Arbejdsgangene og ansvar er markeret med farver for de forskellige parter: Generelt Region/sårambulatorium/sygehus afd. Kommune OUH (MTV afdeling)

Transkript

1 Vejledning for dataindsamlingsprocedurer på ikke-klinisk områder i forbindelse med evalueringen af projekt Regional implementering af telemedicinsk sårbehandling af diabetiske fodsårspatienter Evalueringen udover den kliniske konsekvensanalyse indeholder primært 3 andre overordnede emner, hhv. økonomi, organisation og patientperspektiv. Områder gennemgås samlet ift. dataindsamlingsmetode nedenunder. Evt. spørgsmål rettes til: Janne Rasmussen ( ), Center for Klinisk Innovation, OUH Arbejdsgangene og ansvar er markeret med farver for de forskellige parter: Generelt Region/sårambulatorium/sygehus afd. Kommune OUH (MTV afdeling) Arbejdsgangsbeskrivelse v. tidsregistrering, økonomi data osv. Patientinklusion Inklusionen starter så snart aftaler er på plads ml. sygehus og respektive kommuner eller ved fastlagt dato Deltagerne udvælges af ambulatoriet blandt alle nyhenviste patienter/borgere o Patienterne inkluderes 1:1 iht. randomiseringsproceduren (se separat dokument) Hvis enten en person vurderes ikke-egnet (jf. inklusion- /eksklusionskriterierne i klinisk protokol) eller fravælger at deltage i projektet, bedes I angive det, inkl. årsag hvis muligt, i skema 1 RSD Inklusion Sårbehandling som vist i eksemplerne i skemaet. Alle deltagere, der inkluderes, registreres af ambulatoriet i skema 1 RSD Inklusion Sårbehandling. Alle flg. oplysninger skal registreres ved 1. konsultation for inkluderede deltagere:

2 o Løbe-nummer (dette nummer kobles til deltagerens cpr-nr og navn på en separat og fortrolig liste, der opbevares i ambulatoriet ( Deltagerliste RSD ). o Intervention/kontrol (jf. lokale aftaler*) o Start/sluttidspunkt for behandlingsforløbet o Bopælskommune o Civilstatus* o Uddannelse* o Beskæftigelse* o Anvendt transport til ambulatorium (registreres kun ved inklusionstidspunkt) o Ca. antal kilometer ml. hjem og ambulatorium (registreres kun ved inklusionstidspunkt) o (se eksempel i skemaet) Deltageren modtager på ambulatoriet information, samtykkeerklæring ift. lokale aftaler og materialer Deltageren får uddelt og udfylder SF36 spørgeskema om selvvurderet helbred og velbefindende. På SF36 skemaet noteres patientens ID nr. fra inklusionsskemaet og der afkrydses om der er tale om opstartende eller afsluttende SF36. Ambulatoriet skriver deltagerens løbe-nr. på første side af skema 3 Tidsregistrering for Sårbehandling (Kommune) som ligger i en mappe på ambulatoriet. Deltageren modtager mappen og tager den med hjem Mappen bliver liggende hos deltageren i projektets afprøvningsperiode og personale fra kommunen skal ved hvert sår-relateret besøg registrere alle oplysningerne i skemaet. Ambulatoriet opretter deltagerens stamdata i sårjournalen Ambulatoriet udfylder alle patientoplysningerne af besøget i skema 2 Tidsregistrering for Sårbehandling (Ambulatoriet)**

