Tilsynsrapport Frederikssund Kommune Social Service. Skibet. Uanmeldt tilsyn December 2013 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Frederikssund Kommune Tilsynsrapport Frederikssund Kommune Social Service Skibet Uanmeldt tilsyn December

2 Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse er ligger til grund for den samlede, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

3 Indholdsfortegnelse 1 samlede bemærkninger og anbefalinger Oplysninger grundlag Omstændigheder for tilsynet Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Særligt fokusområde Pædagogiske planer og mål for borgerne Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Indflydelse Omgangsform og sprogbrug Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Procedurer og retningslinjer Særligt fokusområde Magtanvendelser Formål og metode Formål med tilsynet Metode varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO

4 1 samlede BDO har på vegne af Frederikssund Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på bofællesskabet Skibet BDO er kommet frem til følgende på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Skibet er, at der forekommer udfordringer i det interne samarbejde, hvilket også præger dette tilsyn. Leder gør opmærksom på, at denne problemstilling/udfordring omkring det interne samarbejde ikke har indflydelse på det borger-relaterede arbejde på Skibet. Når det gælder udfordringen med det interne samarbejde, konstaterer tilsynet, Frederikssund Kommunes HR-afdeling har været tilknyttet. Der har allerede været afholdt fire møder med leder, medarbejdere og HR-afdelingen, og man er nu i proces med at finde ud af, hvordan man skal håndtere udfordringen fremadrettet. Tilsynet anbefaler i den forbindelse, at man fastholder en form for facilitator/konsulent i relation til udfordringen omkring det interne samarbejde - alt for at finde en løsning, der kan imødekommes af alle partner. Tilsynet noterer sig, at man er i proces med at implementere recovery-metoden, og tilsynet bemærker, at medarbejderne giver udtryk for, at metoden har givet dem en rød tråd og en ensartet tilgang til deres arbejde med borgerne. Tilsynet vurderer endvidere, at medarbejderne redegør relevant for metoden gennem praksiseksempler eksempelvis hvordan de aktivt anvender husmødet på Skibet til borgernes mulige recovery-proces. Det er tilsynets, at handleplanen har dækkende og konkrete beskrivelser af kort- og langsigtede mål, samt en tydelig beskrivelse af borgerens og medarbejderens indsats. Det er ligeledes tilsynets, at handleplanen formmæssigt er et dynamisk redskab, der er med til at understøtte borgerens progression. Borgerne tilbydes en hverdag der med struktur og genkendelighed skaber en base for borgernes progression og mulighed for anden boform. Endvidere noterer tilsynet sig, at en fast ramme med struktur og genkendelighed er med til at sikre borgernes tryghed. Når det gælder det organisatoriske, så har tilsynet indledningsvist konstateret, at der er udfordringer i det interne samarbejde, hvorfor tilsynet bemærker, at HR-afdelingen i Frederikssund Kommune er bekendt med problemstillingen og er inddraget. Tilsynet bemærker dertil, at leder vurderer, at udfordringerne i det interne samarbejde ikke har indflydelse på kerneydelsen til borgerne. I forhold til medicinhåndtering, så har tilsynet noteret sig, at der er udarbejdet interne retningslinjer for medicinhåndtering. I forhold til magtanvendelsesområdet, så har tilsynet noteret sig, at medarbejderne er bekendt med procedurer og retningslinjer for området. Endelig konstaterer tilsynet, at det oplyses, at der ingen ændringer er sket i de fysiske rammer, og at Skibet ikke er blevet ramt af de nylige store oversvømmelser i kommunen. 3

