Brugerdokumentation for udvidet tilmeldingsportal med MyTeam

Transkript

1 Brugerdokumentation for udvidet tilmeldingsportal med MyTeam Efkon AB Mange tak till den danske oversættelse af Michael Neergaard, Næstved/Herlufsholm Håndbold. 1. INDLEDNING CHECKLISTE FOR AT ANVENDE MYTEAM SOM TILMELDINGSPORTAL BEGRÆNSNINGER PÅ CUMAP-PC GUIDE FOR ADMINISTRERING AF MYTEAM AKTIVER MYTEAM HOVEDMENUEN FOR MYTEAM GENERELLE INDSTILLINGER DESIGN AF TILMELDINGSFORMULAR DESIGN GÆSTEKORT OG FRIE FELT DESIGN FAKTURER IMPORT AF ORDRER FRA MYTEAM ORDREHÅNDTERING FAKTURERING KREDITERING AF FAKTURA BETALING FJERN REGISTRERING OPFØLGNING, OVERNATNING OG EKSPORT TIL EXCEL RAPPORTER VIS TILMELDTE HOLD ÆNDRE OPLYSNINGER PÅ TILMELDTE HOLD SERVICE INFORMATION TIL HOLDLEDERNE GUIDE FOR MYTEAM-PORTALEN (LEDERINDLOGNING) MODTAGELSE AF LOGIN KODER MENUEN FOR MYTEAM ÆNDRE KONTAKTOPLYSNINGER TILFØJ/FJENE TILMELDTE HOLD REGISTRER GÆSTEKORT OG ØVRIGE OPLYSNINGER PR HOLD REGISTRER SPILLERLISTE VIS FORLÆGNINGSOPLYSNINGER... 59

2 2 1. Indledning MyTeam er et tillægsprodukt til CuMap+ som tilbyder en avanceret tilmeldingsportal. Den indeholder følgende funktioner: For holdlederne som tilmelder sig til en turnering: Holdlederne som tilmelder sig til Din turnering, får separat indlogning til myteam-portalen. Da første tilmelding sker på fra cupsiden, sendes foruden bekræftelsen, også Login koder via . Holdlederen kan på MyTeam-portalen komplementere med flere hold, gæstekort og spillerliste i fred og ro. Holdlederen får information om fakturaer og udførte betalinger samt hvilken forlægning de forskellige hold har fået. For dig som cuparrangør: Du bestemmer hvor længe holdlederne skal have mulighed for at komplementere med hold, gæstekort og spillerliste. Design af tilmeldingsformular med valgbare landekoder. Design af gæstekorts alternativer med beløb og i valgfri valuta Alle ændringer som holdlederne gør på MyTeam-portalen, bliver automatisk opsamlet og præsenteret for dig. Fakturering af tilmeldingsgebyr og gæstekort. Disse sendes automatisk ud via og gemmes også på holdledernes MyTeam-portal da de også kan se betalingsstatus. Betalingshåndtering. Opfølgning, f.eks. på forlægninger, antal gæstekort og økonomisk opfølgning. Export til Excel. Udskrift af spillerlister, depositum og forlægninger i PDF-format. Al administration sker på webben via Webadmin. En stor fordel er at f.eks. en økonomiansvarlig ikke er afhængig af at have CuMap-PC installeret på sin pc. Import af tilmeldte hold og spillerliste sker til CuMap-PC. service. Du kan f.eks. sende påmindelser om fakturer eller udsende info om at forlægninger er klar. Indtjekningsmodul. Her håndteres alt omkring indtjekning af hold, f.eks. kontant betalinger, forlægning samt holdkort. Observer at der findes et separat hjælpedokument for alt om håndtering med Indtjekning. Ikke alt om Indtjekningen behandles i dette dokument.

3 3 2. Checkliste for at anvende MyTeam som tilmeldingsportal. Første spørgsmål man skal stille sig er - behøver vi den udvidet tilmeldingsportal? Den gamle tilmeldingsportal findes stadig, men man må på et tidligt stadie vælge hvilken alternativ man vil udnytte. Er man begyndt tilmeldinger på den gamle portal og pludselig vælger at anvende sig af myteam, så tvinges man at omregistrere allerede udførte tilmeldinger. Der er nemlig en stor forskel mellem de forskellige alternativer og alle information, design og indstillinger gemmes i helt separate databaser. VIGTIGT: Er man startet med myteam, er det ikke tilladt at gå tilbage til den gamle variant. Tommelfingerregelen er følgende: a) Ingen gæstekort, ingen overnatning, ingen fakturering anvend gammel tilmeldingsportal b) Registrering af målscore i turneringen anvend myteam for komplettering af spillerlister c) Automatisk fakturering og betalingshåndtering anvend myteam d) Gæstekorts håndtering eller overnatning eller depositum anvend myteam Når man planlægger en turnering og man vil anvende sig af myteam s avancerede tilmeldingsportal, er det vigtigt at man tænker igennem og planlægger med følgende deadlines og faser.

