INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 3. september 2012 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 6. september 2012 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Organisation (17:15 19:00) a) Kommunikations- og webstrategi (B) * b) Tilskud fra dispositionsfond og trækningsret (B) * c) Debatproces om børnereglen (B) * d) Udmøntning af indsatser i strategiplanen (B) * e) Oversigt over forretningsgange (O) * f) Forretningsgang fugt og skimmelsvamp (B) * g) Kredskonference 5. kreds oktober (D) 2. Afdelinger (19:00 19:15) a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 3. Administration (19:15 19:35) a. Orientering fra administrationen (O) * b. Retningslinjer for direktørens repræsentationsudgifter (B) * 4. Kommende møder (19:35 19:45) a. Emner til næste møde, der holdes den 6. september 2012 (B) b. Mødeplan (B) * 5. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *.

2 NOTAT TIL PKT 1 a Kommunikationsstrategi DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Mogens Bøgh Vindbjerg PROBLEMSTILLING De overordnede mål Kommunikationsstrategien kobler sig direkte på BKÅ s forretningsstrategi og mission: Strategisk fokus for Boligkontoret Århus Med afsæt heri skal den løfte det kommunikative niveau i hele BKÅ. Kommunikation er med andre ord et vigtigt strategisk værktøj som understøtter organisationens virke samt realiseringen af visioner og mål både drift og udvikling. Kommunikationsstrategien arbejder her med en gennemgribende grundtanke: Jo bedre vi kommunikerer med de interne interessenter, desto bedre vil vores eksterne image blive. Sidegevinsten ved en god intern kommunikation er nemlig en række velinformerede ambassadører, der medvirker til at tegne billedet af BKÅ i offentligheden. De overordnede kommunikationsmål er således at understøtte realiseringen af målsætningerne i BKÅ s strategi direkte og indirekte, hvor det giver mening og skaber værdi. Det gælder primært i forhold til strategiens servicefokus. Herudover via samarbejde med og support til udvalgenes arbejde med nytænkning af beboerdemokratiet. Samtidig skal kommunikationen på et tværgående plan og med et eksternt perspektiv sikre, at BKÅ også bliver kendt for de tre indsatsområder efterhånden som BKÅ bevæger sig mod disse mål. Dvs. en bevidst branding af BKÅ. Kommunikationen skal øge kendskabet til BKÅ ved at vi binder organisationen sammen, styrker vores identitet og skærper vores profil brander BKÅ med Butleren som genkendelig figur og eksponent for byens bedste service. sikrer en gennemgående rød tråd i vores kommunikation, der giver sammenhæng og genkendelighed omkring det vi tilbyder, siger, gør og syner i forskellige situationer. Igen som led i vores branding. udvikler vores relationer og netværk registrerer og udnytter omverdens behov og ønsker ved at være i dialog med vores interessenter (interviews, fokusgrupper, interessentpaneler, surveys) herunder involverer dem aktivt i relevante processer og projekter prioriterer og udvikler kommunikationskanaler for at forbedre servicekvaliteten og for at imødekomme interessenters behov og forventninger selvfølgelig kommunikerer målrettet og professionelt med afsæt i vores principper ndf.

3 Strategiske alliancer og netværk Et andet overordnet mål er, at vi styrker vores netværk og samarbejde bl.a. med øvrige boligorganisationer i Aarhus i det omfang, hvor det skaber (gensidig) værdi og naturligvis ikke kolliderer med politiske forhold mv. I stedet for at vi hver gang opfinder den dybe tallerken skal vi skabe alliancer og vidensnetværk, hvor vi kan udveksle erfaringer og evt. samarbejde om projekter på tværs. Det kan være alt fra en brochure om råderet (der naturligvis tilpasses organisationen) over genbrug af en beboerblad-artikel til en tværgående indsats for at udvikle beboerdemokratiet i afdelingerne. BKÅ vil aktivt tage initiativ til samarbejde og videndeling, når det giver mening for BKÅ eller i øvrigt mere holistisk og samfundsansvarligt dvs. i sidste instans skaber værdi for kunder. Vores interessenter Kommunikationsstrategien sigter primært mod BKÅ s direkte interessenter. Prioriteringen er baseret på den overordnede forretningsstrategi og indsatsområder. Direkte interessenter Vores direkte interessenter er dem, som BKÅ står i et gensidigt afhængighedsforhold til. Vi arbejder med tre grupper yderligere opdelt i undergrupper med forskellige behov, forudsætninger osv.: 1. Medarbejdere 2. Beboervalgte 3. Kunder De indirekte interessenter I takt med BKÅ s organisatoriske konsolidering og realisering af mål vil vi udbygge strategien til også at indeholde proaktive tiltag i forhold til de indirekte interessenter. Dvs. de interessenter, der ikke umiddelbart falder ind under definitionen om gensidig afhængighed. Denne fjerde målgruppe rummer bl.a. 4. Den eksterne omverden Pressen Kommune BL og branchen LBF Det Boligsociale Fællessekretariat Øvrige organisationer Samarbejdsparter Mfl. Indsatsen over for de indirekte interessenter afstemmes med bestyrelsens og ledelsens ønske om og behov for at profilere BKÅ herunder hvilken form for indsats. Kommunikationsprincipper Keep it simple er hovedprincippet i BKÅ s kommunikation. 2/7

