Bestyrelsen (andre ressourcepersoner i foreningen vil også blive inviteret)

Transkript

1 Kursusbeskrivelse til kursusmateriale Kør foreningen i pitstop en procesdag til udvikling af foreningen Hensigt Mål Målgruppe Indhold I PITSTOP inspireres I som forening til selv at finde løsninger på organiseringsformer, der dels matcher udviklingstendenser i idrætten og dels imødekommer de frivilliges forventninger og livssituation Formålet med PITSTOP er at jeres forening stopper op og ser på egen organisering herunder opgaverne, der løses og måden de løses på. Målet er at bestyrelsen gennem en reflekterende og kreativ proces udarbejder en handlingsplan for to forslag eller justeringer, der kan være med til at gør foreningen til et endnu mere attraktivt sted for bestyrelse, instruktører og medlemmer. Bestyrelsen (andre ressourcepersoner i foreningen vil også blive inviteret) PITSTOP afvikles over en hel dag fra kl i foreningens egne rammer. I løbet af dagen gennemgår foreningen fire faser: 1) Opdagelsesfasen At identificere hvordan foreningen skaber de bedst mulige betingelser for de frivillige foreningens muligheder for at tilpasse sig medlemmernes livssituation nye udviklingstendenser, som foreningen skal forsøge at rumme 2) Drømmefasen At identificere og konkretisere eksempler på idealtilstande i foreningen 3) Konkretiseringsfasen Bestyrelsen vælger og prioriterer indsats- og udviklingsområder 4) Realiseringsfasen Bestyrelsen vurderer aspekter og konsekvenser ved de valgte indsats- og udviklingsområder Konkrete aftaler laves og nedskrives i handleplan fx forankring, tidsplan med milepæle osv. Forberedelse I forbindelse med opdagelsesfasen og drømmefasen inviteres en repræsentativ gruppe af trænere og instruktører m.fl. I bestræbelserne på at lave den bedst mulige proces, drøfter og identificerer bestyrelsen forud for procesdagen potentielle justeringer og større udfordringer. Forslag til tidsplan Desuden udpeger bestyrelsen personer (instruktører, medlemmer på hold, forældre til medlemmer eller andre ressourcepersoner) som kan bidrage med deres holdninger og synspunkter til foreningen samt idéer til, hvorledes foreningen kan blive endnu mere attraktiv at være med i. Velkomst og introduktion: Opdagelsesfasen: Drømmefasen: Frokost: Konkretiseringsfasen: Idèsortering Powerdotting Realiseringsfasen: Formulering af mål: Pauseleg Backcasting Afrunding: (Opsamling, evaluering)

2 SKABELON brev til bestyrelsen Kære bestyrelse i IK Rosendal Gymnastik Tak for jeres interesse for at afprøve KØR FORENINGEN I PITSTOP. Når bestyrelsen kører foreningen i PITSTOP, giver det mulighed for at standse op og vurdere, hvad der kan gøre foreningen endnu mere attraktiv at være med i. Herved opnår I at: - foreningen er i takt med tiden - medlemmerne er glade for at være med - trænere, instruktører og bestyrelse får udviklingsmuligheder - det bliver endnu sjovere at være bestyrelsesmedlem. I PITSTOP får I tid til at vurdere hvor I skal hen som forening, og om der er små justeringer eller idéer i skuffen som skal realiseres. Kort sagt: foreningen får et servicetjek, så man er klar til endnu en omgang. Når I kører ud fra PITSTOP, har I en enkel plan for det, I her og nu sætter i gang. I har overblik over, om der er større og mere interessante opgaver, som skal have plads en gang i fremtiden. I har samtidig vurderet, om det I sætter i gang, nødvendiggør, at I må udvikle på den måde, som foreningen er organiseret på. KØR FORENING I PITSTOP - er for hele bestyrelsen - starter kl og slutter kl har deltagelse af særligt inviterede gæster (trænere/instruktører, forældre og andre ressourcepersoner) fra holdes i XXXXXX- - har tilmelding til xxxxx senest d.?.? Preben Egeskov, foreningskonsulent i DGI Sydøstjylland og Casper Rasmussen, DGIunderviser leder dagen. Kontaktperson er Hanne Thorsager Olsen telefon.. Hanne aftaler de praktiske forhold omkring selve arrangementet herunder bl.a. hvilke gæster det er hensigtsmæssigt for jer at invitere med. Venlig hilsen DGI uddannelsesforum IK Rosendahl Gymnastik er den ene af de to foreninger, der afprøver KØR FORENINGEN I PITSTOP, før modellen præsenteres på et seminar i DGI. Vi er derfor meget interesseret i at høre jeres mening om forløbet, så vi kan udvikle den bedst mulige model. Vi vil muligvis også gerne skrive om jeres oplevelse i DGI s nyhedsbrev samt generelt infomateriale.

