Vedtagt. I 2.- Samarbeidets hie{nsted oq kg.nta.ktpersonqr

Transkript

1 Vedtagt For Aabenraa Sogns regnskabsfsrng for Ensted sogn S 1 Samarbedsaftalens pafte,r oe fofm&l Samarbejdet ndgs meltem ovennevnte sogne Formrlet med samarbejdet er 1AttetteEnstedmenghedsrAdsregnskabsmassgeopgaver 7 At optmere og kvaltetsskre Ensted Sogns regnskabsmnssge opgaver I 2- Samarbedets he{nsted oq kgntaktpersonqr Samarbejdet har hjemsted Aabenraa provst, Aabenraa Kornmune Aabenraa Sogns op, gaver trses fra Aabenraa Sogns Fmtteskontor, Nmstmark 19, 6200 Aabenraa, det fotgende benavnt FK Kont$[tpergrner Aabenraa Sogn er adrnnstratonschef Tne Frcke (vedr regnskab og budget), bogholder Johanne C Larsen {vedr bogfarng) og kordegn Krste4 Batteby Larsen (vedr ton) S l*,tpmarbe dets qr,nfqne Ved samarbejdet forplgter Aabenraa Menghedsr&d sg tt at foresta regnskabsferngen p vegne af Ensted Sogn som beskrevet $ 4 Det bemmrkes, at opgaven kke omfatter fakturerng vedr krkeg&rden e[[er byggeregnskaber Arbejds- og ansattelsesvlk&r for medarbejdere Aabenraa Sogn, der er beskmftget med regnskabsforngen, er Ensted Sogn uvedkommende 5 4 ArFq{rppsavgr pmfattet af s${nlpedet Ensted Loen har fsleqnde onqqver 1 fnsted Sogns vatgte kasserer har det overordnede ansvar for korrekt udfsrte processer og procedurer Den valgte kasserer er pr vegne af menghedsr&det narmeste kontakt tt FK 2 Kassereren fremlmgger regnskaber, budgetoptag og budgetter for menghedsrdetogvderegverngdvendgeoptysnngerttfk 3 Kassereren foretager tsbende kontrol af regnskabet samt budgetopfotgnng Kassereren udarbejder de nsdvendge forktarnger tl regnskabet, herunder forklarnger vedr budgetafvgelser Sde 1 af 8

2 Kassereren fotger lobende arbejdet va "kggelcens" tl bogforngssystemet (Brandsoft) 4 Kassereren sorger for anvsnng af samttge godkendte regnskabs- og bogforngsbtag og skrer rettdg fremsendetse af dsse tt FK med henbl"k pa betatng og bogforng l 5 Kassereren orenterer FK om samtlge forhotd vedr Ensted 5ogn, som kan have betydnngforudarbejde[seafetretvsenderegnskab 6 Ensted Sogn udsteder bemyndgetse tt FK tt at kunne dsponere over Ensted Sogns bankkont" Fetteskontorq! {FK} fot"etaggtr l Rettdge betalnger af attesterede regnnger og plgtge pengeydetser og perodevs bogfurng overensstemmelse rned gaeldende regter 7 fndrng af stamdata og tabende tanndberetnng FL0S for medarbejdere ansat af Ensted Sogn Deltager efter aftate 1-7- menghedsrdsmsder &rtgt Udarbejdetse af f,rsregnskab" Fremsendelse af kvartatsrapporter Udarbejdelse af opleg tl budget form af budgetskema med regnskabstal for senest afstuttede regnskabsr samt optysnng orn forudsatnnger for &ets budget {rammer, fremskrvnng af lsnudgfter mv} Indtastnng af endetgt budget ud fra optmg fra Ensted Sogn, R$rdgvnng af kassereren om regnskab og budget nk[ bdrag tt kassererens for' klarnger vedr mulge rsager tt budgetafvgetser Der henvses ovrgt tt aftatens blag 1,2 og 3 I 5 Sar?arbedets dnrytrerng Ensted Sogn betater for regnskabsfsrngen rtgt att kr prsen er gatdende tt og med udgangen af 2013" Herefter reguleres prsen'pr r svarende tt udvkl,ngen nettoprsndekset januar - januar, s&ledes at prsen reguleres med nettoprtsndeksetfarjanuar m&ned det foreg&ende rr Frsen for 2*14 vl $tedes udgore kr reguleret med stgnngen nettoprsndekset fra januar 2012 (178,2] tl januar ZAf Den nye prs konstateres forbndelse med budgettegnngen far det kommende r Sde 2 af I