5 1.1 bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger 1. Tilsynet bemærker, at leder vurderer, at udfordringerne i det interne samarbejde ikke har indflydelse på kerneydelsen til borgerne. 2. Tilsynet bemærker, at HR-afdelingen i Frederikssund Kommune er bekendt med problemstillingen omkring det interne samarbejde og er inddraget i processen. 3. Tilsynet bemærker, at medarbejderne giver udtryk for, at Recovery-metoden har givet dem en rød tråd og en ensartet tilgang til deres arbejde med borgerne. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at man fastholder en form for facilitator/konsulent i relation til udfordringen omkring det interne samarbejde, alt for at finde en løsning, der kan imødekommes af alle partner. Anbefaling om påbud Ingen anbefaling om påbud. 2 Oplysninger Adresse Havnegade 12, 3600 Frederikssund Leder Annette Tram Tilbudstype og juridisk grundlag Oprettet efter Servicelovens 107 Antal pladser og belægningsgrad Der er 6 borgere i bofællesskabet. Det oplyses desuden, at der pr. 1. februar 2014 er fuld belægning med 7 borgere. Takst pr. døgn Ifølge Tilbudsportalen er taksten pr. døgn kr. 852 Målgruppebeskrivelse Voksne borgere mellem år med funktionsnedsættelse i form af angst, depression, forandret virkelighedsopfattelse, personlighedsforstyrrelse eller tilknytningsforstyrrelse. (Kilde: Hjemmesiden) Antal ansatte og personalesammensætning Den nuværende personalesammensætning består af: En funktionsleder, som også er leder for andre socialpsykiatriske kommunale tilbud (37 timer). Tre støtte- og kontaktpersoner, hvoraf en er uddannede social- og sundhedsassistent på 30 og har fem timer til 85-4

6 opgaver. En ufaglært medarbejder med mangeårig erfaring fra arbejde i socialpsykiatrien på 30 timer samt fem timer til 85-opgaver. En socialpædagog på 37 timer, som er gennemgående i bofællesskabet og er ændret i forhold til medarbejdernes ønske efter det anmeldte tilsyn. Desuden er der tilknyttet gode, faste vikarer til tilbuddet. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Torsdag d. 12. december kl. 14 Deltagere i interviews Ledelse: Annette Tram, grunduddannelse som psykiatrisk plejer, oplevelsesorienteret psykoterapeut, diplom i ledelse, ansat i 17 år i ledelsesposition. Medarbejdere: Pædagog, ansat i 5 år Social- og sundhedsassistent, ansat i 3 år Medhjælper, ansat i 5 år Borgere: Ingen borgere BDO blev vist rundt af: Ingen rundvisning Tilsynsførende Marianne Grube Christiansen (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og socialpædagog) Sebastian Rogaczewski (Tilsynskonsulent, BA. Socialvidenskab & Kommunikation) 5

7 3 grundlag 3.1 Omstændigheder for tilsynet Tilsynet erfarer ved ankomst til tilbuddet, at borgerne er til julefrokost og medarbejderne er til møde. Tilsynet kontakter herefter leder og aftaler at starte tilsynsbesøget med hende. Leder tilkendegiver, at hun aktuelt ikke er klar over, hvor medarbejderne afholder møde, hvorfor hun vil kontakte dem pr. telefon. Leder får ikke kontakt med medarbejderne og lægger derfor en besked om, at de skal kontakte hende. Leder oplyser tilsynet, at hun har aftalt møde med en TR-repræsentant, og derfor kun kan deltage i interviewet ca. 1,5 time. Medarbejderne kontakter kort efter leder og kommer efterfølgende til kontoret for at deltage i tilsynet. Medarbejderne meddeler fra start, at de kun kan deltage i tilsynet i knap en time, hvorefter de har aftaler, der er borger-relateret. Grundet de overstående redegjorte omstændigheder, samt at der var et særligt område (internt samarbejde), som fyldte en del gennem tilsyn - valgte tilsynet at opprioritere enkelte emner ved tilsynet og nedprioritere andre, hvorfor emnerne i denne tilsynsrapport vil have en forskellig tyngde. 3.2 Opfølgning på foregående tilsyn Ved det forrige tilsyn udført af Frederikssund Kommune d blev der givet flere bemærkninger. BDO har ud fra bemærkningens karakter (ordlyd lig anbefaling) selekteret i hvilke bemærkninger, der var relevante til opfølgning. 1. Tilsynet bemærker, at medarbejderne oplever, at deres SKP-opgaver går ud over strukturen og aftalerne i bofællesskabet. Tilsynet foreslår, at leder og medarbejdere ser nærmere på, hvordan SKP-opgaverne kan løses uden at det risikerer at have negative konsekvenser for tilbuddet i bofællesskabet. Hertil oplyser leder, at der er lavet en omfordeling/organisering. Leder fortæller, at medarbejderne er ansat og bekendt med deres ansættelsesvilkår, hvor de både har SKP-opgaver ude i byen og på Skibet. Leder pointerer, at de selvfølgelig har lyttet til opfordringen, og derfor har de også omorganiseret. Blandt andet har alle medarbejdere været på et kursus i teamdannelse og derudover har man lavet en systematiseret ansvarsfordeling, således at dagligdagen i Skibet, herunder aftaler med borgerne er blevet nemmere. 2. Tilsynet bemærker, at personalet i Skibet oplever behov for at prioritere den indbyrdes faglige sparring i det lille team. Tilsynet foreslår derfor, at leder og medarbejderne i samarbejde afklarer det nærmere behov og mulighed herfor. Leder oplyser, at medarbejderne har ønsket supervision og mere tid til at tale om borgerne. Det er derfor besluttet, at de to gange om året afholder pædagogiske dage, hvor leder deltager. Her gennemgår de i fællesskab alle 6

