Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling"

Transkript

1 Best Practice for rejseadministration i staten Vejledning fra bestilling til betaling April 2010

2 Side 2 af 33 Formål Økonomistyrelsen har i samarbejde med en række institutioner analyseret de nuværende arbejdsgange og processer omkring rejseadministration i staten. En analyse, der er sat i værk med det formål at få klarlagt de mest hensigtsmæssige processer og arbejdsgange for fremtidens rejseadministration. På baggrund af analysen og de indspark, der kom fra institutionerne har Økonomistyrelsen udarbejdet denne vejledning, der beskriver den samlede proces fra rejsen er bestilt over selve rejseafregningen til betaling af udgifter. Vejledningen understøtter implementeringen af et nyt fælles rejse- og udlægshåndteringssystem (REJSUD) i staten. Denne vejledning har til hensigt at beskrive de generelle anbefalinger for rejseadministration. Nogle institutioner vil derfor opleve, at vejledningen ikke dækker deres behov fuldstændigt, da enkelte procestrin med fordel vil kunne laves anderledes i nogle institutioner. Vejledningen forsøger at tage højde for de mest gængse udfordringer og ændringer i anbefalingerne for best practice enten i appendikset eller løbende, alt efter hvor store processuelle ændringer det medfører. Vejledningen beskriver således hvordan rejse- og udlægshåndtering i staten bør tilrettelægges i fremtiden. Målgruppe Vejledningen er henvendt til de medarbejdere, der arbejder med rejseadministration og medarbejdere, som er ansvarlige for at tilrettelægge forretningsgangene ved implementeringen af et fælles statsligt rejseafregningssystem i institutionerne. Ligesom den med fordel kan benyttes af medarbejdere, der arbejder med digitalisering af arbejdsgangene i forbindelse med fx rejseafregning.

3 Indholdsfortegnelse Formål...2 Målgruppe...2 Baggrund...4 Hvorfor skal vi have et fælles statsligt rejseafregningssystem?...4 Fastsættelse af mål, som man vil opnå...5 Sådan læses vejledningen...5 Hvordan man læser procesbeskrivelserne...7 Ensartede administrationsprocesser i staten...8 Vælg en afregningsløsning, der er proportional med opgaverne...8 Anbefalinger for best practice for rejseafregninger...9 Oplysninger omkring Danske Bank og kortaftalerne Bestilling af rejsen...11 Forbehold og opmærksomhedspunkter Samlet rejseafregning af rejsens udgifter, udlæg etc Forbehold og opmærksomhedspunkter...12 Procesbeskrivelse samlet rejseafregning Udgiftshåndtering i rejseafregningssystemet Forbehold og opmærksomhedspunkter...13 Procesbeskrivelse Godkendelse af en rejseafregning Forbehold og opmærksomhedspunkter...15 Procesbeskrivelse Bogføring af en rejseafregning i Navision Stat (ØSC) Forbehold og opmærksomhedspunkter...18 Procesbeskrivelse Betaling af rejseudgifter i Navision Stat (ØSC) Forbehold og opmærksomhedspunkter...20 Procesbeskrivelse Beskrivelse af løntræk i Navision Stat (ØSC) Appendiks 1 - Fejlhåndtering i RejsUd og Navision Tilføjelses-fejl Omposterings-fejl...25 Appendiks 2 - Kreditoroprettelse i RejsUd og Navision Appendiks 3 - Model II Løbende afregning gennem IndFak og RejsUd 28 Appendiks 4 - Bestilling af rejser gennem centrale rejsebestillere Side 3 af 33

4 Baggrund Side 4 af 33 Hvorfor skal vi have et fælles statsligt rejseafregningssystem? Rejseadministration bliver i dag håndteret meget forskelligt i de statslige institutioner. En standardisering af den fragmenterede rejseadministration vil give mere hensigtsmæssige processer for administration af rejser. Den statslige rejseadministration skal fremtidssikres ved at skabe de mest hensigtsmæssige processer og arbejdsgange for såvel de rejsende som de administrative medarbejdere i statens institutioner. En vigtig del af at skabe bedre processer er at digitalisere de arbejdsgange, der i dag foregår manuelt i mange institutioner. Rapporten 1, omhandlende administrative servicecentre i staten, viser et effektiviseringspotentiale for rejseadministration, hvis processerne bliver digitaliseret på tværs af staten. Digitaliseringen af rejseadministrationen kan give en række effektiviseringsgevinster: 1. Hvis man sikrer en enstrenget indgang til håndteringen af rejserelaterede spørgsmål, vil man undgå en fragmenteret og uensartet administration af rejser i staten. 2. En sammentænkning af processerne for rejseadministration med afregningshåndtering, bogføring og betaling vil give en bedre sammenhæng mellem systemerne og virkeligheden, både i institutionerne og ØkonomiServicecentret (ØSC). 3. Mere brugervenlige arbejdsprocesser, hvor det bliver nemmere for den rejsende af lave en rejseafregning og for regnskabsmedarbejderen at administrere de mange rejseafregninger i staten. Institutionerne vil ved at tilrette institutionens egne processer og arbejdsgange efter denne best practice model kunne opnå: En god organisering og mere effektive arbejdsgange for rejseadministration Sikre at systemernes kunnen udnyttes optimalt Sikre en enstrenget indgang til rejseafregning i institutionen Understøtte en fælles fortolkning af den statslige rejsepolitik Minimere mængden af dobbeltarbejde og anvendte ressourcer Reducere tiden for at lave og håndtere en rejseafregning både for den rejsende og de administrative medarbejdere De forretningsgange, som de enkelte institutioner fastlægger, kan variere alt afhængig af forhold som mængden af rejser, rejsernes art og ikke mindst tidligere processer. Det kan dermed være forskelligt fra institution til institution, hvad der i en given situation er mest hensigtsmæssigt. Som i enhver generel anbefaling kan 1

5 det dermed være nødvendigt at korrigere og ændre på enkelte procestrin i denne best practice for at opnå den optimale arbejdsgang for institutionen. Side 5 af 33 I forbindelse med implementeringen af best practice for rejseadministration og selve rejseafregningssystemet kan det derudover være nødvendigt at opdatere institutionens regnskabsinstruks således, at den indeholder de ændrede mål og processer 2. Institutionen bør desforuden overveje, om det kan være en fordel at justere organisering, kontoplan og diverse procedurer fx godkendelsesproceduren, der grænser op til det at foretage en rejseafregning. Fastsættelse af mål, som man vil opnå Hvis denne best practice skal implementeres succesfuldt i institutionerne, er det vigtigt, at der i institutionerne opstilles klare mål for rejseadministration samt at der løbende følges op på, at målene bliver nået. Målsætningerne for rejseadministration ved indførelsen af et fælles statsligt rejseafregningssystem kan være at: Reducere procesomkostningerne ved at minimere antallet af processer Fremme brugen af kreditkort 3 Sikre overholdelse af regnskabsinstrukser, rejsepolitikker mv. Undgå morarenter og gebyrer ved at optimere godkendelsesprocessen Sikre rigtige rejseafregninger Sådan læses vejledningen Vejledningen består først af et overordnet fasediagram, der beskriver forløbet i best practice, og efterfølgende en række procesdiagrammer, som beskriver de enkelte faser trin for trin. Under hvert procesdiagram følger en uddybende tekst, som nærmere beskriver hvad, der sker i hvert trin i den enkelte fase, under en række givne omstændigheder. Sidst i denne vejledning findes en række anbefalinger i de tilfælde, hvor forudsætningerne i best practice ikke kan overholdes. Faserne, som er beskrevet i vejledningen: Denne vejledning tager udgangspunkt i en faseopdelt rejseadministration. De forskellige faser rummer hver en række trin som den rejsende, rejsemedarbejderen eller godkenderen skal følge, og disse er listet i nedenstående model. De mørkeste 2 el. %20om%20regnskabsinstruks% pdf 3 Pr. 31. marts 2010 udløber SKI-aftalen på betalingskort og derefter vil det være Økonomistyrelsen aftale med Danske Bank, som er gældende. Se nærmere om Danske Banks Master Card her:

6 faser i diagrammet 2-6 (undtagen 3) beskriver selve best practice for en effektiv rejseafregning, mens de lyse faser er processer, der ikke direkte vedrører selve rejseafregningen, men er medtaget for at skabe et overblik over systemets muligheder og rejseadministration i sin helhed. Side 6 af 33 Indledningsvis er processen for bestillingen af en rejse (proces 1) medtaget for at skabe et samlet overblik over rejseadministrationen i sin helhed. Derudover er muligheden for at håndtere andre udlæg i rejseafregningssystemet også inddraget i denne vejledning (proces 3). Det drejer sig om udlæg, der ikke vedrører en rejse, men som er afholdt af en medarbejder fx en bog. De stiplede pile er processer, som foregår udenfor selve rejseafregningssystemet, mens de pile, som har en fast kant er processer, som foregår i selve rejseafregningssystemet. 1) Bestilling af rejse 2) Samlet rejseafregning 4) Godkendelse 5) Bogføring 6) Betaling 7) Løntræk 3) Udgiftshåndtering (ikke rejser) Nedenfor er de enkelte faser i denne vejledning kort beskrevet. 1. Bestilling af rejse vedrører den del af rejseadministrationen, som går forud for selve rejsen og rejseafregningen. Det foregår typisk ved, at den rejsende selv eller en deraf udvalgt stedfortræder bestiller en rejse gennem fx statens rejsebureau i overensstemmelse med den practice, som er gældende i institutionen. 2. Samlet rejseafregning er den fase, hvor den rejsende i rejseafregningssystemet registrerer, konterer og vedhæfter de nødvendige bilag til diverse udlæg og udgifter afholdt under rejsen samt registrerer evt. diæter og kørsel. 3. Udgiftshåndtering vedrører de tilfælde, hvor en medarbejder måtte have lavet et mindre udlæg for institutionen, som vedkommende skal have

