Arbejde ud af boksen. Jesper Michael Jensen. Marie Munk Fransen. 1. marts Vejleder: Lise Tordrup Heeager. IT, Kommunikation og Organisation

Transkript

1 Jesper Michael Jensen JJ90437 Marie Munk Fransen MF marts 2016 Vejleder: Lise Tordrup Heeager IT, Kommunikation og Organisation Institut for Marketing og Organisation Arbejde ud af boksen Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde i Danmark School of Business and Social Sciences Antal anslag:

2 Kilde forsidebillede: Abstract With this thesis we seek to create a framework, that will contribute with knowledge, understanding and overview of organizational challenges and solutions related to distributed work arrangements. The framework is developed for decision makers in Danish organizations in preparation for implementing distributed work arrangements and preparing for the changed work conditions. The study has been performed in five iterations to increase the understanding of the problem area, which is coherent with the hermeneutic way of creating understanding. This has happened in combination with a use of grounded theory in the data analysis, where we through multiple interviews has identified 12 challenges related to the use of distributed work arrangements. These challenges has been categorized into four categories, which are: - Context that describes the challenges provided by the physical and human surroundings of the distributed work arrangement. - Management which concerns manager s ability to guide the workers through the changes in this new work arrangement. - Employee where focus is on the individual needs and ways of structuring the workday. - Relations has been the primary focus in this thesis. The category has been divided into social relations, which can take place both inside and outside the workspace, and work related relations, which only takes place inside the workspace. We have made this differentiation in order to create more detailed and targeted solutions and because the existing literature has little focus on this distinction. This categorization and the empirical findings in addition to the findings made in the discussion is our contribution to the research of distributed work arrangements. Page 2 of 94

3 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Indledning og motivation Afhandlingens formål Opgavens struktur Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Definition af fjernarbejde Fra industrisamfund til videnssamfund og udbredelsen af fjernarbejde IT i virksomhederne - Udbredelse og begrænsninger Enterprise Teori vedrørende problemområder i vidensorganisationen Organisationen i space Videnskabelse og -deling Tillidsskabelse Teoretisk afgrænsning og kritik Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse Videnskabsteoretisk tilgang Afhandlingens forståelsesproces samt empirisk overblik Metode for litteraturstudiet Metode for dataindsamling Multipelt casestudie og respondentudvælgelse Personlige interviews Observationer Metode for dataanalyse Databehandling Undersøgelsens validitet og generaliserbarhed Empirisk afgrænsning og kritik Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Overblik over empiriske udfordringer og løsningsforslag Kontekst Dårlig internetforbindelse Begrænset adgang til kontorfaciliteter Lovmæssige krav til arbejdsmiljø Tab af nonverbal kommunikation Forstyrrelser i hjemmet Opsamling Kontekst Ledelse Page 3 of 94

4 4.3.1 Manglende viden om fjernarbejde generelt Mangel på kendskab til den individuelles evner som fjernarbejder Uhensigtsmæssig ledelsesstil Opsamling Ledelse Medarbejderen Større krav til planlægning Fritid bliver til arbejdstid Opsamling Medarbejder Relationer Mangel på opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer Mangel på opbygning og vedligeholdelse af arbejdsrelaterede relationer Opsamling Relationer Redigeret definition af fjernarbejde Afgrænsning af fokusområde Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer Framework for udfordringer og løsningsforslag i henhold til relationer Opdelingen af sociale og arbejdsrelaterede relationer Sociale relationer Kolleger og socialisering som drivkraft Sociale relationer kræver opbygning og pleje Organisatorisk virtualitet understøttet af engageret ledelse og tillid Fysisk fremmøde en nødvendighed Arbejdsrelaterede relationer Synliggørelse og kulturændring Online adskillelse af uformel kommunikation og faglige møder Særlige forhold ved projektopstart Ledelse af og med tillid Relationer i fjernarbejderhus Konklusion Konklusion Perspektivering Fremtidig forskning Litteraturliste Bilagsoversigt Page 4 of 94

5 Figuroversigt Figur 1: Afhandlingens struktur Figur 2: Organisationen i space Figur 3: Den hermeneutiske vej til forståelse Figur 4: Forståelsens iterative proces Figur 5: Sociale relationer i og uden for space Figur 6: Tillidsskabelse i organisationen Tabeloversigt Tabel 1: Empirisk oversigt Tabel 2: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde (ren empiri) Tabel 3: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde i forhold til relationer Tabel 4: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde Page 5 of 94

6 1 Introduktion Afhandlingens første hovedafsnit indeholder en introduktion til emnet fjernarbejde og herunder en beskrivelse af den samfundsmæssige problemstilling, der har været motivation for udarbejdelsen af undersøgelsen. Formålet fremgår endvidere som en væsentlig del af dette afsnit og som fundament for hele afhandlingen. Slutteligt præsenteres opgavens struktur. 1 Introduktion 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 6 Konklusion Page 6 of 94

7 Introduktion 1.1 Indledning og motivation Flere og flere danskere rykker væk fra landsbysamfundene og ind mod de større byer. Det er en urbanisering, der fører til trængsel i storbyerne, imens blandt andet skoler må lukke i landdistrikterne, hvilket har en negativ effekt på den lokale sammenhængskraft samt skabelse og vedligeholdelse af sociale netværk. (Teknologisk institut, 2008, p. 7) Denne tendens med at flytte til storbyerne er ikke i alle tilfælde drevet af lyst, men i højere grad af, at det er der, arbejdspladserne er (Kudahl, 2013). Den skæve geografiske fordeling i befolkningen betyder ligeledes en skæv fordeling af områder i økonomisk vækst (Master Vision Mikropol, pp ). Dette problem har regeringen søgt at afhjælpe via det aktuelle og heftigt debatterede tiltag med at flytte 3900 statslige arbejdspladser fra hovedstaden og ud i resten af landet over de næste år. Det er en del af en samlet plan, kaldt Bedre Balance, som blandt andet har til formål at mindske den omtalte geografisk skæve vækst. (Regeringen, 2015) Sideløbende med den geografiske skævvridning stiger udbredelsen af IT i de danske virksomheder - herunder udbredelse af hurtigt bredbånd, sociale medier, cloud computing og datadeling samt e-handel, hvilket skaber mulighed for nye forretningsmodeller og samtidig stiller nye krav til organisation og ledelse (Nielsen, 2014, pp. 5-6). Danmark har udviklet sig fra industrisamfund til et informationssamfund, og det er i dag den moderne vidensøkonomi, der skal sikre landets vækst (Master Vision Mikropol, p. 5). De veluddannede vidensarbejdere, særligt de yngre generationer, motiveres i højere grad af fleksibilitet, selvledelse og muligheden for at skabe en attraktiv balance mellem arbejds- og familieliv (Master Vision Mikropol, p. 59). Udviklingen af IT i de danske virksomheder giver samtidig mange ansatte bedre muligheder for at udføre deres arbejde mindre afhængige af tid og sted. Det skaber dog en vis undren, at disse muligheder ikke synes at blive udnyttet til fulde, når ansatte stadig flytter efter deres arbejde til trods for et ønske om at bo uden for storbyen (Kudahl, 2013). I lyset af den teknologiske og samfundsmæssige udvikling samt ovennævnte undren udspringer opgavens indledende motivation. Det er en motivation, der er blevet forstærket og inspireret af en aktuel projektbeskrivelse fra LAG Småøerne, som i deres udviklingsstrategi for har udpeget etablering af distancearbejdspladser som et særligt indsatsområde for at skabe jobs Page 7 of 94

8 Introduktion og øge bosætning på småøerne (Bilag 2: Projektbeskrivelse LAG 1 småøerne). Netop de små ø- kommuner har oplevet en kraftig affolkning - nogle steder som Ærø og Læsø er der skåret op imod 25 procent af befolkningen på under 30 år, selvom Danmark samlet set har haft en befolkningstilvækst på 8 procent i samme periode (Basbøll, 2010). Hvor det i regeringens udflytningsplan er den ansatte, der må indrette sig efter forholdene, opfatter vi modsat fjernarbejde som løsningen, hvor det er virksomhederne, der tilpasser sig udviklingen og den moderne medarbejder. Fjernarbejderen skruer ned for transporttiden og op for kvalitet, fleksibilitet og frihed i forhold til både familie- og arbejdsliv, mens virksomheden til gengæld får en mere motiveret og effektiv medarbejder, som er lettere at fastholde, samt en større rækkevidde når nye ansatte skal rekrutteres (Bilag 5: Behandlet Empiri, Fordele). På baggrund af en afsøgning af litteraturen på området har vi erfaret, at det er vanskeligt at afgøre, hvilke konkrete tiltag der er nødvendige, for at fjernarbejdet bliver positivt for de involverede parter. Dette skyldes, at det er vanskeligt at danne sig et overblik, der kan lede hen mod praktiske løsninger på områdets udfordringer. Som et led i løsningen af en større samfundsproblematik ønsker vi derfor at belyse udfordringerne med fjernarbejde i håb om at bidrage med viden og overblik, der kan være med til at forklare og forebygge de barrierer, som kan virke hæmmende på udbredelsen af fjernarbejde i Danmark. Afhandlingens plads i samfundsproblematikken har vi illustreret i et målhierarki (Bilag 1: Målhierarki). Denne motivation har dannet grundlag for afhandlingens formål. 1.2 Afhandlingens formål Vi vil identificere organisatoriske udfordringer ved fjernarbejde i Danmark samt analysere og diskutere mulige løsninger med det formål at skabe et framework, som kan bidrage med viden og overblik for beslutningstagere i danske virksomheder. 1 LAG: Lokale aktionsgrupper er foreninger, der skaber udvikling og innovation i lokalsamfundet, ved blandt andet at tildele tilskudsmidler til relevante projekter. Grupperne er udpeget af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, hvorigennem de i kombination med EU får stillet midler til rådighed. Page 8 of 94

9 Introduktion 1.3 Opgavens struktur I dette afsnit vil vi kort skabe overblik over afhandlingens seks dele. Disse dele og deres indbyrdes forhold er illustreret i nedenstående figur (Figur 1: Afhandlingens struktur). Strukturen er illustreret i cirkler for at vise, hvordan den yderste cirkel omkapsler de resterende cirkler og på den måde sætter scenen for opgaven. Den næste cirkel påvirkes af den omkringliggende, og vi bevæger os et afsnit længere ind mod det, der ender med at blive afhandlingens resultater. Den inderste cirkel omsluttes og påvirkes således af alle de omkringliggende. Figur 1: Afhandlingens struktur - Kilde: egen tilvirkning Den yderste cirkel indeholder opgavens første tre hovedafsnit 1 Introduktion, 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst og 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og - analyse. Disse tre afsnit skaber opgavens fundament, og har indflydelse på de resterende afsnit. De skaber tilsammen retning og fungerer som de metodiske briller, hvorigennem vi ser problemstillingen. Først præsenteres afhandlings motivation og problemområde. Dernæst skabes et overblik over den teoretiske vidensbase inden for både fjernarbejde samt øvrige teorier, der Page 9 of 94

10 Introduktion påvirker området. I tredje hovedafsnit præsenteres den metode, der anvendes i forbindelse med dataindsamlingen og databehandlingen. Disse tre første dele er således alle medvirkende til at sætte scenen i forhold til formålet og det teoretiske og metodiske grundlag for afhandlingen, hvilket er årsagen til at disse er illustreret samlet i nedenstående figur (Figur 1: Afhandlingens struktur ). Når vi bevæger os ind i den næste cirkel, finder vi opgavens fjerde hovedafsnit 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag. Dette afsnit indeholder en analyse af empirien, hvor der identificeres en række udfordringer med dertilhørende løsninger. På baggrund af analysen og de første tre hovedafsnit vælges et fokusområde for det videre arbejde i afhandlingens diskussion. 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer er navnet på det femte hovedafsnit, som indeholder en diskussion af kategorien Relationer. Denne diskussion af empiri og teori, søger at nuancere og bidrage til den erhvervede empiriske viden og den overordnede forståelse for problemstillingen. Den inderste cirkel i figuren indeholder en konklusion med afhandlingens resultater, perspektivering og oplæg til fremtidig forskning. Page 10 of 94

11 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Denne del af opgaven rummer et overblik over, hvad der er skrevet i litteraturen om fjernarbejde, med andre ord, hvad det er for en vidensbase, der er eksisterer på området. Først danner vi en forståelsesramme for at ensrette de mange forskellige definitioner og fortolkninger af begreber, der vedrører fjernarbejde. I den sammenhæng søger vi at danne en forståelse for, hvilke tanker fjernarbejdet er udsprunget af, hvor det er på vej hen og hvilke organisatoriske udfordringer, det står over for. Efterfølgende beskrives de afgrænsninger, vi har foretaget i forhold til teorien. 1 Introduktion 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 6 Konklusion Page 11 of 94

12 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 2.1 Definition af fjernarbejde Vi finder flere overlappende begreber i litteraturen, når det kommer til det, vi har valgt at definere som fjernarbejde. Som det fremgår af litteraturstudiet (jf. afsnit 3.3), er der mange betegnelser og varierende definitioner i teorien. Vi vil i det følgende præsentere nogle definitioner af forskellige betegnelser for fjernarbejde og efterfølgende præsentere den definition, der anvendes i afhandlingen. En ting, majoriteten af definitioner har til fælles, er deres afvigelse fra (...)the prototype of employees working in a central office alongside coworkers and in view of supervisors. (Bartel et al., 2012, p. 743). Et af de navne, vi hyppigt er stødt på fra de tidlige tekster om fjernarbejde, er fysikeren og ingeniøren Jack Nilles (1998). Han har følgende brede definition af telecommuting: In broad terms, telecommuting is working as an employee of an organisation at home or at a satellite location. (Ilozor og Ilozor, 2001, p. 80) Nogle anvender begreberne til at beskrive ansatte, der på forskellige måder arbejder væk fra kontoret, mens andre har fokus på at indsnævre det til kun at være arbejde hjemmefra (Kowalski & Swanson, 2005, p. 237). I nedenstående definition beskrives skelnen mellem forskellige måder at være fysisk adskilt fra organisationen, alt imens den ansatte stadig er tilknyttet en organisation: Distributed work arrangements refers to a variety of work settings in which employees belonging to an organization: 1. Do not have a permanent work location on company premises, or 2. Work at sites intentionally located to be nearer the employees homes, or 3. Work at least part of the time at home (Belánger & Collins, 1998, p 138) Shin et al. (2000, pp ) anvender begrebet telecommuting, og skelner, ligesom i ovenstående citat, mellem forskellige måder at arbejde væk fra den fysiske organisationen. Det er endvidere interessant, at de i deres definition afgrænser sig fra selvstændige og folk, der, som supplement til kontorarbejdet, arbejder ekstra timer hjemme. Page 12 of 94

13 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Nedenstående definition er rettet mod virtual teams, men vi vurderer, at definitionen kommer godt omkring de aspekter, der er forbundet med dét at være fjernarbejder. Som fjernarbejder er man stadig en del af et fællesskab, mens samarbejdet og det resterende arbejde sker på tværs af en række grænser: Virtual teams are groups of people who work interdependently with shared purpose across space, time, and organization boundaries using technology to communicate and collaborate. (Kirkman et al., 2002, p. 67) I forhold til ovenstående citat afgrænser vi os dog fra den tidsmæssige barriere, idet der i afhandlingen er fokus på udfordringer ved fjernarbejde nationalt i Danmark (jf. afsnit 2.5). Workman et al. (2003), arbejder dog med både begrebet virtual teams og teleworking i forhold til hvilken kognitiv stil, der harmonerer bedst med hvilket begreb. Den grundlæggende forskel består i, at samarbejde er væsentligt i forhold til virtual teams, mens roen og individualiteten fungerer godt for teleworkeren. Vi vurderer dette aspekt væsentligt, fordi der igennem afhandlingen anvendes litteratur, som tager udgangspunkt i begge begreber, og vi finder begge relevante i forhold til fjernarbejde. Dette skyldes, at nogle af de samme problematikker gør sig gældende, idet man som fjernarbejder også skal mestre at samarbejde, fordi man er tilknyttet en organisation. Samarbejdet er dog påkrævet i mindre grad i fjernarbejde end i virtual teams (Workman et al., 2003, p ). Der er endvidere varierende fokus på kravet til brugen af elektroniske medier. Nogle forskere mener, at fjernarbejde defineres ved udelukkende at interagere gennem elektroniske medier, mens andre mener, at betegnelsen kan benyttes, hvis bare kommunikationen primært foregår elektronisk (Martins et al, 2004, p. 807). Vi vil i denne afhandling anvende begrebet fjernarbejde, og tager afsæt i den fællesbetegnelse, der fremgår i starten af afsnittet, som beskriver fjernarbejde som en måde at bryde med den prototype arbejdsform på. Som supplement til dette og på baggrund af ovenstående forskellige syn og definitioner, har vi udviklet en definition af fjernarbejde ved at tage stilling til: Hvor arbejdes der (hjemme, kontorfællesskaber, fjernarbejderhuse eller andet)? Page 13 of 94

14 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Hvem gælder det for (fordeling af dage kontor/hjemme, selvstændige, overarbejde i hjemmet med mere)? I hvor høj grad anvendes teknologiske hjælpemidler til kommunikation? Vi er nået frem til følgende definition: Fjernarbejde defineres ved at en person, der er del af en organisation, har en fast aftale om at arbejde helt eller delvist fysisk adskilt fra denne. Arbejdet og kommunikation med organisationen foregår primært ved brug af teknologiske hjælpemidler. 2.2 Fra industrisamfund til videnssamfund og udbredelsen af fjernarbejde Den samfundsmæssige og menneskelige udvikling har stor indflydelse på, hvorfor og hvordan det er blevet en mulighed at benytte sig af fjernarbejde i dag. Denne udvikling og udbredelsen vil blive beskrevet i dette afsnit. Industrisamfundet karakteriseres ved, at det er et samfund, (...) hvis velstand beror på masseproduktion af industriprodukter. (Holm, 2011, p. 11). Gajendran og Harrison skriver i 2007, at de fleste arbejdskonstellationer stadig bærer præg af industrisamfundet, hvor ansatte forhandler med tid frem for resultater. Dette gælder til trods for, at der de seneste årtier har fundet en informationsrevolution sted. (Gajendran & Harrison, 2007, p. 1525) Denne informationsrevolution beskrives af Jack Nilles (1976, p. 8) som enhver økonomisk aktivitet, der har forbindelse til opbevaring, overførsel eller manipulation af information. Udviklingen har dog ikke gjort billig og effektiv masseproduktion ligegyldig, men fabrikker rykker ud af landet, og den vigtige ressource bliver viden (Holm, 2011, p. 11). Sådan opstår videnssamfundet, hvis velstand beror på højtuddannede medarbejderes udvikling af tjenesteydelser og højteknologiske produkter. (Holm, 2011, p. 11). Holm (2011, p. 12) beskriver endvidere viden som det nye råstof. Nilles forklarer i 1976 hvordan de ansatte i sådanne informationsorganisationer rejser frem og tilbage fra arbejdspladsen, hvor de interagerer ved hjælp af et kommunikationssystem. Det er dermed ikke et job, der kræver, at de udelukkende er til stede på arbejdspladsen, og det er her, der er mulighed for at nedsætte mængden af transport ved at bruge det Nilles refererer til som telecommunications (1976, p. 8). Således tager Nilles de første skridt mod fjernarbejde med udgangspunkt i samfundsudviklingen. Den type arbejdere, som videnssamfundet har skabt, Page 14 of 94

15 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst kaldes også for vidensarbejdere. Disse vidensarbejderes opgaver består hovedsageligt af at skabe viden eller bruge eksisterende viden på en ny måde (Newell, 2009, p. 25) til at løse komplekse opgaver, som i høj grad er indre motiveret af selvudvikling, frihed og fleksibilitet frem for blot at have lønnen i sig selv som incitament (Christensen, 2015, p. 66). Derudover er der til begrebet knyttet forskellige andre dimensioner som uddannelsesmæssig baggrund og ekspertise (Davenport, 2005, p. 10). Og som det påpeges af både Newell (2009, p. 34) og Nilles (1976, p. 4) er det for denne type af medarbejdere, at fjernarbejde er en mulighed. Der er dog virksomheder, hvor der kun er få ansatte i jobfunktioner, der kan kategoriseres som vidensarbejdere. I disse virksomheder vil der kun være få ansatte, der har mulighed for at benytte sig af fjernarbejde, hvilket kan skabe særlige vanskeligheder i kommunikationen på tværs af virksomhedens fysiske vægge (Kirkman & Mathieu, 2005, p. 702). Nilles har dermed haft væsentlig indflydelse i forhold til opstart og udbredelse af fjernarbejde, med hans fokus på, hvordan telekommunikation kunne fungere som en måde at reducere transport i USA (Nilles, 1976, p. V). I 1998 spåede Townsend et al. (p. 228) at de mange fordele ved fjernarbejde, kombineret med samfundets stigende erfaring med den virtuelle verden, ville kunne ændre fjernarbejde fra en innovativ, konkurrencemæssig fordel til en dominerende organisationsform. Nogle år efter, dog stadig for 10 år siden, beskrev Kowalski og Swanson (2005, p. 239), hvordan fjernarbejde går fra at være en mulighed til en nødvendighed hos mange virksomheder, for at de kan forblive konkurrencedygtige. Bloom et al. (2015) beskriver fjernarbejde som en arbejdsform, der anses som værende mere og mere normal. Dette gælder både internationalt og i USA, hvor antallet af medarbejdere, der primært arbejder hjemmefra, er tredoblet over de sidste 30 år (Bloom et al., 2015, pp ). Udgangspunktet for denne tredobling er dog meget lavt (0,75%), og vi vurderer dermed stadig, at der er et større udbredelsespotentiale. Nationalt viser tal fra Danmarks Statistik, at udviklingen i det, de kalder hjemmearbejde, har været stødt stigende i de undersøgelser, de har foretaget over en årrække. Sidste tilgængelige tal viser, at det er op imod hver fjerde dansker, der benytter sig af hjemmearbejde (Tystrup, 2010). Disse tal kan vi dog kun bruge til at danne os et indtryk af udviklingen på området, da Danmarks Statistiks definition af hjemmearbejdere dækker alle, der har arbejdet hjemme mindst én gang på fire uger. Dette er en meget bred definition, og der er således ingen krav til en fast aftale om hjemmearbejdet mellem organisation og ansat, som der er i vores definition (jf. afsnit 2.1). Page 15 of 94

