Analyse af de administrative omkostninger til generel ledelse og administration i 2008 og 2009 på de danske universiteter

Transkript

1 Analyse af de administrative omkostninger til generel ledelse og administration i 2008 og 2009 på de danske universiteter Maj 2011

2 Indholdsfortegnelse 1. Hoveddokument 2. Interviewguide til besøg på universiteterne 3. Bilag 1-8 omhandlende besøgene på de 8 universiteter 4. Definition af de 6 hovedområder udarbejdet af UBST 5. Uddybning af instruksen udarbejdet af UBST 6. Opgavebeskrivelse udarbejdet af MVTU 7. PwC s tilbud og forslag til opgaveløsning

3 Analyse af omkostninger til generel ledelse og administration i 2008 og 2009 på de danske universiteter PwC har efter aftale med Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling (MVTU) foretaget en analyse af universiteternes omkostninger til generel ledelse og administration i 2008 og 2009, jf. vedlagte opgavebeskrivelse udarbejdet af MVTU. Proces og analysens grundlag Grundlaget for analysen er de af universiteterne i maj 2010 rapporterede tal til MVTU med tilhørende forklaringer og underspecifikationer og efterfølgende korrektioner og uddybende forklaringer. PwC har besøgt de otte universiteter. Under besøgene har PwC i detaljer fået præsenteret det datagrundlag, som danner grundlag for de rapporterede tal. PwC har efter besøgene indhentet yderligere materiale fra universiteterne med henblik på at kontrollere formler og indre sammenhæng. PwC har udarbejdet korte referater af disse møder med universiteter, der er vedlagt. Metode I forhold til opgørelsen af universiteternes omkostninger til generel ledelse og administration, som opgøres årligt i Danske Universiteters (DU) statistiske beredskab, omfatter denne analyse også omkostninger til administration i tilknytning til bygningsforvaltning og administration på decentralt niveau. Afgrænsningen af administrationsomkostninger er derfor bredere end den, der hidtil er blevet anvendt i DU s statistiske beredskab. Der findes ikke regnskabsoplysninger for universiteternes omkostninger til disse to sidstnævnte kategorier, og MVTU har derfor i samarbejde med universiteterne og med inddragelse af PwC opstillet retningslinjer for de pågældende opgørelser. Opgørelsen i DU s statistiske beredskab er således blevet suppleret med administrationsomkostninger af et omfang på knap 700 mio. kr. i 2009, jf. tabel 1 nedenfor. Endvidere er universiteterne blevet bedt om at opdele de samlede administrationsomkostninger på seks hovedopgaver: - Generel ledelse - Økonomiforvaltning - Personaleforvaltning - Bygningsforvaltning - Administrativ IT - Øvrige administrative opgaver PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, CVR-nr , Gentofte

4 Opgørelse af universiteternes administrative omkostninger Tabel 1 og tabel 2 nedenfor viser universiteternes administrative omkostninger i 2009 opdelt på henholdsvis hovedopgaver og universiteter. Tabel 1: Universiteternes udgifter til administration i 2009 opgjort på kilder og hovedopgaver, mio. kr. (2009-priser) Generel ledelse og administration Generel ledelse og i alt Generel ledelse administration Økonomiforvaltning Personaleforvaltning Bygnings- it Øvrige opgaver (DU, pkt. 5) forvalt- ning Administrativ administrative Bygningsomkostninger Institutniveau, centre mv I alt Tabel 2: Universiteternes udgifter til administration i 2009, tusind hhv. mio. kr. og procent. Københavns Generel ledelse, t. DKK Økonomiforvaltning, t. DKK Personaleforvaltning, t. DKK Bygnings- forvalt- ning, t. DKK it, t. DKK Øvrige opgaver, t. DKK Udgifter til Administrativ administrative administration, mio. kr. Udgifter til administration, procent af omsætningen Universitet ,2 Aarhus Universitet ,0 Syddansk Universitet ,1 Roskilde Universitet ,3 Aalborg Universitet ,0 Handelshøjskolen i København ,5 Danmarks Tekniske Universitet ,4 IT-Universitetet i København ,3 I alt ,2 2