7 refunderet. Det er typisk udgifter, der ikke er afholdt i forbindelse med en rejse. Medarbejderen kan både når der er brugt firmahæftende/privathæftende kort eller private udlæg registrere, kontere og vedhæfte de relevante bilag for den afholdte udgift i rejseafregningssystemet. Side 7 af Godkendelse af rejseafregning er den proces, hvor rejseafregningen tjekkes og godkendes. Først kan rejseafregningen godkendes for fejl i forhold til rejsepolitikken og afregningens generelle rigtighed i forhold til kontering etc. Derefter i forhold til det aftalte, hvor den budgetansvarlige (typisk en kontorchef) tjekker og godkender afregningen. 5. Bogføring af rejseafregningen beskriver ØSCs arbejde i Navision Stat med at sikre, at afregningen bliver registreret rigtigt i regnskabet på rette tidspunkt. 6. Betalingen af rejseafregningen er den proces i ØSC, hvor bogføringen kontrolleres og betalingen overføres til kreditor via NemKonto-systemet eller Statens KoncernBetalinger (SKB). Hvordan man læser procesbeskrivelserne Til hver af de ovenstående 6 faser er i denne vejledning knyttet et diagram, der trin for trin beskriver processerne for rejseadministrationen. Diagrammerne er inddelt i henholdsvis hvilken rolle, der forestår processen og hvilket system processen foregår i. En rolle beskriver den jobfunktion, der er knyttet til dette trin i processen. Det kan i diagrammerne både være en person fx en bogholder eller et system fx rejseafregningssystemet, der forestår processen. Roller i dagligdagens rejseadministration: Rejsende: Den rejsende er den person, der har behov for at foretage en tjenesterejse. Den rejsende bestiller en rejse gennem en af de muligheder, som udbydes af statens rejsebureau eller køber selv en rejse såfremt der er tale om en mindre tur. Det er for det meste også den rejsende, som står for at lave en rejseafregning i rejseafregningssystemet. Stedfortræder: Den rejsende kan have givet autorisation til en anden person, fx en sekretær, til at bestille og/eller afregne på vegne af den rejsende. Det vil dog for det meste være den rejsende, som selv laver rejseafregningen. Rejsepolitisk kontrollant: Den rejsepolitiske kontrollants ansvar er at sikre, at den rejsende har lavet en rejsepolitisk rigtig rejseafregning. Derved skal den endelige godkender kun tage stilling til afholdelsen af udgiften i forhold til det aftalte budget, og ikke om afregningen er korrekt.

8 Side 8 af 33 Godkender: Godkenderen har det overordnede ansvar for budgetrammen for området/institutionen. Godkenderen skal godkende rejseafregningen i forhold til det aftalte budget, når den er udarbejdet af den rejsende og evt. godkendt af en rejsepolitisk kontrollant. Det er institutionens ansvar at sikre, at den rejseafregning, som sendes til bogføring er rigtig. ØSC skal ikke føre kontrol, de skal blot bogføre. Bogholder (1. godkender): Bogholderen skal bogføre og betale fakturaer. Bogholderiprocessen kan desuden i praksis omfatte flere personer/roller fx ved frigivelse af betalinger, hvor der er krav om personadskillelse mellem 1. og 2. godkender. Ligesom det er bogholderen, der står for at afstemme de poster i Navision Stat, der kan afstemmes på mellemregningskontoen. Frigiver (2. godkender): Frigiveren er 2. godkender på betalingen af fakturaen i Navision Stat. Frigiveren er en anden end bogholderen. Ensartede administrationsprocesser i staten Denne vejledning baserer sig på en række forudsætninger for hvordan institutionerne varetager deres afregning, fakturahåndtering, bilagshåndtering samt hvordan bogføringen og betalingen af rejseudgifterne sker i ØSC. Håndteringen af bilag, i forbindelse med rejseafregning og udlæg, anbefales at foregå elektronisk ved at den rejsende, eller anden relevant person i institutionen, scanner bilagene ind og vedhæfter dem som en fil i rejseafregningssystemet. 4 Hvis det ønskes kan institutionen dog stadig føre et fysisk bilagsarkiv. Bilaget skal dog stadig oprettes og beskrives i rejseafregningssystemet, og den fysiske arkivering i institutionen bør følge nummereringen fra rejseafregningssystemet. Vælg en afregningsløsning, der er proportional med opgaverne Der findes 2 modeller hvorpå institutionerne kan administrere sine rejser. De rejsende kan vælge at lave en samlet rejseafregning, hvor både kontering, godkendelse og registrering af diæter og kørsel sker i rejseafregningssystemet. Alternativt kan man lave en løbende afregning, hvor man betaler sine regninger med kreditkort og den efterfølgende kontering og godkendelse løbende sker i fakturahåndteringssystemet, som fakturaerne kommer ind i systemet. Det er kun procentgodtgørelse og/eller kørsel, der bliver registreret i rejseafregningssystemet. Samlet afregning består i, at den rejsende efter hver rejse i rejseafregningssystemet udarbejder en samlet rejseafregning, hvor alle 4 Institutionen behøver ifølge regnskabsbekendtgørelsens 44 ikke gemme papirbilaget, når der eksisterer en indscannet version af bilaget.

9 udgifter/udlæg konteres, bilag vedhæftes de enkelte poster og evt. godtgørelse i form af kørsel eller diæter registreres. Den samlede afregning vil blive kontrolleret og godkendt i rejseafregningssystemet, inden den bliver sendt til ØSC for endelig bogføring og betaling. Denne afregningsform vil typisk være en fordel for langt hovedparten af de statslige institutioner, da metoden giver et samlet overblik over hver enkelt rejses udgifter. Side 9 af 33 Løbende afregning består i at de rejsende løbende konterer rejsens udgifter, som fakturaerne kommer ind i fakturahåndteringssystemet. Det betyder konkret, at de rejsende får et firmahæftende kreditkort og løbende betaler sine regninger til hotel, frokost og middag i fakturahåndteringssystemet. Dette forudsætter dog, at medarbejderen har adgang til fakturahåndteringssystemet. Som fakturaerne modtages i fakturahåndteringssystemet vil den rejsende via mail adviseres om regninger, der skal konteres og vedhæftes bilag i fakturahåndteringssystemet indenfor den af institutionen fastsatte godkendelsesfrist. Når rejsen er afsluttet kan den rejsende, såfremt der skal udbetales kørselsgodtgørelse eller er lavet private udlæg, registrere dette i rejseafregningssystemet. Den rejsende vil dermed slippe for at lave en direkte rejseafregning i rejseafregningssystemet, hvis der fx ikke skal udbetales nogen form for godtgørelse til den rejsende. Denne afregningsform vil typisk være en fordel i de institutioner, hvor der ikke er behov for et samlet overblik over hver rejses udgifter. I denne best practice vejledning er udgangspunktet den samlede rejseafregning beskrevet i model I. Ønsker nogle institutioner at gøre brug af den løbende afregning, der er beskrevet i model II findes en nærmere beskrivelse heraf i appendikset. Økonomistyrelsen anbefaler, at hver institution vælger en afregningsløsning, der er proportional med de rejseadministrationsopgaver, som skal varetages af institutionen. Men af hensyn til det økonomiske overblik samt rigtigheden af rejseafregningen, herunder at man har overholdt de gældende rejseregler, vil det være en samlet rejseafregning, som vil være best practice for langt hovedparten af institutionerne. De institutioner, hvor der er rejsende, som aldrig rejser efter andet end regning vil det kunne være en fordel at gøre brug af den løbende afregningsmodel. Denne er beskrevet i appendikset. Anbefalinger for best practice for rejseafregninger Vejledningen oplister herunder de forudsætninger, som ligger til grund for en optimal brug af best practice: 1. For det første skal alle rejsende lave en samlet afregning i rejseafregningssystemet, hvor de opgør de samlede udgifter ved hver tjenesterejse. Såfremt institutionen finder model II med at lave løbende afregning bedre egnet til at dække institutionens behov, kan man bagerst i denne vejledning finde en beskrivelse af denne practice.

10 2. Det er institutionens ansvar at sikre at det er en rigtig rejseafregning, der sendes til bogføring og betaling. 3. De aftaler, der ligger mellem institutionerne og ØSC står til en hver tid over denne vejledning 4. Det er i udgangspunktet de rejsende selv, som bruger systemet. Det er et system, som kan tilgås over alt i verden, hvis blot man har en internetopkobling. 5. Alle institutioner udpeger to særlige mellemregningskonti, der kun bruges til kreditkort- og rejsekontoafstemninger fx 6155XX. 6. Skal der udbetales forskud til nemkonto hvilket vi ikke anbefaler så skal der endvidere oprette yderligere to konti, fx 6155xx og 97xxxx. 7. Det anbefales, at den rejsende frem for at modtage et kontant forskud, før rejsen får et firmahæftende kreditkort. Har den rejsende brug for kontanter på rejsen anbefales det, at man hæver kontanter i lufthavnen på kortet og sætter evt. tilbageværende beløb ind i lufthavnen inden man afslutter rejsen. I tilfælde af at den rejsende ikke når i banken i lufthavnen kan den rejsende til en hver tid sætte pengene ind på kreditkortkontoen i en hvilken som helst anden Danske Bank. 8. I de tilfælde, hvor der måtte komme samlefakturaer ind i institutionerne, bør man etablere en central godkendelsesproces, hvor hele fakturaen godkendes af en person, sættes på en mellemregningskonto og efterfølgende sendes til Navision for betaling og udligning. En fejl i en samlefaktura bør ikke stoppe godkendelsen af de resterende transaktioner. Såfremt der måtte være fejl i fakturaen fra banken eller rejsebureauet har man en 60 dages indsigelsesfrist for fejl. Fejl og andre rettelser i samlefakturaerne fra banken/rejsebureauet bør derfor løses efterfølgende, således, at institutionerne ikke pålægges unødvendige gebyrer og renter for manglende betaling. 9. Økonomistyrelsen anbefaler, at institutionen gennemgår sin regnskabsinstruks og herunder om de interne forretningsgange og kontroller er beskrevet og tilrettelagt hensigtsmæssigt. 10. Det anbefales, at institutionerne indlægger en kontrol mellem den rejsende, der har udarbejdet en rejseafregning og den budgetansvarlige chef som godkender afregningen. Dette bør ske for at sikre rigtigheden af rejseafregningen. Side 10 af 33 Oplysninger omkring Danske Bank og kortaftalerne Oplysninger omkring kortaftalerne med Danske Bank, vejledninger og cirkulærer kan findes på Danske Banks hjemmeside www-2.danskebank.dk/skbobs og på Økonomistyrelsens hjemmeside

