IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET

Transkript

1 DAGSORDEN IT- og afbureaukratiseringsudvalget - mødesager IT- OG AFBUREAUKRATISERINGSUDVALGET MØDETIDSPUNKT :00 MØDESTED Mødelokale på regionsgården MEDLEMMER Bergur Løkke Rasmussen Erik Lund Pia Illum Özkan Kocak Karsten Skawbo-Jensen Lise Müller Randi Mondorf Marianne Frederik Vagn Majland Afbud Deltog Deltog Deltog Deltog Deltog Deltog Deltog Deltog Side 1 af 32

2 INDHOLDSLISTE 1. Drøftelsessag: Bidrag til budgetproces 2. Orienteringssag: Begrænsning af adgang til patienters data i Sundhedsplatformen 3. Orienteringssag: Beredskab vedr. datasikkerhed ved Sundhedsplatformen 4. Orienteringssag: Forberedelse til Go-live 21. maj Orienteringssag: Status på regionens arbejde med brugen af Fælles Medicinkort (FMK) 6. Orienteringssag: Om udfasning af den danske kvalitetsmodel (DDKM) 7. Orienteringssag: Status på afbureaukratisering på regionens dokumentstyringssystem for vejledninger og instrukser 8. Mødeplan for Eventuelt Side 2 af 32

3 1. DRØFTELSESSAG: BIDRAG TIL BUDGETPROCES BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Denne sag udgør baggrunden for den anden drøftelse i ITA-udvalget af initiativer på it-området og af tre budgetanalyser på Center for IMT s område. Forretningsudvalget godkendte den 26. januar 2016 processen for budgetlægningen af , herunder overordnet tidsplan og rollerne for de stående udvalg. Der er tilrettelagt en proces, hvor de stående udvalg inden for eget ansvarsområde skal drøfte budgetanalyser, bidrage med forslag til nye initiativer og eventuelt bidrage med forslag til justeringer af serviceniveau til budget Disse opgaver bør løses med øje for, at ambitionsniveauet tilpasses den besluttede størrelse af de to politiske prioriteringspuljer på henholdsvis sundhedsområdet og regional udvikling. Det er desuden væsentligt, at initiativer og justeringer i serviceniveau tager afsæt i regionens mission, vision og politiske målsætninger således, at der sikres en tæt og systematisk kobling mellem disse og udvalgenes initiativer og dermed en strategisk fokusering. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at drøfte forslag til nye initiativer, at drøfte eventuelle forslag til justeringer af serviceniveau og at tage status og første resultater for budgetanalyserne inden for udvalgets ansvarsområde til efterretning POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget besluttede at lade administrationen arbejde videre med de tre drøftede budgetinitiativer. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Ved drøftelserne i forbindelse med budgetprocessen fandt udvalget det vanskeligt at finde yderligere fornuftige besparelser eller serviceforringelser på it-området, idet den årlige opdrift som følge af en øget anvendelse og efterspørgsel af it, medico og telefoni allerede blev finansieret gennem effektiviseringer og besparelser på CIMTs område Udvalget tilsluttede sig, at der blev igangsat 3 analyser på it-området, hvor CIMT vurderede, at det var muligt at opnå gevinster i 2017 og frem. Nedenfor gives en status samt første resultater for tre analyser: Slutbrugerredskaber Dataanvendelse Print Slutbrugerredskaber Budgetanalysen af slutbrugerredskaber har fokus på dels at reducere antallet af slutbrugerredskaber samlet i regionen og dels at øge konkurrenceudsættelsen af slutbrugerredskaber. I analysen er der taget udgangspunkt i pc ere, som udgør langt hovedparten (ca. 85 %) af slutbrugerredskaberne i regionen. Side 3 af 32

4 Der er sket en betydelig opdrift i antallet af computere. Primo 2016 er der således ca pc er i regionen mod ca pc er ultimo Dette svarer til en stigning på ca. 23 %. Analysen peger på, at der vil være et økonomisk potentiale ved løbende at inddrage pc-ere, der ikke har været i brug i fx 3 måneder og genbruge dem et andet sted. Pt. er der ca såkaldte inaktive pc-ere. En sådan optimering af anvendelsen vil alt andet lige reducere antallet af pc-ere og dermed udgifterne til support og genanskaffelse når de er udtjente. Med hensyn til konkurrenceudsættelse vurderes der at være et kvalitetsmæssigt og økonomisk potentiale i fremadrettet at gå fra at eje til at leje pc er hos eksterne leverandører. Det kvalitetsmæssige løft består i, at brugerne i højere grad vil have tidssvarende udstyr. Det økonomiske potentiale vil afhænge af bl.a. markedsudviklingen, og potentialet skal derfor vurderes nærmere på baggrund af den økonomiske udvikling på på området. Udviklingen tyder imidlertid på en fortsat vækst i slutbrugerredskaber, jf. den forventede stigning i itanvendelsen, hvorfor der i begge tilfælde hovedsagelig vil blive tale om undgående udgifter. CIMT vil på baggrund af ovenstående arbejde videre med at fastlægge potentialerne i at optimere anvendelsen af og udgifterne til slutbrugerredskaberne i regionen. Dataanvendelse Budgetanalysen af dataanvendelsen i regionen har fokus på at reducere behovet for datalagring. Datamængden vokser hurtigere (ca. 15 %) end prisen på lagring falder (ca. 10 %). Således forventes der på dataområdet en stigning i de årlige udgifter fra ca. 30 mio.kr. i 2016 til ca mio.kr. i Analysen er opdelt i to områder: Administrative data (mail, fællesdrev m.v.) Klinisk data (data fra sundheds-it systemer, fx røntgenbilleder) En mindre del af regionens data er såkaldt administrative data, dvs. data relateret til fx mail/kalender og regionens fællesdrev. Ved at indføre restriktioner i fx størrelsen af mailbokse kan datamængden og dermed udgifterne til storage og datalagring reduceres. Det økonomiske potentiale vurderes imidlertid at være begrænset. Langt størstedelen af regionens data udgøres af klinisk data. Der er en kraftig vækst i de kliniske data primært fordi teknologiforbedringer (nye MR-scannere fx) medfører stigende datamængder (flere undersøgelser, flere billeder pr. undersøgelser). Regionen er i mange tilfælde forpligtet til at gemme klinisk data i en lang årrække af hensyn til lovgivning, forskning og patientbehandling. Der pågår pt. et fælles arbejde i regionerne (Lifecycle Information Management) i regi af RSI, som har til formål at udforme principper for hvor længe og hvilke kliniske data, der skal gemmes. Før dette arbejde giver resultat vil der ikke kunne reduceres i mængden af klinisk data i nævneværdigt omfang og dermed i udgifterne til datalagring. Den nye 3-års aftale med Microsoft kan dog øge potentialet ved at anvende "skyen". Lagring her er "gratis" i og med at det er en del af aftalen. Forinden denne mulighed anvendes skal der imidlertid afklares forskellige forhold fx vedrørende persondatalovgivningen. CIMT vil på baggrund af analysen fortsat arbejde videre på at optimere lagringen af data i regionen. Printområdet Budgetanalysen af print har fokus på at reducere antallet af printere og udgiften til print. Udgifterne på printområdet til anskaffelse og drift er i dag placeret forskellige steder i regionen. Regionen har i dag ca multifunktionsprintere, ca netværksprintere og ca lokalprintere, i alt Side 4 af 32

