ETISKE RETNINGSLINJER, REVISION 2016

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER, REVISION 2016

2 ETISKE RETNINGSLINJER INDHOLD 1. INDLEDNING OG DEFINITIONER 1.1. Indledning 1.2. Definitioner 2. KERNEPRINCIPPER FOR Applus ETISKE RETNINGSLINJER FOR Applus Hvad er formålet med retningslinjerne? 3.2. Hvem skal overholde de etiske retningslinjer 3.3. CSR Committee (CSR) og Chief Compliance Officer (CCO) 3.4. Kommunikationskanal i Applus Behandling af klager, undersøgelser og sanktioner ved brud på reglerne 3.6. Kommunikation og uddannelse 3.7. Gennemgang af retningslinjerne

3 4. ADFÆRDSREGLER 4.1. Respekt og værdighed på arbejdspladsen 4.2. Forebyggelse af sundheds- og sikkerhedsrisici samt respekt for arbejdstagernes rettigheder 4.3. Databeskyttelse og privatliv 4.4. Miljøbeskyttelse 4.5. Konkurrence på markedet og forbrugerne 4.6. Bekæmpelse af korruption i Applus Social ansvarlighed, sponsorering og donationer 4.8. Pålidelighed af oplysninger og registrering 4.9. Fortrolige og ikke-offentliggjorte oplysninger Integritet i vores ydelser Interessekonflikter Anvendelse af Applus+ aktiver

4 ETISKE RETNINGSLINJER 1. INDLEDNING OG DEFINITIONER 1.1. Indledning Det er en fornøjelse at introducere Applus+ koncernens etiske retningslinjer (Code of Ethics). Retningslinjerne er en ramme, der går videre end blot at overholde love og bestemmelser. De er styret af integritet og professionalisme i vores beslutningsproces, og opstiller en række generelle principper, der skal bestemme vores adfærd hver dag og i alle de dele af verden, hvor vi opererer. Vi kender alle betydningen af at handle med integritet og ansvarlighed. Det sæt af værdier, principper og etiske standarder som er etableret i vores retningslinjer, sikrer mere end at beskytte image og omdømme af vores virksomhed eller undgå juridiske problemer. Integriteten giver os mulighed for at opretholde et bæredygtigt virksomhedsmiljø, som vi alle kan være stolte af at tilhøre, og som er med til at sikre vores professionelle stolthed. Vores etiske retningslinjer kan hjælpe os med at træffe de rigtige beslutninger og give os sikkerhed for, at vi alle gør det rigtige på alle tidspunkter. Virksomhedens vækst og opretholdelse af en høj standard i forbindelse med ledelse samt overholdelse af etiske værdier og reguleringer er gensidigt forstærkende. Opbygning af tillid i samfundet er en langsommelig proces, og kræver en kontinuerlig arbejdsindsats. Derfor er det op til os alle at beskytte koncernens renommé. Det betyder, at vi agerer med ærlighed, og behandler vores interne og eksterne interessenter, kunder, aktionærer, partnere og leverandører retfærdigt og med værdighed. Vi er overbevist om, at vi har din fulde støtte og opbakning til at udvikle det fremtidige Applus+, som bygger på kerneværdierne i koncernens etiske retningslinjer. Vi vil opfordre dig til at læse disse retningslinjer omhyggeligt, at blive en ambassadør for dem, og vi takker på forhånd for dit bidrag til implementeringen af de etiske retningslinjer i koncernen. Med din hjælp vil Applus+ fortsætte med at leve op til den tillid, som er givet os. 1

5 Fernando Basabe Applus+ CEO Christopher Cole Bestyrelsesformand for Applus+ 2

6 1.2. Definitioner Herunder finder du definitioner af nogle af de termer, der anvendes i retningslinjerne: Applus+ eller koncern betyder Applus Services, S.A. og alle dets datterselskaber og tilknyttede virksomheder, herunder joint ventures med andre forretningspartnere. CCO betyder Chief Compliance Officer. Ansatte er alle de personer, der yder tjenesteydelser til Applus+, uanset typen af deres kontrakt med Applus+. Det vil sige, at det omfatter medarbejdere, freelancere, ledere, funktionærer og chefer. Tredjepart betyder, som foreskrevet i den globale antikorruptionsprocedure, enhver enhed eller enkeltperson, der er bemyndiget til at handle på vegne af Applus+. 3