11 1. Bestilling af rejsen Side 11 af 33 Den rejsende eller en mulig stedfortræder bestiller transport, hotel og lignende via en af de tre muligheder, som tilbydes af statens rejsebureau. De tre muligheder for bestilling af rejser er: a. Hvis institutionen har Basispakken kan den rejsende bestille rejser via det fælles telefonnummer eller statens standardformular. b. Har institutionen Implantpakken, opretter rejsebureauet et rejsekontor fysisk på kundens adresse med rejsebureauets rejsekonsulenter med fuld adgang til rejsebureauets systemer. De rejsende kan så bestille rejser direkte hos rejsekontoret eller via statens standard bookingformular. c. Har institutionen valgt en In House pakke, har institutionen sit eget rejsekontor i institutionen med egne medarbejdere, der fungerer som rejsekonsulenter, som har adgang til rejsebureauets bookingsystemer. De rejsende kan således bestille via institutionens rejseteam på et af institutionen angivet telefonnummer eller . De oplysninger, der registreres under den bookede rejse sendes automatisk videre til rejseafregningssystemet, hvor oplysningerne kan kobles til en rejseafregning. Forbehold og opmærksomhedspunkter Når den rejsende bestiller en rejse, skal en dertil bemyndiget person godkende udgiften før den afholdes jf. regnskabsbekendtgørelsen 5. Regnskabsbekendtgørelsen åbner op for, at en bemyndiget person kan være den rejsende selv, og en godkendelse skal heller ikke nødvendigvis afgives skriftligt. I forbindelse med bestillingen af rejsen gennem statens rejsebureau sker der ikke pr. automatik en forudgående skriftlig godkendelse før selve rejsen bestilles. Såfremt institutionen ønsker at have en forudgående skriftlig godkendelse anbefales det, at institutionen i sin rejsepolitik indfører en passus om, at rejseafregningen ikke kan godkendes før der foreligger en accept fra den budgetansvarlige. Den rejsende kan så selv sende en mail, hvori chefen godkender disponeringen og returnerer til den rejsende. Denne mail kan så vedhæftes rejseafregningen. Ønsker institutionen en central forankret procedure i institutionen forud for bestillingen ligger en nærmere beskrevet proces derfor i appendiks Samlet rejseafregning af rejsens udgifter, udlæg etc. Når tjenesterejsen er afholdt, skal udgifterne opgøres, konteres og de relevante bilag skal scannes ind og vedhæftes hver enkelt postering. 5 https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=5968

12 Forbehold og opmærksomhedspunkter Der tages udgangspunkt i, at der er sket en forudgående bestilling af rejsen gennem statens rejsebureau. Såfremt den rejsende ikke har bestilt rejsen gennem statens rejsebureau vil det være muligt i rejseafregningssystemet at oprette en rejseafregning manuelt. Side 12 af 33 Bemærk: I RejsUd sker, der en kontering af alle udgifterne, herunder også rejsekonto- og kreditkortudgifter. Derfor skal fakturaen for rejsekonto- og kreditkorttransaktionerne debiteres på en mellemregningskonto i fakturahåndteringssystemet IKKE på driftskonto. Da dette sker i RejsUd. Procesbeskrivelse samlet rejseafregning I det nedenstående viser diagrammet processen for håndteringen af en samlet rejseafregning. 1. Rejseoplysningerne registreret i rejsebureauet i forbindelse med rejsebestillingen er med til at generere en automatisk rejseafregning i systemet. Ligesom rejseoplysningerne kommer kreditkorttransaktionerne automatisk i rejseafregningssystemet, hvor de kan knyttes til en rejseafregning. Såfremt den rejsende ikke har bestilt rejsen gennem rejsebureauet, men fx blot købt en togbillet Pkt. 2 Såfremt den rejsende har bestilt en rejse gennem rejsebureauet pkt Den rejsende starter en ny rejseafregning ved manuelt at taste oplysningerne ind under en oprettet rejseafregning. 3. Når der er oprettet en rejseafregning skal alle udgifter, udlæg osv. vedrørende rejsen registreres i rejseafregningen.

13 a. Har den rejsende foretaget udlæg af egen lomme, som tjenestestedet skal afholde, registreres disse, konteres under den rigtige udgift. Bilagene skal indscannes og vedhæftes rejseafregningen. b. Har den rejsende foretaget refusionsberettiget kørsel i form af fx kørsel i egen bil registreres antal kørte kilometer enten via elektronisk kørebog eller manuelt. c. Såfremt den rejsende er berettiget til dagpenge skal den rejsende huske at lave en korrekt angivelse af hvor mange måltider, der er betalt. Disse skal trækkes fra dagpengesatsen jf. PAV d. De kreditkorttransaktioner, der er foretaget på rejsen og skal betales af tjenestestedet konteres under den rigtige udgift fx hotel, hvorefter bilag scannes ind og vedhæftes de enkelte posteringer. Såfremt den rejsende ved en fejl har foretaget private køb på det firmahæftende kreditkort registreres disse udgifter som egenbetaling. e. De udgifter, der er afholdt af et muligt udbetalt forskud på rejseafregningen registreres, hvorefter bilagene scannes ind og vedhæftes. f. Rådsrejser i EU-regi skal registreres under det særlige faneblad til EU-rejser i rejseafregningssystemet, da disse bliver refunderet af EU. 4. Bilag vedhæftes enten de enkelte posteringer eller den samlede rejseafregning. 5. Den rejsende tjekker udgiftsregistreringerne, konteringer, og at de rigtige bilag er vedhæftet de rette posteringer inden afregningen sendes til den rejsepolitiske kontrollant for kontrol. 6. Den rejsende sender rejseafregningen til en rejsepolitisk kontrollant, når den er helt færdig og klar til godkendelse. Side 13 af Udgiftshåndtering i rejseafregningssystemet Når en medarbejder, som allerede har adgang til rejseafregningssystemet, køber en vare for et mindre beløb, som institutionen skal betale fx en bog eller lignende, kan rejseafregningssystemet med fordel bruges til udgiftsregistreringen frem for institutionens fakturahåndteringssystem. Forbehold og opmærksomhedspunkter Denne funktion er kun tænkt i forhold til mindre udlæg eller køb på vegne af institutionen. Ikke varekøb, som skal foregå over indkøbsaftalerne eller andre lokale indkøbsaftaler. Systemet kan ikke som fakturahåndteringssystemet kobles direkte op på de eksisterende indkøbsaftaler for institutionerne. Det bør derfor vurderes fra indkøb til indkøb, hvornår det er en fordel at håndtere indkøbet via fakturahåndteringssystemet, og hvornår det med fordel kan ske via

14 rejseafregningssystemet. Institutionen bør dokumentere håndteringen af udgiftsafregninger i regnskabsinstruksen. Side 14 af 33 Bemærk: I RejsUd sker, der en kontering af alle udgifterne, herunder også rejsekonto- og kreditkortudgifter. Derfor skal fakturaen for rejsekonto- og kreditkorttransaktionerne debiteres på en mellemregningskonto i fakturahåndteringssystemet IKKE på driftskonto. Da dette sker i RejsUd. Procesbeskrivelse I det nedenstående diagram vises processen for håndteringen af andre ikke rejserelaterede udgifter. Godkender (chef) Kontrollant Indkøber Rejseafregnings -systemet (automatisk) 1) Varekøberen køber en vare, som institutionen skal betale enten via private udlæg eller ved træk på det firmahæftende kreditkort. 2) Varekøberen opretter en udlægsafregning i RejsUd. 3) De enkelte udgifter konteres korrekt. 4) De relevante bilag scannes ind og vedhæftes de relevante udgiftsposter. 5) Når den rejsende har færdiggjort udgiftsafregningen sender man afregningen til kontrollant for gennemsyn af afregningen og/eller en godkender for endelig godkendelse. 6) Kontrollanten vurderer om afregningen kan godkendes Kan afregningen godkendes pkt. 7 Kan afregningen ikke godkendes pkt. 6A

15 a. Når afregningen ikke kan godkendes, skal afregningen sendes retur til varekøber for at blive rettet eller rettes af kontrollanten. b. Varekøber retter afregningen c. Varekøber sender den atter til kontrollanten for at blive godkendt. Side 15 af 33 7) Godkender vurderer om afregningen kan godkendes Kan afregningen godkendes pkt. 8 Kan afregningen ikke godkendes pkt. 7A a. Rejseafregningen rettes af kontrollant eller sendes til den rejsende for at blive rettet 8) Når afregningen er godkendt registreres godkendelsen 9) Rejseafregningssystemet sender afregningen videre til Navision Stat for bogføring og evt. betaling. 4. Godkendelse af en rejseafregning Når den rejsende har udarbejdet en samlet rejseafregning i rejseafregningssystemet skal afregningen kontrolleres, før den kan endelig godkendes af den budgetansvarlige. Hovedsigtet med at indlægge en kontrol i forhold til de rejsepolitiske regler er at sikre, at den budgetansvarlige kun skal forholde sig til overholdelsen af det budgetterede og ikke om hvorvidt selve afregningen er rigtig. Det er den rejsepolitiske kontrollants opgave at sikre, at rejseafregningen er rigtig både i forhold til rejsepolitikken og regnskabsreglerne. Forbehold og opmærksomhedspunkter For at lette arbejdsgangen ved åbenlyse fejl anbefales det, at institutionen i sin regnskabsinstruks fastsætter retningslinjer for rettelsen af åbenlyse fejl i rejseafregningen. Det kan evt. være en passus om, at en given funktionsperson i tilfælde af åbenlyse fejl kan rette fejlene uden den rejsendes indblanding. Er der tvivl om fejlens karakter bør den rejsepolitiske kontrollant for en sikkerheds skyld kontakte den rejsende med henblik på at få vedkommende til at rette fejlen. Institutionen skal sikre, at der udføres en rejsepolitisk- og budgetmæssigkontrol. Opgaven kan varetages af én og samme kontrolinstans, eller fordeles på to kontrollanter. For at begrænser fejlmuligheder, anbefaler Økonomistyrelsen sidstnævnte løsning. Procesbeskrivelse Nedenstående diagram viser processen for den rejsepolitiske godkendelse og den endelige budgetrammes godkendelse.

