Spar tid på bestyrelsesarbejdet

Transkript

1 Spar tid på bestyrelsesarbejdet Redaktørens manual til hjemmesiden Eksempler på forsiden af forskellige foreningers hjemmeside. Alle fotos og al tekst kan du som redaktør nemt ændre. version 02/12/2014

2 Velkommen som bruger af foreningshjemmesiden Din forening har nu adgang til den optimale og alligevel mest brugervenlige - hjemmesideløsning til foreninger. Beboere efterspørger mange steder, at foreningen har en hjemmeside, hvor vedtægter, budgetter, oversigt over kontaktpersoner, referater fra generalforsamlinger m.m. kan findes døgnet rundt. Det har vi hørt fra flere steder og på den baggrund udviklet et system, der opfylder ønsket og mere til! Vi har nemlig brugt vores mange års erfaring med foreningsejendomme i udviklingsarbejdet. Bl.a. kan administrator let servicere foreningen ved at lægge foreningens dokumenter på hjemmesiden. Dermed er dokumenter opdaterede og tilgængelige helt uden, at det kræver arbejde fra bestyrelsens side. På den måde kan I som bestyrelse blot henvise til hjemmesiden, når der kommer forespørgsler på generelle informationer. Alle kan være med Ofte kræver det viden om kodning eller om særlige programmer at lave en hjemmeside. Med jeres foreningshjemmeside er hele skabelonen klar fra start - og det er lige så let at redigere som det er at bruge Word. Som redaktør kan du allerede nu gå i gang med at med lægge fotos, tekster og diverse dokumenter på. Alt redigeres via internettet, så der kræves intet andet end en computer og internetadgang. Åbent eller lukket Hjemmesiden er delt op i tre sektioner; én tilgængelig for alle, én anden kun for beboerne og én tredje kun for bestyrelsen. Som redaktør bestemmer du selv, hvilke informationer, der lægges hvor - og dermed hvem der har adgang til at se dem. Du kan også selv ændre koderne (eller fjerne dem) til de lukkede sektioner. Masser af muligheder Jeres forening kan nu profilere foreningen professionelt på nettet, få vist fotos af ejendommen, arealerne m.m., annoncere boliger til salg (eller leje), orientere om hvad der sker via kalenderen, oprette beboernyheder, sende nyheder pr. mail til beboerne, oprette afstemninger og meget andet! Spar tid og penge Bruges det indbyggede nyhedsbrev kan bestyrelsen fremover sende informationer pr. mail til beboerne og med et klik også samtidig lægge nyheden på hjemmesiden. Det betyder at der kun skal deles papir ud til et mindretal af beboerne og bestyrelsen dermed sparer tid og skåner miljøet. Vælger bestyrelsen at få distribueret referater m.m. via hjemmesiden spares der også både tid, papir og resurser, hvilket jo i sidste ende kommer foreningen til gode. Hvis noget driller Det vil næsten være utænkeligt at vi ikke kan gøre systemet endnu bedre. Oplever du derfor noget, der driller eller som du ikke finder logisk, så kontakt os blot! Når du er logget på som redaktør er der i menuen til venstre et punkt, der hedder Support/vejledning - vælg support og udfyld skemaet, så vender vi hurtigt tilbage med hjælp. Referencer Kongelundshaven Med foreningshjemmesiden er vores kommunikation med 111 parceller gjort let - og hurtig! Vi har stort set afskaffet papir og benytter nu beboernyheder og nyhedsbrevet (som ca. 85% af beboerne modtager) - vel at mærke til beboernes fulde tilfredshed. Samtidig kan vi se, at hjemmesiden benyttes flittigt af beboere m.m. til f.eks. at hente dokumenter og læse beboernyheder. G/F Kongelundshaven A/B Odinshus Det er en brugervenlig og intuitiv hjemmeside med et godt design, lige til at gå til. Noget kan stadig blive bedre, men det er et godt udgangspunkt for at komme i gang med en foreningshjemmeside. Og Prosedo yder rigtig fin service, er hjælpsomme og lydhøre over for ønsker og forbedringer. A/B Odinshus Dorthe Hansen, formand odinshus.dk side 2 af 18