8 borgerne. Leder har dertil ændret supervisionen, så medarbejderne fra Skibet sammen med et andet team fra organisationen får fælles supervision. Leder oplyser, medarbejderne vurderer, at det er fornuftigt at have fælles supervision. På samme måde vurderer leder, at medarbejderne er tilfredse med at have et særligt sparrings fokus på borgerne to gange årligt. Medarbejderne udtrykker efterfølgende til tilsynet, at de ikke er enige i denne beslutning omkring fælles supervision. 3. Tilsynet bemærker, at der ikke føres individuel dagbog/elektronisk journal på stedet. Det er tilsynets, at indførelsen af det elektroniske journaliseringssystem, EKJ, vil bidrage til at sikre, at det daglige pædagogiske arbejde kan dokumenteres mere systematisk. Det kan også bidrage til videreudvikling og systematisering af arbejdet med handleplaner og forandringskompas. Leder oplyser, at medarbejderne har været på det sidste kursus i EKJ for et par dage siden. 4. Tilsynet noterer sig, at medarbejderne beskriver, at der går meget tid med at gå frem og tilbage mellem bofællesskabet og kontorpladsen i Basen, hvilket de oplever som stressende. Tilsynet af den opfattelse, at en kontorplads på tilbudsstedet kan hhv. effektivisere arbejdet, give bedre arbejdsbetingelser samt understøtte journaliserings- og dokumentations-arbejdet i bofællesskabet. Også i forbindelse med den kommende indførelse af EKJ, kan det være en fordel, at der er indrettet kontorplads i bofællesskabet. Leder fortæller, at der er indkøbt en bærbar computer, som kan anvendes på Skibet. Leder tilkendegiver dog, at det ønske egentlig ikke er et, som hun kan understøtte jf., at Skibet er borgernes hjem og der i huslejen også er inkluderet betaling af alle fælles lokaler, hvorfor medarbejderne vil komme til at udføre deres arbejde i borgernes hjem. En anden begrundelse er også, at medarbejderne vil komme mindre på det fælles kontor, hvilket ikke vil bidrage til et tættere samarbejde med leder. Leder understreger derfor, at med indførelse af en bærbarcomputer, så skal det ikke forstås således, at der nu er etableret et kontor på Skibet. Computeren skal kun benyttes i arbejde, der er relateret direkte til borgerne, eksempelvis dokumentation og udarbejdelse af handleplan med borgerne. Medarbejderne udtrykker, at det er vigtigt at have computeren på tilbuddet, da man ellers bruger alt for meget tid på at løbe frem og tilbage mellem kontoret og Skibet, og at de finder denne tid kunne anvendes bedre sammen med borgerne. Adspurgt, om der er sket væsentlige ændringer eller udfordringer siden sidste tilsyn, oplyses det, at der er udfordringer i forhold til det interne samarbejde, og at Frederikssund Kommunes HR-afdeling er involveret. I den faktuelle høring oplyser leder, at der har været afholdt et møde med HR-afdelingen. Derudover har medarbejderne været på teamdannelseskursus i kursuskataloget. Endvidere har leder anvendt HR-afdelingen til ledelsesmæssig sparring. HR-afdelingen er involveret både i forhold til sparring og fremadrettet handleplaner eksempelvis kurser der understøtter samarbejdet mellem medarbejderne. Desuden er der planlagt to pædagogiske dage årligt med funktionsleder. Leder oplyser på tilsynet, at den aktuelle situation nu er, at man er i tænkeboks omkring den videre proces, således at det bliver den rette indsats for at fremme samarbejdet. 7