16 Side 16 af 33 1) Rejseafregningen sendes til godkendelse hos den rejsepolitiske kontrollant. 2) Den rejsepolitiske kontrollant vurderer om rejseafregningen kan godkendes i forhold til den gældende rejsepolitik, konteringen og de gældende regnskabsregler for institutionen. Kan rejseafregningen godkendes pkt. 3 Er der fejl i rejseafregningen pkt. 2A a. Såfremt kontrollanten finder åbenlyse fejl i rejseafregningen kan disse rettes uden at kontakte den rejsende. Det kræver dog, at institutionen i sin regnskabsinstruks har givet prokura til en rejsepolitisk kontrollant i tilfælde af åbenlyse fejl i rejseafregningen. b. Er fejlene ikke åbenlyse, skal kontrollanten sende afregningen tilbage til den rejsende, som retter dem. c. Den rejsende sender derefter den rettede afregning tilbage til kontrollanten for at blive godkendt. 3) Rejseafregningen, som er godkendt af den rejsepolitiske kontrollant, sendes videre til godkender for endelig godkendelse. 4) Den budgetansvarlige godkender vurderer om rejseafregningen kan godkendes Kan rejseafregningen godkendes pkt. 5 Kan rejseafregningen ikke godkendes pkt. 4A

17 a. Såfremt, der er fejl i rejseafregningen, når den kommer frem til den endelige godkendelse hos den budgetansvarlige, sendes rejseafregningen tilbage til den rejsende eller kontrollanten med en besked om, hvad der er forkert. b. Den rejsende eller kontrollanten retter afregningen og sender den tilbage til godkenderen. 5) Er rejseafregningen korrekt godkendes den. 6) Rejseafregningssystemet sender rejseafregningen, som er endelig godkendt, til bogføring i Navision Stat. Side 17 af 33

18 5. Bogføring af en rejseafregning i Navision Stat (ØSC) Side 18 af 33 Når den rejsende har færdigbehandlet sin rejseafregning i RejsUd, og den er endeligt godkendt, sendes rejseafregningen til Navision Stat/ØSC, hvor bogføring og betaling sker. Forbehold og opmærksomhedspunkter Efter rejseafregningen er godkendt og sendt til Navision Stat til bogføring og betaling, kan bogholderen i ØSC ikke se de vedhæftede bilag, men kun selve posteringerne. Bogholderen skal ikke tjekke afregningens rigtigheden af rejseafregningen. Det er institutionens ansvar. Er der dog åbenlyse fejl i afregningen, når den kommer til bogføring i Navision Stat, skal rettelsen konfirmeres med institutionen via mail. Efterfølgende kan fejlen rettes med et omposteringsbilag eller om muligt via institutionens elektroniske indberetning. De poster, der fra fakturahåndteringssystemet er konteret på en mellemregningskonto, skal udlignes i Navision Stat i overensstemmelse med anbefalingerne for ØSC. Procesbeskrivelse I det nedenstående viser diagrammet processen for bogføringen af en rejseafregning i Navision Stat. Navision Stat (automatisk) Bogholder 1) Afregningen placeres i Købskladde.

19 Hvis der er fejl som følge af, at kreditor ikke er oprettet, så vil rejseafregningen ikke blive placeret i en købskladde, men i en såkaldt integrationsbatch. Herefter vil regnskabsmedarbejderen i ØSC tage kontakt til institutionen og bede denne sikre, at kreditor oprettes. Det er en forudsætning for, at ØSC kan leve op til servicemålene, at denne kreditor oprettes seneste dagen efter. Side 19 af 33 2) Bogholderen tjekker de åbne RejsUd-poster 3) Afregningen bogføres 4) Fejler afregningen? Hvis ja pkt. 5 Hvis nej pkt. 4A a. Fejler afregningen og kan bogholderen ikke selv rette fejlen på en revisionsmæssig forsvarlig måde sender bogholderen en besked til institutionen for at få udret fejlen. Bogholderen har ikke adgang til de vedhæftede bilag, så det er ikke bogholderen opgave at sikre rejseafregningens rigtighed. b. Institutionen udreder for fejlen og indberetter et omposteringsbilag til afregningen via DDIen. c. På baggrund af oplysningerne fra institutionen udarbejder bogholderen et omposteringsbilag. 5) Er der omposteringsbilag, der skal bogføres? Hvis ja pkt. 6 Hvis nej pkt. 7 6) Omposteringen bogføres 7)Gå til diagrammet Betaling af rejseudgifter i ØSC

20 Side 20 af Betaling af rejseudgifter i Navision Stat (ØSC) I det følgende vil processen for betaling og frigivelse til betaling i ØSC/Navision Stat bliver gennemgået. Forbehold og opmærksomhedspunkter I forhold til regnskabsbekendtgørelsen skal der være to godkendelser af en disponering før den kan sendes til endelig betaling gennem NemKonto. Såfremt den rejsende kommer til at skylde institutionen penge efter de samlede udgifter er opgjort på rejseafregningen skal institutionen foretage et løntræk ved den næstkommende lønudbetaling. Institutionen må dog ikke foretage et løntræk uden at medarbejderen har givet samtykke dertil. Der skal mellem institutionen og medarbejderen udfyldes en samtykkeerklæring om, at institutionen må trække medarbejderen i løn såfremt medarbejderen skylder institutionen penge efter en rejseafregning er godkendt og sendt til betaling. Dette samtykke kan laves som et generelt samtykke, hvor institutionen får medarbejderen til at underskrive en samtykkeerklæring i forbindelse med sin ansættelse eller skrive det i en personalepolitik, som oplyses til medarbejderen ved ansættelse. Det er ikke en forudsætning, at medarbejderen godkender hver enkelt løntræk, hvis blot denne er blevet informeret om forholdene for løntræk. Bemærk det er ikke ØSC s ansvar at sikre, at der foreligger et samtykke. ØSC vil med mindre institutionen har aftalt andet med ØSC som bedste praksis altid foretage et behørigt løntræk ved førstkommende lønkørsel, når der foreligger en godkendt rejseafregning med et skyldigt beløb, hvilket ØSC-medarbejderen ser i Navision Stat i form af en købskladde, der summerer op til et negativt beløb for den enkelte medarbejder. Procesbeskrivelse I det nedenstående viser diagrammet processen for betaling af en rejseafregning i Navision Stat/ØSC.

21 Side 21 af 33 Leverandør NKS & SKB (automatisk) Frigiver (2. godkender) Bogholder (1. godkender) Navision Stat (automatisk) 1) Bogholderen (1. godkender) opretter et betalingsforslag 2) Er betalingsforslaget validt? Hvis nej pkt. 2A Hvis ja pkt. 3 a. Bogholderen retter data 3) Bogholderen går til betalingsoversigten 4) Betalingsforslaget godkendes af bogholderen (1. godkendelse) 5) Bogholderen kontakter frigiveren med besked om, at betalinger er klar til frigivelse. 6) Frigiveren (2. godkender) modtager besked om, at der er betalinger klar til frigivelse. 7) Kan betalingerne godkendes? Hvis ja pkt. 8 Hvis nej pkt. 7A a. Bogholderen tager kontakt til institutionen for at kunne få rettet det betalingsdata. 8) Frigiver godkender betalingsforslaget (2. godkendelse). Betalingen er nu formelt klart til at blive betalt. 9) Betalingen overføres til SKB/NKS 10) Betalingen registreres og indbetales på kreditors konto 11) Bogholderen tjekker betalingsstatus 12) Er betalingen gennemført?

22 Hvis nej pkt. 12A Hvis ja pkt. 13 a. Bogholderen tilretter data 13) Bogholderen bogfører betalingsforslaget 14) Kreditorkortet opdateres med betaling 15) Betalingen overføres til kontoen. a. Bogholderen afstemmer mellemregningskontoen med de indkomne poster fra RejsUd. Side 22 af 33

23 Side 23 af Beskrivelse af løntræk i Navision Stat (ØSC) Processen for løntræk er under udarbejdelse. Indtil videre gør ØSC og institutionerne, som de altid har gjort. Det er institutionens ansvar at sikre, at den rejsende er informeret og samtykker i at et negativt beløb på en rejse- eller udgiftsafregning vil medføre et løntræk ved næstkommende lønkørsel. Dette kan gøres ved at indskrive dette i en generel personalepolitik, som medarbejderen samtykker eller ved en samtykkeerklæring i forbindelse med kontraktunderskrivelsen. 1) Bogholderen trækker en rapport eller opdager et negativt beløb på kreditoren i forbindelse med udsøgning til betaling. 2) Bogholderen udligner først kreditoren evt. tilbageværende negative beløb skal trækkes i løn ved næstkommende lønkørsel. 3) Bogholderen nulstiller kreditoren ved at ompostere beløbet til en særlig lønmellemregningskonto. 4) Bogholderen sender samtidig en løntræksblanket til lønteamet. 5) Lønteamet trækker medarbejderen i løn ved næstkommende lønkørsel

24 6) Ved lønkørslen kommer modposten ind på mellemregningskontoen 7) Lønteamet er ansvarlig for at afstemme lønmellemregningskontoen efter løntrækket er foretaget og modposten kommet ind fra lønkoden. Side 24 af 33

25 Appendiks 1 - Fejlhåndtering i RejsUd og Navision Side 25 af 33 I dette afsnit beskrives processen for håndteringen af rejseafregninger med fejl i. Opmærksomhedspunkter Udgangspunktet for fejlretninger i rejseafregninger, som er overført fra RejsUd til Navision er, at der i data skal være så meget overensstemmelse som muligt mellem rejseafregningsdata i RejsUd og regnskabsdata i Navision. Det bør derfor i de tilfælde, hvor det er hensigtsmæssigt og muligt oprettes nye rejseafregninger i RejsUd for at korrigere for fejlen. Frem for blot at rette fejl i Navision gennem DDIen. Der sondres i dette afsnit mellem flere forskellige former for fejl, som beskrives i det nedenstående. Tilføjelses-fejl: Man har lavet en ufuldstændig rejseafregning, hvor der skal tilføjes ekstra udgifter enten personlige kontant udlæg eller kreditkorttransaktioner til rejseafregningen. Der skal lægges beløb til en rejseafregning. Omposterings-fejl: Man har fået udgiftsført en eller flere udgifter på den forkerte finanskonto og beløbet skal flyttes fra en finanskonto til en anden. Beløbet er uændret. 1. Tilføjelses-fejl Når man laver en rejseafregning, hvor man af forskellige årsager ikke får en udgift ført på rejseafregningen er der sket en tilføjelsesfejl. Der vil kun være tale om en sådan fejl i de tilfælde, hvor udgiften ikke allerede er udgiftsført på anden vis enten gennem fakturahåndteringssystemet eller på en anden rejseafregning end den rigtige. I sådanne tilfælde vil best practice være, at man laver en korrigering i RejsUd ud fra nedenstående proces: Opret en ny rejseafregning/udlægsafregning i RejsUd Skriv i kommentarfeltet Korrigering af afregning no. XX. XX er bilagsnumret i RejsUd på den allerede afregnede afregning. Tilføj den/de manglende udgifter til afregningen Send afregningen til kontrol/godkendelse 2. Omposterings-fejl Har man lavet en fejlkontering i en rejseafregning, fx at man er kommet til at kontere på den forkerte finanskonto, dimension eller lignende, så er der tale om en omposterings-fejl. En fejl, der ikke bør rettes via RejsUd, da dette er meget

26 omstændig, men i stedet bør rettes via den Den Decentrale Indberetning (DDIen). Side 26 af 33 I sådanne tilfælde vil best practice for denne fejlhåndtering være, at man laver en korrigering ved, at institutionen bestiller en ompostering via DDIen. Denne proces er nærmere beskrevet i vejledningen for DDIen, som findes på RejsUds hjemmeside.