4 4 1. Deadline for tilmelding på den offentlige tilmeldingsportal. Dette modsvarer den gamlevariant da man lukker muligheden til tilmelding her. Dog er det vigtigt at tænke på, at lukningen af den offentlige tilmeldingsportal ikke lukker mulighederne for de som fået Login koder til myteam. Det er kun for nye registreringer man lukker. 2. Deadline for at komplettera med flere hold og/eller fjerne tilmeldte hold. Her kan du styre til hvilke sidste dato som holdlederne via myteam portalen skal have mulighed for tilføje eller fjerne tilmeldte hold. Når du påbegynder gruppinddelningen og lodtrækning, bør denne funktion være lukket af. 3. Deadline for komplettering af gæstekort. Deadline for denne funktion bør rimeligt ligge senere end lukning for komplettering af hold, måske et par uger inden turneringsstart. 4. Deadline for at komplettere med spillerliste. Deadline bør være nogle dage inden turneringen starter. Så har du mulighed for at udskrivet dokumenter og importere spillerlisterne tll CuMap-PC. Eksempel på deadlines og faser: Store stjernecup spilles april Ca. 250 hold, hvoraf halvdelen overnatter. I gæstekorts delen indgår mulighed at forudbestille T-shirts. Tilmeldingerne åbnes 1. december Deadline for offentlig tilmelding: 15. marts Deadline for at komplettere med hold eller fjerne tilmeldte hold: 21. marts (Derefter starter planering af grupper og lodtrækning). Det betyder at de sidste tilmeldinger på den offentlige tilmeldingsportal, får 6 dage midre for at justere antal tilmeldte hold. Fakturering af tilmeldingsgebyr, sker løbende siden 1. december og afsluttes efter deadline den 21. marts. Betalt tilmeldingsgebyr ligger til grund for accepteret tilmelding. Deadline for komplettering af gæstekort: 31. matrs Vi behøver 2 uger for at bestille T-shirts og fikse forlægninger. Fakturering af gæstekort sker den 31 mars og skal være betalt inden turneringen starter. Deadline for spillerliste: 13. april Samme dag som turneringen starter.. 3. Begrænsninger på CuMap-PC. Hvis myteam anvendes, fungerer menupunktet Økonomisk opfølgning ikke. Denne erstattes istedet af de opfølgningsalternativer som findes i Webadmin (mere info om dette kommer i senere afsnit). Desuden importeres ikke de frie felter til CuMap-PC, da disse håndteres via Webadmin i stedet.

5 5 4. Guide for administrering af myteam. I dette kapitel vises trin-for-trin hvordan man arbejder med administration af myteam. I kapitel 5 finder du hvordan MyTeam-portalen fungerer for holdlederne. I kapitel 6 findes eksempel på håndtering af forskellige situationer Aktiver myteam Aktivering af myteam kan ske på to alternative måder: Alternativ 1: I samtidig med skabelse af en ny turnering Fra CuMap-PC, fanen Egen Cup > Webcumap: Lav en ny cup på webben. Krydsmarker alternativet Aktiver MyTeam-tilmeldingsportal. Alternativ 2: Via webadmin Log ind på Webadmin. Vælg Til MyTeam Admin.

6 6 Vælg Generelle indstillinger. Efter aktivering, kommer der automatisk et link på din cupside, med link til holdledernes logges ind på MyTeam. Dette ser således ud:

7 Hovedmenuen for myteam Efter ind logning til WebAdmin, skal menuvalget Til MyTeam Admin vælges. Menuen for MyTeam viser da følgende:

8 Generelle indstillinger Vælg det første menupunkt Generelle indstillinger. Krydsmarker Aktiver faktureringsmodul. Hvis du ikke krydsmarkerer dette alternativ, håndteres eventuel ordrehåndtering, fakturering og betaling manuelt. Desuden fungerer ikke opfølgningsdelen fra en økonomisk synsvinkel. Vis overnatningsinfo i MyTeam: Når du krydsmarkerer Dette alternativ, vises valgt overnatninger for holdlederne i MyTeam-portalen. Så snart du f.eks. vælger Klarbækskolen for holdet BK Forward så kan Holdlederen se dette i sin indlogning via myteam. Et tips er at afvente med at krydsmarkerer dette alternativ til du er 100% sikre på hvor holdene skal placeres. Så der ikke opstår unødig forvirring bland holdlederne omkring overnatningssted. Aktiver spillerliste: Når du krydsmarkerer dette alternativ, får holdlederne mulighed at registrere sine spillere og ledere via MyTeam-portalen. Denne information kan siden udskrives og importeres til CuMap-PC og f.eks. ligge til grund for målscore håndtering.

