F2 Introduktion. Version 5.0

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "F2 Introduktion. Version 5.0"

Transkript

1 F2 Introduktion Version 5.0

2 Indholdsfortegnelse Introduktion til F2 Desktop... 5 Om digitaliseringsplatformen cbrain F Dette dokument... 6 Øvrig dokumentation... 6 Et første kig på vidensarbejderens desktop... 7 Akt, dokument og sag... 8 Desktoppens vinduer... 9 Login og opstart... 9 Hovedvinduet Udfoldning af søgefelter F2 hovedmenu Søgeområder Lister i Hovedvinduet Mapper i hovedvinduet Aktvinduet Aktens metadata Dokumentvælgeren Dokument-preview-delen Genveje til relaterede vinduer Personlige lister og aktens styring Sagsvinduet F2 på din computers desktop Import af dokumenter (ex. Office-dokumenter) Eksport og tjek ud Nøglebegreber i F Akt Sag SIDE 2 AF 43

3 Akttype Akttype - Indgående Akttype - Udgående Akttype - Intern Akt-id Sagshjælp Ansvarlig Status Journaliseret Låst Involveret Arkiv Søgeområde Lister Mapper Brugere, enheder og eksterne parter i F Myndigheder, organisatoriske enheder og hierarki Brugere Tilhørsforhold til organisationen via roller Login i F2 med en eller flere tilhørsforhold Afslut F Parter Struktur i akt- og dokumentarkivet Brugerens adgang til data og personlig organisering Listen Mit arkiv Listen Min Indbakke Listen Mit Skrivebord Hvem har adgang til hvad? SIDE 3 AF 43

4 Adgangsniveau Adgangsbegrænsning Adgangsgrupper Angivelse af adgangsgruppe på akt Angivelse af adgangsgruppe på sag Sikkerhedsgrupper En speciel slags rollebaseret adgangsgruppe Vinduet adgangsinformation Intern kommunikation mellem F2-brugere Ekstern kommunikation Dokumenter i F Tre mindre naboer til det fælles arkiv Bibliotek Mine private akter Mine slettede akter Figurliste SIDE 4 AF 43

5 Introduktion til F2 Desktop Denne brugermanual er udarbejdet som en introduktion til brugere af vidensarbejderens desktop, som er en del af digitaliseringsplatformen cbrain F2. Om digitaliseringsplatformen cbrain F2 Standardsystemet cbrain F2 er en digitaliseringsplatform, som understøtter væg-tilvæg digitalisering af både generelle og individuelle/fagspecifikke sags-processer herunder selvbetjening. I dette dokument vil der blive refereret til standardsystemet som F2. F2 blev oprindeligt udviklet i samarbejde med en række ministerier med henblik på at digitalisere generelle sagsgange i departementet. Siden er F2 blevet udvidet med moduler, som gør det muligt at tilpasse F2 standardsystemet til individuelle behov. Herunder bl.a. et unikt procesværktøj, som gør det nemt og hurtigt at understøtte individuelle processer uden programmering. Digitaliseringsplatformen F2 understøtter alle brugere og "væg-til-væg" processer fra borgerens selvbetjening til den interne sagsbehandling og de udførende enheder. Alle data lagres i et fælles digitalt arkiv. Det betyder, at alle brugere arbejder på originale data og har adgang til fuldt opdateret information - online - uanset om de benytter PC, Web, smartphone eller tablet. Ved hjælp af tabeller kan standardsystemet F2 konfigureres til at understøtte selvbetjening og individuelle/fagspecifikke sagsgange, ligesom forskellige typer af interfaces gør det muligt at integrere til eksterne systemer og data. SIDE 5 AF 43

6 De grundlæggende elementer i F2-kernen er det digitale arkiv og vidensarbejderens desktop, som dette dokument giver en introduktion til. Vidensarbejderens desktop er et digitalt skrivebord, der samler og integrerer alle de funktioner, som medarbejderen har brug for i få skærmbilleder. Herunder funktioner til editering af dokumenter, kommunikation, mail, frist- og ansvarsstyring, sociale teknologier som chat, sagsstyring, ledelsesinformation, workflow samt adgang til eksterne systemer/data. Dette betyder nem betjening, overblik og høj produktivitet, fordi brugeren slipper for at kopiere data og har online adgang til al information. F2 kan anvendes på både PC, tablet og smartphone. Det digitale arkiv fungerer som en "private cloud", der indeholder al information på tværs af hele organisationen - med fuldt revisionsspor og en avanceret rollebaseret adgangsstyring. Dette omfatter både personlig/delt og uformel/formel information, herunder journal med funktioner til journaleksport og aktindsigt. Dette dokument Dette dokument er en introduktion til vidensarbejderens F2 desktop. Første afsnit beskriver kort de centrale vinduer i desktoppen og introducerer derefter begreberne akt, dokument og sag, som de anvendes i F2. Dernæst følger i andet afsnit en mere detaljeret beskrivelse af strukturen i F2. Tredje afsnit introducerer nøglebegreber i F2. Fjerde afsnit beskriver arbejdet med interne brugere og enheder samt håndteringen af eksterne kommunikations- og sagsparter. Femte afsnit forklarer strukturen i det digitale arkiv. Kommandoer dvs. de knapper du som bruger skal klikke på er fremhævet med FED, mens henvisninger til specifikke felter og områder i F2 står i citationstegn. Henvises der i dette dokument til anden dokumentation, hvor du vil kunne få yderligere information om en bestemt funktionalitet eller lignende, står dokumentets navn i kursiv. Manualen indeholder desuden en række skærmbilleder, der skal gøre det nemt og hurtigt for dig at finde de beskrevne funktionaliteter. Skærmbilleder med streger og tilhørerende tekst viser dig, hvor du skal klikke henne i din F2, mens skærmbilleder med en blå firkant udpeger et område med flere funktionaliteter for dig. God fornøjelse. Øvrig dokumentation Ud over dette dokument, findes følgende dokumentation af cbrain F2: F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse F2 Desktop - Installation Manual (findes kun på engelsk) F2 Desktop - Operations Manual (findes kun på engelsk) F2 Desktop - Administratorhåndbog Manualer til de forskellige tilkøbsmoduler SIDE 6 AF 43

7 Et første kig på vidensarbejderens desktop Vidensarbejderens desktop er et program, der startes fra brugerens PC. Det fungerer som et digitalt skrivebord. Desktoppen integrerer alle de funktioner og data, som enhver bruger - fra yngste medarbejder til topledelse - har brug for i få skærmbilleder. Det betyder, at brugeren ikke skal hoppe rundt mellem forskellige løsninger, ligesom brugeren slipper for at kopiere eller genindtaste data. Desktoppen til PC er designet, så den ligner en mail-løsning: et søgevindue med lister og et antal arbejdsvinduer. Det gør det nemt for en ny medarbejder at lære at bruge F2. Vidensarbejderens desktop håndterer: Editering af dokumenter, kommunikation og mail, frist- og ansvarsstyring, chat og påtegninger, sagsstyring, workflow og opgavestyring, adgang til eksterne systemer og data, informationssøgning, opfølgning og styring af arbejdet, ledelsesinformation, aktindsigt og rapportering. Det digitale arkiv indeholder al information, både personligt/fælles og uformelt/formelt. Herunder bl.a. en formel journal med indbyggede funktioner til aktindsigt til brug for offentlige organisationer. Desktoppen arbejder direkte på originale data i arkivet, og data findes kun i en version. Det sparer plads, og det sikrer, at brugeren altid har online adgang til fuldt opdaterede data. Den integrerede desktop arbejder via en rollestyret adgangskontrol direkte på originale data i det digitale arkiv. Samtidig kan desktoppen give adgang til eksterne data og systemer via forskellige F2-interfaces. SIDE 7 AF 43

8 Det betyder, at al information samles i få skærmbilleder, hvor brugeren kan udføre alle sine opgaver og har online adgang til alle data. Fra editering af dokumenter til kommunikation og debat med kolleger via delte dokumenter, e-post eller chat. Og indbyggede funktioner som frist- og ansvarsstyring sikrer, at sager ikke tabes, ligesom lederen til enhver tid har overblik over arbejdet og enhedens frister. Det sikrer nem betjening, overblik og højere produktivitet. I næste afsnit vil desktoppens vigtigste vinduer blive introduceret og i næste afsnit vil de indgående nøglebegreber blive forklaret mere detaljeret. Men før dette er muligt, er vi lige nødt til at introducere begreberne dokument, akt og sag, som de anvendes i F2. Akt, dokument og sag F2s information ligger som sagt i det digitale arkiv og er organiseret i form af akter, som består af et eller flere dokumenter. Et dokument er fx et Word-dokument, Pdfdokument, Excel-dokument. F2 understøtter en lang række dokumentformater. Det centrale digitale arbejdsobjekt i F2 er således akten. Akten fungerer, som vist nedenfor, som et logisk dokument, der kan indeholde både information til styring af arbejdet og fagligt indhold, herunder vedhæftede dokumenter. Aktens indhold opdeles i metadata og dokumenter. Figur 1: Akten indeholder metadata og vedhæftede dokumenter En akt kan være tilknyttet en sag, der således kan indeholde en eller flere akter. Figur 2: Sagen indeholder metadata samt en samling akter. Når brugeren udfører en opgave eksempelvis skriver et notat eller modtager en e- mail, lagrer F2 en akt svarende til den udførte opgave. Når en bruger udfører en opgave og dermed opretter, gemmer, sender eller modtager en akt i F2, kaldes dette at udføre en handling. Det betyder, at brugerne SIDE 8 AF 43

9 kan følge sagsforløbet, dvs. se de handlinger, som er udført ved at se sagens akter i forhold til, hvornår de er oprettet eller sidst ændret. Desktoppens vinduer Efter en kort introduktion til begreberne akt, dokument og sag, kan desktoppens vigtigste vinduer introduceres. Omdrejningspunkterne for vidensarbejderens desktop er følgende tre vinduer: Hovedvinduet Stedet hvor brugeren søger information, og hvor brugeren ved hjælp af lister, søgninger og mapper kan se og styre sagsarbejdet. Aktvinduet Bruges i forbindelse med behandling af en akt, dvs. fra dette vindue udføres de handlinger, som udgør sagsbehandlingen Sagsvinduet Stedet hvor brugeren holder styr på alle akterne hørende til en sag. Og herfra kan brugeren tilgå diverse ekstramoduler, der knytter sig til sagen. Disse gennemgås ikke i dette dokument. Derudover optræder F2 på brugerens egen computer ved, at der findes to mapper på skrivebordet til import og eksport af dokumenter til og fra F2 samt i proceslinjen, hvor F2 meddeler, hvis der kommer nye akter i brugerens indbakke. Disse tre vinduer vil blive gennemgået i følgende afsnit. Login og opstart F2 startes fra desktoppen ligesom Word, Excel eller andre Windows-programmer. Når F2 er startet, åbner det i hovedvinduet, som kaldes F2 s hovedvindue. Brugeren kan fra F2 hovedvindue åbne et antal vinduer med akter fremsøgt fra Arkivet. Vidensarbejderens desktop Hovedvindue ejdsvindue jdsvindue Arbejdsvindue Figur 3: Fra hovedvinduet åbnes det nødvendige antal arbejdsvinduer SIDE 9 AF 43

