AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Dagsorden

Transkript

1 ST FAMU møde den: kl AU Aarhus, Nordre Ringgade 1 Mødelokale og Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Niels Christian Nielsen (dekan), Jørgen B. Jespersen (daglig AM-leder for ST), Henrik Helligsø Jensen (Kemi), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab) Medarbejderrepræsentanter: Ulla Birk Henriksen (Molekylærbiologi), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Ove Edlefsen (Agroøkologi), Palle Jørgensen (Agroøkologi) Studenterrepræsentant: Jesper Simonsen (Kemi) Fraværende: Stefan Gerhard Jansen (Miljøvidenskab), Charlotte Rasmussen (Geoscience), Lene Bongaarts (Matematik), Mona Lillelund Hansen (Fødevarer) Referent: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR (Arbejdsmiljøenheden) Dekansekretariat: Maya Jepsen REFERAT Dato: Ref: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Side 1/8 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (mundtlig) (2 min.) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) (2 min.) 3. Økonomiproces orientering ved Niels Chr. Nielsen (mundtlig) (5 min.) 4. Orientering fra HAMU-HSU fællesmøde og HAMU møde den 6. marts. 5. Fysisk APV - Handlingsplaner (bilag) (10 min.) 6. Arbejdsskader (bilag) (10 min.) 7. AT tilsynsbesøg (bilag) (10 min.) 8. Kemikalieregistrering og APB (bilag) (5 min.) 9. Sygefravær på ST (bilag) (5 min.) 10. Psykologisk rådgivning - statistik for ST (bilag) (5 min.) 11. Bygningsansvar på ST og eventuel evakuering af bygninger (bilag) (10 min.) 12. Videndeling på arbejdsmiljøområdet (bilag) (5 min.) 13. To-do liste (bilag) (5 min.) 14. Meddelelser (bilag) (5 min.) 15. Eventuelt (5 min.) 15.1 Byggesager (Punkt ønsket af Dorete W. Jensen) Referat Dekanen gjorde opmærksom på at Ib Johannsen er udtrådt af FAMU og HA- MU i forbindelse med, at han er fratrådt som institutleder på Kemi. Dekanen bød velkommen til Henrik Helligsø Jensen, der indtræder som ledelsesrepræsentant i ST FAMU i stedet for Ib Johannsen. Aarhus Universitet Aarhus Universitet For Faculty of Science and Tlf.: Technology AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Frederiksborgvej Roskilde

2 Side 2 af 8 Med hensyn til hovedområdernes repræsentation i HAMU er det på de øvrige hovedområder formændene for FAMU der sidder i HAMU. På den baggrund er Dekan Niels Christian også trådt ind i HAMU, og Jørgen B. Jespersen er suppleant til denne post. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt, med tilføjelse af et punkt under eventuelt: 15.1 Byggesager (Punkt ønsket af Dorete W. Jensen) 2. Godkendelse af referat Referatet blev godkendt. 3. Økonomiproces orientering v. Niels Chr. Nielsen Dekanen fortalte at ST skal skære 43,7 millioner af budgettet i år og 65,5 millioner både i 2015 og Da en væsentlig del af omkostningerne på ST består i udgifter til lønninger, har det været nødvendigt at reducere lønudgifterne og dermed som bekendt nødvendigt at afskedige medarbejdere på ST. Nogle områder har igennem mange år haft pres på økonomien, og derfor er denne proces med yderligere besparelser ekstra hård. Besparelsesprocessen har været vigtig for at sikre at økonomien kan løbe rundt. ST siger farvel til 149 medarbejdere, hvoraf 63 er frivillige fratrædelser, 23 har valgt seniorordning og dermed er der 63 medarbejdere, som er varslet afskediget. Det er hårdt for alle. Det er et massivt indgreb, og det påvirker selvfølgelig arbejdsmiljøet på ST. Dekanen fremhævede, at det er vigtigt, at vi alle tager situationen alvorligt og støtter hinanden igennem denne tid. Ulla Birk Henriksen sagde, at de er meget kede af, at der er mennesker i Kiros-teamet, som forlader AU, og udtrykte bekymring for, om der bliver taget hånd om Kiros-funktionen fremadrettet. Dekanen svarede at Kiros vil fortsætte, og der vil blive taget hånd om funktionerne også fremadrettet. Det blev besluttet, at tage emnet op under punkt Orientering fra HAMU-HSU møde og HAMU møde d. 6. marts. Kemikalieregistrering og APB-er: Dekanen orienterede om at lederen af Kemibrug (på DTU) har skiftet job og at Kemibrug er inde i en udviklingsproces. AU har derfor valgt at udskyde overgang til det fælles universitære kemikaliesystem Kemibrug.