7 ETISKE RETNINGSLINJER 2. KERNEPRINCIPPER FOR Applus+ Kvaliteten af vores ydelser og vores succes som forretning afhænger af mange parametre. Blandt dem er, at vi hver dag handler ærligt og redeligt som socialt ansvarlige personer. Vi tror på det kraftigste på social ansvarlighed i en sammenhæng, hvor vores forretningsaktiviteter har en betydelig positiv indvirkning på miljøet og de lokalsamfund, vi opererer i. For at honorere disse parametre er vi nødt til at efterleve følgende principper for adfærd: Integritet: Vi tror på og fremmer en ærlig adfærd i enhver sammenhæng og i nøje overensstemmelse med gældende lovgivning. Applus+ respekterer alle personers værdighed og er interesseret i andres velbefindende og sikkerhed. Gennemsigtighed: Gensidig respekt, dialog og gennemsigtighed er fundamentet for vores relationer. Forhold til myndigheder, lovgivningsmæssige enheder og statslige instanser skal varetages efter principper for samarbejde, ærlighed og åbenhed. Upartiskhed og uafhængighed: Vi opererer på en fri, objektiv og uafhængig måde og undgår enhver form for korruption eller interessekonflikt, der kan påvirke vores beslutningstagning. Ansvarlighed: Vi respekterer miljøet og alle de samfund, vi opererer i. Dybest set tilstræber Applus+ integritet, uafhængighed og upartiskhed, og vi forsøger at overgå forventningerne fra de personer, der beror på vores produkter og tjenesteydelser, på en ansvarlig måde. 4

8 ETISKE RETNINGSLINJER 3. ETISKE RETNINGSLINJER FOR Applus Hvad er formålet med retningslinjerne? De etiske retningslinjer er et bindende regelsæt, der definerer den forventede adfærd og beskriver de principper, som skal styre adfærden for Applus+ og alle dets ansatte i forbindelse med opfyldelsen af deres forpligtelser og deres kommercielle og professionelle relationer. Alle ansatte i Applus+ skal overholde den adfærd, der er angivet i disse retningslinjer. Reglerne i de etiske retningslinjer repræsenterer minimumstandarder for etisk adfærd i Applus+, og de gælder for alle lande, virksomheder og retssystemer. Disse retningslinjer og de regler, der implementeres, fremhæver det bindende tilsagn til god virksomhedsledelse, gennemsigtighed og social ansvarlighed, som Applus+ har givet. De etiske retningslinjer kan muligvis ikke hjælpe i alle de situationer eller etiske dilemmaer, som vi kommer ud for på arbejdspladsen. Derfor gør Applus+ den kommunikationskanal, der er beskrevet i afsnit 3.4 i disse retningslinjer, tilgængelig for alle de personer, som skal overholde retningslinjerne, samt for vores kunder, leverandører og forretningspartnere Hvem skal overholde de etiske retningslinjer? Alle ansatte i Applus+-koncernen har pligt til at kende og overholde retningslinjerne, uanset deres stilling, placering eller den koncernvirksomhed, som de leverer tjenesteydelser til. Alle ansatte i Applus+ skal udtrykkeligt forpligte sig til at overholde retningslinjerne. Derfor får de særlig undervisning i at overholde dem i starten af ansættelsesforholdet og mindst én gang årligt. 5