27 Appendiks 2 - Kreditoroprettelse i RejsUd og Navision Side 27 af 33 I dette afsnit vil beskrives hvordan institutionen opretter brugere i RejsUd og brugerne som kreditorer i Navision. Opmærksomhedspunkter Når en institution overgår til RejsUd er det vigtigt, at man husker at oprette nye medarbejdere/rejsende både som bruger i RejsUd og som personalekreditor i Navision. Det er institutionens opgave at oprette brugere i RejsUd og kreditorer i Navision, når der kommer nye medarbejdere i institutionen. Det er vigtigt at oprettelsen af brugere i RejsUd og personalekreditorer sker FØR medarbejderen tager kreditkort eller rejsekonto i brug. Det anbefales derfor, at institutionen i forbindelse med ansættelsen etablerer en fast procedure for oprettelse af nye medarbejdere i RejsUd og Navision. Bemærk at personalekreditorer fremadrettet SKAL oprettes med CPRnummer som personalekreditornummer. Hvem gør hvad? Oprettelsen af nye medarbejdere som brugere i RejsUd sker i RejsUds administratormodul og skal foretages af institutionens RejsUd-administrator. Oprettelsen af en ny personalekreditor i Navision skal ske via Den Decentrale Indberetning (DDIen). Det er ligeledes institution, der er ansvarlig for at indberette nye personalekreditorer til ØSCet via DDIen. Hvordan opretter man nye medarbejdere? Processen for hvordan institutionens administrator opretter nye medarbejdere findes i administratorvejledningen til RejsUd, som findes på RejsUd hjemmeside. I forhold til bestilling af nye kreditorer i Navision kan både institutionen og ØSC ligeledes her finde en vejledning, der beskriver hvordan man hhv. bestiller og opretter kreditorer via DDIen i Navision.

28 Appendiks 3 - Model II Løbende afregning gennem IndFak og RejsUd Side 28 af 33 Rejseafregning, når man afregner løbende For nogle institutioner kan det være en fordel at foretage fase 2 og 4 i denne vejledning (s. 5), omhandlende konteringen og afregningen, i institutionens fakturahåndteringssystem frem for i rejseafregningssystemet. Typisk vil dette være en fordel for små institutioner, hvor det kun er få medarbejdere, der rejser. Der er dermed typisk få rejser at holde styr på for institutionen. Det kan dog blive svært at skabe overblik over rejseudgifterne, når udgifterne er spredt over flere systemer. Forbehold og opmærksomhedspunkter Før det entydigt kan være en fordel for en institution at foretage kontering og udgiftsregistrering i fakturahåndteringssystemet og registrere mulig godtgørelse i rejseafregningssystemet kræver det, at de folk, som rejser, også har adgang til fakturahåndteringssystemet. Denne model får den optimale effekt for de rejser, hvor der ikke er kørsel eller udbetales nogen form for godtgørelse, da dette kræver, at den rejsende skal ind i to systemer. Vejledning i læsningen af appendikset De efterfølgende fasediagrammer beskriver arbejdsgangen for en rejseafregning, hvis den rejsende afregner løbende. I det nedenstående fasediagram illustrerer den røde pil de faser, som er blevet ændret. Den røde pil skal erstatte fase 2 og 4, der ses i det oprindelige best practice fasediagram (s. 5). Fasediagram for løbende afregning 1) Bestilling af rejse 2) IndFak: Kontering, vedhæftning af bilag og godkendelse. (REJSUD: Godtgørelser og godkendelse) 5) Bogføring 6) Betaling 7) Løntræk 3) Udgiftshåndtering

29 Side 29 af 33 Nedenfor er de enkelte faser i dette appendiks kort beskrevet. 1. Bestilling af rejse vedrører den del af rejseadministrationen, som går forud for selve rejsen og rejseafregningen. Det foregår typisk ved, at den rejsende selv, eller en deraf udvalgt stedfortræder, bestiller en rejse i overensstemmelse med den practice, som er gældende i institutionen. 2. Registrering af udgifter i fakturahåndteringssystemet og rejseafregningssystemet vedrører den del af afregningen, hvor de afholdte udgifter konteres og bilagene scannes ind og vedhæftes. Såfremt den rejsende laver løbende afregning, er der for det meste ingen godtgørelse, da alt betales direkte af institutionen og registrering, kontering og vedhæftning af bilag foregår dermed i fakturahåndteringssystemet. I de tilfælde, hvor der er godtgørelser eller kørsel skal disse registreres i rejseafregningssystemet. 3. Udgiftshåndtering vedrører de tilfælde, hvor en medarbejder måtte have lavet et mindre udlæg for institutionen, som vedkommende skal have refunderet. Medarbejderen kan både når der er brugt firmahæftende kort eller private udlæg registrere, kontere og vedhæfte de relevante bilag for den afholdte udgift i rejseafregningssystemet. 5. Bogføring af rejseafregningen omfatter ØSCs arbejde i Navision Stat med at sikre, at afregningen bliver registreret rigtigt i regnskabet på rette tidspunkt. 6. Betalingen af rejseafregningen er den proces i ØSC, hvor bogføringen kontrolleres og betalingen overføres til kreditor via NemKonto-systemet eller SKB. Procesbeskrivelse I det nedenstående diagram beskrives processen for kontering i IndFak og kørsels-/diætregistrering i rejseafregningssystemet.

30 Side 30 af 33 Godkender Rejsepolitisk godkender Rejseafregningssystemet (automatisk) Den rejsende Fakturahåndteringssystem (automatisk) 1) Fakturaerne fra rejsen kommer ind i fakturahåndteringssystemet. 2) Fakturahåndteringssystemet adviserer den rejsende via mail om, at der er kommet en faktura ind i fakturahåndteringssystemet, som er klar til kontering og godkendelse. 3) Den rejsende går ind i fakturahåndteringssystemet og konterer posterne, scanner bilag ind og vedhæfter dem de enkelte poster. 4) Har der været foretaget refusionsberettiget kørsel på tjenesterejsen eller er den rejsende berettiget til nogen form for diætgodtgørelse? Hvis nej pkt. 7 Hvis ja pkt. 4A a. Den rejsende går ind i rejseafregningssystemet og registrerer kørsel og diæter relateret til tjenesterejsen b. Når den rejsende er færdig med afregningen sendes den til en rejsepolitisk kontrollant i rejseafregningssystemet pkt. 5 5) Afregningen sendes til den rejsepolitiske kontrollant i RejsUd. 6) Den rejsepolitiske kontrollant vurderer om afregningen kan godkendes? Hvis ja pkt. 7 Hvis nej pkt. 6A a. Afregningen sendes tilbage til den rejsende for at blive rettet

31 b. Afregningen rettes af den rejsende og sendes efterfølgende til den rejsepolitiske godkender til godkendelse pkt. 6 7) Rejseafregningen sendes til endelig godkendelse. 8) Godkenderen vurderer om afregningen kan endelig godkendes Hvis ja pkt. 9 Hvis nej pkt. 8A Side 31 af 33 a. Afregningen sendes tilbage til den rejsepolitiske kontrollant, som enten retter data eller sender den til den rejsende for at få rettet fejlen. 9) Den endelige godkendelse af afregningen registreres. 10) Den godkendte afregning bliver sendt til Navision Stat for bogføring og betaling.

32 Appendiks 4 - Bestilling af rejser gennem centrale rejsebestillere Side 32 af 33 Nogle institutioner har i dag en central rejseadministrationsenhed, som står for at bestille rejser for de rejsende. Det nye rejseafregningssystem vil ikke som mange kender i dag have tilknyttet et bestillingsmodul til sig. Når man har et fælles statsligt rejsebureau er det for langt hovedparten af institutionerne smartest at bestille direkte gennem rejsebureauet. For de enkelte institutioner, som i dag har opbygget processer, hvor de rejsende sender deres bestilling ind til en central godkendelse og endelig bestilling, vil Økonomistyrelsen anbefale, at man tager udgangspunkt i nedenstående procesbeskrivelse. Dette kan være et ønske, hvis man fx ønsker en skriftlig godkendelse af rejsen, før den bestilles. Udeståender og forbehold Institutionen skal for det første udarbejde en standardformular til bestilling af rejsen, som de rejsende kan bruge, såfremt man ikke ønsker at gøre brug af rejsebureauets formular. Derudover skal man have oprettet en fælles rejsebestillingsmailboks, fx som de rejsende kan sende deres bestillingsformular til. Procesbeskrivelse I det nedenstående skema beskrives processen for hvordan institutionen kan opbygge sin proces, hvis man ønsker at bibeholde en central rejsebestilling. Ansvarlige chef Rejsebestilleren Den rejsende 1) Den rejsende udfylder en bestillingsformular, som institutionen har udviklet til formålet enten med udgangspunkt i rejsebureauets standardbookingformular eller en egenudviklet til formålet. 2) Når den rejsende har udfyldt bestillingsformularen skal den sendes til den centrale postkasse, som institutionen har oprettet til formålet. Grunden til at man bør oprette en central postkasse er for at undgå at bestillinger strander i en rejsebestillers mailboks, fordi personen enten er på ferie eller syg.

33 3) Rejsebestilleren åbner mailboksen med bestillingen. 4) Det vurderes om rejsebestillingen skal godkendes? Hvis ja pkt. 4A Hvis nej pkt. 5 a. Bestillingsformularen, der er udfyldt af den rejsende sender rejsebestilleren til en godkender for godkendelse. b. Chefen godkender eller afviser rejsebestillingen 5) Såfremt chefen har godkendt bestillingen kan rejsebestilleren bestille rejsen gennem statens rejsebureau. Side 33 af 33

Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling

Best Practice for rejseadministration i staten. Vejledning fra bestilling til betaling Best Practice for rejseadministration i staten Vejledning fra bestilling til betaling Oktober 2013 Side 2 af 23 Formål På baggrund af en analyse af arbejdsgange og processer omkring rejseadministration

Læs mere

Rejseafregning og best practice

Rejseafregning og best practice Rejseafregning og best practice Værktøjskonference 2009 ved Ida Wollenberg Juul, Økonomistyrelsen og Henrik Sjøqvist, Basware Minikonferencens forløb Baggrunden for det nye rejseafregningssystem Tankerne

Læs mere

Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision

Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision Anvendelse og funktion af Ændring af momssats i RejsUd og Rejsekonto i RejsUd Navision Februar 2011 1 Hvad er en rejsekonto? En rejsekonto er et virtuelt Danske Bank kreditkort, som anvendes ved opkrævning

Læs mere

AURUS - Kontrollant. Sikrer, at konteringen er korrekt samt udfylder manglende kontering

AURUS - Kontrollant. Sikrer, at konteringen er korrekt samt udfylder manglende kontering Kontrollanten modtager medarbejderens afregning/forskud til kontrol. Kontrollanten åbner det pågældende afregningsdokument til kontrol. Kontrollanten udfører følgende kontrol af afregningen/forskud: Sikrer,

Læs mere

De følgende sider indeholder skærm dumps fra Navision Stat og beskrivelser af, hver enkelt handling.