5 printere. Printområdet har en samlet årlig omkostningsbase i regionen på ca. 40 mio. kr., hvor tonerindkøb alene udgør ca. 15 mio. kr. Analysen peger på, at der er et økonomisk potentiale i at reducere det samlede antal printere i regionen og samtidig udskifte og investere i nye og moderne netværksprintere. Parallelt med opsætning af nye printere nedtages gamle og udtjente printere så regionens samlede printerbestand halveres til godt maskiner. De foreløbige resultater peger på, at en sådan konsolidering - når den er gennemført - vil medføre besparelser på op mod 10 mio. kr. årligt, bla. fordi der flyttes printvolumen over på større og mere effektive multifunktionsprintere, hvor hvert enkelt print koster mindre. De økonomiske gevinster skal dog kvalificeres yderligere, herunder også hvilke eventuelle implikationer omlægningen vil få for hospitalerne. Konsolideringsøvelsen skønnes foreløbigt at kræve en samlet investering på ca. 20 mio. kr., hvoraf de godt 15 mio. kr. går til indkøb af nye multifunktionsprintere. Investeringerne skal, ligesom de forløbige identificerede gevinster, analyseres nærmere. Samtidig med konsolidering vil det være hensigtsmæssigt, at CIMT overtager det samlede ansvar for printområdet, således at hospitalerne alene skal sørge for papir til printerne. CIMT vil på baggrund af den forløbige analyse arbejde videre med at kvalificere gevinster og udgiftsniveau med henblik på at realisere en forventet besparelse på printområdet fra og med KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen indebærer ikke bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Der er ikke planlagt særskilte kommunikationsindsatser i forbindelse med udvalgets budgetdrøftelse. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Udvalgets budgetproces skal være afsluttet, således at forslag kan oversendes til forretningsudvalget senest den 23. juni. Udvalget drøfter budget igen på sit møde den 31. maj DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen JOURNALNUMMER Side 5 af 32

6 2. ORIENTERINGSSAG: BEGRÆNSNING AF ADGANG TIL PATIENTERS DATA I SUNDHEDSPLATFORMEN BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE IT- og Afbureaukratiseringsudvalget har bedt om en beskrivelse af, hvordan patienten kan begrænse andres adgang til egne data i Sundhedsplatformen. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at orienteringen om begrænsning af adgang til patienters data i Sundhedsplatformen tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Administrationen oplyste dertil, at hvis en patient har nægtet samtykke til udlevering af journaloplysninger vil det være synligt i Patientheaderen Samtykke nægtet både for læger, sygeplejersker og sekretærer. Ved afsendelse af Epikrisen vil der komme et Pup Up om at Samtykke nægtet og derved vil epikrisen ikke blive sendt til egen læge. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING I kravspecifikationen (krav ) er det præciseret, at patienten kan kræve sine oplysninger skærmet i forskellige grader. Nedenfor beskrives det, hvilke muligheder for skærmning af data, Sundhedsplatformen giver. Negativt samtykke til udveksling af helbredsoplysninger: Hvis patienten fremsiger negativt samtykke til udveksling af helbredsoplysninger, kan dette markeres i systemet, og dermed vil ingen data automatisk udveksles mellem hospitalet og eksterne aktører bl.a. egen læge, kommunen mm. For sundhedspersonalet vil der ikke være en visuel indikator, men systemopsætningen vil sikre, at meddelelsen ikke sendes, når nægtet samtykke er registreret. Hvis patienten ikke har afgivet generelt negativt samtykke, har vedkommende imidlertid stadig mulighed for at ønske eksplicit negativt samtykke til afsendelse af både epikrisen og genoptræningsplanen til egen læge/speciallæge, således at dette ikke sendes ud. Fortrolig: Fortrolig er den mest omfattende individuelle skærmningsmulighed i Sundhedsplatformen. For sundhedspersonalet vil der være en visuel indikator på patientens kontakt eller kontakter, som giver adgangsrestriktioner for sundhedspersonalet. Hvis personale fra en anden afdeling end den patienten er indlagt på forsøger at åbne patientens journal, vil det udløse Bryd Barrieren, hvor den enkelte sundhedsperson skal angive en årsag for at få adgang til patientens data. Sundhedsperson og årsag bliver logget. Fortrolig er en ny funktionalitet, som giver bedre muligheder for at beskytte patienters data mod uvedkommendes adgang end de funktioner, der eksisterer i dag. Super sensitive afsnit: Hvis patienter indlægges på et super sensitivt afsnit, skærmes alle data automatisk på den enkelte patient. Side 6 af 32

