Chefgruppen 24. april 2007 Slip anerkendelsen løs i Hvidovre Kommune - en anerkendende og værdsættende kultur i kommunen

Transkript

1 Chefgruppen 24. april 2007 Slip anerkendelsen løs i Hvidovre Kommune - en anerkendende og værdsættende kultur i kommunen Grundtanker bag udviklingsforløbet Som kommunalt ansatte skal vi løse samfundsvigtige opgaver for lokalsamfundet, og vi skal gøre det effektivt, helhedsorienteret og med høj faglighed. Vi vil løse opgaverne i et personligt og fagligt inspirerende arbejdsfællesskab præget af gensidig tillid og respekt, og det er væsentligt for os, at det sker i et arbejdsmiljø, hvor alle medarbejdere bidrager og støtter hinanden i udførelse og udvikling af arbejdsopgaverne. Det kollegiale samspil og samvær skaber sammenhængskraft, energi og glæde. Vi ønsker at arbejde i en anerkendende og værdsættende kultur. En kultur, hvor alles bidrag til processen og forslag til opgaveløsningen høres og respekteres, og hvor andres interesse opfattes som en positiv interesse. Resultater og indsats anerkendes, og der er plads til at kunne glædes over at nå sine mål. Her skal være plads til at fejre succesen og sprede det gode eksempel. Det er vores fælles ansvar som ansatte i kommunen og som kollegaer via dialog, åbenhed og engagement at skabe det inspirerende og udfordrende arbejdsmiljø, vi alle ønsker at arbejde i et arbejdsmiljø, der kan udvikle os personligt og fagligt, og som hele tiden har som mål at skabe de bedst mulige løsninger for det lokalsamfund, vi som ansatte servicerer. Vores anerkendende kultur bygger på et positivt menneskesyn. Når holdninger til hinanden samt vores sprogbrug og vores kropssprog afspejler dette positive menneskesyn, vil vi opleve en tryg dagligdag, hvor vi tør åbne os for hinanden og afprøve de muligheder, der byder sig i det daglige samspil er det vigtigt, at dialogen og sprogbrugen bæres af positive udsagn. Vores tilgang til opgaverne er først og fremmest nysgerrig, undersøgende og løsningsorienteret. At anerkende og værdsætte hinanden er også at give hinanden reaktioner på opgaveløsninger, forslag og adfærd. Dermed viser vi også, at vi respekterer hinanden og regner med hinanden som en værdifuld del af fællesskabet. At få mulighed for at give sit bidrag til opgaveløsningen er fundamentet for dette samspil, også selvom man ikke altid får ret. Dialogen bidrager med nye vinkler og videndeling. Dette skaber dermed grundlaget for udvikling af vores opgaveløsning samt udvikling af vores arbejds- og privatliv Vi skal løse vores opgaver i en verden, der er under konstant forandring, hvor vi hele tiden skal have øje for nye muligheder. Vi skal prøve nye løsninger, selv om vi ved, at ikke alle nye løsninger bliver en succes. Vi må med åbent sind også drage læring af det, der ikke lykkes. Herved udvikler vi såvel vores opgaveløsning som os selv - som menneske og organisation. Vi har i alle de arbejdsfællesskaber, som vi indgår i, et ansvar for at skabe en anerkendende og værdsættende kultur. Det gælder uanset om vi er ledere eller medarbejdere. Der hviler en særlig forpligtelse på lederne, der ved deres holdninger og adfærd sætter normer og skaber den grundlæggende kultur på arbejdspladsen. I en anerkendende kultur kan argumenter rokke ved og flytte tingene i en ny retning. En kommune, der præges af en anerkendende og værdsættende kultur kan præstere gode opgaveløsninger for borgere og virksomheder og vil kunne fastholde og tiltrække dygtige, kompetente og engagerede medarbejdere. Vi tror på, at når en anerkendende og værdsættende kultur er til stede på arbejdspladsen, tør vi tage nye skridt til at skabe en bedre fremtid for os selv og hinanden. 1

