Tolkning Fællesudbud i de danske regioner

Transkript

1 Tolkning Fællesudbud i de danske regioner Møde: Workshop 1: Bestilling og fakturering Dato og tid: kl Sted: Syddansk Sundhedsinnovation, Forskerparken i Odense Deltagere: Se sidst i dokumentet Formål med workshoppen: - Afklare hvilke arbejdsgange relateret til bestilling, dokumentation af tolkesamtale og samtaletidspunkt, kvittering og fakturering systemerne skal understøtte. Opsummering af, hvor de største udviklingspotentialer ligger. - Afklare hvilke muligheder der er for at udvikle og implementere bedre systemer i alle regionerne og hvordan det giver mening af arbejde videre med området. - Samle input til kravspecifikation. Dagsorden: 1. Velkomst, præsentationsrunde og intro til processen 2. Kvalificering af, hvor de største udviklingspotentialer ligger ud fra kortlægning af eksisterende arbejdsgange vedr. bestilling, kvittering og fakturering af tolkeydelser på sygehuse og i almen praksis. 3. Virksomheden Cap Gemini og Region Midtjylland præsenterer den løsning, Region Midtjylland har implementeret, hvor tolkning kan bookes via EPJ (Elektronisk Patient Journal) 4. Præsentation af tolkebureauernes behov og synspunkter vedr. bestillings- og faktureringspraksis ved uafhængig repræsentant for tolkebureauerne Björg Magnusdóttir. 5. Gruppearbejde og plenumdiskussion om hvordan arbejdsgangene omkring bestilling og fakturering helst skal fungere og hvad systemerne skal kunne levere. 6. Opsamling på diskussioner samt fokus på muligheder for det videre arbejde i de enkelte regioner. REFERAT 1: Velkomst, præsentationsrunde og intro til processen Baggrunden for dagens workshop: (for uddybende info kontakt Therese Høy Thomsen) - Nuværende kontrakt - Beslutning om fælles nationale udbud, bl.a. tolkeområdet - Ansøgning til Markedsmodningsfonden - Samarbejde mellem Indkøb og SDSI i Region Syddanmark Side 1 af 9

2 Kommentarer til processen: - De andre regioner afholder egne brugergruppeprocesser ift. fællesudbuddet. De får løbende status på arbejdet og får sendt tilsvarende materiale fra processen i Region Syddanmark. - I brugergruppeprocessen skal de andre regioner ikke nødvendigvis holde sig til de helt samme diskussionsemner som i Syddanmark, men der tilstræbes en vis sammenhæng for, at vi kan få afdækket de faktiske behov og ønsker inden for de samme områder i alle regioner. - Der afholdes løbende møder med de andre regioners udbudsansvarlige for tolkeudbuddet for at sikre sammenhæng, koordinering og for at få input til udbudsprocessen for tolkeområdet, hvor Region Syddanmark er tovholder. - Kontraktstart og driftstart af den nye tolkeaftale vil variere fra region til region, da regionerne har forskellige tidspunkter for, hvornår de nuværende aftaler udløber. - Relevant materiale fra dagen, bl.a. pdf af workflow, sendes til workshopdeltagerne samt de andre regioner. Faglig kommentar: - Medcom informerer om, at de ikke kan levere statistikker over, hvor mange tolkninger der er udført. De kan registrere, at der har været ført en samtale mellem to endepunkter, men ikke om det er en tolkesamtale. 2. Kvalificering af hvor de største udviklingspotentialer ligger ud fra kortlægning af eksisterende arbejdsgange vedr. bestilling, dokumentation og fakturering af tolkeydelser på sygehuse og i almen praksis. Se PowerPoint præsentation. Procedurerne for bestilling og fakturering i de forskellige regioner blev overordnet gennemgået, som det kan ses i PP præsentationen. Herefter blev de detaljerede arbejdsgange på sygehusene og i almen praksis gennemgået. Til slut vurderede de klinikerne og de økonomiansvarlige, som deltog i workshoppen, hvor der er størst potentiale for at lave nye løsninger ved at markere på en planche over eksisterende arbejdsgange. Resultatet var, at de største problemområder indenfor bestilling, dokumentation og fakturering blev vurderet til at være: På hospitalerne: - Manglende info om tolkebehov i henvisning fra almen praksis. - Udfordringer med dokumentation for at tolkning har fundet sted og at den er godkendt ved telefonisk tolkebestilling (ofte ved akut tolkning). Denne info er vigtig ift. revision. - Dokumentation af tolkning efter tolkesamtale sker ikke i tilstrækkelig grad og udføres ikke korrekt. Side 2 af 9

