Instruks om forvaltede midler Sektion 3.7

Transkript

1 Grønlands Hjemmestyres enheder forvalter og administrerer midler, som ikke er optaget på finansloven. D.v.s. midler fra fonde, legater, donationer, indsamlinger, eksternt finansierede forskningsprojekter m.v., som enhederne får fra andre af Hjemmestyrets enheder. F.eks. udgifter som en institution får refunderet fra direktoratet. Det er vigtigt, at disse midler holdes adskilt fra enhedens egne midler og fra hinanden. Der skelnes mellem mindre og større eksternt finansierede projekter. I sektion 3.7 behandles de mindre projekter og mens de større behandles i sektion 3.8. Denne instruks omfatter den regnskabsmæssige behandling af disse midler. Der skelnes mellem: Forvaltede midler Eksternt finansieret elev- og klientaktiviteter Fonde og legater Forvaltede midler Hjemmestyret kan få eksterne midler ved ansøgning til fonde og legater, halvoffentlige institutioner 1, gaver/donationer og ved indsamlinger. Endvidere kan en enhed få midler fra en anden enhed til et bestemt formål, f.eks. afholdelse af kursus. Aktiviteten må ikke startes før der er givet endelig tilsagn. For alle typer er sagsbehandlingen bestemt af både aftalen med giveren og reglerne om Grønlands Hjemmestyres regnskabsvæsen m.v. Klienters lomme- og tøjpenge under de sociale institutioner/enheder er ikke omfattet af reglerne om forvaltede midler. Lomme- og tøjpengene skal indsættes på klientens egen konto, og må ikke administreres sammen med Hjemmestyrets midler. Ansvar Den enhed, som modtager midlerne, er ansvarlig for forvaltningen. Man skal være opmærksom på, om der er mulighed for at opnå forudbetaling eller acontoudbetalinger, så man undgår at lægge penge ud for projektet. Ved flerårige projekter vil det være endnu mere væsentligt, da man på den måde årligt vil kunne følge, om der er risiko for merudgifter, som enheden risikerer selv at skulle afholde. Regnskabsmæssig behandling Alle de midler som Hjemmestyret modtager skal administreres som al anden likviditet. 1 F.eks. Nordisk Råd. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 1 af 8

2 Ved projekter skal XAL s Time/Sag-modul anvendes. Dette er især en fordel, når enheden har flere projekter og/eller projekter, f.eks. kurser, som strækker sig over flere år. Det skal understreges, at konteringsinstruksen og godkendelsesreglerne skal efterleves ved bogføring på projekter m.v. Bemærk, at der kan være aftalt "overhead", d.v.s., at et overskud går til dækning af diverse administrationsomkostninger. I så fald konteres denne indtægt på artskonto 2920, diverse indtægter. For de fleste modtagne midler kræves der aflæggelse af rapport og en afsluttende økonomisk rapportering. Disse aftaler skal overholdes. Der skal i forbindelse med årsafslutningen fremsendes en status på de enkelte projekter til DcR. Hvis der ved et projekts afslutning er anvendt flere midler end bevilget (merforbrug), skal de ekstra midler findes i enhedens egen finanslovsbevilling, og kun hvis lovgivningen giver tilladelse til det. Hvis der ved et projekts afslutning er anvendt færre midler end bevilget (mindreforbrug), skal der ske tilbagebetaling. Penge modtages før de skal bruges Modtagne midler betragtes som eksternt betalte projekter (artskonto 9118), indtil projektet er afsluttet eller midlerne er anvendt til formålet. Eksempel 1: Der modtages midler til dækning af rejse- og undervisningsudgifter vedrørende seminar for "Grønlandske kostvaner". Oprettes i Time/Sag som kostvaner Bank 9118 kostvaner Fondsmidler modtages Rejseudgifter undervisere Leje af lokaler m.v. Pengene modtages efter de er brugt Hvis giver ønsker at få dokumentation før han betaler pengene, lægger Hjemmestyret pengene ud indtil betalingen modtages. Hjemmestyrets tilgodehavende skal derfor bogføres på 9118 via Time/Sag-modulet. Hvis enheden ved, at det ikke er alle udgifterne der refunderes, skal udgifterne driftsbogføres med det samme, og når refusionen modtages, skal den indtægtsføres. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 2 af 8