5 Det fremgår af tabel 1, at - Universiteternes samlede administrative omkostninger i 2009 udgjorde mio. kr. - Det decentrale niveau (institutter, centre mv.) tegner sig i 2009 for ca. 20 procent af de samlede administrative omkostninger, mens administrationsomkostninger i relation til bygninger udgjorde lidt over 10 procent. I alt er der således tale om en forskel til DU s opgørelse af universiteternes administrationsomkostninger på knap 700 mio. kr. i 2009, jf. ovenfor. - Kategorien generel ledelse tegnede sig for den største andel af de administrative omkostninger, mens kategorien bygningsforvaltning udgør den mindste andel. Det fremgår endvidere af tabel 2, at: - Den gennemsnitlige administrationsprocent for universiteterne var 10,2 procent i Handelshøjskolen i København, IT-Universitetet, Roskilde Universitet og Syddansk Universitet havde administrationsprocenter over gennemsnittet. - Aalborg Universitet, Aarhus Universitet og Danmarks Tekniske Universitet havde administrationsprocenter under gennemsnittet, mens Københavns Universitets administrationsprocent svarer til gennemsnittet for alle universiteterne. Det er PwC s vurdering, at den foretagne analyse er opgjort så korrekt, som det har været muligt under de givne vilkår, og at tallene i rapporten afspejler de faktiske forhold. Det ligger uden for kommissoriet for denne analyse at vurdere, hvilken betydning universiteternes forskellige størrelse og varierende sammensætning af aktiviteter har for størrelsen af de administrative omkostninger på de enkelte universiteter. Ved sammenligning af omkostningerne i de seks underkategorier på tværs på universiteter, bør man dog være opmærksom på, at universiteterne er forskelligt organiseret, herunder på det administrative område. PwC s bemærkninger til universiteternes opgørelse De tal for 2008 og 2009, som universiteterne oprindeligt rapporterede til MVTU i maj 2010, fremgår af tabellerne på s. 5 nedenfor, mens de af PwC korrigerede tal fremgår af tabellerne ovenfor samt på s. 6 nedenfor. Generelt har gennemgangen af de af universiteterne i maj 2010 rapporterede tal til generel ledelse og administration givet anledning til følgende væsentlige bemærkninger: - DTU ejer de anvendte ejendomme, mens de øvrige universiteter med undtagelse af HHK lejer hovedparten af den anvendte bygningsmasse. DTU medtager korrekt de driftsøkonomiske afskrivninger og vedligehold i universitetets allokeringsmodel, men det medtagne beløb er væsentligt lavere, end det ville være, hvis DTU boede til leje. DTU og PwC vurderer i fællesskab, at det ikke umiddelbart er muligt at beregne, hvordan tallene ville se ud, hvis DTU i stedet lejede den anvendte bygningsmasse. - KU har foretaget visse korrektioner af de bogførte tal. PwC har gennemgået korrektionerne og finder, at udgifterne i 2009 til Klimasekretariatet på tdkk skal medtages 3

6 under generel ledelse og administration. Det er endvidere PwC s vurdering, at det er korrekt at regulere for IT-investeringer, som ikke vedrører generel ledelse og administration. - ITU har den 29. september 2010 indsendt væsentlige korrektioner til de tidligere rapporterede tal. Korrektionerne medfører, at tallene for ITU ikke længere afviger markant fra de øvrige universiteters tal. PwC har afholdt møde med ITU om dette, og det er PwC s opfattelse, at ITU s korrektioner er velbegrundede. Korrektionerne udgør i alt tdkk , og de fremgår af tabellerne med de korrigerede tal på s. 6 nedenfor. - SDU varetager sekretariatsfunktionen for Danske Universiteter, og disse omkostninger er med i SDU s regnskab og derfor med i det formålsfordelte regnskab. Omkostninger på generel ledelse og administration for Danske Universiteter taget ud af opgørelsen af generel ledelse og administration. Endvidere indgår omkostninger til egen drevne kantiner i SDU s formålsregnskab. Der er foretaget korrektion for visse af disse omkostninger, således at kun omkostninger som overstiger indtægterne er medtaget, hvilket indebærer, at kun kantinetilskuddet medtages. Det er, jf. ovenfor, PwC s vurdering, at den foretagne analyse er opgjort så korrekt, som det har været muligt under de givne vilkår, og at tallene i rapporten afspejler de faktiske forhold, men på baggrund af følgende forhold er der alligevel en vis usikkerhed knyttet til tallene: - Universiteternes kontoplaner er ikke i dag opbygget til at kunne generere et formålsopdelt regnskab, og universiteterne anvender forskellige kontoplaner. - Der foretages kun registrering af anvendt tid i meget begrænset omfang. - Det er nyt for universiteterne at skulle opgøre en andel af bygningsomkostninger og administration på institut-niveau. - Omkostninger til generel ledelse og administration opgøres hvert år i forbindelse med regnskabsafslutningen. Universiteterne anvender i et vist omfang forskellig praksis og skøn i opgørelsen af omkostninger på formål. Det er dog PwC s erfaring fra revisionsarbejdet for flere af universiteterne, at der er konsistens i opgørelsesmetoderne fra det ene år til det næste, samt at arbejdet udføres med omtanke. Jf. tabel 2 ovenfor samt tabellerne på s. 6 nedenfor, blev der anvendt henholdsvis 10,1 og 10,2 procent af universiteternes omkostninger i 2008 og Med den ovenfor beskrevne iboende usikkerhed er det PwC s vurdering, at de gennemsnitlige administrative omkostninger på universiteterne maksimalt udgør 12 procent af de samlede omkostninger. I det omfang MVTU påtænker, at universiteterne på lignende måde som for 2008 og 2009 fremover skal opgøre de årlige omkostninger til generel ledelse og administration, er det PwC s vurdering, at MVTU med fordel i samarbejde med universiteterne kan udarbejde en mere fyldestgørende instruks for, hvordan omkostningerne kan og skal beregnes. 4