3 - Tunge og besværlige arbejdsgange ved validering af fakturaer fra tolkeleverandøren: Tidskrævende og besværligt at skulle gøre dette ved at identificere hvilken afdeling og hvilken kliniker, der har benyttet tolk eller ved at skulle tilgå journaloplysninger. Manuel sammenligning mellem opgørelse over tolkeforbrug fra tolkeleverandør og fra afdelingerne også meget tung. - Anvendelse af fax frem for at sende elektronisk, hvilket kan resultere i fejl, tunge arbejdsgange mv. - Manglende integration mellem systemer, bl.a. bookingsystemer og indkøbs- og afregningssystemer. I almen praksis: - Bekræftelse fra tolkeleverandør på tolkebestilling over besværlig. Bekræftelse skal printes, underskrives, stemples, indscannes og sendes, hvilket er unødigt besværligt. - Besværligt at den bedste kontrolforanstaltning for at tjekke, om en faktura er korrekt (om en tolkning er udført i de tilfælde hvor klinikeren ikke har dokumenteret korrekt) er, at undersøge, om klinikeren har opkrævet tillæg for tolkning. 3. Virksomheden Cap Gemini og Region Midtjylland præsenterer den løsning, Region Midtjylland har implementeret, hvor tolkning kan bookes via EPJ (Elektronisk Patient Journal) Af hensyn til virksomheden refereres kun til de øvrige workshopdeltageres kommentarer og erfaringer. Kommentarer: - Erfaringer fra Region Midtjylland er, at brugerne tog godt imod den nye løsning og generelt sparede en del tid. - Deltagernes ønsker til systemet er indsat i opsamlingen på gruppearbejdet under punkt Præsentation af tolkebureauernes behov og synspunkter vedr. bestillings- og faktureringspraksis ved uafhængig repræsentant for tolkebureauerne Björg Magnusdóttir. Björg har indtil for få år siden arbejdet som tolk i over 10 år og udover at hun har medvirket i arbejdet med teletolkning i samarbejde med MedCom efter forrige udbud har hun også i mange år fungeret som talsmand og repræsentant for tolkebureauerne i Danmark. I denne udbudsproces har Björg fået tilsagn fra følgende tolkebureauer om, at de godkender hende som deres repræsentant og talsmand i processen i de workshops, hvor tolkebureauerne ikke selv er repræsenterede: Tolkecentret Socialmedicinsk Tolkeservice Tolkegruppen Tolkebureauet Dania Tolkekontoret Tolkeservice Tolke Bureauet Danmark Side 3 af 9

4 Tolkebureauernes ønskeseddel i forbindelse med en fællesnational bookingportal: BOOKINGPROCESSER: - Regionerne afholder samtlige omkostninger ved oprettelse af en fælleregional booking- og afregningsplatform. - De bureauer der til enhver tid har en gældende rammeaftale med regionerne, kommer med på en drop-down-menu, når sundhedspersonalet skal til at bestille en tolk. Drop-down-menu en indeholder ud over bureauets navn også deres geografiske placering (særligt relevant, hvis der skal bestilles en fremmødetolkning). - Bureauerne har mulighed for at bibeholde den SMS funktion de fleste har i deres egne systemer i dag, således at en navngiven tolk, som har påtaget sig opgaveløsningen, modtager en SMS dagen før med oplysninger om sted og klokkeslæt og selvfølgelig tolkeopgavens unikke serienummer/rekvisitionsnummer/bookingnummer/tolkenummer. - Licensbetaling fra rammeaftaleindehavere. VERIFICERING / FAKTURERING: LØN: - Der er enighed om, at løsningen skal så vidt muligt være papirløs. - Sundhedspersonalet checker ud Aflivning af stempler: Når tolken har været på tolkestedet eller når der er udført en teletolkning, skal sundhedsmedarbejderen gå ind i systemet og indtaste afslutningstidspunktet. - Indberetning fra sundhedspersonale genererer afslutningsstatus hos udbyderne, som kan lave EAN faktura og lønindberetning: Platformen genererer på stedet en elektronisk besked til tolkebureauet, hvorved bureauerne har den nødvendige (elektroniske) dokumentation for at kunne afsende en EAN faktura til kunden og samtidig få indberettet tolkens timeforbrug. - Bureauerne verificerer tidsforbruget ift. bestilt tid contra forsinkelser, udeblevne pt. og mindre tidsforbrug: Timeforbruget skal efterfølgende kunne verificeres af økonomimedarbejderne i bureauerne og gerne kunne overføres digitalt til de mest gængse lønsystemer (Multidata, MultiLøn, Danløn mv.). Grunden til at timeforbruget skal verificeres af bureauernes økonomimedarbejdere er, at ofte er en tolk booket til f.eks. 1½ times opgaveløsning, hvor patienten ikke møder op, eller at samtalen kan klares på 45 minutter. Her skal tolken stadig aflønnes for den bestilte tid og afdelingen ligeledes faktureres for det bestilte tidsrum. - Indberettet tidsforbrug danner grundlag for timeopgørelser. - Skelnen ml. telefonisk, video og fremmødetolkning. - Tager højde for aften/weekend/helligdage. 5. Gruppearbejde og plenumdiskussion om hvordan arbejdsgangene omkring bestilling og fakturering helst skal fungere og hvad systemerne skal kunne levere. Deltagerne blev delt op i fire grupper fokuseret omkring OUH, SLB, SVS og almen praksis. Grupperne diskuterede ud fra et workflow diagram lavet i samarbejde med brugergruppen og i forbindelse med feltarbejde hos sundheds- og økonomipersonale. Side 4 af 9