7 For sundhedspersonalet vil patientens kontakt på det super sensitive afsnit kun være synlig, såfremt sundhedspersonalet er tilknyttet afdelingen, og der er mulighed for at skærpe funktionen yderligere til kun at omfatte adgang til udpegede behandlere på det enkelte afsnit. Programmet har efter samråd med kliniske eksperter opsat de afsnit i systemet, der skal kategoriseres som super sensitive afsnit. Det gælder blandt andre begge regioners centre for voldtægtsofre, Region Hovedstadens center for voldsofre samt Regions Sjællands afdeling for Retspsykiatri. Diskretion: Ønske om diskretion indhentes automatisk fra CPR-registeret, hvor patienten tidligere har ytret ønske om at være omfattet af diskretion i alle offentlige sammenhænge. Funktionen kendes også fra de nuværende systemer. For sundhedspersonalet vil der være en visuel indikator på patientens kontakt eller kontakter. Diskretion blokerer ikke sundhedspersonalets adgang til patientens journal, men markeringen skal sikre, at personalet ikke udleverer oplysninger om indlæggelse, bopæl, telefonnummer mm. til udefrakommende uden en behandlingsrelation. Det kan fx være telefoniske henvendelser fra familiemedlemmer, journalister og lign. FYI: FYI er en ny funktionalitet, som giver sundhedspersonalet mulighed for at notere diverse opmærksomhedspunkter herunder ønsker om ikke at udlevere information til familiemedlemmer mm. FYI kan dermed bruges til nogle af de samme oplysninger, som Diskretion, hvilket kan være hensigtsmæssigt i tilfælde, hvor patienten ikke har valgt Diskretion via CPR-registeret, men alligevel ønsker begrænsninger. For sundhedspersonale vil der være en visuel indikator på patientens kontakt. Funktionen blokerer ikke for sundhedspersonalets adgang til patientens journal, men viser særlige noter. Beskyttelse af følsomme oplysninger i et notat: Notater der indeholder følsomme oplysninger, der ikke skal deles som resten af journalen, kan farvekodes, således at klinikere og sekretærer hjælpes til at være opmærksomme på, om notatet bør udleveres til tredjepart (fx kommuner og ved anmodning om aktindsigt værger, forældremyndighedsindehavere m.fl.). Patienter kan selv følge med i, hvem der tilgår deres data: Patienter kan via patientportalen (MyChart) følge med i, hvem der tilgår deres data i Sundhedsplatformen. Dette gælder både for fuldmagtshavere (fx når pårørende med fuldmagt tilgår journalen i patientportalen) eller når sundhedspersonale med adgang til data åbner journalen. Patienter kan i Min Sundhedsplatform se, hvem der konkret har tilgået deres journal-oplysninger. Det er alle faggrupper, der åbner patientens journal, som fremgår af oversigten, og sundhedspersonalet vil fremgå med navn. En fuldmagthavers adgang oprettes igennem udfyldelse af en fysisk formular og behørig identifikation iht. lovgivning og retningslinjer på området. Er der givet fuldmagt med adgang til data til en pårørende, kan denne adgang igen fjernes direkte igennem patientportalen. I hvilket omfang skærming skal benyttes for den enkelte patient fastlægges i dialog mellem sundhedspersonalet og patienten under indlæggelsen. I det tilfælde at patienten har bedt om diskretion via cpr-registret, hentes denne information automatisk ind i Sundhedsplatformen. KONSEKVENSER Patienters data kan som ovenfor beskrevet skærmes på flere forskellige måder afhængigt af behov, og Sundhedsplatformen sikrer dermed flere muligheder for skærming end de tidligere systemer. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. Side 7 af 32

8 KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikation planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES De beskrevne funktioner vil være tilgængelige i Sundhedsplatformen fra Go-live d. 21. maj DIREKTØRPÅTEGNING Svend Hartling / Gitte Fangel JOURNALNUMMER Side 8 af 32

9 3. ORIENTERINGSSAG: BEREDSKAB VEDR. DATASIKKERHED VED SUNDHEDSPLATFORMEN BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE IT- og Afbureaukratiseringsudvalget har ønsket en identificering af spørgsmål om datasikkerhed, som presse, borgere, politikere og samarbejdspartnere kan have i forbindelse med implementeringen af Sundhedsplatformen. På den baggrund har administrationen udarbejdet et beredskab med spørgsmål og svar (bilag 1). INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at beredskabet med spørgsmål og svar vedrørende Sundhedsplatformens datasikkerhed tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Den 23. februar 2016 drøftede ITA-udvalget adgangen til sundhedsoplysninger i Sundhedsplatformen. Adgangen tager udgangspunkt i ti principper for adgangsbehov, der er en forudsætning for, at hospitalerne kan understøtte gode sammenhængende behandlingsforløb. Der er tre grupper, som skal have adgang til helbreds- og personoplysninger i Sundhedsplatformen: 1. patienter, 2. sundhedspersoner og 3. administrativt personale. På baggrund af ITA-sagen Adgang til sundhedsoplysninger i Sundhedsplatformen har administrationen udarbejdet et beredskab med spørgsmål og svar vedr. persondata og datasikkerhed. Behovet for et beredskab skal bl.a. ses i lyset af, at der i offentligheden er et øget fokus på persondatasikkerhed; herunder mediedebat om beskyttelse af personfølsomme oplysninger i den offentlige sektor, fx ved indførelse af ny teknologi, hvor også Region Hovedstaden har fået pressehenvendelser. Region Hovedstaden og Region Sjælland har ved brev af 8. januar 2016 henvendt sig til Sundheds- og Ældreministeriet, og der er aftalt møder med Datatilsynet, og hvis henvendelserne giver anledning til bemærkninger, vil dette kunne foranledige spørgsmål og svar, der ikke er omfattet af det aktuelle beredskab. Samtidig skal det understreges, at administrationen sikrer løbende intern koordinering i forhold til pressespørgsmål, bl.a. om datasikkerhed, for at sikre, at presse- og kommunikationsindsatsen er korrekt, forståelig, relevant og afbalanceret. Beredskabet om datasikkerhed er dermed blot en del af den samlede presse- og kommunikationsindsats, der også koordineres med implementeringshospitaler, relevante centre og Region Sjælland. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. Side 9 af 32

10 KOMMUNIKATION Beredskabet med spørgsmål og svar fremgår af sagsfremstillingen ovenfor. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Eventuel videre proces aftales med udvalget i forbindelse med behandlingen. DIREKTØRPÅTEGNING Svend Hartling / Elisabeth Geday JOURNALNUMMER BILAGSFORTEGNELSE 1. ITA BILAG Kommunikation Datasikkerhed 15.4._endelig Side 10 af 32

