Høringssvar vedrørende Fælleden: åbningstider og mødetider. Høringssvarene er nedenfor samlet for:

Transkript

1 Høringssvar fra LokalMEDudvalg vedrørende tilpasning af åbningstider og rammer for arbejdstid på Fælleden. De modtagne svar er journaliseret i sag A Høringssvarene er nedenfor samlet for: Økonomi, Innovation og IT Ældre og Handicap Staben Kultur, Borger og Planlægning HR-staben Teknik og Miljø Beskæftigelse og Sundhed o Administrationscenter og Jobcenter o UU o Sundhedsfremmecentret Børn og Unge Byråds- og Direktionssekretariatet Dagplejen Økonomi, Innovation og IT Her har du vores beslutning i LMU fra den 20. september 2016: Vi har ingen bemærkninger til arbejdstiden og de foreslået åbningstider når vi flytter på Fælleden Ældre og Handicap Med henblik på behandling i MMU den 22. september, kan jeg oplyse, at Fagsekretariatet Ældre og Handicaps LMU har følgende bemærkninger til forslaget om åbningstider: Fagsekretariatet Ældre & Handicap oplever ikke det store personlige fremmøde, der nødvendiggør en lang åbningstid om torsdagen kan der differentieres i åbningstid for de forskellige fagområder? derudover kan Ældre & Handicap tilslutte sig forslaget til telefon- og åbningstider 1

2 Staben Kultur, Borger og Planlægning Staben for Kultur, Borgere og Planlægnings LMU har taget punkt vedr. tilpasning af åbningstider til møde i hhv. Koncernledelsen og MMU den 22. september 2016 til efterretning. HR-staben LMU-møde den 21. september om forslag til åbningstider på Fælleden: Drøftelsen i dag tog afsæt i det fremsendte forslag til åbningstider for Fælleden. Sagen vedrørende arbejdstid på Fælleden er udsat ind til videre. LMU tager forslag til åbningstider til efterretning og har følgende bemærkninger: Betydningen af lukkedagen internt i den administrative organisation bør afdækkes, f.eks. kan man ringe til hinanden internt. Kan man forstyrre hinanden internt på tværs af fagsekretariater og stabe på lukkedage. Det bør overvejes om personligt fremmøde fredag kan slutte kl og torsdag Borgervendte dele af administrationen omfatter det også f.eks. forsikringsområdet. Konsekvensen af de ændrede åbningstider vil være, at arbejdstiden er til kl om fredagen. Lønafdelingen drøfter internt om forslag til telefontider følges eller der kan laves særlige tilpassede telefontider for afdelingen. Teknik og Miljø Ekstra MEDudvalgmøde 21. september 2016 Teknik & Miljø 1: Åbningstid Der blev givet udtryk for delte meninger i MED udvalget med hensyn til åbningstiden. Der blev efterspurgt retningslinjer for hvordan de enkelte medarbejdere/afdelinger skal stå til rådighed indenfor telefontiden, bl.a. hvor mange medarbejdere til stå til rådighed. Telefontid fra kl anses for tidligt i alle Teknik & Miljøafdelinger. Her foretrækkes start fra kl eller kl Der var bred tilslutning til onsdag som lukkedag. Der var et ønske om at der ikke skal være en rådighedsperiode for personligt fremmøde, men at dette i stedet blev dækket af telefontiden samt aftalte møder. Nogle ønsker at telefontiden fredag skal stoppe kl 12. 2

3 Der blev gjort opmærksom på at hvis der er åbent for personlig fremmøde torsdag til kl 17, at samme åbningstid også kunne dække telefontiden, fordi medarbejderne alligevel er på arbejde på det givne tidspunkt. Det opfordres til at indhente data fra forsøgsordningen (indhente skemaer fra medarbejderne.) Det var uklart om disse resultater er medtaget i denne analyse. Mobiltelefoner til alle giver nye muligheder, og der ønskes en afklaring af de teknologiske muligheder for overgang hertil. Hvad sker der f.eks. med ringe-grupperne? Vi skal også kunne ringe til hinanden internt uanset telefontid til kommunen. Men på hovednummer til kommunen skal telefonsvarer indsættes. Digital booking system bør ændres, så det kan tage hensyn til den enkelte medarbejders kalender. Efter at telefontid er ændret benyttes digital booking dog ikke så meget mere. Der var ønske om at lukkedagen onsdag heller ikke skal bookes til møder. 2: Arbejdstid Der ønskes klar udmelding om fix- og flextid, altså klare retningslinjer for hvornår man skal stå til rådighed og hvornår man flexer tid. Det ansås for usandsynligt at medarbejderne skal stå til rådighed i tidsrummet Det skal defineres hvordan normtiden er fordelt på de enkelte ugedage. I Teknik & Miljø ønskes samme normtid. Arbejdstiden behandles videre i en længere proces. Beskæftigelse og Sundhed Høringssvar til koncernledelsen vedr. åbningstider fra LMU Administrationscenter og Jobcenter Fra medarbejder- og ledersiden påpeges, at det er nødvendigt, at rådighedstiden overfor borgeren ikke er samfaldende med lukketid af hensyn til den enkelte medarbejders sikkerhed. Åbningstider for personligt fremmøde Der ses et behov for at få afklaret rammerne for personlig henvendelse uden forudgående aftale. Dette specielt i forhold til de borgere, der møder op ved åbningstids ophør. Også her er der udfordringer omkring den enkelte medarbejders sikkerhed i forhold til møder med borgere eller 3