7 Oprindelig indrapporterede udgifter til generel ledelse og administration: Tal i t. DKK Generel ledelse og administration Øvrige administrative i alt Generel ledelse Økonomiforvaltning Personaleforvaltning Bygningsforvaltning Administrativ it opgaver KU AU SDU RUC AAU CBS DTU ITU Total Total i % af ord. omk. 10,2% 10,2% 3,0% 2,9% 2,2% 2,1% 1,4% 1,4% 0,5% 0,4% 1,5% 1,5% 1,6% 1,9% Oprindelig indrapportering - relativ fordeling på de 6 hovedområder: Generel ledelse og administration i alt Generel ledelse Økonomiforvaltning Personaleforvaltning Bygningsforvaltning Administrativ it Øvrige administrative opgaver KU 10,3% 9,9% 2,4% 2,3% 3,1% 2,9% 1,4% 1,4% 0,2% 0,3% 1,7% 1,6% 1,6% 1,5% AU 10,0% 10,0% 4,2% 3,9% 1,8% 1,8% 1,4% 1,4% 0,2% 0,2% 1,6% 1,7% 0,8% 1,1% SDU 11,8% 11,8% 2,9% 3,1% 2,1% 2,0% 2,1% 2,2% 1,4% 0,8% 1,8% 1,7% 1,6% 2,1% RUC 13,1% 12,3% 1,6% 1,6% 3,0% 2,8% 2,2% 2,1% 1,5% 1,5% 2,7% 2,6% 2,0% 1,7% AAU 9,8% 10,0% 3,9% 3,6% 1,9% 2,1% 0,7% 0,7% 1,1% 0,8% 1,1% 1,1% 1,1% 1,7% CBS 12,8% 13,5% 3,6% 3,5% 2,9% 3,0% 2,0% 2,3% 0,6% 1,0% 0,9% 0,7% 2,8% 3,0% DTU 7,7% 8,4% 2,1% 2,0% 0,9% 0,8% 0,9% 1,1% 0,2% 0,2% 0,9% 0,9% 2,8% 3,3% ITU 16,4% 19,5% 2,6% 3,3% 2,0% 2,3% 3,6% 4,1% 2,5% 1,8% 2,6% 2,8% 3,1% 5,2% Total 10,2% 10,2% 3,0% 2,9% 2,2% 2,1% 1,4% 1,4% 0,5% 0,4% 1,5% 1,5% 1,6% 1,9%

8 Korrigerede udgifter til generel ledelse og administration: Tal i t. DKK Generel ledelse og administration Øvrige administrative i alt Generel ledelse Økonomiforvaltning Personaleforvaltning Bygningsforvaltning Administrativ it opgaver KU AU SDU RUC AAU CBS DTU ITU Total Total i % af ord. omk. 10,1% 10,2% 3,0% 2,9% 2,2% 2,1% 1,4% 1,4% 0,5% 0,4% 1,5% 1,5% 1,6% 1,8% Korrigeret indrapportering - relativ fordeling på de 6 hovedområder: Generel ledelse og administration i alt Generel ledelse Økonomiforvaltning Personaleforvaltning Bygningsforvaltning Administrativ it Øvrige administrative opgaver KU 10,3% 10,2% 2,4% 2,5% 3,1% 2,9% 1,4% 1,4% 0,2% 0,3% 1,7% 1,6% 1,6% 1,5% AU 10,0% 10,0% 4,2% 3,9% 1,8% 1,8% 1,4% 1,4% 0,2% 0,2% 1,6% 1,7% 0,8% 1,1% SDU 11,5% 11,1% 2,9% 3,1% 2,1% 2,0% 2,1% 2,2% 1,4% 0,8% 1,8% 1,7% 1,3% 1,4% RUC 13,1% 12,3% 1,6% 1,6% 3,0% 2,8% 2,2% 2,1% 1,5% 1,5% 2,7% 2,6% 2,0% 1,7% AAU 9,8% 10,0% 3,9% 3,6% 1,9% 2,1% 0,7% 0,7% 1,1% 0,8% 1,1% 1,1% 1,1% 1,7% CBS 12,8% 13,5% 3,6% 3,5% 2,9% 3,0% 2,0% 2,3% 0,6% 1,0% 0,9% 0,7% 2,8% 3,0% DTU 7,7% 8,4% 2,1% 2,0% 0,9% 0,8% 0,9% 1,1% 0,2% 0,2% 0,9% 0,9% 2,8% 3,3% ITU 16,4% 13,3% 2,6% 3,3% 2,0% 1,9% 3,6% 3,1% 2,5% 0,7% 2,6% 2,8% 3,1% 1,6% Total 10,1% 10,2% 3,0% 2,9% 2,2% 2,1% 1,4% 1,4% 0,5% 0,4% 1,5% 1,5% 1,6% 1,8%