3 Fordele for alle parter Uanset om man er beboer eller bestyrelse, opnår man fordele ved at bruge mulighederne med foreningshjemmesiderne. Fordele for bestyrelsen Profilering af forening. Sparer tid. Let at informere beboere. Send nyhedsbrev med få klik. Opret vejledende afstemninger. Reducerer portoudgifter. Sikrer info ved bestyrelsesændringer. Nemt for alle at bruge. Sikkert system med support. Fordele for beboerne Nem adgang til dokumenter døgnet rundt. Let at følge med i beboernyheder og kommentere på dem. Nyheder direkte pr. mail med større overblik og mindre besvær. Mulighed for at skrive på hjemmesidens opslagstavle. Se fotos m.m. fra området. Opret afstemninger En afstemning gør det muligt at vejre stemning for eller mod forskellige spørgsmål. Beboerne kan vælge en af svarmulighederne og give deres mening til kende let og hurtigt. Send nyhedsbreve Sig farvel til papiret og send informationer og nyheder nemt og hurtigt direkte pr. mail til beboernes indbakke. Det hjælper med at spare foreningen udgifter til f.eks. papir, kopiering m.m. - og så gavner det miljøet. Del beboernyheder Bestyrelsen kan meget nemt oprette nyheder til beboerne. Dermed sparer bestyrelsen tid i forhold til at printe og dele ud og beboerne opnår, at alle foreningens nyheder ligger ét sted - hvor de også kan læses historisk. Hent dokumenter Administrator opdaterer og vedligeholder foreningens nøgledokumenter - helt uden bestyrelsen skal bruge tid på den del. Dokumenterne er tilgængelige døgnet rundt og kan tilgås via hjemmesiden og mobile enheder. side 3 af 18

4 Log på som redaktør For at komme i gang med at redigere hjemmesiden logger du på som redaktør. Dette gøres ved først at klikke på For bestyrelse og herefter klikke på Rediger hjemmeside. Log her på med jeres brugernavn og kode og der er adgang til at redigere hjemmesiden. Første gang du logger på præsenteres du for betingelserne for brugen af hjemmesiden - klik på Accepter for at komme videre og i gang. Herefter ser du nedenstående skærmbillede. Menu og sideoversigt Til venstre ses den grønne menu og til højre for den en oversigt over alle oprettede sider på hjemmesiden samt hvilken sektion siderne hører til. Ud for hver side er der to knapper rediger og slet. For at redigere forsiden klikkes på rediger til højre for Forside. Hjælpetekster Bemærk i øvrigt at der øverst på alle sider er en gul boks. Denne boks indeholder hjælpetekst til den side du er på. Redigér forsiden Efter du har klikket på rediger til højre for Forsiden ser du skærmbilledet her til højre. Det øverste felt Navn er sidens navn. Under det findes feltet Adresse hvor du kan klikke og se den side du redigerer. I feltet Tekst skriver du den tekst, du ønsker skal vises på siden. Afslut med klik på Gem ændringer. Under Billeder tilføjer du fire billeder, der fungerer som links til sektionerne Boligerne, Ejendommen, Området og Information. Se skærmbillede nederst her til højre. Endelig kan du under Galleri tilføje billeder til galleriet i midten af forsiden (klik på knappen Gennemse ). Du kan tilføje et ubegrænset antal billeder til galleriet ligesom du kan skrive en billedtekst til hvert billede. Afslut igen med klik på Gem ændringer. side 4 af 18

5 Redigering af tekst I feltet Tekst kan du vælge skriftstørrelse, skriftfarve, skrifttype m.m. Der ligger en del af de funktioner, der også kendes fra f.eks. Word, så teksten på foreningshjemmesiden kan tilpasses. Redigering af tekst er identisk på alle sider på foreningshjemmesiden. Så er du blevet fortrolig med tekst-redigering én gang, er du det for samtlige sider. Her er også mulighed for at indsætte billeder frit i teksten via knappen øverst til højre i teksteditoren. Her uploades billeder, der bagefter kan sættes ind i valgfri størrelse og placering. Indsæt eller ret billede i teksten. Opbyg eget mediebiblioitek Fed, kursiv, understreg Skrifttype Skriftstørrelse Indsæt link Indsæt tabel Skrift- og baggrundsfarve Se html/kildekode Træk i nederste højre hjørne og gør tekstfeltet større side 5 af 18