De følgende sider indeholder skærm dumps fra Navision Stat og beskrivelser af, hver enkelt handling. 15. november 2006 Vejledning til Navision Stat - fuldt digital fakturahåndtering fra modtagelse til betaling Oversigterne på de efterfølgende sider beskriver trin for trin, hvordan man bogfører og betaler

Læs mere

Handlingsplan til implementering af RejsUd

Handlingsplan til implementering af RejsUd Handlingsplan til implementering af RejsUd Januar 2010 I forbindelse med implementeringen af rejseafregningssystemet skal institutionen udføre visse opgaver for at være klar til at modtage systemet. De

Læs mere

VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE. Indhold. Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. KØBENHAVNS UNIVERSITET

VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE. Indhold. Denne vejledning er en af flere vejledninger for RejsUd. KØBENHAVNS UNIVERSITET VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE Indhold Vejledning i RejsUd - Den Rejsende... 1 1.1 Log på Rejsud... 2 1.2 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse... 3 1.2.1 Opret nyt dokument... 3 1.2.2 Trin

Læs mere

Inden du begynder at lave dine afregninger, er det en rigtig god idé at scanne de udgiftsbilag, som relaterer til rejsen.

Inden du begynder at lave dine afregninger, er det en rigtig god idé at scanne de udgiftsbilag, som relaterer til rejsen. Opret rejseafregning Velkommen til RejsUd vores system til Rejseafregninger og Udgiftshåndtering. Denne vejledning viser, hvordan du opretter en rejseafregning i RejsUd, så du nemt og ubesværet kan oprette

Læs mere

1.0 GENERELT OM REJSUD RejsUd er et webbaseret system, som den rejsende kan logge på i hele verden.

1.0 GENERELT OM REJSUD RejsUd er et webbaseret system, som den rejsende kan logge på i hele verden. VEJLEDNING I REJSUD - DEN REJSENDE Indhold Vejledning i RejsUd - Den Rejsende... 1 1.0 Generelt om RejsuD... 1 1.1 Tips... 2 1.2 Log på Rejsud... 2 1.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af en rejse...

Læs mere

Gode råd og tips - til implementering af RejsUd

Gode råd og tips - til implementering af RejsUd Gode råd og tips - til implementering af RejsUd Juli 2011 Indledning I forbindelse med implementeringen af rejse- og udlægsafregningssystemet RejsUd skal institutionen være opmærksom på forskellige opgaver

Læs mere

Best Practice for administratormodulet i REJSUD

Best Practice for administratormodulet i REJSUD Best Practice for administratormodulet i REJSUD 30. oktober 2009 Den løbende opdatering af konfiguration samt bruger- og rettighedsstyring i REJSUD foregår via et administratormodul. Ansvaret for denne

Læs mere

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Økonomistyrelsen Indholdsfortegnelse Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Formål... 1 1. Anvendelsesområde... 2 2. Firmahæftelse og privathæftelse... 2 3. Udstedelse af betalingskort... 3

Læs mere

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke.

Når du som fakturamanager er logget på IndFak, kan du oprette en manuel faktura ved at klikke på menupunktet Ny faktura, på den blå bjælke. Best Practice 6. juli 2011 ØKO/JMH J.nr. 2007-6211-111 Side 1 af 6 Oprettelse af udenlandske fakturaer i IndFak I IndFak kan en fakturamanager oprette manuelle fakturaer. Funktionaliteten bør kun anvendes

Læs mere

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten

Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Økonomistyrelsen Indholdsfortegnelse Vejledning om anvendelse af betalingskort i staten Formål... 1 1. Anvendelsesområde... 1 2. Firmahæftelse og privathæftelse... 2 3. Valg af betalingskortselskab og

Læs mere

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER Indhold Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver....0 Generelt om Rejsud... 2. Tips... 2.2 Log på Rejsud... 3.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af et udlæg... 4.3.

Læs mere

Bogføring og betaling af RejsUd afregninger i Navision Stat 5.1

Bogføring og betaling af RejsUd afregninger i Navision Stat 5.1 Bogføring og betaling af RejsUd afregninger i Navision Stat 5.1 Maj 2010 1 Formål I denne vejledning vil du få et overblik over arbejdsgangene i forbindelse med bogføring og betaling af posteringer foretaget

Læs mere

God praksis for rettidig betaling af kreditkortfakturaer fra Danske Bank

God praksis for rettidig betaling af kreditkortfakturaer fra Danske Bank God praksis for rettidig betaling af kreditkortfakturaer fra Danske Bank Juni 2011 Introduktion Efter overgang til Danske Bank som leverandør af kreditkort: MasterCard Corporate Card har Økonomistyrelsen

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04. Service Level Agreement (SLA) Kreditor Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Kreditor INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere...

Læs mere

Afstemning af personalekreditornummeret mellem RejsUd og Navision

Afstemning af personalekreditornummeret mellem RejsUd og Navision Afstemning af personalekreditornummeret mellem RejsUd og Navision December 2010 Personalekreditorafstemning mellem RejsUd/Navision 1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere i Økonomi Servicecentret,

Læs mere

Quick Guide til RejsUd. Rejseafregning (rejser over 24 timer)

Quick Guide til RejsUd. Rejseafregning (rejser over 24 timer) Quick Guide til RejsUd Rejseafregning (rejser over 24 timer) Velkommen til RejsUd - vores nye system til Rejseafregninger og Udgiftshåndtering. Du kommer ind i systemet fra din webbrowser ved at vælge

Læs mere

Hvorfor er kreditor og betaling ikke låst?

Hvorfor er kreditor og betaling ikke låst? Hvorfor er kreditor og betaling ikke låst? 15.04.16 TIE/CPS/ØSY Hvorfor er der ikke låst for editering af kreditorer og udbetalinger? Af og til bliver vi mødt med spørgsmålet om, hvorfor det er muligt

Læs mere

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER. Indhold KØBENHAVNS UNIVERSITET

VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER. Indhold KØBENHAVNS UNIVERSITET VEJLEDNING I REJSUD - EN UDGIFTSHAVER Indhold Vejledning i RejsUd - En udgiftshaver... 1 1.0 Generelt om Rejsud... 2 1.1 Tips... 2 1.2 Log på Rejsud... 3 1.3 Oprettelse af nyt dokument afregning af et

Læs mere

VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REJSER I RUS

VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REJSER I RUS VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REJSER I RUS 1. KOM PÅ REJSE-/UDLÆGSSYSTEMET (RUS). Gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. 2. FÅ ET PASSWORD. Indtast din AAU e-mail

Læs mere

Feriepenge i eindkomst

Feriepenge i eindkomst Feriepenge i eindkomst Side 1 af 16 I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan feriepenge indberettes til eindkomst og hvordan du skal foretage rettelser af beregnede feriepenge i SLS eller eindkomst

Læs mere

Feriepenge i eindkomst

Feriepenge i eindkomst Feriepenge i eindkomst Side 1 af 16 I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvordan feriepenge indberettes til eindkomst og hvordan du skal foretage rettelser af beregnede feriepenge i SLS eller eindkomst

Læs mere

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning

Bilag om bogføring. Indhold. 1. Indledning Indhold 1. Indledning... 1 1.1 Generelt... 2 1.2 Definitioner... 2 1.2.1 Regnskabsmateriale... 2 1.2.2 Bilag... 2 1.2.3 Godkendelse... 2 2. Periodisering og transaktionsprincippet... 2 3. Konteringsprincip...

Læs mere

RS Standard. Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde

RS Standard. Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde RS Standard Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde 1 RS Standard Spar penge - gør brug af vores erfaringer med hvad der virker! Benyt dig af vores standardiserede bogføringspakke RS Standard. RS

Læs mere

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer

BILAG XX. Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer BILAG XX 08-11-2010 Retningslinier for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer Bilaget er en del af Dragør Kommunes nye Økonomiregulativ (Principper for økonomistyring) som er ved

Læs mere

Grundpakke. ediva.dk. ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering!

Grundpakke. ediva.dk. ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering! ediva er med til at rykke grænserne for hvad man troede muligt med elektronisk dokumenthåndtering! Med ediva er der mange flere muligheder, end bare at scanne jeres fakturaer ind. Allerede i standard systemet

Læs mere

EDI indkøb med parkering

EDI indkøb med parkering Modulet på følgende måde: 1. Filen med EDI-faktura indlæses dagligt. Vælg GENNEMFAKT og herefter 3-Postering EDI/xml-faktura Indsæt dags dato, og start med at sige NEJ til postering så udskrives blot en

Læs mere

Bemærk! Det er ministerområdernes ansvar at registreringen foretages korrekt, herunder at det sker på de korrekte konti..

Bemærk! Det er ministerområdernes ansvar at registreringen foretages korrekt, herunder at det sker på de korrekte konti.. FAQ INDKØB 15. april 2009 KUN/MAI/CDN Regelsættet: 1. Hvornår skal der angives en indkøbskategori? Indkøbskategorien skal benyttes på alle driftsrelaterede udgifter. Det vil oftest være udgifter, som bogføres

Læs mere

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet

Regnskaber. Vi har nu startet 2 regnskaber 2006 og 2007, med status åben. Derefter skal vi have en kontoplan lavet Regnskabsdelen Regnskaber Kontoplan Bogføringstyper Åbningsbalance Bogføring Budget Udskrifter Ny konto i kontoplan Ny konto i udskrifter Kreditor / debitor Regnskab Vælg regnskaber - Så får vi et tomt

Læs mere

Kasse- og regnskabsregulativ

Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativ Godkendt af Byrådet den xx maj 2014, pkt. xxx Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1. Formål... 2 1.2. Godkendelse og ansvar... 2 1.3. Delegation... 2 2. Økonomistyring...