16 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Samfundsudviklingen kommer også til udtryk i kraft af, at den har fremprovokeret oprindelsen af et nyt begreb, nemlig digital natives, som blev introduceret i 2001 af Marc Prensky (p. 2). Digital natives er betegnelsen for den generation, der er vokset op omringet af ny teknologi. Idet det er en ældre tekst er disse efterhånden begyndt at infiltrere arbejdsmarkedet, og med deres tilstedeværelse vil det, at anvende teknologi som den primære kommunikationskanal med arbejdspladsen, formentlig virke naturligt, idet teknologien altid har været en del af deres liv. Der er således sket en udvikling i både menneskene og det samfund, de er en del af, som har haft stor indflydelse på muligheden for fjernarbejde i virksomhederne. Hvordan disse muligheder bliver udnyttet hænger tæt sammen med virksomhedens opbygning, formål og ikke mindst digitalisering. Fjernarbejde er endvidere blevet mere udbredt med tiden og har udviklet sig fra overvejende at handle om besparelser i forhold til transport til at blive anset som en innovativ arbejdsform. Selvom udviklingen er stigende, vurderer vi dog ikke, at arbejdskonstellationens fulde potentiale er udnyttet. 2.3 IT i virksomhederne - Udbredelse og begrænsninger Samfundsudviklingens stigende digitalisering påvirker virksomhedernes infrastruktur og arbejdsrutiner. Organisationens IT-infrastruktur er afgørende for, at fjernarbejde kan lade sig gøre. Vi vil derfor i dette afsnit tage et blik på udbredelsen af IT i de danske virksomheder. Samtidig finder vi det relevant at se på, hvilke barrierer der kan bremse den digitale udvikling. Tal fra Danmarks Statistik viser, at de danske virksomheder i stigende grad bliver præget af IT, både eksternt rettet mod kommunikation til interessenter, men også udbredelsen af IT internt i virksomhederne er i fremgang (Nielsen, 2015). Dette gælder blandt andet en stigende anvendelse af CRM- og ERP-systemer, men også det såkaldte cloud computing vinder kraftigt frem og anvendes i over en tredjedel af de danske virksomheder (Nielsen, 2015, pp ). I dag har alle virksomheder let adgang til den førhen så dyre teknologi i form af blandt andet cloud-løsninger, værktøjer til dataanalyse og sociale samarbejdsplatforme (Plougheld & Kongensgaard, 2015). Denne udvikling er med til at gøre virksomhederne mere digitaliserede og mindre afhængige af sted, hvilket forbedrer muligheden for fjernarbejde. Behovet for IT afhænger også af virksomhedens type om den er bygget op omkring IT og vidensarbejdere, eller om IT primært benyttes til administrative opgaver. Men selvom Danmark samlet set stadig tilhører den digitale Page 16 of 94

17 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst elite i sammenligning med resten af verden, så spores der en begyndende tøven blandt landets virksomheder, når det kommer til ny IT (Plougheld & Kongensgaard, 2015). Et blik på de primære barrierer for IT-anvendelse fra blandt andet Danmarks Statistik viser, at IT, på trods af en stigende tilgængelighed, bliver nedprioriteret på grund af de økonomiske og tidsmæssige omkostninger ved anskaffelse og implementering af nye systemer (Nielsen, 2015, pp ). Det er op til den enkelte virksomhed at vurdere, hvordan der skal prioriteres og investeres, men der er ifølge Plougheld & Kongensgaard (2015) for meget fokus på et kortsigtet afkast. Det kunne vise sig, at de ikke har råd til at nedprioritere IT, hvis de vil opretholde en effektiv organisation (Newell, 2009, p. 59). Efter pris og ressourceomkostninger er manglende kompetencer i virksomheden den største barriere for IT-anvendelse (Nielsen, 2015, p. 29) (Plougheld & Kongensgaard, 2015). Det er både virksomhedens manglende kompetencer i forhold til IT-forretningsudvikling, og så er det generelle mangler i medarbejdernes ITbrugerkompetencer. For at komme ud over disse kompetencemæssige barrierer er der brug for uddannelse, opgradering og måske endda udskiftning blandt de interne, menneskelige ressourcer (Nielsen, 2015, pp ). Først på en femteplads på listen over barrierer fra Danmarks Statistik ligger en udfordring, som er relateret til rene teknologiske begrænsninger. Det drejer sig om mangel på IT-løsninger, der matcher virksomhedens behov. Denne undersøgelse fra Danmarks Statistik viser således, at der kan arbejdes med menneskelig prioritering, oplysning og kompetencer før IT kan nå sit fulde potentiale. Så selvom teknologien muliggør arbejdsformer som fjernarbejde, så vil organisationen aldrig kunne udnytte dette længere end de menneskelige kapabiliteter. Det er ikke kun på grund af manglende kapabiliteter virksomhederne kan møde modstand. Ved implementering af et nyt IT-system blandt vidensarbejdere kan der opstå konflikter og modstand mod standardprocesser, hvis der er flere forskellige opfattelser af, hvad der er den rigtige måde at løse opgaverne på. Her er det desuden vigtigt at være opmærksom på, hvilke processer man standardiserer, så der stadig er plads til, at vidensorganisationen kan differentiere sig med unikke værdier. (Newell et al., 2009, pp ) Enterprise 2.0 IT-udviklingen har dog åbnet op for nye muligheder i et mere praktisk samarbejdsmæssigt perspektiv på brugernes præmisser. Især fremkomsten af det såkaldte Web 2.0 støtter op om mere social, digital interaktion. Web 2.0-begrebet slog for alvor igennem i år 2005 og dækker over den type software, som tillader alle brugere at skabe og dele indhold online. Det dækker Page 17 of 94

18 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst over sociale netværk som Facebook, YouTube og LinkedIn, men også forskellige typer af wikis og blogs (McAfee, 2009, p. 45). En af de mest grundlæggende fordele og karakteristika ved Web 2.0-medier er, at deres effekt bliver bedre, jo flere mennesker der benytter dem (O Reilly, 2005). Internettet blev således til et værktøj til samarbejde og netværksskabelse frem for en digital deponeringsplads i takt med udbredelsen af Web 2.0 (Newell et al., 2009, pp ). I den organisatoriske kontekst har virksomhederne og litteraturen primært haft fokus på den eksternt rettede brug af sociale medier mod kunder og andre interessenter frem for, hvordan de fungerer som medier i den interne virksomhedskommunikation (Leonardi et al., 2013, p. 2). Andrew McAfee (2009) har dog i sin forskning fokus på, hvordan organisationer internt kan drage nytte af Web 2.0-teknologierne. I den sammenhæng definerer han begrebet Enterprise 2.0 som ( ) the use of emergent social software platforms by organizations in pursuit of their goals. (McAfee, 2009, p. 73). Han beskriver, hvordan virksomheder kan drage nytte af interne medier, der faciliterer samarbejde via brugervenlige platforme til en mere fri kommunikation og interaktion uden pålagte, fastlåste strukturer og processer, som ellers, ifølge McAfee, kendetegner mange af nutidens professionelle IT-systemer. Det er via Enterprise 2.0 muligt for nye interne strukturer at opstå via tagging, rangering og linking, som kendt fra Google. (McAfee, 2009, pp ) Blandt de organisatoriske 2.0-medier er blandt andet Yammer, som beskrives som et Enterprise Social Network, som i opbygning og funktionalitet minder meget om Facebook og Twitter. Derudover kan interne wikis benyttes til videndeling som et alternativ til virksomhedens tungere IT-systemer. (Cheung et al., 2015, pp ) I afhandlingen vil vi dog ikke gå yderligere i dybden med specifikke IT-systemer, da de er i konstant udvikling. Denne interne organisatoriske udvikling inden for virtuelt samarbejde, videndeling og socialisering finder vi særligt interessant og relevant i forhold til viden- og fjernarbejde, da det kan være med til at bryde med den arbejdsmæssige, geografiske afhængighed. Med den konstante udvikling inden for IT skabes nye muligheder, men samtidig også nye organisatoriske udfordringer, som virksomhederne skal tage stilling til. I det kommende afsnit beskrives væsentlige af disse. 2.4 Teori vedrørende problemområder i vidensorganisationen I dette afsnit klarlægges det, hvordan fjernarbejde er afhængig og influeres af organisationen og dennes IT og kommunikation. I den sammenhæng vil vi præsentere teorier, som er Page 18 of 94

19 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst grundlæggende for vidensorganisationens effektivitet. Disse teorier vil vi inddrage i diskussionen og vurdere i forbindelse med fjernarbejde samt resultater fra analysen (jf. afsnit 5) Organisationen i space Til at forklare hvordan fjernarbejde bryder med den prototypiske arbejdsform (jf. afsnit 2.1) og fysiske organisation, anvender vi begreberne space og place. Sarker og Sahay (2004, p. 4) benytter disse begreber til at skelne mellem place, som er et fysisk, lokalt sted, og space, som noget universelt, der ikke er bundet af fysiske rammer, og som rummer hele organisationen. Begreberne benyttes gennem opgaven til at skelne mellem disse. Med udgangspunkt i space og place -begreberne ønsker vi dermed at beskrive fjernarbejde i forhold til organisation, IT og kommunikation. I denne forbindelse har vi udviklet en model på baggrund af begreberne (Figur 2: Organisationen i space). Figur 2: Organisationen i space - Kilde: egen tilvirkning I midten af figuren ses et hus, som repræsenterer place. Huset er således organisationens fysiske bygning(er), som indeholder de ansatte, vi tidligere har omtalt, som de prototypiske medarbejdere. Omkring huset har vi space, som er skitseret ved hjælp af en sky. Skyen har til formål at illustrere space s uhåndgribelige natur. I skyen befinder fjernarbejderne sig, som sidder mere eller mindre geografisk adskilt fra hinanden og fra place/huset. Med figuren har vi dermed søgt at illustrere, hvordan det er fordelagtigt for fjernarbejderne, hvis organisationen kan nedbryde forståelsen af organisationen som noget fysisk og i højere grad involvere det omkringliggende space. I denne sammenhæng er IT den faktor, der har muliggjort ændringen i den traditionelle organisationsforståelse, hvor organisationen er begrænset til place. Ved hjælp af teknologien er kommunikation således blevet mulig på tværs af geografiske barrierer. Page 19 of 94

20 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Ved at bryde med den prototypiske opfattelse af hvordan der arbejdes, skaber fjernarbejde dermed nye muligheder og således også nye udfordringer for organisationen. For at skabe et overblik over disse er det således nødvendigt at kigge på den samlede organisation og dennes fysiske grænser, hvordan IT kan hjælpe med at nedbryde de fysiske grænser og kommunikationen som har potentiale til at binde det hele sammen i space Videnskabelse og -deling I afsnittet 2.2 Fra industrisamfund til videnssamfund og udbredelsen af fjernarbejde beskrives viden som det råstof, der er fremtidens vigtigste ressource i Danmark (Holm, 2011, p. 11). Nonaka et al. (2000, p. 5) beskriver, hvordan vi lever i et vidensbaseret samfund, hvor viden er kilden til magt. Den organisatoriske problematik er i denne sammenhæng, hvordan viden skabes og behandles. I nedenstående afsnit vil vi, med udgangspunkt i Nonaka et al. (2000) præsentere deres syn på netop dette. I forhold til videnskabelse, anser Nonaka et al, (2000, p. 7) dette som værende en dynamisk proces, hvor viden konstant skabes i organisationen gennem handlinger og interaktioner. Der tales endvidere om to typer viden, som er eksplicit viden og tavs viden. Eksplicit viden kan udtrykkes gennem sprog og i form af data, som deles og gemmes forholdsvist nemt. I modsætning til dette er den tavse viden mere bundet i eksempelvis rutiner, handlinger, værdier og følelser, hvilket gør den svær at videreformidle. (Nonaka et al., 2000, p. 7) Viden skabes i samspillet mellem den tavse og den eksplicitte viden. Dette videnskabende samspil, hvor der veksles mellem de forskellige typer viden, kaldes SECI-processen. SECI-processen indeholder fire processer, hvor viden forandres. Disse er socialisation, externalisation, connecting og embodying. Her vil vi kort præsentere socialisation og externalisation idet det er dem, der bliver anvendt i opgavens diskussion. I den proces, der kaldes socialisering, befinder vi os i den del af den samlede SECIproces, hvor ny tavs viden konverteres. Det er en transformationsproces, der i høj grad er styret af fysisk samspil mellem mennesker, hvor viden dannes i fællesskab gennem delte erfaringer og interaktioner, og ved hjælp af ansigt-til-ansigt kommunikation. For at denne proces kan finde sted, er det vigtigt, at der er tillid mellem parterne. (Nonaka et al. 2000, pp. 9) Page 20 of 94

21 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst I externalisation-processen transformeres tavs viden til eksplicit viden. Denne proces muliggør deling af viden, der ellers ville være gået tabt sammen med det eller de individer, der besidder den. På basis af den eksplicitte viden er det efterfølgende muligt at skabe ny viden ved eksempelvis at forbedre den eller arbejde videre med den. For at processen bliver succesfuld, er det afgørende, at der anvendes metaforer, modeller eller andre hjælpemidler, som kan bidrage til at gøre det tavse mere håndgribeligt. (Nonaka et al. 2000, pp. 9) I forbindelse med SECI-processen, er det også relevant at kigge på ba, som beskrives af Nonaka og Konno (1998, p. 40) som værende a shared space that serves as foundation for knowledge creation.. Det er dermed en vidensfremmende kontekst, hvor det er muligt i fællesskab at skabe viden ved hjælp af SECI-processen. Endvidere påpeges det i en senere artikel at it is a concept that unifies physical space such as an office space, virtual space such as , and mental space such as shared ideals. (Nonaka et al., 2000, p. 14) Som en del af ba, kan man ikke være statisk observatør, men man skal tage del i ba gennem handlinger og interaktioner (Nonaka et al., 2000, p. 15). Når der tales om space i ovenstående citat, skal det dermed ikke forstås som et fysisk rum, men i højere grad som nogle rammer, der kan skabe et godt grundlag for videnskabelse og -deling, hvilket betyder, at ba-konceptet også er relevant i forhold til videnskabelse i forbindelse med fjernarbejde. Denne opfattelse af space, som værende flere ting, både fysiske og mere uhåndgribelige, kan sammenlignes med Sarker og Sahays (2004) opfattelse af space og place, ud fra hvilken der, i forhold til fjernarbejde, stræbes efter at forene place og space (jf. afsnit 2.4.1) Tillidsskabelse Det er essentielt for videndeling, at der er tillid mellem menneskene i organisationen. Sue Newell et al. (2009, p. 93) beskriver netop tilliden som en nødvendighed for deling af den tavse viden, og samarbejde generelt, kan finde sted mellem individer, grupper og organisationer. Det interessante ved Newell et al. (2009) er, at de piller tillidsbegrebet fra hinanden ud fra eksisterende typologier af tillid og kategoriserer begrebet i tre dele, hvilket gør det mere konkret i forhold til, hvordan det kan overføres til praksis. Page 21 of 94

22 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Tillid er ikke bare noget, der automatisk bliver skabt, ved at man sætter folk til at arbejde sammen, og det er derfor vigtigt at forstå de tre forskellige typer tillid, som identificeres i henholdsvis: Companion trust Denne type tillid er baseret på personligt venskab, tolerance og goodwill. En sådan følelsesbaseret, kammeratlig tillid opbygges over tid, efterhånden som mennesker lærer hinanden at kende på et personligt niveau. Competence trust Her er det respekten for og troen på en anden persons evne til at løse en opgave, der skaber tillid. Denne type tillid kan skabes mellem mennesker, hvis de selv oplever modpartens kompetencer. Den kompetencebaserede tillid bliver ifølge Newell et al. (2009, pp ) dog ikke nødvendigvis skabt ved menneskelig interaktion. Den kan også skabes gennem personens kontekst, uden at være bundet direkte til arbejdsmæssige præstationer. Her kan omdømmet af personens arbejdsplads og øvrige omgivelser spille ind på den tillid, andre vil udvise. Det kan sammenlignes med appelformen ethos (Greve, 2010, p. 35), hvor en persons titel og baggrund kan skabe troværdighed uden forudgående interaktion. Den kompetencebaserede tillid kan dermed skabes langt hurtigere end den kammeratlige tillid, men er dog langt mere skrøbelig, og tilliden kan således hurtigt blive brudt, hvis der ikke leves op til de kompetencemæssige forventninger. (Newell et al., 2009, pp ) Commitment trust Denne type af tillid skiller sig ud fra de andre ved at være mere institutionel og kontraktbaseret. Her opstår tilliden mellem parterne ved, at de arbejder mod det samme mål, hvilket gør samarbejdet til en gensidig fordel. Her er således en tillid til, at modparten udviser det nødvendige engagement i opgaven for at nå det fælles mål. Commitment trust beskrives af Newell et al. (2009, p. 96) som værende stærkere end den kompetencebaserede tillid, da de involverede parter stadig vil være tilskyndet til at fortsætte samarbejdet for at nå det fælles mål, selvom de undervejs mister respekten for hinandens evner. Commitment trust vil dog i de fleste tilfælde stadig være mere sårbar end companion trust. (Newell et al., 2009, p. 96) Page 22 of 94

23 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst Disse tre typer af tillid bidrager til en bedre forståelse af, hvordan organisationer kan arbejde med tillidsbegrebet ud fra forskellige faktorer med henblik på facilitering af videnskabelse. 2.5 Teoretisk afgrænsning og kritik I denne afhandling er der fokus på udfordringer ved fjernarbejde nationalt i Danmark, hvilket betyder, at vi afgrænser os fra problematikker, som kultur- og tidsforskelle kan fremprovokere og dermed den tidsmæssige barriere. IT er en stor del af fjernarbejde, hvorfor beskrivelsen af denne hastige udvikling også er inkluderet i teoriafsnittet. Derfor er vi nødt til løbende at forholde os kritisk til ældre teoriers beskrivelser af digitalt arbejde og kommunikationsmuligheder. Særligt teorier fra før Web 2.0, hvis indtog, i såvel privat som organisatorisk sammenhæng, kan siges at have fornyet tilgangen til de virtuelle relationer og samarbejde. Et andet kritikpunkt er, at mange teorier tager udgangspunkt i, hvad der mistes, når man arbejder virtuelt sammenlignet med det prototypiske arbejde. Denne sammenligning skal ifølge Martins et al. (2004, p. 808), ikke foretages, men i stedet er det vigtigt at forstå, hvordan samarbejde foregår virtuelt. Således bør virtuelt samarbejde ikke blot betragtes som en ny platform til at gøre noget, vi kender, men en helt ny samarbejdsform, som skaber en række nye muligheder og gør op med klassiske udfordringer som geografisk afhængighed. Page 23 of 94

24 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og - analyse Dette hovedafsnit søger at afdække de metodiske overvejelser og teknikker, der er anvendt i forbindelse med afhandlingens dataindsamling og databehandling. Først præsenteres afhandlingens videnskabsteoretiske ståsted. Dette efterfølges af en beskrivelse af litteraturstudie, dataindsamling og dataanalyse. Slutteligt vil vi forholde os kritisk over for afhandlingens validitet og begrænsninger. 1 Introduktion 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 6 Konklusion Page 24 of 94

25 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 3.1 Videnskabsteoretisk tilgang Videnskabsteori er læren om videnskab, og hvordan den udvikles i samspil med praksis og samfundsudviklingen. Det er endvidere den måde, hvorpå vi som undersøgere bevidst eller ubevidst vælger at opfatte data (Andersen, 2010, p. 17). Dette afsnit indeholder en præsentation af afhandlingens videnskabsteoretiske tilgang, og hvordan den påvirker undersøgelsen. Der arbejdes med den hermeneutiske videnskabsteoretiske tilgang i afhandlingen. Det grundlæggende aspekt ved hermeneutikken er at skabe forståelse (Holm, 2011, p. 84). Dette er vigtigt, fordi der i hermeneutikken arbejdes med spørgsmål i forbindelse med mennesker og samfund, og det er disse, man skal forstå for at skabe god viden inden for denne type videnskabsteori (Holm, 2011, p. 84). I hermeneutikken er forståelse kontekstuel, og forklares oftest med udgangspunkt i den hermeneutiske cirkel eller spiral, hvor der er en gensidig afhængighed mellem del og helhed, hvilket skaber en cirkulær forståelsesproces (Holm, 2011, pp ). Som det fremgår af Figur 3, bevæger vi os gennem spiralen, og der arbejdes således komparativt i undersøgelsen, hvor de enkelte dele sættes op mod den helhed de indgår i. I forhold til vores empiri skal spiralen forstås sådan, at når vi foretager et interview, har vi en Figur 3: Den hermeneutiske vej til forståelse Kilde: forforståelse for de foregående interviews. Denne forforståelse bruger vi til bedre at kunne forstå det, der sker i de interviews, vi er i gang med at foretage og dermed for bedre at kunne fortolke de nye data. Således fortsætter den kontinuerlige vekslen og udvikling mellem forståelse/forforståelse af helheden og fortolkning af de dele vi undersøger. Vi har i forbindelse med dataanalysen valgt at anvende Grounded Theory (herefter GT), hvilket betyder, at vi har en meget åben tilgang til interviewene og undersøgelsen generelt (jf. afsnit 3.5). I kombination med denne brede analysemetode vurderer vi, at den hermeneutiske forståelsesproces hjælper til at holde fokus gennem undersøgelsen. Dette kommer til udtryk i, at vi arbejder i iterationer, og hele tiden holder de nye data op mod eksisterende data indsamlet i foregående iterationer. Denne proces vil blive beskrevet yderligere i de følgende afsnit. Page 25 of 94

26 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse Indgangen til processen bestod i et mindre litteraturstudie. Dette kan umiddelbart synes at stride mod filosofien i GT, men her er det vigtigt at påpege, at der ikke arbejdes ud fra et tomt hoved, men et åbent sind (Urquhart et al., 2010, p. 360). Dette beskrives nærmere i afsnit 3.5 Metode for dataanalyse. Vi forsøger dermed hele tiden at blive klogere på vores undersøgelsesområde, men har samtidig forståelse for, at det ikke er muligt at beskrive den endegyldige sandhed (Holm, 2011, p. 99). Således bliver afhandlingen til i en hermeneutiske spiral, som det er muligt at arbejde sig dybere ned i, og der vil derfor også lægges op til fremtidig forskning. 3.2 Afhandlingens forståelsesproces samt empirisk overblik I dette afsnit søger vi at skabe overblik og forståelse for dataindsamlingen og den efterfølgende analyse. Dette sker ved hjælp af en illustration i Figur 4: Forståelsens iterative proces, som viser, hvordan vi arbejder med forståelse, og en tabel (Tabel 1: Empirisk oversigt ), som skaber overblik over afhandlingens samlede empiri. Figuren og tabellens indhold behandles mere detaljeret i de efterfølgende afsnit (jf. afsnit ). Figur 4: Forståelsens iterative proces - Kilde: egen tilvirkning Indgangen til den iterative forståelsesproces var via et litteraturstudie, hvilket fremgår i Figur 4 ved pilen, der fører ind i processen. Dette første litteraturstudie var baseret på vores indledende undren og var begrænset, da det havde til formål at skabe et overblik over emnet. Dette overblik Page 26 of 94