3 Side 3 af 8 Marlene Venø Skjærbæk nævnte, at årsagen er, at AU ikke vil være prøveklud for Kemibrug, nu da de skal lave nye systemer til APB og kemikaliestyring. AU vil vente til systemet er kommet over sine børnesygdomme. Dekanen orienterede yderligere om, at der blev bragt forslag frem i HAMU om en central kemikalieenhed. Det blev diskuteret og mødt positivt, men tages op igen på næste HAMU møde. Jørgen B. Jespersen er indtrådt i APB og kemikaliestyringsgruppen i stedet for Ib Johannsen. Gruppen kommer til at tage fat i kontrakten med Kemibrug. Hovedkontrakten er på plads, men alle delelementer, der blev forhandlet om, er ikke på plads, og de skal derfor genforhandles. HAMU besluttede, at alle i AU skal overgå til Kiros, hvilket medfører, at de enheder, der bruger Toxido i dag, skal overgå til Kiros. AU går over til Kemibrug allertidligst i foråret Toxido koster universitet en halv million i licens årligt og der er ingen support. Palle Jørgensen nævnte, at det ikke vil give mening at flytte alt fra Toxido til Kiros på én gang, da meget kan være gammelt og ikke brugbart, men det vil være bedre som en løbende proces, når nye APB er skal laves. Morten Dam Rasmussen foreslog at lade institutterne selv komme med forslag til, hvordan de kan overflytte fra Toxido til Kiros og hvor lang tid det vil tage. Der blev gjort opmærksom på, at Health er gået fra Toxido til Kiros og at man bør drage nytte af deres erfaringer i forbindelse med planlægning af overgangen. Jørgen B. Jespersen følger op med Marianne Hokland og foreslog, der blev etableret en arbejdsgruppe på tværs af ST. Ulla Birk Henriksen spurgte om ST kan forvente on-site-support til Kiros, som der hele tiden har været. Dekanen svarede, at der er en plan for Kiros og der vil blive tage hånd om opgaven. Dorete Weysmann Jensen opfordrede til at huske opkoblinger og vejledninger til Kiros for alle, som ikke har brugt det før. Jørgen B. Jespersen vil orientere formændene for ST s LAMU om overgang til Kiros. Fælles APV handleplan: Dekanen orienterede endvidere om, at den fælles AU psykisk APV handleplan blev drøftet og godkendt. Der har været nedsat en APV-følgegruppe, der har justeret og revideret oplægget fra HR. APV-evalueringen blev også drøftet og godkendt. Overordnet er processen omkring psykisk APV blevet bedømt positivt og det er besluttet på fællesmødet mellem HAMU og HSU, at der kan sættes gang i forberedelserne til APV Metoden og brug af in-house leverandør fastholdes.

