FACILITATORUDDANNELSEN - SÅDAN FACILITERER DU ET VIDENSAMARBEJDE

Transkript

1 FACILITATORUDDANNELSEN - SÅDAN FACILITERER DU ET VIDENSAMARBEJDE

2 Facilitatoruddannelsen - Sådan faciliterer du et vidensamarbejde Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

3 PRÆSENTATION Rasmus Johannes Lund Under viser, rådgiver og udviklingskonsulent, Aarhus Universitet, HEALTH (sundhed) og selvstændig Uddannelse Communication + International Relations, AAU og DMJX Cand. Merc (MA) in Organisation og Strategy (organisational development and business development), AAU Pædagogikum (Kigger I retning af at bliver organisationspsykolog) :o) Professionelle er faringer: - Under viser på AU (Health, Ar ts, DMJX): Innovation, Process Management and Communication - Advisor (Management and Deans at AU, Health) - Faciliterer store og små begivenheder (fx. Projekter under Aarhus Kulturby 2017 og beskætigelsesfor valtningen - Coach (Personalegrupper, SMV er og 14 opstartsvirksomheder i , personligudviklingssamtaler ) - Konceptudvikling Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

4 INTRODUKTION Velkommen (Hvem er vi, organisation, rolle, by, land etc.) For ventninger og planer 4 moduler: M1: Facilitering, hvad er det og hvilken rolle har en facilitator? M2: Samarbejdsprocesser og gruppedynamik M3: Innovationsprocesser, kreativitet, konceptualisering M4: Eksekvering og forretningsmodeller Vigtigt: Jeres deltagelse - Og et inspirerende læringsrum - Stort fokus på øvelser Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

5 MINE FORVENTNINGER Introducere jer til facilitering og facilitatorrollen Klæde jer på til at agere som facilitatorer Give jer viden OG værktøjer I arbejder og spørger Jeres forventninger til dagen?

6 JERES FORVENTNINGER - UDBYTTE Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

7 UDBYTTE: HVAD ER VIGTIGT FOR DIG? Tænk over det i 5 min Nedskrive dit ønskede udbytte på en seddel (så hænger vi den op senere) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

8 FORMÅL Vi stiller skrapt på: Udvikling, facilitering og forberedelse af involverende og meningsskabende processer. Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

9 GET UP! 5 min. Hej til så mange som du kan nå :o) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

10 EN LILLE ØVELSE DEL 1 (15MIN.) Tænk på en facilitator (en du kender eller en fra medierne, kendt, ukendt) udvælge én person Tegne denne person HVEM tegnede du og HVORFOR? Del din tegning med personerne ved bordet Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

11 EN LILLE ØVELSE DEL 2 VÆRDIER (15 MIN.) Tænk over og skriv menneskelige værdier ned på din tegning HVILKE værdier er vigtige for dig? HVORFOR? Hvornår er disse værdier vigtige? Del med gruppen ved bordet Et par eksempler i plenum! Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

12 MENNESKELIG OG SOCIALE VÆRDIER Tillid, troværdighed Ansvarlighed Engagement Loyalitet Integritet Respekt Åbenhed, imødekommenhed Mangfoldighed Miljø, bæredygtighed Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

13 PAUSE (10 MIN.) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

14 FACILITATOR?

15 HVAD GØR EN FACILITATOR? At facilitere betyder "at gøre lettere (latin: facilis / fransk: facile ) I sin enkelthed er en facilitator en "processtyrer", der tager ansvar for den proces, en arbejdsgruppe skal gennemgå for at nå sit mål En facilitator er udstyret med viden og en række metoder/teknikker og værktøjer, der sætter vedkommende i stand til at forstå og påvirke gruppens dialog og adfærd = får fokus på målet

16 KERNEBEGREBER Proces = (lat.: Pro cessus) fortsætte, bevæge fremad, udvikling, fremgang Facilitere = (lat.: facilis) gøre noget let Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

17 FACILITERING Kilde: Facilitering eller konsultering af Brix, Jakobsen og Jordansen Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

18 T YPISKE OPGAVER - EN HULENS MASSE MØDER Strategisk planlægning (styre arbejdet med det) Team-building events Sessions (afklarende møder) Prioritere (hjælpe) Personalemøder Evalueringsmøder Kommunikationsmøder Teammøder, roller og ansvar Problemløsning / proces forbedring (styre feedback) Fokusgrupper (indsamle informationer om fx nye produkter, tiltag, programmer etc.)