5 Nedenstående ønsker til nye og forbedrede arbejdsgange er skitseret i flowdiagrammer, så det bliver mere overskueligt at danne et overblik. Der er også lavet en sammenligning mellem nuværende arbejdsgange og ønskede fremtidige arbejdsgange, hvor det fremgår meget klart hvor mange manuelle arbejdsgange, der kan spares væk ved at effektivisere systemerne. Se appendix 1 (PRINTES I A3 OG I FARVER) Deltagernes angivelser af ønsker og behov fra sygehusenes side vedr. et system til bestilling, dokumentation, validering og fakturering af tolkning: Overordnede ønsker til hele systemet: - Ønskescenariet er ét system der kan det hele men deltagerne kan også godt leve med en løsning, der muliggør et bedre match mellem bestilling og fakturering, herunder gerne integration til regionens/sygehusets indkøbssystem og tolkebureauernes faktureringssystemer. - Enighed om ønske om papirløse arbejdsgange: Bestilling af tolk, dokumentation af tolkning (herunder dokumentation af start- og sluttidspunkt for tolkesamtale) og fakturering sammenhængende og elektronisk. System, der bruges i almen praksis i Region Syddanmark kunne være en inspiration, da der er flere elementer, der generelt fungerer ret godt om end løsningen ikke er helt papirfri. - Ønske om mulighed for at kunne finde tidligere og kommende bestillinger og også kunne se de særlige bemærkninger om sprog, dialekt, køn mv. Dette kunne imødekommes ved, at alle på en afdeling kan logge ind på fælles postkasse og tilgå samme system, hvor man kan se, hvilke tolke, der er bestilt hvornår og hvilke tolkninger, der er blevet udført. - Elektronisk dokumentation for hele tolkeprocessen giver mulighed for at trække statistik på tolkning ved politisk forespørgsel. - fokus på sikkerhed ift. at dele CPR nummer. Ønsker til bestilling: - Booking af patient og tolk skal helst være integreret, så klinikeren kun skal tilgå ét system. - Ønske om mulighed for elektronisk at have adgang til info om patientens tolkebehov: Enten krav om, at praktiserende læge i henvisning til sygehus angiver tolkebehov, sprog, dialekt og evt. kønspræference ELLER at info om tolkebehov lagres i et system (evt. PAS). Data kan lægges manuelt ind, når man får erfaringen. Disse data kunne evt. trækkes automatisk ved patientbooking, så det ved booking fremgår, om der er behov for tolk og hvilken type tolk. Oplysningerne kunne også ligge i EPJ (elektronisk patient journal), men så vil de ikke kunne tilgås af f.eks. en sekretær, der bestiller uden at have CPR nummer eller den økonomiansvarlige, der skal følge op på en tolkefaktura, og ikke har lovlig adgang til patientens journal. - Der skal være mulighed for, at klinikeren kan registrere særlige ønsker ved bestilling, f.eks. er der flere, der ønsker at kunne bestille en bestemt tolk. Man kunne evt. efterspørge et tolke-id til tolkene. - Den elektroniske bestilling skal generere en indkøbsordre, som bogføres i eget system og samtidig sendes til tolkeleverandør. Det er vigtigt, at der bliver oprettet en elektronisk ordre, når en tolkning er Side 5 af 9