6 Oversigt over sider For at komme til oversigten over alle oprettede sider klikkes på Hjemmeside øverst til venstre. Du vælger nu en anden side at redigere - f.eks. siden Om ejendommen. Redigering Som på forsiden kan du ændre sidens navn. Består jeres forening f.eks. af rækkehuse kan det være at Om rækkehusene giver bedre mening end Om ejendommen. I feltet Tekst skriver du den tekst, du ønsker skal vises på siden og billeder tilføjes under Galleri. Afslut med klik på Gem ændringer og dine ændringer er nu synlige på hjemmesiden med det samme. Tilføj dokumenter På de fleste sider er der mulighed for at tilføje et ubegrænset antal dokumenter eller filer som de besøgende så kan downloade. Dette gøres nederst på siden ved Dokumenter og filer. Giv først det dokument du vil tilføje en sigende beskrivelse (f.eks. tilbud, budget 2013 etc.) og klik så på Gennemse og find dokumentet. Afslut med klik på Upload dokument/fil. side 6 af 18

7 Områdekort Klik Hjemmeside øverst til venstre og vælg at redigere siden Områdekort. Med et kort på jeres hjemmeside, gør du det let for besøgende at finde vej. Vi anbefaler at du bruger kort fra Google Maps, bl.a. da disse er gratis at benytte. For at bruge kort fra Google besøger du maps.google.dk. I søgefeltet øverst skriver du foreningens adresse og trykker herefter søg. Vælg evt. at skifte mellem kort eller satellit-foto i forhold til hvad du ønsker. Klik herefter på knappen Link som du finder øverst til venstre og markér linjen i boksen Sæt HTML ind for at integrere i website. Denne linje kopierer du og sætter ind i boksen Kode til Google Maps på jeres hjemmeside. Afslut nu med klik på Gem ændringer og kortet er synligt på jeres hjemmeside. Street View Ved også at redigere siden Street View (gadevisning) kan man på hjemmesiden gå en tur i lokalområdet og se omgivelserne, afstand til nærmeste café, supermarked m.m. For at bruge Street View fra Google vender du tilbage til maps.google.dk og dit kortudsnit fra før. Klik på det lille billede til venstre og siden skifter nu til gadevisning. Gentages fremgangsmåden fra før; klik på knappen Link (øverst til venstre)og markér linjen i boksen Sæt HTML ind for at integrere i website. Denne linje kopierer du og sætter ind i boksen Kode til Google Maps. Afslut nu med klik på Gem ændringer og Street View er synligt på jeres hjemmeside. side 7 af 18

8 Del dokumenter Vend igen tilbage til oversigten ved klik på Hjemmeside øverst til venstre. Vælg denne gang rediger ud for siden Om foreningen. På næsten alle sider kan du tilføje dokumenter, der har relevans for den specifikke side. Du kan tilføje alle filtyper og filtype samt filstørrelse bliver automatisk vist på hjemmesiden. Du starter med at beskrive filen og herefter klikker du på Gennemse og finder filen, der skal tilføjes. Efterhånden som du tilføjer filer vises disse nederst på siden under Uploadede dokumenter og filer. Du kan sortere filerne ved at give dem et nummer i boksen Rækkefølge. Administator deler foreningens nøgledokumenter via siden Dokumentarkiv. Således skal I ikke selv opdatere med vedtægter, årsrapporter m.m. Kontaktpersoner Fra oversigten over alle sider vælges at redigere siden Kontaktpersoner. I feltet Tekst skrives en oversigt over hvilke kontaktpersoner foreningen har. Det kan f.eks. være vicevært og telefon og træffetider, låsesmed, elektriker m.m. Bruger foreningen ikke faste kontaktpersoner kan siden slettes ved blot at trykke slet på oversigtssiden. Som en sikkerhed popper en boks op, hvor du ved klik på OK skal bekræfte, at du vil slette siden før siden slettes. side 8 af 18