19 PROCES OG INDHOLD Indhold: Hvad der diskuteres, agenda, interaktion Proces: Hvordan tingene bliver diskuteret, stilen, interaktionen, gruppedynamik Fra CONTENT (indhold) leader to PROCESS leader

20 INDHOLD OG PROCES Indhold (content) What (hvad) Opgaven Emnet for diskussionen Problemet der skal løses Beslutninger Agenda Mål Proces How (hvordan) Metoder Relationsopbygning og fastholdelse Hvilke værktøjer Regler og normer Gruppedynamik Generelt klima

21 HVORFOR FACILITERE? En dygtig facilitatorer i workshops, projektmøder, teams, afdelinger etc., er med til at frigøre den viden og erfaring, deltagerne sidder inde med, således at man samlet opnår den synergi, der skal til for at løse en opgave optimalt Få de gode og relevante idéer og løsninger frem!

22 HVORNÅR KAN MAN FACILITERE? Åben problemstilling Facilitere Facilitere Lukket problemstilling Diktere Informere Forsvarskultur Støttende kultur Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

23 ORGANISATIONSKULTUR (15 MIN) Hvilken kultur har I på jeres arbejdsplads? Hvordan får man en støttende kultur? Hvad kan du / I gøre? Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

24 ÅBEN VS. LUKKET PROBLEMSTILLING Som facilitator arbejde med sine spørgsmål Et godt spørgsmål er åbent, har 100 mulige svar og mange rigtige! Samtidig er det konkret og til at forholde sig til Har spørgsmålet få mulige svar og kun et rigtigt er det en ekspertopgave ikke en kreativ opgave

25 FORMULERING AF DET GODE SPØRGSMÅL Det skal give mulighed for udforskning og undren Start med hv-ord (hvad, hvilke, hvordan) Hvad og hvilke knytter sig til fordybelse Hvordan knytter sig til handling For at finde frem til det gode fokusspørgsmål er det vigtigt at have gjort sig bevidst om behovet for og formålet med processen samt ønsket til resultat Det gode fokusspørgsmål skal imødekomme følgende: Det skal tage udgangspunkt i formålet Det skal kunne give det ønskede udbytte Det skal give mulighed for udforskning og fordybelse Det skal være konkret og give energi til arbejde Det skal være enkelt og forståeligt så det er til at gå i gang med

26 SHORT BREAK Måtte-/avisleg Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

27 Facilitator Roller JEG Facilitator- rollen VI Grupperelationer & gruppedynamik Coach DET Kreative Teknikker Underviser Intervention Model udviklet af VIA UC Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

28 ROLLEN SOM UNDERVISER Viden findes primært hos underviseren Skabe læringssituation hvor viden overføres til deltagerne

29 ROLLEN SOM VEJLEDER/COACH Den tavse viden personlig eller faglig Hjælpe gruppen med at gøre den tavse viden tilgængelig Finde frem til et potentiale igennem rigtige spørgsmål

30 ROLLEN SOM FACILITATOR Arbejder med den viden der er i gruppen og med den viden de endnu ikke har (ikke-viden eller tavs viden) Skabe et rum hvor både viden og ikke-viden kommer i spil og synliggøres for deltagerne

31 FACILITATORENS ROLLE Facilitatoren som fodbolddommer eller en slags dirigent spiller ikke selv et instrument selvom han/hun godt kan Bringer relevant viden frem hos deltagerne Skaber sammenspil (hvordan vil I gøre det?) Træder et skridt tilbage

32 FACILITATORENS ROLLE Grundlæggende principper: 1. Forbliv neutral 2. Fokus på processen ikke på indholdet 3. Gruppen er eksperten 4. Fasthold en aftagende rolle

33 EKSPERTKONSULTATION VS. PROCESKONSULTATION Ekspertkonsultation At løse problemet Bring eksperten ind Identificer den ansvarli ge leder Find den bedste måde Proceskonsultation At skabe fremtiden Hjælp mennesker til at lære Involver alle Find en bedre måde Skab gradvise forbedringer Skaf en hurtig løsning Campbell/Haslebo & Nielsen, 2006 Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

34 HVAD GØR EN FACILITATOR? FACILITATORS BRING STRUCTURE TO INTERACTION TO MAKE THEM PRODUCTIVE Skaber forståelse af gruppensbehov og hvad de vil / kan opnå Hjælper en gruppe med at definere målsætning Detaljeret agenda (proces beskrivelse) Stiller spørgsmål Rules of conduct Antagelser til overfladen De rette værktøjer (som et spørgsmål til fx gruppen) Præcise kommentarer og noter, der tydeligt viser gruppens tanker og idéer Skabe et konstruktivt rum og samtale (hvordan kan man gøre det? Feedback til gruppen se deres progression Lukker ned for diskussioner og identificerer next steps Evaluering (ift. afholdte møder)