3 Herudsver refunderer Ensted Sogn Aabenraa Sogns udgfter tl Brandsoft-abonnement nkt kggeadgang Fot3013 ndarbejdes 30,000 kr Ensted $ogns budget og opkrmves af Aaknraa Sogn, mens resten af regnskabsfsrngen betates af AabeRraa Provst tl Aabenraa' Sogn va tgnngsmdlerne Udgfter tl Brandsoft-abonnement afhotdes af Ensted Sogn, FK opkr;aver betatngen to rater &rtgt, normalt aprl og september mned for 2914 oe fremefle!, sker betatngen for regnskabsforng og udgfter tl Bandsoftabonnement va et lgnngstlskud tt Aabenraa Sogn, som hvert &r ndarbe]des budgettet for Aabenraa Sogn far det kommende &r Betatngen vl stedes kke fremg af Ensted Sogns budget etter regnrkab g 6 lkrafttraden Denne vedtagt trmder kraft den 1 ncivember 2A12, g 7 Samarbedets ophsr endrn* af vedtagt oq tvster Hver af parterne er berettget tl at udtrede af samarbejdet med 6 m&neders skrftlgt forudg&ende varsel tt udgangen af et regnskabsr Hver af parterne kan fremsatte forstag tt mndrng af denne vedtmgt Andrnger vt have vrknng for det nast folgende regnskabsr medmndre parterne aftaler andet Enhver tvst om forst&else, fortotknng etter udfytdnng af denne vedtegt e{[er om sam' arbejdet mettem parterne kan foretagges Aabenraa Provstudvatg tt afgoretse S,* Qff,entlsssretse af vedtaeten Denne vedtegt, underskrevet af tegnngsberettgede ved de enkelte menghedsr&d fremsendes ad tjenstlg vej tt Krkemnsteret under henvsnng tt Menghedsrdslovens g 42 a, stk 2 med henblk p& offenttggoretse af vedtmgten p& Krkemnsterets hjem' mesde Den &/// 7Q12 Aabenraa Sogns menghedsrd (\AB'TNaAA?4OU1f - P'ou'uu;t9t o 'c' tu'3"0e 3 af I Nastmark 19 62opyv!,,, a -/, ";54 cy',eu,u"1'*1/ Ensted Sogns menghedsrd

4 Btlag I Dokumenter, attester mv vedr Aabenraa Sogns regnskabsforng for Ensted Sogn Ensted Soen leyqret-jalsende a a a t Underskrevet regnskabs nstruks Aftaler med prrster om betatng af vand, e[ og varme Ansatte[seskontrakterforsamt[geansatte>8tmerpruge Kop af PU-godkendt budget og regnskab 0pdateret oversgt over MR-medtemmers navne, funktoner og matadresser Accept fra MR tt PU-godkendte vkartonnnger e[[er oplysnng om de vkarlonnnger, der er godkendt af MR Referat af alte menghedsrdsm sder Optysnng off, hvem der er underskrftsberettgede samt dokumentaton herfor 0prette netbankaftate med bank og gve Aabenraa Sogn futdmagt tt bankkont Optysnng off, hvem sognet der m hhv dsponere og godkende ' Aabenr aa Soqq leverer fslgende Vedtmgt for samarbejdet med tthsrende btag Aftale med Brandsoft vedr FLOS samt regnskabs- og krkegrrdsmodul Insttutonsnr tt FLOS Brugernr og password ti Brandsoft regnskabs- og krkegrdsmodul K gge- adgang t I Brandsoft regnskabs- og k rkeg&rdsmod u I Password tt SKAT Skema tl honorarudbetalng Skema tt godtgsretse ved korsel Der henvses tl gatdende regler og retnngslner vedr regnskaber og budgetter, herunder b[a Konterngsvejlednng I t Crkutare om krke- og provstudvatgskassers budget, regnskab og rerrson mv Vejtednng nr 957A af om krke- og provstudvatgskassernes budget, regnskab og revson, Sde 4 af 8