10 Så længe Hovedvinduet er åbent, kører programmet. Hvis Hovedvinduet lukkes, lukker F2. Vinduer med akter og sager kan åbnes og lukkes efter behov uden, at F2 lukker. Hovedvinduet Der kan kun være ét hovedvindue åbent ad gangen. Hovedvinduet har flere formål: Styring af en brugers personlige arbejde, visning af indkomne meddelelser i form af s, chats, fordelinger etc. samt overblik på tværs af organisationen over fremdrift på opgaver, sager, frister m.m. Hovedvinduet indeholder foruddefinerede lister, som anvendes til de forskellige formål. Samt individuelle lister hvor brugeren selv kan organisere akterne efter behov. Faner Søgeudtryk Lister Mapper Resultatliste Preview Figur 4: Hovedvinduet med udpegning af områder Ovenfor vises de forskellige områder af Hovedvinduet. Fane Består af et bånd, som indeholder en række menufunktioner, som bruges til at navigere, udføre handlinger samt styre vinduets udseende. Lister Benyttes til at se en bestemt delmængde af akterne i arkivet. Mapper Benyttes til at organisere akter i private og fælles mapper. Søgefeltudfoldning Benyttes til at foretage en søgning på specifikke feltværdier i arkivet eller i en liste SIDE 10 AF 43

11 Giver mulighed for at vise et søge- eller listeresultat i en træstruktur. Kolonnefelter/ sortering Giver mulighed for at vælge, hvilke kolonner, der skal vises og foretage sortering af disse. Grupperingsområde Søgeresultatliste Kan vise dokumenter eller akter med dokumenter eller sager med akter med tilhørende dokumenter. Preview Giver mulighed for at se indholdet i de enkelte akter og dokumenter, der vises i resultatlisten Udfoldning af søgefelter Som udgangspunktet er kun følgende søgebar synlig Figur 5: Standardsøgefelt Brugeren kan udfolde og anvende flere søgefelter ved at klikke på Vis søgefelter. En drop down-menu åbner, og her kan brugeren klikke på specifikke søgefelter, der er grupperet efter emne. Figur 6: Vis søgefelter Når brugeren har klikket de emnerelaterede søgefelter af, udfoldes de pågældende søgefelter. Se eksemplet med søgegruppen Generelt nedenfor. SIDE 11 AF 43

12 F2 hovedmenu Figur 7: Søgefelter under søgegruppen "Generelt" F2 hovedmenu indeholder forskellige funktioner, som falder i tre hovedområder: Her kan brugeren se hvilke vinduer, der er åbne, samt lukke disse eller lukke F2 og lignende. Brugeren kan desuden se status omkring F2-version, se hvilke masseoperationer brugeren har udført samt sende en supporthenvendelse. Diverse håndtering af akter. Her kan brugeren ændre sin personlige opsætning, eller layoutet af hovedvinduet. Søgeområder I F2 tager søgningen udgangspunkt i den fysiske struktur i arkivet. Figur 8: Vælg søgeområde forskelligt fra Arkiv -området SIDE 12 AF 43

13 Som ovenstående figur viser, kan brugeren således vælge mellem at søge i Arkivet Det fælles arbejdsområde. Programmet åbner altid som standard med indbakken, der hører under Arkivet, og det vil normalt være her der arbejdes allermest. Hvis brugeren vælger Arkivet, søges i Arkivet ejet af brugerens myndighed. Hvis brugeren skifter til Arkivet, skal brugeren klikke på for at starte søgningen. (søg) Bibliotek Det fælles arkiv for videndeling. Når brugeren vælger Bibliotek, vises kun de akter, som er placeret i dette særlige arkiv. Biblioteksarkivet har til formål at indeholde akter, der IKKE indgår i en specifik sagsbehandling, men som kan være af værdi for opslag senere. Hvis brugeren vælger Bibliotek søges i biblioteket ejet af brugerens myndighed. Mine private akter Brugerens private arkiv til personlige s og oplysninger. Når der vælges Mine private akter, vises kun de akter, som brugeren har flyttet til den private mappe og som matcher de anvendte søgekriterier. Mine slettede akter Brugerens egen skraldespand med akter, som brugeren selv har slettet. Mine slettede akter eller skraldespanden kan brugeren søge i, når der vælges Mine slettede akter. Her vises kun de akter, som brugeren tidligere selv har slettet, og som matcher de anvendte søgekriterier. Søg overalt Søgning på tværs af alle arkiver i F2. Når brugeren vælger Søg overalt, søges i de akter, som er findes i Arkivet, Mine private akter, Bibliotek og Mine slettede akter. Søgningen vil stadig være afgrænset til, hvad brugeren har adgang til at se. Lister i Hovedvinduet De foruddefinerede lister har forskellige formål og kriterier. Listerne gennemgås i detaljer i F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse. Nedenfor vises et eksempel på de faste lister. SIDE 13 AF 43

14 Figur 9: Faste lister i F2 søgevindue Bemærk: Brugeren kan selv oprette lister ud fra søgninger. Se mere om dette i F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse. Brugerens egne gemte søgninger ses under Personlig i figuren ovenfor. For brugeren selv vil de tre øverste lister være centrale at forstå: Min indbakke, Mit skrivebord og Mit arkiv. Brugeren kan vha. den personlige styring flytte akter ind og ud af Min indbakke og Mit skrivebord. Under Dok Organisationen vises nogle af de faste lister, som er til rådighed for at skabe overblik over brugerens eget arbejde, eksempelvis Under behandling: Mig eller overblik over en enheds sager Under behandling: Enheden. Brugeren kan trække lister, personlige søgninger og godkendelser op under Favoritter, som bruges tit. Bemærk: Listerne sættes op af en F2-administrator, og deres navne kan variere fra installation til installation. SIDE 14 AF 43

15 Mapper i hovedvinduet Figur 10: Favoritliste i F2 søgevindue Mapper fungerer som genveje til akter dvs. mapper, der indeholder links til akter. Brugeren kan oprette sine egne mapper, og alle kan oprette fælles mapper inden for deres egen myndighed. Aktvinduet Figur 11: Mapper tilgængelig fra hovedvinduets venstre side Arbejdet med akter og dokumenter foregår i aktvinduet. Aktvinduet indeholder den akt (brev, notat, lovforslag, mv.), som brugeren arbejder med. Genveje til relaterede vinduer Aktens metadata Dokumentvælgeren aktens dokumenter Preview af aktuelt valgte dokument Figur 12: Aktvinduet og dets hovedbestanddele vist i læsetilstand SIDE 15 AF 43

16 Aktvinduet optræder i to tilstande: Vis-tilstand Her kan brugeren kun se aktens informationer. Vedhæftede dokumenter vises og åbnes som pdf uanset om, det er Worddokumenter, Excel-filer eller andre filtyper. Bemærk: Denne tilstand er default. Ret-tilstand Her kan brugeren rette aktens informationer og vedhæftede dokumenter. Tilstanden aktiveres ved at klikke på. Bemærk: Knappen bliver aktiv, når der laves ændringer på akten og ændringerne gemmes ved at klikke på. Hvis brugeren lukker aktvinduet uden at gemme eller, hvis brugeren klikker på mistes ændringerne (dog IKKE rettelser i vedhæftede dokumenter) Aktens metadata På en akt kan brugeren endvidere vise/skjule forskellige sæt af felter beregnet på aktens forskellige anvendelser: Default visning Figur 13: Aktvindue uden ekstravisning slået til vist i redigeringstilstand Mail-visning Figur 14: Aktvindue med mail-visning vist i redigeringstilstand SIDE 16 AF 43

17 For alle ovenstående visninger kan brugeren udfolde visning af diverse ekstra felter Figur 15: Aktvindue med metadatavisning slået til vist i redigeringstilstand Dokumentvælgeren I højre side af aktvinduet vises alle dokumenter hørende til akten. Øverst er det såkaldte aktdokument, som er forsiden af akten. Såfremt akten er en mail, vil dette indeholde selve mailens tekst. Under aktdokumentet listes diverse vedhæftede akter og dokumenter. Dokument-preview-delen I den nederste del af vinduet ses et preview af det dokument, der er valgt. Previewet kan vise forsiden af akten, dvs. aktdokumentet som er øverst i listen eller et enkelt vedhæftet dokument. Dette er afhængigt af, hvad brugeren har valgt i dokumentvælgerens liste. Hvis der ikke er udpeget et dokument i dokumentvælgeren, vises altid aktdokumentet. Genveje til relaterede vinduer Sektionen med genveje indeholder menupunkter, hvorfra brugeren kan bevæge sig til hovedvinduet, åbne akter eller såfremt akten ligger på en sag gå til sagen. Hovedvindue-genvej Sags-genvej Akt- genvej Figur 16: Genveje til relaterede vinduer Personlige lister og aktens styring Som figuren nedenfor illustrerer, vil enhver bruger, der åbner en akt kunne lave en personlig styring dvs. beslutte, om akten skal ses i deres indbakke og/eller på deres skrivebord. Det er muligt at lave personlig styring for en selv og for enheden. Brugeren klikker på det relevante ikon, når ikonet er markeret med blåt, er akten vist i den pågældende liste. Akten vil altid kunne ses i Arkivet. SIDE 17 AF 43

18 Tilføj akten til Min indbakke Tilføj akten til Mit skrivebord Tilføj akten til Enhedens indbakke Tilføj akten til Enhedens skrivebord Figur 17: Aktens styring - brugerens og ansvarlig enheds Dvs. at Hans kan se akt 1234 i sin indbakke, mens Peter ser den samme akt 1234 i sit arkiv. Disse placeringer afhænger af deres personlige styring. Da enheder også har indbakker og skriveborde, har enhederne samme styring. Hvis brugeren beder om det, vil F2 oprette linje til enhedens sagsbehandling. Dette sker, fordi internt sendte akter kan give anledning til sagsbehandling hos modtagerenheden, selvom afsenderen beholder ansvaret for selve akten. Figur 18: Linjen til enhedens sagsbehandling. Linjen kan også anvendes i afsenderenheden til at følge status for sagsbehandlingen i modtagerenheden. Sagsvinduet Sagsvinduet giver et overblikket over akterne for en sag. Sagsvinduet viser således akterne for en sag samt de metadata, der knytter sig til sagen. Figur 19: Sagsvindue Akterne kan på en sag være ordnet i sagsmapper. Dette kan være nyttigt, hvis der er mange akter på en sag. SIDE 18 AF 43

19 Figur 20: Sagsvindue med udvidet metadata- og mappestrukturvisning F2 på din computers desktop På computer vil F2 vise sig med et ikon i Windows opgavebar nederst til højre. Her vil pop-up-meddelelser fortælle, når der er nyt i indbakken. Figur 21: F2-ikonet viser, når der kommer nye akter i indbakken På selve skrivebordet vil F2 have to synlige mapper. Disse anvendes til import og eksport af Office-dokumenter. Bemærk: Brugeren kan selv via sin opsætning fjerne disse. Se F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse. Figur 22: Der er to mapper på computerens skrivebord til import og tjek ud af filer Import af dokumenter (ex. Office-dokumenter) Et dokument, som er oprettet uden for F2 (fx et Word-dokument, som brugeren har fået på en USB-nøgle), kan registreres i F2 på to måder: Ved at gemme det i en særlig mappe, som er oprettet på brugerens computer. Der vil som udgangspunkt være en genvej til denne mappe på skrivebordet, ligesom at den vil optræde i Gem som -dialoger i Windows. Gemmes/placeres dokumentet i denne mappe, vil F2 oprette en ny akt med dokumentet vedhæftet. SIDE 19 AF 43