3 SKABELON - brev til instruktører/trænere, forældre og andre ressourcepersoner i Kære. Har du noget på hjerte om din forening, og vil du gerne være med til at udvikle den og skabe fremtiden? Bestyrelsen er kørt i PITSTOP, og de har brug for at høre din mening om foreningen. Derfor vil vi gerne invitere lige netop dig til at være med sammen med nogle få andre udvalgte trænere, instruktører og medlemmer. Fordi du har mulighed for at gøre foreningen endnu bedre og mere attraktiv for dig selv og andre. Kom og fortæl: - hvordan det er at være i foreningen - om der er justeringer, der skal gøres - om de ideer du har i skuffen, der måske skal realiseres - hvordan foreningen evt. kan udvikle sig for at passe bedre til dig. Vi vil gerne bede dig deltage (skriv dato) fra kl på (skriv sted) Arrangementet starter med kaffe og rundstykker. Efter middag vil bestyrelsen selv arbejde videre med de holdninger og meninger, som du har været med til at fremlægge. Tilmelding til xxxx inden d. Preben Egeskov, foreningskonsulent i DGI Sydøstjylland og Casper Rasmussen, DGIunderviser leder dagen. Vil du vide mere kan du ringe til Hanne Thorsager Olsen xxxx eller bestyrelsesmedlem Vi ser frem til din tilmelding. underskrift

4 Drejebog til Proceslederen Der arbejdes med AI metode, 4-D modellen og 3D-case instruktionskort Dagen fordrer en stram styring Tidspunkt/fase Indhold og mål Ansvar Kl Indledning - At sætte ramme og retning, så alle kender banen - At skabe en god og åben stemning Velkomst v. formand Formål med dagen Udfold billedet med Kør foreningen i pitstop Det er godt med periodiske pitstop fordi; o Racerbilen kører ikke optimalt (for lidt fart, hopper i svingene, vi har tabt en bagskærm osv.) o Banen er bygget om (nye kurver, medvind/modvind, forhindringer) o Konkurrenterne har fået nyt materiel Præsentation af deltagere og undervisere Gennemgang af princippet og hovedelementerne i en AI-proces Spilleregler (formiddag) Gule sedler til baglommen man kan kun koncentrere sig om 9 ting Ingen officielle pauser man går bare alene! Er man off-line i processen trækker man sig tilbage Her kan man ikke lave fejl Icebreaker (3D-leg): Fortæl din dag baglæns (3D-case instruktionskort, s. 3) Kl Opdagelsesfasen At identificere hvordan foreningen skaber de bedst mulige betingelser for de frivillige foreningens muligheder for at tilpasse sig medlemmernes livssituation nye udviklingstendenser, som foreningen skal forsøge at rumme Form: de inviterede trænere og instruktører m.fl. er fokusgruppe bestyrelsen fungerer som reflekterende team Fokusgruppen skriver alle tanker på post-its sættes på væggene i lokalet (post-its fra trin 1, 2 og 3 placeres i grupper for sig) Trin 1 den gode historie Beskriv (de gode) historier/historien om foreningen derfra hvor du er med. Hvad fungerer godt? hvad giver foreningen liv? Opsamling: Speakers Corner, hvor deltagerne fremhæver gode historier fra post-its (maks. 2 eks. pr. deltager hvert eks. skal beskrives med maks. 5 ord) Trin 2 fokusgruppens optik Beskriv foreningen ud fra det tilhørsforhold du har (træner, instruktør, afdelingsleder, støtteforening osv.) Processtyrer kan aktivt bringe forskellige perspektiver ind. Hvordan er; stemningen, kommunikationen, instruktørplejen, aktiviteterne, materiellet, faciliteterne, økonomien osv? (Mens fokusgruppen arbejder med trin 2, koncentrerer bestyrelsen sig om, at læse post-its fra trin 1) Trin 3 eksterne interessenters optik Kreativ øvelse: Fokusgruppen gør sig forestillinger om, hvad NN ville sige om foreningen Hvad ville disse mennesker sige?