9 Respekt for og overholdelse af disse retningslinjer samt forpligtelsen til værdierne i Applus+ skal tages i betragtning hver gang, der sker en forfremmelse i Applus+. Ingen brud på retningslinjerne kan berettiges. Ingen ansatte i Applus+ kan berettige adfærd, der strider mod bestemmelserne i de etiske retningslinjer, idet de sætter deres lid til anvisninger fra en overordnet eller dennes viden om adfærden. I sådanne tilfælde skal den ansatte hos Applus+ indberette det via kommunikationskanalen. Retningslinjernes succes afhænger af, at alle forpligter sig, men det er især vigtigt, at chefer og ledere overholder bestemmelserne i retningslinjerne nøje. Applus+ kræver, at alle chefer og ledere: Øger bevidstheden og fremmer nøje overholdelse af retningslinjerne Træffer passende foranstaltninger for at føre tilsyn med, at deres underordnede overholder retningslinjerne Vælger og forfremmer deres medarbejdere og samarbejdspartnere i overensstemmelse med blandt andet deres integritet, kvalifikationer og arbejdsindsats. Søger vejledning fra CCO i tilfælde af tvivl om anvendeligheden eller fortolkningen af retningslinjerne Rapporterer alle faktiske eller mistænkte brud på retningslinjerne. Rekrutterings- og udvælgelsesproceduren for chefer og ledere tager højde for kvalifikationer, kompetencer og forpligtelse til værdierne i retningslinjerne. Der tages desuden højde for graden af opfyldelsen af de forpligtelser, der er angivet ovenfor, både i forbindelse med vurderingen af deres resultater og beslutninger om forfremmelse samt fastlæggelse af deres vederlag. 6

10 Vi forventer, at vores kunder, forretningspartnere og leverandører er professionelle og ærlige og efterlever vores kerneprincipper. For at opnå dette mål er Applus+ forpligtet til at fremme praksisser blandt disse, der stemmer overens med vores etiske retningslinjer. I henhold til den globale antikorruptionsprocedure forpligter tredjeparter sig til at overholde vores retningslinjer Corporate Social Responsibility Committee (CSR-komite) og Chief Compliance Officer (CCO) Bestyrelsen i Applus+ har betroet CSR-komiteen at fremme implementeringen af koncernens politik for social ansvarlighed, især hvad angår styringen af virksomhedsledelse, social ansvarlighed, etik og gennemsigtighed. CCO skal under ledelse og overvågning af CSR-komiteen træffe de nødvendige foranstaltninger til at fremme de etiske retningslinjer og kontrollere, at alle ansatte i Applus+ overholder dem. Dermed er CCO ansvarlig for at: Videreformidle indholdet af retningslinjerne, udvikle og gennemføre nødvendig uddannelse i at overholde dem Fremme og koordinere anvendelsen af de etiske retningslinjer i de forskellige virksomheder i koncernen Forbedre og fremme godkendelsen af interne politikker og procedurer, som påkrævet for effektiv implementering af vores værdier Modtage og fortolke spørgsmål og klager, der er relateret til retningslinjerne Undersøge enhver overtrædelse af retningslinjerne og forestå passende disciplinære foranstaltninger Gennemføre de nødvendige risikovurderinger for at vurdere behovet for at opdatere retningslinjerne 7

11 En klage i forbindelse med en mistanke, der senere viser sig at være ubegrundet, er ikke nødvendigvis en klage i ond tro. Klager i ond tro (dvs. bevidst brug af falske oplysninger i ond hensigt) vil blive undersøgt, og der vil blive truffet hensigtsmæssige foranstaltninger. Kontrollere den korrekte implementering af retningslinjerne med forbehold af forpligtelserne til intern revision Overvåge overholdelse af retningslinjerne med hjælp fra afdelingen for intern revision, hvis det er nødvendigt. Hvert år udarbejder og sender CCO en årsrapport til bestyrelsen, som denne skal godkende, der anfører alle de handlinger, der er foretaget i overensstemmelse med ovenfornævnte forpligtelser, med henblik på at evaluere graden af overholdelse af de etiske retningslinjer. For at bistå CCO med udførelsen af de anviste opgaver har Applus+ udnævnt kontaktpersoner i forbindelse med overholdelse på afdelingsplan og regionalt plan Kommunikationskanal i Applus+: whistleblowing.channel@applus.com Spørgsmål Kommunikationskanalen i Applus+ er tilgængelig for alle ansatte i Applus+ samt vores kunder, leverandører og forretningspartnere i tilfælde af spørgsmål eller tvivlstilfælde, hvad angår tolkningen og anvendelse af de etiske retningslinjer. Alle spørgsmål modtages og behandles fortroligt, hurtigt og effektivt. CCO er ansvarlig for at administrere kommunikationskanalen og sende tvivlsspørgsmål, der ikke er relateret til retningslinjerne, videre til den relevante person. Klager Alle ansatte i Applus+ samt tredjeparter skal via kommunikationskanalen indberette rimelige tegn på eller mistanke om adfærd, der overtræder de regler, der er anført i retningslinjerne. Hvis klagen har relevans for CCO eller afdelingen for overholdelse, skal den indberettes til en overordnet, kontaktpersonen for overholdelse på afdelingsplan eller regionalt plan, den juridiske afdeling eller CSR-komiteen, som skal overholde de regler, der er anført nedenfor. 8

