis i brugen af 7

8 underpunkter og Nærmere beskrivelse af, hvad vi skriver under de enkelte faste overskrifter, det kunne måske gavne en ensartethed. 4. Anbefalinger På baggrund af de to undersøgelser anbefaler arbejdsgruppen: 1. at dagsordenskabelonen ændres: Nuværende skabelon Sagsfremstilling Lovgrundlag Økonomiske konsekvenser Personalemæssige konsekvenser Miljømæssige konsekvenser Sociale- og sundhedsmæssige konsekvenser Borgerinddragelse og høring Kommunikation Det videre forløb Forslag til ny skabelon Sagsfremstilling Fremstillingen starter med det vigtigste først. Desuden integreres Personalemæssige konsekvenser, Miljømæssige konsekvenser og Sociale- og sundhedsmæssige konsekvenser i de fremstillinger, hvor det er relevant. Økonomiske konsekvenser Anvendes som hidtil Borgerinddragelse Anvendes som hidtil Lovgrundlag Anvendes som hidtil Det videre forløb Punktet anvendes i en bredere form. Punktet indeholder også informationer om kommunikation. 2. at der udarbejdes retningslinier for brug af dagsordenskabelonen 3. at de medarbejdere og chefer der udarbejder punkter til dagsordenerne undervises i generel sproglig formidling, og de udarbejdede retningslinier for brug af dagsordenskabelonen. Bilag til analysen: Bilag 1: Skemaer fra Kryds og tværsundersøgelsen Bilag 2: Resultat af de to spørgeskemaundersøgelser 8