6 bestilt telefonisk (sker ofte ved bestilling af akutte tolkninger). Her foreslår deltagerne, at tolkebureauet opretter den elektroniske ordre efter at have modtaget en telefonisk booking. - Der skal være elektronisk bekræftelse på bestillingen af tolk, så man er sikker på, at tolkebureauet har noteret rigtigt. I dag mangler der ofte dokumentation for bestilling ved akut tolkning. Der skal ligeledes være en elektronisk bekræftelse på afbestilling. Tolkebureauet skal også modtage elektronisk godkendelse fra systemet. Ønsker til hvad systemet skal kunne håndtere lige inden tolkning: - Der er et krav om billedlegitimation ved fremmødetolkning, så man er sikker på, at tolkene kommer fra det rigtige sted noget tilsvarende mangler ved videotolkning. - Der ønskes en større fleksibilitet for brugerne af tolkeydelsen ved evt. forsinkelser, så man f.eks. kan kontakte tolken og rykke aftalen. Et elektronisk system kunne indeholde muligheden for adgang til et telefonnummer til tolk, så denne kan ringes op ved forsinkelse eller hvis patienten ikke møder op. I sidstnævnte tilfælde kan tolken ringe direkte til patienten. Ønsker til systemet efter tolkning (dokumentation): - Det er vigtigt, at man kan få registreret start- og sluttidspunkt for tolkning elektronisk. - Ønske om mulighed for digitalt at kunne udføre kvalitetskontrol af tolkningen efter samtalen; enten lave en vurdering af tolkningens kvalitet eller indberette en klage over en særligt dårlig tolkning. Denne funktion skulle gerne kunne tilgås via EPJ, hvor klinikeren alligevel skal dokumentere efter en patientsamtale. - Systemet kunne indeholde en reminder om debriefing efter tolkesamtalen ved behov. Ønsker til validering og fakturering: - Det skal være langt hurtigere at kontrollere om en tolkning er udført, så fakturaen hurtigt kan betales. Her kan der foretages store besparelser ift. arbejdstid både hos økonomiansvarlige og klinikere. Når man bestiller en tolk, så kan tolkebestillingen få en form for et fakturanummer (indkøbs id/bestillings-id nummer), som følger bestillingen hele vejen indtil validering. Dermed kan man få sammenhæng med afregningsdelen, hvor man ikke kan bruge CPR-nummer; det administrative personale, som forestår betaling af fakturaer kan så søge på bestillings ID, når de skal have valideret en faktura (da de ikke lovligt må tilgå patientens journal vha. CPR nummer). Det er i den forbindelse vigtigt, at man indfører denne arbejdsgang lige fra man bestiller en tolk. Der tilføjes i forbindelse hermed, at reglerne siger, at der er forskellige grader af følsomhed over for persondata; Man kan give en personfølsomhedskategorisering, så det kun er nogle medarbejdere, der kan se dem. I princippet må man ikke sende en faktura med CPRnummer. Men man kan fx udpege en medarbejder, der får lov til at se faktura med et CPR-nummer, og dermed kan man godt sende en faktura med CPR-nummer (kontakt evt. Johan Meyer, Regnskab og Finans). Side 6 af 9