5 Borgmesteren Indvandrerpigen/drengen En fra en anden afdeling/idræt En hip-hopper/bzer En overvægtig En skifteholdsarbejder (Mens fokusgruppen arbejder med trin 3, koncentrerer bestyrelsen sig om, at læse post-its fra trin 2) Opsamling: Speakers Corner, hvor deltagerne fortæller om post-its fra trin 3 (maks. 2 eks. pr. deltager hvert eks. skal beskrives med maks. 5 ord) Kl Drømmefasen At identificere og konkretisere eksempler på idealtilstande i foreningen Fokusgruppen skitserer en række idealtilstande i foreningen Udgangspunkt er fokusgruppens post-its fra trin 2 i opdagelsesfasen Vurder indledningsvis om der er udsagn fra trin 2, som er identiske hører tematisk sammen. Disse post-its placeres sammen. Form: Fokuspersonerne går sammen to og to (Find sammen med den, der har samme temperatur på håndfladerne som dig selv) Man vælger parvis et udsagn på væggen, som man vil kvalificere. (fx instruktørerne får ikke nok information om, hvad der sker foreningen ) Parret formulerer nu 5 konkrete handlinger, som skal imødekomme det valgte udsagn herefter prioriteres handlingerne (det vigtigste først) o hver handling skrives på et post-it, med overskriften handling de 5 post-its placeres sammen med udsagnet på væggen Café-øvelsen: fjern nu handling nr. 3 og erstat den med et helt ny forslag til en handling Øvelsen gennemføres to gange; I runde 2 giver et par forslag til handlinger på et andet udsagn Der skiftes makker Under drømmefasen cirkulerer bestyrelsen mellem parrene de lytter blot, og deltager ikke i dialogen. Opsamling: Alle par fremlægger deres handlingsforlag til et udsagn i plenum. Bestyrelsen lytter og stiller uddybende spørgsmål. Der må ikke kommenteres her alle ideer er lige gode. Tak til fokusgruppen Bestyrelsen har ret til at vælge og beslutte, hvilke tema der arbejdes videre med Aftaler for, hvordan fokusgruppen informeres om dagens udbytte Kl Kl Konkretiseringsfasen Frokost. Farvel til gæsterne. (Bestyrelsen opfordres til at diskutere, hvad de har hørt og læst mens de spiser) Bestyrelsen vælger og prioriterer indsats- og udviklingsområder Indledende refleksionsrunde: Hvert bestyrelsesmedlem overvejer; Hvad har jeg hørt og hvad har jeg læst? (evt. egne noter i baglommen læses) Parvis kort dialog, hvor man deler overvejelser Form: I konkretiseringsfasen benytter vi to sorteringsmetoder, som dels afklarer effekten af en indsat i forhold til indsatsens omfang og dels deltagernes egen interesse for de forskellige indsatsområder.

