Referat. Ad. 2 Formandens beretning Formand Laila Hindsbergs beretning er vedlagt som bilag. Formandens beretning blev godkendt.

Transkript

1 Referat af Miniatureforeningen "mini"s ordinære generalforsamling tirsdag den 10. marts 2015 i Teatersalen, Farum Kulturhus, Stavnsholtvej 3, 3520 Farum. Generalforsamlingen er indkaldt den 12. februar 2015 med følgende dagsorden : 1. Valg af dirigent og referent 2. Formandens beretning 3. Aflæggelse af regnskab 4. Indkomne forslag 5. Budget og fastlæggelse af kontingent 6. Valg af bestyrelse og suppleanter 7. Valg af revisor og revisorsuppleant 8. Eventuelt. Ad.1 Valg af dirigent og referent Bjørn Strange blev valgt til dirigent og Tove Palm til referent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Ad. 2 Formandens beretning Formand Laila Hindsbergs beretning er vedlagt som bilag. Formandens beretning blev godkendt. Ad 3 Aflæggelse af regnskab Kasserer Grethe Holme Jantzen gennemgik regnskabet for Regnskabets opstilling er ændret en smule for at tydeliggøre, hvad foreningens penge er blevet brugt til, delt op på medlemsmøder, administration og bestyrelse, julemøder samt øvrige udgifter. Der er et overskud i 2014 på 6.229,50 og formue på i alt ,53. Ilse Thomsen spurgte, hvad vi skal bruge alle de penge til. Grethe H.J. håbede, at den kommende bestyrelse vil finde på projekter, da det ikke er meningen, at foreningen skal spare op. På forespørgsel fra Tove Laybourn oplyste Grethe H.J., at udgiften til kørsel ikke dækkede over bestyrelsesmedlemmers kørsel til almindelige bestyrelsesmøder, men alene bestyrelsesmedlemmers ekstraordinære kørsel over lange afstande - f.eks. kassererens møder hos revisor på Stevns. Regnskabet blev godkendt Ad 4 Indkomne forslag Karen Koch har indsendt følgende forslag: "Vedr. 7 i vedtægterne foreslås følgende ændring: Foreningen ledes i det daglige af bestyrelsen. Formanden vælges på Generalforsamlingen af medlemmerne for en 1 årig periode. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og kasserer. Resten af ordlyden i 7 er som den står i dag. Det er kutyme i de fleste foreninger, at formanden vælges direkte af medlemmerne. Man sikrer derved, at medlemmer får den formand, de ønsker, og det giver mere ro. Vi vil også opnå, at det ikke bliver som sidste år, hvor der nåede at være 3 formænd i løbet af få måneder." Bestyrelsen er kommet med følgende ændringsforslag til forslag om valg af formand på generalforsamlingen: Side 1 af 6

2 "Det foreslås, at Miniatureforeningen "mini"s vedtægter ændres således, at foreningens formand vælges af generalforsamlingen. Foreningens bestyrelse forpligter sig til at fremsætte vedtægtsændringsforslag herom ved næste ordinære generalforsamling." Dirigenten oplyste, at vedtagelse af en vedtægtsændring kræver, at 2/3 af medlemmerne er til stede ved generalforsamlingen, hvilket ikke er tilfældet. Bestyrelsens beslutningsforslag kræver alene almindeligt flertal. Bestyrelsens ændringsforslag behandles først, dernæst Karen Kochs forslag Lisa Tørngren redegjorde for bestyrelsens overvejelser af fordele og ulemper ved valg af formand på generalforsamlingen: Vi er kommet frem til, at ønsker vi en forening med et stærkt samlet udtryk udadtil kan det være en fordel, at formanden er valgt af generalforsamlingen. Ønsker vi derimod en bredt funderet forening med et fællesskab i opgaveløsningen, er det sædvanligvis bedst med en formand, som bestyrelsen har valgt. Det er derfor de nuværende vedtægter i sin tid blev lavet, som de er. Forslaget om at vælge formanden på generalforsamlingen giver desværre ingen sikkerhed for, at der ikke kan ske udskiftning på formandsposten