4 Side 4 af 8 5. Fysisk APV - Handlingsplaner Få dage før mødet blev det konstateret, at det til mødet udsendte bilag 5, der viser en oversigt over fysiske handlingsplaner, var fejlbehæftet på grund af en fejl i Survey Xact. Fejlen bevirkede at slettede handlingsplaner kom til at figurere som nye problemer. Karin Rosengaard Pedersen uddelte på mødet et opdateret bilag der viste, at 90 % af handlingsplanerne i ST nu er afsluttet, og at der er 22 problemer, hvor der ikke er udarbejdet en handlingsplan Ud over dette kunne Karin informere om: At de 3 tekstfelter i Survey Xact nu er blevet lavet dobbelt så store. At man, ved at bruge Firefox eller Crome som browser, nu kan trække felterne større, og at disse 2 browsere også gør at programmet kører hurtigere. Til næste APV vil vi kunne få glæde af at Survey Xact har udviklet en ny version af programmet, som kan markere flere handleplaner og derefter løse dem i en fælles handleplan. Det blev besluttet at tilrette indstilling og bilag, herunder bl.a. at indføje de rigtige LAMU formænd. Endvidere, at der udsendes en reminder til formændene for LAMU med henblik på færdiggørelse af handlingsplanarbejdet. 6. Arbejdsskader Karin Rosengaard Pedersen gennemgik indstilling og bilag 6a og 6b over arbejdsskader. Indstillingen blev taget til efterretning, efter en enkelt mindre tekstændring. 7. AT tilsynsbesøg Jørgen B. Jespersen fortalte, at de af AT i november 2013 varslede tilsynsbesøg på 43 AU lokaliteter er planlagt til at slutte d. 18/3. Status er dog, at AT ikke har kunnet nå at besøge alle de varslede arbejdssteder, og den varslede tilsynsperiode vil derfor sikkert blive forlænget, eller vi vil modtage en ny varsling. Indtil videre har AT meldt tilbage på 13 besøgte arbejdssteder. AU har fået påbud på 11 arbejdssteder, og grønne smiley på 2. ST har haft besøg på 2 arbejdssteder, der begge har fået påbud. På ST har påbud f.eks. omfattet afskærmning af drejebænke og stensave, sikring af trykflasker og manglende værnemidler. På andre hovedområder har der været flere påbud hvor APVhandlingsplanerne ikke var tilgængelige for medarbejderne.

5 Side 5 af 8 Morten Dam Rasmussen kom med et forslag: Når AT har varslet besøg vil det være en god idé, om der sendes en besked til de pågældende steder, om at få lavet en sikkerhedsrundgang! Der var enighed om, at det er en god ide. Det næste varslede besøg på 12 AU lokaliteter er startet her d. 4/3 og løber til d. 4/6. Der er kun 1 varsling, som berører ST. Daglig arbejdsmiljøleder orienterer de berørte institutter. 8. Kemikalieregistrering og APB Punktet er drøftet under punkt 4 på dagsordenen. Indstillingen blev taget til efterretning. 9. Sygefravær på ST Dekanen nævnte, at der for ST kan konstateres et lille fald i sygefraværet i 2013 i forhold til 2012, og at ST - i forhold til de øvrige hovedområder og administration - generelt ligger pænt lavt i sygefravær. Karin Rosengaard Pedersen kunne oplyse, at opgørelsen for 2013 kun indeholdte 3 kvartaler, og at hun derfor havde udarbejdet et ekstra faneblad, hvor hun lagde sidste kvartal 2012 sammen med de 3 kvartaler for 2013, så der var mulighed for at sammenligne 2012 og Marlene Venø Skjærbæk sagde, at det på HAMU mødet var blevet foreslået, at tjekke, om der er mulighed for at få tallene opdelt i korttids- og langtidssygemeldinger. Anders Kragh Moestrup, AU HR, vil gå videre med det. I øvrigt blev indstillingen taget til efterretning. 10. Psykologisk rådgivning - statistik for ST Der er udarbejdet en statistik for brugen af psykologisk rådgivning på AU i Dekanen nævnte, at der har været 173 henvendelser for AU samlet set i Heraf var de 51 henvendelser fra ST svarende til 29,5 %. De fleste henvendelser fra ST er begrundet i stress/udbrændthed. Der er på ST flest henvendelser fra Husdyrvidenskab. Dekanen har talt med institutlederen der vil følge op. Man skal huske på at høje tal ikke nødvendigvis er udtryk for at der er noget ekstraordinært på et institut, men noget ledelsen bør følge op på. Opgørelsen over henvendelserne er i øvrigt en oversigt over antal sager og ikke antal personer. Det blev understreges, at AU s psykologordning kun gælder for arbejdsrelaterede henvendelser. Tidligere har det været muligt som privatperson at købe psykolog timer gennem AU s ordning. Den mulighed er nu lukket pga. problemer med at håndtere, hvad der er skattepligtigt og hvad der ikke er. En fejl i teksten i bilaget ud for Husdyrvidenskab rettes.