9 9 Ekstra kolonne til spillerliste Hvis du har krydsmarkeret Ekstra kolonne, giver du holdlederne mulighed for at fuldfører med ekstra information per spiller i MyTeam portalen. Dette kan f.eks. være ønsket størrelse på T-shirt, allergier eller ekstra telefon nr. Denne ekstra information kommer med ud som en separat kolonne ved udskrift af spillerliste. Lukning af funktioner Fire typer af funktioner kan lukke når stopdato er passeret. Disse funktioner er: 1. Dato officiel tilmelding lukkes. Dette er således den første tilmelding som sker inden Login koder sendes. 2. MyTeam tilføj/fjern hold. Sidste dato som holdlederne via MyTeam-portalen kan komplettere med flere hold, eller fjerne hold. 3. MyTeam komplettere med gæstekort: Sidste dato som holdlederne kan forandre sine gæstekort. 4. Luk Spillerliste. Observer at datoen kun findes som information og vises for holdlederne når de er ind logget på MyTeam. For at gennemføre en definitiv lukningen af funktionen, skal feltet Lukket krydsmarkeres. Det er stadig muligt at fakturer klubberne på trods af at en funktion ikke er lukket. Programmet holder rede på eventuelle restposter som skal faktureres når funktionen bliver definitivt lukket. -adresser Op til to adresser kan specificeres for modtagelse af tilmeldinger til cupen. Hvis dui krydsmarkerer alternativet Få bekræftels med afsenderens adresse, så inkluderes dennes adresse i mailen. Bankgebyr Hvis foreningen skal betale bankgebyr for indbetalingerne, kan du vælge om bankgebyret skal skabe en ordre på 'Tilmeldingsgebyr', 'Gæstekort' eller som en 'Kontantfaktura' Hvis du vælger 'Kontantfaktura', skal holdlederen betale kontant ved med ankomst til turneringen, hvilket måske er det smidigste alternativ. Skal der ikke faktureres bankgebyr, skal vælg alternativet Slet ikke'

10 Design af tilmeldingsformular Savner du valgmulighed for andre sprog? Gå tilbage til hovedmenuen, vælg menupunktet Admin af turneringsindstillinger og sprog. Vælg menu punktet Design tilmeldingsformular. Under dette menupunktet, designer du al information som omfatter den officielle tilmelding på webben. Flaget øverst, viser hvilket sprog som du designer tilmeldingsformularen for. Hvis der findes andre sprog tilgængelig, findes knapper for disse. F.eks. overfor, findes også dansk og engelsk som sprog. Håndtering af faste felter Der findes 10 faste felter samt 2 felter for eventuelle ekstra tilmeldinger. Krydsmarkeret felt som skal være synlige. Du vælger derefter om feltet skal være obligatorisk så det skal indtastes ved tilmelding via webben. Hvis du f.eks. ikke vil have at den som tilmelder sig på webben skal kunne angive Ekstra meddelelse, så fjerner du blot krydsmarkeringen under kolonnen Synlig. Obligatoriske felter vises med en rød stjerne på webben, så at den som tilmelder sit hold, ved hvilke felt som er obligatoriske. Observer at altid er et obligatoriskt felt. Ellers kan Login koderne jo ikke sendes via .

11 11 Fria alternativfält Enligt exemplet nedan aktiverar vi ett obligatoriskt fält med 4 svarsalternativ. I den officiella anmälan, måste nu lagledaren välja serietillhörighet. Informationen följer med i et som sänds vid anmälan. Valet lagras dessutom i databasen och kan bl.a. exporteras till Excel i menyvalet Rapporter, fliken Samtlig information. Informationen visas också då man klickar på i-ikonen vid lagnamnet i de olika rapporterna.

12 12 Vælg landekoder Når du klikker på knappen Vælg landekoder, får du mulighed at vælge op til 50 foruddefinerede landekoder og desuden sætte en prioriteringsorden for landekoderne. Venstre delen viser samtlige landekoder som findes tilgængelige. Højredelen viser hvilke landekoder som er blevet valgt til denne turnering. Med hjælp af >> samt << vælges til eller fjernes valgte landekoder. For at ændre prioriteringsorden, markerer man en landekode i den Højreliste og klikker på knappen Op eller Ned. Afslut med at klikke på Gem. På den officielle tilmelding side, kan der nu vælges mellem følgende landekoder: Hvis hans hold f.eks. kommer fra Østrig, vælger han alternativet Andre Lande og angiver sit landekode i feltet som kommer op:

13 13 Midter-delen indeholder informationstekst som vises på webben samt informationstekst som sendes med ved gennemført tilmelding. Normalt skal du vælge Ja på Tillades tilmeldinger til forskellige klasser pr tilmelding. Hvis du vælger Nej, betyder det at der genereres en tilmelding pr hold og klub, hvilket gør det uoverskueligt ved opfølgningen. Hvis du har en begrænsning på Maximalt antal tilmeldinger pr klasse, så kan max værdi angives. Valutakod Vælg valutakode som skal gælde for dette sprog. Hvis du klikker på knappen Valutakoder, får du mulighed at registrere flere valutaer.

