Samarbejdsaftale mellem frivillige og ansatte på Ældrecenter Dalvangen

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem frivillige og ansatte på Ældrecenter Dalvangen Ældrecenter Dalvangens frivilligpolitik er et sæt spilleregler for samarbejdet mellem frivillige og de ansatte på Ældrecenter Dalvangen. Det er nogle håndgribelige retningslinjer udarbejdet i samarbejde mellem Dalvangens Venner, ledere, frivilligambassadører og det øvrige personale på Dalvangen i forhold til hvordan taler vi med hinanden, hvad de frivillige kan forvente, og hvad de ansatte kan forvente. Ældrecenter Dalvangens frivilligpolitik er således et sæt spilleregler, som fordeler roller, ansvar og forpligtelser mellem de frivillige og organisationen. 1 Forudsætninger for et godt samarbejde Glostrup Kommune har lavet nogle personalepolitiske retningslinjer for samarbejde mellem frivillige og ansatte i kommunen. 2 Disse retningslinjer gælder også i Ældrecenter Dalvangens frivilligpolitik. For at få et godt samarbejde op at køre, er det helt grundlæggende, at frivillige og ansatte anerkender og respekterer hinandens forskellige opgaver og roller. Som ansat skal man anerkende frivilliges indsats og frivillige skal respektere ansattes faglige kompetencer, som de ikke skal udfordre selvom de frivillige eventuelt har egne faglige erfaringer på område. Det betyder i praksis At opgaver, der er nedfældet i lovgivning varetages af de ansatte. 1 Sådan skriver du frivilligstrategier og frivilligpolitikker der virker? Frederik C. Boll og Cecilie R. Eskelund, Personalepolitisk retningslinje for samarbejde mellem frivillige og ansatte i Glostrup Kommune, MEDhovedudvalgs arbejdsgruppe,

2 Ansatte har ansvaret for, at lovbestemte opgaver løses i overensstemmelse med beboernes rettigheder. Frivillige kan ikke overtage ansvaret for disse opgaver. De frivillige skal altså ikke involvere sig i praktisk hjælp som: rengøring pleje toiletbesøg medicingivning At frivillige kan udføre opgaver, der ikke kræver visitation eller registrering. Frivillige kan varetage opgaver og arrangementer, der ikke er lovbestemte, men som defineres i samarbejde med beboerne og det ansatte personale. De opgaver, som frivillige varetager, er altså funktioner, som beboerne ikke har retskrav på, men som ses som en ekstra støtte eller omsorg. 3 Frivillige tilfører mange nye ideer til måden at gøre tingene på, og skaber større livskvalitet for beboerne. Frivillige er et værdifuldt supplement til de opgaver personalet løser. Som frivillig gør man ikke kun en forskel for dem, man hjælper. Man bliver også en del af et fællesskab og arbejder med opgaver og mennesker, der kan give en anderledes erfaringer og oplevelser. Det kan du som frivillig forvente af personalet Frivilligkoordinatoren på Dalvangen koordinerer det frivillige arbejde lokalt. Det er således frivilligkoordinatoren, den frivillige kan kontakte ved generelle spørgsmål, problemer, udfordringer eller lignende. Ellers er det frivilligkoordinatorens rolle at henvise den frivillige til Dalvangens Venner eller en frivilligambassadør, der kan hjælpe. Frivilligkoordinatoren sikrer kommunikationen og samarbejdet med Dalvangens Venner, og er således bindeled mellem parterne. 3 Personalepolitisk retningslinje for samarbejde mellem frivillige og ansatte i Glostrup Kommune, MEDhovedudvalgs arbejdsgruppe,

3 Kontaktpersonen for den frivillige vil som udgangspunkt være frivilligkoordinatoren. Koordinatoren sørger for at sætte den frivillige i forbindelse med en frivilligambassadør, der vil introducere til stedet og rutinerne. Den frivillige vil således altid have en at tale med og gå til, hvis der opstår problemer eller andet i forbindelse med aktiviteter eller arrangementer. Dalvangens Venner introducerer til foreningen, frivilligopgaver og vigtige informationer. Frivilligambassadørerne er ansatte på afdelingerne. De er ansvarlige for, at de frivillige introduceres til afdelingerne, beboerne og personalets arbejdsgange. De er behjælpelige med at støtte de frivillige i at igangsætte og udføre aktiviteter. Det øvrige personale er ansvarlige for at skabe et godt miljø for og samarbejde med de frivillige. Man kan som frivillig altid forvente en venlig modtagelse, samt en anerkendelse af og et engagement i samarbejdet. Opbakning fra ledelsen Det er ledelsen på Ældrecenter Dalvangens rolle at bakke op om samarbejdet mellem de ansatte og de frivillige. Ledelsens rolle er således at opmuntre til samarbejdet og engagere sig. Ældrecenter Dalvangen vil stille lokaler, kopimaskine, bus mm til rådighed. Det er ligeledes ledelsens ansvar at modtage og godkende straffeattest, og hvis der skulle opstå uoverensstemmelser mellem frivillige og personalet, er det også en ledelsesopgave. Som frivillig i Dalvangens Venner kan man forvente et samarbejde og informationsdeling med ledelsen, aktivitetsmedarbejderne, frivilligambassadørerne, frivilligkoordinatoren og det resterende personale. Kommunikation er nøgleordet, og information går begge veje, så alle er klare over, hvad der rører sig på Dalvangen. Overholdelse af aftaler Sker der aflysninger eller er beboeren dårlig, er det frivilligkoordinatoren eller frivilligambassadørens ansvar at kontakte den frivillige i tide. De frivillige bruger tid, lyst og overskud til at gøre noget for beboerne, og det skal respekteres. 3