6 Side 6 af Bygningsansvar på ST og evt. evakuering af bygninger (bilag) Ulla Birk Henriksen havde fremsendt et oplæg til drøftelse af, hvem der har bygningsansvaret efter almindelig arbejdstid og i forlængelse heraf beredskabs- og evakueringsprocedurer på ST. Baggrunden er, at laboratoriepersonale og andre bliver ringet op i weekenderne af bl.a. studerende, hvis der er udløst alarmer, nedbrud af ventilation eller lignende hændelser. Jørgen B. Jespersen bemærkede, at der på AU er en døgnbetjent beredskabsordning til de store livstruende hændelser. Der er ligeledes retningsliner for evakuering. Indenfor normal arbejdstid henvender man sig til de lokale driftsinspektører, hvis der er driftsmæssige problemer. Uden for normal arbejdstid kan AU-ansatte bruge Sikkerhedspartner A/S, som kan yde autohjælp, skadeservice og lign. Se evt. følgende link: dskabogassistancer/skade/ Skadeservice kan afhjælpe med knust rude/ sprængt vandrør o lign. Ved driftsmæssige problemer, hvor der kræves lokalindsigt f.eks. problemer med ventilation, stinkskabe, alarmer, etc. er der ikke nogen central ordning. Efter en kort drøftelse blev det besluttet, at Niels Chr. Nielsen og Jørgen B. Jespersen tager en dialog med Bent Lorenzen om, hvordan udfordringerne kan løses. Studenterrepræsentant Jesper Simonsen fortalte, at de studerende ikke kun arbejder i laboratorierne i weekenden, men at de lige så ofte er der for at læse. Og han opfordrede til at huske at få meldt ud til de studerende, hvad der aftales. Ulla Birk Henriksen opfordrede i øvrigt til, at der ved alarmer og lignende tydeligt fremgår, hvad alarmen vedrører, samt retningsliner for hvad man gør. LAMU på Molekylærbiologi og Genetik har foreslået, at de gule blinkende alarmer med høj lyd også skal vise, hvad alarmen vedrører med billede eller tekst. 12. Videndeling på arbejdsmiljøområdet Jørgen B. Jespersen fortalte, at der er indkommet materiale fra stort set alle institutter. Der er således både nye og gamle vejledninger, politikker osv. Alle filer er samlet i dropbox og indekseret. Gruppen prøver at skrive et område igennem (kræftfremkaldende stoffer) hvorefter det kan drøftes i en bredere kreds om det kan bruges på AU-niveau.