20 Ved at tilføje dokumentet til en eksisterende akt med importfunktionen på aktvinduet Læs mere om dette i F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse. Eksport og tjek ud I aktvinduet kan brugeren vælge et dokument i dokumentvælgeren, som beskrevet i afsnittet Dokumentvælgeren og aktivere kontekstmenuen med et højreklik med musen. Gøres det, når aktvinduet er i rette tilstand, får brugeren blandt andet valget mellem Eksporter fil og Tjek ud. Forskellen på disse to muligheder er: Ved Eksporter fil vælger brugeren selv, hvor dokumentet skal placeres på den lokale computer, og F2 holder IKKE styr på, at dokumentet er kopieret ud af F2. Ved Tjek ud kopieres dokumentet til en bestemt Windows-mappe med samme navn som akten under mappen cbrain F2-Tjek ud. Og cbrain F2 holder nu styr på, at dokumentet er tjekket ud. SIDE 20 AF 43

21 Nøglebegreber i F2 Akt Det centrale digitale arbejdsobjekt i F2 er en akt. Akten fungerer som vist nedenfor som et logisk dokument, der kan indeholde både information til styring af arbejdet og fagligt indhold herunder vedhæftede dokumenter. Aktens indhold opdeles i metadata og dokumenter. Figur 23: Akten indeholder metadata og vedhæftede dokumenter F2 kan fungere som -system. Dvs. brugeren kan modtage og sende s direkte til og fra F2. Når en ekstern kommer ind i F2, bliver den omdannet til en akt. Akter er det digitale objekt, der styres efter og arbejdes på i F2. Det er derfor akten i arbejdsprocessen beriges med relevant styringsinformation og indhold. Akter vedligeholdes i aktvinduet, der er beskrevet i afsnittet Aktvinduet. Sag En sag er en samling af akter samt diverse metadata. I F2 kan en akt kobles til en sag, når det er passende, men en akt kan også eksistere uden at være tilknyttet en sag. Figur 24: Sagen kan tænkes på som et omslag til én eller flere akter SIDE 21 AF 43

22 Hovedparten af styringsinformation og indhold findes på den enkelte akt, men sagen indeholder også metadata såsom fx titel, emneord, sagsbehandlere, adgangsgrupper mv. Sager vedligeholdes i sagsvinduet, der er beskrevet i afsnittet Sagsvinduet. Akttype Enhver akt tildeles en type. Denne akttype tildeles enten af F2 eller manuelt. Akttype - Indgående Figur 25: Feltet Akttyper En der modtages udefra, dvs. fra personer der ikke er brugere i F2 tildeles automatisk typen Indgående. En akt, der oprettes på baggrund af et fysisk brev fra personer uden for organisationen, kan og bør manuelt sættes til Indgående. Akttype - Udgående En der sendes fra F2 til personer udefra, dvs. fra personer der ikke er brugere i F2, tildeles automatisk typen Udgående. En akt, der oprettes på baggrund af et fysisk brev, der skal sendes til personer uden for organisationen, kan manuelt sættes til Udgående. Akttype - Intern Alle andre akter er Intern, også selvom de sendes eller på anden måde er genstand for koordinering og kommunikation mellem brugere i F2. Akt-id Akt-id Figur 26: Øverst i aktvinduet ved siden af titlen findes Akt Id Akt-ID-nr. tildeles automatisk af F2, så snart en akt oprettes. Det er fortløbende på tværs af sager, og er en unik identifikation af akten. Sagshjælp SIDE 22 AF 43

23 Figur 27: Feltet Sagshjælp Feltet Sagshjælp anvendes til at aktivere en hjælpefunktion, der skal sikre at brugeren udfylder relevante felter på akten rigtigt i forbindelse med den formelle sagsbehandling. Ansvarlig Figur 28: Feltet Ansvarlig I Ansvarlig angives hvilken enhed eller bruger, som akten skal ligge hos. Det er sådan, at akter fordeles til en enhed eller en bruger. Hvis en bruger opdaterer Ansvarlig til en enhed, svarer det til, at akten lægges i den valgte enheds indbakke, og den forsvinder således fra ens liste Under behandling: Mig. Hvis brugeren opdaterer feltet Ansvarlig til en bruger, svarer det til, at akten lægges i den valgte brugers indbakke. Når Ansvarlig rettes til en bruger, kender F2 automatisk Ansvarlig enhed via brugerens tilknytning til enheder. Status Figur 29: Feltet Status Status på akten angiver, om aktens ansvarlige har afsluttet behandlingen af akten. Tilsvarende findes der et status-felt på sagen. Journaliseret Figur 30: Feltet "Journaliseret" Hvis der er sat hak i Journaliseret på en akt, betyder det for nogle offentlige organisationer, at akten vil indgå i de akter, som senere vil blive afleveret til Rigsarkivet. For andre kunder betyder et hak i Journaliseret, at akten endeligt er lagt på plads. Journalisering bør for det meste ske i forbindelse med, at en akt afsluttes. SIDE 23 AF 43

24 Låst Lås af aktens dokumenter Figur 31: Ikonet for "Lås" Ovenover dokumentvælgeren (aktens dokumenter) ses ikonet. Holdes musen over dette ikon fremkommer teksten Lås redigering af dokumenter. Ved klik på dette ikon, låses en akts dokumenter for rettelser. Akten låses automatisk, når den er sendt eller modtaget. Akten kan låses manuelt, hvis en bruger ønsker at låse den midlertidigt for rettelser. Når akten låses, ændrer ikonet sig til. Hvis brugeren vælger Låst, kan dokumenterne ikke rettes, medmindre samme bruger eller andre med redigeringsadgang til akten fjerner låsen. Låsen kan ikke fjernes, hvis akten har været sendt. Akter der sendes mellem brugere i F2 låses automatisk, så afsender og modtager kan være sikker på, at det sendte herefter er uændret, hvad indhold angår. Involveret Begrebet Involveret er centralt i forhold til hvem, der kan se en akt. Personer som er blevet involveret i akten er: Ansvarlig bruger (eller tidligere ansvarlig) eller bruger i ansvarlig enhed Opretter af akten Chat-deltager Supplerende sagsbehandler eller bruger i supplerende enhed Intern modtager eller cc-modtager Part på akten Hvis adgangsniveau på en akt er sat til laveste niveau, vil alle involverede brugere kunne se og læse akten. Arkiv F2 er opdelt i et antal arkiver, der falder i to kategorier: de fælles arkiver og brugerens egne arkiver. De fælles arkiver tæller Arkivet, som er det fælles arbejdsområde og Bibliotek, som er det fælles arkiv til vidensdeling. SIDE 24 AF 43

25 Brugerens egne arkiver er følgende. Mine private akter er brugerens private arkiv til personlige s og oplysninger, som er af privat karakter. Mine slettede akter er brugerens egen skraldespand med akter, som brugeren selv har slettet. Søgeområde Overordnet kan brugeren vælge mellem at søge i arkiverne eller på tværs af dem. Søgeområdet vælges i hovedvinduet. Lister F2 opsættes med en række foruddefinerede lister. Disse fungerer som faste lister af akter, som brugeren kan organisere sit arbejde efter eller skabe sig et overblik ved hjælp af. De vigtigste lister for den enkelte medarbejder er beskrevet herunder: Min indbakke Formålet med denne liste er at vise alt, der er kommet til brugeren fra andre brugere eller personer udefra. Akter der dukker op i indbakken er enten s udefra, chat fra andre brugere eller nye akter, der er blevet ansvarsfordelt til brugeren. Derudover kan brugeren selv lægge akter i indbakken eller bare lade dem, der er ligge vha. den personlige styring. Mit skrivebord Formålet med denne liste er at vise hvilke akter brugeren opretter. Dvs. at alle akter som brugeren opretter vises som udgangspunkt i denne liste. Herudover kan brugeren via den personlige styring flytte andre akter over på Mit skrivebord, for derved at have en samlet oversigt på igangværende akter. Mit arkiv Formålet med denne liste er at hjælpe brugeren til at overskue sin samlede historik. Listen viser den delmængde af arkivet, som brugeren er eller har været involveret i. Det er de akter, som brugeren har oprettet, læst, modtaget fra andre brugere, deltaget i chats på. Inklusiv de akter brugeren er eller har været ansvarlig for. Mine sendte akter Formålet med denne liste er at vise brugeren de akter, som er sendt til andre brugere eller parter internt såvel som eksternt. Sendt er defineret som: Akter der er sendt (internt og eksternt som ) Forelæggelser der er sendt af sted på ruten Akter, hvor brugeren har skrevet (eller svaret på) en chat-besked Under Skal give brugeren overblik over de akter, der formelt er SIDE 25 AF 43

26 behandling: Mig ansvarsplaceret hos brugeren. Listen viser derfor de IKKE afsluttede akter, som brugeren er ansvarlig for. Følgende figur viser til inspiration, hvordan en akt bør bevæge sig i listerne: Figur 32: Arbejdsproces med akter via lister Akter der indeholder nyt dukker op i Indbakken. Det vil være en fordel at rydde op i indbakken, og til dette har hver bruger en personlig styring. Alle akter som brugeren er formelt ansvarlig for vil ses i listen Under behandling mig og behøver derfor ikke befinde sig på Skrivebordet samtidigt. På Skrivebordet kan brugeren med fordel placere akter, der skal følges op på. Det kan være afsendte s, hvor brugeren venter på svar eller lignende. Her kan også placeres akter, som allerede er i listen Under behandling mig, men som kræver opfølgning. Uanset om en akt vises i Indbakke, Under behandling mig eller på Skrivebordet bør den afsluttes på det tidspunkt, brugeren har afsluttet arbejdet med den. I forbindelse med at den afsluttes bør brugeren overveje: a. Status på akten (ændre fra Behandles til Afsluttet ) b. Personlig styring (flytte akten til Mit arkiv ) c. Journalisering (Sætte hak i Journalisere, hvis dette er relevant) Mapper Genveje til akter kan placeres i såkaldte mapper. På den måde kan brugerne organisere akter i relevante sammenhænge. Dette er specielt relevant, hvis brugeren arbejder på store projekter eller har behov for at holde styre på SIDE 26 AF 43

27 referencemateriale inden for det arbejdsdomæne, som brugeren sidder med. Mapper vises i navigationsruden nederst i venstre side af hovedvinduet som vist nedenfor: Figur 33: Fælles og private mapper Brugeren kan oprette og vedligeholde mapper under to standardmapper, som er følgende: Personlige mapper Mapper som kun brugeren selv kan se Delte mapper Mapper der deles med alle brugere under samme myndighed. Det er myndighedens navn, der står i parentes. SIDE 27 AF 43

28 Brugere, enheder og eksterne parter i F2 I F2 findes registre, der giver mulighed for at kommunikere eller referere til den interne organisations enheder, brugere eller til organisationens eksterne parter dvs. personer eller virksomheder. Begreberne brugere og enheder er de interne, mens de eksterne kaldes parter. I det følgende gennemgås disse. Myndigheder, organisatoriske enheder og hierarki Enhver bruger arbejder inden for én og kun én myndighed i F2, selvom der godt kan være oprettet flere myndigheder. Hver myndighed har sit eget arkiv, som brugere i den pågældende myndighed anvender til at fremsøge akter og sager inden for myndigheden. Brugere kan kommunikere med brugere i andre myndigheder dvs. sende akter, chats, ansvarsfordele osv. Under myndigheden ligger myndighedens organisatoriske enheder, dem som vi i daglig tale ville kalde afdelinger. Når brugeren arbejder i F2, er enhedens navn synlig i diverse lister. Myndighed Organisatorisk enhed Figur 34: Myndighed og organisatorisk enhed synlig i diverse lister Bemærk: Der kan sendes/chattes/ansvarsplaceres til en enhed inde fra F2. Enheder er IKKE brugere, men brugerne i den respektive enhed kan se, hvad der er sendt til eller ansvarsfordelt til en enhed. Nedenfor vises et eksempel på en typisk opbygning af en organisation i F2 bestående af én myndighed og flere organisatoriske enheder. SIDE 28 AF 43