12 For at give maksimal sikkerhed og beskyttelse af den person, som foretager indberetningen, forpligter Applus+ sig til: At bevare fortroligheden af enhver klage. Derfor vil Applus+ ikke afsløre identiteten på den person, som foretog indberetningen, uden specifik tilladelse fra vedkommende, medmindre de er juridisk forpligtet dertil. Forhindre, undersøge og gribe ind overfor enhver form for chikane eller gengældelse mod den person, som foretog indberetningen. Overholde gældende love om databeskyttelse Behandling af klager, undersøgelser og sanktioner ved brud på reglerne CCO skal behandle enhver klage, der indberettes via kommunikationskanalen. CCO leder og koordinerer enhver undersøgelse, og alle ansatte i Applus+ skal følge CCO s instruktioner i denne henseende. Applus+ implementerer en intern procedure for administration af klager og udførelse af interne undersøgelser. Retningslinjerne og de relaterede politikker er ikke blot en række bedste praksisser eller anbefalinger. Det er obligatorisk at overholde dem. Derfor vil overtrædelse resulterer i indførelsen af disciplinære foranstaltninger op til og med ophør af ansættelsen i overensstemmelse med gældende ansættelsesret. 9

13 3.6. Kommunikation og uddannelse 3.7. Gennemgang af retningslinjerne CCO er ansvarlig for at fremme udbredelse af indholdet i de etiske retningslinjer blandt ansatte, kunder, leverandører og forretningspartnere forbundet med Applus+. For at fremme udbredelse blandt ansatte i koncernen udarbejder CCO en plan for intern uddannelse og kommunikation. De etiske retningslinjer skal revideres og opdateres regelmæssigt i overensstemmelse med CCO s årsrapport. CSR Committee, afdelingen for intern revision og CCO skal kunne udarbejde forslag til forbedring af de etiske retningslinjer. Enhver ændring af de etiske retningslinjer kræver godkendelse af CSR-komiteen og bestyrelsen. 10

14 ETISKE RETNINGSLINJER 4. ADFÆRDSREGLER De adfærdsregler, der stammer fra kerneprincipperne i Applus+, er anført i dette afsnit af retningslinjerne Respekt og værdighed på arbejdspladsen Forpligtelsen i Applus+ til værdierne i disse retningslinjer er ikke troværdig, hvis den ikke afspejles i et ansættelsesforhold, der respekterer hver enkelt medarbejders værdighed. Ansættelsesforholdet skal være fri for ethvert misbrug af autoritet eller anden adfærd, der kan krænke andre. Applus+ opererer i forskellige kulturer med forskellige skikke, som vi skal lære at kende og respektere, og handler på en respektfuld måde i overensstemmelse med forskellige sociale normer. Vores antidiskriminationspolitik har fokus på forebyggelse af enhver form for forskelsbehandling, hvad angår beslutninger om ansættelse, professionelle forfremmelser, organisering af arbejdspladsen eller disciplinære foranstaltninger Forebyggelse af sundheds- og sikkerhedsrisici samt respekt for arbejdstagernes rettigheder Et sundt arbejdsmiljø og respekt af medarbejderes værdighed omfatter også respekt af medarbejderes rettigheder. Vores koncern respekterer de internationale standarder, der er fastsat af den internationale arbejdsorganisation (ILO), uanset hvor vi opererer. Politikker for erhvervsmæssig sundhed og sikkerhed i Applus+ modvirker risici og fremmer sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen. 11

