Udbud af. Prisaftale om helbredstillæg på briller. i henhold til lov om social pension. Skive Kommune

Transkript

1 Udbud af Prisaftale om helbredstillæg på briller i henhold til lov om social pension Skive Kommune

2 INDHOLD OG BILAG Det samlede udbudsmateriale omfatter, foruden side 1 og 2, følgende indhold og bilag. Afsnit: Omhandlende: 1 INDLEDNING 1.1 Præcisering af tilskudsregler 1.2 Aftaleperiode 2 GENERELLE UDBUDSBETINGELSER 2.1 Formalia omkring tilbudsgivning Mængdeforbehold 2.2 Tilbuddet - Formkrav og indhold 2.3 Andre forhold omkring tilbudsafgivelse 2.4 Tvivlspørgsmål 2.5 Yderligere oplysninger 2.6 Tildelingskriterier 3 KRAVSPECIFIKATION 3.1 Kvalitet og service 3.2 Bestilling og udlevering 3.3 Faktura 3.4 Prisregulering 3.5 Betalingsbetingelser 4 ØVRIGE FORHOLD 4.1 Aftalen 4.2 Garanti og produktansvar 4.3 Offentlige påbud 4.4 Tavshedspligt 4.5 Overdragelse af aftale 4.6 Misligholdelse og force majeure 4.7 Lov og værneting 4.8 Tilbudsforbehold 4.9 Opsummering Bilag: Omhandlende: 1 Tilbudssskema 2 Tro- og Loveerklæring vedr. gæld til det offentlige 3 Tavshedserklæring Bemærk at alle relevante bilag (med evt. yderligere underbilag) skal returneres sammen med Deres skriftlige tilbud i underskrevet stand og med tydelig angivelse af tilbudsgiver.

3 1. INDLEDNING De indbydes hermed til at afgive tilbud på prisaftale på briller til pensionister i Skive Kommune. Det kan til orientering oplyses at Skive Kommune har ca pensionister. I henhold til lovbekendtgørelse nr. 783 af 9. juli 2012 om social pension og lovbekendtgørelse nr af 19. august 2010 om højeste, mellemste, forhøjet og almindelig førtidspension mv. udbyder Skive Kommune prisaftaler på briller til pensionister. For at sikre et ensartet refusionsgrundlag, er der mulighed for at kommunen indgår aftale med en leverandør om hvilke priser, der skal gælde for de udgifter, der er omfattet af reglerne om helbredstillæg. Prisaftalen skal specificere de konkrete priser på de forskellige omfattede udgifter til briller. På baggrund af de indkomne tilbud, vil Skive Kommune indgå prisaftale med den tilbudsgiver, der har afgivet det billigste tilbud. Den indgåede prisaftale vil efterfølgende danne grundlag for kommunens tilskud til briller. Det skal dog fremhæves, at pensionisterne - uanset valgte tilbudsgivers aftaler med kommunen - har frit leverandørvalg. Men er udgiften hos denne højere end kommunens aftalepris, beregnes tilskuddet dog fortsat ud fra aftaleprisen. Er prisen lavere beregnes tilskuddet ud fra den faktiske pris. Rent praktisk vil det egentlige kundeforhold være mellem optikeren og pensionisten. Dog således at refusionsandelen, jf. kommunens bevilling, fratrækkes det samlede beløb og faktureres direkte til Skive Kommune. Uagtet at pensionisten har frit leverandørvalg, vil kommunen naturligvis oplyse pensionisten om, hvilken optiker der er indgået prisaftale med. 1.1 PRÆCISERING AF TILSKUDSREGLER Der kan ydes helbredstillæg til dækning af maksimalt 85 % af udgiften til en standardbrille (stel og glas) i henhold til loven. Der kan ydes tilskud til permanente briller det vil sige briller, som man skal bære helt tiden - der afhjælper nær- eller langsynethed (herunder bygningsfejl), evt. med indbygget læsebrille. Der ydes ikke tilskud til briller med glidende overgang (progressive glas) eller kontaktlinser. Almindelige læsebriller er ligeledes ikke omfattet, dog vil der kunne ydes tilskud, hvis der er en styrkeforskel mellem glassene på 1 dioptri eller derover, og/eller læsebrillen skal afhjælpe en bygningsfejl på 1 dioptri eller mere på mindst ét øje. Der ydes endvidere ikke tilskud til eventuel overflade- eller refleksbehandling mv. Styrken i glassene er afgørende for, om der kan ydes tilskud til mineralglas eller plastglas. Udgangspunktet er derfor, at der ydes tilskud til mineralglas, dog ikke ved styrker på mere end +/- 7, hvor der ydes tilskud til plastglas. Hvis en pensionist ønsker kontaktlinser i stedet for briller, skal tilskuddet beregnes i forhold til en standardbrille af tilsvarende styrke. Hvis en pensionist ønsker briller med glidende overgang, skal tilskuddet beregnes i forhold til en standardbrille med indbygget læsebrille. 1.2 AFTALEPERIODE Aftalen vil være gældende for perioden til Der tages option på forlængelse af aftalen i op til 2 x 12 måneder regnet fra

