SPØRGSMÅL OG SVAR TIL UDBUD MED FORHANDLING AF LEVERING, IMPLEMENTERING, VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT AF ERP-SYSTEM TIL VISITDENMARK TILBUDSFASEN

Transkript

1 SPØRGSMÅL OG SVAR TIL UDBUD MED FORHANDLING AF LEVERING, IMPLEMENTERING, VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT AF ERP-SYSTEM TIL VISITDENMARK TILBUDSFASEN EU-UDBUD NR. 2016/S (Version 2 af 12. juli 2016) Page 1 of 8

2 1 Bilag 3 Kravspecifikation Hvem er nuværende Leverandør på vedligehold af Axapta systemet? Ordregivers nuværende leverandør til Microsoft Dynamic AX 3.0 er Columbus. Afsnit Datakonvertering Krav ID 148 "Konvertering af debitorer og kreditorer Tilbudsgiver skal beskrives, hvordan konvertering af debitorer og kreditorer fra den nuværende økonomiløsning Axapta 3.0 SP1 kan foretages. Se Underbilag 3.a." Krav ID 149 "Oversigt over økonomisk mellemværende med kunder i eksisterende CRM-system Tilbudsgiver skal komme med forslag til og beskrivelse af, hvad der vil være mest hensigtsmæssigt at gøre i forhold til, at CRM i dag ser ordrer i Microsoft Dynamics Axapta 4.0 via Reporting Services eller om der skal "ses" direkte ind i økonomisystemet. Se Underbilag 3.g og 3.h." 2 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Datakonvertering Vil ordregiver uddybe ønsket til krav 146 vedr. håndtering af Løn. Ønsker Ordregiver at anskaffe et nyt lønsystem eller ønsker Ordregiver at Ordregiver ønsker ikke at anskaffe et nyt lønsystem, men ønsker at ERP-systemet på bedst mulig vis skal kunne håndtere udtræk af materiale til brug for Page 2 of 8

3 Krav ID 148 vurdere hvilke muligheder Leverandøren kan tilbyde? lønbehandling samt indlæsning af lønbogføring efter lønkørsel, både for "Løn hovedkontor og markedskontorer. Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere løn m.m. på hovedkontoret samt markedskontorer med henblik på at få digitaliseret så mange rutiner som muligt." 3 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Finans Krav ID 24 "Flere regnskabskredse Det skal som minimum være muligt at oprette 15 regnskabskredse, hvor der kan udarbejdes regnskab for egen valuta " 4 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Debitorer Krav ID 59 Hvor mange regnskabskredse skal leverandøren opsætte under implementeringen, jf. formuleringen Det skal som minimum være muligt? Forventer VisitDenmark en skabelon hvorfra der kan oprettes yderligere selskaber? Hvad ligger der i Status og Størrelse på debitorer og kreditorer? Tilbudsgiver som besvarelse af krav ID 148 beskrive, hvorledes Systemet kan håndtere at modtage lønposteringer fra lønsystemet Multiløn, jf. krav ID 96, kan foretage udtræk af timer til indberetning i lønsystemet, jf. krav ID 130 samt kan understøtte dokumentation af lønsamtaler, jf. krav ID 143, på en måde, der kan digitalisere så mange af disse rutiner som muligt. ERP-systemet skal sættes op med et koncernregnskab med otte regnskabskredse samt yderligere fire selvstændige regnskaber. Det skal være muligt at oprette nye regnskaber ud fra en skabelon. Status på debitor skal angive, om det er en ordre eller en faktura. Med størrelse menes beløbsstørrelse og gerne således, at der er mulighed for at lave en TOP 10/20/50/100 indenfor en Page 3 of 8

4 "Status debitorer angivet periode. Det skal være muligt at se en status og liste på debitorer efter størrelse pr. regnskabskreds og på tværs af regnskabskreds." Ordrer og fakturaer skal tælle med i statistik på salgssiden. Afsnit Kreditorer Krav ID 75 "Kreditorstatus Det skal være muligt at se en status og liste på kreditorer efter størrelse pr. regnskabskreds og på tværs af regnskabskreds." 5 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Debitorer Krav ID 62 "Partneraftale Det skal være muligt at værdisætte et salg uden at det har en likviditetspåvirkning, især for erhvervsfinansiering, således at der sondres mellem kontant- og regnskabsværdi, og at denne værdi udlignes ved værdisatte men ikke kontante modydelser. Værdi-sætningen baseres på en Kan processen omkring Krav ID 62 uddybes, gerne med et eksempel? Der er tale om marketing-in-kind (MIK), der skal forstås som byttetransaktioner, der ikke berører likviditeten. Se til orientering vedlagte Bilag A til Spørgsmål og svar (MIK01, MIK02 og MIK03). Et andet eksempel kunne være en MIKaftale med The Guardian, hvor den samlede pris udgør kr., men hvor The Guardian selv vil være med i denne promovering og giver gratis eksponering, da de mener samarbejdet Page 4 of 8