29 Myndighed Organisatorisk enhed Organisatorisk enhed Figur 35: Eksempel på opbygning af organisation i F2 Brugere Enhver bruger er knyttet til mindst én organisatorisk enhed i F2. Nedenfor ses, hvordan brugere er koblet til myndighedens organisatoriske enheder. Brugere knyttet til myndighedens organisatoriske enhed Figur 36: Brugere i F2 ses under deres organisatoriske enheder Det er brugerens navn og den enhed eller de enheder, som brugeren arbejder i, der vises i diverse lister i F2. Tilhørsforhold til organisationen via roller Enhver bruger kobles til organisatoriske enheder via roller i F2. En standardbruger ser ikke disse roller, men vil ved login blive bedt om at vælge enhed, hvis brugeren arbejder i flere enheder. SIDE 29 AF 43

30 Login i F2 med en eller flere tilhørsforhold Når F2 startes, bliver brugeren normalt logget automatisk på via sit Windows-login, da F2 allerede ved, hvem brugeren er, hvilke adgangsrettigheder personen har til F2 og dets data. I de tilfælde hvor brugeren ikke bliver logget automatisk på, kommer der først en login-boks på skærmen, hvor brugeren kan angive sit navn og password. Når der er angivet korrekt navn og password, får brugeren adgang til F2 s funktioner. Hvis en bruger er tilknyttet flere organisatoriske enheder, vil brugeren blive bedt om at vælge, hvilken enhed der arbejdes for. Figur 37: Valg af enhed Når F2 startes, åbnes altid hovedvinduet først og den faste liste Min Indbakke vises. Brugeren kan nu vælge en anden liste, udføre en søgning eller åbne en akt. Afslut F2 F2 lukkes ved, at Hovedvinduet lukkes. Dette gøres ved at klikke på krydset X i øverste højre hjørne eller ved at anvende menupunktet F2 som vist nedenfor. SIDE 30 AF 43

31 Figur 38: Afslut F2 Parter I F2 er der mulighed for at registrere enhver person eller organisationen, som er eksterne i forhold til brugerne i F2. Parter kan komme ind i F2 ved, at en bruger modtager en med ukendt mailadresse i F2 eller ved, at de oprettes manuelt. Se F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse for vejledning til dette. Parter kan optræde som afsendere eller modtagere på akter eller som parter på akten. I F2 findes et register, som kan fungere som kontaktregister for alle brugere. Nedenfor ses registeret, og som det fremgår af figuren, kan enhver bruger have sine egne private kontakter, som andre brugere ikke kan se eller tilgå via det fælles register. SIDE 31 AF 43

32 Private parter Figur 39: Private parter i F2 kan ses under Partssøgning I det fælles eller private register kan parter oprettes i et hierarki. Nedenfor ses hvordan parter kan opstilles i et hierarki. Figur 40: Parter i hierarkier Som figuren neden for viser, har parter også stamdata i F2. SIDE 32 AF 43

33 Figur 41: Stamdata på en ekstern part Parter vil vise sig med navn og adresse i parentes i diverse lister, eksempelvis i modtagerfeltet på akten som vist nedenfor. Figur 42: Eksterne parter i modtagerfeltet vises med -adressen i parentes SIDE 33 AF 43

34 Struktur i akt- og dokumentarkivet For at kunne arbejde med F2 er det en fordel at forstå, hvordan data er struktureret i arkiverne. Overordnet set kan F2 betragtes som ét fælles digitalt arkiv, som data fødes ind i ved hjælp af oprettede akter eller som kommer ind i F2 typisk i form af en mail. I F2 arbejder brugeren direkte på data i arkivet i modsætning til andre systemer, hvor arkiveringen er et efterbehandlingstrin. I realiteten er der ud over det fælles digitale arkiv Arkivet tre mindre naboarkiver, som en akt kan flyttes til: Mine private akter, Bibliotek og Mine slettede akter. Der vendes tilbage til dem i afsnittet Tre mindre naboer til det fælles arkiv efter en gennemgang af akter og sager placeret i Arkivet. Brugerens adgang til data og personlig organisering En bruger i F2 vil typisk have adgang til store dele af det digitale arkiv. Det er derfor praktisk at have en let tilgang til de akter, som brugeren i øjeblikket arbejder med og dem, som brugeren har arbejdet med. Enhver bruger har til dette formål Min indbakke, Mit skrivebord og Mit arkiv, som listevisningen i brugergrænsefladen viser. Figuren nedenfor viser, hvordan det fælles arkiv betragtes ud fra denne vinkel. SIDE 34 AF 43

35 Illustration af det digitale arkiv og en brugers adgang til og personlig organisering af akterne heri I I, S I I, S I S S Signaturforklaring Mit Arkiv : Den del af det digitale arkiv, som jeg som bruger har adgang til og som jeg har haft at gøre med før I = Indbakke-markeret S=Skrivebords-markeret Den del af det digitale arkiv, som jeg har adgang til, men ikke har haft at gøre Data som jeg ikke har adgang til på grund af adgangsniveau på akten Data som jeg ikke har adgang til, da de er beskyttet af sikkerhedsgruppe Figur 43: Illustration af en brugers adgang til informationer i det fælles arkiv og til personlig organisering af udvalgte akter En bruger vil have adgang til et væld af sager, akter og dokumenter (alt det grønne på figuren). Der vil også være data, som brugeren ikke kan se (alt det røde) på grund af adgangsbegrænsning, men det vil først blive gennemgået i næste afsnit. Listen Mit arkiv Af alt det som en bruger har adgang til (det grønne) vil der være en del, som brugeren allerede har set eller læst via F2 (udfyldt grønt). Dette kan brugeren fremsøge i F2 ved at vælge listen Mit arkiv i hovedvinduets venstre side. Listen er en specifik søgning, der foretages i det fælles arkiv. Listen Min Indbakke Akter som bruger bliver gjort opmærksom på, vil automatisk blive Indbakkemarkeret. Disse akter vil med andre ord blive vist i listen, Min indbakke i hovedvinduets venstre side. Listen er en specifik søgning, der foretages i det fælles arkiv. I figuren ovenfor er det alle de akter, som har et I stående i sig. SIDE 35 AF 43

36 Listen Mit Skrivebord Akter som brugeren selv opretter vil automatisk blive skrivebords-markeret. Disse akter vil blive vist i listen Mit skrivebord i hovedvinduets venstre side. Brugeren kan manuelt vælge at skrivebords-markere en akt. Se afsnittet Personlige lister og aktens styring. I figuren ovenfor er det alle de akter, som har et S stående i sig. Bemærk: En akt sagtens kan både være indbakke-markeret og skrivebordsmarkeret. Så lige for at opsummere denne centrale ting for forståelse af F2 s fælles arkiv: Alle akter, som brugeren har haft åbne eller på anden måde har været involveret i, vil udgøre hele Mit arkiv. De akter som brugeren selv har markeret til at blive vist på Mit skrivebord er en delmængde af Mit arkiv, og de vil derfor optræde i begge lister. Det samme gør sig gældende for Min indbakke, der også er en delmængde af Mit arkiv. Resten af Arkivet vil bestå af akter, som brugeren kan se og akter, som brugeren ikke kan se pga. adgangsbegrænsninger. Hvis brugeren åbner en akt, som brugeren ikke tidligere har haft åben, vil den efterfølgende blive indlemmet i mængden Mit arkiv. Hvem har adgang til hvad? En væsentlig forudsætning for en effektiv sagsbehandling og vidensdeling i en organisation er det fælles arkiv, hvor adgangsbegrænsningen minimeres altså en OK to know -model frem for en Need to know -model. Dette kan selvfølgelig variere fra organisation til organisation. I dette afsnit beskrives adgangsniveauer og adgangsbegrænsning. Det er de to instrumenter, der findes i F2 til at definere, hvem der skal have læseadgang eller skriveadgang til givne data. Adgangsniveau I F2 ligger adgangsstyringen på den enkelte akt. En akt tilknyttes altid et adgangsniveau. Adgangsniveauerne er: SIDE 36 AF 43

37 Involveret Adgang: Involveret er den mest afgrænsede adgang, hvor kun de brugere og enheder der er anført på akten kan fremsøge akten. Enhed Adgang: Enhed betyder, at ud over dem som er anført på akten, så kan også brugere i den enhed, som den angivne ansvarlige bruger er en del af, fremsøge akten og rette i akten. Der kan tænkes på Enhed som alle brugere, der er involverede eller i enheden. Bemærk: Hvis Ansvarlig ikke er udfyldt, er der ikke en ansvarlig enhed for akten. Alle Adgang: Alle betyder, at alle brugere under samme myndighed kan fremsøge akten. Det er stadigvæk kun den ansvarlige enhed, der kan rette akten. Adgangsbegrænsning For at sikre at specielt følsomme sager som eksempelvis personalesager beskyttes tilstrækkeligt, er det muligt i F2 at tilknytte en akt til en defineret afgrænset adgangsgruppe. Derved kan der opnås en adgangsbegrænsning dels på de enkelte akter eller på hele sagen. Således adgangsbegrænses en akt eller en sag ved at tilknytte den til én eller flere adgangsgrupper. Når dette er gjort, vil man udover hvad adgangsniveauet betinger yderligere have indskrænket mængden af brugere, der har adgang til akten. Nemlig til dem, der BÅDE har adgang til akten i forhold til adgangsniveauet OG samtidig er medlem af mindst én af de anførte adgangsgrupper. Adgangsgrupper kan tilknyttes akter og sager. De angivne adgangsgrupper på en sag vil som udgangspunkt blive nedarvet til de underliggende akter. I det følgende beskrives, hvordan afgrænsningen virker både, når en bruger anfører adgangsgrupperne på en sag eller direkte på en akt. Adgangsgrupper Enhver Bruger Enhed Team Sikkerhedsgruppe (mere herom senere i afsnittet) i F2 kan anvendes som en adgangsgruppe for en akt eller en sag. Angivelse af adgangsgruppe på akt En bruger kan angive en eller flere adgangsgrupper på en akt. Hvis der kobles en eller flere adgangsgrupper til en akt, vil dette virke som en afgrænsning sammen med det på akten angivne adgangsniveau. Hvis adgangen på akten er Involveret eller Enhed, skal brugeren både være medlem af mindst én af adgangsgrupperne og være involveret eller arbejde i enheden for at kunne se akten. SIDE 37 AF 43

