UDBUDSBETINGELSER. for KOMPETENCEUDVIKLING OG RÅDGIVNING KLAR TIL FEMERN BÆLT 2012

Transkript

1 for KOMPETENCEUDVIKLING OG RÅDGIVNING KLAR TIL FEMERN BÆLT 2012

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ordregiver Tilbudsgivers kontaktperson Udbudsmaterialet Overholdelse af udbudsreglerne Brug af underleverandører Spørgsmål og rettelsesblade Tidsplan Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tildelingskriterier Honorar Krav til tilbuddets opbygning og indhold Håndtering af forbehold Tilbudsvurdering og meddelelse af resultat Særlige betingelser om medfinansiering samt fakturering Manglende garanti for omsætning Ansvarsforsikring Tjekliste til indhold i tilbud Tilbudsfrist og indleveringsadresse Side 2 af 11

3 1. Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for Fonden Femern Belt Developments annoncering af kompetenceudvikling og rådgivning offentliggjort den 9. juli 2010 på annonceringsplatformen IKAbud samt på Udbuddet er opdelt i følgende 3 delaftaler: Delaftale 1: Uddannelse på top- og mellemlederniveau Delaftale 2: Uddannelse på medarbejderniveau Delaftale 3: Rådgivning og forretningsudvikling Udbudsbetingelserne er de samme for alle delaftaler. Tilbudsgiver kan alene afgive tilbud på den/de delaftale/r, som tilbudsgiver er blevet prækvalificeret til at afgive tilbud på. 2. Ordregiver Ordregiver er: Fonden Femern Belt Development Videncenter Råhavegård Maribovej Holeby Alle henvendelser til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal alene ske skriftligt via og skal sendes til info@femern.info. 3. Tilbudsgivers kontaktperson Medmindre andet klart og tydeligt angives af tilbudsgiver vil ordregiver stile eventuelle meddelelser under udbudsforretningen til den medarbejder hos tilbudsgiver, der har underskrevet anmodningen om prækvalifikation. Tilbudsgiver kan overfor ordregivers kontaktperson til enhver tid udpege en anden kontaktperson. 4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: - Udbudsannonce af 9. juli 2010 samt rettelsesblad nr. 1 af 11. august Udbudsbetingelser for Kompetenceudvikling og Rådgivning Klar til Femern Bælt Tilbudsformular (Udbudsbetingelsernes bilag 1). - Kravspecifikationer for Kompetenceudvikling og Rådgivning Klar til Femern Bælt 2012 (Udbudsbetingelsernes bilag 2). - Kontraktudkast (Udbudsbetingelsernes bilag 3). - Project description, Ready for Femern Belt 2012 / Belt Trade (Udbudsbetingelsernes bilag 4). - Erhvervs- og Byggestyrelsens vilkår for tilsagn om tilskud til projektet Klar til Femern Bælt 2012, Den Europæiske Socialfond, dateret 16. februar 2010 (Udbudsbetingelsernes bilag 5). Side 3 af 11

4 5. Overholdelse af udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres ved annoncering og som et begrænset udbud i henhold til lovbekendtgørelse nr af 7. december 2010 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a-d. Ordregiver henleder tilbudsgivers opmærksomhed på følgende: - Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, dvs. ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det f.eks. indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser. - Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb. - Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler udelukkende tilbudsgiver. 6. Brug af underleverandører Tilbudsgiver er berettiget til at basere sit tilbud på anvendelse af navngivne underleverandører. Underleverandørerne skal tillige dokumentere og indfri mindstekrav på lige fod med tilbudsgiver. En forudsætning for brug af underleverandører er, at tilbudsgiver dog til enhver tid er fuldt ud ansvarlig for disse underleverandører og for opfyldelse af sine forpligtelser over for ordregiver i henhold til kontrakten. Hvis tilbudsgiver i sin prækvalifikationsanmodning har baseret sig på en underleverandørs økonomiske og/eller tekniske formåen for opfyldelse af udbudsforretningens dokumentationskrav til brug for egnethedsvurderingen, er tilbudsgiver prækvalificeret med denne/disse underleverandør/er. Ved brug af underleverandører skal tilbuddet indeholde en underskrevet erklæring om brug af underleverandør med angivelse af hvilke ydelser, som leveres af denne, idet oplysningerne skal afgives ved udfyldelse af tilbudsformularens skabelon herom (skabelon 3). 7. Spørgsmål og rettelsesblade Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er der mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmålene skal være skriftlige og sendes til info@femern.info senest den 17. september Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret hurtigst muligt, idet ordregiver vil bestræbe sig på at besvare spørgsmålene løbende. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort løbende i anonymiseret form på ordregivers hjemmeside til Femern Bælt 2012/Udbud. Side 4 af 11