11 4. ORIENTERINGSSAG: FORBEREDELSE TIL GO-LIVE 21. MAJ 2016 BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE IT- og Afbureaukratiseringsudvalget har bedt om en orientering om programmets og Herlev og Gentofte Hospitals forberedelser til Go-live d. 21. maj. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at orienteringen om forberedelse til Go-live tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Forud for Go-live på Herlev og Gentofte Hospital kl natten mellem fredag og lørdag den maj, foretager såvel programmet som Herlev og Gentofte Hospital omfattende forberedelser, som skal sikre at selve Go-live d. 21. maj, kommer til at forløbe sikkert og smidigt. I nærværende orientering fokuseres der på de forberedelser, der specifikt vedrører Go-live dagen og de efterfølgende uger og dermed ikke de generelle forberedelser af selve systemet, undervisning, teknisk miljø mm. Udover programmets og hospitalets forberedelser, pågår der ligeledes forberedelse i Center for Kommunikation (fx pressehåndtering), CIMT (fx hardware, netværk, mobile arbejdsstationer) og i Center for Sundhed (fx opdatering af kliniske vejledninger). Programmets Go-live-nære forberedelser Support, Callcenter og Kommandocenter Sundhedsplatformens Go-live supportorganisering er i den intense periode fire uger efter Go-live (Hypercareperioden (For Herlev og Gentofte Hospital samt Rigshospitalet er der planlagt med fire ugers Hypercare efter Go-live, for de efterfølgende hospitaler/sygehuse vil Hypercare vare i to uger efter Golive)) opdelt i tre funktioner: 1)Den brugernære support på hospitalerne/sygehusene, som udgøres af superbrugere, de såkaldte floorwalkers og Epic supportere, der er til stede på afsnitsniveau under Go-live og varetager support direkte hos slutbrugeren. Disse indsamler desuden generelle udfordringer vedr. brugernes anvendelse, så dette centralt kan imødegås med mere uddannelsesmateriale eller lign. 2) Callcenter. I Hypercareperioden vil superbrugeren i fald, de ikke kan løse et slutbrugerproblem oprette en sag via ServiceNows (ServiceNow er sagsstyringssystem i Region Hovedstaden. Der arbejdes på integration mellem regionernes sagsstyringssystemer) brugerrettede portal eller ved at kontakte callcenteret. Callcenteret har derefter til opgave at straksafklare eller assistere med sagsoprettelse i systemet samt kvalificere indrapporterede data. Derudover videresender call centret problemet til rette problemløser. Callcenteret er en egenleverance fra CIMT/KIT, og der arbejdes i et tæt samarbejde med Sundhedsplatformsprogrammet med at få processer og bemanding på plads. 3) Kommandocentret bemandes med Sundhedsplatformens projekter, som behandler de fejl og ønsker til rettelser, der meldes ind fra Callcenteret og ServiceNow. En eskaleringsmodel sørger for, at sager af særlig vanskelig karakter bringes videre, idet Kommandocenteret desuden er bemandet med beslutningskompetencer således, at sager af enhver art kan løses hurtigt og effektivt. Via tæt fælles koordinering og governanceforum sikres enighed i prioritering og beslutninger mellem Side 11 af 32

12 hospitalet/sygehuset, Patientsikkerhed, IT-organisationerne og Sundhedsplatformsprogrammet. Cutover Ved Cutover overgår brugere, data og systemunderstøttelse fra de eksisterende systemer (hovedsageligt Opus/GS) til Sundhedsplatformen. Det er således processen, hvor der lukkes ned for adgang til de gamle systemer, og åbnes for det nye, og samtidigt sikres, at alle relevante data er på plads i det nye system. Processen indeholder adskillige af hinanden afhængige trin for at sikre, at systemet er klar til ibrugtagning og den involverer både hospitalets medarbejdere, personale fra de eksisterende systemer og fra Sundhedsplatformen. Den samlede Cutover- og Go-live-plan er udviklet af programmet, leverandøren, it-afdelingernes systemforvaltning og hospitalerne i fællesskab. Hospitalets medarbejdere skal deltage ved aktivering og ibrugtagning for at sikre, at journalerne for hospitalets patienter er opdateret med sidste-øjebliksinformationer i Sundhedsplatformen. Transition Transition er defineret ved perioden, hvor nogle hospitaler bruger de gamle systemer og andre har taget Sundhedsplatformen i brug. I transitionsperioden etableres der en løsning, der sikrer at information om patienter kan flyde mellem de hospitaler og sygehuse, der har implementeret Sundhedsplatformen og de hospitaler og sygehuse, hvor Sundhedsplatformen endnu ikke er implementeret. Denne løsning skal etableres således, at patienter og personale ikke stilles ringere end i dag og således, at hverken patientsikkerheden, principper om dataindsigt eller it-sikkerheden kompromitteres. Der er fokus på procedurer i forhold til overflytning, tilsyn samt adgang til data på tværs. Helt konkret løses udfordringen af modulet EpicCare Link, som er en webbaseret løsning, der giver læseadgang til patientdata i Sundhedsplatformen. Change management Når en slutbruger melder en fejl eller et ændringsønske til Sundhedsplatformen enten via callcentret eller ved at oprette en sag i ServiceNow, håndteres denne sag ved hjælp af programmets change management procedurer. Programmet er i samarbejde med CIMT i gang med at definere de kriterier, som skal anvendes i ServiceNow i forbindelse med triagering (vurdering af sagens kritikalitet) og fordeling af sager til såvel programmet som it-afdelingernes ansvarsområder (drift af servere, netværk mm.). Udover fejl håndteres på denne måde også generel vedligeholdelse, såsom håndtering af nye lægemidler, nye parakliniske undersøgelser, brugere, der ændrer rolle/ansættelsessted etc.. Derudover er der udarbejdet særlige processer for Forbedringsønsker og Kritiske changes. Ved kritiske changes forstås ændringer eller prioriteret udvikling af hensyn til økonomi, patientsikkerhed eller lovgivning. Denne systemforvaltning, som pt er under præcisering, forventes at videreføre det tætte samarbejde med de faglige eksperter fra alle sygehuse/hospitaler og regionale enheder, som sikrer tæt sammenhæng mellem opsætning af indhold i Sundhedsplatformen og den kliniske og administrative praksis. De faglige eksperter (udpeget af SFR) forventes således fortsat tæt involveret, når programmets medarbejdere designer løsninger til de fejl og ændringsønsker, der meldes ind af slutbrugerne. Hospitalets forberedelser Natten mellem fredag og lørdag den maj, nærmere bestemt kl , bliver Herlev Hospital og Gentofte Hospital de første til at tage den østdanske Sundhedsplatform i brug. Der skal i Region Hovedstaden uddannes omkring medarbejdere i brugen af det nye system - og alene på HGH ca , herunder uddannes ca. 500 indledningsvist til superbrugere. Herudover uddannes på samme tid 300 superbrugere, som HGH låner af Rigshospitalet. Klasserumsundervisningen for slutbrugerne dvs. stort set alt personale er påbegyndt på HGH den 4. april. Med så meget personale, der skal uddannes på stor set én gang, har det bl.a. den konsekvens, at det har været nødvendigt at reducere operationskapaciteten. Side 12 af 32