9 Interviewguide til besøg på universiteterne Formål og baggrund (uddrag af kommissorium) Videnskabsministeriet gennemførte i foråret 2010 en indledende analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Udgangspunktet for iværksættelsen af den indledende analyse var, at regeringen i sit arbejdsprogram Danmark 2020 satte fokus på universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. I forbindelse med indrapporteringen blev universiteterne ligeledes bedt om at fordele de samlede udgifter til generel ledelse og administration på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. De fremsendte opgørelser tyder på, at der tilsyneladende er meget store forskelle mellem institutionerne i forhold til, hvilke områder der især bidrager til det enkelte universitets udgifter til generel ledelse og administration. På den baggrund ønsker Videnskabsministeriet, at der etableres et velkonsolideret datagrundlag, som viser universiteternes udgifter til generel ledelse og administration opgjort på de 6 områder nævnt tidligere. Opdragsgiver: Pernille Ulrich, Universitets- og Bygningsstyrelsen. Interviewguide Nedenstående interviewguide fungerer som checkliste for de områder, som skal afklares og dokumenteres ved besøgene på universiteterne. Interviewguide anvendes parallelt med Excel ark, hvor universiteternes svar struktureres. Interviews skal i hovedtræk kortlægge: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). Der skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern, Fakultet og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Husk: Beregninger (Excel ark) skal så vidt muligt indsamles. Omkostninger På omkostningssiden er fokus, at forstå hvilke omkostninger der medgår til opgørelsen af administration - på hver af niveauerne Koncern, Fakultet og Institut. Det er afgørende, at vi forstår hvilke opgørelsesmetoder, fordelingsnøgler og bagvedliggende antagelser, der er lagt til grund for universitetets indsendte resultater. Omkostningssiden - løn og drift 1. Opgørelsesmetode: Hvordan er omkostninger til løn og drift til administration opgjort (fx formålsregnskab, manuel opgørelse, fordelingsnøgler, spørgeskema m.v.) på: a. Koncernniveau? b. Fakultetsniveau? c. Institutniveau?

10 Husk: Indsamle McKinseys fordelingsnøgler, hvis de er anvendt til fordeling 2. Fordelingsnøgler: Er der anvendt generelle fordelingsnøgler eller antagelser til fordeling af omkostninger til administration og ikke-administration særligt på fakultets- og institutniveau (vi skal forstå detaljeringsniveauet)? 3. Korrektioner: Er der foretaget særlige korrektioner til poster som fx a. Engangsudgifter, engangsopgaver eller lign. der indgår i universiteternes regnskaber (fx udgifter til Danske Universiteter, Klimasekretariat m.v.)? b. Biblioteker betalt af Kulturministeriet? c. Indtægtsdækket virksomhed? d. Regulering af feriepengeforpligtelse fordelt på formål? e. Driftsomkostninger (SDU: Tillagt 25k til driftsomkostninger pr. TAP årsværk)? f. Andet? 4. Korrektioner: Hvis der er foretaget korrektioner for omkostninger til fx Danske Universiteter eller lign., er der på samme vis foretaget tilsvarende korrektioner til indtægter (således at administrationsbrøken ikke påvirkes skævt!)? 5. Kvalitetscheck: Er der foretaget kvalitetscheck af beregninger (og i så fald hvordan) - fx afstemt til formålsregnskab? Omkostningssiden - bygningsdrift 1. Opgørelsesmetode: Hvordan er omkostninger til bygningsdrift til administration opgjort (fx standardsats pr. m2 pr. administrativt årsværk) på: Husk: a. Koncernniveau? b. Fakultetsniveau? c. Institutniveau? Anvendes det formålsopgjorte regnskab pkt. 6.1 til 6.4 til opgørelse af bygningsdrift? Er de opgjorte omkostninger både husleje og bygningsdrift? Er bygningerne ejet eller lejet? Skelnes mellem driftsomkostninger til våde og tørre områder eller der blot anvendes gennemsnitssatser?