Læs mere

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER

FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER FÆLLES FORRETNINGSGANG KONTANTKASSER KONCERNSERVICE Gældende fra: 1. februar 2015 Senest godkendt: 27. juni 2014 i Økonomikredsen Senest opdateret: 23. januar 2015 Af: Koncernservice Henvisning: Københavns

Læs mere

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte

Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte Ansøgning om Eurocard kreditkort for TEC ansatte CPR-nr. Fornavn Efternavn (10 cifre uden bindestreg) (maks. 30 karakterer) (maks. 30 karakterer) Privatadresse Postnr By Mobilnummer E-mail TEC mobil TEC

Læs mere

Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) Indhold

Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) Indhold Nye procedurer for behandling af købsfaktura (version á 12/10-11) AU-kreditorer (8000C, ASB/DPU, DJF) oprettes excl. Moms. Dette får indflydelse på håndteringen af indkomne fakturaer. Der skal fremover

Læs mere

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti

AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Aalborg Universitet AAU - Vejledning i administration af Internetskonti Eurocard Birthe Pedersen 04-02-2015 Indhold 1. Formål... 2 2. Kortansvarlig... 2 3. Bestilling af kort... 2 3.1. Maksimum... 2 3.2.

Læs mere

REGNSKABSPROCEDURE OMKRING ÅRSSKIFTET 2015/2016

REGNSKABSPROCEDURE OMKRING ÅRSSKIFTET 2015/2016 Til samtlige centre, Afdelinger og institutioner REGNSKABSPROCEDURE OMKRING ÅRSSKIFTET 2015/2016 20-11-2015 Året 2015 nærmer sig sin afslutning, og dermed også tidspunktet, hvor fokus skal rettes mod afslutningen

Læs mere

Udgiftsafregning udgift betalt med AU kreditkort

Udgiftsafregning udgift betalt med AU kreditkort Opret en udgiftsafregning når du har: udgifter før en rejse (f.eks. konferencegebyr og flybilletter) udgifter ved rejser under 24 timer småindkøb kørsel som ikke er i forbindelse med en rejse Du kan afregne

Læs mere

Vejledning i Travel-X (Bruger)

Vejledning i Travel-X (Bruger) Vejledning i Travel-X (Bruger) 1. Åben via skolens intranet, klik på IT-SERVICES og derefter på Travel-X (rejseafregning) Eller åbn Microsoft internet Explorer og skriv adressen https://www.myreport.dk

Læs mere

Navision Stat Kvikguide til decentral indrapportering. Indhold: 1. juli 2010 ØKO/JKH

Navision Stat Kvikguide til decentral indrapportering. Indhold: 1. juli 2010 ØKO/JKH Navision Stat 5.1.04 1. juli 2010 ØKO/JKH Kvikguide til decentral indrapportering Guiden indeholder en overordnet beskrivelse af den decentrale indrapporteringsløsning, samt en kort gennemgang af de funktioner

Læs mere

AT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER...

AT BENYTTE VALUTA BETYDER... 2 VALUTAKODER... 2 VALUTAKURSER... Valuta Du kan fakturere og bogføre i fremmed valuta og få det omregnet til regnskabets grundvaluta. I alle posteringsoversigter vises både beløbet i valuta og beløbet i regnskabets grundvaluta (standardvaluta).

Læs mere

D a n s k e Ø l e n t u s i a s t e r

D a n s k e Ø l e n t u s i a s t e r zexpense Danske Ølentusiasters rejse og udlægs afregningssystem Version 0.6 2016.02.08 Forfatter: William S. Jacobsen Danske Ølentusiaster har implementeret et rejse og omkostnings afregningssystem, der

Læs mere

DentalSuite. Kreditormodul

DentalSuite. Kreditormodul DentalSuite Kreditormodul Side 1 Kreditorsystemet er en integreret del af DentalSuite bogholderiet. Med kreditormodulet behøver du kun at have fat i dine regninger én gang. Når kreditordialogen aktiveres

Læs mere

Mamut Stellar Banking

Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking Mamut Stellar Banking understøtter betalinger på en overskuelig måde, og det er muligt at fratrække evt kreditnotaer fra en Saldobetaling før den gennemføres. Dermed får man automatisk

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Quick Guide deltagelse i Censorkurser

Quick Guide deltagelse i Censorkurser Quick Guide deltagelse i Censorkurser RejsUd Du kommer ind i RejsUd fra din webbrowser ved at skrive adressen https://381.rejsud.oes.dk LOGIN Du logger på RejsUd med dit Bruger-ID og Adgangsord. Du har

Læs mere

Husk at sikre du har valgt det rigtige regnskab når der ændres i indstillinger!

Husk at sikre du har valgt det rigtige regnskab når der ændres i indstillinger! Indstillinger Brugere: Under brugere fanen findes alle indstillinger på en bruger. Ligeledes er det også her man opretter en ny bruger ved hjælp af Opret ny bruger. Husk at sikre du har valgt det rigtige

Læs mere

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online

Vejledning om. Automatisk Bankkontoafstemning i. Navision Stat via API eller Business Online Vejledning om Automatisk Bankkontoafstemning i Navision Stat via API eller Business Online Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Hvordan kontoafstemning... 3 3. Bestillinger... 3 3.1 Bestilling via

Læs mere

Økonomi- og Planlægning Budgetkontor 08-10-2010

Økonomi- og Planlægning Budgetkontor 08-10-2010 Forskud: Forskud er en betegnelse for de kontante udbetalinger, som tidsmæssigt ligger før hjemkomst fra en tjenesterejse, og som ikke er bogført som direkte omkostninger. Forskud kan kun udbetales til

Læs mere

Fakturafordeler Udvidet uddannelse

Fakturafordeler Udvidet uddannelse IndFak Dagsorden Fakturafordeler Udvidet uddannelse Dagsorden 1. Præsentation 2. Ideen bag IndFak 3. Elementær forretningsforståelse 4. Sikrer funktions forståelse 5. Superbruger hvad er det? Ideen bag

Læs mere

Vejledning til årsafslutning 2015

Vejledning til årsafslutning 2015 Side 1 af 39 Vejledning til årsafslutning 2015 ØS/ØSY/TIE Navision Stat 7.0 Formål Vejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan årsafslutningsprocessen er i Navision Stat 7.0 for år 2015. Samtidig

Læs mere

Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement. 15. december 2009

Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement. 15. december 2009 Rapport om løbende årsrevision ved Klima- og Energiministeriets departement 15. december 2009 RAPPORT OM LØBENDE ÅRSREVISION VED KLIMA- OG ENERGIMINISTERIETS DEPARTEMENT 1 Løbende årsrevision ved Klima-

Læs mere

Vejledning og kommentarer til ny version

Vejledning og kommentarer til ny version Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.00 Frigivelse: 30. november 2011 Med frigivelsen af denne nye hovedversion, SummaSummarum 4, følger en mængde ny funktionalitet

Læs mere

Som default er dokumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-projekt markeres Rejseafregning (EU-projekt)

Som default er dokumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-projekt markeres Rejseafregning (EU-projekt) Oprettelse af rejseafregning (2 dages møde i København med kørsel): Klik på Opret nyt dokument Som default er dokumenttypen Rejseafregning markeret Er din rejse vedr. et EU-projekt markeres Rejseafregning

Læs mere

Momsvejledning. ectrl Light

Momsvejledning. ectrl Light Momsvejledning ectrl Light Side 1 af 23 01-11-2011 Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OPSÆTNING AF MOMS... 4 Momskoder... 5 Momsgruppe... 6 Varemomsgrupper... 8 Finanskonteringsgruppe... 9 Momsafregningsperioder...

Læs mere

Opsætning på kreditor

Opsætning på kreditor Opsætning på kreditor For at overførsel af betalinger kan foretages til dit homebanking, kræver det noget opsætning på dine leverandører. Opsætningen foretages på fanebladet Betaling på kreditoren. I feltet

Læs mere

Tidsplan til årsafslutningen 2014

Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplanen henvender sig til kunder og medarbejdere i. Tidsplanen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver der skal løses, i forbindelse med årsafslutningen. Der er

Læs mere

Økonomisporet Version Sammendrag af indstillingen vedrørende AU s fremtidige standardiserede processer inkl.

Økonomisporet Version Sammendrag af indstillingen vedrørende AU s fremtidige standardiserede processer inkl. Sammendrag af indstillingen vedrørende AU s fremtidige standardiserede processer inkl. opgavesplit Beslutningsprocessen Beslutningsprocessen med hensyn til fastlæggelse af de nye standardiserede processer

Læs mere

VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REPRÆSENTATION OG UDLÆG I (RUS)

VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REPRÆSENTATION OG UDLÆG I (RUS) VEJLEDNING TIL AFREGNING AF REPRÆSENTATION OG UDLÆG I (RUS) 1. KOM PÅ REJSE-/UDLÆGSSYSTEMET (RUS). Gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg Rejseafregningssystem i Produktion. 2. FÅ ET PASSWORD. Indtast

Læs mere

Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH

Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH Overlægerådsmøde den 30.4.2015 AMH &HvH Frustrationer: Dagsorden Rejsebestilling - hvor svært kan det gøres? Hospitalets information Spørgsmål TM s kommmentar. Frustrationer Vi kommer længere og længere

Læs mere

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl

Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl En af de mange funktioner til styring af skyldige fakturaer hos leverandører eller tilgodehavender hos kunder er åbenpostudligning. Åbenpostudligningen går

Læs mere

ACUBIZ A/S Opret rejseafregning

ACUBIZ A/S Opret rejseafregning ACUBIZ A/S Opret rejseafregning Guide INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse...2 Hvad er Acubiz...3 Hvad er en rejseafregning... 3 Afregning af dine omkostninger...4 ❶ Kontér... 4 ❷ Dokumentér... 4 ❸

Læs mere

Udsøgning af betalinger - kreditorer

Udsøgning af betalinger - kreditorer Quickguide 09.07.2013 Udsøgning af betalinger - kreditorer Indhold 1 Hvornår?... 1 2 Hvad?... 1 3 Processen:... 2 3.1 Danne betalingsforslag... 2 3.2 Beskrivelse af felter... 3 3.3 Opsætning af kriterier

Læs mere

Quick Guide-Rejseafregning Mundtlig censur Rejsud

Quick Guide-Rejseafregning Mundtlig censur Rejsud -Rejseafregning Mundtlig censur Rejsud Du kommer ind i Rejsud fra din webbrowser ved at skrive adressen https://381.rejsud.oes.dk Login: Du skal logge på Rejsud med din Bruger-ID og Adgangsord Du har fået

Læs mere

REGNSKABSINSTRUKS. Forbundet opkræver et enhedskontingent som bliver trukket i lønnen via Statens Lønsystem.