4 Princippet er især målrettet forretningsstrategiens mål om at levere byens bedste service. Vi lever i et overkommunikeret samfund, og her er god kommunikation og service langt hen synonym med det simple. Det simple og enkle har høj værdi fordi mange har en travl hverdag, og tid er en mangelvare. Dvs. når vi minimerer folks (forventede) tidsforbrug ved at gøre og kommunikere det komplekse simpelt - vil vi i høj grad yde god service. Der er ikke en universel og fast definition på det simple. Vellykket og værdiskabende kommunikation er altid en situationsafhængig proces. Ikke to interessenter og situationer er identiske og hvad der det ene øjeblik er simpelt er måske for simpelt i en anden sammenhæng. Men det simple går hånd i hånd med god service, når interessenten får en tilpas mængde information som også er lettilgængelig, forståelig, relevant og direkte brugbar møder brugervenlige systemer og hjælpsomme medarbejdere får afklaring nemmere og hurtigere end forventet bliver guidet til bedre og enklere kanaler, fx selvbetjening (efter behov) Keep it simple er med andre ord DEN gyldne regel, hvor vi på tværs af fagligheder og funktioner fokuseret bestræber os på at få tingene til at fungere hensigtsmæssigt og hurtigt med færrest mulige teknikker med størst mulig tilfreds for kunden. Det gælder i høj grad også i forhold til eksisterende og nye digitale kommunikationsformer og - kanaler: Keep IT simple! 3 kommunikationsprincipper Hvordan kommunikerer vi simpelt? Vel at mærke så vores kommunikation medføder en uovertruffen brugeroplevelse, der bidrager til at forstærke og udbrede billedet af BKÅ som boligorganisationen med byens bedste service. Det gør vi med tre principper for al vores kommunikation. Vi kommunikerer: Indlevende Sagligt Servicefokuseret Principperne kan direkte bruges som tjekspørgsmål til alle typer kommunikation. Og når vi kan sige tjek til alle tre principper, ja så lever vi samtidig op til hovedmålet: Keep it simple. Det handler grundlæggende om, at vi kombinerer vores menneskelig og sociale kompetencer (indlevelse) med vores faglige og professionelle kompetencer (saglighed) i person- og situationsbestemt simpel kommunikation (servicefokuseret). Dialogen er det centrale værktøj. Den skaber en jeg-du relation mellem to mennesker og ud af den springer viden: I samtalen finder jeg ud af, hvad du har behov for at vide, og hvordan jeg gør den forståelig og brugbar for dig. 3/7

5 De tre principper er også helt konkrete værktøjer dialog- og sorteringsværktøjer, der hjælper med at sikre en simpel kommunikation: Med indlevelsen arbejder vi aktivt for at forstå modtagers behov og situation. Vi analyserer os frem til: Hvad har hun brug for at vide og hvad har hun ikke brug for. Vores saglighed fortæller os, hvad hun skal vide i forhold til love, regler mv. Samtidig kan vi med indsigt fra andre sager evt. supplere med værdifuld viden og rådgivning. Vores servicefokus sikrer at hun får den præcise og relevante information hurtigst muligt samt i den mest velegnede kanal. På den måde skaber KISS en god serviceoplevelse hos modtager. Og BKÅ får endnu en ambassadør, der kan medvirke til at styrke BKÅ s omdømme og image. Det handler om værdier Vores kommunikationsprincipper er værdier de beskriver vores adfærd og væremåder over for kunden og kolleger. Man kan derfor beskrive de tre principper/værdier med lidt mere konkrete handlinger og situationer: Vi er indlevende, når vi lytter og spørger ind til personens problem og behov og måske registrerer ikke-erkendte behov med skarpt blik for modtageren fortæller hvad vores besked betyder lige præcis for hende i kanaler, der rammer hende. målretter og tilpasser vores kommunikation til forskellige interessenter og situationer, så modtager oplever den som relevant, præcis og meningsfuld. internt viser interesse i og forståelse for andre afdelingers funktioner og aktuelle udfordringer. Vi er saglige, når vi er bevidste om hvad formålet med vores kommunikation er holder os opdateret om nye, regler, ny viden herunder også interne nyheder på intranettet og BKÅ Portalen. kommunikerer og rådgiver professionelt med udgangspunkt i vores faglige og opdaterede viden. hjælper interessenter videre til viden eller kolleger, når vi ikke selv kan svare er åbne for konstruktiv dialog og videnudveksling med kolleger og vores forskellige interessenter arbejde tværfagligt og herigennem synliggør og deler viden Vi er servicefokuserede, når vi er venlige, imødekommende og løsningsorienterede - hver dag dobbeltsikrer at modtagere forstår vores informationer og budskaber dvs. når vi erkender at forståelighed er vores ansvar agerer hurtigt, opmærksomt og kompetent 4/7