14 14 Op til 10 forskellige valutakoder kan administreres i systemet. Basisvalutaen modsvarer normale valuta. Denne skal også registreres bland valutakoderne og med valutakursen 1.0. I eksemplet nedenfor anvender vi os af basisvalutaen SEK og foruden SEK har vi også danske kroner og euro. Afslut med at klikke på knappen Gem så kommer du tilbage til formularen. Alternativ valutakode Hvis du vælger en alternativ valutakode, vil den som registrerer sit hold, f.eks. holdlederen, først få mulighed for at vælge mellem disse to valutaer. Et godt eksempel er, hvis du en svensk tilmeldingsside og du tillader tilmelding i SEK eller DKK. Priserne for den valgte valuta vises da på tilmeldingssiden. Ved aktivering af alternativ valutakode, skal også alternativ tilmeldingsgebyr specificeres i kolonnen længst til højre se eksempel nedenfor. Dette alternativ kan ikke kombineres med 'For høj gebyr for ikke overnattende hold'

15 15 Førhøj gebyr ved Ikke overnatning F.eks. kan man have en holdgebyr på 750 kr. med overnatning og kr. hvis man ikke overnatter. Hvis du vil anvende sig af forhøj gebyr for ikke overnattende hold, skal du vælge Ja på dette alternativ. Derefter ændrer du det højere tilmeldingsgebyr i kolonnen til højre. På den officielle tilmeldingsside, vises denne indstilling som nedenstående figur. Overnatninger som for valgt Ja, og da vises de forhøjede priser. Hvis holdledere kikker på Nej i stedet for, vises disse priser

16 16 Håndtering af depositum Hvis du som cup arrangør anvender depositum, kan du vælge mellem o et beløb pr hold o et beløb pr tilmelding, uanset antal hold Vælg 'Nej' hvis holdet ikke skal faktureres depositum samtidig med registrering af hold. Hvis du vælger nogen af de andre alternativer, skal du også angive depositum i kroner. Når holdlederne tilmelder sit hold, får han automatisk summeret depositumgebyret, hvis han vælger at holdet skal overnatte. Hvis tilbagebetaling til klubbens konto er afkrydset, får holdlederen mulighed for at angive klubbens kontonummer for tilbagebetaling af depositum. Husk altid at depositum skal afkrydses, hvis du anvender depositum ved overnatning eller ikke. På den officielle tilmeldingsformular, anvendes ovenstående depositum indstillinger som på figuren her under. Hvis man vælger overnatning Nej, vises ingen depositum gebyr. Hvis holdlederen klikker på Ja i stedet for, vises depositumgebyret samt mulighed for at registrere en konto for tilbagebetaling.

17 17 Klasser for tilmelding Nederste delen af registreringsformularen omfatter hvilke klasser som holdlederne kan tilmelde sig til. Maximalt 25 klasser kan anvendes. Skriv klassenavnet i ruden til venstre, klikke på listboksen og koble holdet til den rigtige klasse-id i databasen. Tilmeldingsgebyr skal angives i aktuel valuta. Tips! Hvis en aldersklasse bliver fyldt, men du tillader tilmeldinger til reservelisten, skal man Krydsmarkerer Reserveliste til højre for klassen. Da for Holdlederen som laver tilmeldingen en meddelelse om at der havnet på reservelisten. Når reservelisten er fuld, kan du krydsmarker Lukket.. Så tillades der ikke flere tilmeldinger til denne klasse Afslut med at klikke på Gem eller ved at vælge nogen af sprog -knapperne.

18 Design gæstekort og frie felt Savner du valgmuligheder for andre sprog? Gå tilbage till hovedmenuen, vælg menupunktet Admin af turneringsindstillinger og sprog. Vælg menu punktet Design gæstekort og frie felt. Under dette menupunkt, designer du all information som omfatter MyTeam-portalen hvor holdlederne logger ind og kompletterer med gæstekort og anden information. Første gang du går ind i denne funktion, vises nedenstående tekst. Vi anbefaler stærkt at i klikker på linket Læg ind eksempel både når det gælder gæstekorts delen samt frie felt. Da får du et godt eksempel på hvordan man kan anvende funktionerne. Øvre del angiver afgiftsbelagte tilmeldings felter. Aktuelt sprog og valutakode vises. På figuren nedenfor har vi aktiveret to typer af afgiftsbelagte tilmeldings felter. Når det gælder første række overnatningsalternativ tilbyder vi tre forskellige overnatningsalternativer (Hotel, vandrerhjem og skole sal). Beløbes som angives er altid á-pris pr antal eller pr person. På anden række T-shirt tilbyder vi fem forskellige størrelser på T-shirts. Nederste del angiver valgfrie felt, f.eks. Ja/Nej, tekstruder eller klik bare alternativer. Disse alternativer har ingen gebyr, og er afsat for at få information fra holdene som er vigtige for dig.