4 Forventninger til Dalvangens Venner/frivillige Frivilliges indsats er et positivt supplement til personalets indsats. De frivillige giver mulighed for flere forskellige aktiviteter i beboernes hverdag. På Ældrecenter Dalvangen har vi etableret venneforeningen Dalvangens Venner for at sikre et godt fællesskab for de frivillige på Dalvangen. Foreningens formål er at arrangere og koordinere aktiviteter og arrangementer med et socialt sigte til beboere og pårørende på Ældrecenter Dalvangen samt at skabe økonomisk grundlag herfor. Foreningen er en selvejende social forening af borgere, der ønsker at støtte det frivillige sociale arbejde blandt beboerne på Ældrecenter Dalvangen i samarbejde med andre med samme formål. Dalvangens Venners bestyrelses rolle er at rekruttere nye frivillige, tage imod dem, introducere dem til de øvrige frivillige og foreningen samt at fastholde de frivillige. Deres rolle er ligeledes at søge penge fra offentlige instanser og fonde til aktiviteter med beboere og pårørende. Bestyrelsen sørger for, at nye frivillige får kontakt med frivilligkoordinatoren med henblik på øvrig introduktion til Ældrecenter Dalvangen. De frivillige i Dalvangens Venner har til formål at arrangere aktiviteter for beboere og pårørende enten arrangeret af dem selv eller i samarbejde med personalet på Ældrecenter Dalvangen. Alle frivillige vil bære et synligt navneskilt, så beboere, frivillige, pårørende og personale kan se, at de er frivillige. Overholdelse af aftaler Der er en forventning om, at de frivillige overholder aftaler, eller sørger for at melde afbud, hvis de bliver forhindret i at møde op. Dette gøres til frivilligkoordinatoren. Det er ligeledes godt at kunne udvise fleksibilitet i forhold til mødetid og aktiviteter, da aktiviteter kan ændre sig på dagen afhængig af den enkelte beboers humør, deltagelse til arrangementer osv. 4

5 Praktiske forhold Straffeattest 4 Registrering i Det Centrale Kriminalregister diskvalificerer ikke som udgangspunkt en frivillig fra at blive frivillig i Glostrup Kommune, og dermed heller ikke på Ældrecenter Dalvangen. I forhold til tryghed og sikkerheden for beboeren, pårørende og personalet vil frivillige på Dalvangen dog skulle indhente en straffeattest. Bestyrelsen i Dalvangens Venner, der holder intromødet med den frivillige, vil oplyse om det. Det vil også stå i velkomstfolderen, som udleveres under mødet. Den private straffeattest kan den frivillige selv hente på internettet på Forholdene på en privat straffeattest slettes efter 2-5 år. Det er udelukkende ledelsen på Ældrecenter Dalvangen, der ser og godkender den frivilliges straffeattest. Tavshedspligt og underretningspligt Ansatte i kommunen er underlagt forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Dette er man ikke som frivillig, men alle borgere er underlagt straffelovens bestemmelser om uretmæssig videregivelse af personlige oplysninger. Derfor skal frivillige overholde disse bestemmelser ligesom ansatte. Tavshedspligten omfatter alle oplysninger om personlige, økonomiske, helbredsmæssige og sociale forhold. Det betyder at navne, adresser og alle oplysninger af følsom karakter er fortrolige. Bestyrelsen i Dalvangens Venner vil til intromødet bede den frivillige om at underskrive en tavshedserklæring. Dette vil også stå i velkomstfolderen, der udleveres under mødet. Tavshedspligten gælder også, hvis man ophører med at være frivillig. 4 Retningslinjer for straffeattest, tavshedspligt og underretningspligt er taget fra Glostrup Kommunes Frivillighåndbog version 1 udarbejdet af Center for Kultur og Beboerkontakt, team kultur og idræt i. 5

6 Man må som frivillig gerne fortælle om dagens oplevelser, og aktiviteter sammen med beboerne og andre frivillige, men der kan dog være situationer, hvor den frivillige er forpligtet til at underrette personalet. Hvis der opstår tvivl om situationen, kan den frivillige rådføre sig med personalet. Sådan omgås vi hinanden på Dalvangen På Ældrecenter Dalvangen er der en forventning til, at alle ansatte som frivillige er venlige, lyttende, imødekommende, troværdige, respektfulde og engagerede. Både overfor beboerne og overfor hinanden. Måden vi taler til hinanden på har afgørende betydning for, hvordan vi samarbejder. Derfor er god omgangstone et fælles ansvar. Det er for eksempel altid vigtigt, at vi taler MED og ikke OM hinanden. På Ældrecenter Dalvangen ønsker vi gensidig dialog og åbenhed mellem alle parter, men uoverensstemmelser og misforståelser kan dog opstå. Det kan eksempelvis være mellem den frivillige og beboere, ansatte eller andre frivillige. Her er det vigtigt at tage situationen alvorligt og håndtere uoverensstemmelsen så godt som muligt, eller søge assistance hos ledelsen. Hvornår ophører et samarbejde? En frivillig kan altid vælge at stoppe med sin frivillige indsats eller skifte til noget nyt. Enhver frivillig indsats fortjener en afslutning, hvor der bliver sagt ordentligt farvel og tak. Den frivillige opmuntres til at kontakte frivilligkoordinatoren om et afsluttende møde. På mødet snakker I om: hvordan har du oplevet din tid som frivillig? hvad var godt? kunne noget gøres bedre? eventuel kortlægning af alternative muligheder aftalen om frivilligt arbejde kan opsiges efter aftale med din kontaktperson. Begge parter vil bestræbe sig på et passende varsel. 6