6 skaber merværdi for kunden med vores faglige overskud - fx ved at tænke videre frem og tage initiativ på kundens vegne, når det kan være relevant tilbyder kanaler og kommunikationsformer, der bryder skranker ned tilbyder medbetjening som hjælp til fremadrettet selvbetjening sorterer i information og generelt gør det simpelt for kunden Kommunikation er et fælles ansvar og alle medarbejdere skal tænke i kommunikation i det daglige arbejde. Uanset hvilken relation med omverden spiller alle medarbejdere en central rolle i at fastholde og udvikle vores image i dialogen med vores interessenter. Igen: God kommunikation er god service! Principperne skal således sikre en rød tråd i på tværs af al vores kommunikation, da vi alle konstant formidler billedet af BKÅ. Kommunikationsafdelingen står til rådighed for hele organisationen med bistand og rådgivning. Kommunikationsprincipperne bliver også oversat til nogle konkrete tommelfingerregler for vores daglige adfærd og brug af vores centrale kanaler. Del og genbrug viden! Vi kommunikerer mange gange i løbet af en dag! Og for at udbyttet af kommunikationsindsatsen er større end den enkelte medarbejders indsats skal vi dele og genbrug viden. Vi vil indsamle viden om vores interessenter velvidende at der altid er individuelle behov og situationer, som vi ikke kan forudse. Vi kan med fordel afprøve vigtig kommunikation på repræsentanter for målgruppen og på den måde teste vores kommunikation. Vi vil opsamle reaktioner og feedback på vores kommunikation, så vi lærer af fejl og løbende forbedrer os. Vi skal internt vide, hvor vi finder nødvendig viden og informationer herunder især vide hvem der ved hvad. Og vi skal selv medvirke til at dele, når vi selv producerer ny viden og information, som andre med fordel kan genbruge. Det betyder også, at vi skal udvikle understøttelsen videndeling bl.a. ved løbende udvikling af BKÅ s intranet og BKÅ Portalen samt ved at realisere digitaliseringsstrategiens mål om at overgå til elektronisk dokumenthåndtering. Pressestrategi Pressen er en betydningsfuld målgruppe, da den i høj grad kan påvirke og præge billedet af BKÅ. Derfor får den her en særskilt behandling. Som sådan er der i tilgangen til pressen ingen forskel på den og øvrige målgrupper: Vi står tjenestevilligt og dialogorienteret til rådighed som en informationsbutler, der svarer og taler ud fra KISS-principperne. Med indlevelsen i journalisters arbejdssituationer (herunder nyere spørgeundersøgelser) vil vi dog helt konkret sikre: Et presserum på hjemmesiden med korte fakta og nøgletal om BKÅ, korte fakta på centrale kontaktpersoner, arkiv med pressemeddelelser, links til eksterne historier om BKÅ (troværdige), logo og billeder (af talspersoner mv.) til download. Evt. abonnementsfunktioner på BKÅ-nyt. 5/7

7 En 24/7 pressebutler - mobilnummer på direktøren/presseansvarlig (også i presserum) Opbygning af internt arkiv med standard-budskaber, cases, citater, kilder/alliancer som vi kan henvise til og tal fx fra egne beboerundersøgelser, tilfredshedsmålinger mv. En meget selvkritisk og bevidst tilgang til at forstyrre pressen. Hellere brænde igennem på én sag end pippe om 20 Evt. kortlægning af BKÅ s svage punkter så vi internt er bevidste om dem. Opbygning af gode relationer med journalister via god service, personlig kontakt og KISS, der ideelt set gør BKÅ til byens bedste presse-service - den (ekspert-) boligorganisation, man ringer og spørger om branche-spørgsmål. Adspurgt i stedet for omtalt. Vi kommunikerer lynhurtigt internt i forbindelse med store som små pressesager, så alle medarbejdere ved, hvad BKÅ s holdning er til en given sag. Herudover har alle medarbejdere ret til at udtale sig til pressen inden for sit fagområde. Det er ingen pligt det er helt ok, at henvise til direktøren. Direktøren eller formanden udtaler sig om holdninger, de store linjer og det strategiske niveau, samt hvis den konkrete sag taler for det. Kanalstrategi som delstrategi Kanalstrategien er en integreret del af kommunikationsstrategien samt BKÅ s digitaliseringsstrategi. Den har særligt fokus på, at vi sikrer en tilgængelig, simpel og kvalificeret service i og med de kommunikationskanaler, der bedst når de ønskede målgrupper baseret på viden om og direkte input fra brugerne. Det er en samlet strategi for samspillet mellem informationskanaler, henvendelsesformer og servicemuligheder som BKÅ stiller til rådighed. Kommunikationen og kommunikationskanalen skal som udgangspunkt tilpasses modtager dvs. så vi tager hensyn til modtagerens forudsætninger, forventninger, relevans og informationsbehov: Keep it simple! Parallelt hermed har vi følgende målsætninger for vores prioritering af kanaler: Med fortsat god eller forbedret service vil vi arbejde for at: Øge antallet af digitale henvendelser Øge muligheder for selvbetjening Kanal-kriterier For at levere den bedste service i og med vores kanaler skal vi sikre, at de er: Brugervenlige nemt at finde, nemt at bruge og nemt at afslutte en interaktion Tilgængelige åbne og brugbare, når målgruppen har tid. Så vidt muligt også personuafhængige. Tidsbesparende hurtig og effektiv afklaring her og nu i en og samme kanal. Tidssvarende vi tilbyder og er til stede i de kanaler, som målgruppen bruger. Sammenhængende og integreret indadtil med IT-systemer og arbejdsgange. 6/7

8 3 prioriterede kanaler For hver målgruppe (jf. ovf.) har vi en strategisk prioriteret kommunikationskanal, som vi løbende vil udvikle med afsæt i BKÅ s strategi, kanal-kriterierne, viden om og involvering af brugerne. Vi vil samtidig sikre et optimalt samspil mellem kanaler og høste synergi. 1. Intranet for medarbejdere med fokus på intern kommunikation, videndeling, værktøjer og samarbejde 2. BKÅ Portalen for beboervalgte med fokus på nyttig information og konkrete værktøjer. Sekundært: Understøttelse af dialoger og erfaringsudveksling. 3. Hjemmesiden for primært beboere med fokus på enkel og nem selvbetjening. Tydelige indgange og minimale trin til relevante informationer og servicefunktioner. Herudover informationer til boligsøgende og de indirekte interessenter (presse mfl.) Implementering Kommunikationsafdelingen omsætter og konkretiserer kommunikationsstrategien i kommunikationsplaner for hver målgruppe. Der opstilles et antal mål for hver målgruppe, der peger samlet mod BKÅ s forretningsstrategi. Og for hvert mål detaljeres en plan i form af tiltag, kanaler, evt. alliancer og tid. Der er allerede udarbejdet planer og flere af dem er gennemført. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender kommunikationsstrategien. 7/7