27 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse viste visse litterære mangler, som dermed blev indgangen til dataindsamlingen. Herefter påbegyndte vi dataanalysen i 1. iteration. På baggrund af denne analyse gjorde vi os nogle erfaringer, vi kunne bruge i dataindsamlingen i 2. iteration og sådan fortsatte vi med at bevæge os rundt i forståelsesprocessen, som den er illustreret i Figur 4. Den 4. iteration adskiller sig fra de andre i forståelsesprocessen på den måde, at vi ikke indsamler ny data i denne. I stedet bruges denne iteration til at se på de tidligere data med andre briller ud fra den forståelse, vi havde skabt os gennem de tidligere iterationer. Afslutningsvist vendte vi tilbage til litteraturstudiet, hvor vi, på baggrund af de indsamlede data, bedre kunne målrette søgningen i litteraturen med henblik på at skabe en diskussion. I denne proces kommer anvendelsen af den hermeneutiske cirkulære forståelse således til udtryk, idet vi søger at skabe forståelse af de indsamlede data ved at se de enkelte dele i forhold til helheden samt helheden i forhold til dens dele. Vi sætter dermed de enkelte interviews/delene, op mod de foregående interviews og den overordnede problemstilling/helheden. På den måde er det muligt at fortsætte med at øge forståelsen af problemområdet ved at tilføje flere interviews. (jf. afsnit 3.1) Af Tabel 1: Empirisk oversigt fremgår det, at undersøgelsen er opdelt i fem iterationer, hvilke danner grundlaget for strukturen i tabellen. Tabellen indeholder endvidere iterationernes formål og de anvendte metoder i dataindsamlingen. Derudover indeholder den personlige data for de enkelte respondenter, og i sidste spalte fremgår den dataanalyse, vi har anvendt for hver iteration. Formålet med tabellen er dermed at skabe et overblik over, hvilke metoder vi har anvendt, og i hvilket omfang vi har anvendt dem i dataindsamlingens fire (1,2,3,5) iterationer. I 4. iteration indsamles ikke nye data, men vi vurderer, at denne er væsentlig at inddrage i tabellen for at illustrere vores iterative fremgangsmåde. Page 27 of 94

28 1. Iteration Afgrænsning/vinkling af problemområdet og identificering af udfordringer i forbindelse med fjernarbejde. 2. Iteration Indsamling af data til identificering af udfordringer i forbindelse med fjernarbejde samt inspirationsmøde. 3. Iteration Indsamling af data til identificering af udfordringer i forbindelse med fjernarbejde samt undersøgelse af mulige fysiske rammer for fjernarbejderhus. 4. Iteration Identificering af løsninger i eksisterende empiri indsamlet i iteration. 5. Iteration Undersøgelse af eksisterende fjernarbejderhus som mulig løsning. Formål Dataindsamling Fordeling arbejdsplads/hjemme Stilling Organisation Dataanalyse Morten Priesholm (notetagning) Koordinator LAG Småøerne Grounded theory er anvendt som Respondent 1: Personligt 2/3 IT-supporter Stor metode til hele dataanalysen. interview (lydoptagelse) + observationer ( ) Sammenligning af individuelle analyser. Tabel 1: Empirisk oversigt - Kilde: Dataindsamling og -analyse Respondent 2: Personligt interview (lydoptagelse) + observationer ( ) Anders Storgaard Rask (notetagning) ( ) Respondent 3: Personligt interview (lydoptagelse) ( ) Respondent 4: Personligt interview (lydoptagelse) ( ) Respondent 5: Personligt interview (lydoptagelse) ( ) Margrete Bak (notetagning) ( ) Respondent 6: Personligt interview (lydoptagelse) + observationer ( ) Respondent 7: Personligt interview (lydoptagelse) + observationer ( ) Anne Marie Hansen (notetagning) ( ) Ingen ny data, men gennemgang af eksisterende (Respondent 1-7) Per Lorenzen: Personligt interview (lydoptagelse) + observationer (billeder) ( ) 2/3 Controller Stor Sektionsleder Skive Kommune 1/4 Kommunikationschef Stor 4/1 IT-konsulent Mellemstor 0/5 Privatassurandør Stor Partner, Rådgiver Karlbak og Udvikler 3/2 Senior knowledge Stor management ITkonsulent 2/3 Fuldmægtig Stor Formand Stifter og daglig leder Fur Væksthus Tranum Fjernarbejderhus Indbyrdes diskussion. Kodning af transskriberet empiri baseret på udfordringer i analyseprogrammet NVivo. Sammenligning af individuelle analyser. Indbyrdes diskussion. Kodning af transskriberet empiri baseret på udfordringer i analyseprogrammet NVivo. Sammenligning af individuelle analyser. Indbyrdes diskussion. Kodning af transskriberet empiri baseret på udfordringer i analyseprogrammet NVivo. Ny behandling af eksisterende data i NVivo med henblik på identificering af løsninger til udfordringerne. Indbyrdes diskussion. Udvidet kodning i NVivo med henblik på identificering af løsninger til udfordringerne. Indbyrdes diskussion.

29 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 3.3 Metode for litteraturstudiet Den første del af litteraturstudiet brugte vi til at skabe overblik over eventuelle mangler i litteraturen som indgang til vores dataindsamling (jf. afsnit 3.1). Løbende er litteraturstudiet blevet mere smalt og målrettet på baggrund af de opdagelser, vi har gjort i kraft af de iterative forståelsesprocesser (Figur 4: Forståelsens iterative proces). Vi har afsøgt området ved hjælp af AU Librarys database og databasen Scopus, hvor det blandt andet er muligt at søge på tværs af artikler og bøger fra flere forskellige tidsskrifter og databaser. Vi har blandt andre anvendt følgende søgeord (med og uden ordene i parentes): hjemmearbejde, fjernarbejde, distancearbejde, telecommuting, (virtual) telework, virtual teams, distributed work (arrangements), remote work, virtual work og kombineret dem med mere målrettede søgeord såsom challenges, knowledge (sharing), trust, social (networks), relations, smart work centre, telecottages. Nogle søgninger er også foretaget uden at have den første type søgeord med, hvilket betyder, at der eksempelvis er blevet søgt på knowledge sharing, for at finde noget generelt om dette emne. Efterhånden som vi fandt relevante artikler, blev der både anvendt backward search, hvor vi ved hjælp af referencer gik tilbage og kiggede på tidligere artikler, og forward search, hvor vi så på i hvilke nyere artikler, de før identificerede artikler var blevet citeret. På den måde har vi bevæget os frem og tilbage i litteraturen for, så vidt muligt, at få afsøgt det relevante område. (Webster og Watson, p. xvi) 3.4 Metode for dataindsamling I dette afsnit vil vi præsentere og argumentere for valget af de dataindsamlingsteknikker, herunder interviews og observationer, der ligger til grund for afhandlingen Multipelt casestudie og respondentudvælgelse Undersøgelsen er baseret på et multipelt casestudie, der beskrives som et casestudie, der er udvidet til mange cases (Kvale & Brinkmann, 2009, p. 288). Vi har valgt denne type undersøgelse, fordi vi ønsker indsigt i generel viden om de udfordringer, respondenterne forbinder med fjernarbejde. Vi ønsker at finde mønstre (Reinecker & Jørgensen, 2008, p. 297) i forhold til, hvad ansatte i forskellige virksomheder oplever af udfordringer i deres hverdag som fjernarbejdere. Vi har dermed ikke fokus på én specifik organisation, som det er tilfældet i et single casestudie (Kvale & Brinkmann, 2009, p. 288). Side 29 af 94

30 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse Ud af de 12 interviews anser vi de otte som cases. Disse er udvalgt, fordi de anvender fjernarbejde. I den forbindelse har vi måttet fravælge dem, som ikke var faste brugere af fjernarbejde, og dermed ikke havde en fast aftale med deres arbejdsgiver om en sådan ordning. I første omgang var dette vores primære afgrænsning i forhold til respondentudvælgelse. Efter interviewet med Respondent 4, som kun havde én fast dag på hjemmekontoret, erfarede vi, at dette ikke var tilstrækkeligt. Dette vil blive uddybet i afsnit 4.6 Redigeret definition af fjernarbejde. De udvalgte respondenter er både kvinder og mænd, og de arbejder i forskellige typer af virksomheder i forskellige stillinger (jf. afsnit 3.7). I det videre analysearbejde har vi ikke sorteret respondenterne efter demografiske data Personlige interviews De primære data i undersøgelsen udgøres af kvalitative undersøgelser, der er kendetegnet ved, at de er beskrivende og dybdegående (Andersen, 2010, p. 27). Vi har valgt den kvalitative metode interviews, fordi vi ønsker en dyb og nuanceret forståelse af de udfordringer, hver enkelt respondent oplever. Interviews er stimulidata, hvor der er interaktion mellem intervieweren og respondenten (Andersen, 2010, p ). I denne interaktion er der risiko for, at interviewpersonen kommer til at influere respondentens svar. Dette har vi været ekstra opmærksomme på at undgå i denne undersøgelse, idet vi anvender GT og derfor ønsker at forholde os så lidt forudindtagede som muligt (jf. afsnit 3.5). Inden vi påbegyndte en ny iteration, udviklede eller videreudviklede vi interviewguides til henholdsvis interviewene med fjernarbejderne (jf. Bilag 3: Interviewguide fjernarbejdere ) og Per Lorenzen (jf. Bilag 4: Interviewguide Per Lorenzen ). Vi udviklede interviewguides, fordi vi valgte at arbejde med semistrukturerede interviews (Andersen, 2010, p. 169). Det var en åben guide, fordi vi i høj grad var interesseret i at høre om respondenternes oplevelser i forbindelse med udfordringer i deres dagligdag med fjernarbejde. Vi ville dog have nogle emner og spørgsmål klar, for at være sikre på vi fik afdækket problemområdet så vidt muligt. Struktureringsgraden, som er en måde at beskrive, hvor styret interviewet er (Andersen, 2010, p. 153), var dermed relativ lav. Rækkefølgen på spørgsmålene var også blot en oversigt, hvis struktur i høj grad var præget af respondenten. Denne fleksible indgang til interviewene stemmer godt overens med tænkningen i GT (jf. afsnit 3.5). Respondenterne skulle have mulighed for at komme med deres inputs, uden at vi påvirkede dem. Disse afvigelser fra interviewguiden, var dog med til at udvide vores horisont, og interviewguiden blev videreudviklet stort set efter hvert Side 30 af 94

31 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse interview, hvilket stemmer overens med de tidligere illustrerede iterative processer (jf. Figur 4: Forståelsens iterative proces ). Til inspirationsmøderne (jf. afsnit ) udviklede vi ikke interviewguides, men vi medbragte i stedet opmærksomhedspunkter, som vi gerne skulle omkring. Af oversigtstabellen, Tabel 1: Empirisk oversigt, fremgår det, at nogle respondenter kaldes ved navn, mens andre får et nummer. De respondenter, der får et nummer, behandles i højere grad end de resterende samlet i analysen, idet de alle arbejder som fjernarbejdere. I fire af de tilfælde, hvor vi vælger at bruge respondentens navn, er der tale om inspirationsmøder, og det er derfor relevant, hvem personerne er. Respondenten Per Lorenzen skiller sig dog yderligere ud fra disse, idet vi anser ham som både ekspert angående fjernarbejderhuse og fordi hans interview bliver brugt aktivt i analysen, som supplement til interviewene med de nummererede respondenter. Per Lorenzen blev udvalgt på baggrund af, at vi i de foregående iterationer blev ledt hen mod, at et fjernarbejderhus, eller en anden form for fælleskontor, kan fungere som en løsning på udvalgte udfordringer. Per Lorenzen er både bruger af fjernarbejderhuset i Tranum, men også stifter og daglig leder. Interviewet med Per Lorentzen omhandlede brugen af huset og praktiske foranstaltninger i forbindelse med huset (jf. Bilag 5: Behandlet empiri ). Tre af de personlige interviews blev foretaget over telefonen. Det var praktisk, at vi kunne anvende telefoninterviews med nogle af respondenterne, idet de befinder sig geografisk spredt ud i hele landet. Det er dog nødvendigt at være opmærksom på, at det ikke er muligt at aflæse respondentens nonverbale signaler. Dette betød, at det kunne være svært at vurdere, hvor lang tid respondenten skulle have til at svare på spørgsmålene, uden at være i stand til at se personens ansigt. I lange pauser var det vanskeligt at vurdere, om respondenten ikke havde forstået spørgsmålet eller bare tænkte sig om. (Andersen, 2010, pp ) Vi oplevede til gengæld også, at de telefoniske interviews var mere effektive og konkrete sammenlignet med de klassiske personlige interviews, idet de i mindre grad var præget af smalltalk, hvilket betød, at vi hurtigt kom sagen Beskrivelse af inspirationsmøder Gennem forløbet har vi haft møder med forskellige interessenter, som har fungeret som baggrundsviden og inspiration i forhold til fjernarbejde i Danmark (jf. Tabel 1: Empirisk oversigt ). Disse møders funktion beskrives kort her: Side 31 af 94

32 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse Vi har afholdt møder og udvekslet s med Morten Priesholm, Koordinator hos LAG Småøerne. I oversigten (Tabel 1: Empirisk oversigt ) fremgår det, at møderne med Morten Priesholm har fundet sted i 1. iteration. Vi har dog også haft kontakt med ham løbende i forløbet, men det er opstartsmæssigt, møderne har haft mest signifikans i forhold til afhandlingens udformning. Efterfølgende har møderne haft en mere opdaterende og diskuterende karakter. Han har endvidere været hjælpsom i forbindelse med at finde kontakter til potentielle respondenter, som kunne bruges i undersøgelsen. Der er som opsamling på samarbejdet planlagt, at vi skal fremlægge afhandlingens resultater for LAG Småøernes bestyrelse. I 1. iteration supplerede vi desuden interviewene med et møde med Anders Storgaard Rask, som er Sektionsleder for Erhverv og Udvikling i Skive Kommune. Mødet drejede sig om Skive Kommunes syn på fjernarbejde, både som politisk initiativtager og som organisation. Dette møde brugte vi til at blive mere afklarede omkring fokus i opgaven, og hvordan vi ville afgrænse respondentudvælgelsen. Mødet havde dermed overvejende en funktion af at være afklarende for os i forhold til det videre arbejde. Vi har i 2. iteration snakket med Margrete Bak, som er partner, rådgiver og udvikler i iværksættervirksomheden Karlbak. Margrete Bak bekræftede relevansen af emnet med hendes erfaring inden for selvstændige, som oplever nogle af de samme problemstillinger, når de sidder alene og arbejder. Hun påpegede også, hvordan hun så fjernarbejderhuse og andre former for kontorfællesskaber som en god mulighed, men at der mangler mere konkret information om brug og opstart af dem. Mødet var for os med til at skabe interesse omkring, hvordan fjernarbejderhuse kan bidrage løsningsorienteret i forhold til vores problemområde. Hun var endvidere enig i, at en holdningsændring, i forhold til hvordan virksomhederne ser på fjernarbejde, ville komme fjernarbejderne til gode. I 3. iteration blev der afholdt et møde med Anne Marie Hansen, Formand for Fur Væksthus. Dette møde drejede sig om mulig brug af væksthusets lokaler til kontorpladser. Mødet fungerede som en form for gensidig sparring, hvor vi hørte hende, om hendes holdninger til at skabe et fælleskontor i lokalerne, samt hvilke udfordringer hun så i forbindelse med dette. Samtidig kunne vi også dele de erfaringer, vi havde gjort os gennem den hidtidige undersøgelse med fjernarbejde. Side 32 af 94

33 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse Observationer Der foretages også observationer i undersøgelsen, som fremgår af Bilag 6: Beskrivelse af observationer. Disse er er ikke-stimulidata, som karakteriseres ved, at der ikke er interaktion aktørerne imellem (Andersen, 2010, p ). Observationerne var såkaldte åbne observationer, hvor respondenterne var bevidste om, at observationerne fandt sted (Andersen, 2010, p. 155). Idet der var tale om observationer af fjernarbejdets fysiske rammer og ikke mennesker eller andet aktivt, vil vi ikke gå mere i dybden omkring processen. Der blev observeret i fire hjemmekontorer og i Tranum Fjernarbejderhus (jf. Tabel 1: Empirisk oversigt ). 3.5 Metode for dataanalyse I dette afsnit vil vi beskrive, hvordan vi har arbejdet med den indsamlede empiri, hvordan empirien er struktureret, samt hvordan den skal identificeres og forstås i Bilag 5: Behandlet empiri. For at muliggøre transskriberingen og sikre det videre arbejde, har vi optaget de interviews, der var med fjernarbejdere samt interviewet med Per Lorenzen. Se Bilag 7: Lydfiler fra interviews. I opgaven bruges GT, som tilgang til dataanalysen. GT er en undersøgelsesmetode, hvormed man, med udgangspunkt i data, arbejder hen imod at udvikle ny teori. Denne teoriskabelse står i kontrast til verifikation eller falsifikation af teori, hvilket ikke er formålet med GT. (Urquhart et al., 2009, p. 360) Det er væsentligt at understrege, at det ikke er muligt at gå ind i en undersøgelse med en blank tavle, idet man skal have et perspektiv, der gør en i stand til at danne kategorier til kodning af den indsamlede data. I denne sammenhæng omtaler Urquhart et al. forskellen mellem open mind and empty head (Urquhart et al., 2009, p. 360), hvor det første er at foretrække, og det andet ikke er muligt, når der foretages en undersøgelse. Vi har valgt denne tilgang, hvor vi hverken kan eller skal afskrive vores eksisterende viden på området, men hvor vi forsøger at tilgå problemområdet uden forudindtagede hypoteser (Urquhart et al., 2009, p. 359), idet vi ønsker at holde os åbne for nye ideer og opdagelser på området. Vi søger dermed, at være i stand til at kode empirien på baggrund af de opdagelser, vi gør i analysearbejdet, og kun i begrænset omfang på baggrund af den viden, som vi allerede besidder. Valget af denne metode bunder endvidere i, at vi søger at skabe ny teori, hvilket passer sammen med Side 33 af 94

34 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse hermeneutikken, hvor blandt andet filosoffen Hans-Georg Gadamer har fokus på anvendelighed i forbindelse med at bruge den hermeneutiske forståelse til at skabe ny mening (Holm, 2011, p. 94). I den sammenhæng finder vi det relevant at definere, hvad en teori er og dermed overordnet set, hvad vi stræber mod at skabe med afhandlingen: (En teori er et) system af læresætninger (eller antagelser) inden for et fagområde, som kan beskrive, forklare og forudsige fagets fænomener, og som danner forståelsesramme(r) for faget. (Reinecker & Jørgensen, 2008, p. 268) En teori kan dermed variere meget både i indhold og form. I afhandlingen søger vi at skabe teori i form af et overbliksskabende framework. Dette framework skal fungere som en forståelsesramme, som kan beskrive, forklare og forudsige udfordringer samt bidrage med løsningsforslag, der er knyttet til fjernarbejde. (jf. afsnit 1.2) Vi vurderer dog, at der er ulemper ved GT, hvor man som undersøger starter meget bredt, idet der er risiko for, at en del af empirien viser sig at være irrelevant i sidste ende. Vi er dog opmærksomme på denne risiko, og vi vurderer, at valget af hermeneutikken som videnskabsteoretisk tilgang bidrager til, at begrænse omfanget af irrelevant empiri. Vi vurderer dermed, at hermeneutikken supplerer GT godt, som beskrevet i afsnit 3.1 Videnskabsteoretisk tilgang Databehandling Til at behandle og overskueliggøre de indsamlede data har vi anvendt analyseprogrammet NVivo, som er designet til at hjælpe med organisering, analyse og at skabe indsyn i ustrukturerede eller kvalitative data (Alfasoft, 2015). Helt konkret har vi brugt programmet til først at transskribere interviewene og efterfølgende til at kode dem. Vi har valgt at gribe transskriberingen an således, at vi har undladt at transskribere de overgange, hvor der blev sagt ting, som ikke var relevante i forhold til undersøgelsen. Vi valgte hernæst at kode vores data for at gøre det så overskueligt som muligt, når vi skulle arbejde videre med analysen. Kodningen foregik således, at vi efter hver af de første tre iterationer, hver især gennemgik de indsamlede data med henblik på at identificere udfordringer. Dette resulterede i, at vi efter iterationerne havde to lister med udfordringer. De to lister fik vi i fællesskab reduceret til en samlet liste med 11 punkter, som udgjorde de identificerede udfordringer i empirien og de overordnede analysekoder, som fremgår af Bilag 5: Behandlet empiri. Selvom vi forsøger at undgå at være Side 34 af 94