9 Leder er af den opfattelse, at det måske kunne være gavnligt, at de internt (leder/medarbejdere) fik drøftet de tiltag, der allerede er taget og efterfølgende får vurderet hvilken hjælp, de har brug for fremadrettet. Medarbejderne giver udtryk for, at de føler der er meget topstyring, og at de er forvirret i forhold til deres indflydelse. Aktuelt har medarbejderne en frustration i forhold til kontoret, der for nyligt har været oversvømmet og tidligere har været angrebet af skimmelsvamp. Det frustrerer og stresser medarbejderne, at de skal benytte kontoret, da det påvirker dem helbredsmæssigt i en negativ retning. I den faktuelle høring oplyser leder, at kontoret er reetableret pr , og der har ikke været nogen af medarbejderne i bofællesskabet Skibets team, der har været involveret i oprydning eller reetablering i Havnegade 26 B. I den mellemliggende periode fra Stormen Bodil indtog Frederikssund til reetablering af kontoret, er medarbejderne adviseret om at kunne anvende kontorfaciliteter i Øst 3 andre Baser. Desuden blev der i samme periode udleveret smartphone, som også kan opdatere mail og hermed kommunikationen. Det oplyses, at der ikke har været nogen formelle klager siden sidste tilsyn. Tilsynet konstaterer, der er udfordringer i samarbejdet mellem leder og medarbejderne, og at Frederikssund Kommunes HR-afdeling er tilknyttet. Der har allerede været afholdt fire møder med leder, medarbejdere og HRafdelingen, og man er nu i proces med at finde ud af, hvordan man skal håndterer udfordringen fremadrettet. Tilsynet anbefaler, at man fastholder en form for facilitator/konsulent i relation til udfordringen omkring det interne samarbejde, alt for at finde en løsning der kan imødekommes af alle partner. 3.3 Fysiske rammer Ved det tidligere tilsyn blev de fysiske rammer beskrevet således; Bofællesskabet blev etableret i 1997, og er beliggende i en ældre villa tæt på Frederikssund Havn, handlemuligheder og offentlig transport. Bofællesskabet er indrettet med syv værelser i to etager. Værelserne er af forskellig størrelse. Der er fælles køkken, samtalerum/gæsteværelse, dagligstuer, toiletter og baderum. Dertil kommer en kælder til opbevaring, gårdhave, en stor træterrasse samt cykelskur. Beboernes lejligheder er indrettet individuelt og personligt. Frederikssund Kommune har aktuelt været ramt af store oversvømmelser således også de omkringliggende bygninger (nabohuse) ved Skibet. Ved stort held er lige netop Skibet ikke blevet ramt af vandet. Det oplyses, at der ikke er sket ændringer i de fysiske rammer siden sidste tilsyn, og tilsynet har ikke yderligere oplysninger. Endeligt skal det nævens, at personalet har kontorfaciliteter et par hundrede meter fra selve botilbuddet. Tilsynet konstaterer, at det oplyses, at der ingen ændringer er sket i de fysiske rammer og Skibet ikke er blevet ramt af de nylige store oversvømmelser i kommunen. 8