9 NOTAT TIL PKT. 1 a Opfriskning af hjemmeside DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Kommunikation/MH PROBLEMSTILLING Hjemmesiden bk-aarhus.dk er over to år gammel. I takt med udviklingen i såvel organisationen som tekniske platforme/kanaler, feedback fra brugere mv. så er det tid til en opfriskning. Siden er løbende blevet indholds-justeret til af redaktører herunder en større redigering efter fusionen. Men der er plads til forbedringer i funktioner, informationsarkitektur/navigation og web-services. De konkrete anledninger er: Det er tid til at følge op her efter fusionen herunder også udtryksmæssigt i lyset af Butleren mv. Tilpasning til nye platforme: Tablets, smartphones. Input fra beboerundersøgelser og beboerpanler viser, at mange beboere gerne vil betjene sig selv 24/7 uden at komme i direkte kontakt med medarbejdere. Aktuelt har BL lanceret konkurrencen Bedst til bolig på nettet, der giver mulighed for om ikke vinde så få inspiration og konstruktiv kritik på egen side. WEBSTRATEGI Hjemmesiden er en vigtig kanal og henvendelsesform i forhold til mange beboere, der har behov for kontakt til og information fra boligorganisationen. Og stadig flere ønsker og forventer, at de kan betjene sig selv uafhængig af åbningstider og personale. Desuden er en hjemmeside ofte det første (det vigtige førstehåndsindtryk) og nogle gange det eneste - man møder, når man interagerer med en organisation. Hjemmesiden skal primært være eksisterende beboeres side. Der er også indgange for andre interessenter til relevant info for dem fx presserum til pressen, ligesom vi tydeligt guider boligsøgende videre til aarhusbolig.dk. Men bk-aarhus.dk skal først og fremmest være målrettet beboere i form af tydelige og enkle veje ind til nyttigt og brugbart information eller services. Hjemmesidens indgange og veje skal direkte afspejle beboeres brugssituationer: Hvad gør jeg når jeg vil opsige, fremleje, klage, have fat i en bestemt medarbejder osv. Design, informationsarkitektur og navigation skal bedre end i dag - understøtte den simple vej ind til de brugervenlige og altid tilgængelige funktioner, services og informationer. Webstrategien ligger sig således i forlængelse af den overordnede kommunikationsstrategi og dens principper om det simple, det tidsbesparende og effektfulde. Samtidig vil beboere opleve en bedre kvalitet og service i interaktionen med BKÅ og dermed understøtter en brugervenlig og brugbar hjemmeside direkte visionen om Byens bedste service.

10 NOTAT TIL PKT 1 b Tilskud fra dispositionsfond og trækningsret DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER CD/MH PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen vedtog på sit møde i februar 2012 retningslinjer for bevilling af tilskud fra dispositionsfonden. Nedenstående er en præcisering af denne. I beslutningsgrundlaget for fusionen er der lavet oversigter over dispositionsfonden og trækningsretten i Højbo, Bo83 og Vesterbo med forventet tilgang og afgang for perioden Tilskud ifølge grundlaget står ved magt uden godkendelse i bestyrelsen. Dispositionsfond og trækningsret er sammenlagt pr. 1. januar I dispositionsfonden indgår som hovedregel ⅓ af ydelsen på oprindelige lån der er tilbagebetalt til kreditforeningen. Der kan på et tidspunkt blive tale om tilskrivning af renter. Afgangen består af tilskud til afdelinger m.v. Trækningsretten er de 60 % af og -inds d som organisationen an disponere over el bet indbetales til andsbyggefonden en gang i vartalet e inds tter bel bet på en onto tilh rende den enkelte organisation. Administrationen sender ansøgning om tilskud og tilsagn modtages fra fonden dbetaling af tils d s er på baggr nd af regns ab påtegnet af revisor en an s ges om tils d fem år frem i tiden Der vil løbende opstå situationer, udover de bevilgede tilskud, hvor det kan være nødvendigt med tilskud. Vi skal dog helst undgå at komme under kravet til dispositionsfonden på p.t kr. pr. lejemålsenhed. I modsat skal vi opkræve p.t. 227 kr. pr. lejemålsenhed. INDSTILLING De allerede bevilgede tilskud står ved magt, som det fremgår af fusionsgrundlaget. I forbindelse med budgetlægningen vurderer administrationen om der er behov for tilskud til driften (via budgettet) og evt. til vedligeholdelsesplanen. Denne vurdering sker på baggrund af lejens størrelse, beliggenhed og dermed udlejning samt behov for vedligeholdelse af afdelingen, som det fremgår af fusionsmaterialet side 9. Hvis administrationen vurderer der er behov for tilskud laves en indstilling til organisationsbestyrelsen, som udgangspunkt til bestyrelsesmødet i juni. På den måde sikrer vi evt. tilskud er fastsat og kan indregnes i budgettet i god tid inden afdelingsmødet.