4 telefonsamtaler, der strækker sig ud over åbningstiden hvor det kan opleves, at en medarbejder bliver alene med en borger og de øvrige kolleger er gået. Lukket onsdag Det er nødvendigt med en klar definition af, hvad lukket er Hvad kan borgerne forvente. Som det er i dag, på Bakkedraget, er døren ikke lukket eller låst på onsdage, så borgerne kan stadig komme ind og bl.a. aflevere papirer, ligesom det i enkelteafdelinger opleves, at borgere, der ikke kan komme igenem på telefon, møder op i stedet. Telefoner på lukkedage/udenfor åbningstid Det er en udfordring, at der ringes ind på direkte numre, så det for nogle afdelinger ikkeopleves som, at der er lukket. Fra ledersiden påpeges, at der vil være behov for ændret adfærd omkring udlevering/brug af direkte numre og gruppenumre. Der er behov for en samlet forståelse af, hvad lukket er Set i forhold til både borgere, samarbejdspartnere og kolleger, så alle har mulighed for at udføre sine kerneopgaver. Fra medarbejdersiden påpeges, at telefontid fra kl kan vanskeliggøre afholdelse af fælles møder i nogle afdelinger. Der er på medarbejdersiden holdninger, både af arbejdsmæssige- og private årsager, for/imod en lang torsdag (arbejdstid til kl. 18) og en kort fredag (dvs. arbejdstid til kl.12). Det er nødvendigt, at der er personale tilgængeligt fra IT, i den fulde tid, der er medarbejdere på arbejde. Hermed høringssvar fra UU LMU vedr. nye åbningstider. MED-udvalget i UU har drøftet indstillingen til de nye åbningstider og bakker op om indstillingen. Der er kommet en enkelt bemærkning fra medarbejdersiden. Åbningstiden er tæt på halveret i forsøgsperioden - fra 29,5 timer tidligere til nu blot 16 timer pr. uge. Det er selvsagt en betydelig serviceforringelse, som rammer bredt blandt kommunens borgere. Hos os ser vi det især blandt kommunens sårbare og udsatte unge - hvor forringelsen rammer særlig hårdt. Det kræver en stor overvindelse for disse unge at søge hjælp. De har mange udfordringer, er syge, sårbare eller socialt udsatte i et sådant omfang, at deres livssituation er bekymrende. Skanderborg Kommunes aktuelle åbningstider gør, at det er svært for disse unge at få hjælpen. De er ikke selvkørende og har ikke mulighed for at få afklaret deres henvendelser telefonisk eller elektronisk. Her vil en større tilgængelighed fra kommunens side være ønskelig, og den vil potentielt kunne forebygge en yderligere eskalering af disse unges problemer. LMU for Sundhedsfremmecenteret er blevet bedt om at afgive høringssvar i forbindelse med afslutning af en forsøgsperiode med ændrede åbningstider på administrationsområdet. 4