13 Parathedsarbejdet Der har siden sommeren 2015 med reference til direktionen været nedsat en styregruppe vedr. Sundhedsplatformen bestående af repræsentanter fra direktionen, afdelingsledelserne og de administrative stabe, som bl.a. har haft til opgave at koordinere implementeringsarbejdet. Herudover har direktionen ad to omgange været på roadshow i de kliniske afdelinger, og der har været afholdt særlige seancer om platformen med udvalgte faggrupper, herunder lægesekretærer, overlæger og sygeplejersker. Der er etableret 18 parathedsgrupper under Sundhedsplatformen på HGH med næsten 300 medlemmer, der som de første er introduceret til de nye arbejdsgange som følge af Sundhedsplatformen, og som er med til at identificere eventuelle udfordringer. Samtidig skal de være med til at formidle de forandringer, der skal ske i egen afdeling. Eventuelle udfordringer formidles via konklusionsskemaer videre til hospitalets to implementeringskoordinatorer, som sørger for at tage hånd om disse. Målet er, at alle medarbejdere er parate til at modtage den konkrete undervisning i brugen af Sundhedsplatformen. De 18 grupper har haft hvert sit tema, eksempelvis operationsbookning, opvågningssygepleje, intensiv og sekretærfunktioner. Inden Sundhedsplatformen går i luften, er der rigtig mange data, der skal flyttes manuelt fra de mange gamle it-systemer (konvertering). Til at løse denne opgave, er der bl.a. sendt to projektmedarbejdere fra Sundhedsplatformen på rundtur i alle afdelinger for at forberede afdelingerne så godt som muligt på opgaven, og i tre dage i pinsen er ca. 350 ansatte indkaldt og dedikeret til en særlig datakonverteringsindsats. Desuden har der på hospitalsniveau det seneste år kontinuerligt været en markant og fokuseret kommunikations- og formidlingsindsats, bl.a. gennem nyhedsbreve og via intranettet, hvor der fx har været nedtælling til Go-live på dage, timer, minutter og sekunder. Herudover har bl.a. hospitalets VMU (Virksomheds MED-udvalg) og afdelingsledelsesforum været tæt involveret i implementeringsprocessen, og der er i alle afdelinger etableret lokale implementeringsgrupper. Produktionsplanlægning Der foretages frem til Go-live en løbende vurdering og planlægning af de forventede aktivitets- og kapacitetsmæssige konsekvenser, bl.a. i tæt dialog med de øvrige hospitaler i regionen. Med hensyn til den akutte aktivitet planlægges den generelt fastholdt både før og efter Go-live undtagen i ca. to døgn lige omkring Go-live. Det er p.t. planlagt, at der fra fredag den 20. maj kl. 17 og frem til lørdag den 21. maj kl. 10 sker en omfordeling af patienter. Der er desuden dialog med de øvrige hospitaler om en evt. yderligere reduktion i patientindtaget fra torsdag morgen til fredag aften under hensyntagen til patientforløb mv. Samtidig sker der generelt en øget bemanding af stamafdelingerne både umiddelbart før og efter Go-live. Med hensyn til de elektive patienter er der planlagt med en reduktion i operationskapaciteten og screeningsprogrammerne på ca. 25 % i april før Go-live og en reduktion i den almindelige, ambulante aktivitet på ca. 50 % i de første to uger - og på 25 % i den tredje uge - efter Go-live. Forebyggelse og håndtering af risici I løbet af december og januar 2015/2016 startede Sundhedsplatformens koncept for Parathedsvurdering og parathedsmøder, hvor der hhv. 120, 90, 60 og 30 dage før Go-live i dialog mellem programmet, CIMT, KIT (Region Sjællands it-afdeling) og HGHs nøglepersoner/projektledere foretages en helhedsvurdering af alle leverancers parathed. I perioden op til Go-live gennemføres der endvidere teknisk generalprøve til sikring af, at Sundhedsplatformen kan tilgås på alle PC ere på de to matrikler, herunder test af det nye og moderne hardware, bl.a. de såkaldte WOWs (workstations on wheels) og håndholdte devices (Ipod Touch), i daglig tale kaldt Rover. Den 3. og 4. maj gennemføres der en egentlig generalprøve på hospitalet, hvor der bl.a. er fokus på overgange mellem afdelinger i patientforløb, ligesom det kliniske personale får afprøvet deres færdigheder i systemet. Go-live-generalprøven er en del af Epics parathedskoncept, hvor man tester Sundhedsplatformen i nogle virkelighedstro scenarier, hvor medarbejderne træner direkte i selve systemet, imens de håndterer en testpatient. Sundhedsplatformsprogrammet overvåger forløbene under Side 13 af 32

14 generalprøven, og deltagerne får mulighed for at komme med kommentarer ved prøvens afslutning. På baggrund af de indsamlede informationer udarbejdes en rapport med vigtige fund. Rapporten skal danne grundlag for planlægning af perioden fra generalprøve til Go-live, så eventuelle problemer kan blive løst inden Go-live den 21. maj. I døgnet omkring Go-live vil HGH være i forstærket beredskab. Hospitalets Beredskabskomité er i forbindelse med Go-Live aktiveret på højeste niveau, og hospitalets lederforum mødes i de sidste fem uger op til Go-Live ugentligt og i ugen lige efter Go-Live dagligt. Fakta om forberedelserne til Go Live på HGH den 21. maj: Prioritering ingen andre projekter, ingen anden uddannelse, ingen ferie, ingen kongresser, etc. (hensigtserklæring indgået med medarbejderrepræsentanterne den 26. juni 2015) 18 parathedsgrupper i alt ca. 300 medarbejdere møder Ca skal uddannes over en periode på ca. 10 uger den største del på blot 5-6 uger, mellem 8-10 timer Ca. 500 medarbejdere bliver superbrugere, timer pr. superbruger Informationsmøder, workshops, kortlægninger, dataindsamling, test, kvalitetstjek mv. Datakonvertering kæmpe opgave bl.a. 350 personer i 3 dage i pinsen til konvertering af data Planlægning af aktivitet op til og efter Go Live omfordeling af patienter opmanding på stamafdelinger reduktion i operationsaktivitet og screeninger Løbende vurdering af risici Go-Live generalprøve den maj KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Eventuel videre proces aftales med udvalget i forbindelse med behandlingen. DIREKTØRPÅTEGNING Svend Hartling / Gitte Fangel JOURNALNUMMER Side 14 af 32