2 Dette skal være vores fælles mål, og det giver vi hinanden håndslag på. Derfor vil vi: skabe et arbejdsmiljø kendetegnet af gensidig respekt og tillid, hvor vi engageret tager ansvar for opgaven, løse vores opgaver effektivt, helhedsorienteret og med høj kvalitet skabe et inspirerende samt personligt og fagligt udviklende arbejdsmiljø, hvor indbyrdes samspil er kendetegnet af en anerkendende og værdsættende adfærd. Dette gør vi ved: at sætte klare mål for vores arbejde at anerkende og værdsætte hinanden som ligeværdige mennesker og kollegaer, der alle bidrager, høres og respekteres. at anerkende og værdsætte hinandens indsats og resultater at bygge samarbejdsrelationer på dialog og positiv tilgang at anerkende og bruge det gode eksempel med fokus på nye muligheder, og det der virker. at dele viden og erfaringer således, at fælles læring danner grundlag for udvikling og forandring. at udvikle og lære metoder til at skabe anerkendende adfærd, som bidrager til trivsel og udvikling. i fællesskab at udfolde personalepolitikkens værdier - dialog, åbenhed og engagement. For at indfri disse intentioner vil Chefgruppen gennemføre et lærings- og udviklings forløb, som skal sikre at den anerkendende og værdsættende kultur kommer til at virke for alle ansatte og på alle arbejdspladser i kommunen. Processen (A-E) før forløbet startes Vi starter med en fastlagt hørings- og beslutningsproces, hvor oplægget fremlægges til drøftelse, udvikling og kvalificering. Ideer og forslag indarbejdes i det endelige oplæg til endelig vedtagelse i chefgruppen. Forløbet er skitseret i oversigten (Bilag 1 s.2). Plan: Udrulning i flere faser Forløbet annonceres og startes op samlet for alle lederne i Kommunen. Teori-praksis-teori: Forløbet bygger på en udvikling, som starter med et kursus for udvalgte ledere, efterfulgt af en praksisperiode på deltagerens arbejdspladser, herefter igen kursusdag med praksisperiode i tre moduler (Oversigt Bilag 1 s. 3) 2

3 Lederne på alle niveauer er rollemodeller og kulturbærere i en organisation. Det er lederne, der skal gå foran og ved deres handling motivere til, at anerkendelse bliver det bærende element i Hvidovre Kommunes virksomhedskultur. Derfor er det lederne, som kommer på kursus, da de skal være inspirationskilde og skabe handling i forhold til en reel kulturændring på arbejdspladsen. Ledere og medarbejderne skal sammen gennemføre processen med lederen som primus motor, så udover anerkendelse mellem ledere og medarbejdere skal der udvikles en kultur, hvor også medarbejderne anerkender hinanden på tværs af opgaver, uddannelse og kvalifikationer. Slip anerkendelsen løs skal virke i den daglige praksis og opgaveløsning. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere og ledelse straks går i gang med at omsætte den nye viden til praksis i organisationen. Det betyder at medarbejderne fra 1. dag er involveret i gennemførelse af kulturforandringen. Trin I Startskud Ekstraordinært store ledermøde Kulturændringens baggrund, formål, indhold og forløb samt forventede resultater præsenteres på en spændende, overraskende og inspirerede måde. Trin II Kursus for ledere, 5 dage i alt (Bilag 1 s.3-4): 1 modul á 2 dage 3 moduler á 1 dag Hold á deltagere. Formål: At introducere til forløbet, og de forventninger, der stilles i forhold til resultater, og skabe forståelse for og indsigt i den anerkendende tankegang. At inspirere og motivere deltagerne til at starte anerkendende kultur i deres afdelinger. At give deltagerne forudsætninger for at lede, gennemføre og fastholde udviklingen på egen arbejdsplads. At støtte og kvalificere forløbet ved at udfolde og forfine de anerkendende metoder og værktøjer samt koble dem til hverdagens opgaveløsning. At skabe netværk omkring forandringens mål og resultater. Indhold Undervisningens teoretiske fundament er den værdsættende undersøgelse og bygger på tankerne bag bogen slip anerkendelsen løs. Deltagerne får forståelse for tankegangen og lærer at anvende anerkendende metoder i ledelsesaktiviteterne. Der lægges vægt på at give deltagerne færdigheder, som de umiddelbart kan omsætte og anvende i deres ledelsespraksis. Lederne får en forståelse for den bagvedliggende tankegang og dens implikationer for at opnå en succesfuld implementering af metoderne. En grundig lederintroduktion er derfor nødvendig. Deltagerne vil få mulighed for at få et indblik i den viden og de diskussioner om anerkendende kultur, der er gået forud for vedtagelsen af forløbet. Undervisningens form er deltagerinvolverende. Den bygger på en vekselvirkning og afprøvning af redskaberne i praksis og erfaringsudveksling samt tilegnelse af ny viden og nye afprøvning. 3