11 2. Refusioner: Er refusioner af vedligeholdsomkostninger medtaget (brutto/netto)? a. Er omkostninger medtaget, som efterfølgende refunderes af SFoU? b. Er der forskel på, hvordan omkostninger til indvendig og udvendig vedligehold er medtaget? 3. Korrektioner: Er der foretaget særlige korrektioner for bygningsdriften til poster som fx a. Engangsinvesteringer? b. Andet? 4. Kvalitetscheck: Er der foretaget kvalitetscheck af beregninger (og i så fald hvordan) - fx afstemt til formålsregnskab? Fordelingsnøgler For fordelingsnøgler er fokus, at forstå hvilke nøgler og antagelser der er lagt til grund for delingen af administrative omkostninger til de 6 hovedområder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativt IT og Øvrige administrative opgaver. Fordelingsnøgler - løn og drift 1. Fordelingsnøgler: Hvilke fordelingsnøgler er lagt til grund for fordeling af administrative omkostninger til løn og drift til de 6 hovedområder? a. Er fordelingen anvendt konsekvent på tværs af Koncern-, Fakultets- og Institutniveau? b. Andet? Fordelingsnøgler - bygningsdrift 1. Fordelingsnøgler: Hvilke fordelingsnøgler er lagt til grund for fordeling af administrative omkostninger til bygningsdrift til de 6 hovedområder? 2. Andet? Andet Er der andre ting deltagerne brænder inde med - områder vi ikke har berørt. Vi skal være åbne for alle vinkler, vi ikke har afdækket ved første møde på SDU. 1. Hvor oplever I, at der er størst usikkerhed i jeres opgørelsesmetoder? 2. Hvad ville I gøre anderledes i dag ved en lignende opgørelse? 3. Evt.

12 Bilag 1: Københavns Universitet (KU) Interview med repræsentanter fra KU Der er gennemført interview med nøglemedarbejdere fra KU d. 2. september 2010 vedr. analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Det primære fokus har været forståelse af metode og fremgangsmåde bag fordeling af de samlede udgifter til generel ledelse og administration, herunder fordeling på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. Det gennemførte Interview har i hovedtræk kortlagt: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). På KU skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern, Fakultet og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Omkostninger Opgørelsesmetode løn og drift Opgørelsesmetoden i forbindelse med løn og drift til generel ledelse og administration tager på KU udgangspunkt i årsrapporten og formålsregnskabet. KU vedligeholder en formålsmatrix på koncern- og fakultetsniveau. Matrixen indeholder en sted- og ansvarskontering, der anvendes til fordeling af omkostninger til formål, herunder fordeling mellem administrative og ikke-administrative formål. KU anvender desuden en detaljeret stedkontering (formål 5), hvorfor mange omkostninger konteres direkte på de pågældende hovedområder (universitetets størrelse gør endvidere, at flere hovedområder har deres egen stedkontering fx HR og Organisation, Direktørsekretariat m.v. der således kan henføres direkte). Matrixen er blevet vedligeholdt i en årrække og der er således stor erfaring og kontinuitet i opgørelsen af administrative omkostninger på koncern- og fakultetsniveau. Der gennemføres årligt validering og konsekvensberegninger på baggrund af matrixen, der efterfølgende afstemmes med årsrapporten og indgår i den årlige revision. På institutniveau er omkostningerne til generel ledelse og administration opgjort på baggrund af en administrationsanalyse fra Der er således anvendt fordelingsnøgler fra den pågældende analyse til fordeling af omkostninger til de 6 hovedområder. Det vurderes af KU, at analysens resultater og fordelingsnøgler er repræsentative for 2009, da data er født lokalt og efterfølgende valideret centralt. Omkostningerne opgøres på baggrund af antallet af årsværk inden for de respektive hovedområder, der efterfølgende omregnes til omkostninger via en gennemsnitlig årsløn til administrativt personale. Den gennemsnitlige sats er beregnet på baggrund af administrativt personale på fakulteter. KU vurderer, at der ikke er forskel mellem fakultet og institutniveau. Der er i forbindelse med opgørelsen af omkostninger til generel ledelse og administration foretaget korrektioner i forbindelse med Klimasekretariatet (16 mio. kr.) og i forbindelse med it-investeringer (75,6 mio. kr.) som led i en større centralisering af it-driften. Omkostninger bygninger Opgørelsesmetoden i forbindelse med bygningsomkostninger til generel ledelse og administration tager på KU udgangspunkt i bygningsregisteret. Registeret anvendes til at opgøre antallet af kvadratmeter pr.

13 administrativt årsværk på koncern- og fakultetsniveau. På institutniveau anvendes en standardsats (standardsatsen er 33 kvadratmeter pr. administrativt årsværk og baseres på fakultetsniveau) for antal kvadratmeter pr. administrativt årsværk multipliceret med antallet af administrative årsværk. Omkostningerne indeholder faktisk husleje, men der adskilles ikke mellem ejede og lejede bygninger og afskrivninger i SEA indgår ikke (beløbet mio. kr.). Desuden er der ikke tillagt driftsomkostninger til generel drift pr. administrativt årsværk (fx omkostninger til skrivebord, pc, artikler m.v.). Der er i opgørelsen af bygningsomkostninger til generel ledelse og administration foretaget korrektioner i forbindelse med vedligeholdelse, der er trukket ud af opgørelsen. Vedligeholdelsen udgjorde i mio. kr., mens det tilsvarende tal i 2009 udgjorde 85 mio. kr. Omkostninger til vedligeholdelse refunderes, men der er ikke foretaget korrektion i forhold til selve refusionen (indtægten). KU vurderer, at opgørelsen er præcis og omkostningerne er afstemt med årsrapport og formålsregnskab. Det kan overordnet konkluderes, at de bagvedliggende metoder til opgørelse af omkostninger til generel ledelse og administration tager sit udgangspunkt i allerede eksisterende opgørelser, der anvendes i universitetets løbende opfølgning. Vores korrektioner til de oprindelig rapporterede udgifter. Vi har tillagt t. DKK , som vedrører udgiften til et klimasekretariat, da vi er af den opfattelse, at udgiften rettelig hører hjemme under generel ledelse og administration.