11 Driftstilskud bør kun gives undtagelsesvis, og kun kombineret med andre virkemidler for at forbedre afdelingens situation. Tilskud bør fortrinsvis gives målrettet til konkrete initiativer frem for som generelt driftstilskud. Vedligeholdelsesplanen for de to følgende år gennemgås for at vurdere om der er behov for tilskud. Der kan opstå et behov for tilskud som ikke kunne forudses da fusionsgrundlaget blev udarbejdet. Afdelingens økonomiske situation kan også være ændret. Der kan blive tale om medfinansiering af projekter via Landsbyggefonden eller Byggeskadefonden. Der er allerede indregnet tilskud til nogle afdelinger. Der kan opstå helt ekstraordinære situationer i løbet af en regnskabsår, der kan gøre det nødvendigt med et tilskud for at undgå et betydeligt underskud i afdelingen. Her tænkes et eller flere store tab ved fraflytning, som ikke kan dækkes af afdelingens egne midler henlagt hertil. Det kan være på grund af misligholdelse eller dødsbo. Det kan også være en afdeling der er ramt af flere forsikringsskader (rørskade m.v.) hvor der er selvrisiko eller forsikringen kun dækker en mindre af udgiften, således afdelingen får en stor ekstraregning (typisk rørskader). Det er ikke muligt at lave en komplet liste. Der tages som udgangspunkt først stilling til et evt. tilskud når regnskabet for afdelingen er klar. Driftstilskud ydes kun fra dispositionsfonden. Øvrige tilskud bevilges fra trækningsret eller dispositionsfond ud fra en administrativ vurdering af lovgrundlag, likviditet m.m.

12 NOTAT TIL PKT Debatproces om børnereglen DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I fusionsgrundlaget fremgår det i afsnit 5.2, at Udlejningsreglerne skal være ens. Derfor tildeles 4- og 5-rums boliger husstande med mindst ét barn, dvs. at børnereglen opretholdes. Er der afdelinger, der af forskellige grunde ønsker at kunne tildele de store boliger til andre end børnefamilier, bør der forsøges særlige udlejningsaftaler eller fleksibel udlejning her. Administrationen udarbejder rådgivningsmateriale til afdelingsbestyrelserne herom, ligesom den enkelte afdeling selv vil kunne søge organisationsbestyrelsen om at anvende særlige regler. Organisationsbestyrelsen besluttede i forbindelse med sin behandling 2. februar 2012 af ansøgning fra afdeling 4 om undtagelse fra børnereglen, at Der tages en principiel debat omkring kriterierne for undtagelse fra børnereglen i repræsentantskabet eller på en senere konference. INDSTILLING Det indstilles, at børnereglen og diskussionen for og imod den bliver hovedtemaet for kvartalsmødet den 22. oktober På baggrund af debatten her, kan organisationsbestyrelsen efterfølgende drøfte, dels om der skal stilles forslag til repræsentantskabsmødet i maj 2013 om børnereglen, dels hvorledes håndtering af ansøgninger fra afdelingerne samt information til afdelingsbestyrelserne jf. fusionsgrundlaget, skal behandles.

13 NOTAT TIL PKT 1 d Udmøntning af indsatser i strategiplanen DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Som en del af årshjulet skal bestyrelsen på sit møde i september på baggrund af indstilling fra administrationen udmønte og udpege indsatsområder og handlingsplaner i strategiplanen. I forlængelse af forårets strategiseminar udpegede bestyrelsen og efterfølgende repræsentantskabet flg. områder for : A. Byens bedste service: Der er opstillet konkrete servicemål for såvel administration som ejendomsfunktionærer Behandlet på bestyrelsens møde i juni. B. Nytænkning af beboerdemokratiet: Der er opstillet en målsætning for succesfuldt beboerdemokrati inkl. årlige opfølgningsmål Demokratiudvalget får opgaven. C. Din fremtidssikrede bolig: Der er udarbejdet en energistrategi inkl. årlige opfølgningsmål Nybyggeri- og renoveringsudvalget samt miljøudvalget får i fællesskab opgaven. INDSTILLING Det indstilles, at der udmøntes således: A. Behandlet på bestyrelsens møde i juni. B. Demokratiudvalget får opgaven at komme med en indstilling til bestyrelsen inden udgangen af C. Nybyggeri- og renoveringsudvalget samt miljøudvalget får i fællesskab opgaven at komme med en indstilling til bestyrelsen inden udgangen af januar 2013.

14 NOTAT TIL PKT 1 e Forretningsgange i Boligkontoret Århus DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Der er pt. udarbejdet eller planlagt flg. skriftlige forretningsgange i Boligkontoret Århus: Område Ansvarlig Godkender Godkendt 1. Generelt 1.1 Organisationsbestyrelse Forberedelse og afvikling af bestyrelsesmøder MH/MK MH 2/ Bestyrelsens arbejdsform MH Bestyrelsen 4/ Årshjul for bestyrelsen MH Bestyrelsen 4/ Bestyrelsens håndtering af henvendelser Politik for vederlag og refusion af udgifter MH Bestyrelsen 2/ MH Bestyrelsen 2/ Politik for studieture m.m. MH Bestyrelsen 2/ Bestyrelsens kontakt til afdelinger, herunder kontaktpersonordning MH Bestyrelsen 4/ Tilskud til beboerarrangementer MH Bestyrelsen 2/ Tilskud til afdelinger ved jubilæer MH Bestyrelsen 2/ Gaveregulativ for beboervalgte MH Bestyrelsen 2/ Målsætninger ift. forvaltningsrevision 1.2 Afdelinger MH Bestyrelsen 4/ Forretningsgang vedr. afdelingsmøder MV/MK/PN/CD MH/Bestyrelsen 2/5 2012