6 Idèsortering (20 min. inkl. intro) (fra Procesguide til foreningsudvikling) Nogle idéer kan få stor betydning for forenings fremtid, mens andre kun vil have en lille effekt. Nogle idéer kan sættes i værk med en lille indsats, mens andre kræver et stort arbejde. Da mandskabsresurserne som regel er begrænsede i det frivillige foreningsliv, er den arbejdsindsats der skal lægges for at kunne realisere en vision ofte den mest kritiske faktor for om en idé kan bære igennem. Derfor er det relevant med overvejelser om resurser, mål, indsatsen og effekt. Med nedenstående model vil foreningen i fællesskab kunne overveje hvilke idéer det bedst kan betale sig at gå i gang med. Praktisk: post-its fra trin 2 flyttes ind i matrixen: effekt - indsats Powerdotting (20 min. inkl. intro) (fra Procesguide til foreningsudvikling) (13.10) Powerdotting er en sjov, hurtig og demokratisk måde at udvælge indsatser på. Metoden går i al sin enkelhed ud på at hver deltager bliver udstyret med et antal små runde selvklæbende mærkater. Efter at have fået præsenteret indsatserne, gives deltagerne nogle få minutter til at overveje hvilke indsatser de synes er mest interessante. Derefter stemmer de. Deltagerne afgiver deres stemmer ved at klistre et mærkat fast til det stykke pap eller papir hvor idéen er nedskrevet. Man må kun stemme én gang på en idé. Derefter udvælger man de idéer der har flest stemmer. I forlængelse af de to sorteringsrunder tager bestyrelsen nu stilling til, hvilke indsatsområder, der konkret skal arbejdes videre med. udgangspunktet tages primært i indsatser, som har scoret højt i powerdotting der kan dog peges på indsatser med stor effekt jf. idésorteringen.

7 Kl Realiseringsfasen Bestyrelsen vurderer aspekter og konsekvenser ved de valgte indsats- og udviklingsområder Konkret aftaler laves fx forankring, organisering, tidsplan med milepæle osv. Der er ikke nogen vision eller idé der er så god at den ikke står og falder med, om der kan sættes konkret handling på. Realiseringsfasen går ud på at få knyttet aftaler, så alle i foreningen ved hvordan de skal komme videre når du som procesleder har forladt dem. (kilde: procesguide til foreningsudvikling) Deltagerne har nu indirekte valgt de indsatser, som behandles i realiseringsfasen. Det drejer sig om; Indsatser vi kan sætte i gang umiddelbart - fra kvadranterne De lavthængende frugter og Diamanterne i matrixen effekt/indsats blandt disse prioriteres først og fremmest indsatser med høj score fra powerdotting. Indsatser, som kræver en lidt større indsats fra kvadranten vi trækker i arbejdstøjet Indledningsvis sorteres de valgte indsatser i to kategorier; indsatser vi kan sætte i gang umiddelbart indsatser, som kræver en lidt større indsats. Den metode vi benytter i realiseringsfasen herunder, er dog eksemplarisk for arbejdet med begge kategorier. Bestyrelsen kan således bruge metoden fremadrettet. Form: Bestyrelsen arbejder indledningsvis med indsatser fra kvadranterne De lavthængende frugter og Diamanterne i matrixen effekt/indsats Hvis tiden tillader det arbejdes der med indsatser, som kræver en lidt større indsats Indsatser, som umiddelbart kan sættes i gang: Der skal nu tages konkrete beslutninger, så realiseringen sikres Beslutningerne omfatter; o Målsætning - SMART o Forankring hvem tager ansvaret? hvem skal inddrages? o Organisering o Konsekvenser fx vedtægtsændringer, økonomi m.m. Indsatser, som kræver en lidt større indsats: Der skal nu tages konkrete beslutninger, så realiseringen sikres Beslutningerne omfatter; o Målsætning - SMART o Backcasting o Forankring hvem tager ansvaret? hvem skal inddrages? o Organisering o Konsekvenser fx vedtægtsændringer, økonomi m.m. Formulering af mål: Ved at have klare mål bruger man naturens love om tiltrækning. Det man sætter fokus på, bliver ens virkelighed. Tænk bare på hvor mange røde biler man ser, når man selv er ved at købe en rød bil. (Dagen før havde man ikke været klar over, at bilerne havde farver, ens fokus var et andet sted). Mekanismen er ret smart i forhold til målsætninger. Efter målene er blevet formuleret, ser man pludselig alt omkring sig, der kan hjælpe med at opfylde målene. Tingene har været der hele tiden, man har bare ikke haft fokus på dem før. 5 parametre er vigtige i forhold til målsætninger: Mål skal være SMART Synlige Er man flere, der skal arbejde sammen for at nå målet, er det vigtigt, at man kan kommunikere målet. Alle skal vide, hvor vi er på vej hen. Målbare Et mål skal kunne måles for at se om jeg er kommet dertil, eller hvor meget der mangler endnu.