3 Enhederne skal være meget opmærksomme på, at den faktisk hjemtager afregningen fra den, der har givet tilsagn om at støtte et bestemt projekt eller lignende. Betingelserne for modtagelse af afregning kan være aftalt på flere måder. Eksempel 2: Der er med en fond aftalt støtte på max. kr til et projekt. Beløbet udbetales ved afslutningen af projektet mod fremsendelse af regnskabet for projektet. Regnskabet viser en udgift på kr Der refunderes altså kr Oprettes i Time/Sag som konferrence Konference 9021 Bank Rejseudgifter projekt Rejseafregning projekt Afholdelse af konference Projektstøtte fond Eksempel 3: Der er aftalt et biologisk projekt med en nordisk forskningsinstitution på max. kr Oprettes i Time/Sag som rensdyr. Afvigelser imellem de faktiske udgifter og bevillingen på under 20% medtages som overhead til dækning af administrationsudgifter m.v. Der indgår andel af forskerløn i projektet Rensdyr 9021 Bank Transportudgifter Forplejning og diæter Anskaffelse af udstyr Satellitovervågning (1) Andel forskerløn (2) Overhead Refusion fra giver 1191 Lønfordeling 2920 Diverse indtægter (1) Andel forskerløn (2) Overhead Eksternt finansieret elev- og klientaktiviteter En del enheder indsamler penge til elev- og klientaktiviteter, f.eks. udflugter og ture. Det kan være penge for at de sociale klienter får mulighed for at rejse til et andet sted i Grønland eller udlandet. Det kan f.eks. også være nogle gymnasieelever, der samler sammen til en tur til en storby i udlandet og at klasselæreren står for opbevaringen af pengene. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 3 af 8

4 Pengene kan være skaffet ved ansøgning til fonde og legater, gaver/donationer, ved indsamlinger og ved elevernes arbejde. Ansvar Den enhed, som administrerer midlerne, er ansvarlig for forvaltningen. Denne slags aktiviteter må kun sættes i gang, hvis pengene er til stede ved aktivitetens start. Aktiviteten må aldrig komme til at belaste Hjemmestyret. Hvis enheden giver et tilskud til aktiviteten skal dette tilskud gives på forhånd og være godkendt efter regnskabsinstruksens regler. Regnskabsmæssig behandling Alle de midler som enheden modtager skal administreres som al anden likviditet. Dette betyder, at pengene skal opbevares forsvarligt og eventuelt indsættes på en af Hjemmestyret oprettet bankkonto. Det er ikke tilladt at benytte andre end de bankkonti, der er oprettet til dette formål. Bankkontiene skal oprettes via DcR. Der skal bogføres på artskonto 9541 elevaktiviteter og 9542 modkonto til elevaktiviteter. Der benyttes Time/Sag-modulet til at adskille de enkelte aktiviteter og 9542 skal altid tilsammen være nul. Denne slags aktiviteter falder udenfor enhedens regnskabsinstruks med hensyn til bilag og underskrifterne på disse. Dette betyder, at der alt efter beløbenes relative størrelse kan ses bort fra bilag, og hvilke underskrifter der er på dem. For de fleste modtagne midler kræves der aflæggelse af rapport og en afsluttende økonomisk rapportering. Disse aftaler skal overholdes. Der skal i forbindelse med årsafslutningen fremsendes en status på de enkelte aktiviteter til DcR. Eksempel 1: Der modtages kr fra bidragsyder A vedrørende en social enheds sommerkoloni. Pengene sættes i banken. Senere modtages der kr fra bidragsyder B til samme sommerkoloni. Pengene beholdes i enheden. Kolonien koster kr i transport og kr i bespisning Sommerkoloni 9542 modkonto Modtekst Bidrag fra A-bank Bidrag fra B Transport Mad 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 4 af 8