38 Bemærk: Det er vigtigt at forstå, at hvis brugeren angiver en ekstra adgangsgruppe på en akt, der allerede har en eller flere adgangsgrupper tilknyttet, vil dette ikke mindske antallet af brugere, der kan se den tværtimod. Eksempel: Akten Planlægning af overraskelse til sommerfesten kan være tilknyttet to adgangsgrupper nemlig Festplanlæggernes SG og Direktionens SG. Dette vil bevirke, at en bruger, der er medlem af én af disse to adgangsgrupper, kan tilgå denne akt (givet at adgangsniveauet for akten i øvrigt indikerer, at brugeren kan se den). Angivelse af adgangsgruppe på sag Brugeren kan angive en eller flere adgangsgrupper på en sag, såfremt brugeren ønsker at afgrænse adgangen til sagens metadata. Herudover kan brugeren såfremt det ønskes, at alle eller hovedparten af de underliggende akter skal tilknyttes samme adgangsgrupper angive på disse akter, at de skal nedarve adgangsgrupperne fra den sag, som de tilhører. Adgangsgrupperne der angives på en sag har således ikke kun til formål at begrænse adgang til sagens metadata, men vil også blive nedarvet til de af akterne, hvor det er anført, at de nedarver adgangsgrupperne fra sagen. Hvis brugeren på en akt vælger, at adgangsgrupperne fra sagen ikke skal nedarves til akten, skal brugeren anføre en alternativ adgangsgruppe på denne akt. Sikkerhedsgrupper En speciel slags rollebaseret adgangsgruppe Sikkerhedsgrupper er grupper, der er dedikeret til at blive anvendt som adgangsgrupper og som er rollebaseret. Hermed menes, at medlemskabet af sikkerhedsgruppen er udtrykt i forhold til hvilken rolle, en bruger har og altså ikke direkte som en liste af brugere. F.eks. kunne en sikkerhedsgruppe bestå af alle afdelingschefer. Nedenstående model viser, hvordan en bruger kan kobles til en sikkerhedsgruppe via en rolle. Det er altså ikke personen, men snarere den rolle som personen antager, der gives rettighederne til at tilgå data beskyttet af en sikkerhedsgruppe. Dette forklares nok lettest via et eksempel. Hvis der f.eks. ønskes at afgrænse personalesager til en eksklusiv skare af F2 brugere ville dette kunne gøres på følgende vis: Trin 1 (én-gangs-operation): En F2 administrator definerer en sikkerhedsgruppe kaldet fx Personalesag SG. En sådan sikkerhedsgruppe oprettes under en specifik myndighed. Trin 2 (én-gangs-operation): En F2 administrator definerer en rolle kaldet f.eks. Personalesagsbehandler og i samme moment udstyrer denne rolle med privilegiet til at tilgå vores nyoprettede sikkerhedsgruppe. Dette gøres ved, at F2 administratoren redigerer rollen Personalesagsbehandler således, at den har privilegiet af typen Arkivadgang, idet F2 administratoren udpeger, at det er SIDE 38 AF 43

39 Personalesag SG, der gives adgang til. Hvis ønsket, kan samme sikkerhedsgruppe også tilknyttes andre roller. Med trin 1 og 2 ovenfor er F2 konfigureret til at have en rolle Personalesagsbehandler, som F2 brugere kan udstyres med, hvorved de vil få adgang til data beskyttet med sikkerhedsgruppen Personalesag SG. Trin 3 er, at brugeren i sit daglige arbejde kan angive denne sikkerhedsgruppe til akter og sager, som der ønskes en afgrænsning af tilgangen til. Og det vil kun være brugere, der allerede har adgang til denne sikkerhedsgruppe, der kan anvende sikkerhedsgruppen til at beskytte data med. Og disse brugere er samtidig de eneste på nær administratorer, der kan se sikkerhedsgruppen optræde i F2. Administratorer kan nemlig se samtlige sikkerhedsgrupper i et specielt vindue til vedligeholdelse af sikkerhedsgrupper og privilegier uden, at det giver dem adgang til de akter og sager, der er beskyttet af de forskellige sikkerhedsgrupper. Administratorer får som alle andre typer brugere kun adgang til akter beskyttet med en sikkerhedsgruppe, såfremt de er tildelt en rolle, der giver adgang til sikkerhedsgruppen jævnfør forklaringen ovenfor. Vinduet adgangsinformation I aktvinduet og fra hovedvinduet kan brugere til enhver tid se hvilke brugere, der har adgang til akten jævnfør reglerne netop beskrevet. Figuren nedenfor viser, hvor brugeren i aktvinduet kan se aktens adgangsinformation. Adgangsinformation Figur 44: Vinduet til visning af hvem der har adgang til en akt Når brugeren klikker på nøgleikonet i aktvinduet, åbner en dialogboks. I denne fremgår det, hvem der har adgang til akten og hvilke rettigheder de pågældende brugere har. Se nedenfor. SIDE 39 AF 43

40 Figur 45: Dialogboksen "Adgangsinformation" Intern kommunikation mellem F2-brugere F2 har en model, der har til formål at undgå en masse udgaver af samme , der sendes mellem interne bruger. Derfor adskiller F2 sig ved, at akter der sendes fra en intern bruger til en anden, kun findes én gang i F2. Det er således kun en reference til den selv samme akt, der sendes mellem brugerne, såfremt brugerne er i samme myndighed. Disse brugere vælger så individuelt, om de vil have denne akt indbakke-markeret og/eller skrivebords-markeret, som beskrevet i afsnit Brugerens adgang til data og personlig organisering. Ekstern kommunikation F2 kan sættes op til at hente s ind direkte per automatik eller at s overføres manuelt fra -klienten. Dette er en opsætning, der kan variere fra kunde til kunde. Hvis F2 henter s ind, vil det fungere præcist som i et andet -program. Hver F2 bruger vil modtage hver sin . Hvis F2 anvendes til at sende s fra, fungerer det også som enhver anden e- mail-klient, hvis modtagerens adresse peger uden for F2 og IKKE indeholder interne brugere. SIDE 40 AF 43

41 Dokumenter i F2 På akter kan en bruger arbejde fleksibelt med vedhæftede Office-dokumenter. Hvis brugeren arbejder på alle sine Office-dokumenter direkte i F2, holder F2 styr på den fysiske placering af dokumenterne for en. Læs mere om dokumenthåndtering i F2 Desktop - Funktionsbeskrivelse. Tre mindre naboer til det fælles arkiv Som nævnt i indledningen til dette afsnit indeholder F2 foruden det store fælles arkiv også tre mindre nabo-arkiver kaldet Bibliotek, Mine private akter og Mine slettede akter. De gennemgås i dette afsnit. Bemærk: Disse svarer til søgevinduets søgeområder beskrevet i afsnittet Error! Reference source not found.. Bibliotek Biblioteksarkivet er ment til at blive anvendt i forbindelse med deling af information, der som sådan ikke indgår som del af sagsbehandlingen. Akterne i dette arkiv kan ikke have en sag. Akter kan således kun flyttes til biblioteket, hvis de ikke er knyttet til en sag. Dette er for at sikre, at alle sagsrelevante akter alene ligger i det fælles arkiv. Dette arkiv Bibliotek findes i venstre side af hovedvinduet. Mine private akter Hver medarbejder har også et privat arkiv, som ingen andre kan se. Her kan brugerne vælge at flytte f.eks. private akter over. Brugeren kan ikke flytte en akt med en sag til det private område og kun akter, som ingen andre er involveret i kan flyttes til det private område. Dette arkiv Mine private akter findes i venstre side af hovedvinduet. Mine slettede akter Akter der slettes i F2 flyttes i praksis til et arkiv for slettede akter. Brugeren kan således kun se akter, som brugeren selv har slettet. Hvis en akt slettes og dermed flyttes til arkivet Mine slettede akter, vil den beholde alle metadata herunder hvilken sag, den kommer fra. SIDE 41 AF 43

42 Figurliste Figur 1: Akten indeholder metadata og vedhæftede dokumenter... 8 Figur 2: Sagen indeholder metadata samt en samling akter Figur 3: Fra hovedvinduet åbnes det nødvendige antal arbejdsvinduer... 9 Figur 4: Hovedvinduet med udpegning af områder Figur 5: Standardsøgefelt Figur 6: Vis søgefelter Figur 7: Søgefelter under søgegruppen "Generelt" Figur 8: Vælg søgeområde forskelligt fra Arkiv -området Figur 9: Faste lister i F2 søgevindue Figur 10: Favoritliste i F2 søgevindue Figur 11: Mapper tilgængelig fra hovedvinduets venstre side Figur 12: Aktvinduet og dets hovedbestanddele vist i læsetilstand Figur 13: Aktvindue uden ekstravisning slået til vist i redigeringstilstand Figur 14: Aktvindue med mail-visning vist i redigeringstilstand Figur 15: Aktvindue med metadatavisning slået til vist i redigeringstilstand Figur 16: Genveje til relaterede vinduer Figur 17: Aktens styring - brugerens og ansvarlig enheds Figur 18: Linjen til enhedens sagsbehandling Figur 19: Sagsvindue Figur 20: Sagsvindue med udvidet metadata- og mappestrukturvisning Figur 21: F2-ikonet viser, når der kommer nye akter i indbakken Figur 22: Der er to mapper på computerens skrivebord til import og tjek ud af filer Figur 23: Akten indeholder metadata og vedhæftede dokumenter Figur 24: Sagen kan tænkes på som et omslag til én eller flere akter Figur 25: Feltet Akttyper Figur 26: Øverst i aktvinduet ved siden af titlen findes Akt Id SIDE 42 AF 43

F2 Touch. Version 5.0

F2 Touch. Version 5.0 F2 Touch Version 5.0 Indholdsfortegnelse Læsevejledning... 4 Introduktion til F2 Touch... 5 Kom i gang med F2 Touch... 6 Login... 6 Min indbakke... 7 Akt-, sags- og dokumentvisning i indbakken... 8 Aktsøgning...

Læs mere

Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner

Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Denne vejledning indeholder en kort præsentation af portalen i edoc version 4.1 og præsenterer de mest anvendte funktioner og arbejdsgange inkl. søgninger.

Læs mere

SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW 1. - SUPERBRUGERE OG MEDLEMMER AF RETTIGHEDSGRUPPER -

SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW 1. - SUPERBRUGERE OG MEDLEMMER AF RETTIGHEDSGRUPPER - SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW 1. - SUPERBRUGERE OG MEDLEMMER AF RETTIGHEDSGRUPPER - INTRODUKTION TIL SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW Vi er glade for at kunne byde velkommen til opdateret

Læs mere

IT-Brugerkursus. Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC. Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio. Printvenligt format. Indholdsfortegnelse

IT-Brugerkursus. Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC. Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio. Printvenligt format. Indholdsfortegnelse Modul 1 - Introduktion til FC og Lectio IT-Brugerkursus Modul 1 - Introduktion til skolens netværk og FC Printvenligt format Indholdsfortegnelse Formål og opbygning Opgave Vejledning til intranettet Åbne

Læs mere

SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGER-GUIDE -

SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGER-GUIDE - SDBF QUICKGUIDE SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGER-GUIDE - INTRODUKTION TIL SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW Som et udspring af de administrative fællesskaber og et ønske om at effektivisere og digitalisere

Læs mere

Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet

Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet Kursusmateriale Introduktion til Captia Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH Aalborg Universitet Indhold ESDH projektet på AAU... 3 Captia cirklen... 4 Captia... 5 Navigering... 6 1: Åbne en sag...

Læs mere

elib Aleph, ver.18 Introduktion til GUI FUJITSU SERVICES A/S

elib Aleph, ver.18 Introduktion til GUI FUJITSU SERVICES A/S Introduktion til GUI FUJITSU SERVICES A/S, 2008 Indholdsfortegnelse 1. Skrivebordet... 3 2. Flytte rundt m.m.... 4 3. Log ind... 6 4. Valg af database... 7 5. Rudernes størrelse... 8 6. Kolonner... 9 7.

