Brugerguide til STAR s Tilskudsportal

Transkript

1 Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) Tilsyn og Kontrol 16. december 2016 Brugerguide til STAR s Tilskudsportal Indhold Indledning... 1 Nødvendige installationer på PC... 1 Kontaktoplysninger til Helpdesk Log på Tilskudsportalen Forsiden af Tilskudsportalen Mit overblik Mine opgaver Mine åbne ansøgninger Mine afsluttede ansøgninger Kommunikation Søgning af sager Opret ny ansøgning Indsend information til STAR Modtagelse af tilsagnsbrev Accept af tilsagnsbrev Anmodning om udbetaling Anmodning om tillægstilsagn Ansøgning om satsforhøjelse fra puljen Jobrotation Afvisning af tilsagnsbrev Afvisning af tilsagnsbrev efter accept Modtagelse af afslagsbrev Modtagelse af slutbrev Information fra STAR Se breve, vedhæftede filer og noter Ansøgningens status Hvis flere brugere i din institution skal have adgang til sager Fejl med at logge på Tilskudsportalen Tilskudsportalen svarer ikke (fryser)... 13

2 Indledning Brugerguiden er udarbejdet af Puljeteamet i Tilsyn og Kontrol i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR). Den er til interessenter, der skal anvende Tilskudsportalen til at ansøge om tilskud fra de ansøgningspuljer, som STAR administrerer. På kan du læse om de ansøgningspuljer, som STAR administrerer. Klik på Puljer og klik på Aktuelle puljer. Ved at klikke på de enkelte links, kan du læse om puljerne, deres formål, målgruppe, kriterier for tilskud, ansøgningsfrist m.m. Læs venligst opslaget grundigt, inden du ansøger om tilskud fra en pulje via Tilskudsportalen. I opslagene på de enkelte puljer, kan du downloade det relevante ansøgningsskema. På kan du læse om love og regler samt retningslinjer om administration af tilskud fra puljerne. Du kan også downloade regnskabsskabelon, statusrapport og slutrapport. Klik på Puljer og klik på Retningslinjer og skabeloner til puljer. Ved at klikke på de enkelte links, kan du læse love og regler samt retningslinjer om administration af tilskud fra puljerne. Du kan også downloade skabelonerne regnskabsskema, statusrapport og slutrapport. Vi anbefaler, at du udfylder ansøgningsskema samt budget- og regnskabsskema og gemmer filerne, før du opretter ansøgningen på Tilskudsportalen. Nødvendige installationer på PC For at logge på og anvende Tilskudsportalen, skal din PC have installeret Internet Explorer 10 eller 11, eller den seneste version af Mozilla Firefox. Du skal herudover have installeret en NemID medarbejdersignatur med NemID nøglefil eller med NemID nøglekort. Vi gør opmærksom på, at du ikke skal logge på Tilskudsportalen med dit private NemID. Kontaktoplysninger til Helpdesk Hvis du oplever fejl i Tilskudsportalen, beder vi dig udfylde en kontaktformular og sende den til Puljeteamet pr. til På kan du downloade en kontaktformular til rapportering af systemproblemer. Hvis du har kommentarer og ændringsønsker til Tilskudsportalen og brugerguiden, er du velkommen til at sende en til Du er også velkommen til at kontakte Puljeteamet på telefon

3 1. Log på Tilskudsportalen Når du skal starte og logge på Tilskudsportalen, gør du følgende: 1. Gå ind på og Klik på Puljer og Tilskudsportalen til puljeansøgninger 2. Vælg Log på Tilskudsportalen Internetadressen til Tilskudsportalen er: 3. Vælg fanen Ansøger nøglefil eller fanen Ansøger nøglekort 4. Du får vist denne dialogboks, første gang du logger på: 5. Klik på feltet Do not show this again for apps from the publisher and location above 6. Klik på Run 2

4 7. Log på i Tilskudsportalen med enten NemID nøglefil (følg punkt A) eller nøglekort (følg punkt B) Du må ikke logge på Tilskudsportalen med dit eget private NemID. Du må kun logge på med en NemID medarbejdersignatur (nøglefil eller nøglekort) A. Klik på Gennemse for at finde din nøglefil B. Indtast Bruger-id og Adgangskode til dit nøglekort Vælg filen Medarbejdersignatur Klik på OK Eksempel på Medarbejdersignatur Klik på Næste Indtast adgangskode til din nøglefil Indtast nøgle som angivet i dit nøglekort Klik på OK Klik på Log på 8. Du skal fuldføre din oprettelse ved at udfylde felterne Navn, og Telefon (Personnavn, din og dit arbejdstelefonnummer) 9. Tjek om Virksomhedsoplysninger er korrekte 10. Klik på Gem 3