15 5. ORIENTERINGSSAG: STATUS PÅ REGIONENS ARBEJDE MED BRUGEN AF FÆLLES MEDICINKORT (FMK) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE IT- og Afbureaukratiseringsudvalget fik den 20. januar 2015 en præsentation af Fælles Medicinkort i Region Hovedstaden og har nu ønsket en opfølgning på anvendelsen. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at orienteringen om regionens arbejde med brugen af Fælles Medicinkort tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING IT og Afbureaukratiseringsudvalget fik den 20. januar 2015 en præsentation af Fælles Medicinkort i Region Hovedstaden og har nu ønsket en opfølgning på anvendelsen. Region Hovedstaden har det seneste år arbejdet på at øge den korrekte anvendelse af Fælles Medicinkort. Der er flere tiltag der er sat i værk mhp. at øge klinikkernes viden om og dermed sikre korrekt brug af Fælles Medicinkort, blandt andet: Certificering af alle læger, ved en multiple choice test "Tjek din viden". Mailkampagne til afdelingsledelser med information om deres anvendelse af Fælles Medicinkort. Nedsættelse af en Fælles Medicinkort gruppe bestående af vicedirektører fra alle hospitaler, inklusiv psykiatrien. Tilbud til alle hospitaler om ekstra undervisning til både nyansatte og eksisterende brugere. Fokus på monitoreringen af Fælles Medicinkort, blandt andet ved at Fælles Medicinkort er blevet en del af driftsmålstyringen og dermed anskues ugentligt, på alle afdelinger, brugen af Fælles Medicinkort. Region Hovedstaden har det sidste år oplevet en svag stigning i ajourføringsgraden af Fælles Medicinkort, således at der ved udgangen af 2015 var en ajourføringsprocent på 64 %. Dette er en forbedring på 6 procentpoint siden revurderingen af monitoreringen i 1. kvartal I 2016 bliver Fælles Medicinkort opgraderet til version og dette forventer Region Hovedstaden vil medføre yderligere stigning i ajourføringsprocenten, idet systemet bliver mere brugervenligt for klinikerne. Rent konkret vil det sige, at monitorering ændres således, at kun de forløb med ændringer i medicinen ajourføres og indgår positivt i monitoreringen. Region Hovedstaden deltager også i det tværsektorielle samarbejde der foregår om Fælles Medicinkort. Både nationalt og regionalt er regionen repræsenteret i tværsektorielle arbejdsgrupper. På baggrund af det regionale tværsektorielle samarbejde med KL og PLO er blandt andet oprettet Fælles Medicinkort kontaktpunkter på alle hospitaler, mht. at kommuner og praktiserende læger kan henvende sig med Fælles Medicinkort relaterede problemer. I foråret 2015 meddelte Region Hovedstaden, at der var udviklingsstop på de kliniske systemer, der bliver overtaget af Sundhedsplatformen, inklusiv EPM (Elektronisk Patient Medicinering) hvorfra Fælles Medicinkort pt. tilgås indtil Sundhedsplatformen implementeres. Side 15 af 32

16 Denne udmelding gav anledning til bekymring hos de øvrige Fælles Medicinkort parter. (Sundhedsdatastyrelsen, PLO, KL og de øvrige regioner.) hvilket blev belyst i den tidligere meddelelse til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget den 14. januar 2016 om opgradering af Fælles Medicinkort på Region Hovedstadens EPM til version Det blev samlet set besluttet, at Region Hovedstaden skal opgradere Fælles Medicinkort i EPM. Opgraderingen betyder at regionen får samme funktionalitet på alle hospitaler med implementeringen af Sundhedsplatformen på Herlev og Gentofte og opgraderinger til i EPM på de øvrige hospitaler og at de øvrige parters fulde gevinst af den nye Fælles Medicinkort funktionalitet ikke begrænses. Opgraderingen medfører ændringer i snitfladen, som vil give klinikerne en mere brugervenlig arbejdsgang. Blandt andet bliver det med opgraderingen automatisk markeret overfor samarbejdsparterne at patienten bliver indlagt og udskrevet. Med Region Hovedstadens opgradering bliver det også muligt for Sundhedsdatastyrelsen at komme videre i arbejde med at indføre funktionen visning af pause. Dette er først muligt når alle parter er opgraderet til version eller højere. Idriftsættelsen er nu rykket til juni pga. ændrede forudsætninger. Det har vist sig, at det er nødvendigt med ekstraordinære implementeringsaktiviteter som følge af, at Fælles Medicinkort ikke indeholder tidsangivelser. For hospitalerne betyder det, at visse ordinationer skal kontrolleres en ekstra gang, inden de lægges ud på FMK. Der udarbejdes teknisk løsning, der understøtter dette. På baggrund af ovenstående drøftes tidsplanen. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Eventuel yderligere kommunikation aftales med udvalget. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Eventuel videre proces aftales med udvalget. DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Mikael Skov Mikkelsen JOURNALNUMMER Side 16 af 32