5 Såfremt de stillede spørgsmål måtte give anledning til tydeliggørelse, justering eller supplering af selve udbudsmaterialet, vil der blive udarbejdet rettelsesblade, som ligeledes udgør en del af udbudsgrundlaget. Rettelsesblade bliver tilsvarende offentliggjort på ordregivers hjemmeside. Tilbudsgiver er selv ansvarlige for løbende at holde sig opdateret med den information, der bliver offentliggjort på ordregivers hjemmeside. 8. Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle: Dato Aktivitet 9. juli 2010 Fremsendelse af annonce til Udbudsportalen (IKAbud) samt upload på til Femern Bælt 2012/Udbud 30. juli 2010 Tilmeldingsfrist for informations- og spørgemøde 3. august 2010 kl Informations- / spørgemøde 10. august 2010 Frist for aflevering af skriftlige spørgsmål til annoncen og rettelsesblad 11. august 2010 Frist for besvarelse af spørgsmål til annoncen og rettelsesblad 13. august 2010 kl Frist for anmodning om deltagelse 30. august 2010 Orientering om resultat af prækvalifikation 7. september 2010 Fremsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede virksomheder 17. september 2010 Frist for aflevering af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet 22. september 2010 Frist for besvarelse af spørgsmål 4. oktober 2010 kl Frist for modtagelse af tilbud 11. oktober 2010 Forventet dato for udsendelse af underretning om tildelingsbeslutningen 15. oktober 2010 Forventet dato for underskrivelse af kontrakt Side 5 af 11

6 9. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Ordregiver vil, så hvidt muligt, sikre fortrolighed omkring oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke kommer til andres kundskab. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivningen om aktindsigt. Ordregiver vil altid være forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som lovgivningen tilsiger. 10. Tildelingskriterium Ordregiver vil for hver delaftale foretage en tilbudsvurdering på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud opdelt på følgende underkriterier: Kriterium Vægt Tilbudsgivers dokument Pris 50 % Tilbudsformular, skabelon 4 Projektorganisation 25 % Tilbudsformular, skabelon 5 Kvalitet 25 % Tilbudsformular, skabelon 6 (delaftale 1 og 2), skabelon 7 (delaftale 7) Pris Evaluering af tilbud i forhold til underkriteriet pris sker på grundlag af tilbudsgiverens udfyldelse af skabelon 4, som er indeholdt i tilbudsformularen. Projektorganisation Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud beskrive den tilbudte projektorganisation, som tilbudsgiver anvender til løsning af den udbudte opgave. Beskrivelsen skal indeholde oplysning om projektorganisationen inkl. diagram. o Ved tilbudsafgivelse på delaftale 1 og delaftale 2 er det et krav, at der allokeres én navngiven projektleder, som har det overordnede ansvar, samt mindst én navngiven udførende medarbejder. Hvis den samme tilbudsgiver afgiver tilbud på såvel delaftale 1 og delaftale 2, kan den samme medarbejder optræde som projektleder i forhold til begge delaftaler. Derimod er det et krav, at der tilbydes én udførende medarbejder pr. delaftale, hvorfor den samme medarbejder ikke være udførende under begge delaftaler. o Ved tilbudsafgivelse på delaftale 3 er det et krav, at der allokeres én navngiven projektleder, som har det overordnede ansvar, samt mindst én navngiven udførende medarbejder for hvert af de tre rådgivningsområder, idet den samme medarbejder ikke må optræde som udførende på flere rådgivningsområder. Hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på flere del- Side 6 af 11