35 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse forudindtagede, kan vi ikke helt sige os fri fra dette, hvilket er årsagen til vores valg af fremgangsmåde i denne del af analysen. Med to separate syn på empirien påvirkede vi dermed ikke hinanden med hver vores forudindtagethed i disse første iterationer. Ud over disse 11 koder har vi koderne Fjernarbejderhus, Opstart af fjernarbejderhus, Finansiering af fjernarbejderhus, Fordele, Retningslinjer for fjernarbejde og Videndeling. Dette skyldes, at der var en del data om de pågældende emner, og i tilfælde af, at det bliver relevant undervejs i opgaveskrivningen, er det på denne måde overskueligt at finde igen. Efter videre arbejde med analysen har vi delt udfordringerne op i de fire overordnede kategorier Kontekst, Ledelse, Medarbejder og Relationer, hvilket fremgår af Tabel 2: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde. Denne nye opdeling havde til formål at overskueliggøre empirien yderligere. Til trods for denne ændring valgte vi ikke at ændre kodningen i NVivo, idet vi stadig finder det overskueligt, at finde det vi skal bruge. Analysekoderne blev dermed udarbejdet på baggrund af egne data, hvilket betyder, at der først senere i diskussionen vil blive inddraget litteratur. Denne måde at arbejde på, med dannelse af analysekoder, er foregået med udgangspunkt i GT-tilgangen (Urquhart & Fernández, 2006, p. 459). De sidste to iterationer adskiller sig fra de første tre, idet fokus her var på løsninger til de identificerede udfordringer. I 4. iteration indsamlede vi ikke yderligere data, men gennemgik i stedet de eksisterende data med det formål at kode løsningsforslag til de eksisterende udfordringer. Under hver udfordring er der dermed et underpunkt, der består af løsningsforslag til den pågældende udfordring (jf. Bilag 5: Behandlet empiri ). Gennem analysen blev vi ledt hen imod, at et fjernarbejderhus kunne være en mulig løsning på nogle af de udfordringer, vi havde identificeret i dataindsamlingen hidtil. I 5. iteration havde vi dermed fokus på fjernarbejderhuset, hvor vi talte med Per Lorenzen (jf. afsnit 3.4.2). Når der i opgaven henvises til den behandlede empiri, kommer det til at foregå på følgende måde: (navnet på bilaget, nummeret på udfordringen, respondentnummer, referencenummer). De første to interviews foregår som sagt på samme tid, og Respondent 1 og 2 kommer dermed fra den samme lydfil. Der vil stadig i referencerne blive skelnet mellem, hvem der siger hvad, men der vil blive vist tilbage til den samme kilde. Side 35 af 94

36 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 3.6 Undersøgelsens validitet og generaliserbarhed Når en undersøgelses validitet vurderes, sker det både i forhold til gyldighed, som vedrører, om der er overensstemmelse mellem empirien og den teori, der anvendes i undersøgelsen, og i forhold til relevans, som drejer sig om empiriens relevans i forhold til problemformuleringen (Andersen, 2010, p. 83). I dette afsnit vil vi dermed behandle de aspekter, der har haft indflydelse på undersøgelsens gyldighed og relevans. Muligheden for at generalisere empirien, vil endvidere blive behandlet i dette afsnit. Afhandlingens teoretiske grundlag er i høj grad baseret på teori fra udlandet, hvilket kan anses problematisk, idet vi beskæftiger os med en problemstilling, der søger at løse et problem nationalt i Danmark. Vi vurderer dog, at risikoen for at den internationale teori og dennes resultater ikke kan anvendes i samspil med den dansk indsamlede empiri, som værende minimal. Til trods for kulturforskelle arbejder vi derfor ud fra en antagelse om, at de udfordringer, der opleves blandt fjernarbejdere i udlandet, kan sammenlignes med det, vores respondenter oplever som udfordringer med fjernarbejde i Danmark. Kigger vi endvidere på definitionen af fjernarbejde, er denne sammensat på baggrund af forskellige definitioner, der stammer fra forskellige begreber, som det fremgik af afsnit 2.1 Definition af fjernarbejde. Disse begreber indeholder forskellige nuancer, og det er derfor relevant at forholde sig kritisk over for, om de samme udfordringer og løsninger gør sig gældende på tværs af de mange begreber. Vi er i denne sammenhæng opmærksomme på, hvornår teori kan overføres og anvendes i forhold til vores fortolkning af begrebet fjernarbejde. Idet vi arbejder med GT og dermed en meget bred problemstilling i forbindelse med dataindsamlingen, kan det være vanskeligt at udtømme litteraturen på området for relevant teori. Overordnet set vurderer vi dog, at afhandlingen opfylder kravet om gyldighed og dermed, at der er god overensstemmelse mellem teori og empiri, så længe vi er opmærksomme på og tager højde for ovennævnte problematikker. Den indsamlede empiri er relevant i forhold til problemformuleringen, idet vi har holdt fokus på formålet med undersøgelsen. Til at hjælpe med at holde dette fokus, har vi anvendt det udarbejdede målhierarki (Bilag 1: Målhierarki), som skildrer det overordnede formål samt formålet med empiriindsamlingen. I den sammenhæng vurderer vi endvidere, at både problemstillingen og empiriindsamlingen er relevant i forhold til den samfundsproblematik, der var motivationen til denne afhandling. Side 36 af 94

37 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse En af de ting, der ofte er et problem i interviewforskning, er at finde det rette antal respondenter. Der er samlet set 12 interviews, som danner grundlaget for undersøgelsen. Dette lyder ikke umiddelbart af meget, og vi er klar over, at flere interviewpersoner kunne have resulteret i flere nuancer i analysen af udfordringerne. De syv fjernarbejdere oplever dog mange af de samme problematikker, og vi vurderer ikke at mange flere interviews ville have resulteret i identifikation af mange nye udfordringer. Dette kan vi dog ikke vide med sikkerhed. Det, at vi har fravalgt et større antal respondenter, betyder endvidere, at vi i højere grad har mulighed for at gå i dybden med analysen af dem, vi har (Kvale & Brinkmann, 2009, p. 134). Spørgsmålet er så, om der er for få respondenter til at generalisere resultatet af undersøgelsen. I den sammenhæng påpeger Kvale og Brinkmann (2009, p. 288), at det kan være problematisk at have en anmodning om, at vidensproduktion inden for samfundsvidenskaberne skal være generaliserbar og dermed universel og gyldig alle steder, altid og for alle mennesker. De mener i stedet, at det skal overvejes, om den producerede viden fra én interviewsituation kan overføres til andre relevante situationer (Kvale & Brinkmann, 2009, p. 288). De specifikke interviewsituationer, vi har arbejdet med, har alle drejet sig om fjernarbejde og udfordringer i brugen heraf. Det er således mennesker, der befinder sig i en specifik arbejdssituation, og som kan relateres til andre i en lignende situation, eller på vej ind i en lignende situation. I den sammenhæng vurderer vi, at den viden, der er blevet skabt via undersøgelsen, godt kan overføres til andre lignende situationer. 3.7 Empirisk afgrænsning og kritik Der bliver i afhandlingen foretaget en afgrænsning i forbindelse med udvælgelsen af respondenter. For det første er der nogle begrænsninger i forhold til hvilken type arbejde, det er muligt at udføre som fjernarbejde (jf. afsnit 2.2). Det er dermed ikke muligt for alle arbejdsfunktioner at blive rykket ud som fjernarbejde, og vi afgrænser os således til, at respondenterne er vidensarbejdere, til trods for at definitionerne på denne type arbejder er forskellige (jf. afsnit 2.2). I forhold til Respondent 5, som er privatassurandør, er grundlaget muligvis spinkelt i forhold til videnskabelse, men han/hun passer i definitionen, når det gælder motivation i forbindelse med fleksibilitet og frihed. For det andet har vi fravalgt selvstændige, fordi vi ønsker at se på organisatoriske udfordringer. Vi har endvidere i 1. iteration fravalgt at interviewe fjernarbejdere, der arbejder fra et fjernarbejderhus i stedet for hjemmet, for at skabe det samme analytiske udgangspunkt. Idet vi har valgt at fokusere på brugen af fjernarbejde, har Side 37 af 94

38 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse vi også afgrænset os fra at interviewe organisatoriske beslutningstagere. Dette kunne ellers have bidraget til at få et overblik over virksomhedernes syn på barrierer for fjernarbejde og således få belyst sagen fra flere vinkler. Denne ensidige synsvinkel begrænser os også fra at få indblik i, hvordan afstanden påvirker kollegernes forhold til fjernarbejderen. Vi har heller ikke interviewet ansatte, som tidligere har benyttet fjernarbejde, men efterfølgende er stoppet, fordi det ikke har fungeret. Sådanne interviews kunne have bidraget med nye eller mere udtalte udfordringer. I en stor del af den eksisterende litteratur på området er der i dataindsamlingen og analysen lagt vægt på de demografiske data. Dette fokus har vi fravalgt i opgaven, fordi det er en mindre undersøgelse i forhold til kvantitet og det dermed ikke forekommer relevant at eksempelvis differentiere mellem køn. Vi ønsker heller ikke denne skelnen i det endelige framework, idet vi vurderer, at det vil forvirre mere, end det vil gavne. Vi er dog alligevel opmærksomme på at forholde os kritisk over for de demografiske data, idet vi overvejende har interviewet mennesker fra store virksomheder. Vi er endvidere klar over, at der er kan være stor sammenhæng mellem alder og IT-kompetencer og evnen til at socialisere gennem medier, alt efter hvordan individet er påvirket af samfundsudviklingen (jf. afsnit 2.2). I disse tilfælde kunne vi have valgt respondenter, der i højere grad repræsenterer et bredere udsnit af befolkningen, for et mere dækkende resultat. Side 38 af 94

39 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag I denne del af afhandlingen præsenteres analysens resultater. Disse er inddelt i fire overordnede kategorier: Kontekst, Ledelse, Medarbejder og Relationer. Hver af disse kategorier indeholder en række udfordringer med dertilhørende beskrivelser og løsningsforslag. Hver kategori beskrives i dybden i de efterfølgende afsnit. 1 Introduktion 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 6 Konklusion Side 39 af 94

40 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 4.1 Overblik over empiriske udfordringer og løsningsforslag I dette afsnit skabes overblik over analysens resultater ved hjælp af Tabel 2: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde. Denne tabel skildrer førnævnte opdeling i fire overordnede kategorier. Under hver af disse beskrives de tilhørende udfordringer samt løsningsforslag rettet mod arbejdsgiver og herunder de enkelte fjernarbejdere. De løsningsforslag, der understøttes i fjernarbejderhuset, er markeret med grøn i tabellen. Denne distinktion er foretaget med det formål at gøre det enkelt for arbejdsgiver at se, hvordan det er muligt at drage nytte af fjernarbejderhuset og dermed nemmere at vurdere, om det er noget virksomheden ønsker at støtte. Tabellen skaber dermed det indledende overblik over de resultater, der er afdækket i analysen, og som vil blive uddybet i resten af dette 4. hovedafsnit. Side 40 af 94

41 Kontekst Ledelse Medarbejder Relationer Udfordring Beskrivelse fra empiri Løsningsforslag fra empiri Dårlig internetforbindelse. Begrænset adgang til Internettet kan skabe vanskelige arbejdsforhold og besværliggøre Bedre internetforbindelse. Vælg det der er bedst i dit område. kommunikation. Opsøg bedre internet i nærområdet. Begrænset adgang til Ofte har medarbejderen ikke de samme kontorfaciliteter hjemme som på Deling af faciliteter med andre i samme situation i området. kontorfaciliteter. arbejdspladsen, hvilket kan skabe dårligt arbejdsmiljø og blive en økonomisk byrde. Lovmæssige krav til Ved hjemmearbejde kan det blive nødvendigt at udarbejde en APV, hvilket kræver Viden omkring retningslinjer for APV. arbejdsmiljø. ekstra ressourcer af virksomheden og kan opfattes som en barriere. Fjernarbejderhus med gode arbejdsforhold. Tab af nonverbal Ved brug af medier, der ikke understøtter de nonverbale kommunikationsformer, kan Brug af rige medier såsom Skype/videokonference. kommunikation. der forekomme forståelsesmæssige problemer i kommunikationen. Opsøg faciliteter i nærområdet. Fjernarbejderen opfattes som tilgængelig i forbindelse med ikke-arbejdsrelaterede Tydelige grænser over for familie og øvrige omgivelser. Forstyrrelser i hjemmet. opgaver, selvom han/hun reelt set er på arbejde. Venner og familie har en manglende Ud af hjemmet. forståelse for arbejdssituationen. Udfordring Beskrivelse fra empiri Løsningsforslag fra empiri Manglende kendskab til muligheder og udfordringer kan medføre, at lederen ikke kan Overskuelig og konkret information om fjernarbejde til ledere. Manglende viden om se, hvordan fjernarbejdet kan gribes an, så det bliver profitabelt for virksomheden. Velforberedte medarbejdere til forhandlingssituationen. fjernarbejde generelt. Dette vanskeliggør forhandlingssituationen ved fjernarbejdets start for medarbejderen. Mangel på kendskab til den individuelles evner som fjernarbejder. Uhensigtsmæssig ledelsesstil. Større krav til planlægning. Det kan være svært for lederen at forudsige, hvordan medarbejderen arbejder under de nye rammer. Kontrollerende og overvågende ledelsesstil kan virke hæmmende på fjernarbejdet. Grundig forventningsafstemning mellem leder og ansat. En aftalt prøveperiode med opfølgning på erfaringerne. Fokus på resultater frem for synlighed. Online involvering fra ledelsen som erstatning for fysisk kontakt. Udfordring Beskrivelse fra empiri Løsningsforslag fra empiri Fjernarbejde kræver en hel anden strukturering af hverdagen hos den ansatte. Den øgede fleksibilitet og manglende synlighed medfører større krav til selvdisciplin og planlægning af opgaver, når hjemmet og arbejdspladsen forenes. arbejdspladsen. Fritid bliver til arbejdstid. Mangel på opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer Den ansatte risikerer at glemme pauser og fyraften med fysiske gener til følge. Den ansatte kan føle øget forpligtelse til at yde mere for at gøre sig fortjent til fjernarbejdet og for at gøre op med fordommen om den dovne medarbejder ude af syne. Arbejde og fritid kan flyde sammen. Disciplin fra start, hvis den ansatte foretrækker fast arbejdsstruktur. Planlægning efter hvilke opgaver der passer bedst til hhv. hjemmet og Planlægning/indarbejdelse af pauser i hverdagen. Den ansatte bør gøre op med sig selv, hvordan arbejde og fritid/familie ønskes prioriteret. Udfordring Beskrivelse fra empiri Løsningsforslag fra empiri Når det ikke længere er fagligt nødvendigt at møde på arbejdspladsen, risikerer fjernarbejderen at isolere sig med et savn af social samvær og dermed ikke få plejet de sociale relationer. Manglende virtualitet kan virke hæmmende for de sociale interaktioner, til trods for høj grad af virtualitet er medier i sig selv ikke tilstrækkeligt til at stille det sociale behov. behov. Mangel på opbygning og vedligeholdelse af arbejdsrelationer. Mangel på erfaringsudveksling og netværksskabelse når man ikke er fysisk til stede. Fjernarbejderen involveres i mindre grad i den uformelle kommunikation, som faciliteters af de fysiske rammer på arbejdspladsen. Manglende tillid fra ledelsen kan bremse muligheden for fjernarbejde. Projektopstart kan være vanskelig på distance. Tabel 2: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde (ren empiri) - Kilde: Empirisk analyse Aktiv indsats heriblandt deltagelse i sociale arrangementer, brug af sociale medier og faste ruiner ift. tilstedeværelse på arbejdspladsen. Behov for socialt samvær er god grund til at møde på arbejdspladsen. Fjernarbejderhuset kan fungere som alternativ til at stille det sociale Som fjernarbejder kan det kræve en ekstra indsats at gøre sig bemærket på arbejdspladsen, og opmærksomhed omkring regelmæssig synlighed overfor såvel nye som gamle kolleger er dermed væsentlig. Anvendelse af digitale medier, der faciliterer uformel kommunikation. Ved projekter er det fordelagtigt med personlige møder i opstartsfasen.

42 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 4.2 Kontekst I nedenstående afsnit vil vi analysere konteksten i og omkring fjernarbejde. Med konteksten menes der de fysiske rammer omkring fjernarbejdet og de ting, der kan påvirke fjernarbejderen i hjemmet. Denne kategori opstod, idet vi erfarede, at der er flere aspekter i og omkring hjemmet, der har indflydelse på fjernarbejderens effektivitet og trivsel Dårlig internetforbindelse En velfungerende internetforbindelse er væsentlig, for at fjernarbejde kan fungere, da denne blandt andet er afgørende i forhold til at holde kontakt med arbejdspladsen. Det er dermed problematisk, at nogle respondenter har oplevet internetforbindelsen som en udfordring i arbejdet hjemmefra. Ja, altså en af de mest populære udfordringer, det er jo bredbåndsforbindelsen. (...) Der er ikke 'one size fits all' i forhold til Internet i udkantsdanmark. Nogle steder virker det ene, andre steder det andet. (Bilag 5, 2, Respondent 6, ref. 1) Mangel på en brugbar internetforbindelse kan være hæmmende for fjernarbejdet, og det er derfor væsentligt at være opmærksom på dette og sørge for, at der eksisterer en velfungerende forbindelse på adressen, eller at der er mulighed for at etablere en. Det er for nogle også en mulighed at søge et sted hen, hvor der er etableret en god internetforbindelse, såsom et fjernarbejderhus eller andre former for kontorfællesskaber (Bilag 5, Finansiering af fjernarbejderhus, Per Lorenzen, ref. 3) Begrænset adgang til kontorfaciliteter En anden problematik i forhold til konteksten er, at medarbejderen ofte ikke besidder de samme kontorfaciliteter hjemme som på arbejdspladsen, hvilket kan påvirke arbejdsmiljøet samt fjernarbejderens økonomi. Dette gælder både i forhold til lys, varme, borde, stole og elektroniske hjælpemidler såsom computer, scanner, printer og mulighed for videokonference (Bilag 5, 2, Respondent 5, ref. 1). Som det fremgår af vores observationer, er det ikke alle respondenter, der arbejder under gode forhold på hjemmearbejdspladsen. Disse observationer bekræfter, at der helt konkret er et problem med forholdene i hjemmekontorerne. Værst er det for Respondent 1, som sidder i en Side 42 af 94

43 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag lænestol ved et lille bord med et tastatur i skødet. Der er dog også respondenter, der har fine funktionelle hjemmekontorer. (jf. Bilag 6: Beskrivelse af observationer ) Det økonomiske aspekt og det, at det er op til fjernarbejderen selv at stå for indretningen, kan dermed resultere i, at der vil blive arbejdet under ringe kår, hvilket i sidste ende kan have indflydelse på fjernarbejderens trivsel. Denne økonomiske og/eller indretningsmæssige udfordring for fjernarbejderne er derimod en besparelse for virksomheden, idet der er penge at spare i forhold til bl.a. kapacitet, forplejning og slitage (Bilag 5, 2, Respondent 5, ref. 1). Respondenterne er opmærksomme på fordelen ved at deles om kontorfaciliteter. Det kunne være i form af et fjernarbejderhus, kontorfællesskab eller lignende, hvor fjernarbejdere fra forskellige virksomheder kan samles og dele de faciliteter, der er nødvendige i deres arbejde (Bilag 5, 2.2, Respondent 6, ref. 1). Og så ville det være smart at have et kontorfællesskab, i stedet for at man selv skal til at sætte det hele op med IT og det hele. (Bilag 5, Fjernarbejderhus, Respondent 3, ref. 1) De fysiske rammer, som potentielt udgør en økonomisk byrde for fjernarbejderen, kan dermed erstattes af eksempelvis et fjernarbejderhus, som i nogle tilfælde er gratis at benytte. I Tranum Fjernarbejderhus tilbydes, ud over køkken- og toiletfaciliteter, blandt andet 1 gigabit internetforbindelse, kontorpladser med hæve-/sænkeborde samt møde- og videokonferencerum. Grundet støtte fra forskellige fonde har det indtil videre været gratis for brugere at benytte husets faciliteter med undtagelse af private kontorer, som kan lejes. (Bilag 5, Finansiering af fjernarbejderhus, Per Lorenzen, ref. 3) Lovmæssige krav til arbejdsmiljø Virksomhederne kan ifølge respondenterne opfatte lovmæssige krav som barrierer for at anvende fjernarbejde - både økonomisk og i forhold til en stigende arbejdsbyrde. Som vi vil komme ind på senere (jf. afsnit 4.3.1), kendte ingen af vores respondenter til officielle retningslinjer eller dokumenter om fjernarbejde på deres arbejdspladser. Dette kunne hænge sammen med, at virksomhederne endnu ikke har taget stilling til fjernarbejde som en arbejdsform (Bilag 5, 1, Respondent 3, ref. 2). En supplerende årsag til de manglende officielle retningslinjer kan være, at virksomheden i den sammenhæng er nødsaget til at tage særskilt Side 43 af 94

44 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag stilling til arbejdsmiljølovgivningens krav om arbejdspladsvurdering (APV) (Bilag 5, 2, Respondent 1+2, ref. 1). Dog skal det siges, at jeg ikke har noget officielt hjemmekontor stillet til rådighed. Hvis de (virksomheden) gør det, så skal de til at lønne mig for at have et hjemmekontor, og så skal der jo også laves en arbejdspladsvurdering, og det vil man ikke. (Bilag 5, 2, Respondent 5, ref. 1) I hjemmet er det, uden en APV, i høj grad op til den ansatte at indrette sig og finansiere det nødvendige udstyr for at få hjemmearbejdspladsen til at fungere (jf. afsnit 4.2.2). Selvom reglerne i hjemmet ikke er som på arbejdspladsen, og den ansatte i langt højere grad har medansvar for forholdene, så gælder der særlige regler, hvis skærmarbejdet i hjemmet udføres regelmæssigt 2. Det er således væsentlig at både fjernarbejder og arbejdsplads besidder viden om reglerne omkring APV og fjernarbejde, så det er muligt at leve op til kravene. Også i forhold til denne kontekstuelle udfordring kan fjernarbejderhuset nævnes som en potentiel løsning. I fjernarbejderhuset i Tranum er lokalerne lyse og møbleret professionelt (jf. Bilag 6: Beskrivelse af observationer ), hvilket kan være med til at nedsætte virksomhedens bekymringer angående de fysiske forhold og fjernarbejderens trivsel i den sammenhæng Tab af nonverbal kommunikation Det kan afhængigt af konteksten skabe kommunikationsmæssige problemer, når kommunikationen primært foregår over telefon, chat, og andre medier, som ikke understøtter de nonverbale kommunikationsformer. Nogle respondenter har overvejende anvendt telefonen til at kommunikere med arbejdspladsen, hvilket betyder, at den nonverbale kommunikation ikke bliver en del af samtalen (Bilag 5, 11, Respondent 3, ref. 1). Dette kan have indflydelse på kommunikationens kvalitet. 2 Udføres skærmarbejdet i hjemmet mindst en arbejdsdag om ugen, skal der være tilstrækkelig plads til hensigtsmæssige arbejdsstillinger og kontorfaciliteter. Den ansatte har ret til at få undersøgt syn og øjne og om nødvendigt synskorrigerende hjælpemidler. Derudover skal arbejdsgiveren sørge for at tilrettelægge arbejdet ved skærmen, så det regelmæssigt bliver afbrudt af andet arbejde eller pauser. (Arbejdstilsynet, 2014) Side 44 af 94