Læs mere

PORTFOLIO Version 2.0

PORTFOLIO Version 2.0 Nikolaj Lisberg Hansen Løsningsarkitekt og partner nikolaj.hansen@empisto.dk Tlf. 22 90 91 22 PORTFOLIO Version 2.0 Kvalitetsstyring med sags og dokumenthåndtering Teknisk revision af energimærker Portfolio

Læs mere

WebTV. Vejledning til WebTV på web. Vejledningen beskriver upload og deling af videoer på WebTV

WebTV. Vejledning til WebTV på web. Vejledningen beskriver upload og deling af videoer på WebTV WebTV Vejledning til WebTV på web Vejledningen beskriver upload og deling af videoer på WebTV ITS 24-11-2015 WebTV Vejledning til WebTV på web Indholdsfortegnelse WebTV... 2 Login... 2 Navigation... 3

Læs mere

Avanceret Outlook integration Indholdsfortegnelse

Avanceret Outlook integration Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Aktivering af Avanceret Outlook integration... 2 Brugerindstillinger... 2 Brugerindstillinger; journaliseringsdialog... 3 Brugerindstillinger; filtyper der kan journaliseres... 3 Brugerindstillinger;

Læs mere

ESDH-VEJLEDNING TIL BRUGERE AF SCANJOUR CAPTIA 4.5 PÅ AARHUS UNIVERSITET

ESDH-VEJLEDNING TIL BRUGERE AF SCANJOUR CAPTIA 4.5 PÅ AARHUS UNIVERSITET au AARHUS UNIVERSITET Denne vejledning er udarbejdet til såvel nybegyndere som til de mere erfarne brugere af ESDH-systemet Captia på Aarhus Universitet. I vejledningen kan du finde hjælp til at oprette

Læs mere

TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem

TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem 3456.78 123456 TILLÆG TIL MANUAL Excel-indlæsning i Vvskatalogets administrationssystem 30. juli 2015 Indhold Indledning Side 3 Sådan kommer du i gang Side 4 Oprette nye varer Side 5 Ændre eksisterende

Læs mere

TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook

TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook Kære TeamShare bruger, I min løbende orientering om alle de nye ting der kommer i TeamShare 3.0, vil jeg her give en beskrivelse af de forbedringer vi laver

Læs mere

Hvordan bruger jeg WebMail?

Hvordan bruger jeg WebMail? AluData: Hvordan bruger jeg WebMail? Til Elisabeth 2014 AluData::Vanløse 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Vi kobler os på WebMail...3 3. Vi ser nærmere på postkassens opbygning...5 4. Vi skriver

Læs mere

Vejledning til NIS CMS

Vejledning til NIS CMS Vejledning til NIS CMS Med tillægsmodulet NIS CMS er det mulig at oprette og gemme dokumenter direkte i NIS (fx håndbøger, regningsliner, kvalitetsstyringsguider mv.) og binde disse tæt sammen med den

Læs mere

Anklagemyndighedens Vidensbase

Anklagemyndighedens Vidensbase Anklagemyndighedens Vidensbase Indhold 1 OM DENNE VEJLEDNING... 2 2 LOGIN... 3 3 SØGNINGER... 4 3.1 SØG EFTER DOKUMENTER... 4 3.2 NAVIGÉR DIG FREM... 5 3.3 KOMBINÉR SØGNING OG NAVIGATION... 6 3.4 VISNING

Læs mere

Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver

Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Dalux Field Brugermanual Registrering og oprette opgaver Side 1 af 14 Indholdsfortegnelse Om denne brugermanual... 3 Registrering af bruger... Error!

Læs mere

Captia - kvik guide Personalesager

Captia - kvik guide Personalesager Captia - kvik guide Personalesager 05-05-2015 Aalborg Universitet, HR-afdelingen HR@adm.aau.dk Indhold Inden du går i gang... 1 Søg efter en medarbejder (på C-adressat)... 1 Opret C-adressat... 2 Oprettelse

Læs mere

KLARMELD ET KONTRAKTARBEJDE

KLARMELD ET KONTRAKTARBEJDE DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 17. december 2015 Version 1.2 JobManager supporten Jobmanager@vd.dk 7244 7300 KLARMELD ET KONTRAKTARBEJDE ENTREPRENØR Guldalderen 12 2640 Hedehusene vd@vd.dk EAN

Læs mere

Peter Kragh Hansen. Microsoft Outlook 2013 DK. ISBN nr. 978-87-93212-10-7

Peter Kragh Hansen. Microsoft Outlook 2013 DK. ISBN nr. 978-87-93212-10-7 Peter Kragh Hansen Microsoft Outlook 2013 DK ISBN nr. 978-87-93212-10-7 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Hvad er Microsoft Outlook... 3 Åbn Outlook... 4 Outlook vinduet... 5 Mapperude og Navigation...6

Læs mere

Brugermanual. Outlook Web Access for Exchange Server 2003 (OWA 2003) Udarbejdet af IT-afdelingen 2006

Brugermanual. Outlook Web Access for Exchange Server 2003 (OWA 2003) Udarbejdet af IT-afdelingen 2006 Brugermanual Outlook Web Access for Exchange Server 2003 (OWA 2003) Udarbejdet af IT-afdelingen 2006 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 HVORDAN DU FÅR ADGANG TIL DIN EMAIL... 3 OWA 2003 BRUGERGRÆNSEFLADE...

Læs mere

Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC)

Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC) Modul 1 Skolens netværk og FirstClass (FC) Computerens netværksdrev og mappen dokumenter Gå ind i "Denne computer" (ikonet ligger på skrivebordet). Her ligger de netværksdrev computeren råder over og separate

Læs mere

vejman.dk Brugerdokumentation - kortmodul 14. marts 2012 Version 1.9

vejman.dk Brugerdokumentation - kortmodul 14. marts 2012 Version 1.9 Brugerdokumentation - kortmodul 14. marts 2012 Version 1.9 Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Anbefalinger... 4 1.2 Datahjælp... 4 1.3 Brugerindstillinger... 5 2 Generel funktionalitet... 6 2.1

Læs mere

F2 Godkendelser. Version 4.4

F2 Godkendelser. Version 4.4 F2 Godkendelser Version 4.4 Indholdsfortegnelse Generelt om F2 godkendelser... 3 Oversigt... 4 Oprettelse af godkendelse... 5 Skabelon... 5 Godkendelsesforløb... 6 Gem godkendelsesskabelon... 8 Godkendelsesoverblik...

Læs mere

Vejledning KPK Online Prøverum

Vejledning KPK Online Prøverum Vejledning KPK Online Prøverum INDHOLD Introduktion side 2 Funktionsliste side 2 Få adgang til systemet side 3 Opload dine billeder side 4 Sådan bruges systemet side 5 Gem dine eksempler side 7 Side 1/7

Læs mere

Kontaktpersoner. Indhold

Kontaktpersoner. Indhold Kontaktpersoner Alle, der skal have adgang til lederportalen, skal oprettes som kontaktpersoner. Dvs. ledere, institutledere og andre, der skal have adgang til at logge ind på lederportalen og tilgå relevante

Læs mere

Det bliver klart og tydeligt, når en medarbejder er oprettet og klar til planlægning.

Det bliver klart og tydeligt, når en medarbejder er oprettet og klar til planlægning. Medarbejder i ét flow (MIF) Medarbejder i ét flow kaldes i daglig tale MIF. Løsningen er indeholdt i SD Tjenestetid. Når der kommer nye medarbejdere ind fra lønsystemet, så kan man opdatere dem i ét samlet

Læs mere

C2IT s opgavestyringssystem. Quick Guide

C2IT s opgavestyringssystem. Quick Guide C2IT s opgavestyringssystem Quick Guide Forfatter: Kent Tranberg Pedersen / Michael Bo Larsen Dato: 12. juli 2016 C2IT A/S Birkemosevej 7 DK-6000 Kolding T.: +45 7216 0777 M.: info@c2it.dk www.c2it.dk

Læs mere

KMD Brugeradministration til Navision og LDV

KMD Brugeradministration til Navision og LDV KMD Brugeradministration til Navision og LDV Vejledning for Statens Administration og ØSC institutioner. Opdateret 09-09-2015 Indholdsfortegnelse 1 Kom godt i gang... 2 1.1 Login til KMD Brugeradministration...

Læs mere

MANUAL. Siteloom CMS

MANUAL. Siteloom CMS MANUAL Siteloom CMS www.hjerteforeningen.dk/cms Brugernavn: Password: 3. september, 2012 BASIS FUNKTIONER 1. Kalender... 4 1.a. Opret... 5 1.b. Rediger eller slet... 8 2. Sider... 10 2.a Opret side...

Læs mere

Større skriftlige opgaver i Microsoft Word 2007 Indhold

Større skriftlige opgaver i Microsoft Word 2007 Indhold Større skriftlige opgaver i Microsoft Word 2007 Indhold Større skriftlige opgaver i Microsoft Word 2007... 1 Inddeling i afsnit... 2 Sideskift... 2 Sidetal og Sektionsskift... 3 Indholdsfortegnelse...

Læs mere

Webmail Gmail Generelt Side 1

Webmail Gmail Generelt Side 1 Webmail Gmail Generelt Side 1 Webmail Gmail Generelt Side 2 Indholdsfortegnelse Oprette en Gmail...... Side 4 Indbakken Oversigt...... Side 9 Skriv en mail...... Side 11 Formateringsværktøjer...... Side

Læs mere

I denne manual kan du finde en hurtig introduktion til hvordan du:

I denne manual kan du finde en hurtig introduktion til hvordan du: VORES NORDSJÆLLAND HURTIGT I GANG MANUAL 01: Bruger HVAD INDEHOLDER DENNE MANUAL? I denne manual kan du finde en hurtig introduktion til hvordan du: 1. Finder Vores Nordsjælland hjemmesiden 2. Opretter

Læs mere

Windows Vista 1. Side 1 af 10

Windows Vista 1. Side 1 af 10 Windows vista...2 Lukke for PC,en...3 Velkomstcenter...3 Finde/starte et program...4 Alle programmer...5 Menuen Start...5 Stifinder...6 Windows Sidepanel og gadgets...7 Dokumenter...7 Tilbehør...8 Windows

Læs mere

Kl. mikrobiologisk afdeling Side 1 af 15 Hvidovre Hospital vers.1.6

Kl. mikrobiologisk afdeling Side 1 af 15 Hvidovre Hospital vers.1.6 Kl. mikrobiologisk afdeling Side 1 af 15 Indholdsfortegnelse: Generelt om WWBakt...3 Brugere...3 Anvendelse af patientoplysninger....3 Adgang til programmet...3 Anbefalet skærmindstilling....3 Log på programmet...4

Læs mere

Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø

Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø Hvordan fungerer e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø i praksis? Hvordan anvendes funktionerne?. Dette og meget mere gives der svar

Læs mere

[jobsøgende] sådan gør du... [søg job via jobnet.dk]

[jobsøgende] sådan gør du... [søg job via jobnet.dk] [jobsøgende] sådan gør du... [søg job via jobnet.dk] Søg jobbet via Jobnet Du kan se ledige job på Jobnet.dk, og når du har fundet en stilling, kan du søge den. Er der i søgeresultatlisten ved annoncens

Læs mere

Alle dokumenter der oprettes på en sag i GE på fanen Dokument gemmes i mappen for den pågældende sagstype.