7 aftaler er det et krav, at den samme projektleder ikke må optræde som projektleder i forhold til flere delaftaler. CV er på de nøglemedarbejdere, som allokeres til opgaven, hvor kompetencer og erfaringer er opregnet på detaljeret og overskuelig vis. Hvis der anvendes underleverandører, skal kompetencer og erfaringer hos disse tillige beskrives. Samtlige CV er skal indeholde oplysninger om uddannelse, relevant efter-/videreuddannelse, nuværende ansættelsessted, tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner, relevante funktioner og beskrivelse af referencer fra lignende projekter. Beskrivelsen skal endvidere indeholde oplysning om, hvordan tilbudsgiver agter at anvende den tilbudte projektorganisation under projektets løbetid, herunder særligt en beskrivelse af, hvordan de tilbudte ressourcer tænkes anvendt i opstartsfasen. Endelig skal beskrivelsen indeholde oplysning om, hvordan projektorganisationen agter at håndtere samarbejdet med ordregiver samt andre leverandører, som måtte blive inddraget i forbindelse med gennemførelse af projektet Klar til Femern Bælt Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at den tilbudte projektorganisation er i besiddelse af den rette kombination er erfaring og kompetence, der sandsynliggør, at projektorganisationen kan mestre opgaven for ordregiver. Der lægges endvidere vægt på, at projektorganisationens evne til at samarbejde med såvel ordregiver som andre leverandører. Endelig lægges der vægt på, at projektorganisationen under hele projektets løbetid, herunder især i opstartsfasen er i stand til at udnytte de tilbudte ressourcer på en sådan måde, at projektet kommer godt fra start og er sikret de nødvendige ressourcer under projektets løbetid. Ovenstående oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 5 i tilbudsformularen, der udgør et bilag til udbudsbetingelserne. Kvalitet Tilbudsgivers tilbud på delaftale 1 og delaftale 2 skal indeholde en beskrivelse af den tilbudte kvalitet. Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil tilrettelægge indholdet af et komplet kompetenceudviklingsforløb, som dækker samtlige af kravspecifikationens kompetenceområder på en sådan måde, at forløbet lever op til kravspecifikationens beskrivelse af de færdigheder, som målgruppen forventes at opnå ved deltagelse i et kompetenceudviklingsforløb. De kompetenceområder og færdigheder som beskrivelsen skal tage højde for fremgår af kravspecifikationens pkt. 5 (delaftale 1) og pkt. 6 (delaftale 2). Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil sikre en proaktiv indsats for rekruttering og fastholdelse af virksomhedernes deltagelse i kompetenceudviklingsforløbet, således at den for projektet nødvendige deltagermedfinansiering opretholdes. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at beskrivelsen på en overbevisende måde og ved angivelse af konkrete løsningsforslag illustrerer, at tilbudsgiver er i stand til at tilrettelægge og gennemføre et kompetenceudviklingsforløb, som har fokus på at efterleve ordregivers forventninger til mål for deltagernes opnåede færdigheder ved deltagelse i forløbet. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af den proaktive indsats med angivelse af specifikke tiltag synliggør, at tilbudsgiver er i stand til at bidrage til en fastholdelse af det krævede Side 7 af 11

8 antal deltagere, som er en nødvendig forudsætning for at deltagermedfinansieringen som beskrevet i udbudsbetingelsernes pkt. 15 kan opretholdes. Tilbudsgivers tilbud på delaftale 3 skal indeholde en beskrivelse af den tilbudte kvalitet. Beskrivelsen skal indeholde en plan for, hvordan tilbudsgiver agter at tilrettelægge samt gennemføre sin rådgivning i relation a. afklaring af behov for kompetenceudvikling, b. forretningsudvikling samt c. netværksdannelse og etablering af joint ventures, som er beskrevet i kravspecifikationens pkt. 7. Beskrivelsen skal angive, hvordan tilbudsgiver vil sikre en proaktiv indsats for rekruttering og fastholdelse af virksomhedernes deltagelse i rådgivningsforløbene, således at den for projektet nødvendige deltagermedfinansiering opretholdes. Ved bedømmelsen lægges der vægt på, at planen indeholder en struktureret og illustrativ beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver agter at gennemføre sin rådgivning. Ved bedømmelsen lægges der endvidere vægt på, at tilbudsgivers beskrivelse af den proaktive indsats med angivelse af specifikke tiltag synliggør, at tilbudsgiver er i stand til at bidrage til en fastholdelse af det krævede antal deltagere, som er en nødvendig forudsætning for at deltagermedfinansieringen som beskrevet i udbudsbetingelsernes pkt. 15 kan opretholdes. Ovenstående oplysninger skal afgives ved udfyldelse af skabelon 6 (delaftale 1 og delaftale 2) og skabelon 7 (delaftale 3) i tilbudsformularen, der udgør et bilag til udbudsbetingelserne. 11. Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. 12. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 12.1 Sprog Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 13. Håndtering af forbehold Der kan ikke tages forbehold for udbudsmaterialet, dog er der mulighed får ved en eventuel forhandling af aftalen Aftale om leverance af kurser og rådgivning at forhandle om aftalens punkt 5.4, punkt 9, punkt 11, punkt 19.3 og punkt Hvis der tages forbehold for andre punkter i aftalen, vil tilbuddet blive vurderet ikke-konditionsmæssigt. Side 8 af 11