14 Bilag 2: Århus Universitet (AU) Interview med repræsentanter fra AU Der er gennemført interview med nøglemedarbejdere fra AU d. 27. august 2010 vedr. analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Det primære fokus har været forståelse af metode og fremgangsmåde bag fordeling af de samlede udgifter til generel ledelse og administration, herunder fordeling på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. Det gennemførte Interview har i hovedtræk kortlagt: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). På AU skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern, Fakultet og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Omkostninger Opgørelsesmetode løn og drift Opgørelsesmetoden i forbindelse med løn og drift til generel ledelse og administration tager på AU udgangspunkt i årsrapporten og formålsregnskabet. AU s nylige fusion med både universiteter og sektorforskningsinstitutioner har medført, at de formålsfordelte omkostninger indhentes fra de tidligere selvstændige enheder. De tidligere selvstændige universiteter har erfaringer med udarbejdelse af formålsfordelte regnskaber, hvorimod de tidligere sektorforskningsinstitutioner ikke har samme erfaring med opgørelse af omkostninger efter universitetssektorens formålsfordeling. AU er i gang med en omfattende administrativ forandringsproces, hvor visse administrative funktioner placeres i administrative centre. Dette muliggør en mere præcis opgørelse af omkostninger til generel ledelse og administration. Processen er dog ikke tilendebragt, og AU har samtidig anført at der er afholdt væsentlige engangsomkostninger i denne proces, ligesom det fulde potentiale af forandringsprocessen endnu ikke er realiseret. Omkostninger på koncernniveau er opgjort på baggrund af konteringer på administrative stednumre (HR, IT, Ledelsessekretariat, Økonomi mv.). Omkostninger er efterfølgende fordelt på de 6 hovedområder ud fra en vurdering ud fra stednummerkonteringen. På fakultetsniveau er de formålsfordelte omkostninger til dels baseret på formålskonterede omkostninger i Navision, men primært på baggrund af omkostningssted. Tidligere sektorforskningsinstitutioner og ASB har indrapporteret selvstændig. På institutniveau er opgørelsen af omkostninger til general administration og ledelse opgjort på baggrund af indrapporteringer fra universitetets fakulteter. Fakulteterne har indhentet opgørelse fra de enkelte institutter, hvor institutterne har opgjort de formålsfordelte omkostninger. Universitetet har kontrolleret, at alle institutter indgår i opgørelsen. De enkelte institutter kan have varierende omkostningsstruktur afhængig af, hvordan fakulteterne er organiseret. Det betyder, at visse institutter viser, at der ikke udføres administrativt arbejde inden for hovedområderne økonomiforvaltning, personaleforvaltning, bygningsforvaltning og administrativt it på det decentrale niveau, da disse opgaver udføres på fakultets-/centerniveau. Der er ikke foretaget korrektioner for ekstraordinære omkostninger på universitetsniveau til fx administrativt forandringsprojekt, klimasekretariatet mv. Fakulteterne ASB, DMU og DPU har dog foretaget visse korrektioner for bl.a. udførelse af visse sekretariatsomkostninger, dimmitendfest mv. Disse fakulteter har foretaget korrektioner på i alt MDKK 20.

15 Omkostninger bygninger Opgørelsesmetoden i forbindelse med bygningsomkostninger til generel ledelse og administration tager på AU udgangspunkt i en fordeling baseret på årsværk. Udtræk stammer fra Navision, hvori der er indlagt fordelingsnøgler for alle bygninger. Fordelingsnøglerne fordeler bygningsomkostningen til de enheder/steder, der sidder i en given bygning. Beregningsgrundlaget for fordelingsnøglerne baserer sig på et udtræk fra AU's bygningsregister, hvor hver enkelt rum er tildelt et tilhørssted. På baggrund heraf er der foretaget en opgørelse af husleje og driftsomkostninger på de administrative enheder. Dette har muliggjort en beregning af gennemsnitlig bygningsomkostning pr. adm. medarbejder. Bygningsomkostninger til tomgangslokaler, fællesarealer, auditorier, museer, lokaler der benyttes af gartnere, rengøringspersonale mv. er trukket ud af beregningen af administrative bygningsomkostninger. Indtægter og omkostninger vedrørende bygninger er opgjort brutto. AU har oplyst at de modtager ca. MDKK 15 i bygningsvedligehold om året. Der er ikke taget fradrag for refusion af bygningsvedligehold i opgørelsen. Bygningsomkostningerne er opgjort som bygningsomkostninger i administrationsbygning fordelt på administrative årsværk, svarende til en omkostning på TDKK 43 pr. administrativ medarbejder Vores korrektioner til de oprindelig rapporterede udgifter. Ingen.