5 2. Forsiden af Tilskudsportalen Mit overblik Indeholder genveje til Mine opgaver, Mine åbne ansøgninger, Mine afsluttede ansøgninger, Opret ny ansøgning og Kommunikation Mine opgaver Indeholder de ansøgninger, som din institution endnu ikke har sendt til STAR Mine åbne ansøgninger Indeholder igangværende ansøgninger. Fx ansøgninger, der er i udbetalingsfase og afventer accept fra din institution, eller ansøgninger som STAR er i gang med at behandle Mine afsluttede ansøgninger Indeholder afsluttede ansøgninger. Fx ansøgninger, hvor STAR har givet afslag Kommunikation Indeholder den kommunikation, der er mellem STAR og din institution. 4

6 3. Søgning af sager Du kan søge på sager ved at gøre følgende: eller genvejen Mine afsluttede ansøgninger 2. Søg på tekst og sagsnumre ved brug af funktionstasterne Ctrl + F Eksempler: 4. Opret ny ansøgning Vi anbefaler, at du udfylder ansøgningsskema samt budget- og regnskabsskema og gemmer filerne, før du opretter ansøgningen. 1. Klik på Opret ny ansøgning 2. Vælg den pulje der skal søges tilskud fra og klik på Opret ny ansøgning 5

7 3. Udfyld felterne Projekttitel, Beskrivelse, Ansøgt beløb, Startdato og Slutdato 4. Klik på Opret og fortsæt 5. Udfyld feltet Kommentar og klik på Næste 6. Klik på Tilføj filer for at vedhæfte ansøgningsskema samt budget- og regnskabsskema 7. Klik på Godkend indsendelse 8. Klik på Godkend 6

8 9. Ved klik på udskriv, kan der udskrives til valgt printer 10. Ved klik på sagsoverblik vises sagen og dens kommunikation 11. Ved klik på Download kvittering fås en kvittering i pdf format 5. Indsend information til STAR Hvis du har brug for at sende information til STAR eller sende yderligere filer vedrørende en sag, skal du gøre følgende: 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Klik på Handlinger 5. Vælg Indsend information til STAR 6. Udfyld Titel og Kommentar 7. Klik på Tilføj filer for at vedhæfte relevante filer 8. Klik på Indsend 7

9 6. Modtagelse af tilsagnsbrev STAR sender et tilsagnsbrev til din institution, Når vi har behandlet ansøgningen. Tilsagnsbrevet vil kunne ses i den aktuelle sag. 7. Accept af tilsagnsbrev Når du skal acceptere tilsagnet, skal du gøre følgende: 2. Søg ved brug af funktionstasterne Ctrl + F den aktuelle sag, hvor status er anført med Afventer accept af tilsagn. 4. Vælg Handlinger 5. Vælg Accept af tilsagn 6. Klik på Tilføj filer for at vedhæfte relevant materiale 7. Klik på Indsend 8. Ansøgningens status ændres fra Afventer accept af tilsagn til Udbetalingsfase 8

10 8. Anmodning om udbetaling Når du har accepteret tilsagnet, skal du i overensstemmelse med betingelserne i tilsagnsbrevet, bede STAR om udbetaling ved at gøre følgende: 2. Søg ved brug af funktionstasterne Ctrl + F den aktuelle sag, hvor status er anført med Udbetalingsfase 4. Vælg Handlinger 5. Vælg Indsend information til STAR (Se mere på side 9) Når STAR har udbetalt første rate af tilskuddet, vil du modtage information om udbetalingen. 9. Anmodning om tillægstilsagn Hvis der undtagelsesvis er behov for tillægstilsagn for samme år, som sagen er oprettet, skal du gøre følgende: 2. Søg ved brug af funktionstasterne Ctrl + F den aktuelle sag, hvor status er anført med Udbetalingsfase 4. Vælg Handlinger 5. Vælg Indsend information til STAR (Se mere på side 9) 10. Ansøgning om satsforhøjelse fra puljen Jobrotation Hvis du skal ansøge om satsforhøjelse fra puljen Jobrotation, skal du oprette en ny ansøgning om et nyt tilsagn og henvise til sagsnummeret på den eksisterende sag, som du skal søge statsforhøjelse på. Se afsnit 4 på side