19 19 tilmeldingstype kan være følgende: Indtastningsfelt En tekstrude hvor Holdlederen kan indtaste information til dig. Max tegn angiver hvor langt indtastningsfeltet skal være. Ingen alternativer anvendes. Alternativ, radioknapper Op til fem alternativer med klik bare alternativer kan angives. Række 2 på figuren ovenfor, viser et eksempel på dette, der Holdlederen skal vælge hvor den ankommer til turneringen. Alternativ, indtastning Op til fem alternativer med indtastnings alternativ kan angives. Kan f.eks. anvendes for at angive kryds for de alternativer som holdlederen er interesseret i. Du afslutter med at klikke på knappen Gem eller på nogen af sprog -knapperne. Nu er alle indstillinger klar til officiel tilmelding og for MyTeam-portalen. For at teste hvor det ser ud for holdlederne, bør du lave en test tilmelding. Anvend derefter Login koderne til MyTeam som du for via Design fakturer Savner du valgmuligheder for andre sprog? Gå tilbage til hovedmenuen, vælg menupunktet Admin af turneringsindstillinger og sprog. Vælg menu punktet Design fakturer. Flagene øverst, viser hvilket sprog som du designer tilmeldingsformular for. Hvis der findes andre sprog tilgængelige, findes knapper for disse. Du har mulighed at oploade et turneringslogo til fakturere. Klikke på knappen med op-pilen.

20 20 Et nyt vindue vises. Klikke på Bladre knappen for at hente et logo fra din pc er. Observer at filen skal være af typen JPG eller PNG. Desuden må bredde og højde på billedet ikke overstige 800 respektive 160 pixlar. Slut med at klikke på Upload knappen. Efter vellykket upload til vores webserver, vises nedenstående information, Klik på Klar. Nu vises følgende information: Hvis du klikker på kamera-ikonen, så vises det uploadet billled. Hvis du klikker på det røde kryds, så slettes det uploaded billede og knappen til upload vises igen. Placering af logo på fakturaen kan vælges som venstre stillet, i midten eller til højre. Hvis du vil sende et ekstra dokument med fakturaen, så har du mulighed at uploaded dette dokument. Eksempel på ekstradokument kan f.eks. være turneringsregler, afbestillingsvilkår etc. Hvis du vil have en med kopier på samtlige udsende fakturor, skal du indtaste din adresse i disse felter. Vær dog opmærksom på at det kan blive mange og fakturer, som du altid har adgang til via opfølgningsfunktionerne.

21 21 I denne del angiver du en reference som klubberne kan benytte hvis de har spørgsmål omkring fakturaerne. Hvis du er momspligtig skal moms i procent angives. Hvis totalsummen på fakturaen skal afrundes til hele kroner, skal denne rude krydsmarkeres. Betalingsrækkerne skal indeholde information hvis det er bank de betaler til. Sidst nederst findes sektionerne for fakturering af tilmeldingsgebyrer og gæstekort. Programmet har indlagt forslag til tekster som du nemt korrigerer efter behov. Vigtigt her er Sidste betalingsdato, eftersom denne fortæller om en ubetalt faktura er forfalden eller ej. Sidste betalingsdato kan også angives som antal dage fra fakturadato, d.v.s. som et betalingsvilkår. Hvis du f.eks. angiver 10, beregnes automatisk sidste betalingsdato som 10 dage efter fakturadato Afslut med at klikke på Gem eller på nogen af sprog -knapperne.

22 22 Testudskrift af fakturer Hvis du klikker på knappen Så gemmes dine indstillinger, men du blir stadig på samme vindue. Hvis du ruller lidt ned, så finder du følgende billede: Klikkes på faktura-billedet, så vises en testfaktura så du kan se at alt ser korrekt ud. Observer at der findes to klik bare faktura-billeder: en for tilmeldingsgebyr og en for gæstekort Import af ordrer fra MyTeam Vælg menu punktet Import ordre fra MyTeam. Inden fakturering kan ske, skal registreringer og ændringer som holdlederne har lavet i MyTeam-portalen, importeres og godkendes. Observer at denne import kun har med fakturering at gøre. Opfølgning og rapporter viser altid et øjebliksbillede af tilmeldinger og gæstekort i MyTeam-portalen og har intet med import af ordre at gøre. Observer at hold som ligger på reservelisten betragtes som passive ud fra en ordre og fakturerings synsvinkel. Selv om holdlederen har registreret gæstekort for et hold som ligger på reservelisten, så importeres hverken tilmeldings gebyr eller gæstekort for fakturering. Import starter nær man klikker på knappen Importer.

23 23 Nederste billede viser et eksempel på information efter gennemført import. Et nyt hold er blevet importeret som en ordre for fakturering af tilmeldingsgebyr. To gæstekort er blevet importeret for fakturering af gæstekort. Observer at hvis fakturering sker løbende, så kan importen blive kompleks. F.eks. kan holdlederen have fjernet et lag, eller ændret på gæstekorts alternativer siden tidligere fakturering. Programmet holder rede på dette og skaber restordre eller kreditordre alt efter behov. I kapitel 6 findes eksempel på sådan håndtering. Tummelfinger reglen er at fakturer tilmeldingsgebyrer periodevis (Disse ligger trods alt til grund for en gyldig tilmelding), men at vente med fakturering af gæstekort så sent som muligt gerne når gæstekorts registreringen er lukket. Dette for at undgå unødig administration og et overflod af fakturaer som forvirrer både dig og klubberne. Importen - derimod og ordrebehandling kan ske løbende uden problemer. Det er når fakturaen er genereret hvor problemer kan opstå.