5 aftale, som beskrives i et skema." har værdi for dem. Der er ikke en faktura mellem partnerne på MIK-værdien, men Ordregiver laver en faktura på MIK-værdien (men sender ikke faktura fysisk) og udligner med en tilsvarende omkostningsførelse. 6 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Kreditorer Krav ID 65 "Fakturamodtagelse Tilbudsgiver skal beskrives en løsning, hvor der skal kunne foretages indscanning af kreditorfakturaer." 7 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Kreditorer Krav ID 73 "Kreditorindbetalinger til debitorudligninger Der skal kunne anvendes kreditorindbetalinger til udligning af debitorbetalingskrav." Hvor mange regnskaber/regnskabskredse skal understøtte indscanning af kreditorfakturaer? Kan processen omkring Krav ID 73 uddybes, hvor opstår behovet for udligning mellem debitor og kreditor? Indscanning af kreditorfakturaer skal kunne foretages til alle regnskaber og regnskabskredse. Der er tale om marketing-in-kind, hvor der er tale om byttetransaktioner, som ikke berører likviditeten, og hvor debitor/kreditor skal kunne udlignes i bogføringen. Der skal være mulighed for udligning af betaling til kreditor med både åbenstående kreditorbeløb, men også modsvaret udestående debitor tilgodehavende. Page 5 of 8

6 8 Bilag 3 Kravspecifikation Hvor mange forskellige bankkonti skal der laves integration til på tværs af regnskaber? Afsnit Integration med eksterne systemer Krav ID 100 "Betalingsoverførsel Bankbetalinger skal foretages gennem Danske Bank og lokale banker." For de danske kontorer er der tale om 14 bankkonti og for de udenlandske kontorer er der tale om 9 bankkonti. 9 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Tidsregistrering Krav ID 126 "Aktivitetsregistrering Der skal være mulighed for tidsregistrering af faktisk anvendt tid hos den enkelte medarbejder." 10 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Løn Krav ID 146 "Løn Leverandøren bedes beskrive, hvorledes Er det samtlige 125 medarbejdere der skal kunne tidsregistrere? Ønskes det, at der som en del af tilbuddet gives forslag til løsning for behandling af Løn, frem for integration til eksisterende lønsystem baseret på Bluegarden (Krav ID 96 samt Krav ID 130)? Ja. Leverandøren bedes beskrive, hvorledes systemet kan håndtere løn. Dette kan være et alternativ til den i krav ID 96 og krav ID 130 beskrevne ansøgning. Der gøres opmærksom på, at Ordregivers danske kontor betaler løn via Danske Bank, mens der fra kontorerne i udlandet Page 6 of 8

7 systemet kan håndtere løn m.m. på hovedkontoret samt markedskontorer med henblik på at få digitaliseret så mange rutiner som muligt." betales løn fra lokale banker. 11 Bilag 3 Kravspecifikation Afsnit Licenser og brugere Krav ID 153 "Der skal anskaffes licenser fordelt på brugere af følgende typer: 125 medarbejdere, herunder 20 regnskabsbrugere og 60 budgetansvarlige Det vurderes, at der i licenstermer er behov for ca. én tredjedel af medarbejderne som samtidige brugere." 12 Bilag 14 Demonstration af rapporteringsmuligheder Afsnit 3. Demonstrationens indhold "Leverandøren har gennemført en demonstration af de funktioner, som skal finde anvendelse for at demonstrere opfyldelse af krav ID nr. 108 og 109 i Bilag 3." Er der i ovenstående specifikation tale om en tredjedel af de 125 brugere, eller er der en anden mening med opdelingen i medarbejdere, regnskabsbrugere og budgetansvarlige? Jf. Bilag 14 ønsker VisitDenmark en demonstration af krav Opsætning af rapporter og krav Særlige budgetrapporter. Kan det uddybes hvilke emner som det forventes skal gennemgås i forbindelse med krav 108 eller skal gennemgangen fokusere på generelle muligheder for rapportering på dimensioner? De 20 regnskabsmedarbejdere forventes at være koblet på permanent, mens kun en tredjedel af de resterende vil være koblet på samtidigt. Der gøres opmærksom på dette, hvis det har betydning for licenseringen. Der ønskes en generel gennemgang af muligheder for rapportering gerne på tværs af regnskabskreds og i såvel dansk som lokal valuta. Ordregiver ser gerne præsenteret mulighed for budgetopfølgning på projekter i forhold til budget samt mulighed for angivelse af årsestimat (både overordnet indtægt/omkostninger samt på konti) samt tekstforklaring til Page 7 of 8

8 afvigelser. Endvidere ønskes vist forskellige statusoversigter for salg. 13 Generelt Er der et aktivt abonnement knyttet til VisitDenmarks nuværende AX-licens? I så fald, kan værdien af licensen oplyses? Som det fremgår af svar på spørgsmål 1 har Ordregiver Axapta 3.0 SP2. Licenshaver er Danmarks Turistråd (VisitDenmarks tidligere navn). Licensnummer: Page 8 of 8