i årets løb. Formanden kan blive syg eller trække sig af andre personlige årsager. Eller der kan opstå så store uoverensstemmelser i samarbejdet mellem formanden og bestyrelsen, at en af parterne trækker sig. Man kan desværre ikke lovgive sig ud af uenighed. I værste fald kan der ske det, at der slet ikke er nogen, der er villige til at stille op som formand på en generalforsamling. Alle foreninger skal have en tegningsberettiget person og i vores vedtægter står formanden nævnt. Det betyder, at foreningen juridisk set ikke er i stand til at eksistere uden en formand. På den anden side kan man sige, at bortset fra, at der hviler et ekstra stort ansvar på en formand, der er valgt af generalforsamling, så betyder det ikke så meget for foreningens daglige arbejde, hvordan formanden er valgt. Alle bestyrelsesmedlemmer inkl. formanden har én stemme. Valg på generalforsamlingen giver ikke formanden nogen form for vetoret i bestyrelsen. Det vi er kommet frem til er, at hvis flertal af medlemmerne ønsker det, kan bestyrelsen godt støtte et forslag om, at formanden vælges af generalforsamlingen. Vi er imidlertid ikke enig i, at formanden skal vælges for 1 år, når alle andre valg ifølge vedtægterne er for 2 år. Desuden er det ikke 7 men 4, der skal ændres, hvis formanden skal vælges på generalforsamlingen. Hanna Clement anbefalede, at vi fortsætter med at formanden vælges af bestyrelsen. Kirsten Hemmeshøj anbefalede, at formanden vælges af generalforsamlingen for 2 år. Der var 61 stemmeberettigede, inkl. 2 fuldmagter. Afstemningen fik følgende resultat : 49 stemte ja, 11 stemte imod, 1 stemme var ugyldig. Hermed har den kommende bestyrelse pligt til at fremsætte vedtægtsændringsforslag ved næste ordinære generalforsamling. Karen Koch trak derpå sit forslag tilbage med den bemærkning, at det nu er blevet, som hun gerne vil have det. Ad 5. Budget og fastlæggelse af kontingent Kasserer Grethe Holme Jantzen fremhævede, at budgettet for 2015 viser et underskud på kr. så vi nedbringer formuen - vi skal ikke puge penge sammen. Bestyrelsen forslår uændret kontingent, dvs. 250 kr. for én person, 400 kr. for 2 personer med samme bopæl. Budget og kontingent blev godkendt. Side 2 af 6

3 Ad. 6 Valg af bestyrelse og suppleanter Grethe Holme Jantzen blev genvalgt som bestyrelsesmedlem. Bestyrelsesmedlem Laila Hindsberg ønskede ikke at modtage genvalg. Tove Palm blev valgt som bestyrelsesmedlem. Som suppleant for 2 år blev Per Lydersen valgt. Som suppleant for 1 år blev Helle Jensen valgt. Ad. 7 Valg af revisor og revisorsuppleant Revisor Geertruida Keizer-Henriksen er ikke på valg i år. Revisorsuppleant Ivonni Nyberg ønskede ikke at modtage genvalg. Miki Sano blev valgt som revisorsuppleant. Ad. 8 Eventuelt Kirsten Hemmeshøj mindede om, at det i formandens beretning for 2013 blev varslet, at der ville blive gennemført en spørgeskemaundersøgelse som skulle belyse medlemmernes tilfredshed. Grethe H.J. oplyste, at bestyrelsen ikke har haft energien til det - har koncentreret sig om at få foreningen til at køre - men det er absolut noget, vi skal gøre. Kirsten Hemmeshøj anbefalede Dukkehusfestivalen, opfordrede til deltagelse i de tilknyttede kurser og efterlyste hjælpere til vagttjeneste om lørdagen. Tilmelding til Agnete Jakobsen. Maja Stenskov Hansen havde haft problem med hjemmesiden, kunne ikke få formandens beretning for 2013 frem. Webmaster Lisa Tørngren forsikrede, at beretningen var lagt ind, men at det ville blive undersøgt, hvad problemet kunne være. Wyrna Christensen sagde tak til Laila Hindsberg og fandt bestyrelsens tiltag gode, var glad for velkomstfolder, ville med