7 Udfordringer ift. at få implementeret ovenstående løsninger: - Håndtering af telefonbestillinger (ofte akutte bestillinger), hvor der ikke oprettes elektronisk bestilling. (Der gås ud fra, at klinikerne ikke vil prioritere at oprette elektronisk bestilling efter telefonbestilling). Kan vi kræve af tolkebureauerne, at de bruger tid på at oprette elektronisk bestilling ved telefonbestilling? - Få alle sygehusafdelinger til at bruge system og ændre arbejdsgange (bestille elektronisk + dokumentere tolkning efter samtale. Mange regioner er langt fra at digitalisere arbejdsgange) - Tænke i patienter, der har brug for tolkning i eget hjem. Scenarier hvor patient, tolk og behandler sidder på tre fysiske lokaliteter. - Kan man stille krav til tolkeudbydere om at benytte fælles portal? - Revisionsaccept? Deltagernes angivelser af ønsker og behov fra almen praksis side vedr. et system til bestilling, dokumentation, validering og fakturering af tolkning: - Papirløse arbejdsgange. - Mulighed for at arbejde i praksisjournalsystem med både bestilling, kvittering for bestilling, korrespondance, kvittering og aflysning. - Transaktionshistorikoverblik (alle parter) - Elektronisk kvittering på gennemførelse af tolkning. Udfordringer ift. at få implementeret ovenstående løsninger: - Understøttelse af ønskede arbejdsgange både i primær og sekundær sektor. - Positiv business case for alle parter. - Standardiserede snitflader systemerne imellem. 6. Opsamling på diskussioner samt fokus på muligheder for det videre arbejde i de enkelte regioner. Efter workhoppen er der taget kontakt til Frits Rasmussen, afdelingschef i Sundheds IT, som er ansvarlig for booking i Region Syd. Han vil kvalificere referatet fra workshoppen og give sit bud på en videre proces. Frits fortalte, at der pt. foregår en udbudsproces på bookingfunktionaliteten i Region Syddanmark. Derfor går der min. 1½ år, før der kommer et nyt bookingsystem i regionen. Det giver derfor ikke så meget mening at vente på, at der i regionen er fundet et nyt patientbookingsystem før der arbejdes på en løsning til booking af tolke. Disse processer må finde sted parallelt. Frits pegede på, at det kan blive en udfordring at lave integrationer til/fra Cosmic, da der er mange ønsker om integration, der ligger længere fremme i køen. En løsning, som ikke er en integration vil derfor være at foretrække. Side 7 af 9

8 Tove Charlotte Nielsen foreslog, at forslagene fra workshoppen yderligere kvalificeres af RITA (Regionernes IT arkitektur råd), som repræsenterer alle regioner. Den videre proces: - Danne overblik over relevante leverandører. - Dialog med de øvrige regioner: Følge op på muligheder for at udvikle og implementere bedre systemer i alle regionerne og hvordan det giver mening af arbejde videre med området. - Få kvalificeret forslag af RITA, Frits Rasmussen og øvrige eksperter fra regionerne for kvalificering indenfor områderne: regnskab, IT-arkitekter m.v. - Afklare hvor mange ønsker og krav, der kan rummes i denne udbudsproces om tolkeydelsen og hvor mange, der skal udbydes i en evt. separat proces om systemet. Deltagerliste Sundhedspersonale: Joan Rasmussen, sygeplejerske, Skadeklinikken Grindsted, SVS Arndis Svabo, sygeplejerske, Indvandrermedicinsk Klinik, OUH Rasmus Dahl-Larsen, praktiserende læge Økonomipersonale: Anica Volmer, specialist, Økonomiafdelingen, SVS Betty Østergård, overassistent, Økonomiafdelingen, SVS Linda Merethe Birk, HK assistent, Indkøb, OUH Kirsten Wachmann, kvalitetskoordinator, Hjertemedicinsk Afdeling, OUH Birthe Ewald, assistent, Økonomi og planlægningsafdelingen, SLB Mikael Harild, Praksisafdelingen Maja Isaksen, Praksisafdelingen Repræsentanter fra andre regioner end Region Syddanmark: Pia Rostock Kolstad, sekretær, Region Midtjylland Gitte Pia Hansen, Indkøb og Support, Region Sjælland Kristian Kyneb, it-koordinator og produktforvalter af Bookplan, Region Midtjylland Halfdan Eika, fuldmægtig, Sundhedsplanlægningen, Region Midtjylland IT, regnskab og finans: Asger Hundkjær, IT arkitekt, Regional Sundheds IT Johan Meyer, Regional Regnskab og Finans Peder Illum, konsulent, MedCom Peter Sørensen, ekstern IT konsulent Projektledere med særlig viden om området: Tove Charlotte Nielsen, projektleder, Syddansk Sundhedsinnovation Lone Højberg, konsulent, MedCom Tolke og tolkebureauer: Björg Magnusdóttir, uafhængig repræsentant for tolkebureauer Systemleverandører: Side 8 af 9

9 Bente Wengler, Datagruppen Multimed Thomas Martin Klinge, Produktchef og arkitekt, Cap Gemini Jakob Heuch, Sales Director, Cap Gemini Projektgruppen: Therese Thomsen, indkøbsområdeansvarlig, Region Syddanmark Randi L. Boesen, antropolog, Syddansk Sundhedsinnovation Helena Christensen, innovationskonsulent, Syddansk Sundhedsinnovation Louise Bach Nielsen, innovationskonsulent, Syddansk Sundhedsinnovation Side 9 af 9