10 3.4 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Det oplyses, at alle medarbejdere har været på en 10-dages efteruddannelse i Recovery. Medarbejderne tilkendegiver, at efteruddannelsen har givet dem en rød tråd i det daglige arbejde. Medarbejderne forklarer videre, at de nu har fået en ensartet tilgang samt en bredere og større forståelse for arbejdet. Blandt andet er de blevet bedre til at stille spørgsmålstegn ved hinandens tilgang til borgerne, hvilket positivt bidrager til den bedst mulige praksis. Medarbejderne skal d. 17. og 18. december på de sidste kursusdage i Recovery. Adspurgt, hvordan man kan se Recovery-metoden i praksis. Her kommer medarbejderne med et konkret praksiseksempel fra et afholdt husmøde, hvor de fik nedtonet deres rolle og i stedet var mere lyttende og støttende. Denne tilgang bevirkede, at borgerne nu har taget med- og selvbestemmelse på sig. Helt specifikt - normalt købes der juletræ d. 1. december, og denne opgave har medarbejderne altid tidligere sørget for. Medarbejderne spurgte derfor ind til emnet på husmødet og opfordrede borgerne til at indkøbe et juletræ. Efter en drøftelse med borgerne meldte to borgere sig, og senere samme eftermiddag stod der et juletræ i stuen på Skibet. Medarbejderne peger på, at de med dette eksempel viser, hvordan man gennem støtte til borgerne kan gøre det klart, at det er deres liv og deres beslutninger, der er gældende, og man som medarbejder kan støtte dem i denne proces. Medarbejderne giver et andet eksempel, hvor borgerne ytrede ønske om en kostpolitik, dette tager leder og medarbejdere til efterretning og planlægger en temadag med borgerne, hvor man tager udgangspunkt i de 10 kostråd. Til processen deltager også en kostvejleder. Borgerne udarbejdede herefter i fællesskab en kostpolitik for Bofællesskabet Skibet. Tilsynet noterer sig, at man er i proces med at implementere recoverymetoden og tilsynet bemærker, at medarbejderne giver udtryk for, at metoden har givet dem en rød tråd og en ensartet tilgang til deres arbejde med borgerne. Tilsynet vurderer endvidere, at medarbejderne redegør relevant for metoden gennem praksiseksempler. 3.5 Særligt fokusområde Pædagogiske planer og mål for borgerne Ledelsen og medarbejdere oplyser, at man udarbejder handleplaner halvårligt og disse justeres løbende. Man laver scoring via forandringskompasset, så borgerne visuelt kan følge med i deres udvikling. Medarbejderne oplyser, at de arbejder dynamisk og aktivt med handeplanen hver dag, hvorfor planerne også fortløbende bliver justeret i forhold til, hvad der er vigtigt for den enkelte borger. Medarbejderne fortæller, at de på deres teammøder deler viden og drøfter indsatsen for/med den enkelte borger. Medarbejderne understreger, at der er borgere, der ikke ønsker at deltage i 9