interesse følge om Facebookdeltagelse blev til noget. Hun ville gerne stille sig til rådighed til praktiske opgaver. Hun fandt, at bestyrelsen har gjort det godt. Per Lydersen oplyste, at på Lang Lørdag den 21 marts vil Campingprojektets 3 store plader blive sat op. Kom og kig på det. Der mangler blomster på campingpladsen - ville gerne evt. låne blomster af medlemmerne. Dirigenten takkede for god ro og orden. Generalforsamlingen sluttede med, at dirigent og referent fik tak og chokolade. Bestyrelsen overbragte vin og chokolade til Agnete Jakobsen og takkede for hendes mangeårige indsats, ligeledes til Maja Stenskov Hansen. Til slut fik den afgåede formand Laila Hindsberg vin og chokolade og tak for hendes mangeårige indsats. Laila sagde, at hun havde haft mange gode år i bestyrelsen. Aftenen sluttede med kaffe, te og masser af dejlig kage og frugt. 12. marts marts 2015 Bjørn Strange Dirigent Tove Palm Referent Side 3 af 6

4 Formandens beretning til Generalforsamling i Miniatureforeningen mini den 10. marts For første gang står jeg som formand på en generalforsamling i mini og jeg vil referere, hvad der er sket i foreningen siden sidste generalforsamling. I 2014 kom bestyrelsen til at bestå af Nete Jakobsen, Maja Stenskov, Lisa Tørngren, Bjarne Kelde og jeg. Kirsten Børsting og Grethe Holme Jantzen blev valgt som suppleanter. På bestyrelsesmødet 9/4 blev Nete konstitueret som formand. Den 14/5 havde vi et bestyrelsesmøde, hvor et forslag om et ekstra Nyhedsbrev, resulterede i en større diskussion. Derefter indkaldte Nete til et ekstraordinært bestyrelsesmøde den 28/5. Der var 2 punkter på dagsordenen. Hvordan kommer vi videre? Hvem består bestyrelsen af fremover? og skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling? Mødet endte dog ikke, som Nete havde håbet, for vi foreslog, at hun skulle fratræde som formand. Det nægtede hun, og derfor gav et flertal Nete et mistillidsvotum. Hun valgte at træde ud af bestyrelsen og Maja fulgte efter. Bjarne indvilgede i at træde ind som formand. Dette blev bekendtgjort overfor alle medlemmer 30/5. Af personlige årsager var Bjarne ikke tilstede på medlemsmøde den 3/6. Der mødte ca. 60 medlemmer op og jeg bød velkommen. Der blev stillet en masse spørgsmål, som jeg besvarede efter bedste evne. Bjarne meddelte herefter bestyrelsen, at han fratrådte som formand. Vi holdt så et bestyrelsesmøde 18/6, hvor vi skulle finde ud af, hvem der så skulle være formand. Som næstformand følte jeg, at jeg måtte acceptere at blive formand. Det var meget mod min vilje, for jeg har aldrig ønsket at være andet end bestyrelsesmedlem. Nu var vi så kun 5 personer og jeg foreslog, at vi skulle finde 2 personer som kunne hjælpe, men det synes de andre ikke. Det har betydet, at der har været rigtig mange arbejdsopgaver og jeg har følt et meget stort arbejdspres. Der er virkelig mange opgaver i så stor en forening, som vi er. Ved udgangen af 2014 var der 135 medlemmer. Udover de nævnte har vi holdt 6 bestyrelsesmøder. Vi mødes kl. 18:30 til en kop kaffe og te med en ostemad og kl. 19 går vi i gang med mødet. Jeg leder møderne og vi har altid nået alle punkter på dagsordenen og været færdige ca. 22:30. Bestyrelsen ser gerne at vores forening er i udvikling og har fokus på, hvad der sker omkring os. Vi har haft til hensigt at køre foreningen videre med nye tiltag og arbejder på f.eks., at kunne tilbyde kurser der strækker sig over flere dage. Vi har gennemført, at der er gratis kaffe og te til medlemsmøderne, kager har altid været gratis. Endda til julemødet lavede vi kaffe og te, selvom vi var 82 deltagere. Det er selvfølgelig en ekstra udgift i