4 2. GENERELLE UDBUDSBETINGELSER 2.1. FORMALIA OMKRING TILBUDSGIVNING Det samlede tilskud til briller i Skive Kommune udgjorde i 2011 cirka kr. inkl. moms, og svarer til ca. 210 bevillinger MÆNGDEFORBEHOLD Det i pkt. 2.1 nævnte årlige tilskud er alene vejledende. Som nævnt i den indledende beskrivelse, kan pensionisten frit vælge leverandør, og bl.a. derfor kan der ikke gives garantier for minimumsomsætning på aftalen. Skive Kommune vil dog oplyse pensionisterne om hvilken leverandør der er indgået prisaftale med TILBUDDET - FORMKRAV OG INDHOLD Skriftligt tilbud skal være Skive Kommunes Borgerservice, i hænde senest onsdag den 28. november 2012 kl Tilbud med tilhørende bilag skal sendes eller afleveres personligt samt mailes på borgerservice@skivekommune.dk Det afgivne tilbuds kuvert mærkes tydeligt med: Må ikke åbnes af Postfordelingen - tilbud på briller samt afsendernavn og adresse. Anmærkningen skyldes, at samtlige indkomne tilbud åbnes på samme tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Der fremsendes kvittering for rettidig modtagelse af tilbud pr. . Husk derfor at angive mailadresse i tilbuddet. Såfremt Deres tilbud m.v. ikke modtages til den angivne tilbudsfrist, vil det blive returneret i uåbnet stand, og vil således ikke indgå i den efterfølgende vurdering. Tilbudsgiverne har ikke adgang ved åbning af de afgivne tilbud. For at opnå en ensartet vurdering af tilbuddene, skal samtlige relevante felter i vedlagte bilag udfyldes. Der må ikke ændres i bilagenes udformning. Det forudsættes, at tilbudsgiver er i stand til at opfylde samtlige krav og ønsker, der ikke er taget forbehold for. Se i øvrigt pkt. 4.9 om forbehold ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUDSAFGIVELSE Der ydes ikke godtgørelse eller betaling for afgivelse af tilbud, udarbejdelse af ønskede informationer eller andet i relation til tilbudsafgivelse. Tilbud og andet materiale behandles fortroligt og vil ikke blive returneret. Skive Kommunes Borgerservice opbevarer samtlige tilbud m.v. i eget arkiv. Dog henvises til Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt TVIVLSSPØRGSMÅL Det påhviler tilbudsgiver aktivt at søge afklaring på tvivlsspørgsmål i forhold til dette udbud.