11 udarbejdelsen af en handleplan, hvorfor det udelukkende er medarbejderne der sætter deres pædagogiske mål. Det oplyses, at man har brugt forandringskompasset og handleplanssystemet i et år nu. Tilsynet bliver præsenteret for en handleplan og et forandringskompas. Kompasset indeholder 10 dimensioner. Scoringer bliver lagt ind i handleplanen, hvor borgernes håb, mål og ønsker også fremgår. Yderligere fremgår det, at man med udgangspunkt i borgerens scoring, så er der udarbejdet kort- og langsigtede mål og en handlingsplan for indsatsen, både med beskrivelse af borgerens indsats og SKP-medarbejderens indsats. Der er dækkende og konkrete beskrivelser af indsatsen under de forskellige emner. Handleplanen er dateret d , og der er dato for udarbejdelse af næste handleplan og forandringskompas d Det er tilsynets, at handleplanen har dækkende og konkrete beskrivelser af kort- og langsigtede mål samt en tydelig beskrivelse af borgerens og medarbejderens indsats. Det er ligeledes tilsynets, at handleplanen formmæssigt er et dynamisk redskab, der er med til at understøtte borgerens progression. 3.6 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Når det gælder hverdagen, så oplyses det, at en almindelig hverdag i Skibet sker ud fra en udarbejdet hverdagsstruktur. Strukturen indeholder blandt andet, at der møder en medarbejder ind fra kl. 8 til kl. 20, de fleste dage om ugen. Det oplyses, at alle seks borgere er i en form for beskæftigelse, og derudover bliver borgerne støttet i ADL-træning, hvilket også fremgår af den fremviste plan. Medarbejderne fortæller, at de fleste borgere har forskellige fritidsinteresser og de alle er medlemmer af Vikingerne (idrætsforening). Det vægtes, at borgerne støttes til at have forskellige fritidsinteresser, og man har som krav, at borgerne skal gå til mindst to aktiviteter om ugen. Dette initiativ er taget for at give borgerne en fast ramme og struktur, så borgerne ikke bare går hjemme eller ligger under dynen, udtaler medarbejderne. Der er udarbejdet ugeplaner for alle borgere. Adspurgt til visualisering af disse ugeplaner, så oplyser medarbejderne, at borgerne oplever det som nedværdigende, hvis planerne er visuelle, hvorfor man i stedet vælger at læse op og forklare for de borgere, der ikke forstå det hele. Man har afprøvet brugen af visualisering, men har fravalgt det igen som arbejdsmetode. For nogle borgere er der ligeledes udarbejdet skemaer med handleanvisninger i, hvordan man kognitivt kan agere i forskellige hverdagssituationer. Medarbejderne forklarer, at der før Recovery var en kultur, hvor medarbejderne overtog mange af borgernes funktioner. Dette gør man ikke mere. Medarbejderne peger på, at det er et 107 tilbud, hvorfor man arbejder fremadrettet (recovery) på at styrke borgerens kapaciteter og finde anden mindre indgribende boligform for den enkelte borger. Medarbejderne giver eksempler på, hvordan enkelte borgere, som har boet i 10

12 tilbuddet i en længere periode nu efter den recovery-orienterede tilgang har opnået en tydelig progression og nogle borgere er endda fraflyttet tilbuddet. Det er tilsynets, at borgerne har en hverdag, der med struktur og genkendelighed skaber en base for borgernes progression og mulighed for anden boform Indflydelse Ved det sidste tilsyn blev det oplyst, at borgerne har indflydelse via daglig dialog med medarbejderne og gennem det formelle husmøde, hvor borgerne selv skriver referat, fører kalender og fungerer som ordstyrere på husmødet. Tilsynet har ikke yderligere bemærkninger til emnet og henviser til punkt Tilsynet noterer sig overstående, og har ikke andet at bemærke Omgangsform og sprogbrug Ved sidste tilsyn blev det oplyst at omgangstonen mellem borgerne er god og at den enkeltes synspunkter respekteres. Tilsynet har ikke yderligere at tilføje. Tilsynet noterer sig overstående, og har ikke andet at bemærke Tryghed og trivsel Ved sidste tilsyn oplyste borgerne, at de generelt er tilfredse med at bo i bofællesskabet, og de fortalte, at opholdet i tilbuddet er godt og udviklende for dem. Ved dette tilsyn har tilsynet ikke mulighed for at tale med borgerne, men medarbejderne giver udtryk for, at en fast ramme med struktur og genkendelig, er elementer, der er med til at sikre borgerne tryghed. Tilsynet noterer sig, at en fast ramme med struktur og genkendelighed er med til at sikre borgernes tryghed. 3.7 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Medarbejderne redegør for den nylig afholdte temadag med HR-afdelingen fra Frederikssund Kommune, hvor både samarbejdet mellem de tre medarbejdere og samarbejdet med ledelse er blevet drøftet. I den faktuelle høring oplyser medarbejdere, at de efterfølgende har oplevet en positiv fremgang af samarbejde med både hinanden og ledelsen. Medarbejderne giver udtryk for, at det har gavnet deres samarbejde, og at man nu har fået en mere åben samarbejdskultur, hvor de får italesat uenigheder og forskellige tilgange til borgerne, hvilket medarbejderne finder meget positivt. Når det gælder samarbejdet med ledelse finder medarbejderne, at denne er meget topstyret. 11