4 Program for de enkelte moduler Anerkendende lederskab og Kultur modul 1 (2 dages træning) Formålet Formålet er at give deltagerne en grundlæggende indsigt i anerkendelsens teori og metode, og kompetence til at designe og påbegynde udviklingsprojekter i egen organisation, gennem et anerkendende lederskab. Indhold Rammer, gensidige forventninger og præmisser i forløbet Filosofien bag anerkendende undersøgelse Anerkendelsens teoretiske grundpiller som organisatorisk og faglig udviklingstænkning o 4 D modellen - SE DRØM PLAN GØR Anerkendende undersøgelse som realtionskodex o Værdsættende samtaler og kommunikation Anerkendende ledelsesprocesser o Metodekatalog Design af udvikling i egen organisation o planlægning af initiativer o fastlæggelse af tids- og handleplan frem til 2. modul i forhold til egen organisation Læringspunkter. o Refleksion og læring o Opsamling, afrunding og evaluering Netværk På første modul dannes der netværksgrupper, som mødes mellem modulerne, hvor deltagerne gennem gensidig erfaringsudveksling kan bidrage til kvalificering af hinandens opgaveløsning og videreudvikling. Dannelsen af netværksgrupperne tager udgangspunkt i eksisterende ledergrupperinger samt den pardannelse, som er foreslået på side 8. Anerkendende lederskab og Kultur modul 2 Formålet Modul 2, 3 og 4 har til formål at understøtte og kvalificere den udvikling, som er sat i søen efter modul 1. På disse moduler vil forskellige teoretiske og metodiske elementer blive undersøgt efter behov -, samtidig med, at der vil være en løbende sparring i forhold til arbejde med de ledelsesudfordringer og -dilemmaer de rummer i praksis. Indhold De første erfaringer: Hvad lykkes allerbedst? o Præsentation af arbejdet i egen organisation o Hvad fungerede godt, og hvordan greb vi det an? Bl.a. refleksioner fra ressourcemøder o Udveksling af erfaringer og gode ideer i sparringsgrupperne Dilemmaer i forhold til egen organisation Metodeudvikling generet af de konkrete opgaver Teamcoaching i forhold til egne opgaver Teoristøtte efter behov afhænger af målet med de enkelte udviklingsområder. Kobling mellem resultater trivsel læring i forhold til medarbejderne og organisation. Fastsættelse af tids- og handleplan frem til næste modul Læring, afrunding og evaluering 4