24 Ordrehåndtering Vælg menu punktet Ordrehåndtering. Start med at vælge fakturatype. Figuren nedenfor viser eksempel på samtlige importerede ordre for tilmeldingsgebyr, som endnu ikke er faktureret. Observer at detaljerne ikke i dette billede det er kun summeret pr referencenr. Du kan filtrere listen ved at indtaste et referencenr. og klikke på Søg. Du kan også klikke på en række for at vise detalje informationen.

25 25 Nedenfor vises et eksempel på ordrerække for gæstekort på referencenr Hvis du vil komplettere med egne ordrerækker, f.eks. rabatter, så udfylder du en sigende tekst, antal og á-pris. Hvis det er en kreditpost, skal du krydsmarkere denne rude. Importerede ordrerækker fra MyTeam kan aldrig makuleres. Det er kun egne ordrerækker som kan ændres og makuleres. Du afslutter ved at klikke på Afbryd eller på Gem hvis du har lavet ændringer.

26 Fakturering Vælg menu punktet Fakturering. Figuren nedenfor viser et eksempel med ordre som ligger klar til fakturering. Øverste del viser at to fakturaer vil blive skabt med tilmeldingsgebyr. Nederste del viser at to fakturaer vil blive skabt med gæstekort. Faktureringen sker ikke automatisk: - du skal krydsmarkere rækker som du vil fakturere. Til hjælp har du knapperne Marker samt Af-marker. Når du klikker på nogen af faktura-knapperne, behandles de rækker som er krysdmarkeret. Efterhånden som fakturaene skabes og sendes med , vises status på skærmen. Nedenstående figur viser et eksempel på to skabte faktura.

27 27 Figuren nedenfor viser et eksempel på hvordan en ser ud når de ankommer til fakturamodtageren: Ekspempel på faktura:

28 Kreditering af faktura Vælg menupunktet Kreditering af faktura. Start med at indtaste fakturanummer som skal krediteres. Klik på Søg. Original fakturaen vises på skærmen. Krydsmarker Vælg? og klik på Krediter. Nu sker følgende 1. Kreditfaktura skabes. 2. Original fakturaen markeres som fuldt betalt 3. Kreditfakturaen markeres som fuldt udnyttet.

29 Betaling Vælg menuepunktet Betaling. Figuren nedenfor viser et eksempel på betalingsfunktionen. Normalt set, kan du via indbetalingen gem fakturanumret. Da indtaster du in fakturanumret og klikke på SØG. Men i visse tilfælde har den som har indbetalt glemt at specificere fakturanumret. Da kan du klikke på nogen af søgealternativerne, f.eks. Klubnavn og indtaste klubnavnet (eller del af det). I figuren nedenfor, vises fire fakturaer som begynder med klubnavnet FC. Med hjælp af fakturabeløbet, kan rette betaling håndteres. Klikke på den række som betalingen passer.

30 30 Betalt beløb samt betalingsdato skal angives. Observer at programmet håndterer delbetalinger. I eksemplet nedenfor er betalt og i kommentar skriver du hvornår du forventer at resterande betaling. Hvis du har aktiveret at bankgebyr skal faktureres (se Generelle indstillinger, kapitel 4.3), så har du mulighed for at angive bankgebyret som skal betales af laget. Enligt nedanstående exempel ska bankavgift betalas kontant då laget checkar in. Afslut med at klikke på Gem-knappen.

31 31 Gruppbetalning och betalningsjournal Klicka på knappen för gruppbetalning. Klubb kan väljas från listan eller så kan man söka klubben ifrån inmatningsfältet.

32 32 1. Bekräfta Betalningsdatum. 2. Fördela beloppet på fakturorna 3. Observera att Fördelat belopp räknas upp automatiskt. 4. Klicka på knappen Spara Genom att klicka på knappen Betalningsjournal, kan du få fram en avstämning på betalt belopp en viss datum.

33 Fjern registrering Vælg menupunkt Fjern registrering Dobbelte tilmeldinger eller fejlagtige tilmeldinger kan fjernes totalt fra systemet. Klik på det reference nummer som skal fjernes. Observer at alt på dette reference nummer fjernes tilmeldte hold, fakturer og log ind koder. Vær omhyggeligt med at det rigtige nummer bliver fjernet.

34 Opfølgning, overnatning og eksport til Excel Vælg menu punktet Opfølgning, overnatning og eksport til Excel Fem opfølgningsalternativer findes at vælge imellem dog ikke Økonomi hvis du ikke anvender faktureringsmodulet. Du vælger alternativ ved at klikke på fanen. Sortering og filtrering af listerne kan ske ved at angive kombinationer. Via figuren nedenfor vil du få listen sorteret i Holdnavn, filtrering skal ske på klassen Drenge 11. Ved at klikke på, eksporteres aktuel liste til Excel. Klikke på for at få detalje information om klubben og holdet, f.eks. adresser. Fanen Gæstekort De forskellige gæstekorts alternativer grupperes i separate kolonner. Nedenfor findes tre kolonner med overnatning alternativer, fem kolonner for type af T-shirt. Slutsummeringen giver et grundlag for antal som er bestilt pr gæstekorts alternativ.