15 Mobning og seksuel chikane på arbejdspladsen tolereres ikke og skal indberettes af alle. Applus+ har pligt til at drage omsorg for og beskytte ansattes sundhed, sikkerhed og velvære, og alle ansatte har ret og autoritet til at stille spørgsmål og til at stoppe arbejdet, når de er bekymret for sikkerheden. Det betyder, at alle ansatte har pligt til at tilegne sig viden om og overholde koncernens politikker og procedurer for sundhed og sikkerhed og sikre deres egen sikkerhed samt sikkerheden af alle de personer, der kan påvirkes af deres aktiviteter. Applus+ anerkender, at alle personer i vores organisation har fri ret til at være tilknyttet en fagforening Databeskyttelse og privatliv At lede en virksomhed i dag kræver beskyttelse af de personoplysninger, der indsamles i løbet af ansættelsen. Selv om lovgivningen vedrørende databeskyttelse varierer i de forskellige lande, hvor vi som virksomhed opererer, anser Applus+ følgende elementer som grundlæggende: Applus+ udvikler politikker for databeskyttelse baseret på de databeskyttelseslove, der gælder i hvert land, og som tilpasses den relevante juridiske ramme. Ud over alle lokale love skal alle medarbejdere og funktionærer også overholde disse grundlæggende regler: Ingen funktionær eller medarbejder må med undtagelse af HR, den juridiske afdeling og CCO få adgang til andre sagsmapper end deres egen, medmindre den pågældende adgang er påkrævet for, at vedkommende kan udføre sit arbejde, eller der er givet udtrykkelig tilladelse. Personlige oplysninger må kun indsamles og arkiveres i nødvendigt omfang for at opnå et legitimt forretningsformål, og sådanne oplysninger må kun anvendes til det formål, det er indsamlet til. 12

16 Personlige oplysninger, der er relateret til en ansat person i Applus+, kan tilgås under en undersøgelse i overensstemmelse med gældende love, når der er rimelig grund til at formode, at pågældende medarbejder har brudt retningslinjerne. Personlige oplysninger, der behandles, må under alle omstændigheder alene videregives til tredjeparter med henblik på at overholde forpligtelser, der er direkte relateret til virksomhedens aktiviteter, med tilladelse fra den berørte part. Applus+ kan også dele de personoplysninger, de besidder, hvis det kræves af en kompetent myndighed. Applus+ og alle dets ansatte respekterer andre ansattes, kunders, leverandørers og forretningspartneres ret til privatliv i enhver form Miljøbeskyttelse Vores virksomhed respekterer alle love, der er relateret til miljøbeskyttelse, og har forpligtet sig til bæredygtighed. Derfor overholder vi retningslinjer for bedste miljømæssige praksisser og gældende interne politikker og procedurer. 13

17 Ugyldige aftaler med vores konkurrenter, bestikkelse eller uberettigede goder til embedsmænd eller ansatte i andre virksomheder er strengt forbudt. Hvis du har spørgsmål, bedes du kontakte CCO med det samme via kommunikationskanalen Konkurrence på markedet og forbrugerne Hos Applus+ mener vi, at innovation og overholdelse af antitrust-love er grundlaget for økonomisk vækst. Derfor er følgende strengt forbudt: Enhver ulovlig aftale, der har til formål at dele markederne og at fastsætte priser eller tilbudsmanipulation i den offentlige eller private sektor. Forkert brug og/eller videregivelse af forretningshemmeligheder eller fortrolige oplysninger eller rettigheder (såsom varemærker, copyrights og patenter), der tilhører tredjepart, for eksempel ved hjælp af industrispionage. Udarbejdelse af et hvilket som helst tilbud eller reklame, der kan være misvisende eller falsk, til kunder Bekæmpelse af korruption i Applus+ Applus+ overholder nationale og internationale love vedrørende forebyggelse af korruption i alle de lande, hvor vi er etableret. Dermed har ansatte i Applus+ og tredjeparter pligt til at undgå enhver korrupt praksis. Applus+ har implementeret en global antikorruptionspolitik for alle de lande, vi opererer i. Denne politik forbyder følgende aktiviteter: At give lovning på eller give noget af værdi til embedsmænd eller ansatte i andre virksomheder for at opnå en uberettiget behandling eller gode. At give noget af værdi til embedsmænd eller ansatte i andre virksomheder, der ligger ud over de specifikke begrænsninger, der er fastsat i vores politik, eller som ikke overholder den globale antikorruptionsprocedure. 14