regnskabet, men vi ved, at mange medlemmer sætter stor pris på, at de ikke selv skal slæbe det med. Der er også kaffe og te i aften. Tak til Bjarne for, at du altid møder tidligt og starter kaffebrygningen. Siden generalforsamlingen sidste år har der været 9 medlemsmøder, 5 arbejdende værksteder og 7 lange lørdage. Vi vil gerne lave så spændende kurser som muligt, men det er ikke nemt at finde undervisere. Vi har haft 3 udefra, nemlig Niels Jalling og Mette Laurendz og Majbrit Muzs har holdt et foredrag. Vi opfordrer alle, der har noget, de kunne tænke sig at undervise i, om at kontakte en af os. Vi vil meget gerne hjælpe, alt det vi kan. De medlemmer der har holdt kurser, skal have en stor tak, for det er ofte på kurser, man får tips og gode ideer. Side 4 af 6

5 Jeg vil også gerne takke Per Lydersen, for at han har overtaget de lange lørdage. De var ellers i fare for at stoppe. De bruges for tiden mest til at arbejde på det store fælles projekt campingplads, som skal udstilles på Dukkehusfestivalen 25/4. Per er primus motor på projektet og det bliver måske vores bedste udstilling nogensinde. Sidste år var emnet frit og der var udstillet en hel del kikkasser med mange forskellige miljøer. Vi har indtryk af, at vores skiftende udstillinger besøges af rigtig mange besøgende. Tak til alle udstillerne. Lørdag den 27/9 havde vi en stand i Kulturhuset, hvor Per, Ingelise Clausen, Tove Palm, Lisa og jeg sad og arbejdede med forskellige miniatureting. Der var mange der besøgte vores stand og vi havde en hyggelig dag. Tak til Per, Ingelise og Tove fordi I deltog. Dagen efter var vi en bus fuld af glade medlemmer, der besøgte Miniseum i Mariager. Det var lige før, vi blev nødt til at aflyse p.g.a. for få tilmeldte, men vi forlængede tidsfristen og sendte mail ud til alle. Det endte med, at vi fuldførte og vi fik kun et underskud på 700 kr. Tak til Kirsten for en god tur. I december havde vi vores årlige julemøde og det er da fantastisk, at så mange medlemmer kommer og hygger sig sammen. Vores ellers trofaste madleverandør er stoppet, så jagten gik ind på at finde et nyt sted som ville levere 82 platter. Det blev Kvickly i Albertslund og det var et rigtig godt valg. Der er mange opgaver i forbindelse med julemødet, og da vi kun er 5, har vi spurgt, om der var nogle medlemmer som ville komme og hjælpe os. Det ville Per, Pernille og Wyrna og det skal de have stor tak for. Som sædvanlig var der bankospil med mange flotte præmier. Vi uddeler også en julegave til alle. Jeg vil gerne takke Bjarne for hans fine leveringer af kit. Samtidig vil jeg gerne komme med en opfordring, er der mon ikke andre der vil levere julegaven? Eller er der nogen som har en god ide til en leverandør, så kom frem med det. I løbet af 2014 har vi udsendt 6 Nyhedsbreve. Det er ca. 12 sider fyldt med spændende artikler fra indog udland. I hvert nr. har vi bl.a. Stafetten, hvor et medlem skriver om, hvordan hun er startet med miniature og, hvad hun brænder for. Der er mange billeder og de er nu så store, at vi kan se de fine detaljer. Vi får heldigvis mange tilbagemeldinger fra medlemmer, der læser nyhedsbrevet med stor glæde. Vi vil meget gerne have ris og ros fra jer, og hvis du har et eller andet, du kunne tænke dig, at skrive om, så er du meget velkommen. Vores hjemmeside er blevet super flot. Den holdes hele tiden ajour med, hvad der sker. Der er masser af links til andre hjemmesider og i Galleriet kan du se en masse billeder. Har du noget, du gerne vil vise, så er du meget velkommen til at sende dine billeder til webmasteren, som vil lægge dem ind. Der er også mulighed for at skrive indlæg om hvad som