16 Bilag 3: Syddansk Universitet (SDU) Interview med repræsentanter fra SDU Der er gennemført interview med nøglemedarbejdere fra SDU d. 19. og 20. august 2010 vedr. analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Det primære fokus har været forståelse af metode og fremgangsmåde bag fordeling af de samlede udgifter til generel ledelse og administration, herunder fordeling på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. Det gennemførte Interview har i hovedtræk kortlagt: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). På SDU skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern, Fakultet og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Omkostninger Opgørelsesmetode løn og drift Opgørelsesmetoden i forbindelse med løn og drift til generel ledelse og administration tager på SDU udgangspunkt i årsrapporten og det formålsfordelte regnskab. Formålsregnskabet er udarbejdet igennem flere år og SDU har udarbejdet en veludviklet model til denne opgørelse i henhold til definitionerne i Danske Universiteters statistiske beredskab. På institutniveau er omkostningerne til generel ledelse og administration opgjort på baggrund af de lønomkostninger, som vedrører TAP ere på institutniveau. Der er foretaget korrektion for laboranter mv., som ikke antages at være administrative medarbejdere. SDU har opgjort, at der decentralt er 404 TAP årsværk, som udfører generel ledelse og administration. Ud over de direkte lønomkostninger er der ligeledes medtaget TDKK 25 pr. årsværk, som er det beløb, som SDU budgetterer med som følgeomkostninger til kurser mv. i forbindelse med ansættelser af TAP ere. McKinsey har i forbindelse med deres rapport omkring Analyse af universiteternes og Sektorforskningsinstitutionernes finansiering og organisering foretaget en spørgeskemaundersøgelse på SAMF. Institutternes besvarelse af dette skema er benyttet som fordelingsnøgle, hvoraf det fremgår af TAP erne benytter ca. 1/3-del af deres tid på generel ledelse og administration. McKinsey undersøgelsens fordeling er også anvendt til fordeling af omkostninger på de 6 hovedopgaver. SDU varetager sekretariatsfunktionen for Danske Universiteter, og disse omkostninger er med i SDU s regnskab og derfor med i det formålsfordelte regnskab. Omkostninger på Generel ledelse og Adminstration for Danske Universiteter er taget ud af opgørelse af generel ledelse og administration. Omkostninger til egne drevne kantiner indgår i formålsregnskabet. Der er foretaget korrektion for visse af disse omkostninger, således at kun omkostninger som overstiger indtægterne er medtaget, dvs. at kun kantinetilskuddet medtages. Omkostninger bygninger Opgørelsesmetoden i forbindelse med bygningsomkostninger til generel ledelse og administration tager på SDU udgangspunkt i en fordelingsnøgle baseret på årsværk. Der tages udgangspunkt i to lejemål, som er repræsentative for administrationslokaler. Foruden husleje tillægges en andel af bygningsdrift (vedligehold og drift) i forhold til kvadratmeter.

17 SDU har udarbejdet en opgørelse af husleje, som vedrører SDU s to centrale administrationsbygninger. Herefter er der foretaget en beregning af gennemsnitlig huslejeomkostning pr. medarbejder i disse administrative bygninger. Driftsomkostningerne er opgjort som universitetets samlede driftsomkostninger fordelt på universitetets samlede antal m2. Herefter er der beregnet en gennemsnitlig omkostning pr. medarbejder i de administrative bygninger. Bygningsomkostninger er på den baggrund opgjort til TDKK 32 pr. år pr. administrativ medarbejder (2009 opgørelse). Vores korrektioner til de oprindelig rapporterede udgifter. Ingen.