5 Modul 3: Netværkene, og deres bidrag Hvad er netværkets videre betydning i forhold til læring og videndeling? Hvordan styrke dynamik og fremdrift i udviklingen? Hvordan påvirker en anerkendende kultur indretningen af vores organisation? Opsamling og metodeudvikling på ideer og aktiviteter, der skal i mål Teamcoaching Nye veje for din organisation? Innovation og anerkendende lederskab Modul 4: Erfaringerne fra netværk: Anerkendende gennembrud - hvor viser de sig? Metodeudvikling forhold til at opretholde og drive processen videre Hvad kan din organisation nu? Fra Anerkendende undersøgelse til Anerkendende kultur? Hvordan proces- og resultatevaluere? Teamcoaching Næste skridt: Strategi for eget forløb på mellemlang og lang sigt Evaluering og afslutning. Mellem undervisningsdagene Aktiviteterne (opgaverne) mellem kursusdagene bliver den røde tråd, som sikrer at udviklingen holdes på sporet og at flowet opretholdes. Aktiviteten foregår i de netværk, som dannes i forbindelse med kurset. Der foretages løbende delevaluering og justering af sammenhængen mellem den anerkendende kulturudvikling og dagligdagen. Selvlæring fra nettet Alle værktøjer og metoder, som anvendes i undervisningen, lægges på nettet, så deltagerne kan gå tilbage og bruge nettet til opfriskning/ repetition og yderligere inspiration. Trin III Øvrige tilbud om støtte i forløbet Coaching af ansvarlige: Individuel/gruppe coaching for at støtte lederne i forløbet Hvordan kommer vi videre dage? støtte til arbejdspladserne i forhold til deres forskellighed Inspirationsmøder og støtte til grupper Evaluering: Der sættes mange resurser ind på at gennemføre den anerkendende proces og kulturændring. Derfor skal evalueringen være en integreret del af processen, så der ikke blot efter, men også under forløbet reflekteres over, hvad der sker af forandringer i mennesker og organisation, så der kan uddrages viden og læring om både lederes og medarbejderes oplevelse af og bidrag til udvikling af en anerkendende kultur. På den måde bliver evaluering en ægte og værdifuld del af processen, og ikke blot noget der hæftes på den efterfølgende. Evaluering og læring hænger i denne forståelse sammen og handler om, at der kan iagttages en forskel, som kan give anledning til ny handling og forståelse, jævnfør model for læring neden for 5

6 Det er inden for den forståelsesramme, at evalueringen skal udvikles og bl.a. integrere de udviklings- og læringspunkter, som nævnes i oplægget på side 2. Læringsperspektiver og deres betydning for indhold og forløb: Det er vigtigt, at der opnås synlige og anvendelige resultater. Dette sikres gennem den forståelse at læring, som ligger til grund for tankegangen bag anerkendende kultur. I denne sammenhæng forstås læringskultur cirkulært: Handling Nye muligheder, justering Resultat Refleksion Feedback Evaluering I den cirkulære handlingsforståelse er resultatet ikke slutpunktet men udgangspunktet for refleksion, justering og ny handling. Derfor er løbende opfølgning en integreret del af forløbet. Der skal vurderes på resultaterne, og de skal synliggøres og danne udgangspunkt for ny handling. Eksterne konsulenter Der er behov for både eksterne og interne konsulenter. De eksterne konsulenters rolle er at have det overordnede ansvar for processen og undervisningen i forløbet. De skal bidrage med den nødvendige viden, metode og erfaring i forhold til at arbejde med anerkendende og værdsættende kulturudvikling, og de skal træne og uddanne interne konsulenter. I opstartsfasen(1-5 hold) skal der være to eksterne konsulenter i hele forløbet. På de følgende hold (5-9) vil der være én ekstern konsulent og interne konsulenter. Undervejs i alle forløbene skal de træne og videregive deres erfaringer til interne konsulenter. Interne konsulenter Der skal være et team af interne konsulenter, som skal undervise og understøtte gennemførelsen. De skal bistå kommunens virksomheder i det videre forløb. Det er vigtigt for forankringen, robustheden og ejerskabet. De interne konsulenters rolle bliver at agere medundervisere, og støtte ledere, der undervejs i forløbet får behov for det. Endvidere skal de bistå med synliggørelse af resultater og gode historier om anerkendelsens udbredelse i kommunen, og videreformidle resultater til følgegruppen. Teamet af interne konsulenter til at løse opgaverne udpeges af chefgruppen. To af de interne konsulenter deltager med 100 % arbejdstid mens de øvrige i konsulentteamet efter nærmere retningslinier. Det interne konsulentteam koordinerer og samarbejder i forhold til styringen og forankringsprocessen. 6