Alle dokumenter der oprettes på en sag i GE på fanen Dokument gemmes i mappen for den pågældende sagstype. Integration mellem edoc og GeoEnviron - version 1 Med GeoEnviron 6.4.1 frigives integrationen mellem ESDH-systemet edoc, som er udviklet af Fujitsu, og GeoEnviron Miljø og Byggesag. I det følgende kaldes

Læs mere

Brugervejledning til Doc2Mail

Brugervejledning til Doc2Mail ** Brugervejledning til Doc2Mail Version 3.5 KMD Doc2Mail Indholdsfortegnelse Forord... 1-3 1 Introduktion... 1-4 2 Sådan bruger du Doc2Mail... 2-5 2.1 Doc2Mail-dialogvinduet... 2-6 2.2 Udskrivning med

Læs mere

Adgang til WebGraf. 1. Start Microsoft Internet Explorer. 2. Skriv: http://kort.ge.dk

Adgang til WebGraf. 1. Start Microsoft Internet Explorer. 2. Skriv: http://kort.ge.dk Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse.. side 2 Adgang til webgraf 3 Opslag adresse... 4 Styring af layout.. 5 Opslag af område via oversigtskort... 6 Zoom funktioner.. 7 Panorere på skærmen. 8 Information

Læs mere

Sektornet VPN Installationsvejledning Windows Vista/7

Sektornet VPN Installationsvejledning Windows Vista/7 Sektornet VPN Installationsvejledning Windows Vista/7 Version 5.0 Af Jesper Skou Jensen og Mads Udengaard Sørensen 1 Start installationen 1 1 Indledning Denne vejledning gennemgår opsætning af Sektornet

Læs mere

Administration...2 Organisation...2 Brugere...5 Grupper...11

Administration...2 Organisation...2 Brugere...5 Grupper...11 Administration...2 Organisation...2 Brugere...5 Grupper...11 Administration Organisation Opret ny organisation I organisationsvælgeren vælges det rette niveau hvorpå den nye organisationen skal placeres.

Læs mere

Kvikguide til NetBlanket

Kvikguide til NetBlanket Kvikguide til NetBlanket NetBlanket er meget nemt at anvende og kræver ikke særlig undervisning. Der findes en udførlig vejledning til NetBlanket, hvor alle funktioner er beskrevet. Men til dig, der gerne

Læs mere

Brug af Brobygning.NET for ungdomsuddannelser

Brug af Brobygning.NET for ungdomsuddannelser Brug af Brobygning.NET for ungdomsuddannelser Indhold Indledning... 2 Kom godt i gang... 3 Holdlisten... 6 Skriv i kontaktbogen... 9 Udskriv fra holdlisten... 10 Tilmeldingslisten... 10 Opret fravær på

Læs mere

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Rationel VinduesDesigner TM Brugervejledning

Rationel VinduesDesigner TM Brugervejledning Rationel VinduesDesigner TM Brugervejledning indhold: introduktion Side 2 Funktionsliste Side 3 Få adgang til systemet Side 4 opload dine billeder Side 5 Sådan bruges systemet Side 6 Gem dine eksempler

Læs mere

Brugervejledning til Online-JitBesked. Version 1.2

Brugervejledning til Online-JitBesked. Version 1.2 Brugervejledning til Online-JitBesked Version 1.2 Indhold 1. Helt grundlæggende... 4 Ikoner... 4 2. Sådan logger du på... 6 Husk mig... 6 3. Sådan logger du af... 7 Husk mig... 7 Sådan logger du aktivt

Læs mere

KMD Brugeradministration til Navision og LDV

KMD Brugeradministration til Navision og LDV KMD Brugeradministration til Navision og LDV Vejledning for selvejere. Opdateret 09-09-2015 Indholdsfortegnelse 1 Overordnet liste af funktoner... 2 2 Vejledning... 3 2.1 Login til KMD Brugeradministration...

Læs mere

ViKoSys. Virksomheds Kontakt System

ViKoSys. Virksomheds Kontakt System ViKoSys Virksomheds Kontakt System 1 Hvad er det? Virksomheds Kontakt System er udviklet som et hjælpeværkstøj til iværksættere og andre virksomheder som gerne vil have et værktøj hvor de kan finde og

Læs mere

Manual til Kundekartotek

Manual til Kundekartotek 2016 Manual til Kundekartotek ShopPlanner Customers Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer kundeoplysninger www.obels.dk 1 Introduktion... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Anvendelse... 3 2 Referencer...

Læs mere

Manual til Statistik. ShopStatistics. Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer statistik. Consulo ApS 20-03-2009

Manual til Statistik. ShopStatistics. Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer statistik. Consulo ApS 20-03-2009 2012 Manual til Statistik ShopStatistics Med forklaring og eksempler på hvordan man håndterer statistik Consulo ApS 20-03-2009 1 Introduktion... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Anvendelse... 3 2 Referencer... 4

Læs mere

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER 1.TILBUD Fanen Tilbud giver en oversigt over alle de tilbud, der ligger i din database. Det er også herfra, at du har mulighed for at oprette, kopiere eller redigere et eksisterende tilbud. Det følgende

Læs mere

Uddannelsesplaner i MinUddannelse

Uddannelsesplaner i MinUddannelse Uddannelsesplaner i MinUddannelse Denne vejledning giver et overblik over arbejdet med MinUddannelse fra en UU-vejleders synspunkt. Indhold 1. Introduktion... 2 2. Tekniske specifikationer... 2 3. Som

Læs mere

Mini brugermanual CMD 5.1

Mini brugermanual CMD 5.1 Mini brugermanual CMD 5.1 Kom i gang For at tilgå CMD skal du åbne en web browser og indtaste URL en på dit CMD website i adressefeltet, hvorefter dialogboksen til log in vises. 1. Indtast dit brugernavn

Læs mere

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01 Vejledning Batchflow INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion... 2 2 Sådan gør du... 3 2.1 Log på... 3 2.2 Anvendelse af BatchFlow... 4 2.3 Kort gennemgang

Læs mere

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37

09/03 2009 Version 1.4 Side 1 af 37 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1 Vejledning til prækvalifikation Rev.: 2015-05-27 / LW Side 1 Indhold Indhold... 2 Indledning... 3 Log på... 4 Opret din bruger... 4 Personlige informationer... 4 Gem login... 5 Glemt password... 5 Brugerfladen

Læs mere

Den digitale Underviser. Clouds. Dropbox

Den digitale Underviser. Clouds. Dropbox Den digitale Underviser Clouds Dropbox Indhold Indhold... 1 Dropbox... 1 Installer Dropbox... 2 Åbn Dropbox fra egen computer... 2 Åbn Dropbox fra en anden computer... 3 Lagre filer i Dropbox (offline

Læs mere

Indhold. 1. Adgang og afslutning

Indhold. 1. Adgang og afslutning 1 Indhold 1. Adgang og afslutning 2. Menupunkter 3. Tekst 4. Billeder 5. Video 6. Lyd 7. Bannere 8. Bokse 9. Dokumenter 10. Links 11. Iframe 12. Markedspladsen 13. Nyheder 14. Job 15. Kalender 16. Selvbetjeningsbjælken

Læs mere

Brugermanual. Revision 1

Brugermanual. Revision 1 Revision 1 Brugermanual INDHOLD HENT APP 1 LOG IND 1 OVERSIGT OVER MOBILPLAN 1 OPRET PROJEKT 2 AFSLUT PROJEKT 2 MINE PROJEKTER 3 TILFØJELSER TIL PROJEKT 3 TILFØJ BESKED 3 VIS PÅ KORT 4 NAVIGER TIL 4 REGISTRERING

Læs mere

Hvordan afspilles/vises materialet i LARM.fm

Hvordan afspilles/vises materialet i LARM.fm Hvordan afspilles/vises materialet i LARM.fm Når du har lært de mange måder, hvorpå det er muligt at søge i LARM.fm s materiale, er det relevant at vide, hvilke muligheder du har for at afspille radio-

Læs mere

GUIDE TIL CLOUD DRIVE

GUIDE TIL CLOUD DRIVE GUIDE TIL CLOUD DRIVE Dette er en guide du kan anvende til nemt at komme effektivt i gang med at anvende Cloud Drive Indholdsfortegnelse 1. Tilgængelige Cloud Drive klienter 2. Guide til Windows klienten

Læs mere

Sådan opdaterer og vedligeholder du din hjemmeside i Wordpress.

Sådan opdaterer og vedligeholder du din hjemmeside i Wordpress. Wordpress manual Sådan opdaterer og vedligeholder du din hjemmeside i Wordpress. Dette er en manual til de mest grundlæggende ting og funktioner i Wordpress, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje

Læs mere

E-MAIL G-MAIL (GOOGLE)

E-MAIL G-MAIL (GOOGLE) E-MAIL G-MAIL (GOOGLE) Erik Thorsager, Esbjerg. 3. udgave: G-mail Side 1 G-mail E-mail: Det engelske ord mail betyder post. E står for elektronisk. E-mail betyder altså elektronisk post. Elektronisk post

Læs mere

COOP brugermanual til Podio BRUGERMANUAL. til Podio. 23. februar 2015 Side 1 af 38

COOP brugermanual til Podio BRUGERMANUAL. til Podio. 23. februar 2015 Side 1 af 38 BRUGERMANUAL til Podio 23. februar 2015 Side 1 af 38 INDHOLDSFORTEGNELSE HVAD ER PODIO?... 3 HVAD KAN VI PÅ PODIO?... 4 Aktivitet... 4 Bestyrelsesmøder... 4 Arrangementer & aktiviteter... 5 Opslagstavle...

Læs mere

Gennemgang af ios app

Gennemgang af ios app Gennemgang af ios app Log ind Log ind skærmen er det første du møder når du starter app en. Her kan du vælge at oprette en ny konto eller logge ind i en eksisterende. Husk at vælge et sikkert password,

Læs mere

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress.

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress. Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress. Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere

Tilpas: Hurtig adgang

Tilpas: Hurtig adgang Tilpas: Hurtig adgang Genveje, Se skærmtips Se tips Hold alt tasten nede. Og brug bogstaver Word Fanen Filer PDF dokument Brug skabelon Visninger Husk Luk ved fuldskærmsvisning Brug zoom skyder Marker,

Læs mere

Kom i gang med DANBRO

Kom i gang med DANBRO 1 Indhold... 1 Generelt...2 DANBRO...2 Forkundskaber for at anvende DANBRO...2 Krav til pc...2 Starte DANBRO...2 Installation...3 DANBRO-Manualer...4 Manualer...4 DANBROs Brugergrænseflade...5 Valg af

Læs mere

Vejledning til de bydende

Vejledning til de bydende Vejledning til de bydende Juni 2013/JET Indledning Indledning ibinder er et web-baseret program, til håndtering af byggeprojekter og ejendomsdrift på en hidtil uset brugervenlig og økonomisk måde. ibinder

Læs mere

Vejledning i brug af GMAIL (Google)

Vejledning i brug af GMAIL (Google) Vejledning i brug af GMAIL (Google) Send meddelelser Har du ikke prøvet Gmail før? Her har du en trinvis vejledning i, hvordan du skriver og sender meddelelser: Klik på knappen Skriv i venstre side i Gmail.