5 Slag 2 Uddybende retnngslner for samarbejdet Som udgangspunkt har den vatgte kasserer det overordnede ansvar ft menghedsrfldet for korrekt udfsrte processer og procedurer Menghedsrdet udarbejder vedtegt for den vatgte kasserers opgave og ansvar (fndes p den Dgtate ArbejdsPlads) Den tokale, valgte kasserer har, med mndre andet aftales, kontakten tt FK Kassereren fremtagger regnskaber og budgetter for menghedsrdet og udarbejder forklarnger vedr budgetafvgetser, Kvaltetsskrng, konterng og betalnger Det er den-vatete ka$grers rottq at kvaltetsstkre det materale, der sende$ frem tl FK Der henvses avrgt t[ "Regnskabsnstruks for de lokale krketge myndgheder", Atte btae oq "{Ah!"rJraer skat ndgn aflevsfns tl FK 1 Vare attestere!, dvs, pfort kvtterng af "modtager" af ydetsen Det optvseq (jf btag 1) hvem der Ensted Sogn m& dsponere p vegne af sognet, dvs ndg& aftater om kob af varer og tjenesteydelser Modtageren af ydetsen bekrafter rned sn underskrft p btaget, at rnaengde og prs er som aftalt, og at varen er modtaget 7 Vare gpdkendt og konteret Det optvses (jf btag 1), hvem der Ensted menghedsrrd skat godkende de enkette b- [ag Den p&gatdende godkender, at udgften m& afhotdes, og beslutter hvlken konto udgften skal tages af ALle fakturaer frernsendes hver uge af menghedsrf;dets kasserer sammen med ovrge btag tt FK, der serger for betatng nden for tdsfrsten, forudsat rettdg afleverng Regnnger kan normatt forventesbeta[ttobetaf2arbejdsdageeftermodtage[sen, Al,te regnnger >20000 kr skat vare btagt mn 2 ndhentede ttbud Hvor man otett" have fraa veget denne regel, skal der forelgge skrfttg forklarng/begrundetse (krav fra rer4sonen] Underskrftsberettgede Det opbrses (jf btag 1), hvem Ensted menghedsrrd, der er underskrftsberettgede Underskrftsberettgede kan handle p menghedsr&dets vegne, gve futdmagter tl kont, godkende kob og satg af ejendomme my Opbevarng af materaler Orgnate btag opbevares FK 5 &r, hvorefter de kasseres Bankforbndelse Der stles efter at samle betalnger mv p en enkett etter s f banker som mutgt Lokate forhotd kan fordre, at der ska[ benyttes en bestemt bank Bankengagementer m dog ma vare p kr, jf regterne herom, Sde 5 af I

6 Kontanter og checks Der skal s vdt mulgt kke vare kontanter hverken tokatt etler FK Foredragshpldere cg andre, der skal have honorar udfytder honorarseddet med cpr-numm r, bankkonto, honorarstorretse, korselsudgfter mv som afteveres tl Regnskabskontoret nkt attestaton af budgetansvartg FK s6rgerforudbetatngogndberetnngtt5katvaflo5 Ud ag(medarbejderelmenghedsrdsmed emmer} Prvate udtag begrmnses mest mulgt Sognet bsr s vdt mulgt oprette konto og aftaler med de mest brugte steder, hvor der handles (kobmandf brugsl bager m"ftl,, Notaer fra ksb forretnnger, hvor der haves en konto, afleveres af ndksberen tt kassereren pfort konterng/fcrmrl mhp afstemnng med $enere fremsendte fakturaer- Hvs der er udlmg fra medarbejdere etler rnenghedsrdsmedlemmer fremsendes btag med attestatsn og plfurt kontonummer for godtgarelse af udtag Udteg vt tsbende {normatt hver uge} btve ndbetalt tl egen konto Kollekter og lgnende 1 Indsamlede kotlekter noteres koltektbogen 2 Ko[ekterne ndsattes snarest mutgt banken af Ensted Sogn F& banken tt at angve kottektmodtageren som tekst pa ndbetalngen 3 Bankens kvtterng for ndbetalngen sendes sammen rned kottektmodtagerens ndbetalngskort tt FK, som efterfotgende sorger for bde bogforng og ndbetatng af betebet tt kotlektmodtageren, I PA den m&de ndgr kotlekter det enkette sogns regnskab I Byggeregnskaber olgn, Byggeregnskaber og lgnende bregnskaber er som udgangspunkt kke ornfattet af;aftaten, men forudsatter ndg&else af sarlg aftale, norrnalt mod sersktt honorar Lsnnnger og ksrselssedler Materate tl tsn, herunder ksrsetssedter, afleveres senest den 10 hver mned elter hverdagen nden (ved hettgdage mv ) Brug standardforrnutarer Tmendberetnng og korselssedter underskrves af kontaktperson eller ansvarlg leder, der formdler btagene vdere tl fk Kontaktpersonens egne korsetsudgfter og udleg underskrves af formanden Ksrset udbetates lgesom lsn en gang pr mlned (skal nd over skattebtag)" Brandsoft regnskabssystem Aabenraa Sogn ndgar aftale med Srandssft om etablerng af de nsdvendge abonnementer Der etableres "kggelcen$" for 6n person Ensted Sogn (normalt den valgte kasserer), som derved har adgang tt kgge egne tal, trekke kvartalsrapporter og kontospecfkatoner mv Ensted5ognrefundererudgfternettBrandsoftabonnementer- Sde 6 af I