5 Svar på relevante stillede spørgsmål vil blive offentliggjort på Sidste frist for afgivelse af skriftlige spørgsmål er mandag den 19. november Eventuelle spørgsmål skal mailes til 2.5. YDERLIGERE OPLYSNINGER Deres tilbud skal, foruden de forhold der er nærmere beskrevet i dette materiale, indeholde: Generelle oplysninger om tilbudsgiver, herunder ejerforhold Beskrivelse af hvilke personaleressourcer og faciliteter tilbudsgiver råder over til udførelse af opgaven Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige iht. lov nr. 336 af (bilag 2) 2.6. TILDELINGSKRITERIER Aftalen/aftalerne tildeles efter kriteriet laveste pris. Dvs. at der ved valg af leverandør alene vurderes på prisen. Priser skal oplyses som nettopriser inkl. moms og alle afgifter, omkostninger mv. Bilag 1 skal udfyldes og medsendes tilbuddet. Hvis det er forbundet med særskilte omkostninger at få udført synsprøve skal dette ligeledes fremgå af bilag 1. Bemærk at de tilbudte priser skal være faste frem til Herefter kan prisen for de efterfølgende år reguleres jf. afsnit 3.4. Der vurderes kun på priser angivet med estimeret antal pr. år. 3. KRAVSPECIFIKATION 3.1. KVALITET OG SERVICE Optikeren er forpligtet til at yde instruktion/tilretninger i brugen af brillen uden omkostninger. Optikeren skal i tilfælde af allergi, f.eks. kromallergi, kunne tilbyde pensionisten alternative brillestel. Butikspersonalet skal altid have en faglig uddannelse, der mindst svarer til, hvad der i øvrigt er gældende for branchen. Tilbudsgiver skal have et bredt og dybt sortiment til de i bilag 1 tilbudte priser. For alle brilletyper og glas skal tilbudsgiver garantere for, at kvaliteten er ensartet, og at der løbende foretages kvalitetskontrol. Der må max. være en leveringstid på 20 dage fra bestilling til levering af en standardbrille. Den forventede leveringstid skal oplyses pensionisten ved bestillingen. Beliggenhed: Tilbudsgivers butik må max. ligge 10 km. fra Skive centrum. Vedr. krav om geografisk nærhed til de pensionister, der får beregnet helbredstillæg på grundlag af aftalen henvises til skrivelse nr af fra Socialministeriet.

6 Tilgængelighed: Pensionisten skal som udgangspunkt både ved afprøvning og udlevering af briller henvende sig på optikerens forretningsadresse. Optikerens forretningsadresse skal være tilgængelig for gangbesværende og kørestolsbrugere. Hjemmebesøg: Der skal kunne foretages hjemmebesøg med hensyn til synsprøve, tilretning mv., i de særlige tilfælde hvor pensionisten ikke selvstændigt kan transportere sig til forretningen BESTILLING OG UDLEVERING Såfremt en pensionist ønsker tilskud jf. disse regler, skal vedkommende først tildeles en bevilling fra kommunen. Optikeren kan få tilsendt ansøgningsskemaer ved henvendelse til Borgerservice. Kommunen forventer at implementere digital ansøgning i løbet af kontraktperioden. Tilbudsgiver vil herefter være forpligtet til at anvende denne løsning. Endelig bestilling sker altid på baggrund af en udstedt bevilling fra kommunen, således det kun er kommunen, der i samråd med pensionisten, afgør tidspunktet for fornyelse af briller. Dette indebærer, at leverandøren ikke selv må tage initiativ til fornyelse. Det vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse af kontrakten, hvis det finder sted. Udlevering af briller skal som udgangspunkt ske personligt, således det straks kan konstateres, om det valgte brillestel passer FAKTURA Faktura skal være i overensstemmelse med den givne bevilling og skal sendes til kommunen. Faktureringsdatoen kan tidligst være leveringsdatoen. Kommunen skal kun faktureres det beløb, der svarer til det bevilgede tilskud. Restbeløbet er et forhold mellem optikeren og pensionisten, og er i øvrigt kommunen uvedkommende. Fakturaen skal indeholde oplysninger om pensionistens navn, adresse og fødselsdato, leveringsdato, glastype og styrke samt pensionistens egen-andel. Faktura skal fremsendes elektronisk til kommunen i elektronisk format jævnfør lov om elektronisk fakturering PRISREGULERING De i bilag 1 tilbudte priser, skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktstart. Efterfølgende kan priserne reguleres én gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra 1. januar 2014 og prisstigningen kan max. svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra 1. oktober 2012 til 30. september Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende årlige prisreguleringer. Bemærk at prisfald skal komme såvel pensionisten som kommunen til gode. Prisreguleringer begrundet i tilbudsgivers egne interne forhold accepteres ikke. ALLE prisstigninger skal varsles overfor Skive Kommunes Borgerservice minimum 30 dage inden ikrafttræden.