5 Fonde og legater Fonde og legater er kapital hvis overskud uddeles til bestemte formål og efter retningslinier i vedtægter eller fundats 2. Landsstyret har besluttet, at administrationen af fonde generelt skal foregå i DcR. Der er særlige regler for, hvordan kapitalen skal anbringes 3. Ansvar Til de enkelte fonde og legater er udpeget/valgt en bestyrelse, som er ansvarlig overfor fondsmyndigheden. Regnskabsmæssig behandling Fonden eller legatet, skal være registreret som ejer af kapitalen. Der skal derfor være oprettet egne depot- og bankkonti, samt attestationsfuldmagter. Der aflægges årligt regnskab for fonde og legater uafhængigt af Landskassens Regnskab. For fonde og legater med andet regnskabsår end kalenderåret, aflægges endvidere perioderegnskab pr. ultimo. Bogføring I den daglige bogføring vises fonde og legater som et regnskab i regnskabet, hvis Hjemmestyrets almindelige regnskabssystem anvendes 4. Der bruges følgende konti: 9511 Fonde, legater (kapital) Udviser fondens egenkapital (kredit) 9512 Bank (forvaltede midler) Kontante midler (debet) 9513 Værdipapirer (forvaltede midler) Beholdning til anskaffelsessum (debet) 9514 Mellemværende forvaltede Eventuelt mellemværende med Hjemmemidler/Hjemmestyret styret 9180 Mellemregning fonde Modpost til 9514 Summen af kontogruppen skal altid give 0. Hvis der er mellemværende med Hjemmestyret skal konto 9180 og 9514 give 0. Kontiene 9180 og 9514 med likvide transaktioner skal være udlignet inden 1 måned. Eksempler på bogføring: 2 3 Dokument, hvori regler for stiftelse, legat og lign. er fastlagt af grundlæggeren. Fonde eller legater er normalt omfattet af de regler som gælder for anbringelse af umyndiges (eller andre under offentligt tilsyn) midler. 4 Fonde og legater kan alternativ bogføres i et særligt regnskab FON i Hjemmestyrets XAL. Hvis dette regnskab anvendes har kontiene andre numre og navne, men principperne er de samme som i denne vejledning. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 5 af 8

6 a. Anskaffelse af værdipapirer Der anskaffes følgende obligationer: Nominelt (pålydende) Kurs Kursværdi , Renter 7% i 3 måneder Kurtage 80 Udgift i alt Beløbet hæves på legatets/fondens konto hvor der i forvejen står kr (12.000) (0) (12.000) * 175 (3.245) (11.825) * Anskaffelsesværdi er er lig kursværdi + omkostninger ( ). b. Renter Der er udbetalt renter på ovennævnte obligationsbeholdning, som følger: Nominel beholdning Terminsrente 7% obligation Beløbet indsættes på legatets/fondens bankkonto. (3.245) (8.580) (11.825) (3.945) (8.580) (12.525) c. Udtrækning Der udtrækkes følgende obligationer: 7% obligationer kr. Anskaffelseskurs 85 Beløbet indsættes på legatets/fondens konto. (3.945) (8.580) (12.525) 5 Afhængig af handelstidspunktet. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 6 af 8

7 * 750 (kursgevinst)* * Afgangen på værdipapirbeholdningen beregnes til anskaffelsespris, d.v.s. pålydende værdi x kurs (5000 x 85%). Man får altså en kursgevinst på kr. 750 til bogføring på fondskapitalen. d. Uddeling via Hjemmestyret Der uddeles kr i henhold til fondens formål til 2 personer med hver kr Uddeling af legat. Hvis beløbene ikke umiddelbart kan hæves på legatets/fondens bankkonto, og uddelingen er af hastende karakter, kan beløbet midlertidigt (maks. 1 måned) hæves på den regnskabsførende enheds egen bankkonto (1). Uddelingen hæves senere på fondens bankkonto ved overførsel til den regnskabsførende enheds konto (2). Såfremt ovennævnte fremgangsmåde anvendes, skal bogføringen ske som følger: (8.945) (4.330) (13.275) 1.000(1) Mellemværende Hjemmestyret (0) 1.000(1) Mellemregning fonde 9021 Bankkonto (33.333) (1) 1.000(1) August 2007 Regnskabshåndbogen Side 7 af 8

8 2. Udligning af udlægget (8.945) (4.333) (12.275) 1.000(2) Mellemværende Hjemmestyret 1.000(2) Mellemregning fonde 9021 Bankkonto (32.333) (2) 1.000(2) Bemærk, at fondsgruppen balancerer ved hver postering, samt at saldo på 9180 og 9514 balancerer ved hver postering. Mellemregningen med Hjemmestyret skal udlignes hurtigst muligt. e. Årsregnskabet Legatets årsregnskab opgøres efter følgende retningslinier: 1. Driftsregnskabet. 2. Status. 1. August 2007 Regnskabshåndbogen Side 8 af 8