18 Applus+ fraråder deres ansatte og tredjeparter at give eller modtage gaver eller repræsentation på vegne af Applus+. Modtagelse eller afgivelse af nogen form for gaver eller repræsentation skal ske i nøje overensstemmelse med den globale antikorruptionsprocedure. Alt af værdi kan være: Kontanter, gavekort eller noget andet Gaver Invitationer til arrangementer eller fritidsaktiviteter (sportsbegivenheder, jagt osv.) Måltider og rejseudgifter Jobtilbud til familiemedlemmer eller nære venner Annullering af en gæld At anmode om eller tage imod noget af værdi fra en anden virksomhed mod at give en uberettiget gode til pågældende virksomhed eller en tredjepart. At bruge et personligt forhold til en embedsmand, et medlem af dennes familie eller en funktionær eller et relevant medlem af et politisk parti på en upassende måde, så Applus+ kan opnå en gunstig behandling eller uberettiget gode. At betale penge til tredjeparter, der handler på vegne af Applus+, uden forudgående bekræftelse af deres faglige integritet og deres evne til at overholde vores antikorruptionspolitik. At gennemføre betalinger til embedsmænd, bortset fra officielle skatter, afgifter og gebyrer, selv hvis det er tilladt i henhold til den lokale lovgivning, for at opnå en godkendelse eller for at fremskynde eller lette en administrativ behandling. I nogle lande eller geografiske områder kan Applus+ muligvis implementere specifikke antikorruptionspolitikker, som følger bestemmelserne i den generelle politik Social ansvarlighed, sponsorering og donationer Som et socialt ansvarligt medlem af samfundet fremmer Applus+ kultur, videnskab og kunst igennem sponsoraktiviteter og donationer. Ethvert sponsorat eller enhver donation skal have et legitimt formål, skal formaliseres skriftligt og skal godkendes i henhold til den globale antikorruptionsprocedure. Bidrag til politiske partier eller fagforeninger på vegne af Applus+ er strengt forbudt overalt i verden. 15

19 4.8. Pålidelighed af oplysninger og registrering Garanti for integriteten, pålideligheden og nøjagtigheden af oplysninger er alles ansvar. Vi skal sikre nøjagtigheden og pålideligheden af de oplysninger, vi leverer til vores aktionærer, til de markeder, hvor vores aktier er børsnoteret og deres lovmæssige myndigheder og til offentlige instanser. Ansatte i Applus+ må under ingen omstændigheder bevidst levere fejlagtige oplysninger. Applus+ forpligter sig også til at levere præcise, sandfærdige og objektive oplysninger om koncernens resultater til aktionærerne. Alle finansielle transaktioner i Applus+ skal være klart og præcist dokumenteret og registreret Fortrolige og ikke-offentliggjorte oplysninger Alle ansatte i koncernen skal behandle alle opbevarede oplysninger, de har adgang til, strengt fortroligt som følge af deres faglige aktivitet i Applus+. På grund af vores aktiviteter har vi adgang til leverandørers og kunders følsomme oplysninger, som vi skal beskytte og behandle fortroligt. Dette omfatter forpligtelsen til ikke at videregive disse oplysninger uden tilladelse fra ejeren af oplysningerne. Alle rimelige tegn på lækage af fortrolige oplysninger eller personlig brug af sådanne oplysninger skal indberettes af de personer, der har viden herom, igennem kommunikationskanalen. 16