45 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag En respondent påpeger fordelen ved at bruge video til at kommunikere med, fordi man får et ekstra lag i samtalen (Bilag 5, 11.2, Respondent 6, ref. 1). Der er kun en enkelt respondent, der har benyttet Skype som sin primære kommunikationsform (Bilag 5, 9, Respondent 6, ref. 1), og som dermed jævnligt har fået den nonverbale kommunikation gennem medier. Selvom de fleste i dagens Danmark har adgang til eksempelvis Skype, der understøtter den nonverbale kommunikation, viser ovenstående udfordringer vedrørende internet og kontorfaciliteter stadig, at der er mangler. I denne sammenhæng påpeger Per Lorentzen fordelen ved at arbejde fra et fjernarbejderhus, hvor der er gode faciliteter - både i forhold til videokonference og hurtigt internet. Det vigtigste er måske, at man kan holde (video)møde, og så kan man gå ind i sin egen hule for sig selv igen med tre skridt og begynde at arbejde med de ting, man har aftalt. (Bilag 5, 11.2, Per Lorenzen, ref. 1) Brug af rigere medier, såsom Skype, kan dermed imødekomme manglen på den nonverbale kommunikation. Hvis fjernarbejderen ikke har mulighed for at foretage videomøder hjemmefra, kan fjernarbejderhuset også her fungere som en potentiel løsning til udfordringen Forstyrrelser i hjemmet Ved fjernarbejde er der risiko for, at man kan blive forstyrret af forskellige ting og mennesker i og omkring hjemmet. Flere respondenter fortæller, at de, når de arbejder hjemme, bliver opfattet som værende ledige til at hjælpe med huslige pligter, såsom vasketøj og børnepasning, og endvidere til at hjælpe naboer med diverse tekniske problemer (Bilag 5, 7, Respondent 6, ref. 1) (Bilag 5, 7.2, Per Lorenzen, ref. 1). Nedenstående to citater understeger, hvordan omgivelserne kan virke forstyrrende, og at man må finde en balancegang mellem arbejde og fritid. De tror, at fordi jeg er hjemme, så kan jeg lige tage ungerne, når de tuder, og jeg kan lige det ene og det andet og det tredje - Og det skal man jo også være god til, et eller andet sted, at sige "Prøv at hør, jeg er faktisk på arbejde, selvom jeg sidder lige herinde. (Bilag 5, 7, Respondent 5, ref. 1) Side 45 af 94

46 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Det er det her med at være fokuseret på ens arbejde og ikke blive distraheret. Altså det er en balancegang, man skal finde. (...) der er tit folk, der ringer og spørger, om man ikke lige kan komme og hjælpe, hvor man så bliver nødt til at være standhaftig (...). Så det har jeg skulle lære også ved at sidde hjemme. (Bilag 5, 7, Respondent 4, ref. 2) Der er dermed risiko for, at fjernarbejderen bliver forstyrret på hjemmekontoret. Som det påpeges i ovenstående citater, kan det i den sammenhæng være nødvendigt at sætte grænser over for familie og venner. Både fjernarbejderen og dennes omgangskreds skal være meget bevidste om, at når der arbejdes, arbejdes der, også selvom vedkommende sidder hjemme. Det kræver struktur. (Bilag 5, 7, Respondent 4, ref. 2,) Derudover kan det være fordelagtigt at have et sted tæt på hjemmet, hvor man kan sidde uforstyrret. Dette kunne eksempelvis være et fjernarbejderhus, som af brugerne opfattes som et frirum fra forventningerne i hjemmet (Bilag 5, 7.2, Per Lorenzen, ref. 1). I denne sammenhæng bør man dog være opmærksom på, at der i fjernarbejderhuset vil være risiko for andre forstyrrelser, idet der sidder flere og arbejder Opsamling Kontekst Det kan skabe en række udfordringer, når den ansatte flytter sit arbejde fra sit sædvanlige kontor på arbejdspladsen til rammerne i hjemmet. Det kan være praktiske ting som dårligere internetforbindelse og begrænset adgang til kontorfaciliteter, som skaber et forringet arbejdsmiljø. Hvis fjernarbejderen primært bruger og telefon til at kommunikere med kollegerne, kan det skabe kommunikative begrænsninger sammenlignet med ansigt-til-ansigt kommunikationen. Her kan eksempelvis Skype være en bedre løsning for fjernarbejdere, da dette medie inddrager den nonverbale kommunikation. Når fjernarbejderen befinder sig hjemme, kan grænsen mellem arbejde og fritid desuden blive sløret, og omgivelserne kan få det indtryk, at denne er tilgængelig til andre gøremål. Det er derfor vigtigt for fjernarbejderen, at sætte klare grænser over for familie og venner. På baggrund af ovenstående fremstår fjernarbejderhuset som en mulig løsning på flere af udfordringerne. Der er i Tranum Fjernarbejderhus god internetforbindelse. Der er endvidere adgang til professionelle kontorfaciliteter, som muliggør den nonverbale kommunikation og sparer fjernarbejderen for den økonomiske byrde forbundet med erhvervelse af kontorfaciliteter. Gode kontorfaciliteter betyder endvidere at virksomheden ikke i samme grad behøver bekymre sig om APV og den ansattes trivsel i forbindelse med de fysiske rammer. I fjernarbejderhuset vil Side 46 af 94

47 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag fjernarbejderen desuden slippe for forstyrrelser i hjemmet, der er dog risiko for andre forstyrrelser. 4.3 Ledelse Denne del af analysen tager udgangspunkt i de udfordringer, der er knyttet til ledelse af fjernarbejdere. Ledelsesstil og viden om fjernarbejde bliver afgørende faktorer for, at denne arbejdskonstellation bliver en succes for såvel den ansatte som virksomheden Manglende viden om fjernarbejde generelt Ingen af vores respondenter kendte noget til officielle retningslinjer vedrørende fjernarbejde på deres arbejdspladser. Dette tyder på, at det ikke er en arbejdskonstellation, lederne har taget konkret stilling til, hvilket giver udslag i, at det er vores respondenter, der har taget initiativ til en aftale om fjernarbejde. Det er slet ikke noget arbejdsgiver, tænker på. Så man skal selv tage skridtet og sige "Hør her, det her kan være en fordel for begge parter". (Bilag 5, 1, Respondent 3, ref. 2) Det betyder, at de dels har måtte argumentere for, hvordan en fjernarbejderstilling vil være god for arbejdspladsen, og dels at flere af dem har været villige til at ofre både egen tid og gå på kompromis med løn for at få en aftale i hus. Det der skete var, at vi forhandlede os frem til en løsning, hvor jeg overbeviste ham om, at jeg faktisk ville være en meget bedre arbejdskraft for ham ud fra det faktum, at jeg ikke skulle bruge så meget pendlertid, det vil jo være arbejdstid meget af det. (...) jeg var sådan set parat til at gå ned i løn, men det blev så ikke nødvendigt. (Bilag 5, 1, Respondent 3, ref. 1) Udfordringen ligger ud fra ovenstående citater i at overbevise lederen ved argumentation i forhandlingssituationen. Denne vanskelige forhandlingssituation kan skyldes dårligt oplyste ledere, som endnu ikke kan se fordelene ved fjernarbejde som en gensidig gevinst, der også kan gavne virksomheden (Bilag 5, 3.2, Respondent 6, ref. 1). Det er således en barriere, der kan nedbrydes, hvis ledelsen får et øget kendskab til fjernarbejdets fordele og betingelser på forhånd. Vi vurderer, at mere overskuelig og konkret information til virksomhedsledere således vil kunne medføre en forhandlingssituation i bedre balance og med klare linjer, hvor den ansatte ikke føler sig tvunget til at give afkald på løn eller fritid for at få en aftale i hus. Det ville være med til at Side 47 af 94

48 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag nedbryde det dovenskabs -tabu omkring fjernarbejde, som flere respondenter også kan genkende (Bilag 5, 3, Respondent 3, ref. 2). Dette beskrives nærmere i afsnit Fritid bliver til arbejdstid Mangel på kendskab til den individuelles evner som fjernarbejder Selvom leder og medarbejder har et godt kendskab til hinandens væremåde og evner på arbejdspladsen, kan dette ikke overføres direkte til fjernarbejdets nye rammer, som stiller en lang række nye krav til begge parter. Er fjernarbejde noget der skal prøves for første gang, kræver det, ifølge vores respondenter, en grundig forventningsafstemning mellem leder og ansat, for at denne arbejdskonstellation kan blive til gensidig glæde og gavn (Bilag 5, 1.2, Respondent 6, ref. 1). Der foreslås i den sammenhæng en prøveperiode for at teste, om det kan fungere for den enkelte fjernarbejder: ( ) vi kan jo heller ikke vide, om vi er gode til det. Der er masser af ting, der skal snakkes igennem og planlægges, før man kan få noget godt ud af det (Bilag 5, 1.2, Respondent 1, ref. 4) Blandt vores respondenter har fjernarbejdet dog efter kort tid vist sig fordelagtigt for både ansatte og virksomheden (Bilag 5, 1, Respondent 3, ref. 1). Derfor kan grundig forventningsafstemning og en prøvetid anbefales med opfølgning efter en planlagt periode Uhensigtsmæssig ledelsesstil Fjernarbejde kræver ifølge vores respondenter også noget særligt af lederen, hvis det skal blive en succes. Frem for kontrol fremhæves engagement og fleksibilitet som vigtige elementer i fjernarbejdets ledelsesstil. (Bilag 5, 6.2, Respondent 5, ref. 1) (Bilag 5, 3.2, Respondent 6, ref. 2) Som beskrevet i indledningen, har vores samfund været igennem en omfattende udvikling, som ligeledes har krævet en ledelsesmæssig fornyelse, da den moderne vidensarbejder i langt højere grad motiveres af fleksibilitet og selvstændighed (jf. afsnit 2.2). Ledere med et stort behov for kontrol vil være en barriere for arbejdskonstellationen, og det nævnes af Respondent 3 som én af årsagerne til, at fjernarbejde ikke er mere udbredt. Og så er der, den der gode gammeldags - og det er måske den aller alvorligste - med kontrolfreaks. Hvis chefen ikke kan se sine ansatte, så laver vedkommende nok ikke noget. Og Side 48 af 94

49 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag den der dynamik tror jeg stadigvæk gør sig gældende. For IT er jo nået så langt, at det her burde være standard for mange mennesker, men det er det altså bare ikke. (Bilag 5, 3, Respondent 3, ref. 1) Der opstår således en udfordring, hvis lederen fokuserer på synlighed frem for det, den enkelte fjernarbejder reelt set skaber af resultater. For at IT-udviklingen og fjernarbejdet kan udnyttes optimalt, kræver det ligeledes en udvikling i den måde, hvorpå lederen agerer over for sine ansatte. Respondent 6 beskriver, hvordan de i hans virksomhed er nået ud over denne barriere. Her er lederens rolle mere som en coach, som involverer sig og guider i en balance mellem det fysiske og det virtuelle (Bilag 5, 3.2, Respondent 6, ref. 2). Det er vigtigt at ledelsen følger med udviklingen og den moderne vidensarbejders behov for fleksibilitet og frihed. Ledelsen skal have fokus på fjernarbejderens resultater og i højere grad påtage sig en involverende rolle som coach frem for at være kontrollerende Opsamling Ledelse I de ledelsesrelaterede udfordringer er der store krav til ledelsen, og måden hvorpå den formår at lede eller guide fjernarbejderne i den rigtige retning. Evnen til at evaluere på baggrund af resultater frem for synlighed er endvidere væsentlig. Overordnet set er det vigtigt, at lederen er opmærksom på fjernarbejderen uden at være kontrollerende, og at der forventningsafstemmes grundigt mellem disse parter. 4.4 Medarbejderen Denne del omhandler de udfordringer, der vedrører medarbejderens hverdag i de nye rammer, som fjernarbejdet skaber. Det omhandler udfordringer med planlægning, selvdisciplin og behovet for at skelne mellem arbejde og fritid, når arbejdspladsen flyttes ind i hjemmet Større krav til planlægning Dette punkt om større krav til planlægning anses som en løsning på nogle af de andre problemstillinger, hvilket blot gør det mere vigtigt, at denne mestres fra start. Side 49 af 94

50 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Blandt respondenterne er der enighed om, at fjernarbejde kræver en anden struktur og planlægning i hverdagen i forhold til at være på arbejdspladsen. Nogle respondenter søger en fast struktur (Bilag 5, 4, Respondent 1+2, ref. 2) (Bilag 5, 4.2, Respondent 4, ref. 1), mens andre trives bedre i en mere flydende struktur (Bilag 5, 5, Respondent 6, ref. 1+2), (Bilag 5, 5, Respondent 6, ref. 2). Der er således enighed om, at det kræver en anden struktur, men det er individuelt, hvad der fungerer for den enkelte fjernarbejder. For nogle af respondenterne har de nye arbejdsforhold i de hjemlige rammer krævet ekstra tilvænning og ikke mindst selvdisciplin (Bilag 5, 4, Respondent 1+2, ref. 2): Det, der er uhyggeligt svært ved det, det er struktur i arbejdsdagen. Det er ikke at lave de her kære overspringshandlinger (...) Der er ikke så langt hen til fjernsynet. Man kan tage et langt bad og se lidt morgennyheder. (Bilag 5, 4, Respondent 5, ref. 3) Der er blandt respondenterne bred enighed om, at fjernarbejde kræver en øget planlægning i forhold til hverdagen heriblandt at samle det arbejde, der i højere grad kræver fysisk tilstedeværelse, til dagene på arbejdspladsen (Bilag 5, Fordele, Respondent 1, ref. 1) (...) (på arbejdspladsen) der plukkede jeg alle møderne sammen. Så det vil sige, at hvis man planlægger det ordentligt, og i øvrigt har sin chefs accept, så kan det godt lade sig gøre. (Bilag 5, 4.2, Respondent 3, ref. 1) Den øgede planlægning bidrager til at effektivisere arbejdet i forhold til, hvilke typer af opgaver der løses bedst på arbejdspladsen, og hvilke der med fordel kan løses hjemmefra. Fjernarbejde kan være svært i begyndelsen, og kræver derfor ekstra opmærksomhed på planlægning i den første tid. Det kan kræve en tilvænningsperiode, som kræver selvdisciplin og planlægning for at få den bedste struktur bygget ind i hverdagen fra start (Bilag 5, 6, Respondent 1, ref. 1). Fjernarbejde kræver dermed en høj grad af disciplin og planlægning, hvilket kan være ekstra udfordrende til at begynde med. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke opgaver der løses bedst på henholdsvis arbejdspladsen og i hjemmet. Det varierer dog fra fjernarbejder til fjernarbejder, hvor meget ekstra struktur der er behov for, for at få hverdagen til at fungere. Side 50 af 94

51 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Fritid bliver til arbejdstid I modsætning til afsnittet Forstyrrelser i hjemmet, hvor det var privatlivet, der afbrød arbejdet, er det under dette punkt, arbejdet der overtager fritiden. Når der arbejdes hjemmefra, er der ikke klare 8-16-linjer der adskiller arbejde og fritid. Den øgede familiære fleksibilitet i dagtimerne kan let blive afløst af sene arbejdstimer på hjemmekontoret, og det er svært at registrere tid i sofaen, når det ene øje er på fjernsynet og det andet på en arbejdsopgave på computeren. Denne balance kan være svær at ramme, hvilket påpeges i nedenstående citat: Jeg er jo vanvittigt fleksibel på den ene side, men det gør jo så også, at man skal være god til en gang imellem at holde nallerne fra det, for ikke at blive helt i ét med sit arbejde. (Bilag 5, 5, Respondent 5, ref. 2) Vi kan ud af empirien finde udfordringen med, at fjernarbejderen har tendens til at arbejde for meget (Bilag 5, 6, Respondent 3, ref. 1) (Bilag 5, 6, Respondent 6, ref. 1+3). Dette punkt dækker ikke kun over, at fjernarbejderen samlet set arbejder i længere tid i forhold til, når denne befinder sig på arbejdspladsen, men også at han/hun glemmer at holde pauser løbende i arbejdet med fysiske gener til følge. (...) man kan meget nemt blive hvirvlet ind i sin egen verden, hvor tingene bare kører derudaf, og man glemmer at tænke på f.eks. at rejse sig og gå en tur (...) Det skal man huske, fordi ellers bliver man meget hurtigt fyldt op, og man får hovedpine, altså man skal virkelig huske at komme væk. (Bilag 5, 6, Respondent 1, ref. 1) Årsagerne til det ekstra arbejde ligger blandt andet i, at den ansatte vil yde noget ekstra til gengæld for muligheden for fjernarbejde (Bilag 5, 6, Respondent 6, ref. 2) (Bilag 5, 1, Respondent 3, ref. 1), hvilket også blev behandlet i afsnit Manglende viden om fjernarbejde generelt. Samtidig virker den ekstra arbejdsindsats som et opgør med en fordom, der bygger på, at hjemmearbejderen er en doven medarbejder, der holder fri, når han/hun er ude af syne: Side 51 af 94

52 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Jeg tror, det der med at folk, både på arbejdspladsen og også psykisk for dem der bruger det, der ligger, den der med, at vi bliver mistænkt for at gå og dandere den - fede den ovre på solskinsøen. Den har jeg da sommetider fået stukket ud (Bilag 5, 6, Respondent 3, ref. 2) Det er dermed muligt for arbejdsgiveren at udnytte fjernarbejderen - både fordi fjernarbejderen ønsker at modbevise ovennævnte fordom, og fordi fjernarbejderen er villig til at ofre noget for at få lov til at arbejde hjemmefra og ikke mindst fordi de samtidig næsten konstant befinder sig i nærheden af hjemmekontoret (Bilag 5, 6, Respondent 6, ref. 1). Her er en del af løsningen også at forventningsafstemme med lederen om, hvornår man er tilgængelig. Respondent 5 forklarer, at det er vigtigt at beslutte, hvad der er vigtigt for én selv, og at han har valgt at prioritere familien højest (Bilag 5, 6, Respondent 5, ref. 1). Arbejde og fritid har tendens til at flyde sammen, når man arbejder hjemmefra. Det passer fint for nogle af vores respondenter, mens andre foretrækker en mere skarp skelnen. For alle er det vigtigt med forventningsafstemning og prioritering af både arbejdspladsen, familie og øvrige omgivelser for at skabe de mest optimale rammer for arbejdet. Det gælder dermed om at få nogle klare retningslinjer i samspil med sin leder (Bilag 5, 6, Respondent 6, ref. 1). Arbejdsgiveren skal kunne opfatte ordningen som en fordel, uden den ansatte nødvendigvis arbejder længere Opsamling Medarbejder Fjernarbejde skaber på godt og ondt nye og mere flydende rammer omkring arbejdstiden, som kræver en anden og nøje planlægning for optimal udnyttelse. De strukturelle behov er meget individuelle fra person til person og fra arbejdstype til arbejdstype. Arbejdsformen kræver dog selvdisciplin, ikke kun i forhold til at få arbejdet gjort, men også modsat at kunne løsrive sig fra arbejdet. Både hvad angår løbende pauser, og at gøre det klart for både ledelsen og én selv, at fjernarbejde ikke betyder, at man altid skal være tilgængelig. Det handler om prioritering og klare linjer i forhold til omgivelserne - private såvel som arbejdsmæssige. Side 52 af 94

53 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 4.5 Relationer I denne del af analysen vil der blive fokuseret på både sociale og arbejdsrelaterede relationer og vedligeholdelse af dem. Vi skelner mellem, at de sociale relationer kan finde sted både inden- og uden for organisationen, mens de arbejdsrelaterede relationer kun eksisterer i organisationen. En arbejdsrelation kan således også være en social relation Mangel på opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer Fjernarbejderens dagligdag i hjemmet lægger ikke op til social interaktion, som det er tilfældet mellem kollegerne i de fysiske rammer på arbejdspladsen. Udfordringen består dermed for fjernarbejderen i at opbygge og vedligeholde sociale relationer når dennes arbejdsdag ofte foregår afskåret fra kolleger på arbejdspladsen. Flere fjernarbejdere udtaler, at det i højere grad er kollegerne, der er årsagen til, at de møder på arbejdspladsen frem for, at det er påkrævet af de arbejdsopgaver, der skal løses (Bilag 5, 9, Respondent 6, ref. 1). Og den eneste grund til, at jeg kører til Odense, det er for at have nogle kolleger at se. For det arbejde jeg laver - 90% af det kunne jeg lave hjemmefra, hvis det var. (Bilag 5, 8, Respondent 4, ref. 1, P?) Det, at størstedelen af arbejdsopgaverne i flere tilfælde, kan løses i hjemmet, taler for at respondenterne besidder stillinger, som passer godt med brugen af fjernarbejde. Dette aspekt er endvidere med til at forstærke ytringerne om, at det er kollegerne, der er drivkraften bag det fysiske fremmøde. Således er det sociale behov, eller manglen på at få opfyldt det sociale behov, afgørende for fjernarbejderne, og i nogle tilfælde drivkraften for at møde op på arbejdspladsen (Bilag 5, 8, Respondent 1, ref. 5). Respondent 1 fortæller, hvordan han/hun derhjemme får en følelse af at blive lukket inde i en osteklokke, hvor han/hun kun er sig selv. Respondenten har i høj grad behov for at socialisere med kollegerne på arbejdspladsen. (Bilag 5, 8.2, Respondent 1, ref. 3) Generelt siger flere fjernarbejdere, at de ind imellem savner deres kolleger, og at de føler, at de har mistet noget ved at have skiftet fra at være prototypisk kontoransat til at være fjernarbejder. Kun én af respondenterne har, på den nuværende arbejdsplads, udelukkende været ansat som fjernarbejder, Side 53 af 94