5 I Sundhedsfremmecenteret har Genoptræningsvisitationen fulgt de nye åbningstider dog med den undtagelse, at visitationen som vanligt har haft åbent for telefonisk henvendelse om onsdagen. Telefonerne har været åbne alle ugens hverdage af hensyn til sundhedslovens retningslinjer om rettidighed, samt af hensyn til at afdelingen kan understøtte den daglige drift på klinikkerne, hvor der udføres genoptræning. Den daglige telefontid fra kl har fungeret fint. Det vil også fremadrettet være nødvendigt, at telefonerne er åbne alle ugens hverdage. De øvrige funktioner i Sundhedsfremme som flytter med på Fælleden (konsulenter, frivilligt socialt arbejde, hjerneskadekoordinatorer) har ikke fulgt de fælles åbnings/telefontider. Desuden har Sundhedsfremmecenterets afdelinger Rusmiddelcenteret samt Det Kommunale Sundhedscenter ikke været med i målgruppen for forsøget, da de ikke flytter på Fælleden. Flere afdelinger i Sundhedsfremmecenteret har som nævnt ikke været direkte berørt af forsøget med nye åbningstider, men har alligevel været berørt som samarbejdspartnere. Erfaringen har været, at lukkedagen opleves at være uhensigtsmæssig. Det opleves uhensigtsmæssigt for borgerne, der kan have svært ved at finde ud af åbningstiderne, og samtidig uhensigtsmæssigt for medarbejderne, der oplever merarbejde på grund af, at når borgerne ikke kan få kontakt til administrationen om onsdagen, retter nogle i stedet henvendelse til de medarbejdere, som det er muligt at få fat i, f.eks. medarbejdere på Rusmiddelcenteret. Ligeledes oplever medarbejderne, at mulighederne for samarbejde begrænses på lukkedagen, f.eks. i forhold til hastesager eller blot at kunne støtte borgeren i kontakten til administrationen. Børn og Unge LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge modtog d. 19 september materialet vedr. Mere digital selvbetjening Tilpasning af åbningstider med henblik på afgivelse af evt. høringssvar senest d. 22 september. Det har ikke været muligt at samle LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge til et møde inde for den afsatte tidsramme. Materialet har været rundsendt til kommentering og nærværende høringssvar baserer sig på disse input. Høringssvaret er desuden rundsendt til medlemmerne til kommentering/godkendelse. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge vil indledningsvis kvittere for, bestræbelserne med at målrette kommunikationen mellem borgere og kommune med henblik på at understøtte effektivitet og god service. Det er samtidig positivt, at der har været iværksat konkrete forsøg med henblik på at indsamle erfaringer. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ønsker at henlede opmærksomheden på, at det er væsentligt at sondre mellem første-gangs-henvendelser og kommunikation i forbindelse med et allerede etableret samarbejde/sagsforløb. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge forudsætter, at de nye 5

6 åbningstider alene skal regulere førstnævnte. Det giver således for LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ikke mening, at tale om åbningstid i den løbende kontakt med borgerne i allerede eksisterende sagsforløb eksempelvis mellem borgere og hhv. en socialrådgiver eller en sundhedsplejerske. Her vil der også kunne være tilfælde, hvor der er behov for kontakt uden for åbningstiderne. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ønsker at henlede opmærksomheden på, Fagsekretariatet Børn & Unge har en lovgivningsmæssig forpligtigelse til at være kontaktbare hele døgnet i forhold til evt. underretninger om mistanke om børn eller unges mistrivsel. Dette håndteres i dag ved at Fagsekretariatet Børn & Unge har en vagttelefon. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge forudsætter, at denne ordning kan fortsætte uændret. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge synes, at det er en god ide at udbrede muligheden for og kenskabet til booking-løsningerne. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ønsker specifik i forhold til Pladsanvisningen at gøre opmærksom på, at den foreslåede åbningstid (telefontid) udgør en udvidelse fra de i dag 5 timer til 18 timer om ugen. Pladsanvisningen har tidligere med stor succes indsnævret telefontiden til de i dag 5 timer kombineret med flere digitale selvbetjeningsløsninger og bookingløsning. Dette har medført en stor effektivisering af den samlede opgaveløsning og har muliggjort ressourcebesparelser. Dette er vel og mærke sket uden en dårligere serviceoplevelse for borgerne måske tvært imod. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ønsker at henlede opmærksomheden på, at en evt. udvidelse af åbningstiden i Pladsanvisningen fra 15 til 18 timer potentielt vil medføre et effektiviseringstab og et øget ressourcetræk. Endelig ønsker LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge at gøre opmærksom på, at det alene er åbningstiden (og ikke arbejdstiden) der er blevet behandlet, dog med undtagelse af den arbejdstidsmæssige konsekvens, der er ved udvidelsen fredage fra kl til Godkendt af LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge d. 21. september 2016 Byråds- og Direktionssekretariatet Byråds- og Direktionsekretariatet har ikke bemærkninger til åbningstiden, og vi regner med, at vi får endnu en lejlighed til at drøfte og afgive høringssvar vedrørende spørgsmålet om arbejdstider. Dagplejen Nærværende udtalelse er lavet af Formand og Næstformand på vegne af Dagplejens LMU. 6

7 Dagplejen vil være udfordret af en åbningstid startende kl. 7,00, da der møder 1-2 pædagogiske ledere ind kl. 6,00 for at varetage opgaven med at modtage sygemeldinger fra dagplejerne og efterfølgende placering af børn i samråd med forældrene. Ellers ingen bemærkninger til det fremsendte. 7