7 Etog 3 F(}nUDS Tllftl6ER rller Attestatonsprnced urer samt tlgangelge dokumenter, attester my" Kas FK 5erer I I KCIMME}ITATER lf" bfag 1og2 BUDGET t Udarbejde opleg tl budget samt orentere om udmeldte ramrner og forudsatnnger, feks, l6nstgnngsprocent Frernlegge budgetopleg tldebat for MR og vderegve besluttede budgettal tl FK Indtaste budgettal budgetsystemet og aflevere elektronsk oe fyssk tl Provstudvale Udarbejde forklarnger tl budgetafugelser og fremlegge for menghedsradet Rdgve om budgetlagnng og evt bdrage tl kassererens forklarnger vedr mulge 6rsager tf budgeta tvgelser g6tnul6ef Kontere, attestere og godkende regnnger og fremsende tl FK Oplag tl budget= budgetskema med regnskabstalfor sen ste regnskabsr 8fag, regnnger mv fremsendes normalt t gang pr uge Beta le tl sendte regn nger ht, betal ngsfrst Betalng norrnalt? arbedsdage efter modtagelse Vedl*gge ndhentede tlbud > 20,000 kr Bs rgfhf$ qg *E$sf5ff8 Bsgffre regnnger Slag spbevares 5 r p FK Udarbejde kva rtalrra ppart Lave kommentarer tl kvartalsrapport Udarbejde Srsregnskab 74 Ensted Sogn bdrager med komrnentarerer og andre nsdvendge bdragtl regnskabet Fremlagge for MR Affevere regnskab fyssk * elektronsk tl Provstudvalg LQH Gndkende dv lfnsedler tra medarbejder* og vderegve tl FK senest d t* hver m5- ned Kontrolf ere lanrnateralet ag *dberette l#n tl FLSS ud fra tlsendte ndberetnngssedler L$bende checke lonsedler efter lgnudbetalng Evt v / kontaktperson eller formand Ldnsedler fndes dataarkvet p den Dgtale ArbejdsPlads Fsre regnskab for fere, fr*weekends og sygdom I hht oplysnnger fra feks kontaktperson Indberette B-ndkomster udfra tlsendte blas Afstemnng af l$n, A+B-ndkomster,skat og AMbdrag Ajourtar e FlAs v I ansattelser, opsgelser mv I hht oplysnnger fra fnsted Sogn Anmodnng orn refulon v/svgdom, barsel flg procedurer Sde 7 af 8

8 F*srt*t t6tr8rraulc Fremsende kop af aftaler med prest{er} tl FK Ud regn ng og opkrev nlngl r et uscn er af va rrne, vand, tlf" og el BYGGEREGI{SI(ABER MV l(s 5Sr*r FK 3 Help tl byggeregnskab o lgn {efter aftale} Forudsatter ndg8else af serlg aftale, normalt mod sersklt honorerng KOttEKTUft Kollekt-regnskab MR ndsetter bank og vderegver tl betalng og konterng v/ FKjf procedure 3Ar{t(- og nat sonohtakr ontakt tl og aftaler med bank {rentesats fnrnl R*vson cg kasseeftersyn 71 Revson fnder sted p Flt KINEGARDSREGHSKAB Krkegrdsregnskab {del af regnskabet} Fakturerng foretages dog af gravaren Ensted Sogn Momsregnskab rrug*$e Kontakt tl folkevalgt kasserer Kontakt tl andre rnedlernrner af MR ffter aftale, AB,eNjen\/l?30v5T Provstudvalget Nestmark Aabenraa P,c,,Y (_-/ f*tr*+zt*'-(/ /0, e/j 2G3 Sde I af I