15 Område Ansvarlig Godkender Godkendt Opfølgning på afdelingsbestyrelsesmøder Velkomst til nye medlemmer af afdelingsbestyrelsen Maksimum for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb Samarbejde med afdelingsbestyrelser MK/PN MH 2/ MK/MV MH 2/ CD Bestyrelsen 2/ MA MH Ja 1.3 Organisation Ledelsesgrundlag MH 1.4 Personale Bestyrelsen og Virksomhedsnævn 27/ Samarbejdsaftale MH Virksomhedsnævn 15/ Personalepolitik MH Gaveregulativ personale MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja 1/ Ansættelsesprocedure MH Virksomhedsnævn Ja Ansættelsesprocedure vedr. ejendomsfunktionærer MA Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja Afskedigelser MH Virksomhedsnævn Ja Sygefraværs- og fastholdelsespolitik MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja Trivsels- og mobbepolitik MA Tryghedspolitik og krisehåndtering 1.5 Kommunikation MH Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Bestyrelsen og Virksomhedsnævn Ja 27/ Politik for telefoni MV/MKL/CHM MH Ja Opsætning af telefonanlæg LBC MH Ja Politik for kommunikation MV MH Ja 1.6 IT Håndtering af videooptagelser MH/JL MH Udlevering af firmatelefon 1.7 Klagesagsbehandling Beboerklager MH/JDK Bestyrelsen 2/ Klager over flytteopgørelser MH/JDK Bestyrelsen 2/ /6

16 Område Ansvarlig Godkender Godkendt Klager over forbrugsregnskaber MH/JDK Bestyrelsen 2/ Personaleklager MH/JDK Bestyrelsen 2/ Forr.gang klage fraflytter.docx MA MH Ja 2. Udlejning 2.1 Opnotering Opnotering til venteliste JBL MH 2.2 Tilbud Udsendelse af tilbud JBL MH 2.3 Tildeling Forretningsgang tildeling JBL MH Unge under 18 år, der indgår aftale om bolig 2.4 Lejekontrakt JBL MH Forretningsgang lejekontrakt JBL MH Dokumentation for uddannelse ved ungdomsboliger JBL MH Forretningsgang husdyr JBL MH 2.5 Fremleje Forretningsgang fremleje JBL MH 2.6 Antenne m.m Ændring af tilsvar ved skift af antennepakke 2.7 Bytte JBL MH Forretningsgang boligbytte JBL MH 2.8 Opsigelse Forretningsgang opsigelser JBL MH 2.9 Selskabslokaler Udlejning af selskabslokaler JBL MH 2.10 Erhvervslejemål Forretningsgang erhvervslejemål 3. Tekniske forhold JBL MH Forretningsgang tekniske spørgsmål MA/CD MH 1/ /6

17 Område Ansvarlig Godkender Godkendt Varslinger MA MH 3.2 Nybyggeri Nybyggeri MA Bestyrelsen 12/ Renovering Forr. gang Byggeskadefonden MA MH Ja Forr. gang renoveringer MA MH Ja Køkkenrunder i flyttelejligheder JBL MH Forr. gang trækningsret MA MH Ja Forr. gang dispositionsfond CD MH Forr.gang genhusninger MA Bestyrelsen Ja 3.4 Indflytning Afvikling af indflytningssyn MA MH Forretningsgang når indflytning ikke finder sted JBL MH 21/ Fraflytning Afvikling af fraflytningssyn MA/AJ MH 3.6 Vedligeholdelsesplaner Markvandringer og udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner 3.7 Råderet MV/MA MH Forr.gang råderet MA/udvalg MH Ja 3.8 Fugt, skimmel etc Forr.gang fugt-svamp AJ Bestyrelsen 16/ Lokalplan Høring vedr. lokalplaner MH MH 10/ Ejendomsfunktionærer Omdeling af skrivelser til beboerne MA MH Udskrivning af rekvisitioner JL/ET MH Ja Godkendelse af faktura JL/ET MH Ja Kørselsgodtgørelse BM MH Ja Afløsning blandt ejendomsfunktionærer MH/MA Bestyrelsen 4/6

18 Område Ansvarlig Godkender Godkendt Tidsregistrering for afdelinger uden ejendomsfunktionær MA MH Ja 5. Økonomi Kassekonti ET CD Ja 5.2 Rekvisition Arbejdsbeskrivelse rekvisitioner ET CD Ja Fejlførte rekvisitioner til flyttesager ET CD Ja Rykker rekvisitioner ET CD Ja 5.3 Faktura Arbejdsbeskrivelse intern faktura ET CD Ja 5.4 Betalinger Betalinger via PBS ET CD Ja BS+ oprettelse og ændring ET CD Ja Kreditor betalinger ET CD Ja Kreditor med nye rekvisitioner ET CD Ja QuickPay ET CD Ja 5.5 Bogføring Arbejdsbeskrivelse bogføring ET CD Ja Bogføringskoder ET CD Ja EDI ET CD Ja Faste bilag ET CD Ja Faste overførsler ET CD Ja Kasserapport BK ET CD Ja Mellemregning ET CD Ja Sletning af bilag ET CD Ja Åbne poster på checkkontoen ET CD Ja 5.6 Husleje m.m Indmeldelser ET CD Ja 5.7 Forbrugsregnskaber Internt forbrugsregnskab ET CD Ja Sortering og udsendelse ET CD Ja Årsopgørelser fra forsyningsselskaber ET CD Ja 5/6

19 Område Ansvarlig Godkender Godkendt 5.8 Flyttesager E-bolig ET CD Ja Flytteopgørelse tjekliste ET CD Ja Flytteopgørelse ET CD Ja Flytter-lejer betalinger ET CD Ja Flyttesag forlig ET CD Ja Flyttesag kommunelån ET CD Ja Flyttesag modtagelse ET CD Ja Frivillig forlig ET CD Ja Flyttesag rykkerkørsel inkasso ET CD Ja 5.9 Inddrivelse Intrum sagsbehandling ET CD Ja Intrum ET CD Ja Intrum betaling ET CD Ja 5.10 Løn CD MH Ja 5.11 Regnskab Arbejdsgang udarbejdelse af afdelingsregnskaber 5.12 Budget Arbejdsgang udarbejdelse af afdelingsbudgetter CD CD MH MH 5.13 Kapitalforvaltning CD MH/Bestyrelsen Ja 5.14 Indberetning CD MH INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering og kommentar. Den samlede oversigt indgår i målene for forvaltningsrevision og behandles på organisationsbestyrelsens møde i december /6