9 Kalender Foreningens kalender bruges til at give et overblik over kommende begivenheder af relevans for foreningen - f.eks. generalforsamlinger, arbejdsdage, festligheder, byggesager m.m. For at oprette en kalenderaftale vælges rediger ud for Kalender. Under Kalender udfyldes de relevante felter - f.eks. en overskrift, dato og tid samt sted. Det er også muligt at give både en kort og en lang beskrivelse af begivenheden - og dermed f.eks. indsætte dagsordenen for en generalforsamling i den lange beskrivelse. Afslut med klik på Opret kalenderaftale og den er med det samme synlig på hjemmesiden. Du kan efterfølgende redigere eller slette oprettede kalenderaftaler. Kalenderaftaler slettes automatisk dagen efter begivenhedens dato. Tilføj ny side Du kan tilføje et ubegrænset antal nye sider til jeres hjemmeside. Klik på Vælg side i rullemenuen og vælge den side du ønsker at tilføje. Det vil som regel blot være Ny side du har brug for, men i nogle tilfælde kan du også tilføje en ekstra kalender, et nyt områdekort eller lignende. Når du har klikket Tilføj side, vil den nye side være synlig i den sektion, du har tilføjet den til. Klik på rediger og tilpas siden - giv den f.eks. et sigende navn og tekst. Husk at afslutte med klik på Gem ændringer. side 9 af 18

10 Nyheder Dette er en funktion, hvor I let kan publicere informationer og nyheder til beboerne i foreningen. Benyt beboernyhederne flittigt og brugen af jeres hjemmeside vil stige tilsvarende - og beboerne vil også begynde at tage dokumentarkiv m.m. i funktion. Beboernyheder vises under For beboere på hjemmesiden og bliver automatisk vist med nyeste først. Overskrifterne fra de seneste fem nyheder vises automatisk til venstre på alle sider. Klik på det grønne menupunkt Nyheder og se en oversigt over eksisterende nyheder. Klik rediger for at redigere nyheden eller se (eller slet) beboernes kommentarer til nyheden. For at oprette en ny beboernyhed klikkes på Opret nyhed og felterne Overskrift, Tekst og Dato udfyldes. Det er også muligt at tilføje et dokument til nyheden. For at koble en afsteming til nyheden vælges afstemningen fra rullemenuen Vælg afstemning. Afslut med klik på Opret nyhed. Oprettede nyheder kan kommenteres af alle beboere. På den måde kan beboerne opfordres til at bidrage med konstruktive tanker og måske være med til at præge foreningens udvikling. Efter du har oprettet en nyhed som beskrevet ovenfor og klikket på Opret nyhed kommer knappen Send nyhed som nyhedsbrev til syne. Et klik på den overfører nyhedsteksten til et nyhedsbrev, der kan sendes pr. mail til beboerne. På den måde kan du let lægge en nyhed både på hjemmesiden og sende via mail. Tilknyt afstemning Fra rullemenuen vælges den afstemning, der skal tilknyttes nyheden. Se nærmere om oprettelse af afstemninger på næste side. Send nyhed som nyhedsbrev Ofte kan det være en fordel at sende den nyhed, der netop er lagt på hjemmesiden pr. mail til de tilmeldte beboere. Derfor kommer knappen Send nyhed som nyhedsbrev til syne efter nyheden er oprettet. side 10 af 18

11 Afstemninger Med en afstemning har du mulighed for at oprette en vejledende afstemning om forskellige spørgsmål. Beboerne kan herefter vælge en af dine svarmuligheder og dermed give deres mening til kende let og hurtigt. For at oprette en afstemning klikker du på den grønne knap Afstemninger og udfylder feltet Spørgsmål. Afstemningens spørgsmål fungerer også som afstemningens overskrift. Vælg nu om der skal kunne stemmes anonymt eller om du ønsker, at beboerne skal skrive navn, adresse eller lignende i forbindelse med deres stemmeafgivelse. Herefter oprettes de svarmuligheder, du ønsker beboerne skal kunne vælge til afstemningen. Når svarmulighederne er oprettet er afstemningen klar til at blive publiceret sammen med en beboernyhed, hvori der kan være forklarende tekst til afstemningen. Klik den grønne knap Nyheder og Opret nyhed. Skriv nyheden og tilknyt afstemningen med rullemenuen nederst. ved klik på Opret nyhed er nyhed inkl. afstemning nu lagt på jeres hjemmeside og du kan evt. orientere beboerne ved at sende et nyhedsbrev og bede dem besøge jeres hjemmeside og stemme. Der er mange fordele ved at benytte afstemningerne. De giver bl.a. mulighed for: Hurtigt og effektivt at få loddet stemning for eller imod et tiltag At inddrage beboerne og styrke beboerdemokratiet At tilføje en populær interaktiv funktion til selve nyheden 1: Klik Afstemninger, Opret afstemning og feltet Spørgsmål 2: Vælg om stemmerne skal følges af navn, beboernummer eller lignende og opret svar til spørgsmålet. 3: Opret en nyhed og tilknyt afstemningen 4: Afstemningen vises nu sammen med nyheden 5: Når der er stemt vises stemmefordelingen med det samme side 11 af 18