7 Træning af interne konsulenter Forud for forløbet vil der i foråret være forskellige udviklingsaktiviteter for de konsulenter, som er tilknyttet. Konsulentteamet deltager indledningsvis i et minikursusforløb inden udrulningen af kursusforløbene for kommunens ledere. Herefter vil konsulentteamets træning foregå løbende i forbindelse med udrulningen. Dette bl.a. ved, at konsulenterne medvirker/forestår de ovennævnte aktiviteter, samt modtager sparring og instruktion fra de eksterne konsulenter. Organisering og struktur Styring o CG står inde for dette forløb o Lederne har initiativpligten og ansvaret for, at der til stadighed er fokus og gives liv og næring til gennemførelsen o Til gensidig støtte og inspiration, udbredelse af gode historier samt for at skabe synergi i gennemførelsen, etableres der forpligtigende samarbejde mellem forvaltningers ledergrupper. Sammensætningen kunne være således: SOC og CF SKF og AMF TF og PIF Chefgruppen ejer og styrer opgaven Følgegruppen består af CSU. Følgegruppen må regne med en intensiv mødevirksomhed i starten af forløbet. Herudover mødes følgegruppen med konsulentteamet ca. hver uge og har til opgave at følge udviklingen i processen, samt drøfte og foretage evt. justeringer og tilretninger hen ad vejen ud fra de indhentede erfaringer På chefgruppens vegne står Per Krog for den daglige ledelse af forløbet støttet af det interne konsulentteam Sekretariatsbistand vil blive reserveret til opgaven Kursusdeltagere De ledere, som har ansvaret for den daglige opgaveløsning og drift i organisationen, er kernegruppen i udviklingen, idet den anerkendende kultur knytter sig til den daglige opgaveløsning. Kurserne omfatter ca. 250 ledere på kommunens ca. 200 virksomheder. Efter indstilling fra forvaltningscheferne udpeges ledere, som er nøglepersoner og centrale kulturbærere til kurserne. Kriterier for udvælgelse er bl.a. personaleansvar, kommunikative færdigheder og nødvendig organisatorisk bredde og gennemslagskraft. Herudover deltager medlemmerne af følgegruppen i kursusforløbet. Endvidere tilbydes kursusforløbet til selvejende institutioner og den statslige chef for jobcentret mod gebyr. 7

8 Tids- og handlingsplan o Start september 2007 med forventet afslutning i Maj o Der informeres, angivelse af milepæle og tid for evaluering o Der udarbejdes en informations- og kommunikationsplan, som beskriver formål og indhold af nødvendig og relevant information i forløbet o Der udarbejdes en interessentanalyse, hvor de vigtigste interessenter og deres opgave anføres o Der udarbejdes en risikoanalyse, som sikrer nødvendige overvejelser i tilfælde af hvad nu hvis. Kvantitativt omfang: Udviklingsforløbet omfatter alle ca ansatte ved kommunen. Omkostninger: Der afsættes midler til følgende udgifter: Forberedelse, møder, projektstyring og udvikling af værktøjer og metoder samt indkøb af litteratur til kurserne. Udgifter til undervisning og kurser. Sparring og coaching Enkeltseminarer, konferencer samt uddannelse af interne konsulenter. Forplejning Opgavejusteringer, frikøb af interne konsulenter, evaluering og uforudsete udgifter Pris pr. deltager fra selvejende institutioner: 7.920,- Dækning af uddannelsesomkostninger for kommunale arbejdspladser: I årene 2207/ 2008 reserveres beløb fra kommunens lederuddannelser samt kompetencepuljen til forløbet Slip anerkendelsen løs Det betyder, at prisen pr. deltager fra kommunale arbejdspladser bliver: ,- kr. Dette beløb finansieres over forvaltningernes og institutionernes egne midler 8