11 11. Afvisning af tilsagnsbrev Hvis du skal afvise et tilsagnsbrev (fx fordi projektet alligevel ikke kan gennemføres), skal du gøre følgende: 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Klik på Handlinger 5. Vælg Afvisning af tilsagn 6. Klik på Tilføj filer for at vedhæfte relevant materiale 7. Klik på Indsend 8. Når STAR har godkendt din afvisning, ændres ansøgningens status fra Afventer accept af tilsagn til Sag slut 12. Afvisning af tilsagnsbrev efter accept Hvis du skal afvise et tilsagnsbrev, efter du har accepteret det, skal du gøre følgende: 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Klik på Handlinger 5. Vælg Indsend information til STAR 10

12 13. Modtagelse af afslagsbrev Hvis du modtager et afslagsbrev, kan du åbne og læse brevet ved at gøre følgende: 1. Klik på genvejen Mine afsluttede ansøgninger 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Åbn og læs brevet ved at klikke på -ikonet under Dokumenter Ved klik på ikonet kan breve åbnes 14. Modtagelse af slutbrev Når sidste rate er udbetalt, og projektet dermed er afsluttet, vil STAR sende et slutbrev. Brevet finder du under Mine afsluttede ansøgninger. 15. Information fra STAR Hvis du skal læse information fra STAR, kan du åbne og læse brevet ved at gøre følgende: 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Åbn og læs brevet ved at klikke -ikonet under Dokumenter 16. Se breve, vedhæftede filer og noter Breve og vedhæftede filer kan åbnes ved at klikke på ikonerne under Dokumenter og Vedhæftninger. Du kan se Noter ved at holde markøren ved den enkelte note. 11

13 17. Ansøgningens status Dato og tidspunkt er det tidspunkt, ansøgningen er modtaget. Status Ansøgning modtaget Sagsbehandling Afventer accept af tilsagn Udbetalingsfase Sag slut Definition af status Ansøgningen er modtaget hos STAR Ansøgningen er i gang med at blive behandlet hos STAR Tilsagn er afgivet af STAR, der er sendt til institutionen. Ansøgningen afventer institutionens accept af tilsagn. Når institutionen har klikket på Accept af tilsagn, vil sagen fortsat stå med status Afventer accept af tilsagn, indtil STAR har accepteret tilsagnsbrevet Når sagen er accepteret af såvel institutionen som STAR, vil sagen skifte status til Udbetalingsfase. Sagen vil fortsat stå med status Udbetalingsfase, indtil sagen er afsluttet Sagen er afsluttet 18. Hvis flere brugere i din institution skal have adgang til sager Der kan tilknyttes flere brugere til din institutions sager, således at de også kan følge sagerne på Tilskudsportalen. Hvis din institution ønsker flere brugere tilknyttet specifikke sager, skal de aktuelle brugere først logge på Tilskudsportalen med deres NemID nøglefil eller NemID nøglekort og oprette sig som bruger. Se vejledning på side 3. Send en besked til STAR via Tilskudsportalen og oplys navne på de brugere, der skal tilknyttes til sagen. Det gør du på følgende måde: 2. Søg den aktuelle sag ved brug af funktionstasterne Ctrl + F 4. Klik på Handlinger 6. Vælg Indsend information til STAR (Fortsættes på næste side) 12

14 5. Udfyld Titel og Kommentar 6. Klik på Indsend 19. Fejl med at logge på Tilskudsportalen Hvis du oplever fejl med at logge på Tilskudsportalen med NemID, kan det blandt andet skyldes: Driftsproblemer med NemID Indtastning af forkert adgangskode For sent login med NemID efter du har åbnet Tilskudsportalen Hvis der er driftsproblemer med Tilskudsportalen, vil puljeteamet offentliggøre dette på Tilskudsportalen svarer ikke (fryser) Hvis du oplever, at Tilskudsportalen hænger eller fryser, kan du opdatere siden ved brug af funktionstasterne Ctrl + F5 eller Ctrl + R. 13