7 3.5. BETALINGSBETINGELSER Betalingsbetingelsen er Løbende måned + 30 dage. 4. ØVRIGE FORHOLD 4.1. AFTALEN Der ønskes indgået en aftale på dette område. Det er væsentligt for kommunen at den valgte optiker har den fornødne kapacitet til at udføre opgaven og/eller er villig til at tilpasse sig. Aftalen er bindende for både leverandøren og Kommunen. Det skal dog endnu engang fremhæves, at pensionisten, uanset at der indgås prisaftaler, frit kan vælge leverandør. Den endelige aftale består af dette udbudsmateriale, leverandørens tilbud samt Skive kommunes skriftlige accept af dette, herunder vor skriftlige accept af evt. anerkendte forbehold. Det understeges, at de i dette udbudsmateriale opstillede betingelser med evt. skriftligt accepterede forbehold har forrang frem for leverandørens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. uanset om leverandøren ved levering eller i forbindelse med fakturering vedlægger disse. Det samme gør sig gældende for betingelser vedlagt tilbud, såfremt disse ikke klart og tydeligt er mærket som et forbehold 4.2. GARANTI OG PRODUKTANSVAR Da der er tale om et købsforhold mellem optikeren og pensionisten som privatperson, gælder købeloven. Det er et krav at optikeren har en erhvervs- og produktansvarsforsikring. Forsikringen skal kunne fremvises på forlangende OFFENTLIGE PÅBUD Valgt tilbudsgiver er til enhver tid ansvarlig for at offentlige myndigheders love, anordninger, bekendtgørelser og direktiver følges TAVSHEDSPLIGT Optikeren er forpligtet til at iagttage absolut tavshed overfor tredjemand om opnået kendskab til pensionisters private forhold samt om indholdet af denne aftale. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør. Vedlagt tavshedserklæring (bilag 3) skal være underskrevet senest ved aftalens ikrafttræden, og De opfordres derfor til at indsende den sammen med tilbuddet OVERDRAGELSE AF AFTALE En leverandør kan ikke uden kommunens skriftlige samtykke overdrage leverancer helt eller delvist til andre. Afhænder leverandøren sin virksomhed i løbet af aftaleperioden kan kommunen hæve aftalen, med mindre det kan godkendes, at aftalen overdrages til ny indehaver MISLIGHOLDELSE OG FORCE MAJEURE I tilfælde af tilbudsgivers misligholdelse af nærværende aftale kan Skive Kommune opsige aftalen med 30 dages varsel.

8 I grovere tilfælde eller i gentagelsessituationer kan aftalen hæves med omgående virkning, hvorved tilbudsgiver holdes ansvarlig for ethvert tab, en sådan ophævelse måtte medføre. Ved manglende eller forsinket levering, hvor kommunen er nødsaget til at refundere udgifter ud over de aftalte priser, påhviler merudgiften i forbindelse hermed den valgte tilbudsgiver. I tilfælde af force majeure som defineret i Købelovens 24, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeuren er til stede. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeuren kendes eller konstateres, med mindre force majeuren i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeuren isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder denne bærer risikoen for, kan kommunen anvise andre leverandører så længe force majeure er til stede. Såfremt leverandøren standser betalingerne, går konkurs eller træder i likvidation, er kommunen berettiget til at ophæve aftalen LOV OG VÆRNETING Tvister der ikke kan løses ved positiv forhandling mellem parterne, afgøres ved Skive Kommunes værneting og efter dansk ret TILBUDSFORBEHOLD Ved tilbudsforbehold forstås tilbudsgiverens eventuelle forbehold overfor aftalemæssige forhold og kravspecifikationer i nærværende udbudsmateriale. Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbuddet. Væsentlige forbehold accepteres ikke OPSUMMERING Afslutningsvis gør vi opmærksom på, at alle efterspurgte oplysninger mv. skal fremgå og alle bilag skal medsendes, da den samlede vurdering og tildeling af aftalen sker på denne baggrund. Der vil ikke blive indhentet evt. manglende oplysninger eller rekvireret manglende bilag. De skal således være opmærksomme på, at tilbud afleveres rettidigt der ikke er mulighed for forhandlinger samt kontakt til decentrale medarbejdere i kommunen (vedr. udbuddet), udover mail til borgerservice@skivekommune.dk alle krævede bilag mv. afleveres sammen med Deres tilbud

9 Bilag 2 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver for at deltage i offentlige udbudsforretninger afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Undertegnede erklærer hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Dato og underskrift

10 Bilag 3 Tavshedserklæring TAVSHEDSERKLÆRING Undertegnede erklærer at ville iagttage fuld tavshed over for tredjemand om opnået kendskab til pensionisternes private forhold samt om indholdet af denne aftale. For så vidt angår aftalen henvises dog til offentlighedslovens almindelige bestemmelser om aktindsigt. Tavshedspligten gælder også efter kontraktens ophør. Virksomhedens navn og adresse: Dato og underskrift