54 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag men for flere af de resterende er det muligt at sammenligne med hverdagen inden de begyndte at anvende fjernarbejde. Idet de var i stand til at foretage denne sammenligning blev udfordringen tydeligere. (...) nogle gange kan jeg godt savne at have nogle kolleger. Det har jeg jo på sin vis, men det er altså ikke helt det samme. (Bilag 5, 8, Respondent 3, ref. 1) Respondenterne påpeger i denne sammenhæng, at fordi det til tider udelukkende er kollegerne, der er årsagen, bliver det en større udfordring at tage sig sammen til at komme ud af døren (Bilag 5, 8, Respondent 1, ref. 3). I disse tilfælde bliver respondenterne dermed ikke pålagt at møde på arbejdspladsen, og når det kun er dem selv, de skal står til ansvar for, viser det sig vanskeligt at komme afsted. Nogle af respondenterne anbefaler faste rutiner for at imødekomme udfordringen og for at sikre, at de kommer afsted til arbejdspladsen (Bilag 5, 8, Respondent 1, ref. 3) (Bilag 5, 8, Respondent 2, ref. 5). De lægger dermed vægt på vigtigheden af at pleje de sociale relationer, og være bevidst omkring det (Bilag 5, 8, Respondent 1, ref. 3) (Bilag 5, 9.2, Respondent 3, ref. 1). Andre gange har respondenterne svært ved at sætte ord på, hvorfor de tager ind på arbejdspladsen (Bilag 5, 9, Respondent 6, ref. 1). Hvis man som fjernarbejder ikke er opmærksom på, at man har et behov for at socialisere med andre mennesker, vil udfordringen således blive forstærket. En del af udfordringen for fjernarbejderen består dermed i ikke kun at forbinde arbejdspladsen med noget fagligt, men også med noget der har social værdi. Det er dermed vigtigt, at man som fjernarbejder er indforstået med, at det sociale alene er incitament nok til at møde på arbejdspladsen. Størstedelen af respondenterne i undersøgelsen taler således for, at man som fjernarbejder ikke arbejder hjemme alle dage. Fordelingen kunne eksempelvis være tre dage hjemme og to dage på arbejdspladsen (Bilag 5, 8, Respondent 1, ref. 1). Derudover påpeges vigtigheden af at være til stede ved sociale arrangementer (Bilag 5, 8.2, Respondent 2, ref. 2). De sociale arrangementer bliver ekstra vigtige for fjernarbejderen, fordi de her har muligheden for at styrke de sociale relationer med de kolleger, de ikke ser til daglig. Det er derfor også væsentligt for virksomheder, der rummer fjernarbejdere, at være særlige opmærksomme på at arrangere sociale sammenkomster for at styrke fællesskabet. Respondent 3 understreger i nedenstående citat at sociale relationer kræver opmærksomhed: Side 54 af 94

55 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Man kan sagtens holde kontakt med en god gammel ven, hvis man får ringet og gør det ofte nok. Men får du ikke gjort det ofte nok, så mister du gradvist kontakten, det må man bare være sig bevidst, også når man har den slags arbejdsplads. (Bilag 5, 10.2, Respondent 3, ref. 1) Respondent 3 er klar over, at der gives afkald på noget socialt på grund af det fysiske fravær. Respondenten ser fjernarbejdet som en midlertidig løsning og er ikke sikker på, om han/hun vil blive ved med at trives med det i længden (Bilag 5, 8, Respondent 3, ref. 1). I forhold til denne udfordring taler vi også med respondenterne om brugen af et fjernarbejderhus. Respondent 4 er meget positivt stemt over for et fælleskontor i forbindelse med de kontekstuelle udfordringer, og det påpeges også, at det ville være godt med dette mindre fællesskab i lokalområdet. Respondenten orker ikke at køre helt til arbejdspladsen og forsøge at holde kontakt med alle kolleger, men vil gerne socialisere med en mindre gruppe tæt på hjemmet. Her er der således også mulighed for, at fjernarbejderhuset kan afhjælpe udfordringen. (Bilag 5, 8, Respondent 5, ref. 4). Ved besøg i Tranum Fjernarbejderhus kunne vi observere, hvordan det sociale samspil blandt husets brugere blev faciliteret i form af fælleskøkken og lange borde til fælles frokost og lignende i både fælleskontoret og videokonferencerummet. Derudover var der et sofaområde med pejs, hvilket bidrog til den uformelle, afslappede atmosfære. (jf. Bilag 6: Beskrivelse af observationer ) Analysen viser dog, at det sociale også kan plejes virtuelt. Særligt én af respondenterne er del af en virksomhed, som er præget af en høj grad af virtualitet, og hvor en stor del af kommunikationen foregår online. Der bruges Yammer til online kommunikation, som indeholder både sociale og faglige grupper. Dette lader til at fungere rigtig godt. Som respondenten selv siger: Det er jo et corporate Facebook, hvor du kan putte billeder ind og alt muligt. (Bilag 5, 8, Respondent 6, ref. 1) I den forbindelse påpeges det endvidere, at (...) det skal lederen også være en del af. Være med inde og kommentere og like og sådan. (Bilag 5, 3.2, Respondent 6, ref. 2). Ledelsens deltagelse, både fagligt og socialt, er dermed også afgørende for, at det virtuelle fællesskab fungerer optimalt. Respondentens virksomhed virker generelt som et godt eksempel på, hvordan den sociale teknologi fra Web 2.0 kan benyttes internt i organisationen (Bilag 5, 4, Respondent 6, ref. 2). Det er vigtigt, at fjernarbejderen er bevidst om, at de sociale relationer med kollegerne er noget, der skal arbejdes på og med. Den gode relation kommer ikke bare af sig selv, og det er Side 55 af 94

56 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag nødvendigt at være fysisk til stede på arbejdspladsen ind imellem og deltage i sociale arrangementer. For nogle kan det være fordelagtigt med faste rutiner omkring hvilke dage, man skal møde på arbejdspladsen. Man skal endvidere gøre sig bevidst om, at det er fint at møde på arbejdspladsen udelukkende drevet af sit sociale behov - det kræver ikke en faglig årsag. Som supplement til den fysiske kontakt, er det muligt at anvende eksempelvis Yammer, som et slags corporate facebook, der kan bidrage til at pleje de sociale relationer. Et fjernarbejderhus eller lignende, med gode rammer for interaktion brugerne imellem, kan medvirke til, at fjernarbejderen får stillet en del af sit sociale behov Mangel på opbygning og vedligeholdelse af arbejdsrelaterede relationer Ud over at have indflydelse på de sociale relationer, kan den fysiske adskillelse fra arbejdspladsen også medføre en forringelse af arbejdsrelaterede relationer, hvilket kan føre til mangel på erfaringsudveksling og netværksskabelse for fjernarbejderen. Her kommer den uformelle kommunikation også ind i billedet. Denne vil ofte foregå i pauserne, ved kaffeautomaten eller lignende på arbejdspladsen og kan indholdsmæssigt være såvel privat som arbejdsrelateret. Respondent 5 påpeger, hvordan han/hun af og til savner nogle at sparre med, som man ville have, hvis man sad på et kontor sammen med kolleger med forskellige kompetencer. (Bilag 5, 9, Respondent 5, ref. 1). Der er dermed noget, som det ikke er muligt at få i samme grad på grund af den fysiske adskilelse. Dette argumenterer for, at der ikke arbejdes hjemme alle dage i ugen. Det varierer dog meget fra respondent til respondent, hvad der fungerer for dem, men majoriteten taler for en fordeling, der hedder to dage på arbejdspladsen og resten hjemme. (jf. afsnit 4.5.1) Per Lorenzen udtaler følgende om at skabe netværk (Bilag 5, 9.2, Per Lorenzen, ref. 1) og udnytte hinandens kompetencer i fjernarbejderhuset: (...) de (har) også noget intellektuelt, de kan bytte med hinanden. Det er vigtigt. (...) Folk er med til at udvikle projektet (med fjernarbejderhuset). (Bilag 5, 9.2, Per Lorenzen, ref. 3). Respondenterne gør opmærksom på, at det gælder om at gøre sig bemærket på arbejdspladsen, og på den måde undgå at blive overset, bare fordi man sidder et andet sted og arbejder. Folk skal kende én - de skal vide, hvem man er. (Bilag 5, 9.2, Respondent 3, ref. 1). Respondenten Side 56 af 94

57 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag lægger vægt på, at kollegerne har kendskab og tiltro til ham/hende på grund af tidligere demonstrerede kompetencer. Der er specielt én respondent, der oplever, at det ikke gør nogen forskel for ham, om han befinder sig på arbejdspladsen eller hjemme. Dette skyldes, at stort set al kommunikation, udveksling af dokumenter og lignende foregår online. Der skal være nogle strukturer, så det kan lade sig gøre. Når man snakker om den virtuelle arbejdsplads (...) Vi kører alt i skyen. (...) Jeg har alt med mig. (Bilag 5, 8, Respondent 6, ref. 1). Således er respondenten ikke bundet af tid og sted. I forbindelse med netværksskabelse som fjernarbejder, påpeger lederen i fjernarbejderhuset i Tranum, at det er et godt sted at skabe sig et netværk. Han udtaler at netværksskabelse er en af hovedårsagen til, at brugerne er så glade for huset. Han forklarer endvidere, hvordan de, grundet deres mange forskellige kompetencer og jobbeskrivelser, er i stand til at hjælpe hinanden på kryds og tværs (Bilag 5, 9.2, Per Lorenzen, ref. 2). Det netværk, fjernarbejderen kan skabe i fjernarbejderhuset, er dog højst sandsynligt kun med folk fra andre virksomheder, og skal derfor opfattes som noget ekstra, der ikke bidrager til at styrke relationerne til fjernarbejderens organisatoriske kolleger. Kommunikationsfaciliteterne i huset kan dog være med til at fremme relationerne til kolleger internt i virksomheden (jf. afsnit 4.2.4), uden at være en erstatning for fysisk samvær. At komme som ny ind i en fjernarbejderstilling kan også have indflydelse på at få opbygget arbejdsrelationer med de andre ansatte på den nye arbejdsplads. Som Respondent 6 påpeger, vil det højst sandsynligt være en fordel, hvis man starter med at være fysisk til stede på arbejdspladsen (Bilag 5, 9.2, Respondent 6, ref. 1). Projekters opstartsfaser kan være ustrukturerede og præget af meget sparring, hvilket kan vise sig svært at takle på afstand af hinanden. Særligt hvis det er med folk, man ikke kender. I denne sammenhæng kommer det også på tale, at det er fordelagtigt at kende dem, man skal kommunikere og samarbejde med. I tilfælde af at man ikke kender sine samarbejdspartnere, kan det endvidere være en fordel at lægge ud med et fysisk møde for at få etableret den første kontakt og for at få styr på de løse opgaver som opstartsfasen er præget af. (Bilag 5, 11, Respondent 6, ref. 1) (Bilag 5, 11, Respondent 1, ref. 1) Dette understreges i nedestående citat: Side 57 af 94

58 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Det kan nogengange også være lidt underligt kun at køre Skype-meetings, så man egentlig ikke har set, hvordan hinanden ser ud og sådan noget. (Bilag 5, 11, Respondent 6, ref. 1) I forhold til den uformelle kommunikation kan manglen på denne også påvirke de arbejdsrelaterede relationer. En del af den uformelle kommunikation kan opsamles med forsinkelse, når fjernarbejderen møder på arbejdspladsen (Bilag 5, 10, Respondent 1, ref. 1,). Den uformelle kommunikation blandes derudover ofte ind i arbejdsrelaterede samtaler på forskellige kommunikationsplatforme som chat, telefon og Skype (Bilag 5, 10, Respondent 6, ref. 1) (Bilag 5, 10.2, Respondent 1+2, ref. 1) (Bilag 5, 10, Respondent 5, ref. 1). Kontakten starter ofte med at være arbejdsrelateret, men så flettes der løbende personlig snak ind i samtalen. Det er selvfølgelig positivt på den ene side, at fjernarbejderen får dækket noget af det sociale behov via disse medier, men på den anden side er der risiko for, at fokus forsvinder fra arbejdet, som dermed bliver mindre effektivt. Det kan endvidere være uhensigtsmæssigt ressourcekrævende, hvis der kommunikeres med en kollega, som befinder sig på arbejdspladsen og dermed ikke har samme behov for at samle op på det uformelle. I sådanne tilfælde kunne det være en fordel at skabe og skelne mellem sociale og faglige rum online, som alle medarbejdere selv kan opsøge efter individuelle behov. Respondent 6 arbejder, som tidligere nævnt, i en virksomhed, der er fremmelig i forhold til at anvende interne sociale medier, i dette tilfælde Yammer, til den uformelle kommunikation. Dette lader til at fungere godt for ham/hende og virksomheden. (...) der er jo forskellige grupper til det. Vi har grupper, der er meget faglige, og så er også nogle, der bruger meget energi på at finde ud af, hvor vi skal holde julefrokost og sådan noget (...) (Bilag 5, 10, Respondent 6, ref. 1) Denne opdeling kunne være en måde at fremme den uformelle kommunikation med dem, der arbejder på distancen, uden de ansatte mister fagligt fokus. Vi vurderer endvidere, at dette kan være med til at forbedre relationerne mellem de fysisk adskilte kolleger både socialt og arbejdsmæssigt. Selvom ledelsen tidligere i analysens resultater blev beskrevet i en kategori for sig selv (jf. afsnit 4.2), finder vi det relevant også at inddrage forholdet mellem leder og fjernarbejder her i de arbejdsrelaterede relationer. I dette forhold bliver tillid beskrevet som grundlæggende for succes i en arbejdskonstellation som fjernarbejde. Side 58 af 94

59 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag Vores respondenter har ikke selv oplevet, at deres ledere har manglet tillid, men de er dog ikke i tvivl om at manglende tillid ville være hæmmende for arbejdet. Havde tilliden ikke været til stede havde deres arbejde slet ikke kunne fungere, som det gør i dag: Hvis arbejdsgiveren ikke har tillid til den, der har hjemmearbejdsplads, så kan det ikke fungere. (Bilag 5, 1.2, Respondent 6, ref. 3) Det påpeges endda, at det er tvivlsomt, at fjernarbejde overhovedet kan komme på tale, hvis ikke tilliden er der. Dette skyldes, at den ansatte simpelthen ikke tør spørge, hvis han/hun ikke har tillid til ledelsen og frygter at ledelsen vil tro at han/hun snyder og bare laver ingenting i hjemmet: Og så den der med, at folk ikke tør spørge, fordi de er bange, for at arbejdsgiveren tror, de kunne finde på at snyde på vægten ikke? Så det handler meget om tillid (Bilag 5, 3, Respondent 3, ref. 1) Det er svært at give en håndgribelig løsning på tillidsudfordringen, med udgangspunkt i respondenterne. Dette skyldes højst sandsynligt at, det blot er noget de frygter, og ikke noget de selv har oplevet. De er derfor kun i stand til at sige, at tilliden mellem dem selv og ledelsen har været altafgørende for deres succes med fjernarbejde. Ligesom de sociale relationer, kræver de arbejdsrelaterede relationer dermed også opmærksomhed fra fjernarbejderen, idet de er væsentlige for at få et godt samarbejde med ledelse og kolleger. Ifølge respondenterne er det som fjernarbejder ekstra vigtigt at gøre sig bemærket på arbejdspladsen. Dette gælder både for den gruppe, der allerede havde et job som prototypisk kontoransat inden fjernarbejdet og specielt for nyansatte, som skal i gang med at opbygge nye relationer. Det er endvidere en fordel med personlige møder, hvis der er tale om nye samarbejdspartnere Opsamling Relationer Kategorien Relationer rummer mange aspekter, der potentiel kan være ødelæggende for både fjernarbejderens velbefindende og arbejdsmæssige præstationer. Fjernarbejderhuset kan bidrage til, at man som fjernarbejder ikke føler sig isoleret i hverdagen. Opmærksomhed omkring de sociale, men også de arbejdsrelaterede relationer er væsentlige, idet de ikke plejer sig selv. Man skal være synlig på arbejdspladsen og gøre sig bemærket for at få et godt samarbejde med kolleger og ledelse. Fjernarbejderen risikerer at miste en del af den uformelle kommunikation, når denne ikke er fysisk til stede. Skal disse informationer efterfølgende samles op, kan det gå ud Side 59 af 94

60 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag over kollegernes effektivitet, når de skal gentage det for fjernarbejderen. I den sammenhæng anser vi det som en fordel for både virksomheden og fjernarbejderen at skabe en digital platform med både sociale forums og grupper af mere faglig karakter, som således kan tilgås efter individuelle behov. 4.6 Redigeret definition af fjernarbejde Vi har med udgangspunkt i analysen valgt at foretage en mindre ændring i vores definitionen af fjernarbejde. Dette skyldes at vi undervejs i empiriindsamlingen, erfarede, at en mere konkret begrænsning i forhold til fordelingen af dage på arbejdspladsen og dage hjemme var nødvendig. Mere præcist var det specielt i forhold til at fastsætte et minimum af dage, respondenten skulle være fysisk adskilt fra arbejdspladsen. Vi erfarede dette i interviewet med respondent 4, som kun havde én fast dag på hjemmekontoret. Dette betød, at han/hun ikke oplevede udfordringer i samme grad, som de andre respondenter gjorde. Vi anvender dog alligevel interviewet i analysen, idet respondenten stadig har nogle relevante overvejelser og problemstillinger, som stadig er gyldige vedrørende problemområdet. Det vi i den eksisterende definition har omtalt således: Fjernarbejde defineres ved at en person, der er del af en organisation arbejder helt eller delvist fysisk adskilt fra denne, skal dermed gøres mere specifik på baggrund af ovenstående erfaring. Dette resulterer i denne nye definition af fjernarbejde: Fjernarbejde defineres ved, at en person, der er del af en organisation, har en fast aftale om at arbejde fysisk adskilt fra denne minimum to dage om ugen. Arbejdet og kommunikation med organisationen foregår primært ved brug af teknologiske hjælpemidler. 4.7 Afgrænsning af fokusområde På baggrund af resultaterne fra analysen har vi, ud af de fire kategorier, valgt at arbejde videre med Relationer, som vi, med inddragelse af relevant teori, ønsker at diskutere i et mere dybdegående perspektiv. Fravalget af de øvrige kategorier er ikke et udtryk for, at det ikke er relevant med yderligere forskning inden for disse (jf. afsnit 6.3). I dette afsnit vil vi kort præsentere de overvejelser, vi har gjort os i forbindelse med kategoriudvælgelsen. Vi finder kategorien Relationer specielt interessant at diskutere i forbindelse med fjernarbejde og særligt relevant i forhold til påvirkningen på vidensarbejde og videndeling, Relationsbegrebet er desuden vanskeligere at beskrive sammenlignet med de øvrige kategorier, både i forhold til Side 60 af 94

61 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag det sociale og ikke mindst det arbejdsrelaterede forhold til kollegerne. Det var vanskeligt for vores respondenter at fortælle, hvad de går glip af og hvordan kollegerne bliver påvirket af deres manglende fysiske nærvær. Vi ønsker derfor at inddrage relevant litteratur for at belyse denne uhåndgribelige men væsentlige udfordring. Relationsbegrebets uhåndgribelighed bliver understreget af, at vores respondenter lægger forskellig værdi i deres forhold til deres kolleger. Nogle ser det primært fra et socialt perspektiv (jf. afsnit 4.5.1), mens andre fokuserer på den faglige del i forhold til erfaringsudveksling og netværk (jf. afsnit 4.5.2). Dette resulterede i vores opdeling af sociale- og arbejdsrelaterede relationer, hvilket er en anderledes skelnen end i store dele af teorien. I de tre kategorier, vi i diskussionen afgrænser os fra, Kontekst, Ledelse og Medarbejderen, er vi igennem empirien kommet frem til mere håndgribelige opmærksomhedspunkter. Vi har i konteksten fået belyst nogle konkrete løsningsforslag, mens behovet hos den enkelte medarbejder er af meget individuel karakter, hvad angår struktur og selvdisciplin. (Tabel 2: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde ) Selvom vi i det videre arbejde har udvalgt en enkelt kategori for at kunne behandle denne i dybden, vil diskussionen dog indeholde elementer fra alle fire kategorier, idet de er indbyrdes afhængige og i nogle tilfælde overlappende. Side 61 af 94

62 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer Fokus i diskussionen vil være på relationer, som er den sidste af de fire kategorier, der er blevet arbejdet med i analysen af empirien. I analysen opdelte vi kategorien Relationer i to udfordringer, som er Mangel på opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer og Mangel på opbygning og vedligeholdelse af arbejdsrelaterede relationer. I diskussionen har vi valgt en yderligere opdeling af disse to udfordringer, som vil lægge til grund for strukturen i diskussionen. Vi vil således i de følgende afsnit diskutere udfordringer i sociale og arbejdsrelaterede relationer dybdegående med inddragelse af relevant teori. 1 Introduktion 2 Eksisterende litteratur om fjernarbejde samt dets kontekst 3 Metodisk tilgang til dataindsamling og -analyse 4 Empirisk analyse af udfordringer og løsningsforslag 5 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 6 Konklusion Side 62 af 94

63 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 5.1 Framework for udfordringer og løsningsforslag i henhold til relationer Af dette afsnit fremgår en videreudvikling af kategorien Relationer fra analysens framework. Denne videreudvikling har resulteret i en yderligere opdeling og specificering af de empiriske beskrivelser af udfordringerne samt en udvidelse af løsningsforslagene med udgangspunkt i teoretiske bidrag gennem diskussion. Opdelingen har resulteret i otte underpunkter til kategorien Relationer. Disse underpunkter bliver i diskussionen behandlet i hver deres underafsnit til de to udfordringer, der omhandler henholdsvis sociale og arbejdsrelaterede relationer, hvilket fremgår af Tabel 3: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde i forhold til relationer. Beskrivelserne i tabellen er en udvidelse af de empiriske beskrivelser i Tabel 2. Vi valgte at lave denne opdeling, idet den muliggjorde en mere detaljeret analyse og endvidere mere målrettede løsningsforslag. Tabel 3 indeholder dermed en sammenfatning af diskussionens resultater. Side 63 af 94

64 Relationer Udfordring Beskrivelse Løsningsforslag Kolleger og socialisering som drivkraft: - Behov for socialt samvær med kolleger er i sig selv en god grund til at Når det ikke længere er fagligt nødvendigt at møde på arbejdspladsen, møde på arbejdspladsen. risikerer fjernarbejderen at isolere sig med mangel på social samvær. - Planlægning kan hjælpe til at komme afsted. - Fremmøde i et fjernarbejderhus kan hjælpe til at dække det sociale Mangel på opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer Mangel på opbygning og vedligeholdelse af arbejdsrelationer Sociale relationer kræver opbygning og pleje: Hvis fjernarbejderen ikke investerer i de sociale relationer, kan disse forringes eller gå tabt Organisatorisk virtualitet understøttet af engageret ledelse og tillid: Manglende organisatorisk virtualitet kan besværliggøre den sociale interaktion mellem fjernarbejder og kolleger online Fysisk fremmøde en nødvendighed: Socialisering via medier kan have sine begrænsninger sammenlignet med fysisk tilstedeværelse. Dette afhænger af evner og erfaring med sociale medier Synliggørelse og kulturændring: Fjernarbejderens manglende tilstedeværelse kan resultere i, at han/hun bliver overset og tillægges negative egenskaber fra kollegernes side Online adskillelse af uformel kommunikation og faglige møder: Fjernarbejderen involveres i mindre grad i den uformelle kommunikation, som faciliteters af de fysiske rammer på arbejdspladsen. Det kan være tidsspilde, når kolleger skal opdatere fjernarbejderen med information, der ikke er tilgængeligt online Særlige forhold ved projektopstart: Den komplekse kommunikation ved projektopstart kan være særligt udfordrende ved fysisk adskillelse Ledelse af og med tillid: Den fysiske adskillelse ved fjernarbejde kan reducere kollegernes villighed til erfaringsudveksling. Tabel 3: Framework for udfordringer og løsningsforslag ved fjernarbejde i forhold til relationer Kilde: Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer behov. - Organisationen bør være opmærksom på at holde sociale arrangementer. - Aktiv indsats fra fjernarbejderens side omkring det sociale, heriblandt deltagelse i sociale arrangementer som en investering i generel trivsel. - Som nyansat i en fjernarbejderstilling bør man i den første tid være ekstra opmærksom på fysisk fremmøde og socialisering. - Skabelse af et trygt virtuelt rum i form af et socialt forum med plads til den uformelle kommunikation kollegerne imellem. - Tillid er afgørende for skabelsen af et trygt virtuelt forum. - Ledelsen bør gå forrest i de virtuelle initiativer. - Det kan være nødvendigt med en samlet organisatorisk kulturændring. - Virksomheden skal tænke det sociale ind i deres IT-strategi. - Faste ruiner ift. tilstedeværelse på arbejdspladsen. - Uddannelse kan afhjælpe behovet for fysisk fremmøde. - Det kan kræve en ekstra indsats at gøre sig bemærket på arbejdspladsen. - Kulturændring i organisationen. - Synliggørelse af kompetencer. - Positiv italesættelse af fjernarbejdere. - Anvendelse af digitale medier, der faciliterer en adskillelse af uformel og faglig kommunikation. - Ved projekter er det fordelagtigt med personlige møder i opstartsfasen. - Fokus på fælles mål. - Fokus på fjernarbejderens kompetencer. - Tydeliggørelse af fælles organisatoriske mål og værdier.