13 Medarbejderne giver udtryk for et ønske om en mere anerkendende tone, både på skrift og i tale. Leder tilføjer, at det er et ønske, der går hele vejen rundt, da det kan være svært at sige ting højt i teamet, hvorfor leder kun kan tilslutte sig dette ønske. Det tilkendegives, at hjælpen fra HR-afdelingen har været meget gavnlig, og jf. punkt 3.1 er man p.t. i tænkeboks i relation til hvordan og hvilken form for hjælp, der fremadrettet kunne være nyttig. Medarbejderne beretter, at oversvømmelsen (i december) fylder meget lige nu. Medarbejderne er bekymrede for fremtiden, da de bliver fysisk syge af at arbejde i kolibakterier og skimmelsvamp (her tænkes på lokaliteterne i Basen - kontorfaciliteterne). Det sundhedsskadelige aspekt er et stort pres, oplyser medarbejderne. På samme måde finder medarbejderne, at det er et pres, at de konstant løber mellem flere forskellige lokaler og ikke har en fast base. Leder oplyser, at man ønsker at samle det hele til ét sted. Der er udarbejdet en plan for dette, men projektet er ikke blevet godkendt i det økonomiske udvalg for i år. Der arbejdes videre med ønsket, men fremtiden er uvis. Adspurgt leder, hvordan hun vurderer udfordringerne i samarbejdet har indflydelse på kerneydelse til borgerne, oplyses leder, at medarbejderne er dygtige og professionelle. og det er ikke hendes, at det går ud over kerneydelsen til borgerne. Tilsynet konstaterer, at der er udfordringer i det interne samarbejde og tilsynet bemærker, at HR-afdelingen i Frederikssund kommune er bekendt med problemstillingen og er inddraget. Tilsynet henviser til anbefalingen i punkt 3.1. Tilsynet bemærker, at leder vurderer, at udfordringerne i det interne samarbejde ikke har indflydelse på kerneydelsen til borgerne Procedurer og retningslinjer Ved det sidste tilsyn blev det oplyst, at borgerne er selvadministrerende, og selv opbevarer deres medicin aflåst i egen bolig. Borgerne doserer medicinen sammen med en medarbejder, der er uddannet social- og sundhedsassistent. Kontaktpersonen kontrollerer efterfølgende doseringen. De øvrige faste medarbejdere har alle været på medicinkursus. Der er udarbejdet interne retningslinjer for medicinhåndtering, herunder hvordan medarbejderne kan støtte borgerne vedr. medicin, eksempelvis omkring virkning og bivirkninger. Tilsynet noterer sig, at der er udarbejdet interne retningslinjer for medicinhåndtering. 3.8 Særligt fokusområde Magtanvendelser Når det gælder magtanvendelse kender medarbejderne reglerne for magtanvendelse og har procedure for, hvordan de skal agere i forbindelse med en magtanvendelse, herunder indberetning og bearbejdelse. Tilsynet har denne gang ikke yderligere at tilføje. Tilsynet noterer sig, at medarbejderne er bekendt med procedurer og 12

14 retningslinjer vedr. magtanvendelse. 13

15 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Frederikssund Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 14

16 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Frederikssund Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 15

17 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 16