20 NOTAT TIL PKT 1 f Forretningsgang fugt og skimmelsvamp DATO 3. september 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Da det beklageligvis var den hidtil gældende og ikke den nye udgave af forretningsgangen, der var fremsendt til sidste bestyrelsesmøde, må bestyrelsen behandle forretningsgangen igen. 1. Sagens opstart En skimmelsvampesag starter ofte ved at beboeren henvender sig mundtligt eller skriftligt til varmemesteren eller til inspektøren. I andre tilfælde kan sagen opstå ved at varmemesteren eller inspektøren bliver opmærksom på mulige problemer når lejligheden besigtiges i anden anledning. Når en beboer henvender sig med mulige skimmelsvampeproblemer er det vigtigt, at beboerens bekymring tages alvorligt og at enhver ansat i Boligkontoret yder en kompetent behandling af problemet. Det er ligeledes vigtigt, at enhver anmeldelse af en fugtskade undersøges nøje for at fastlægge, om fugten kan være mere omfattende end først antaget og om problemet har bredt sig eller kan brede sig til omkringliggende lejligheder. 2. Indledende undersøgelser Når varmemesteren har modtaget den første information om en mulig skimmelsag træffes der inden for få dage en aftale med beboeren om besigtigelse af lejligheden. På baggrund af besigtigelsen som omfatter samtlige lejlighedens rum udfylder varmemesteren de relevante felter i vedlagte skema og sender en kopi heraf til inspektøren inden 7 arbejdsdage fra anmeldelsen er modtaget. Varmemesteren kan under besigtigelsen efter behov rådgive om forebyggelse af fugt i lejligheden og eventuel udlevere informationsmateriale til beboeren. Han kan også tilbyde beboeren at foretage en fugt- og temperaturmåling over en periode for at klarlægge, om beboerens adfærd kan være med til at mindske fugtproblemerne i lejligheden. Er der tale om et lejemål, der er besigtiget to elle flere gange tidligere inden for de sidste 18 måneder, og hvor der er udelukket, at der er væsentlige fugtproblemer eller skimmelsvampevækst jf. nedenfor, kan henvendelsen besvares ved at henvise til, at varmemesteren kan foretage kontrolbesøg med passende intervaller. Dette fordrer ikke yderligere handlinger fra inspektøren. Varmemesteren informerer blot inspektøren om, at der er foretaget kontrolbesøg.

21 3. Sagens afgørelse Efter besigtigelsen skal der tages stilling til om sagen kan afsluttes eller om der skal foretages tekniske undersøgelser. Sager uden videre foranstaltninger Hvis det på baggrund af besigtigelsen kan udelukkes, at der er væsentlige fugtproblemer eller væsentlig synlig skimmelsvampevækst, skal der ikke foretages yderligere. Det kan være nødvendigt at lejligheden besigtiges af inspektøren inden denne afgørelse træffes. Meddelelse om at sagen lukkes sendes til beboeren med kopi til varmemesteren. Hvis den formodede skimmelvækst er så lille at den kan fjernes ved almindelig afvaskning og i øvrigt udgør et meget begrænset område, sørger varmemesteren for at der foretages en afvaskning med Rodalon. Beboeren skal være enig i denne fremgangsmåde og i at der ikke foretages yderligere i sagen. Inspektøren meddeler beboeren dette med kopi til varmemesteren. Da årsagen til fugt i lejligheden ofte kan henføres til beboerens adfærd er det vigtigt, at beboeren får vejledning og rådgivning om, hvad der kan gøres for at mindske og/eller afhjælpe problemerne f.eks. med hensyn til god opvarmning, hyppig udluftning, undladelse af tøjtørring i lejligheden m.v. Er beboeren uenig i at sagen afsluttes kan det aftales, at der skal ske en fugtmåling eller en prøvetagning fra lejligheden. Hvis de indledende undersøgelser ikke forklarer årsagen til fugtproblemet kan det give anledning til en undersøgelse af, om særlige forhold ved bygningskonstruktionen kan være årsagen. Kan varmemesteren ikke udelukke, at der er væsentlig skimmelsvampevækst, orienteres inspektøren, der foretager besigtigelse. Sager med videre foranstaltninger Konstaterer inspektøren og varmemesteren mere end ubetydelig skimmelsvampevækst, træffes der afgørelse om evt. yderligere undersøgelser samt hurtigst mulig udbedring. Denne afgørelse meddeles beboeren med kopi til afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Hvis der er tale om et angreb af skimmelsvamp, som efter inspektørens, varmemesteren og evt. tredjeparts opfattelse alene er opstået på grund af forkert brug af boligen, f.eks. at beboeren varmer for lidt op og lufter for lidt ud, er der tale om mislighold, og beboeren har selv ansvaret for at fjerne skimmelsvampen. Evt. yderligere undersøgelser foretages ligeledes på beboerens regning. Det oplyses beboeren, og der tilbydes, at Boligkontoret Århus kan forestå renoveringen for beboerens regning, og det oplyses, at afgørelsen kan påklages til beboerklagenævnet. Hvis der derimod er tale om angreb af skimmelsvamp, som ikke alene skyldes forkert brug af boligen, har Boligkontoret Århus som udlejer ansvaret for at fjerne skimmelsvampen. Når beslutning om skimmelsvamperenovering er truffet, indgår inspektøren en aftale med et relevant firma om en forskriftsmæssig renovering af lejligheden, herunder også en forskriftsmæssig slutrengøring. Afrensning af indbo og tøj foretages ligeledes, hvis rapporten foreskriver dette. Tidspunktet for opstart af renoveringen aftales med beboeren og varmemesteren. Genhusning 2/3