18 Bilag 4: Roskilde Universitet (RUC) Interview med repræsentanter fra RUC Der er gennemført interview med nøglemedarbejdere fra RUC d. 30. august 2010 vedr. analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Det primære fokus har været forståelse af metode og fremgangsmåde bag fordeling af de samlede udgifter til generel ledelse og administration, herunder fordeling på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. Det gennemførte Interview har i hovedtræk kortlagt: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). På RUC skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Omkostninger Opgørelsesmetode løn og drift Opgørelsesmetoden i forbindelse med løn og drift til generel ledelse og administration tager på RUC udgangspunkt i ledelsens vurderinger. RUC anvender ikke et formålsregnskab og har baseret opgørelsen til generel ledelse og administration på baggrund af en mekanisk model, der efterfølgende er afstemt med totaler i årsrapporten. Modellen tager ikke udgangspunkt i oplysninger indhentet fra personalegrupperne VIP, TAP m.v., men alene ledelsens vurderinger. På koncernniveau er fællesadministrationen opgjort som en samlet blok til generel ledelse og administration, mens omkostninger på institutniveau er baseret på ledelsens skøn over årsværk. Ledelsens skøn tager udgangspunkt i generelle nøgler for hver medarbejdertype på institutniveau og generelt opsamlet erfaring fra det decentrale niveau. Det er desuden generelle vurderinger, der ligger til grund for opgørelse/allokering af omkostninger på de 6 hovedområder. Der anvendes en gennemsnitlig lønomkostning til opgørelse af de samlede omkostninger til generel ledelse og administration. Der er ikke foretaget korrektioner for ekstraordinære omkostninger i forbindelse med opgørelsen. Omkostningerne til generel ledelse og administration er afstemt med årsrapporten, men der er ikke gennemført deciderede kvalitetscheck. Omkostninger bygninger Opgørelsesmetoden i forbindelse med bygningsomkostninger til generel ledelse og administration tager på RUC udgangspunkt i estimater fra den såkaldte UNI LAB rapport vedr. priser på kvadratmeter. RUC afholder samtlige omkostninger til bygningsdrift centralt, og alle bygninger er vurderet i forhold til deres anvendelse (administration, laboratorium m.v.). RUC anvender faktor 0,5 for kvadratmeter anvendt til administration i forhold til anden anvendelse. Det opgjorte antal kvadratmeter til administration er efterfølgende omregnet til omkostninger på baggrund af UNI LAB rapporten og ledelsens skøn over kvadratmeterpriser. Der er ikke tillagt driftsomkostninger til generel drift pr. administrativt årsværk (fx omkostninger til skrivebord, pc og andre artikler).

19 Fordelingen af bygningsomkostninger til generel ledelse og administration til de 6 hovedformål er ligeledes baseret på ledelsens skøn. Der er ikke foretaget korrektioner af bygningsomkostninger til generel ledelse og administration, herunder korrektion for vedligeholdelse og lignende. Vores korrektioner til de oprindelig rapporterede udgifter. Ingen.

20 Bilag 5: Aalborg Universitet (AAU) Interview med repræsentanter fra AAU Der er gennemført interview med nøglemedarbejdere fra AAU d. 25. august 2010 vedr. analyse af universiteternes udgifter til generel ledelse og administration. Det primære fokus har været forståelse af metode og fremgangsmåde bag fordeling af de samlede udgifter til generel ledelse og administration, herunder fordeling på følgende 6 områder: Generel Ledelse, Økonomiforvaltning, Personaleforvaltning, Bygningsforvaltning, Administrativ IT og Øvrige administrative opgaver. Det gennemførte Interview har i hovedtræk kortlagt: Omkostninger (opgørelsesmetode?), korrektioner (særlige manuelle rettelser?) samt fordelingsnøgler (fordeling mellem de 6 hovedområder?). På AAU skelnes mellem organisationsniveauerne Koncern, Fakultet og Institut samt omkostningsdimensionerne løn og drift samt bygningsdrift. Omkostninger Opgørelsesmetode løn og drift Opgørelsesmetoden i forbindelse med løn og drift til generel ledelse og administration tager AAU udgangspunkt i årsrapporten og formålsregnskabet. Formålsregistrering anvendes ikke konsekvent ved alle posteringer, så en ikke uvæsentlig pulje af løn og drift er bogført under ej fordelte omkostninger. Disse omkostninger fordeles manuelt i et regneark, primært på baggrund af steddimensionen, til definerede formål, således at bl.a. det formålsfordelte regnskab kan udarbejdes i forbindelse med årsrapporten. AAU informerer, at den manuelle opgørelsesmetode af formålsregnskabet i regnearket er baseret op omkring beregninger, foretaget konsistent igennem de seneste 15 år. Fordelingen af omkostningerne til generel ledelse og administration på koncern og fakultetsniveau til de 6 områder sker på baggrund af en konkret vurdering af medarbejderens arbejdsopgaver eller omkostningernes karakteristika. På institutniveau er omkostningerne til generel ledelse og administration estimeret. AAU har vurderet, at institutlederen anvender 50 % af dennes ressourcer på generel ledelse og administration. Universitetet estimerer, at institutlederen anvender 50 % på generel ledelse, 25 % på personaleforvaltning og 25 % på økonomiforvaltning. I opgørelsen er der således ikke inkluderet øvrige driftsomkostninger til institutlederen. Ligeledes inkluderer opgørelsen ikke øvrige TAP er på institutniveau. forklaringen herpå er, at der er ansat TAP er i administrative centre, som er medtaget under den centrale administration. Der er i forbindelse med opgørelsen af omkostninger til generel ledelse og administration ikke foretaget korrektioner i forhold til formålsregnskabet samt årsrapporten. Dog er der i uddataet en difference på ca. MDKK 10 i forhold til det reviderede regnskab. Differencen skyldes overgangen fra udgiftsbaseret regnskab til omkostningsbaseret regnskab. Disse MDKK 10 er manuelt fordelt i opgørelsen af de samlede omkostninger til generel ledelse og administration.