3 * Disse tre baggrundsoplysninger er inkluderet af hensyn til forklarende faktorer på effektresultaterne. Dvs. at de har en funktion ift. de yderligere data. ** Hvert ambulatorium beslutter selv hvordan de lettest administrer begge skemaer (skema 1 Inklusion og skema 2 Tidsregistrering) i dagligdagen. Der kan evt. lægge en mappe med begge skemaer på hvert kontor/undersøgelsesrum, det styres/udleveres centralt fra sekretær eller anden person eller der anvendes 1 per patient, spiller ingen rolle idet ingen af skemaerne er afhængigt af at følge deltageren separat som det er tilfældet for kommunens skema. Under studiet/ behandlingsforløbet I deltagerens hjem ligger der nu en mappe med skema 3 (Tidsregistrering for Sårbehandling (Kommune)) som kommunens personale manuelt skal udfylde ved hver kontakt/besøg. Med kontakt menes alle aktiviteter direkte relateret til sårbehandlingen og ikke andre typer kontakter. Det skal også pointeres her, at det er alle sårrelaterede besøg som de kommunale sårsygeplejersker og kollegaer har hos den inkluderede borger, og ikke kun besøg der erstatter et besøg i sårambulatoriet, dvs. telemedicinsk besøg. Foruden type kontakt registreres o antal af minutter brugt i hjemmet o antal minutter brugt på transport fra sidste værested (fx anden borgers hjem eller kontoret) til deltagerens hjem o hvilke(n) personalegruppe der var til stede* og antal o skete der registrering/dokumentation i sårjournalen under besøget eller efterfølgende på kontoret** * Der registreres kun tilstedeværelsen af en personalegruppe hvis dennes besøg har relation til sårbehandlingen, dvs. ikke rengøring, almen hjælp osv. ** gælder kun ved intervention/telemedicin deltagere

4 Ved hver kontakt ambulatoriet har med deltagerne registreres det i skema 2 Tidsregistrering for Sårbehandling (Ambulatoriet) Kun for intervention/telemedicin patienterne registreres de telemedicinske konsultationer (aftalte hjemmekonsultationer m. kommunen) og ikke-akutte kontakter (ikke-aftalt) via sårjournalen. Alle andre typer kontakter registreres for alle deltagere, dvs. både +/- telemedicin (intervention og kontrol). Med kontakt forstås konsultationer/rutinekontrol (både telemedicin og konventionel), telefonkontakt m kommunen eller kontakt fra kommunen via sårjournalen, ekstraordinært besøg og lign. Alle kontakter skal registreres med flg. oplysninger: o Cpr-nummer o Dato o Type af kontakt o Hvilke personalegrupper der var involveret og antal minutter hver brugte (kan variere, fx fodterapeut eller sekretær er måske ikke med under hele forløbet) o Kontortid dvs. angive registrering/dokumentation i sårjournalen blev gjort under eller efter kontakten Afslutning Afslutning af inklusion jf. klinisk protokol eller efter nærmere aftale i styregruppen Dataindsamlingsperioden afsluttes ligeledes jf. klinisk protokol eller efter nærmere aftale i styregruppen Ved afslutning af patient uddeles SF36 igen sammen med patienttilfredshedsspørgeskema*. På SF36 skemaet noteres patientens løbe-nr. fra inklusionsskemaet og der afkrydses om der er tale om opstartende eller afsluttende

5 SF36. Løbenr. Noteres ligeledes på spørgeskemaet. * Hvis behandlingen er længere end 6 måneder, uddeles SF36 og patienttilfredsspørgeskema i forbindelse med et ambulant besøg ved måned 6 og ikke når patienten er afsluttet. Analyse af medarbejdertilfredshed og organisatoriske forandringer Medarbejdertilfredshed og analyse af organisatoriske forandringer I løbet af det kliniske studiums levetid*, vil medarbejdere i hver kommune og ambulatorium blive indbudt af OUHs MTV afd. til fokusgruppe interview vedr. medarbejdertilfredshed med den telemedicinske løsning og organisationsforandringer. Fokusgruppe interviewene vil forløbe over en forskudt periode således at de ambulatorier, afdelinger og kommuner der starter op 1. oktober 2010, vil kunne forvente at blive inviteret til fokusgruppe interview i forsommer De resterende vil blive inviteret i løbet af efteråret 2011 ift. opstartstidspunkt af studiet i de enkelte organisationer. *Tidspunktet bestemmes af, at studiet skal have kørt i så lang tid, at man har erfaringer nok med det til at kunne diskutere emnet. Ligeledes er det fordelagtigt at det gøres inden studiet afsluttes helt. Inklusions- og eksklusionskriterier for deltagere (foretages af ambulatoriet) Nyhenviste patienter med diabetiske fod sår, der starter i et ambulant forløb på hhv.:

6 Inklusion Sårcenteret, OUH Odense Universitshospital Endokrinologisk Ambulatorium, OUH Svendborg Sygehus Sydvestjysk sygehus (SVS) Sygehus Lillebælt (SLB) Sygehus Sønderjylland (SHS) Borgere i involverede kommuner Jf. klinisk protokol Eksklusion Jf. klinisk protokol