12 Bookings Klik på den grønne knap Bookings og Opret booking. Start med at give bookingen at navn - f.eks. Fælleshuset, Vaskeriet eller lignende. Skriv evt. en beskrivelse af bookingen samt en standardtekst, der sendes til den beboer, der har foretaget en booking, når en booking er godkendt. Tag stilling til, om bookinger skal godkendes eller om en beboers booking automatisk skal være gældende og endelig om I vil orienteres pr. mail, når der er foretaget en booking via hjemmesiden. Er det der bookes f.eks. vaskemaskiner kan der oprettes perioder på dagen således at der f.eks. kan bookes kl. 8-10, kl osv. Perioden kan også f.eks. hedde hele dagen. Når en beboer har booket kan du som redaktør godkende eller slette bookingønsket og beboeren orienteres herefter automatisk pr. mail. Log på som redaktør via sektionen For bestyrelsen. Klik på den grønne knap Bookings i venstre side og navngiv den facilitet du vil oprette bookingsystem til. Udfyld felterne på siden og afslut hver sektion med klik på Gem. Tilføj siden Booking under sektionen For beboere. Efter siden er tilføjet kan du klikke rediger og f.eks. ændre dens navn samt måske tilføje en beskrivende tekst. Husk ved redigering at vælge den oprettede booking i rullemenuen nederst og afslutte med tryk på Gem ændringer. Foreningens hjemmeside har nu en kalender og bookingformular tilgængelig for beboerne. Efter en booking er foretaget sendes der en mail til personen, der har booket og - hvis det er valgt under punkt to - bestyrelsen. side 12 af 18

13 Nyhedsbreve En nyhed kan kombineres med en anden funktion på foreningshjemmesiderne - nemlig nyhedsbreve. Med nyhedsbrevet kan bestyrelsen sende f.eks. nyheder, referater, indkaldelser eller lignende let og hurtigt. Fordelen ved nyhedsbrevet fremfor at oprette en beboernyhed er, at nyhedsbrevet mailes direkte til modtagerens indbakke. Det bliver altså skubbet ud til beboerne uden de behøver besøge foreningens hjemmeside. Med nyhedsbrevet kan I sige farvel til meget af papiret og sende informationer og nyheder nemt og hurtigt direkte pr. mail til beboernes indbakke. Samtidig hjælper nyhedsbrevet med at spare foreningen udgifter til f.eks. papir, kopiering m.m. - og så gavner det miljøet. Mange oplever også, at det er lettere at gemme informationerne der sendes til senere brug, når de kommer pr. mail. Afsend nyhedsbrev Brug denne funktion, hvis du har information, der skal sendes som mail til beboerne. Rediger evt. afsendernavn og afsender og udfyld emnelinjen. Bemærk at der øverst i teksten til nyhedsbrevet står Kære #NAME#. Koden #NAME# sætter automatisk navnet ind når mailen sendes og på den måde bliver mailen lidt personlig til modtageren. Som noget unikt kan der linkes til filer, der således kommer ud sammen med nyhedsbrevet. Klik blot Gennemse... og klik på det, der skal med mailen ud. Modtagere af nyhedsbrev Klikkes Modtagere af nyhedsbrev vises en oversigt over modtagerne. Opret modtager Beboerne kan selv har tilmelde sig nyhedsbrevet på hjemmesiden på siden ved navn Nyhedsbrev. Bestyrelsen kan også selv tilmelder dem via Opret modtager. Bekræftelsesmail Sættes hak i Aktiveret sendes nu automatisk en bekræftelsesmail til de, der tilmelder sig nyhedsbrevet. Tilknyt filer til mailen Som noget unikt kan der linkes til filer, der kommer ud sammen med nyhedsbrevet. På den måde kan der let sendes referater, tibud eller lignende til beboerne. Klik blot Gennemse... og vælg den eller de filer, der skal med mailen ud. Filerne bør totalt ikke fylde mere end 8 MB. Start afsendelse Når mailen er skrevet, er det blot at klikke Start afsendelse én gang. Så sender systemet en mail til hver af de tilmeldte. side 13 af 18