35 PRINCIP 1: FORBLIV NEUTRAL En god facilitator: Forstår sin rolle og sit ansvar som facilitator Er ikke en del af gruppen Deltager ikke i diskussionerne Tilsidesætter egne behov for at blive set og hørt Er til for gruppens skyld Tager ikke parti for enkelte deltagere Forholder sig til emnet i forhold til at nå det overordnede mål Respekterer forskelligheden i gruppen og får det bedste ud af situationen

36 PRINCIP 2: FOKUS PÅ PROCESSEN En god facilitator: Forholder sig ikke til spørgsmål, men sender dem alle tilbage i gruppen Koncentrerer sig om processen og er neutral i forhold til indhold Driver og styrer processen hen imod de mål der er sat op og som deltagerne fra start er enige om Tænker jer og jeres produkt og taler sådan! Stiller spørgsmål der vedrører processen og spørger kun til emnet når det sættes i et større perspektiv i forhold til resultatet af processen

37 PRINCIP 3: GRUPPEN ER EKSPERT En god facilitator: Respekterer at det er gruppens proces (workshop) Sikrer at alle fremkommer med viden og ekspertise Er spørgende i stedet for konkluderende Sætter en ære i at få de bedste kompetencer frem i den enkelte deltager Støtter, respekterer og motiverer den enkelte deltager

38 PRINCIP 4: EN AFTAGENDE ROLLE En god facilitator: Er i begyndelsen af en proces tydelig og efterspurgt Introducerer, kommunikerer og sætter i gang Trækker sig tilbage efterhånden som processen skrider frem og gruppen modnes og bliver mere produktiv, da den her selv kan begynde at tage ansvar for meget af den proces der foregår I en godt planlagt proces der kører bliver facilitatoren overflødig

39 SUMMEØVELSE Sæt jer sammen to og to og diskuter følgende: Hvordan vil du håndtere en situation i en kreativ/innovativ proces hvor én deltager konstant skyder andres ideer ned og bliver personlig? Lad os høre!

40 T YPISKE UDFORDRINGER Facilitatoren forsøges draget ind i samtalen Dialogen domineres af en enkelt deltager Ikke alle bidrager med al deres viden og får luftet talenterne Et bidrag bliver latterliggjort af andre Gruppen arbejder for langsomt Gruppen arbejder for hurtigt Individuelle samtaler (snak i krogene) Uenigheder Følelsesudbrud

41 SUMMEØVELSE (10 MIN) Sæt jer sammen to og to og diskuter følgende: Hvilke(n) udfordring(er) tror du bliver den største i forbindelse med rollen som facilitator? For dig? For Jer?

42 HVOR GÅR FACILITATOREN GALT I BYEN? Tror at deltagerne alle gerne vil være med Tror at alle ved hvad målet/formålet med mødet/processen er Tror at der ikke er noget som kan distrahere deltagerne og at der ikke er historik med ind over, som kan blokere for den frie udfoldelse Tror at deltagerne ved, hvad facilitatorrollen indebærer og hvad det vil sige at blive faciliteret Tror at de tilstedeværende har kompetencen til at træffe beslutninger og handle

43 HVOR GÅR FACILITATOREN GALT I BYEN? Tror at der ikke er underlæggende politiske eller interpersonelle faktorer af betydning Tror at neutral betyder passiv Tror at neutral betyder, at man som facilitator skal finde sig i al slag opførsel Tror at facilitering er noget man bare gør Tror at det er min skyld, at tingene ikke virkede

44 FACILITERING PERSONLIG STIL Den aktive facilitator Nikker med hovedet og bekræfter ved input fra den enkelte deltager Skriver tydelige noter på flipover Smiler og agerer motiveret Bevæger sig rundt i lokalet Drejer kroppen mod personen, der taler Taler med og til deltagerne, mens han noterer Tager bevidst kropssproget i brug ved indgriben mod støj i workshoppen Den passive facilitator Står med krydsede arme ved siden af flipover Kigger uengageret ud af vinduet Kigger jævnligt på klokken Gaber og sukker dybt Sidder bag ved pulten hele tiden Banker i bordet med skriveredskab Rasler med mønter i lommen Står med ryggen til deltagerne og skriver Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

45 FACILITERING PERSONLIG STIL Den aktive vs. den passive facilitator En balancegang OG et temperamentsspørgsmål Kommunikation Er både verbal, nonverbal og vokal Og at lytte til deltagerne og processen Kropssproget Læs deltagernes og brug dit eget Og husk desuden: Du har magt over gruppens adfærd brug den konstruktivt! Overvej dine muligheder før indgriben i gruppens adfærd Hav empati! - undgå at fornærme nogen! Start i det små med behersket indgriben og eskalér så det passer til problemerne Hvad er din personlige stil diskutere ved bordene (10 min) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