20 Fortrolige oplysninger omfatter: Kommercielle eller forretningshemmeligheder i andre selskaber, såsom prispolitik, forskningsprojekter, kundegrundlag, regnskaber eller finansielle oplysninger, knowhow, planer for markedsføring eller forretningsudvikling eller oplysninger mærket fortroligt. Desuden skal ansatte i Applus+ undgå at udnytte personlige muligheder, som de er blevet opmærksomme på som følge af arbejdsrelateret adgang til fortrolige oplysninger. Politikken for informationssikkerhed beskriver disse forpligtelser nærmere. Alle fortrolige eller ikke-offentliggjorte oplysninger i børsnoterede selskaber, herunder Applus+, må ikke anvendes til hverken direkte eller indirekte at gennemføre (eller at anbefale en tredjepart at gennemføre) enhver type transaktion med deres aktier, afledte finansielle instrumenter eller andre værdipapirer. Ansatte, der har adgang til ikke-offentlige oplysninger om koncernen, skal overholde de forpligtelser, begrænsninger og forbud, der er anført i de interne regler for adfærd på værdipapirmarkeder (Internal Regulations for Conduct in the Securities Markets) Integritet i vores tjenester Vore tjenester skal udføres på en professionel, uafhængig og upartisk måde, i henhold til de metoder, procedurer, praksis og politikker der gælder for Applus+ og love i de enkelte lande. Anbefalinger, faglige meninger, data, resultater og generelt alle fakta skal dokumenteres på en omhyggelig måde, i overensstemmelse med de interne politikker. Rapporter og certificeringer skal omfatte resultater og fund, samt den tilsvarende udtalelse fra de relevante fagfolk. Applus+ følger nøje og undgår enhver type juridiske restriktioner eller begrænsninger i forhold til og under levering af sine tjenesteydelser. 17

21 4.11. Interessekonflikter Der opstår interessekonflikter, når en ansat persons personlige interesse direkte eller indirekte er i modstrid med koncernens interesse, eller hvis den involverer dem personligt i de tjenesteydelser, der leveres af Applus+. Der er tale om en medarbejders personlig interesse, hvis sagen påvirker den ansatte eller en person, der er beslægtet med denne. Ansatte i Applus+ skal undgå situationer, der kan medføre interessekonflikter eller påvirke deres evne til at handle eller træffe upartiske beslutninger, på baggrund af hvad der er i den bedste interesse for Applus+. I tilfælde af en potentiel interessekonflikt skal du fortælle dine overordnede om den, handle professionelt og loyalt i forhold til Applus+ og undgå at blande dig eller forsøge at påvirke transaktionen. Der findes yderligere regler om, hvad der anses som en interessekonflikt, og hvordan du skal handle, når du konfronteres med en, i de interne regler for interessekonflikter. Almindelige eksempler på interessekonflikter er: Ansættelse af familiemedlemmer eller venner uden tilladelse. At have økonomiske interesser i virksomheder, der konkurrerer med Applus+, eller som er kunder eller leverandører til koncernen. Gennemførelse af betalt aktivitet, der er relateret til den type tjenesteydelser, som Applus+ kan levere, ud over det arbejde, der udføres i Applus+. Levering af andre tjenesteydelser til kunder i Applus+, medmindre du har den fornødne fuldmagt dertil. Udnyttelse af ansættelse i Applus+ til at sikre en forretning eller forretningsmulighed med henblik på egen vinding. Al ovennævnte adfærd skal godkendes af din overordnede i overensstemmelse med gældende interne politikker. 18

22 4.12. Anvendelse af Applus+ aktiver Som anført i Applus+ Information Security Policy og beslægtede politikker, er vores -konto virksomhedens ejendom og derfor ikke egnet til privat brug. Enhver brug af virksomhedens -konto til private formål er at give afkald på privatlivets fred i forhold til indholdet. Stationære computere, bærbare computere, tablet-enheder, telefoner, internetadgang og andre kommunikationssystemer, som Applus+ leverer til sine ansatte er til professionel brug og må kun anvendes personligt, hvis denne brug ikke forstyrrer udførelsen af faglige aktiviteter. Under alle omstændigheder forbeholder Applus+ retten til at kontrollere brugen af disse midler, herunder tidligere meddelelser, altid i overensstemmelse med gældende lovgivning. Anvendelse af eksterne filer og software sætter vores sikkerhed i fare og kan føre til betydelige strafferetlige og civile sanktioner for Applus+. Derfor er hentning eller brug af uautoriseret software, hentning af upassende indhold eller enhver handling, der overtræder immaterielle rettigheder, forbudt. Øvrige af Applus+ aktiver må udelukkende anvendes til at udvikle vores forretning og under ingen omstændigheder til privat brug. Alle ansatte skal passe godt på de ressourcer, de får tildelt, og undgå beskadigelse, tyveri og forkert brug af ressourcerne. 19

23

24 ETISKE RETNINGSLINJER 2016 Campus de la UAB Ronda de la Font del Carme, s/n E Barcelona España / Spanien