17 6. ORIENTERINGSSAG: OM UDFASNING AF DEN DANSKE KVALITETSMODEL (DDKM) BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Sundhedsministeriet meddelte i maj 2015 at DDKM akkreditering af offentlige hospitaler, herunder også de præhospitale virksomheder, skulle udfases, med udgangen af På den baggrund har Administrationen gennemført en regional proces, hvor samtlige krav i DDKM blev gennemgået mhp. beslutning om konsekvenser af udfasningen, herunder om der var krav, der skulle modificeres eller bevares i regionen. Processen blev gennemført over 6 måneder og indstilling femlagt og tiltrådt i Forum for Kvalitet ultimo oktober INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureakratiseringsudvalget: At orienteringen om udfasning af den danske kvalitetsmodel (DDKM) tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Administrationen har over sommeren og efteråret 2015 sammen med hospitalerne, gennemført en grundig analyse af alle akkrediteringsstandarder samt gældende lov- og myndighedskrav mhp. at identificere områder, hvor der kunne lempes på krav om processer, procedurer og dokumentation/registrering. Udfasningen indebærer betydelige lettelser for ledelser, kvalitetsnøglepersoner i afdelingerne og i mindre grad for sundhedspersonalet fsva. kravet om opstilling af kvalitetsmål og regelmæssig monitoreringen af om de opstillede mål opfyldes. Det drejer sig om i alt 54 ud af 84 DDKM standarder, hvortil der er tilknyttet et krav om regelmæssig monitorering. Den regelmæssige monitorering indebar at klinikere i hver afdeling mindst 2 gange om året, skulle gennemgå mindst 20 patientjournaler mhp. vurdering og dokumentation af, hvorvidt de mange indikatorer var opfyldt i de udvalgte journaler. Herudover skulle der opsættes handlingsplaner og forbedringsindsatser for områder hvor præstationen ikke levede op til de fastsatte mål, og overvågningen af disse indikatorer skulle intensiveres indtil målopfyldelse. Disse krav bortfaldt bortset fra de få områder, hvor indikatoren er inkluderet i den regionale driftsmålstyring eller skal rapporteres nationalt (fx kræftpakker og tidligere opgørelse af tildlet kontaktperson). Regionen besluttede allerede i sommeren 2015 at indstille alle audits, der alene understøttede eller udløst af krav i DDKM. Analysen afdækkede, at langt de fleste øvrige krav i akkrediteringsstandarderne tager afsæt i nationale krav beskrevet i love, bekendtgørelser, sundhedsaftaler, vejledninger fra Sundhedsstyrelsen og andre nationale myndigheder. På enkelte områder viste der sig grundlag for at eliminere gældende procedurer, fx er det ikke længere obligatorisk i regionen at læger skal bemyndiges til specifikke ydelser, idet dette krav alene fremgår af akkrediteringsmodellen. Andre områder, som ikke er direkte reguleret/defineret af lovgivning/myndigheder er bl.a.: Kravet om en kvalitetsorganisation, en kvalitetspolitik samt en organisation for lægemiddel- og hygiejneområdet Krav om inddragelse af borgere mhp. udvikling af hospitalet samt udførelse af brugertilfredshedsundersøgelser Side 17 af 32

18 Beredskabsøvelser samt afprøvning af nødprocedurer for centrale IT systemer Monitorering af infektioner, håndhygiejneovervågning og organisation Brug af et klinisk vurderingsredskab til at identificere udvikling af kritisk sygdom hos patienter (early warning system EWS) Vurdering af relevante patienters risiko for at begå selvmord. Her skulle træffes beslutning om udfasning eller bevaring af kravet. En række af disse krav er imidlertid, uafhængigt af akkreditering, en integreret del af den gældende og fagligt besluttede praksis. Fx, er selvmordsrisikovurdering i psykiatrien inkluderet i den faglige vurdering af patienterne og anbefales derfor ikke udfaset. Det samme gælder fx for EWS. Komitéer for lægemiddel- og hygiejneområdet ønskes ikke afskaffet, da komitéerne løser mange regionale opgaver og yder uundværlig faglig rådgivning. Anbefalingerne til Forum for Kvalitet blev endvidere drøftet med Region Sjælland, idet arbejdet med at definere indhold i Sundhedsplatformen i høj grad handler om fælles krav til dokumentation i patientjournalen/ Sundhedsplatformen. Administrationen er bekendt med at der især blandt læger har været en opfattelse af at kravene til dokumentation i patientjournalen stammede fra DDKM. Dette er desværre ikke tilfældet da krav til journalføring er fastlagt i lovgivning og bekendtgørelser fra sundhedsmyndighederne. Arbejdspresset for sundhedspersonalet ifm. dokumentation i patientjournalerne har været adresseret længe i regionen og der er gennem lang tid arbejdet på alle niveauer i regionen med at forbedre sammenhængen mellem IT systemer, for bl.a. at undgå dobbelt dokumentation. Dobbeltdokumentation et betydeligt problem, idet flere faggrupper vælger at dokumentere de samme informationer i både den lægelige del af journalen, den sygeplejefaglige del, samt på en række papirskemaer mv. Dette er forsøgt afhjulpet ved, at regionale vejledninger beskriver hvilken dokumentation henholdsvis lægen og sygeplejersken skal dokumentere og hvor det skal dokumenteres. Hertil kommer, at der er arbejdet meget med at identificere og afskaffe afdelingernes overopfyldelse af dokumentationskravene, idet der har været en tendens til at man lokalt skærpede dokumentationskravene. Problemerne med dobbeltdokumentation og den lokale skærpelse af krav til dokumentation vil i vid udstrækning blive afhjulpet med sundhedsplatformen og det kliniske personales dokumentation i Sundhedsplatformen vil endvidere blive understøttet med beslutningsstøtte og redskaber til standardisering og tekstmigrering. Analysen af standardernes indhold og relation til lovgivning mv. samt administrationens anbefalinger blev behandlet og tiltrådt i Forum For Kvalitet i oktober 2015 og beslutninger om ophør med en række procedurer blev udsendt til hospitalerne i november KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Administrationen har orienteret hospitalsdirektioner, kommiteer og Sundhedsfaglige Råd om proces og beslutning i november Side 18 af 32

19 TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Sagen forelægges for IT- og Afbureaukratiseringsudvalget på møde i maj 2016 DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Christian Worm JOURNALNUMMER Side 19 af 32