65 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 5.2 Opdelingen af sociale og arbejdsrelaterede relationer Teorien på dette område er præget af, at alle relationer, både arbejdsrelaterede og sociale, bliver behandlet samlet, og der er også stærke sammenhænge mellem de to udfordringer. Analysens resultater viste dog, at nogle respondenter havde fokus på det sociale afsavn, mens andre havde større fokus på at pleje arbejdsrelationerne for at kunne yde bedre professionelt (jf. afsnit 4.5). De sociale relationer kan påvirke opbyggelsen af de arbejdsrelaterede relationer, men de kan samtidig også være uafhængige af arbejdspladsen, da fjernarbejderen kan opbygge sociale relationer uden for arbejdspladsen. De sociale relationer og de arbejdsrelaterede relationer vil i nogle tilfælde overlappe hinanden alt efter arbejdspladsens størrelse og individets sociale engagement. Vi ser således en forskel i, at sociale relationer kan være uafhængige af organisationen, mens arbejdsrelaterede relationer er tilknyttet organisationen. Denne skelnen mellem relationer kan uddybes ved hjælp af klassisk psykologi og motivationsteori. Psykologen Abraham Maslow udarbejdede i 1943 en motivationsteori, der lagde vægt på behovsrealisering. Han betegner det sociale behov som et mangelbehov, hvilket betyder, at det er noget, man mangler, og bliver ved med at mangle, indtil behovet er stillet. Dette kom til udtryk i analysen i form af savn til kolleger (jf. afsnit 4.5.1). Det drejer sig grundlæggende om at være i kontakt med andre mennesker, blive elsket og anerkendt. (Maslow, 1943, pp ) Arbejdsrelaterede relationer er til gengæld knyttet til arbejdspladsen, og ud over det sociale aspekt læner udbyttet af disse relationer sig op af Maslows (1943, pp ) beskrivelse af det menneskelige vækstbehov, hvor der er fokus på individets selvrealisering. Her skal det være muligt at gøre noget ekstra, markere sig, blive udfordret og tage ansvar. Disse gode arbejdspræstationer hos især vidensarbejdere hænger tæt sammen med organisationens evne til at skabe en god muliggørende kontekst i forhold til samarbejde, videndeling og konstant udvikling (Choo og Alvarenga Neto, 2010, p. 592). Denne skelnen mellem sociale og arbejdsrelaterede relationer, er særlig vigtig i forhold til vidensarbejdere og organisationens arbejde med at skabe de bedste vilkår for fjernarbejde, idet den gør det muligt at udarbejde mere målrettede løsningsforslag. Opdelingen i mangel- og vækstbehov understreger vigtigheden af, at det sociale behov skal stilles så de arbejdsrelaterede relationer kan udvikle sig og skabe bedre resultater for organisationen. Ens for både sociale og arbejdsrelaterede relationer er, at de begge bliver udfordret ved fjernarbejde. Dette blev tydeliggjort i den empiriske analyse (jf. afsnit 4.5), men det er også et fokuspunkt i den Side 65 af 94

66 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer eksisterende teori, der dog, som nævnt, sparsomt benytter sig af ovennævnte skelnen mellem relationerne. 5.3 Sociale relationer Som det fremgår af analysen (jf. afsnit 4.5.1), oplever respondenterne et forstærket socialt behov i forbindelse med fjernarbejde. Respondenterne savner deres kolleger, og dette er specielt udtalt hos dem, der er i stand til at sammenligne med tidligere brug af prototypisk arbejde. Denne sammenligning med arbejdsdagen før fjernarbejdet medfører en følelse af at have mistet noget. Vigtigheden af sociale relationer bekræftes i litteraturen. At skabe sociale bånd og danne grupper er naturligt og karakteristisk for alle mennesker (Coon, 1946, p. 164), ligesom mennesker vil forsøge at bibeholde de relationer, de har opbygget (Baumeister og Leary, 1995, p. 502). Mennesker har behov for at høre til et sted, og hvis følelsen af at høre til bliver reduceret, har det følelsesmæssige konsekvenser for den pågældende (Baumeister og Leary, 1995, p. 505). Sociale relationer er dermed afgørende for en persons velbefindende, og vi vurderer, at fjernarbejde rummer en forhøjet risiko for, at følelsen af at høre til bliver reduceret, grundet den fysiske adskillelse og respondenternes udsagn (jf. afsnit 4.5.1). I de følgende afsnit diskuteres de forskellige nuancer af opdagelser, vi har gjort i forhold til vedligeholdelse og opbygning af sociale relationer Kolleger og socialisering som drivkraft Dette afsnit indeholder en diskussion af den udfordring, der er forbundet med, at det kan være svært og føles unødvendigt at møde på arbejdspladsen, hvis det ikke er en faglig nødvendighed. Her finder vi i analysen ud af, at man som fjernarbejder skal være opmærksom på, at ens kolleger også kan være drivkraften og god grund i sig selv til at møde fysisk op på arbejdspladsen for at få opfyldt sine sociale behov og undgå følelsen af isolation. Hvor det føles naturligt at møde på arbejdspladsen, fordi det er påkrævet for at kunne løse arbejdsopgaver, gælder dette ifølge respondenterne ikke helt i samme omfang, hvis det er fordi, man savner sine kolleger. Hvis det er et rent socialt savn, kan de have tendens til at blive hjemme alligevel for blandt andet at spare transporten. (jf. afsnit 4.5.1) Vi har hverken fundet noget i teorien, der understøtter eller modsiger, at det kan være vanskeligt at komme ud af døren, hvis det kun er kolleger, der er drivkraften. Det er en meget konkret Side 66 af 94

67 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer problemstilling, men alligevel en væsentlig del af udfordringen med sociale relationer, idet flere respondenter oplever det som udfordrende (jf. afsnit 4.5.1). En af måderne dette kan løses på er, ifølge respondenterne, ved hjælp af planlægning, hvor man for eksempel har nogle faste dage ugentligt, hvor man møder på arbejdspladsen. Behovet for planlægning forekommer dog som meget individuelt og varierer fra person til person, nogle respondenter foretrækker en meget struktureret hverdag, mens andre tager det, som det kommer (jf. afsnit 4.5.1). Det skal dermed ses som en investering i personlig trivsel at møde på arbejdspladsen, også selvom det ikke er påkrævet for at kunne løse arbejdsopgaver. Ovenstående diskussion leder os til følgende proposition: Selvom det ikke er fagligt nødvendigt at møde på arbejdspladsen, er det sociale behov incitament nok i sig selv, og planlægning af faste mødedage kan hjælpe fjernarbejderen ud af social isolation Sociale relationer kræver opbygning og pleje I dette afsnit vil vi diskutere, hvordan den fysiske afstand kan svække de sociale relationer, hvis fjernarbejderen ikke er opmærksom på at pleje disse. Vi fandt i analysens resultater ud af, at man skal være opmærksom på, at vedligeholdelse af sociale relationer kræver en ekstra indsats, når man arbejder som fjernarbejder. (jf. afsnit 4.5.1) I den sammenhæng er det muligt at se på de sociale relationer som en form for investering. Sociologen og antropologen Pierre Bourdieu introducerer begrebet social kapital, som er en måde, hvorpå de sociale relationer tillægges en værdi. Social kapital defineres som værende summen af ressourcer en person eller en gruppe har til rådighed i kraft af et netværk (Bourdieu & Wacquant, 1996, p. 105). For at blive i de økonomiske termer kan det således være fordelagtigt for fjernarbejdere at investere i den sociale kapital på arbejdspladsen. Særligt i forhold til nyansatte fjernarbejdere kunne det være en ide at få opbygget en vis mængde social kapital over for de nye kolleger. Dette bliver underbygget af udtalelser fra flertallet af analysens respondenter, som mener, at man som nyansat bør tilbringe mere tid på arbejdspladsen, for at man kan lære hinanden at kende (jf. afsnit 4.5.1). En måde hvorpå, det er muligt at pleje de sociale relationer, er ved at være ekstra opmærksom på at deltage i sociale arbejdsrelaterede arrangementer. Det er dermed også vigtigt, at organisationen er opmærksom på at arrangere Side 67 af 94

68 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer sådanne sammenkomster med fokus på det sociale sammenhold. (jf. afsnit 4.5.1) Når man på denne måde investerer i det sociale netværk på arbejdspladsen, vil det i forhold til den sociale kapital være mere værd for både individerne i netværket og gruppen samlet set. Dette fremgår endvidere af en anden definition på social kapital, hvor Putnam betegner det som træk ved en social organisation, såsom tillid, normer og netværk, der gør det muligt for individer sammen at handle mere effektivt i forfølgelsen af et fælles mål (Andersen & Kaspersen, 2007, p. 539). Med denne definition bevæger vi os mere over i de arbejdsrelaterede relationer, hvor den fælles kultur og fællesskabsfølelsen generelt kan bidrage til en højere social kapital (jf. afsnit 5.3.2). For fjernarbejdere får vi hermed bekræftet, at ekstra opmærksomhed i forhold til pleje af sociale relationer har en positiv effekt - både i forhold til individet og dennes fællesskabsfølelse i forbindelse med arbejdspladsen. I forhold til social kapital er måden at se på sociale relationer som noget af høj værdi interessant i forhold til udfordringen. I litteraturen får relationer samlet set en del opmærksomhed, og der er dermed fokus på problematikker og risici i denne forbindelse. Vi er dog ikke stødt på dette konkrete opmærksomhedspunkt, hvilket kan skyldes, at det anses som en naturlig løsning på de mange problematikker. På baggrund af respondenternes ytringer vurderer vi alligevel, at det er væsentligt at bidrage med følgende proposition: Det er i både individet og organisationens interesse at være opmærksom på, at opbygning og vedligeholdelse af sociale relationer kræver en ekstra indsats som fjernarbejder, hvilket kan faciliteres ved organisatoriske sociale initiativer Organisatorisk virtualitet understøttet af engageret ledelse og tillid I dette afsnit vil vi diskutere hvordan, det er fordelagtigt for virksomheden at være virtuel for at involvere fjernarbejderne i det sociale på arbejdspladsen. Det vil endvidere blive diskuteret, hvordan denne virtualitet kan understøttes ved hjælp af en engageret ledelse og kammeratlig tillid. I analysen fandt vi ud af, at der er stor forskel på, hvilke medier respondenterne primært bruger til at kommunikere med arbejdspladsen. Der bliver brugt chat-funktion, Skype og forskellige typer af sociale medier, mens alle anvender telefonen i vekslende omfang. Der er dermed også stor forskel på, hvor virtuelle fjernarbejderne og ikke mindst virksomhederne er. (jf. afsnit 4.5.1) Side 68 af 94

69 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer Kirkman og Mathieu (2005) diskuterer hvordan brugen af virtuelle redskaber har indflydelse på, hvor virtuelt et team er. Dem der overvejende anvender telefon til at kommunikere med er ikke særlig virtuelle i deres brug af medier. Det er dermed væsentligt, at virksomhederne er opmærksomme på at stille værktøjer til rådighed, som muliggør en høj grad af virtualitet. Det kunne eksempelvis være sociale medier, som i bredere omfang kan understøtte de sociale relationer. Det drejer sig dog ikke kun om at virksomheden skal stille de sociale medier til rådighed, men der skal også være villighed og evner til at anvende dem (jf. afsnit 2.3). I forhold til fjernarbejde kan det vise sig ekstra vanskeligt at få alle til at anvende de sociale medier, idet der ikke er tale om hvilke medier, der bliver brugt til kommunikation i ét isoleret team, men derimod i en hel organisation. Kirkman og Mathieu (2005, p.702) argumenterer for at graden af virtualitet er uafhængig af geografiske grænser. Dette begrundes med, at det stadig er muligt at interagere virtuelt, selvom man sidder fysisk sammen i place. Jo mere kommunikation der foregår ved hjælp af virtuelle medier, jo nemmere vil det således være for ansatte uden for place at følge med i, hvad der sker på arbejdspladsen. Dette bekræftes i analysens resultater, som påpeger vigtigheden af, at virtualitet bør gennemsyre hele virksomheden. Særligt én respondent oplevede, at virksomheden var gennemgående virtuel. Alle ansatte deltog i virtuelle forums, om de var på arbejdspladsen eller ej. Det var også den respondent, der gav udtryk for færrest sociale mangler (jf. afsnit 4.5.1), hvilket understøtter virtualitetens bidrag til den sociale trivsel. I den sammenhæng diskuterer Kirkman og Mathieu (2005, p. 702) endvidere forholdet mellem antal ansatte, der sidder det samme fysiske sted og ansatte, der er fysisk adskilte fra de resterende samarbejdspartnere. De argumenterer for, at jo flere der sidder samlet, jo mere vil kommunikationen være præget af ansigt-til-ansigt interaktioner, og jo mindre virtualitet vil der være til stede. Det kan dermed være med til at forstærke udfordringen i forhold til fjernarbejde, hvis den pågældende fjernarbejder arbejder i en virksomhed, hvor de fleste arbejder inden for virksomhedens place. På baggrund af dette vurderes det, at jo færre individer i en organisation, der benytter fjernarbejde, jo sværere vil det være at få disse til at føle sig som en del af fællesskabet. Det kan således være en udfordring at gøre en organisation virtuel, idet det vil kræve en ændring i hele kulturen. I analysens resultater finder vi i den forbindelse ud af, at for at det sociale forum skal kunne fungere optimalt, skal lederen også engagere sig i det og på den måde være med til at skabe en platform, hvor alle opfordres til at deltage. Dette nævnes af nogle respondenter som en vigtig Side 69 af 94

70 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer årsag til, at det sociale fungerer virtuelt. (jf. afsnit 4.5.1) Virtualiteten er dermed ikke nok i sig selv, men skal akkompagneres af en menneskelig indsats (jf. afsnit 2.3). Ledelsens afgørende rolle i forhold til at facilitere brug af interne sociale medier bliver af McAfee (2006, pp ) understreget i, at det ikke er nok at give medarbejderne de virtuelle sociale redskaber og sige, at de skal gå i gang med at bruge dem. Her er det vigtigt at lederen går forrest og viser, hvordan de kan bruges, og hvilke fordele det giver. Det er vigtigt, at brugerne har noget at tage udgangspunkt i, som så kan udvikle sig (McAfee, 2006, pp ). Ledelsen skal således være aktiv i det sociale forum, både når det gælder opstart og daglig brug. I denne sammenhæng er det relevant at inddrage Nonaka og Konnos begreb ba, som er et form for rum, der faciliterer videndeling (jf. afsnit 2.4.2). Her påpeges vigtigheden af deltagelse i ba gennem interaktioner og handlinger, med det formål at få skabt et ba, hvor folk føler sig trygge. Gennem aktiv deltagelse er det dermed muligt at få skabt et virtuelt rum, der via den sociale kommunikation muliggør videnskabelse. Det er en videnskabelse, der normalvis opstår i den uformelle kommunikation på arbejdspladsen ved eksempelvis kaffemaskinen, som kan være vanskelig at blive en del af som fjernarbejder. Vores respondenter oplever denne udfordring forskelligt. De, som arbejder mest hjemmefra, er klar over, at de går glip af meget af den uformelle, sociale kommunikation. Andre mener, at de får den uformelle kommunikation med forsinkelse, når de kommer på arbejdspladsen, mens enkelte respondenter ikke oplever, at de går glip af noget. (jf. afsnit 4.5.1) Nogle respondenter skelnede ikke mellem det basale sociale behov og vedligeholdelse af arbejdsrelationer, mens andre respondenter var mere opmærksomme på, hvordan sociale relationer havde indflydelse på de arbejdsrelaterede relationer og dermed præstationer. (jf. afsnit 4.5.1) Med dette fokus på det sociales indflydelse på det arbejdsrelaterede bevæger vi os over mod companion trust, som er én af tre typer tillid, der introduceres af Newell et al. (2009, pp ). Det kan beskrives som det område, hvor de sociale relationer overlapper med de arbejdsrelaterede relationer (jf. afsnit 5.2). Denne type af tillid bliver netop styrket ved at fokusere på at dyrke socialiseringen og den uformelle kommunikation kollegerne imellem (jf. afsnit 2.4.3). Dette kan foregå ved sociale arrangementer, som det tidligere blev påpeget (jf. afsnit 5.3.2), eller ved at skabe en digital platform, som kan bidrage til virksomhedens virtualitet, og hvor der er plads til uformelle forums. Behovet for companion trust afhænger således af individet og opgavetypen, men virksomhedens evne til at udnytte teknologien har stadig stor betydning for den ansattes mulighed for at pleje de Side 70 af 94

71 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer kammeratlige arbejdsrelationer hjemmefra. Et af de medier der nævnes i analysens resultater er Yammer, hvis platform minder meget om Facebook, som er et medie, der for alvor har lært folk, hvad det vil sige at være sociale uden fysisk kontakt (Bild, 2014). Med de sociale medier og et fremtidigt arbejdsmarked domineret af digital natives (jf. afsnit 2.2) antager vi derfor, at forholdene for fjernarbejdere kontinuerligt forbedres over de kommende år, når det kommer til at opretholde en uformel kammeratlig kontakt med kolleger ved hjælp af IT og således opretholde companion trust. Dette kræver dog, at virksomhederne skaber den muliggørende platform og tænker det sociale ind i deres IT-strategi (Bartels et al., 2012, p. 755). Denne kulturændring er særlig udfordrende i organisationer med en stærk tilknytning til place, som ofte er domineret af ansigt-til-ansigt kommunikation. Ud fra vores empiriske analyse af relationer fandt vi dog ud af, at teknologien ikke helt kunne erstatte den fysiske kontakt, og at det stadig er nødvendigt at være fysisk til stede på arbejdspladsen ind i mellem. Denne balance behandles yderligere i det følgende afsnit (jf. afsnit 5.3.4). Ovenstående diskussion har resulteret i følgende proposition: Hele organisationen skal være præget af en høj grad af virtualitet med plads til den sociale kommunikation, som kan skabe kammeratlig tillid; dette kræver flere steder organisatoriske ændringer, som kræver stor ledelsesmæssig støtte og engagement Fysisk fremmøde en nødvendighed I ovenstående afsnit blev der argumenteret for, at organisationen skulle være så virtuel som muligt, for at fjernarbejderne kunne føle sig som en del af fællesskabet (jf. afsnit 5.3.3). I den sammenhæng vil vi i dette afsnit diskutere de virtuelle mediers begrænsninger, hvilket også påpeges i forbindelse med, at vi fik afdækket, at det er nødvendigt at møde på arbejdspladsen ind imellem. Respondenterne gjorde os opmærksomme på, at der skal være en balance mellem hvor mange dage i ugen, man sidder hjemme, og hvor mange dage man befinder sig på arbejdspladsen. Der var bred enighed om, at det ikke var holdbart at tilbringe alle dage i hjemmet. (jf. afsnit 4.5.1) Der må i den sammenhæng tages højde for, hvilke medier der anvendes i forbindelse med, hvad der skal kommunikeres. Daft og Lengel præsenterer i 1986 deres media richness teori, hvor de lægger vægt på forholdet mellem kompleksiteten på det, der kommunikeres og valget af medie. Side 71 af 94

