UCSJ DIGITAL. Mail og kalender

Transkript

1 UCSJ DIGITAL

2 Table of Contents Mobile enheder...3 UCSJ mail på smartphone og tablet... 4 Webmail...5 Tilføj en kollegas kalender eller en ressource... 6 Foretage en kalenderinvitation og besvare andres Lav egne mailgrupper (studerende) Outlook...25 Få UCSJ mail på din egen computer Mailgrupper i Outlook... 27

3 Mobile enheder Page 3

4 UCSJ mail på smartphone og tablet Du kan sagtens få UCSJ mail på både smartphone og tablet. Der findes en Outlook app til både ios, Android og Windows mobile. Tre platforme UCSJ s mailsystem som er baseret på Outlook/Exchange fungerer rigtig fint på de tre mest udbredte mobilplatforme. Herunder kan du se hvordan du kommer i gang. Android ios - iphone og ipad Gå i appstore og hent appén Outlook. Du skal vælge en Exchangekonto. Indtast din UCSJ mailadresse og adgangskode. Så har du UCSJ mail, kalender og kontaktpersoner på din mobile enhed. Windows mobile Page 4

5 Webmail Page 5

6 Tilføj en kollegas kalender eller en ressource I Outlook Web App kan man tilføje kollegaers kalendere og ressourcer som fx udstyr eller lign. Gå til din postkasse i Web App'en Klik "Kalender" nederst til venstre. Page 6

7 Kalendervisning Højreklik på "Andres kalendere". Page 7

8 Tilføj kalender Klik på "Tilføj kalender" Skriv navn Skriv navnet eller en del af navnet på den person eller ressource du vil tilføje og klik OK. - Afhængigt af hvad du skriver, kommer der et forslag op på en liste, hvorfra du kan vælge. Page 8

9 Vælg Vælg den rigtige på listen, eller skriv mere præcist v.h.a. initialer eller hele navnet på personen eller ressourcen. Page 9

10 Valgt Når den rigtige er fundet klikker du på "OK". Page 10

11 Kalender tilføjet Du kan nu se den tilføjere kalender. - Hvis du har skriveadgang til den tilføjede kalender kan du også oprette møder / lave reservationer i denne. Vejledning lavet af Lasse Højer-Pedersen - University College Sjælland Page 11

12 Foretage en kalenderinvitation og besvare andres I UCSJ er det et krav at ansatte ajourfører deres kalender i UCSJ mail og kalendersystem. Mange bruger Outlook til dette. Denne vejledning viser, hvordan man kan oprette en kalenderinvitation til andre og bekræfte andres invitation i Outlook Web App i browseren. Forside intranet - Mozilla Firefox Gå til net.ucsj.dk Klik på "Min mail" nederst til venstre. Page 12

13 Outlook Web App Klik på kalendersymbolet nederst til venstre. Page 13

14 Kalendervisning Dobbeltklik på et tomt sted i din kalender, hvor du vil lave en aftale. Page 14

15 Invitationen 1. Vælg et navn for aktiviteten 2. Vælg en lokation - altså det sted hvor I skal være 3. Tjek at dato og tidspunkt passer. (Tjek start- og sluttid). 4. Vælg om du vil have en påmindelse og eventuelt I hvor lang tid før. Påmindelsen vil "poppe op" i din browser. 5. Skriv hvis nødvendigt en tekst der beskriver aktivitetens indhold. 6. Vælg om aktiviteten skal være privat og derfor ikke må ses af andre. 7. VIGTIGT: Klik på "Planlægsningsassist" for at invitere andre til aktiviteten. Page 15

16 Planlægningsassistent Skriv navnet eller mailen på den person, du ønsker at invitere. Page 16

17 Tjek tilgængelighed 1. Tjek din deltagers tilgængelighed og sikr dig at der er frit i kalenderen. 2. Send invitationen. Du har nu inviteret en person (eller flere) til din aktivitet og sendt invitationen. Page 17

18 Modtagelse og besvarelse af kalenderinvitation Nu du modtager en kalenderinvitation kommer selve invitationen som et mail-lignende element i Outlook Wep App. Vælg en af tre muligheder: Bekræft invitationen - hvis du ved at du kan deltage Marker som måske (med forbehold) - hvis du ikke er sikker på at du kan deltage Afvis invitationen - hvis du ved du ikke kan deltage. Vejledning lavet af Lasse Højer-Pedersen - University College Sjælland Page 18

19 Lav egne mailgrupper (studerende) Her viser jeg hvordan man kan lave sine egne mailgrupper i Outlook. Jeg bruger webmail - som jo findes i Fronter. Du kan også i en webbrowser skrive: post.ucsj.dk og så logge ind med ucsj mailaddr. og password. Outlook Webmail Inde fra Outlook webmail skal du vælge Personer. Page 19

20 Klar til at oprette en mailgruppe Klik på Ny for at oprette en ny mailgruppe Page 20

21 Flere muligheder Her kan du vælge at oprette en enkelt kontakt eller en gruppe. Vælg opret gruppe Page 21

22 Søg efter en person Det kan være navn eller studeinummer. Klik på enter for at søge - vælg den rigtige person. Bliv ved indtil du har alle dem du ha brug for. Page 22

23 Næsten færdig Når alle medlemmmer er tilføjet, så klik på Gem. Page 23

24 Gruppen er oprettet 1. Det er muligt at sssende en mail til gruppen ved at klikke her 2. Hvis du vil redigere i gruppen eller slette den - klik her Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland Page 24

25 Outlook Page 25

26 Få UCSJ mail på din egen computer Rigtig mange benytter webmail for at arbejde med mail og kalender. Du kan dog også installere Outlook og sætte den op til UCSJ mail. Hvis du ikke allerede har hentet Microsoft Office (Office 365) så kan du her se hvordan du gør det. Når du har Microsoft Office og dermed Microsoft Outlook, så skal du blot indtaste dit navn, mailadresse og adgangskode. En video om opsætning af UCSJ mail i Outlook Her vist i Windows 10 - det foregår på samme måde på andre versioner og på Mac. Du skal blot finde Outlook på en anden måde evt. ved at søge på ordet Outlook. Page 26

27 Mailgrupper i Outlook Her kan du se hvordan du finder mailgrupper i Outlook. Det ser ikke ens ud for studerende og ansatte. Her ses det som en ansat i UCSJ. Eksemplerne er lavet med den nyeste udgave af Microsoft Outlook, men det er stort set det samme som i Outlook Ny mail Når du skal sende en ny mail og sende den til en gruppe så skal du klikke på Til eller Cc. Page 27

28 Global adresseliste Så åbnes den globale adresse liste. Her kan fremsøges enkeltbrugere eller grupper. Page 28

29 Der er flere lister Ansatte kan begrænse søgningen tiil disse lister. Page 29

30 Her er Mailgrupper studerende valgt Klik nu på den ønske de liste Page 30

31 ss2015s Her har jeg valgt gruppen (holdet) s. Nu er der tre muligheder. 1. Ved at vælge Til så kan andre af gruppens medlemmer se alle 2. Cc bruges kun hvis mailen ikke er til selve gruppen, men at gruppen skal orienteres (alle kan stadig se alle) 3. Bcc - ved at vælge denne mulighed, så kan gruppen ikke se hvem der ellers har fået mailen Page 31

32 Næsten klar Så vil holdet ss2015s modtage denne mail. Vejledning lavet af Poul Erik Løvskov - University College Sjælland Page 32