9 Hvis tilbudsgiver i udbudsperioden finder elementer i udbudsmaterialet uhensigtsmæssigt, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål, jf. pkt Tilbudsvurdering og meddelelse af resultat 14.1 Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til, at tilbudsgiver kan overvære åbning af tilbuddene eller til at få oplysninger om de øvrige tilbudsgivere Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver tager kun tilbudsmateriale i betragtning, der opfylder ordregivers krav til tilbuddets opbygning og indhold Forhandling Der vil ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at dennes tilbud er så præcis og fyldestgørende, at en kontrakt i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil tillige blive bekendtgjort på ordregivers hjemmeside. 15. Særlige betingelser om medfinansiering samt fakturering Den udbudte opgave har opnået EU-tilskud fra Mål 2-Socialfonden. De nærmere vilkår for opnåelse af tilskuddet fremgår af Erhvervs- og Byggestyrelsens vilkår for tilsagn om tilskud, som udgør bilag 5 til nærværende udbudsbetingelser. Disse vilkår udgør en grundlæggende forudsætning for tilbudsgivernes tilbudsafgivelse. Tilbudsgiverne skal derfor nøje sætte sig ind i de vilkår, som er gældende for tilskudstilsagnet. Det er en grundlæggende forudsætning for opgavens udførelse, at vilkårene for opnåelse af tilskud bliver iagttaget. Dette indebærer bl.a., at de omkostninger, som er forbundet med opgavens udførelse, skal modsvares af de deltagende virksomheders medfinansiering. Det er derfor et krav, at der under den udbudte aftale, kan opnås en medarbejderfinansiering svarende til en medfinansieringsfaktor på gennemsnitlig 1,6. Medfinansieringsfaktoren er estimeret således på de enkelte delopgaver ud fra det scenarie, som danner grundlag fra udarbejdelse af projektet Klar til Femern Bælt Delopgave 1 = medfinansieringsfaktor 1,0 Delopgave 2 = medfinansieringsfaktor 4,4 Delopgave 3 = medfinansieringsfaktor 1,0 Kan disse medfinansieringsfaktorer ikke opnås, forbeholder ordregiver sig retten til at aflyse gennemførelse af en konkret og programsat aktivitet, idet aflysning kan ske indtil senest 21 kalenderdage før den planlagte aktivitet skulle være gennemført. Side 9 af 11

10 Ordregiver opstiller et system til indsamling af timeforbrug og løn i de deltagende virksomheder, der danner grundlag for medfinansieringen, og er i overensstemmelse med EU's regler. Der udarbejdes en manual som beskriver tilbudsgivers rolle i forbindelse med afviklingen af kompetenceudviklingsforløbene. Tilbudsgiver fakturerer månedligt, men vil ikke kunne forvente at modtage betaling for sine ydelser, før tilskud er modtaget af ordregiver fra Mål 2-Socialfonden. Dette indebærer, at ordregiver har en betalingsfrist på op til 9 måneder fra faktureringstidspunktet. 16. Manglende garanti for omsætning Levering af ydelser under såvel delaftale 1, delaftale 2 som delaftale 3 afhænger af omfanget af tilslutning til projektet fra de deltagende virksomheder, hvorfor tilbudsgiverne ikke er garanteret nogen minimumsomsætning. 17. Ansvarsforsikring Tilbudsgiver forpligter sig til at tegne professionel ansvarsforsikring til imødegåelse af eventuelle tab direkte eller indirekte som følge af tilbudsgivers opgaveløsning, jf. leveringsaftalens pkt Tjekliste til indhold af tilbud Tilbuddet i form af udfyldt tilbudsformular skal afleveres i: - 1 underskrevet original tilbudsformular (vedlagte tilbudsformular SKAL anvendes). - 3 papirkopier af den originale tilbudsformular. - 1 eksemplar af tilbudsformularen Tilbuddet skal foreligge i 4 eksemplarer skriftligt underskrevet af tegningsberettiget hos tilbudsgiver og ét eksemplar elektronisk format på CD-rom eller USB-stik. Hvis en tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delaftaler, er det et krav, at der udarbejdes og afleveres én tilbudsskabelon pr. delaftale. Hvis der er forskel på indhold af tilbuddet i den elektroniske form og i papirudgaven, er udgaven i papirform gældende. Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert eller kasse mærket Tilbud kompetenceudvikling og rådgivning må ikke åbnes af posten. Der skal gøres opmærksom på, at ordregivers tilbudsvurdering udelukkende sker på grundlag af tilbudsgivers udfyldelse af den af ordregiver udarbejdede tilbudsformular. Tilbudsinformationer som fremgår andetsteds af tilbud vil derfor ikke blive tillagt betydning under tilbudsvurderingen. 19. Tilbudsfrist og indleveringsadresse Tilbud skal være modtaget på nedenstående adresse senest den 4. oktober 2010 kl Fonden Femern Belt Development Videncenter Råhavegård Maribovej 9 Side 10 af 11

11 4960 Holeby Hvis tilbuddet afleveres personligt, kan tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Bilag til udbudsbetingelser: - Bilag 1: Tilbudsformular. - Bilag 2: Kravspecifikationer for Kompetenceudvikling og Rådgivning Klar til Femern Bælt Bilag 3: Kontraktudkast. - Bilag 4: Project description, Ready for Femern Belt 2012 / Belt Trade. - Bilag 5: Erhvervs- og Byggestyrelsens vilkår for tilsagn om tilskud til projektet Klar til Femern Bælt 2012, Den Europæiske Socialfond, dateret 16. februar ooooo--- Side 11 af 11