14 Boliger til salg Har beboerne deres bolig til salg (eller leje) kan boligen også præsenteres på foreningens hjemmeside. Dette gøres fra menupunktet Boliger til salg til venstre. Først ses en oversigt over evt. allerede oprettede boliger med mulighed for at redigere - eller slette - præsentationen af dem. For at oprette en ny bolig til salg eller leje klikkes på Opret bolig og skemaet for neden udfyldes. I feltet Adresse skrives boligens adresse og i Beskrivelse er der mulighed for at komme med en tekst, der beskriver boligen (ofte kopieres blot noget af teksten fra mæglersiden). Endelig kan der indsættes et link til f.eks. en mægler eller præsentation andet steds på nettet. Der kan tilknyttes tre billeder og op til fem dokumenter til hver bolig. Bemærk at de oprettede boliger automatisk slettes seks måneder efter, du sidst har haft redigeret deres præsentation. Hos nogle administrationsselskaber vises de oprettede boliger automatisk også på administrators hjemmeside, således at salget understøttes. Boliger til salg fra alle danske ejendomsmæglere vises automatisk på siden, da her er opsat integration til boligsiden.dk. side 14 af 18

15 Bestyrelsesmedlemmer Ved at præsentere bestyrelsesmedlemmerne på hjemmesiden har du mulighed for også at komme med information om, hvornår - og hvordan - I i bestyrelsen ønsker at blive kontaktet. Det er valgfrit hvor mange af felterne du udfylder - det er f.eks. nok blot at udfylde feltet Navn, hvis bestyrelsen ikke ønsker at oplyse mail eller telefonnummer. I feltet fritekst kan der oplyses om hvilke emner man skal kontakte hvilket bestyrelsesmedlem om - på den måde kan du altså medvirke til, at hvert bestyrelsesmedlem kun får spørgsmål han/hun kan svare på. Det kan også være en god idé på siden Kontakt bestyrelsen at skrive overordnede retningslinjer for kontakt til bestyrelsen - f.eks. Kontakt venligst ikke bestyrelsen efter kl. 20 med mindre din henvendelse er meget vigtig. 2: Der oplyses et valgfrit antal informationer. I bestemmer således selv om der på hjemmesiden skal fremgå information som f.eks. telefon, billede, mail-adresse eller ej. 1: Opret bestyrelsesmedlemmerne 3: Hjemmesiden har nu bestyrelsen præsenteret på siden Kontakt Opslagstavler På jeres hjemmesides opslagstavle kan beboerne oprette opslag og skrive beskeder, som beboerne mener, har almen interesse for de øvrige beboere i foreningen. Alle beboere i foreningen kan kommentere på opslagene. Skulle der komme opslag, som ikke bør være der, kan du som redaktør slette opslaget, ligesom du også kan slette andre beboeres kommentarer til opslaget. Som redaktør kan du også besvare et opslag. Svar sendt som redaktør vises ikke på hjemmesiden, men sendes direkte til den, der har oprettet opslaget i første omgang. Ønsker du at bestyrelsens evt. svar til opslaget skal være synligt også på hjemmesiden kan du blot besvare opslaget direkte via hjemmesiden. Redaktøren kan se, besvare og slette alle opslag på opslagstavlen Oversigt over opslag på hjemmesiden side 15 af 18