helst, men det bruges desværre ikke af ret mange. Vi vil gerne have, du skriver på bloggen, og tal med webmasteren om at få adgang. Udover webmasteren, er det Kaj Rasmussen, der tager sig af det mere tekniske, og de skal begge have en stor tak for det kæmpe arbejde, det er at udvikle og vedligeholde hjemmesiden. Foruden at være redaktør og webmaster tager Lisa sig også af andre opgaver, f.eks. booking af lokale til vores medlemsmøder. Hun har også kontakt til Furesø Kommune. Hun skriver regler om mange af de ting vi arbejder med og holder øje med at foreningen opfylder diverse krav. Stor tak til Lisa, som bruger rigtig meget tid på bestyrelsesarbejdet. Da Grethe indvilgede i at stille op som suppleant sidste år, var det under forudsætning af, at hun ikke ville være kasserer. Men da vi pludselig stod uden, påtog hun sig alligevel opgaven. Det har taget sin tid, at få adgang til kontoen, da alle vores papirer forsvandt i banken, men nu er tingene gået i orden og Grethe skal have tak, fordi hun tog opgaven. Side 5 af 6

6 For et par uger siden har I alle modtaget en invitation til den store miniaturemesse i Birmingham. Vi håber på, at der er mange, der tilmelder sig turen. Foruden at være rejseleder tager Kirsten sig af opgaven med foreningens blade. En stor tak til Kirsten for hendes indsats. Sidste fredag var det så tid til vores årlige bestyrelsesmiddag. Jeg havde bestilt bord på Chinese Corner i Ballerup Centret, hvor vi fik en fremragende menu. Vi havde en rigtig hyggelig aften. Min opgave er at ajourføre medlemslisten, som alle modtager enten til julemødet eller pr. brevpost. Jeg har alle mail adresser i mit mailsystem og jeg sender besked om Nyhedsbreve og mail ud til alle, f.eks. om ture/rejser. Jeg modtager mail fra 2 af minis mailadresser, som jeg besvarer. Jeg ajourfører 8 forskellige lister som bruges i bestyrelsen. Det er nogle af mine sekretæropgaver. Derudover har jeg formandsopgaver, såsom dagsorden og leder på bestyrelsesmøder, bestilling af mad og bordplan til julemødet samt andre ting. Da jeg er typen der gerne vil gøre alt perfekt, så bruger jeg mange timer på bestyrelsesarbejdet. Da jeg har været med i bestyrelsen fra starten af, synes jeg, at der må være andre, der kan tage over, og derfor modtager jeg ikke genvalg. Jeg glæder mig faktisk til at få mere tid til min hobby. Det er mit ønske, at der i dag vælges en bestyrelse, som kan arbejde sammen, så mini fortsat vil være en forening med spændende tilbud til medlemmerne. I må lige være opmærksom på, at hvis I sender mail til mini@ eller nyhedsbrev@, så havner de i min postkasse, indtil den nye bestyrelse har fundet ud af, hvem der overtager den opgave. Jeg ved godt, at mange af jer er utilfredse med, at Nete ikke længere er formand, men jeg håber, I trods alt er tilfredse med de tilbud, vi 5 har lavet til jer. Jeg vil gerne benytte lejligheden, til at sige Nete tusind tak for hendes mangeårige indsats som formand i mini. Hun var med til at starte foreningen, og vi ved den har været hendes hjertebarn. Nete er et fantastisk menneske, som altid har mange jern i ilden. Hun overkommer langt mere end de fleste af os, og kommer altid med godt humør. Vi er mange, der holder meget af Nete og som skylder hende stor tak for det, hun har gjort for mini. Jeg synes, vi skal give Nete en stor hånd. Der skal også lyde en stor tak til Maja, for hendes indsats i bestyrelsen. Til slut vil jeg gerne takke alle jer, der trofast møder op til vores medlemsmøder og tilmelder sig diverse tilbud. Jeg håber, vi fortsat vil få mange gode timer sammen med vores dejlige hobby. Tak alle sammen. Laila Hindsberg Side 6 af 6