22 Samtidig med at beslutning om skimmelsvamperenovering træffes, kontaktes beboeren for at undersøge, om beboeren har behov for genhusning i den periode lejligheden renoveres. Hvis beboeren har oplyst at være fysisk påvirket ved at opholde sig i lejligheden, skal han have tilbud om genhusning omgående, uanset hvornår skimmelsvamperenoveringen skal iværksættes. Huslejerefusion Hvis lejligheden kan bebos delvis i renoveringsperioden eller hvis beboeren ikke ønsker at gøre brug af tilbuddet om genhusning, f.eks. fordi beboeren tager midlertidig ophold hos familie/bekendte, kan der eventuelt udbetales refusion af dele af huslejen samt eventuel refusion af forøgede leveomkostninger. Når omfanget af huslejerefusion m.v. er fastlagt meddeles dette beboeren med kopi til afdelingsbestyrelsen. De nærmere regler omkring huslejerefusion er beskrevet i en særlig forretningsgang. Opbevaring af indbo Hvis der i renoveringsperioden er behov for at indbo i en periode fjernes fra lejligheden, træffer inspektøren nærmere aftale med beboeren om flytning og opbevaring. I videst muligt omfang aftales det med varmemesteren, at indbo opbevares i disponible rum i afdelingen. Alternativt kan opbevaring ske hos et flyttefirma. Efter skimmelsvamperenovering Når skimmelsvamperenoveringen er afsluttet, kontakter inspektøren firmaet som foretog de første undersøgelser for at få foretaget yderligere prøvetagninger og udarbejdet en slutrapport som dokumentation for, at lejligheden er fuldstændig renset for skimmelsvamp. Når slutrapporten modtages og det heraf fremgår at lejligheden er renset for skimmelsvamp, sendes der kopi af rapporten til beboeren, afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. Inspektøren aftaler herefter en besigtigelse af boligen med deltagelse af beboeren og varmemesteren. 4. Generelt I komplicerede fugt- og skimmelsvampesager går der forholdsvis lang tid fra Boligkontoret Århus bliver gjort opmærksom på problemet og indtil beboeren kan flytte tilbage til en skimmelsvamperenoveret lejlighed. Det er derfor afgørende, at fremdriften i den enkelte sag følges nøje og at de forskellige aktiviteter i udbedringsforløbet igangsættes hurtigt, således den samlede afklaringsog/eller udbedringsperiode bliver så kort som mulig. Og igennem hele forløbet er det også vigtigt, at beboeren kan føle sig tryg og velinformeret om sagsforløbet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen godkender den justerede forretningsgang. 3/3

23 NOTAT TIL PKT 2 a Orientering vedr. afdelinger DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen RESUMÉ Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr. Molbechsvej Afdeling 22 Illerupvej Afdeling 23 Nydamsparken Afdeling 27 Frydenlund Afdeling 29 Kalmargade Afdeling 30 Nørreskovvej Afdeling 32 Nørreskovvej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 52 Viborgvej Frivillig udskiftning gulve i beboede lejligheder. Der er afholdt projektgennemgang med varmemesteren og der er blevet afmonteret en plade på facaden, for at besigtige underlaget og den gamle facade. Når projektmaterialet er renskrevet afholdes der møde med afdelingsbestyrelsen, hvorefter materialet sendes ud i licitation. Etablering af nye dørtelefoner samt af mekanisk røgventilation i trappeopgange igangsættes. Der er modtaget tilbud på ny servicebygning forventet byggestart september. Der opstartes i de 2 prøvekøkkener i uge 35. Således at de er klar til fremvisning i uge 38. Det er planlagt således at selve køkkenudskiftningen opstarter i uge 42, i opgang 49. Tilbudsmateriale på vinduer udsendes medio september Omforandringer i bede og dræning af gavle foretaget i august Udskiftning af køkkener er afsluttet. Afventer en officiel udmelding fra Byggeskadefonden vedr. tag, kviste mv. Murreparation, facademaling og maling af vinduer i uge 38. Der er rykket for terrassedøre

24 Afdeling 71 Damgårdstoften Resultat af 1-årsgennemgang er netop modtaget. Bestyrelsen vil få en yderligere orientering på mødet. Afdeling 73 Virup Skovvej Der bliver afviklet rejsegilde onsdag den 29. august, kl Gartner opstarter i uge 35 efter planen, der er dog stadig lidt forsinkelser på blok H, G og F. Der arbejdes på udtørring af blok H men det går langsom. Der er sket skader på blok B og vm bygningen efter weekendens stor regnskyl, i øjeblikket arbejdes der på at finde frem til omfanget af skaderne, der er taget fat i forsikringsselskabet. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2/2

25 NOTAT TIL PKT 3 a Orientering fra administrationen DATO 30. august 2012 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann RESUMÉ IT/drift A. Siden 14. august har alle fakturaer været behandlet elektronisk. Stort set alle ejendomsfunktionærer har deltaget i kursus og er rimelig fortrolige med brugen, og gevinsterne begynder så småt at melde sig oven på en krævende indlæringsperiode. Der udarbejdes ikke længere papirrekvisitioner. Kunder B. Siden medio juli har ind- og fraflytterundersøgelserne været gennemført. Pt. har 39 fraflyttere og 14 indflyttere gennemført undersøgelsen. De vigtigste resultater er som følger (indflyttere): Hvor tilfreds er du med...

26 Er din bolig som du forventede den? Fraflyttere: Hvor tilfreds har du været med... Hvad er grunden til, at du flytter fra Boligkontoret Århus? (vælg gerne flere)