16 Kontakt På siden Kontakt, hvor bestyrelsen kan præsenteres, er også en kontaktformular. Med kontaktformularen kan alle sende en besked til foreningen, uden I behøver oplyse personlige adresser. På den måde kan beboere, potentielle tilflyttere, myndigheder m.fl. kontakte jer på en let måde - og ved at de sender en mail bestemmer bestyrelsen selv, hvornår de vil svare og slipper måske for at blive forstyrret midt i aftensmaden. Henvendelser kan besvares enten via redaktør-delen eller via eget mailprogram. Ønsker I ikke at have kontaktformularen aktiveret på jeres hjemmesiden, kan du klikke Indstillinger og fjerne hakket i Kontaktformular slået til. Her vises henvendelsen og nederst kan henvendelsen besvares direkte. Redaktøren kan se, besvare og slette alle henvendelser via kontaktformularen. Indstillinger Denne side giver mulighed for at justere indstillinger for jeres hjemmeside. Under Kodeord kan koder til sektionerne for beboere og for bestyrelse ændres - hvis feltet er tomt betyder det at sektionen ikke er beskyttet af kodeord (og dermed tilgængelig for all). I kan også ændre vælge mellem lyst eller mørkt design samt vælge jeres egen hovedfarve. Som nævnt før du vælge om kontaktformularen skal være slået til eller fra og til hvilken adresse indholdet af kontaktformularen skal sendes samt hvortil evt. kommentarer på beboernyhederne skal sendes. Under Øvrigt kan der indsættes en trackingkode, så I kan få statistik over besøgende m.m. Har I en gruppe på Facebook eller Twitter kan I nederst indsætte links til disse. side 16 af 18

17 Support/vejledning Det sidste punkt i menuen til venstre er Support/vejledning. Her kan du skrive og få hjælp, hvis noget driller - eller du kan også blot skrive med forslag eller spørgsmål. Vi forsøger at besvare henvendelser i løbet af 24 timer på hverdage. Endelig kan du under Vejledning hente seneste version af denne vejledning til brug af foreningshjemmesiderne. side 17 af 18

18 Flere fordele... Får du disse fordele i dag? Velkendt og gennemtestet produkt. Opdateret dokumentbibliotek. Let kommunikation til beboerne. System der følger med tiden. Leverandør der kender til foreninger. Sikre servere (bruges af pwc, KPMG m.fl.). Daglig backup. Adgang til hjælp og support. Hjemmeside specielt til foreninger. Adgang til foreningens økonomiske data Mulighed for afsendelse af SMS (tilbydes ikke af alle administrationsselskaber) Mulighed for online godkendelse af foreningens bilag Foreningens dokumentarkiv - sig farvel til de fysiske arkiver og hav adgang til foreningens dokumenter døgnet rundt. Administrator vedligeholder foreningens dokumentarkiv, så beboere, mæglere, banker m.m. kan hente relevante dokumenter fra hjemmesiden. Referencer Kongelundshaven Med foreningshjemmesiden er vores kommunikation med 111 parceller gjort let - og hurtig! Vi har stort set afskaffet papir og benytter nu beboernyheder og nyhedsbrevet (som ca. 80% af beboerne modtager) - vel at mærke til beboernes fulde tilfredshed. Samtidig kan vi se, at hjemmesiden benyttes flittigt af beboere m.m. til f.eks. at hente dokumenter og læse beboernyheder. G/F Kongelundshaven Tøpkilde 1 Vi henviser beboere, potentielle købere (og mæglere og banker) til at hente dokumenter på hjemmesiden så vi sparer tid på at skulle printe og udlevere det samme igen og igen. Samtidig har vi en del henvendelser fra beboere via hjemmesiden - som vi så kan besvare når vi har tid og ikke nødvendigvis når beboeren banker på vores hoveddør :) A/B Tøpkilde 1 Skovgårdsparken Vi har haft en besparelse vedr. referat fra generalforsamlingen samt ændring af vedtægt og husorden. Det er ca. 500 sider, der ellers skulle kopieres samles og omdeles, nu kan de læses på hjemmesiden og dem der ikke har PC adgang har kunnet få det på skrift - og der er kun én, der har bedt om. Skovgårdsparken side 18 af 18