72 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer De påpeger i den sammenhæng, at kommunikation gennem medier kan have sine begrænsninger. Dette bekræfter således respondenternes udtalelser om, at man også bør tilbringe nogle dage på kontoret (jf. afsnit 4.5.1). Mediernes begrænsninger diskuteres endvidere af Christensen (2015, p. 100), som henviser til den begrænsede mængde af social context cues, man får med, når kommunikationen foregår ved hjælp af medier. Social context cues er forskellige former for nonverbal kommunikation, som er vanskelige at overføre ved hjælp af medier. Dette betyder, at kommunikationen mellem fjernarbejderen og kollegaen føles mindre social, og fjernarbejderen kan dermed ikke få opfyldt hele sit sociale behov på denne måde. I teoriafsnittet præsenterede vi Nonaka et al. (2000) og deres syn på videnskabelse og deling. Herunder hvordan viden skabes i SECI-processen ved at veksle mellem eksplicit og tavs viden i fire processer. Den proces, som kaldes for socialisering, skabes ved hjælp af delte erfaringer og interaktioner mellem mennesker. Dette er en proces, der skal foregå ved ansigt-til-ansigt kommunikation, hvilket kan vise sig problematisk, når man arbejder som fjernarbejder og er fysisk adskilt fra kolleger. (jf. afsnit 2.4.2) Denne teori bekræfter dermed også, at der er behov for fysiske møder - ikke blot for at få stillet det sociale behov for den enkelte fjernarbejder, men også for at styrke videnskabelsesprocessen. Det skal tilføjes, at der er sket meget med IT-udviklingen siden Nonakas et al. (2000) beskrivelse af SECI-processen. Det samme gælder for social context cues, der stammer fra en tekst af Gilbert og Malone fra 1995, og media richness, der begge er ældre teorier. I dag er mediebilledet, i højere grad end ved årtusindeskiftet, præget af nem adgang til forskellig software, der muliggør videomøder i hjemmet. Der er endvidere sket en samfundsmæssig udvikling og kulturændring med Web 2.0 i forhold til at være social via medier (jf. afsnit 2.3.1). Derfor vil nogle social context cues, såsom øjenkontakt og nikken, være mulige at få med til trods for, at der benyttes medier til at kommunikere med, og tabet af social context cues vil derfor være mindre. Vi må dermed forholde os kritiske over for disse teorier. Til trods for deres forskellige behov anbefalede alle respondenter at møde på arbejdspladsen ind imellem (jf. afsnit 4.5.1) Vi vurderer derfor, selvom teorierne er ældre, at ansigt-til-ansigt kommunikation i nogle situationer stadig er at foretrække og generelt problematisk at undvære helt. Vi må dog også forholde os kritiske over for dette, idet det ikke er alle respondenterne, der er gode til at bruge de sociale medier, der eksempelvis kan overføre social context cues. I denne sammenhæng kunne det have været interessant at tage respondenternes alder i betragtning i Side 72 af 94

73 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer forbindelse med deres brug af medier (jf. afsnit 3.7). Vi har ikke kendskab til respondenternes præcise alder, men de er ikke vokset op som digital natives (jf. afsnit 2.2). Et yngre udvalg af respondenter kunne potentielt have resulteret i en mindre trang til at møde på arbejdspladsen for at stille det sociale behov, idet de ville være mere trænede i at anvende sociale medier. I den sammenhæng påpeger Townsend et al. (1998, p. 24), at fjernarbejde kræver træning i virtuel samarbejde som en helt ny disciplin, der skal mestres. I takt med teknologiens konstante udvikling kræver det ligeledes løbende uddannelse af medarbejderne for at holde organisatorisk trit med teknologiens fordelagtige muligheder (Townsend, A. M., 1998, p. 26) Det sociale virtuelle rum, som vi omtalte i forrige afsnit (jf. afsnit 5.3.3) skal dermed gerne suppleres med ansigt-til-ansigt kommunikation, idet kommunikation via medier har sine begrænsninger, også selvom om disse begrænsninger er blevet mindre med årene. Dette leder os til følgende proposition: Det kan efter behov og digitale evner anbefales at møde på arbejdspladsen for at supplere virtuel socialisering med fysisk samvær og dermed styrke individuel trivsel og organisatorisk videnskabelse. 5.4 Arbejdsrelaterede relationer I dette afsnit vil vi diskutere, hvordan fjernarbejde kan påvirke de arbejdsrelaterede relationer og præstationer. I den empiriske analyse viste det sig, at flere respondenter er opmærksomme på, at den fysiske tilstedeværelse på arbejdspladsen, ud over at stille et socialt behov, også er nødvendig for at opretholde et godt samarbejde med kollegerne i form af sparring og erfaringsudveksling. (jf. afsnit 4.5.2) Når den fysiske tilstedeværelse reduceres, som den gør ved fjernarbejde, opstår der således en risiko for, at der kommer til at mangle villighed til at hjælpe hinanden i virksomheden. I de følgende afsnit vil vi gå i dybden med denne udfordring og diskutere de opdagelser, vi har gjort i forhold til vedligeholdelse og opbygning af arbejdsrelaterede relationer. Side 73 af 94

74 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer Synliggørelse og kulturændring I dette afsnit vil vi diskutere, at man som fjernarbejder skal gøre en ekstra indsats for at gøre sig bemærket på arbejdspladsen. Dette fandt vi ud af gennem analysen, hvor flere respondenter, på den ene eller anden måde, påpegede, at man skal gøre sig bemærket, så folk ved hvem man er (jf. afsnit 4.5.2). Respondenterne havde svært ved at uddybe hvorfor, men som det fremgår af teorien nedenfor, kan den manglende synlighed have mange konsekvenser for fjernarbejderen. Vi vil dermed også diskutere disse konsekvenser i dette afsnit, hvilket betyder, at der vil forekomme en del teori i det følgende med det formål at forstå og forebygge følgevirkninger af usynlighed. Selvom der er sket meget inden for IT i dette årtusinde (jf. afsnit 2.3), så føler hovedparten af vores respondenter ikke, at teknologien kan erstatte fysisk tilstedeværelse på arbejdspladsen til fulde (jf. afsnit 5.3.4). Gennem analysens resultater fandt vi ud af, at det er vigtigt at gøre sig bemærket på arbejdspladsen, når man ikke er til stede særlig ofte. Synlighed er særlig vigtig i den type jobfunktioner, hvor man i høj grad skal trække på oplysninger i forskellige dele af organisationen, og hvor det dermed er nødvendigt at have gode arbejdsrelationer. (jf. afsnit 4.5.2) Denne u/synlighed er ligeledes omtalt i litteraturen, hvilket understøtter vigtigheden af at skabe opmærksomhed omkring ens person, når man benytter sig af fjernarbejde. Bartel et al. (2012) kommer ind på en vigtig årsag til at gøre sig bemærket på arbejdspladsen, i det de beskriver som fysisk isolation. Dette gælder ikke kun for dem, der arbejder hjemmefra, men også for dem, der arbejder fra caféer, hoteller eller multiorganization satellite centers, og de sidder dermed ikke nødvendigvis alene (Bartels et al., 2012, p. 744). Således betragtes fysisk isolation, i forhold til vores opdeling af relationsbegrebet, som en rent arbejdsrelateret udfordring, som kan medføre, at den ansatte i mindre grad føler sig respekteret på arbejdspladsen og identificerer sig mindre med organisationen. Når fjernarbejderen er fysisk isoleret er det svært at indgå i organisationer, hvis kultur er præget af uformelle beslutningsprocesser. Eksempelvis ved spontane møder og snak på gangen (Bartels et al., 2012, pp ). Den fysiske isolation kan derudover gøre det svært for fjernarbejderen at synliggøre sine kompetencer over for kolleger og ledere, som ikke kan se, hvordan og hvor meget fjernarbejderen arbejder. Dette manglende indblik i fjernarbejderens hverdag kan resultere i, at de bliver vurderet ud fra sparsom information og derfor efterlader et forvrænget indtryk hos kolleger og leder (Bartels et al., 2012, Side 74 af 94

75 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer 746). Dette kommer til udtryk i empirien som dovenskabs -tabuet, hvor kolleger kan få det indtryk, at fjernarbejderen går og danderer den i hjemmet (jf. afsnit 4.4.2). Det forvrængede indtryk af fjernarbejderen bliver ligeledes behandlet af Gajendran og Harrison (2007, p. 1527), som beskriver risikoen for, at den fysiske afstand også bliver til en psykisk afstand mellem fjernarbejderen og kollegerne. Dette fænomen kalder de out of sight, out of mind, hvor fjernarbejderen bliver overset, fordi denne ikke er fysisk til stede på arbejdspladsen. Dette kan forstærkes af en bitterhed eller misundelse hos kollegerne, hvis de opfatter fjernarbejderen som værende parasocial frem for tilstedeværende i arbejdet mod fælles mål (Gajendran og Harrison, 2007, p. 1528). I forbindelse med disse konsekvenser af usynligheden omtaler Christensen (2015, pp ) attributionsteori, som omhandler de attributter mennesker tillægger andre mennesker, og hvordan der nogen gange er tendens til at tildele medmennesker egenskaber uden at tage situationen i betragtning. Fjernarbejderen risikerer således at blive tillagt nogle negative egenskaber, idet arbejdsopgaver løses på anden vis, end hvad kollegerne opfatter som normal praksis. Disse negative attributter kan påvirke fjernarbejderen, også selvom denne yder en mindst lige så stor indsats på distancen. En respondent gør i den forbindelse opmærksom på, hvordan fokus på kompetencer kollegerne imellem kan forebygge negative attributter som ovenstående dovenskabs -tabu. Disse udtalelser stemmer overens med opbyggelsen af den type af tillid, som Newell (2009) kalder for competence trust. Det er en kompetencemæssig tillid, som kan fungere som en kompensation for det kammeratlige nærvær, som blev omtalt i afsnit Tillidsskabelse. Denne type tillid kan dermed være medvirkende til at nedsætte det konstante behov for at gøre sig bemærket. På baggrund af ovenstående diskussion af konsekvenserne ved at være usynlig eller ikke få gjort opmærksom på sig selv vurderer vi, at det er muligt at gøre nogle ting for at minimere risikoen for at fjernarbejderen bliver tillagt disse negative egenskaber. Man kunne gå ind og arbejde med virksomhedens kultur og opfattelse af hvad en prototypisk medarbejder er. Vi vurderer dermed også, at en positiv italesættelse af arbejdsformen kunne nedsætte risikoen for at tillægge fjernarbejderen negative attributter. Som vi fandt ud af tidligere, er det ikke kun fjernarbejderen, der skal befinde sig i den digitale organisation, her skal ledelse og øvrige medarbejdere også være aktive, og på den måde bidrage til virtualiteten (jf. afsnit 5.3.3). Space-opfattelsen bliver således en vigtig del af dette for at de fysiske vægge i virksomheden ikke også bliver til psykiske vægge mellem de ansatte. Side 75 af 94

76 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer Denne diskussion leder os frem til følgende samlede proposition: Som supplement til at fjernarbejderen gør sig positivt bemærket på arbejdspladsen kan positiv italesættelse, kulturændring samt fokus på kompetencer medvirke til, at kolleger og ledelse er mindre tilbøjelige til at tillægge fjernarbejderen negative egenskaber Online adskillelse af uformel kommunikation og faglige møder I dette afsnit diskuteres, hvordan det kan være fordelagtigt for virksomheden, så vidt muligt, at adskille den faglige og den uformelle kommunikation online for at skabe bedre vilkår for fjernarbejderen og øge effektiviteten for hele organisationen. Jo mere virksomheden befinder sig i place, desto mere vil kommunikationen være præget af ansigt-til-ansigt interaktioner (jf. afsnit 5.3.3). Det gælder både i faglig kontekst i eksempelvis mødelokalet og i mere uformelle rammer ved kaffeautomaten og lignende. I begge tilfælde kan der opstå uformel kommunikation, som kan indeholde værdifulde informationer af både social og faglig karakter. Når denne type viden ikke lagres i fysiske eller virtuelle dokumenter, skal fjernarbejderen senere opdateres via kolleger, hvilket må betegnes som tidsspilde for de kolleger, der har været fysisk til stede og fået disse informationer. Dette erfarede vi i analysens resultater, hvor den første tid på arbejdspladsen ofte blev brugt på at samle op på såvel faglige som sociale emner (jf. afsnit 4.5.2). Vi har gennem såvel empiri som teori påvist vigtigheden af at være social med kollegerne, men samtidig også, at graden af det sociale behov er individuel (jf. afsnit 5.3). Derfor anser vi det som fordelagtigt med en højere grad af adskillelse mellem det faglige og sociale, som det kan lade sig gøre virtuelt på eksempelvis Yammer. Vi fandt i empirien ud af, at denne software fungerede godt til dette formål (jf. afsnit 4.5.2). Disse adskilte forums kan tilgås løbende i space alt efter medarbejdernes individuelle behov - hvad enten de er faglige eller sociale, og bringer således den teknologiske tankegang fra Web 2.0 ind i virksomheden som Enterprise 2.0 (jf. afsnit 2.3.1). Kommunikationen lagres automatisk og fjernarbejderen er ikke på samme måde afhængig af tid og sted for at få informationer af forskellig art (jf. afsnit 5.3.3). Møder kan således holdes mere fagligt effektive, uden at det samlet set går ud over de ansattes sociale behov. Der er dog mere komplekse situationer, hvor det fysiske møde særligt anbefales af vores respondenter. Dette beskrives nærmere i følgende afsnit Særlige forhold ved projektopstart. Side 76 af 94

77 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer En opsamling af ovenstående diskussion fører til denne proposition: Virksomheden skal udnytte de virtuelle fordele ved, så vidt muligt, at skelne mellem faglige og sociale forums for hensigtsmæssigt at inkludere fjernarbejderen i uformelle diskussioner og øge organisationens samlede effektivitet Særlige forhold ved projektopstart I dette afsnit vil vi diskutere, hvorfor fysiske møder kan være fordelagtige, når nye projekter indledes. I analysen erfarede vi, at der er nogle særlige forhold, der gør sig gældende, når der skal startes et nyt projekt op. Herunder afdækkes flere årsager til, at det er fordelagtigt at starte ud med det fysiske møde. Det er både for at styrke fællesskabet, men også fordi opstartsfaser i projekter ofte er flyvske med mange forskellige ting, der skal styr på. Den indledende projektkommunikation kan bære præg af en høj kompleksitet, og det kan være vanskeligt at holde Skypemøder, uden at have mødt hinanden fysisk først. (jf. afsnit 4.5.2) Tidligere beskrev vi, hvordan det kan være en fordel at fokusere ekstra på fysisk fremmøde i den første tid, når man er ny på en arbejdsplads (jf. afsnit 5.3.2). Dette gør sig ligeledes gældende ved projektopstart. Christensen (2015, p. 78) beskriver, at det er fordelagtigt at starte med et fysisk møde i en gruppe, som normalvis arbejder fysisk adskilt. Det skal bidrage til at styrke fællesskabsfølelsen, idet sociale relationer har brug for en vis mængde fysisk nærhed. Det fysiske møde ved opstart kan endvidere bidrage til companion trust, idet der er større chance for at gruppens medlemmer vil få et socialt bånd, og dermed føle en forpligtelse overfor hinanden. (jf. afsnit 2.4.3) Disse møder skal således danne en fælles forståelsesramme og afstemme forventningerne, så et fremtidigt virtuelt samarbejde kan fungere under de bedst mulige betingelser. I Nonakas et al. (2000, p. 14) beskrivelse af ba understreges vigtigheden af, at der i et samarbejde bliver skabt et fælles, trygt rum for at videnskabelse kan finde sted. Dette rum kan skabes fysisk, virtuelt og også mentalt mod fælles mål. (jf. afsnit 2.4.2) Idet den fysiske kommunikation vil være sparsom ved virtuelle projekter, kan man med fordel skabe fokus på at arbejde mod fælles mål. Dette stemmer overens med Newells et al. (2009, pp ) tredje type af tillid, commitment trust. Særligt vigtigt bliver dette også i forhold til at skabe commitment trust mellem ansatte, der skal samarbejde uden, eller med sparsom opbygning af den sociale, Side 77 af 94

78 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer kammeratlige tillid. Der skal dermed være fokus på samarbejde mod et kollektivt mål, hvor individet bliver motiveret til videndeling. Ovenstående diskussion leder til denne proposition: På grund af høj opgavekompleksitet bør der i projekter indledes med fysiske møder og fokuseres på fælles mål som grundlag for tillidsskabelse Ledelse af og med tillid I dette afsnit vil vi diskutere fjernarbejderens relation til lederen, og ud fra respondenternes udsagn forholde os til, hvordan dette forhold kan lade sig gøre på distance. I den sammenhæng vil vi diskutere lederens værktøjer til at skabe og genopfinde tillid blandt de geografisk spredte relationer i space uden for den fysiske socialisering. Analysens resultater viste en bred enighed blandt respondenterne om, at fjernarbejde kræver en tillidsfuld ledelse (jf. afsnit 4.5.2). Dette er med det forbehold, at ingen respondenter selv har oplevet, at deres leder manglede tillid. Det faktum bakker på den anden side op om, at flere respondenter ikke tror på, at det overhovedet kan lade sig gøre med en hjemmearbejdsplads, hvis arbejdsgiveren ikke har tillid til den ansatte. (jf. afsnit 4.5.2) Ved at vi har valgt respondenter, der benytter fjernarbejde, afskærer vi os fra respondenter, som ikke har fået det til at fungere med en hjemmearbejdsplads (jf. afsnit 3.7). Ud fra ovennævnte forhold finder vi det relevant, ved hjælp af teoretiske værktøjer, at diskutere det uhåndgribelige begreb tillid for at komme nærmere, hvordan der kan arbejdes med det i praksis. Tillid fylder meget i diskussionen af relationer. Dels fordi tillid kan bidrage med forståelse af relationernes uhåndgribelige sammenknytning, og dels på grund af tillidens store betydning for videnskabelse og for at fjernarbejde kan lade sig gøre i det hele taget. Dette bekræftes blandt andet af Kowalski og Swanson (2005), som beskriver tillid som den måske mest kritiske faktor for succesfuld fjernarbejde. Hvis tilliden ikke er en del af virksomhedskulturen, vil fjernarbejde, på trods af udstyr og evner, aldrig blive en succes. (Kowalski og Swanson, 2005, pp ) For at komme dybere ind i tillidsbegrebet benytter vi som nævnt Newells et al. (2009) opdeling af companion -, competence og commitment trust (jf. afsnit 2.4.3). Overfører vi denne teori til de empiriske resultater og respondenternes udtalelser om tillidsfuld ledelse (jf. afsnit 4.5.2) vurderer vi, at tillidsforholdet fra leder til fjernarbejder som udgangspunkt er baseret på Side 78 af 94

79 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer competence trust. Med andre ord, at lederen har en tro på, at fjernarbejderen kan løse arbejdsopgaverne, uden behov for overvågning og kontrol. I de empiriske resultater fremgår det blandt andet, at en ledelsesmæssig hang til kontrol kan være den mest alvorlig barriere for fjernarbejde (jf. afsnit 4.3.3). Den kompetencemæssige tillid til fjernarbejderen kan underbygges af commitment trust. Dette kan ske, hvis lederen evner at tydeliggøre retning ved at skabe klare målsætninger for at fjernarbejderen også vil løse arbejdsopgaverne. Blandt vores respondenter har flere nævnt, at ITredskaberne er til stede i dag til, at fjernarbejde burde være standard for mange mennesker (jf. afsnit 4.3.3). Men mange ledere værdsætter stadig fysisk tilstedeværelse og opfatter det som værende udtryk for commitment og produktivitet (Potter, 2003: Kowalski og Swanson, 2005, p. 243). Det kan derfor for nogle organisationer være nødvendigt at genoverveje, hvordan de opfatter og værdsætter arbejde. Fjernarbejde kræver tillid, og i en organisationskultur, der er bygget op omkring tillid, er det ifølge Kowalski og Swanson (2005, p. 244) nødvendigt med resultatorienteret ledelse. I stedet for at fokusere på antallet af arbejdstimer bør performance måles med fokus på resultater. Tillid bør ifølge Kowalski & Swanson (2005, 244) bygges op ved hjælp af fælles mål og værdier, hvilket stemmer godt overens med Newells et al. (2009) commitment trust (jf. afsnit 2.4.3). Disse klare mål og værdier er gældende på såvel individuel som organisatorisk plan. Netop tillidsskabelsen på det organisatoriske plan bliver også en ledelsesmæssig udfordring. I afsnit Organisatorisk virtualitet understøttet af engageret ledelse og tillid blev det beskrevet, hvordan den kammeratlige tillid, companion trust, bliver udfordret af den fysiske adskillelse i fjernarbejde. De sociale medier kan, som tidligere nævnt, i et vist omfang anvendes til at vedligeholde det sociale sammenhold. I forhold til Newell et al. (2009) er det i den sammenhæng interessant at diskutere, hvordan der kan arbejdes med de to øvrige typer af tillid for ikke bare at vedligeholde, men opbygge ny organisatorisk tillid i space. Vi har tidligere beskrevet, hvordan tillid kan skabes via competence trust, hvor kollegernes tiltro til fjernarbejderens faglige evner dannede grundlag for et godt samarbejde (jf. afsnit 5.4.1). Virksomheden kan rette et øget fokus på de ansattes individuelle styrker og måske endda synliggøre disse kompetencer for de øvrige kolleger, eksempelvis med en medarbejderprofil på intranettet. Dette kompetencefokus kunne også være en fordel for nyansatte, der endnu ikke har opbygget en kammeratlig tillid. Side 79 af 94

80 Diskussion af sociale og arbejdsrelaterede relationer I afsnit Særlige forhold ved projektopstart beskrev vi, hvordan der kan skabes et mentalt trygt rum for videndeling blandt de ansatte ved hjælp af afstemte værdier og idealer samt forfølgelsen af fælles mål. Denne form for commitment trust kan ledelsen arbejde på at styrke i hele organisationen. Fælles mål og værdier er grundlæggende elementer i alle virksomheders strategiske ledelse (Aggerholm et al., 2009, pp ), men i virksomheder med fjernarbejdere bliver det ekstra vigtigt at bruge disse værktøjer til at skabe commitment trust som kompensation for et potentielt tab af companion trust mellem de fysisk adskilte kolleger. Det kan være ved hjælp af værdibaseret ledelse, med en stærk, klart kommunikeret mission og vision samt et fælles værdigrundlag for at skabe en organisatorisk tillid baseret på fælles identitet og fælles retning i virksomheden (Aggerholm et al., 2009, pp 58-62). Med nedenstående Figur 6: Tillidsskabelse i organisationen vil vi illustrere, hvordan det er muligt at opretholde den samlede organisatoriske tillid, selvom companion trust skulle reduceres på grund af manglende social kontakt mellem kollegerne. Dette vurderer vi er muligt ved at skærpe fokus på de to øvrige typer af tillid, competence og commitment, og udnytte de ovennævnte værktøjer i den strategiske ledelse. Figur 6: Tillidsskabelse i organisationen - Kilde: egen tilvirkning Figuren viser, hvordan de sociale relationer (SR) overlapper det blå område, hvor vi har de arbejdsrelaterede relationer (AR), som er det samlede antal mulige relationer på arbejdspladsen. Størrelsen på AR hænger dermed sammen med størrelsen på den pågældende organisation. Der hvor SR overlapper AR opstår companion trust. Denne type tillid kan som nævnt blive udfordret og mindskes af fjernarbejde, men ved at fokusere på de to øvrige typer af tillid, competence - og commitment trust, forøges chancen for, at virksomheden kan opretholde den tillid blandt de ansatte, som er nødvendig for videndeling. Side 80 af 94