35 35 Længst ud til højre, findes muligheder at registrere oplysninger pr hold, f.eks. valg af forlægning, antal personer og om holdet skal betale depositum. Så snart man har lavet ændring på en række, bliver knappen Gem synlig og man skal klikke på knappen for at gennemføre ændringerne. Tilladte forlægninger registreres på fanen Forlægninger se nedenfor. Fanen øvrige alternativ De forskellige øvrige alternativer grupperes i separate kolonner.

36 36 Fanen Forlægning Fordelingen af skoler vises pr hold og forlægning (og skolesal). På figuren nedenfor vises at der findes 3 sale tilgængelig på Kirsebærskolen. I Sal 346 (max antal 20) skal 16 personer fra Cape Town FC indkvarteres Ved at klikke på knappen Rediger forlægninger, kan man registrere sine forlægningsalternativer. Se eksempel nedenfor på hvilke oplysninger som skal udfyldes. Her er defineret 2 sale, som kan tage maximalt 14 personer. Klikke på Gem for at gemme ændringer og Tilbage for at komme tilbage til opfølgningen. Hvis du angiver et link til kort, så kan holdleder på MyTeam-portal se præcist hvor skolen ligger.

37 37 Fanen Reserveliste Her får du et samlet billede af alle hold som ligger på reservelisten. Hvis et hold skal deltage og fjernes fra reservelisten, skal følgende trin følges: 1. Fjernet krydsmarkeringen med Reserve. 2. Meddel holdet at der er med i turneringen. Når holdlederen logger ind på myteam, kan han automatisk se at hans hold ikke ligger på ventelisten. 3. Hvis du anvender faktureringsmodulet, så skal du køre 'Import fra myteam'. I og med holdet er fjerne fra ventelisten, skabes nu ordre for tilmeldingsgebyr samt evt. for gæstekort (deltager degyr)

38 38 Fanen Økonomi Her får du et samlet billede af fakturaer, indbetalt og restbeløb som mangler at blive betalt. Ved at klikke på PDF-ikonen, så vises fakturaen og kan f.eks. udskrives. Rød-rosa PDF indikerer at påmindelse er sendt Efter sendelse af faktura via klik på brevet Hvis du holder musen overr PDF-ikonen, vises seneste påmindelses tidspunkt:.

39 39 Længst til højre vises information om indbetalt beløb, betalingsdato samt status på fakturaen. Status på faktura kan være følgende: - Betalt faktura - Ubetalt faktura - Forfalden faktura - Kredit faktura - Kontant faktura Sluttotalen indeholder en summering af samtlige beløb fakturabeløb, indbetalt og ubetalt. Hvis du har anvendt forskellige valutaer, kommer yderligere en sluttotal. Denne har rækker med gældende valutakurs og viser summerne i basisvalutaen, i det er tilfælde i svenske kroner: Valutakurserne kan opdateres under menu punktet Valutakurser.

40 Rapporter Vælg men punktet Rapporter Fem typer af rapporter tilbydes: Du vælger alternativ ved at klikke på fanen. Generelle valg Sortering og filtrering af listerne kan ske ved at angive kombinationer. Via figuren nedenfor vil du få listen sorteret i Holdnavn, filtrering skal ske på klassen Drenge 11. Ved at klikke på, eksporteres aktuel liste til Excel. Klik på for at få detalje information om klubben og holdet, f.eks. adresser. Hvis man vil have udskrift af lister, summeres prr klub (pr referencenr.) så skal man krydsmarkere Udseende på listen ændres afhængig på om man krydsmarkere dette alternativ eller ikke. Her er et eksempel med Luton FC på detalejnivau. Og samme klub, men nu summeret pr klub afkrydset: Udskriver samtlige rapporter. Udskriver valgt rapport.

41 41 Fanen Spillerliste Hvis man klikker på knappen Design rapport, så kan man indlægge tekstinformation som omfatter spillerlisten. Tekster for forskellige sprog kan registreres ved at klikke på sprog -knapperne. Testudskrift kan fås ved at klikke på dokument ikonen.

42 42 Eksempel på spillerliste : Hvis du udnytter muligheden for Ekstra kolonne til Spillerlisten (se Generelle indstillinger, kapitel 4.3), så vises denne udskriften. Kun 3 navne indlagt. Spillerlisten ej komplet Komplet spillerliste (minimums grænse er 5 navne indlagt)

43 43 Fanen Depositum Listen omfatter de hold hvor depositum er afkrydset fra Opfølgning, eksport til Excel. Se tidligere afsnit. Hvis man klikker på knappen Design rapport, så kan man indlægge tekstinformation som omfatter depositum. Tekster for forskellige sprog kan registreres ved at klikke på sprog -knapperne. Testudskrift kan fås ved at klikke på dokument ikonen.