7 Side 7 af 8 ST har - sammen med Health - meget større fokus på fysisk arbejdsmiljø end de andre hovedområder. Der er kemikalieområdet, men også meget andet. Der er behov for at få løftet hele det fysiske arbejdsmiljøområde. Det blev foreslået, at medarbejdersøgemaskinen bliver brugt til at søge på medarbejdersitet. Når vi får lagt mere ind, skal vi bare indmelde de ord, der bør ligge, så er det nemmere at finde. Jørgen B. Jespersen fik opbakning til at gå videre i samarbejdet med Health, herunder bl.a. at undersøge mulighederne for at etablere en Arbejdsmiljø- og sundhedsfremmepolitik for AU. 13. To-do liste (bilag) Ingen bemærkninger. Opdateret liste sendes ud med referatet. 14. Meddelelser (bilag) Dekanen henviste til de skriftelige meddelelser og bemærkede, at vi nu har fået en dyrevelfærdspolitik bl.a. pga. at det efterspørges af flere fonde. Politikken fik den bemærkning, at den var noget tynd. Karin Rosengaard Pedersen havde en meddelelse ud over de skriftlige meddelelser. Daglig arbejdsmiljøleder i Roskilde, Stephan Bernberg, havde gjort Karin opmærksom på problemer med plastikdunkes holdbarhed, når de indeholder salpetersyre. Miljøministeriet har forbudt de værste udformninger af leverandørdunke til salpetersyre, så tilbage er: Syren kan holde i 5 år, men det kan dunkene ikke, da salpetersyre nedbryder plastik. Karin anbefaler følgende: 1. Mærk emballagen på den købte originale salpetersyre med: Modtaget d. XX/XX 20XX - Indhold og emballage skal kasseres senest 2 år efter denne dato! 2. Brug kun UN-mærkede dunke af mærket X til salpetersyreaffald! 3. Mærk salpetersyreaffaldsdunke med: Taget i brug d. XX/XX 20XX - INDHOLD og DUNK skal bortskaffes senest 2 år efter denne dato! Efter denne meddelelse blev FAMU enige om, at man får implementeret disse procedurer, men at AU bør, via indkøbsafdelingen, forsøge at sikre sig, at leverandøren sørger for, at holdbarhedspåskriften følger dunkens holdbarhed. Jørgen B. Jespersen og Karin Rosengaard Pedersen sætter dette i værk. 15. Eventuelt 15.1 Byggesager

8 Side 8 af 8 I maj 2020 skal Roskilde flytte til Emdrup. Dorete W. Jensen gjorde opmærksom på, at der er en meget kort frist for medarbejdernes indmeldelse af ønsker til bygningerne. Fristen er kun på 14 dage og det kan falde sammen med ferieperioder og andet fravær. Det vanskeliggør processen med at få leveret et ordentlige og gennemarbejdede oplæg. Medarbejderne ønsker at lave den bedst mulige tilbagemelding, så det ikke efterfølgende viser sig, at der skal ændres for meget.. Dekanen sagde, at han er klar over, at der er et stort tidspres, men grundet rettidig anvendelse af Unilab-midlerne til bygningen er vi nødt til at følge tidsplanen. Unilab-midlerne er en forudsætning for at kunne realisere byggeriet. Byggeprojekter er komplekse og involverer mange interessenter, godkendelser mv. og det har på den baggrund beklageligvis ikke været muligt at komme videre i processen før nu. Dekanen ønsker naturligvis, at bygningerne bliver realiseret på en fornuftig måde, og der er opmærksomhed på, at der er tale om korte frister. Men vi har bl.a. først på nuværende tidspunkt fået lokalpolitisk godkendelse. Palle Jørgensen nævnte, at Universiteternes arbejdsmiljøkonference havde et indlæg fra KU vedrørende byggesager og han mener på den baggrund, at AU eventuelt kunne overveje at tage KU s erfaringer med i overvejelser omkring tilrettelæggelse af byggeprojekter. Ulla Birk Henriksen tilføjede, at hun mener man skal være opmærksom på at videndeling mellem universiteter på byggeområdet er vigtigt. Dekanen sluttede af med at sige, at der skal sikres god kommunikation og synlige rammer med alle de parter, der er involveret i processen - både interne og eksterne. Hver byggesag er individuel og kompleks. Der var et ønske om, at byggesager optræder som et fast punkt på dagsordenen. Efter en drøftelse blev det besluttet, at alle er velkomne til at melde punkter ind med indstillinger og evt. bilag senest 2 uger inden FAMUmøderne på samme måde som for alle andre punkter. Dermed sikres det, at der er noget relevant nyt i forbindelse med, at man tager f.eks. byggesager op.