8 Accepterede Målet skal kunne accepteres af alle involverede parter, for at skabe den største motivation til at arbejde imod målet. Realistiske Et mål skal være realistisk. Kan vi selv nå derhen på fornuftig vis? Tidsbegrænsede Det skal være tydeligt for alle, hvornår målet skal være nået. Det er her vi konstaterer om det er nået Bestyrelsen deles i mindre grupper, som sætter mål for de udvalgte indsatser. Processtyreren kontrollerer, at målene overholder kriterierne for SMART. Når målene er formuleret, fastsættes rækken af handlinger i indsatsen ved hjælp af backcasting. Backcasting Backcasting er en anderledes planlægningsmetode hvor man går baglæns et skridt ad gangen! Metoden er især god til konkret planlægning ud fra formulerede mål. Kort beskrivelse: Man tager udgangspunkt i et fremtidigt mål som man ønsker at nå. Her ud fra udarbejdes en konkret tids- og handleplan hvor man går baglæns i tiden: man starter, der hvor man ønsker at slutte og ruller tids- og handleplanen hen til nutiden. Skridt for skridt: 1. Tegn en tidslinje hvor der står i mål i den ene ende og nu i den anden ende. 2. Gruppen finder i fællesskab ud af hvad der skal stå under i mål og formuler det på en post-it. Målet sættes på tidslinjen. 3. Gruppen skal nu forestille sig at de har nået deres mål. Processen fortsættes derfra og gruppen spørger sig selv: Hvad var det sidste vi gjorde inden vi nåede målet? Det der er enighed om, noteres på en post-it. 4. Gruppen fortsætter med at spørge til hvad der skete lige inden den foregående handling, indtil de er tilbage til nu. Hele tiden noteres handlingerne på enkeltvise post-it-sedler som placeres på tidslinjen. 5. Når den mentale rejse tilbage i tiden er tilendebragt, foretages processen kronologisk dvs. fra nutid til fremtid. Gruppen begynder i nu og arbejder sig hen imod fremtiden og målet. Skridt for skridt vurderes det om der er sammenhæng mellem handlinger og tid. Der flyttes evt. rundt på de enkelte post-it-sedler og der laves nye hvis dette er nødvendigt. 6. Bestyrelsen vurderer på baggrund af tidslinien, hvorledes arbejdet mest hensigtsmæssigt kan organiseres, og hvem som er ansvarlige for de enkelte handlinger. Navne noteres på POST-ITs og sættes på i relation til handlingen. 7. Til sidst renskrives handlingsplanen og uddeles til alle. (kilde: procesguide til foreningsudvikling) Overvejelser til handlingsplanerne: Hvilke praktiske konsekvenser får handlingsplanerne med hensyn til; Organisering Vedtægter Etc. Kl Afrunding Opsamling på realiseringsfasen Hvornår følger bestyrelsen op på handlingsplanerne? Hvornår går bestyrelsen i gang med de indsatser, som kræver en større indsats? Hvem gør hvad? Opfølgning på procesdagen Aftale om kommunikation til fokusgruppen Evaluering af dagen o Bestyrelsens udbytte o Dagens proces o Feedback til underviserne

9