44 44 Ekspempel på Depositumlisten:

45 45 Fanen Forlægning Listen omfatter de hold som har fået en forlægning tilkoblet fra Opfølgning, eksport til Excel. Se tidligere afsnit. Hvis man klikker på knappen Design rapport, så kan man indlægge tekstinformation som omfatter forlægningsrapporten. Tekster for forskellige sprog kan registreres ved at klikke på sprog -knapperne. Testudskrift kan fås ved at klikke på dokument ikonen.

46 46 Ekspempel på forlægningsrapport:

47 47 Flanen Forlægning (detaljeret) Her for du en fuldstændig forlægningsrapport med samtlige deltagere. En række per deltager. Fanen Samtlige information Alt information som findes registreret på en tilmelding fra klubnavn til gæstekort alternativ og fakturastatus vises som en lang række. Nemt at eksporterer denne liste till Excel for at få en fornuftig oversigt på indholdet.

48 Vis tilmeldte hold Vælg men punktet Vis tilmeldte hold Her kan du en enkelt måde, vise antal tilmeldte hold i hvor aldersklasse. Du vælger klasse samt om du vil medtage hold på reservelisten. Figuren nedenfor viser 50 tilmeldte hold til klasse Drenge 12, hvoraf 16 hold er reservehold Ændre oplysninger på tilmeldte hold Vælg menupunktet Ændre oplysninger op tilmeldte hold Her kan du enkelt og hurtigt, rette klub- og holdnavn, kontaktperson og telefonnr. Desuden kan adressen korrigeres hvis den er forkert. Då du ändrar i ett fält, aktiveras knappen Spara på samma rad. Du måste klicka på Spara för att ändringen ska lagras i databasen.

49 service Vælg menupunktet service Der findes 7 faner med forskellige funktioner for service - overnattende hold - forfaldne fakturer - spillerliste - deposition - fritt #1 - fritt #2 - gæstkort savnes (spillerenavne) Fælles for disse 7 faner, er at du kan hente færdige mails på 4 forskellige sprog. Ved at klikke på en landikon, hentes mall ind i redigeringsvinduet.. Derefter kan du redigerer teksten og klillek på knappen Gem Skabelon. Visse dele af teksten er f.eks. parametrar som automatisk byttes ud med indholdet fra databasen. Parametrene omsluttes af <> tegn, f..eks. <club> for klubnavn. Hvilke parametre som kan benyttes, vises til venstre på skærmen. Hvis du kun har nationale deltagere (f.eks. kun fra Sverige), kan du faktisk udnytte de 4 forskellige sprogikoner til at gemme 4 forskellige skabeloner pr fane.

50 50 Hvis du har internationale deltagere, er det vigtigt at du filtrerer eller sorterer på Sprogkode. Det er f.eks. ikke meningsfuldt at sende en på dansk til engelsksprogede deltagare. Nederste del af formularen anvendes for at vælge hvilke klubber du vil sende en til. Figuren er der krydsmarkeret 4 rækker og når der klikkes på Send , så sendes meddelelsen til disse klubber. Hvis du vil have en kopi af alle udsendte mail, så skal du krysdmarkere dette alternativ inden du klikker på Send . Når det gælder fanen forfaldne fakturer, så Vedhæftes automatisk fakturaen med en.

51 51 På fanen Fri søgning #1 og #2 findes der ingen skabelon. Her skaber du din egen tekst fra grunden. Derimod findes det en del forskellige filtreringsalternativer på disse faner: Her kan du f.eks. filtrere dem som valgte T-shirt for at via grupp udsendes information, f.eks. at de skal komme ind med eventuelt personligt navnetryk inden x antal dage. Eller information til dem som ligger på reservelisten. Tidsstempel ved senaete påmindelse Dette gælder kun fanen Forfaldne fakturer. Næste gang du sender med påmindelse om fakturer, vil tidspunktet for påmindelse blive gemt i databasen pr faktura. Nedenfor vises hvordan dette kan se ud i servicen: Hem har ikke registreret gæstkort? Behov findes at lave en liste over de hold som endnu ikke har registreret nogen gæstekortsalternativ (deltagere) Det vigtigste formål er du som cuparrangører skal kunne påminde holdlederne om at de skal vælge, om de skal overnatte og hvormange, inden det bliver for sent. Vælge menupunktet service og fanen Gæstekort savnes. Mulighed findes her for at dels eksportere listen til Excel, dels udfylde hensigtsmæssig skabelon og sende påmindelser til berørte hold.

52 Information til holdlederne Du kan kommunikere med holdlederen som logger in på MyTeam-portalen, ved at skrive en aktuel information som vises for dem. Her for du desuden mulighed at uploade en klub- eller turneringslogo til MyTeam-portalen Du finder dette menupunkt under Øvrigt > Information til holdlederne.

53 53 Til holdlederne, vises denne information i startmenuen, se nedenfor:

54 54 5. Guide for myteam-portalen (lederindlogning). I dette kapitel vises trin-for-trin hvordan myteam-portalen fungerer for ind loggede ledere Modtagelse af Login koder Efter officiel tilmelding er sket på turneringssiden, modtages Login koderne via . Se eksempel nedenfor: Klikke på linket og log ind med det bruger navn og kodeord som findes i en.