20 7. ORIENTERINGSSAG: STATUS PÅ AFBUREAUKRATISERING PÅ REGIONENS DOKUMENTSTYRINGSSYSTEM FOR VEJLEDNINGER OG INSTRUKSER BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Regionsrådet bevilligede i mio. kr., efter indstilling fra IT- og Afbureaukratiseringsudvalget, til at fremme afbureaukratisering på regionens hospitaler, herunder projekter om afbureaukratisering på regionens dokumentstyringssystem for vejledninger og instrukser (VIP). Udvalget følger projekterne løbende, i denne sagsfremstilling ses konkrete resultater pba. af udvalgets tidligere behandling og deraf afledte indstillinger. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: at status på afbureaukratiseringsinitiativerne tages til efterretning. POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget tog orienteringen til efterretning. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Udvalget vedtog at fremme afbureaukratisering på følgende områder: 1. Afbureaukratisering på hospitalerne (status på dette arbejde gives under et andet punkt på indeværende dagsorden) 2. Reduktion af vejledninger på VIP 3. Brugerundersøgelser af VIP (udskudt til sundhedsplatformen er implementeret) 4. Forbedret søgefunktion i VIP Status på 2. Reduktion af vejledninger på VIP Stikprøver har vist, at der i regionens dokumentstyringssystem for vejledninger og instrukser (VIP) findes dokumenter med sammenfaldende/overlappende indhold. Antallet af dokumenter på VIP i 2013 var således på dokumenter. Dette tal er i ultimo januar 2016 på dokumenter, svarende til en reduktion på 18 %. I regi af arbejdet med Sundhedsplatformen udarbejdes, sammen med Region Sjælland, tværregionale dokumenter, idet der i forbindelse med samarbejdet om indholdet i Sundhedsplatformen fastlægges kliniske retningslinjer af Sundhedsfaglige Råd (SFR) i begge regioner. I denne proces mindskes antallet af lokale dokumenter. Administrationen understøtter arbejdet med lokal stillingtagen til oprydning i og/eller udfasning af de lokale dokumenter ved regelmæssigt at indgå i dialog med og udsende flg. opgørelser til hospitalerne: det samlede antal dokumenter på VIP opgjort på forskellige organisatoriske niveauer, antallet af og oversigter over dokumenter der ikke er reviderede/ajourførte i over 2 år, lister over de mest søgte og læste dokumenter, lister over dokumenter der ikke har været læst/åbnet i de sidste 12 måneder, et regneark, for udvalgte temaer/emner i dokumenterne, hvor søgninger i VIP afdækker en stor mængde lokale dokumenter, som indeholder de redundante dokumenters titler og link fordelt på hospitalsniveau. Side 20 af 32

21 Regionen forventer, at der på et år produceres tværregionale dokumenter. Disse dokumenter forventes at erstatte en lang række lokale dokumenter. I skrivende stund er der harmoniseret ca. 200 dokumenter, 140 af disse er godkendt, og mindst ligeså mange er i fortsat proces i SFR, komiteer mv. Status på 4. Forbedret søgefunktion i VIP Der har i flere år, fra de sundhedsprofessionelles side, været fremsat ønske om at kunne få en forbedret og intuitiv søgefunktion i regionens dokumentstyringssystem for vejledninger og instrukser (VIP). IT- og afbureaukratiseringsudvalget blev på deres møde i december orienteret om den nye søgefunktion, som er blevet til i et samarbejde med Region Midtjylland. Funktionen gik i test ultimo I alt har 105 personer testet den nye søgning. Testforløbet gik planmæssigt. Den nye funktion ligner Googles søgefunktion, den er hurtig, har hukommelse og de dokumenter der hyppigst åbnes vil blive vist først. Funktionen blev endelig udrullet 1. marts 2016 på vip.regionh.dk. Det er planlagt, at gammel og ny søgning kører parallelt i minimum et år, således at mindre erfarne itbrugere får tid til at vænne sig til ny søgefunktionalitet. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Den nye søgefunktion er kommunikeret til hospitalernes ansatte via en nyhed på Intranettet "regi", den 8. februar Alle hospitaler har på deres intranet linket op til denne nyhed. Yderligere har administrationen fremsendt vejledning og brugermanual til relevante medarbejdere på hospitalerne, som har videregivet informationen til slutbrugerne. TIDSPLAN OG VIDERE PROCES Ny status forelægges It- og afbureaukratiseringsudvalget den 6. september DIREKTØRPÅTEGNING Jens Gordon Clausen / Christian Worm JOURNALNUMMER Side 21 af 32

22 8. MØDEPLAN FOR 2017 BAGGRUND FOR SAGENS FREMLÆGGELSE Ifølge forretningsordenen for de stående udvalg i Region Hovedstaden, fastlægger udvalget sin selv mødeplan. På den baggrund har administrationen udarbejder et forslag til mødeplan. INDSTILLING Administrationen indstiller til IT- og Afbureaukratiseringsudvalget: 1. At godkende udvalgets mødeplan for 2017 POLITISK BEHANDLING Udvalgets beslutning: Udvalget godkendte mødeplanen. Bergur Løkke Rasmussen (V) deltog ikke i behandlingen. SAGSFREMSTILLING Det fremgår af styrelsesvedtægten for regionsrådet og forretningsordenen for de stående udvalg i Region Hovedstaden, at udvalget selv fastsætter sin mødeplan inden for de af regionsrådet fastlagte rammer herunder mødeplanen for regionsrådet og forretningsudvalget. Det er dog hensigtsmæssigt, at udvalgets mødeplan yderligere også tager hensyn til de øvrige politiske udvalg. Administrationen har derfor med baggrund i den mødeplan, som er vedtaget for regionsrådets og forretningsudvalgets møder i 2017, udarbejdet et forslag til mødeplan for Forslaget til mødeplan for de stående udvalg sikrer at styrelsesloven overholdes, og tager derudover bl.a. højde for de medlemmer, der sidder i mere end ét udvalg samt så vidt muligt også udvalgsmedlemmers øvrige politiske hverv dette kriterium har dog ikke kunnet opfyldes for alle mødedatoer. Det foreslås, at it- og afbureaukratiseringsudvalget holder udvalgsmøder på følgende dage: Tirsdag den 17. januar 2017, kl Tirsdag den 21. februar 2017, kl Tirsdag den 21. marts 2017, kl Tirsdag den 2. maj 2017, kl Tirsdag den 30. maj 2017, kl Onsdag den 21. juni 2017, kl Tirsdag den 5. september 2017, kl Tirsdag den 3. oktober 2017, kl Tirsdag den 7. november 2017, kl Onsdag den 29. november 2017, kl Udvalgets mødeplan vedtages af et flertal. Såfremt der efterfølgende er behov for at ændre i mødeplanen, kan den kun ændres ved enstemmighed. KONSEKVENSER En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere konsekvenser end det i sagen henviste. RISIKOVURDERING En tiltrædelse af indstillingen indebærer ikke yderligere risici end det i sagen henviste. BEVILLINGSTEKNISKE KONSEKVENSER Sagen har ikke i sig selv nogen bevillingstekniske konsekvenser. KOMMUNIKATION Ingen særskilt kommunikationsindsats planlagt. Side 22 af 32