Læs mere

BRUGERVEJLEDNING. Til klinikker og brugere i voresklinik.info

BRUGERVEJLEDNING. Til klinikker og brugere i voresklinik.info BRUGERVEJLEDNING Til klinikker og brugere i voresklinik.info 1. LIDT OM VORESKLINIK.INFO voresklinik.info er både navnet og adressen på jeres nye intranetløsning. Der kan tilføjes en masse spændende funktioner

Læs mere

SDBF EN VEJLEDNING TIL SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - VEJLEDNING EFTERUDDANNELSESKURSISTER

SDBF EN VEJLEDNING TIL SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - VEJLEDNING EFTERUDDANNELSESKURSISTER SDBF EN VEJLEDNING TIL SKOLERNES DIGITALE BLANKET FLOW - VEJLEDNING EFTERUDDANNELSESKURSISTER Ajourført okt. 2014 LOGIN SDBF er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle kendte browsere; Internet

Læs mere

Vejledning Rapportbanken

Vejledning Rapportbanken Vejledning Rapportbanken Version 1.2 (opdateret 18. november 2013) Support KL yder kun begrænset support på anvendelse af Rapportbanken. Brug derfor gruppen KOMHEN 2.0 på Dialogportalen (http://dialog.kl.dk)

Læs mere

Guide til VandData for kommuner

Guide til VandData for kommuner Guide til VandData for kommuner Januar 2017 Version 1.0 Indhold Kapitel 1 Indledning... 1 1.1 Link til VandData... 1 1.2 Baggrund... 1 1.3 Øvrige relevante guides... 1 1.4 Guidens struktur... 1 Kapitel

Læs mere

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold:

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold: Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress: Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere

GENEREL FUNKTIONALITET I KMD OPUS ROLLEBASERET INDGANG

GENEREL FUNKTIONALITET I KMD OPUS ROLLEBASERET INDGANG GENEREL FUNKTIONALITET I KMD OPUS ROLLEBASERET INDGANG Arbejdsgang Beskrivelse Handling Overblik over opgaver Du får nu vist Forsiden. Hver fane har en farve, som er unik for den specifikke rolle, og dermed

Læs mere

Brugervejledning e-arkiv. Arbejde med e-arkiv

Brugervejledning e-arkiv. Arbejde med e-arkiv Brugervejledning e-arkiv Arbejde med e-arkiv Indhold 1. Tilføje (uploade) dokumenter/bilag til arkivet 2. Lægge dokumenter/bilag på plads i arkivet (tilføje tags) 3. Arbejde med dokumenter/bilag i arkivet

Læs mere

ASB E-mailsignatur. Figur a: eksempel. http://asb.dk/inline/services/kommunikationsforum/skabeloner/emailsignatur.aspx og hent filen asb_signatur.zip.

ASB E-mailsignatur. Figur a: eksempel. http://asb.dk/inline/services/kommunikationsforum/skabeloner/emailsignatur.aspx og hent filen asb_signatur.zip. ASB E-mailsignatur I det følgende vil det forklares, hvordan du opretter ASBs e-mailsignatur for medarbejdere. Det skal her noteres at e-mail signaturen ikke kan opsættes i webmail (webmail.asb.dk), men

Læs mere

Smart-ebizz Manual til Bookinsystem Indholdsfortegnelse Kom hurtigt i gang med dit booking system:... 3 Overblikket over dit bookingsystem... 4 Hovedside... 4 Kunder... 4 Opret ny Kunde... 4 Vagtplaner...

Læs mere

WISEflow Guide til deltagere

WISEflow Guide til deltagere WISEflow Guide til deltagere Version 2.8.0 1 Indhold Deltager: Sådan kommer du i gang... 3 Opsætning af profil... 3 Flow-oversigt... 6 Flow-typer... 7 Flowets tilstand... 7 Hvordan afleverer jeg min besvarelse?...

Læs mere

Vejledning til Teknisk opsætning

Vejledning til Teknisk opsætning Vejledning til Teknisk opsætning v. 1.0 Adm4you, 2010. Indhold Kort om denne vejledning... 3 Generelt om easyourtime... 3 Installation af databasen... 3 Sikkerhed og rettigheder... 4 SQL Login... 4 Rettigheder

Læs mere

Netprøver.dk. Brugervejledning til Eksamensansvarlige

Netprøver.dk. Brugervejledning til Eksamensansvarlige Netprøver.dk Brugervejledning til Eksamensansvarlige 11. marts 2016 Indhold 1 Introduktion... 3 2 Forberedelser før prøvedagen... 4 2.1 Sådan logger du på www.netprøver.dk... 4 2.2 Sådan godkender du indlæsninger

Læs mere

DANSK SKOLEDATA APS. Tlf. 86 44 80 99 E-mail DSD@skoledata.dk DSA-Ventelisten

DANSK SKOLEDATA APS. Tlf. 86 44 80 99 E-mail DSD@skoledata.dk DSA-Ventelisten Indholdsfortegnelse Overordnet beskrivelse af programmets funktioner... 2 Log på... 2 Manuel oprettelse af elev.... 3 Optagelse af elever... 3 1 Gruppering og sortering af elever... 3 2 Udvælg aspiranter...

Læs mere

Redaktørmanual TYPO3 Version 6.2

Redaktørmanual TYPO3 Version 6.2 Redaktørmanual TYPO3 Version 6.2 www.t3cms.dk TYPO3 Manual Version 6.2 Side 1 af 20 T3CMS Tlf: 70 25 00 22 Indholdsfortegnelse Generel info om TYPO3 3 Rediger din side 4-6 Indsættelse af links 7 Indsæt

Læs mere

INDHOLDSFORTEGNELSE. Windows 8.1... 5. KAPITEL ET... Den nye brugergrænseflade. KAPITEL TO... 23 Internet, e-mail, kontakter og kalender

INDHOLDSFORTEGNELSE. Windows 8.1... 5. KAPITEL ET... Den nye brugergrænseflade. KAPITEL TO... 23 Internet, e-mail, kontakter og kalender INDHOLDSFORTEGNELSE Windows 8.1... 5 KAPITEL ET... Den nye brugergrænseflade Sådan får du Windows 8.1 på din pc... 8 Startskærmen... 9 Skrivebordet... 10 Kvikguide til den nye brugergrænseflade... 11 Amulet-menuen...

Læs mere

Svea KundeWeb Brugervejledning. Svea Inkasso Version 1.1

Svea KundeWeb Brugervejledning. Svea Inkasso Version 1.1 Svea KundeWeb Brugervejledning Svea Inkasso Version 1.1 Indholdsfortegnelse 1. Brugervejledning... 3 Sektion 1.01 - Browser... 3 Sektion 1.02 Login... 3 Sektion 1.03 - Forside billede... 4 Sektion 1.04

Læs mere

LinkGRC. Dokumenter. Brugermanual

LinkGRC. Dokumenter. Brugermanual Brugermanual 1 INDHOLD 1. Navigation 2. Dashboard 3. 4. Support 2 NAVIGATION 1 På forsiden finder du dine installerede moduler i LinkGRC løsningen og du kan her vælge hvilket modul du ønsker at arbejde

Læs mere

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899

Tlf. +45 7027 1699 Fax + 45 7027 1899 Firmaordninger I firmaoversigten kan du holde styr på dit kundekartotek samt disses bookinger. Der kan desuden oprettes andre firmaer end dit eget. Herved kan der udbydes særlige ydelser på med egne arbejdstider.

Læs mere

AgroSoft A/S AgroSync

AgroSoft A/S AgroSync AgroSoft A/S AgroSync AgroSync er et AgroSoft A/S værktøj, der bliver brugt til filudveksling imellem WinSvin og PocketPigs. Fordele ved at bruge AgroSync: Brugeren bestemmer overførsels tidspunktet for

Læs mere

Skifte til Outlook 2010

Skifte til Outlook 2010 I denne vejledning Microsoft Microsoft Outlook 2010 ser meget anderledes ud end Outlook 2003, og vi har derfor oprettet denne vejledning, så du hurtigere kan komme i gang med at bruge programmet. Læs videre

Læs mere

Anvendelse af favoritliste på markedspladsen

Anvendelse af favoritliste på markedspladsen Anvendelse af på markedspladsen Hvad Kommentar Tast Opret på markedspladsen Åben markedspladsen. I venstre side findes r, når du står i fanen Varesøgning Stå i fanen mine, og tryk på Tilføj Tryk på Skriv

Læs mere

E-MAIL WINDOWS LIVE MAIL

E-MAIL WINDOWS LIVE MAIL E-MAIL WINDOWS LIVE MAIL Erik Thorsager, Esbjerg. 3. udgave: Live Mail Side 1 Windows Live Mail Hvordan skriver og sender jeg en e-mail? Det engelske ord mail betyder post. E står for elektronisk. E-mail

Læs mere

SDBF EN GUIDE TIL DET DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGERE -

SDBF EN GUIDE TIL DET DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGERE - SDBF EN GUIDE TIL DET DIGITALE BLANKET FLOW - BRUGERE - INTRODUKTION TIL DET DIGITALE BLANKET FLOW På nuværende tidspunkt består systemet af 26 blanketter, der er placeret i 7 kategorier - se nedenfor.

Læs mere

Integration mellem Acadre og GeoEnviron

Integration mellem Acadre og GeoEnviron 1. MÅLSÆTNING... 1 2. OPSÆTNING AF STAMDATA... 2 2.1 KL journalplan... 2 2.2 Parametre til GeoEnvirons mappe-struktur... 3 3. FUNKTIONALITET I GE BYGGESAG... 4 3.1 Oprettelse af ejendomme... 4 3.2 Søgning

Læs mere

Huskesedler. Design og automatisering af regneark. Microsoft Excel 2013

Huskesedler. Design og automatisering af regneark. Microsoft Excel 2013 Huskesedler Design og automatisering af regneark Microsoft Excel 2013 Januar 2017 Knord Side 2 Indholdsfortegnelse Ark... 4 Beskyttelse... 6 Diagram... 7 Eksport af data... 8 Fejlretning i formler... 9

Læs mere

Handlinger du kan foretage er f.eks at du kan : - Oprette, - markere og kopiere, klippe og slette filer eller mapper.

Handlinger du kan foretage er f.eks at du kan : - Oprette, - markere og kopiere, klippe og slette filer eller mapper. Guide Denne computer & Handlinger Af Frank Skibby Jensen 2003 www.3wave.dk I alt 5 Sider Handlinger du kan foretage er f.eks at du kan : Oprette, markere og kopiere, klippe og slette filer eller mapper.

Læs mere

Web MTC manual. Version 1.1 08-11-2012

Web MTC manual. Version 1.1 08-11-2012 Web MTC manual Version 1.1 08-11-2012 1 Revisioner: Version 1.0, 11-10-2012: Oprettelse af dokument Version 1.1, 08-11-2012: Afsnit om udskrivning af rapport tilføjet. 2 Indhold Sideopbygning... 5 Startside...

Læs mere

Hånd@ Dommerafregning

Hånd@ Dommerafregning Hånd@ Dommerafregning Indledning... 3 Gebyr... 3 Funktionsbeskrivelse:... 3 Gebyrskema... 5 Funktionsbeskrivelse:... 5 Finansbilag... 6 Funktionsbeskrivelse:... 6 Finansjournal... 8 Funktionsbeskrivelse:...

Læs mere

Absalon - guide. Login. Opbygning

Absalon - guide. Login. Opbygning Absalon - guide Login Alle ansatte og studerende på Københavns Universitetet har adgang til Absalon. For at komme ind i Absalon skal du logge dig på www.kunet.dk med dit CPR nr. og din PIN-kode. Når du

Læs mere