46 FACILITATORENS SYV SYNDER Mangelfuld forberedelse Dårlig proces-struktur Upassende spørgsmål Indforståethed/underforståethed Manglende respekt og opmærksomhed Nedladende og fordømmende kommentarer Overfladisk tilgang og arbejdsstil

47 FACILITATORENS SYV DYDER Forbered dig selv på faciliteringsseancen (hvad, hvem, hvorfor ) Afpas styringen af faciliteringen efter formål og deltagere Snak ikke i munden på deltagerne Pas på ledende og lukkede spørgsmål Stil mange åbne og reflekterende spørgsmål Stil kun ét spørgsmål ad gangen Sørg for, at alle væsentlige emner er berørt

48 NY TTIGE EGENSKABER Nyttige egenskaber (personlige og faglige): Imødekommende natur og adfærd med et reelt ønske om at få deltagerne til at nå de resultater de stiler efter Tænke hurtigt og logisk med evnen til at analysere dialogen, hvordan den relaterer til emnet og konkretisere denne Kommunikere klart og tydelig ved at give konkrete og præcise beskeder God til at lytte ved at engagere den enkelte deltager og ved at spørge ind til kernen af dialogen Bygge sympati og tillid hos gruppen (skabe et trygt rum) Udstråle lederegenskaber og engagement Have god proces-forståelse med interesse for at finde nye og bedre måder at gøre tingene på Naturlig autoritet

49 REFLEKSION Dialog i plenum Hvilke egenskaber er der brug for som facilitator på dit arbejde? (i dine arbejdsopgaver?)

50 PAUSE (5 MIN)

51 PROCESLEDELSE I ORGANISATIONER Der er processer overalt og vi befinder os hele tiden i Procesledelse = professionalisering Ikke alt er til forhandling (Rammer og råderum) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

52 3 PROCESNIVEAUER 1. In the moment facilitation 2. Meeting facilitation 3. Procesdesign Barnett Pearce Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

53 PROCESKONSULENTEN HAR OVERBLIKKET KOMMUNIKATIONSNIVEAUER I PROCESSER Formål Formål Formål Udbytte Udbytte Udbytte Proces Proces Proces Justering Justering Retning Retning Genforhandling Genforhandling Opsamling Opsamling Konklusion Konklusion Evaluering Evaluering Kontrakt Time-out Afslutning Meta-niveau Tale/handling Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

54 KONTRAKT Formål - (Hvorfor har vi denne samtale) Udbytte - (Begynd med slutningen) Proces - (Hvilken slags samtale vil være hjælpsom) Faste kontrakter: Når tema og målet er givet på forhånd. Emergerende kontrakter: Når emne og mål afklares i starten af samtalen Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

55 IDOARRT KONTRAKT FORMÅL I DO INTENTION DESIRED OUTCOME UDBYTTE F A R AGENDA ROLES PROCES U R T RULES TIME P Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

56 TIME OUT - KONTRAKTJUSTERING Lad os lige stoppe op og gøre status, går det som planlagt? Skal vi justere i forhold til det mål, vi har aftalt? I forhold til det, som vi nu har fundet frem til hvad vil så være vigtigst at fokusere på? Sig mig lige jeg får den fornemmelse, at vi ikke taler om det, som er vigtigst for jer at tale om lige nu skal vi skifte fokus?

57 MODULOPBYGNING AF PROCESSER F U P F U P F U P F U P F U P F U P F U P Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

58 FACILITERINGSØVELSE ( 60 MIN.) I grupperne ved bordene I skal som familie mødes og diskutere, hvor I vil hen på sommerferie Fokusspørgsmål: Hvor skal vi hen på sommerferie? 1 person: lave og styre en faciliteret proces, (F -U-P og IDOARRT modellen) (20 min.) 2 person: Tænk over rolle, temperament, stil og destination f.eks. Spanien 3 person: Rolle og f.eks. Norge 4 person: Rolle og f.eks. DK 5 person: Rolle og f.eks. Cuba Diskutere hvor I skal hen! Faciliteret / styret (25 min.) Opsamling (15 min.) Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk

59 I DO A R R T INTENTION DESIRED OUTCOME AGENDA ROLES RULES TIME F-U-P formål, udbytte, proces Rasmus Johannes Lund / phone: (+45) / Mail: rjlund@au.dk