REGNSKABSINSTRUKS. Forbundet opkræver et enhedskontingent som bliver trukket i lønnen via Statens Lønsystem. REGNSKABSINSTRUKS Indledning: Regnskabsinstruksen skal bidrage til en effektiv økonomistyring af Fængselsforbundet. Instruksen beskriver den korrekte tilrettelæggelse og ansvarsfordeling af håndtering

Læs mere

INDLEDNING...3 OPSÆTNING AF MOMS...4

INDLEDNING...3 OPSÆTNING AF MOMS...4 Side 1 af 24 Indholdsfortegnelse INDLEDNING...3 OPSÆTNING AF MOMS...4 Momskoder...5 Momsgruppe...6 Varemomsgrupper...8 Finanskonteringsgruppe...8 Momsafregningsperioder...9 Momsmyndighed...11 SÅDAN BEREGNES

Læs mere

Vejledning og kommentarer til ny version

Vejledning og kommentarer til ny version Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.10 SummaSummarum 4.10 & integration til Visma Avendo Webshop Visma Software lancerer en ny version af SummaSummarum, SummaSummarum

Læs mere

Pr. 1. januar 2012 overgik indberetning af feriepenge til eindkomst. På baggrund af oplysningerne i eindkomst sender FerieKonto en opkrævning.

Pr. 1. januar 2012 overgik indberetning af feriepenge til eindkomst. På baggrund af oplysningerne i eindkomst sender FerieKonto en opkrævning. Feriepenge i eindkomst Pr. 1. januar 2012 overgik indberetning af feriepenge til eindkomst. På baggrund af oplysningerne i eindkomst sender FerieKonto en opkrævning. Indtil nu har Moderniseringsstyrelsen

Læs mere

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser

Regnskabsinstruks. for. provstiudvalgskasser Regnskabsinstruks for provstiudvalgskasser 1 2 1. Indledning Regnskabsinstruksen er baseret på det regel- og vejledningsgrundlag for de lokale kirkelige kasser, der findes på Folkekirkens Digitale Arbejdsplads

Læs mere

CONTINIA EXPENSE MANAGEMENT Leveret af TRAVEL-X FACTSHEET

CONTINIA EXPENSE MANAGEMENT Leveret af TRAVEL-X FACTSHEET FACTSHEET FORDELE > Web/hostet løsning kræver ingen teknisk vedligeholdelse. > Automatisk import af kreditkorttransaktioner, brobizz og benzinkort. En Continia Expense Management løsning leveres i samarbejde

Læs mere

Hvilke opgaver understøtter Navision Stat 5.1? Hvornår vil Navision Stat 5.1 blive implementeret?

Hvilke opgaver understøtter Navision Stat 5.1? Hvornår vil Navision Stat 5.1 blive implementeret? Navision Stat 5.1 Hvilke opgaver understøtter Navision Stat 5.1? Regnskabsregistrering, budgettering, likviditetsstyring, kreditoradministration, debitoradministration, afstemninger og omkonteringer. Hvornår

Læs mere

I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS

I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS Ompostering i SLS Side 1 af 10 I denne emnebeskrivelse kan du få hjælp til at håndtere omposteringer i SLS Indhold 1. Kontostreng... 2 2. Ompostering... 3 3. Løndele til ompostering... 4 4. Ompostering

Læs mere

Rejseafregning. 4C Kundeerfaringer. Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen

Rejseafregning. 4C Kundeerfaringer. Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen Rejseafregning 4C Kundeerfaringer Allan Harder Carlsen Økonomistyrelsen Erfaring med implementering af RejsUd i statens institutioner Præsentation ved Baswares Brugerforum 12./13. oktober 2011 Præsentationen

Læs mere

Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort):

Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort): Oprettelse af rejseafregning med kreditkort (2 dags møde i København med kreditkort = udgifter der er betalt med firmahæftende kreditkort): Klik på Opret nyt dokument Som default er dokumenttypen Rejseafregning

Læs mere

Rettigheder og Roller i IndFak

Rettigheder og Roller i IndFak Rettigheder og Roller i IndFak September 2015 ØSY Generelt om rettigheder i IndFak En brugers rettigheder i IndFak kan inddeles i to typer af rettigheder 1. Adgangsrettigheder fx retten til at tilgå en

Læs mere

15 Gode råd om bogføringsprocedurer

15 Gode råd om bogføringsprocedurer 15 Gode råd om bogføringsprocedurer - til bogholderen i den mindre virksomhed Version 2.0 Indholdsfortegnelse: Forord:... 3 Disposition:... 4 15 Gode råd om bogføringsprocedurer (den lange version):...

Læs mere

Forretningsgang for Kassen ved Plejecenter Krogstenshave. Bilag til Hvidovre kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Oktober 2012/jts

Forretningsgang for Kassen ved Plejecenter Krogstenshave. Bilag til Hvidovre kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Oktober 2012/jts Forretningsgang for Kassen ved Plejecenter Krogstenshave. Bilag til Hvidovre kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ Oktober 2012/jts Indhold: 1. Ansvar 2. Procedure og arbejdsgange. Indtægter udgifter 3.

Læs mere

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow

Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01. Vejledning. Batchflow Af Thomas Liljendal 5. august 2014 Versionsnummer 01.01 Vejledning Batchflow INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Introduktion... 2 2 Sådan gør du... 3 2.1 Log på... 3 2.2 Anvendelse af BatchFlow... 4 2.3 Kort gennemgang

Læs mere

Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2009. www.skema.brandsoft.dk Indhold

Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2009. www.skema.brandsoft.dk Indhold Vejledning i brugen af økonomiportalen for menighedsråd 2009. www.skema.brandsoft.dk Indhold Køreplan for indberetning af regnskab og budget til provstiet.... 2 Hvordan indberettes regnskab 2008 og budget

Læs mere

Denne side udfyldes af en økonomimedarbejder eller en sekretær og distribueres via en kontaktperson på KU. ÛÕÍßÓÛÒà «²¼òµ«ò¼µ

Denne side udfyldes af en økonomimedarbejder eller en sekretær og distribueres via en kontaktperson på KU. ÛÕÍßÓÛÒà «²¼òµ«ò¼µ STAMOPLYSNINGER FOR EKSTERNE Denne side udfyldes af en økonomimedarbejder eller en sekretær og distribueres via en kontaktperson på KU. Kontaktperson på KU ÛÕÍßÓÛÒà «²¼òµ«ò¼µ Sted íðíðîéðð Í»µ ±² º± Í

Læs mere

Best Practice på DLBR summax for

Best Practice på DLBR summax for DLBR summax Best Practice på DLBR summax for DLBR Kunder Online brugere DLBR summax DLBR BEST PRACTICE Opstart: Kunden har på forhånd set de to generelle videoer omkring e-faktura og e-arkiv - Her Det

Læs mere

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010 Indhold 1 Baggrund og formål 3 2 Ordreafsendelse og -modtagelse 5 2.1 Krav til den ordreafgivende myndighed - indhold af ordren 5 2.2 Myndighedens

Læs mere

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom).

I tilknytning til kortet kan medarbejdere på Instituttet bestille et dobbeltkort til privat anvendelse (se afsnit Dobbeltkort herom). MasterCard Retningslinier for anskaffelse af MasterCard Dato: 2007.01.01 Reference: Søren Vendelbo Ansvarlig: Jørgen Kunter Pedersen På Teknologisk Institut anvendes en avanceret rejse- og udlægsafregningsmodel,

Læs mere

Uddata. Side 1 af 20. I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvilke uddata du får, eller kan bestille fra lønsystemet. Indhold

Uddata. Side 1 af 20. I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvilke uddata du får, eller kan bestille fra lønsystemet. Indhold Uddata Side 1 af 20 I denne emnebeskrivelse kan du læse om, hvilke uddata du får, eller kan bestille fra lønsystemet. Indhold 1. Indhold... 2 2. Uddata fra SLS... 2 - U 198, Kontroluddata... 2 - U 700,

Læs mere

Flytning af registre eller ny kontostreng

Flytning af registre eller ny kontostreng Flytning af registre eller ny kontostreng Side 1 af 5 I denne emnebeskrivelse kan du læse om maskinel opsætning af ny intern kontoplan, samt flytninger af lønmodtagerregistre mellem institutioner fx ifm.

Læs mere

FACTSHEET CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT

FACTSHEET CONTINIA PAYMENT MANAGEMENT FACTSHEET Mange virksomheder håndterer stadig bogholderi og betalinger i to forskellige programmer, hvilket medfører at betalingsoplysninger ofte indtastes 2-3 gange inden de er bogført, betalt og afstemt.

Læs mere

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution

Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Kasse- og regnskabsgangen i Den selvejende institution Bogføring: Bogføringen varetages af klubbens kontorassistent Marianne Eriksen. Kontering foretages ligeledes af kontorassistenten og sker efter den

Læs mere

Tidsplan til årsafslutningen 2015

Tidsplan til årsafslutningen 2015 Tidsplan til årsafslutningen 2015 Tidsplanen til årsafslutning 2015 henvender sig til kunder og medarbejdere i. Planen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver, der skal løses i forbindelse med omtalte

Læs mere

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Anlæg

Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03. Service Level Agreement (SLA) Anlæg Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.03 Service Level Agreement (SLA) Anlæg INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere... 2

Læs mere

Bilag 7 Forretningsnødplaner

Bilag 7 Forretningsnødplaner Bilag 7 Forretningsnødplaner 6. juli 2015 ØSY/LHR/SAR Version 1.3 Dette bilag beskriver forretningsnødplaner for de mest kritiske opgaver i følgende systemer: Statens Lønsystem/Statens Pensionssystem/HR-Løn

Læs mere

Anbefaling til procedure for anvendelse af e-fakturering i bygge- og anlægssager

Anbefaling til procedure for anvendelse af e-fakturering i bygge- og anlægssager Anbefaling til procedure for anvendelse af e-fakturering i bygge- og anlægssager Januar 2006 Indhold 1. Baggrund...2 2. Fakturaflow - fakturahåndtering...3 3. Fakturaforberedelse...5 4. Fakturagodkendelse...5

Læs mere

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10 ØSC Lønportalen 24. august 2015 ØSC Løn/MRH Forord Oversendelsen af lønordrer fra kunderne til ØSC Løn sker via en blanketløsning, hvor de forskellige blankettyper kan tilgås. Adgangen til blanketløsningen

Læs mere

Vejledning til årsafslutning 2014

Vejledning til årsafslutning 2014 Side 1 af 28 Vejledning til årsafslutning 2014 ØS/ØSY/IRN/TIE 31.oktober 2014 Navision Stat 5.4.01 og 5.4.02 Formål Vejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan årsafslutningsprocessen er i Navision

Læs mere

Information til forældre og pårørende

Information til forældre og pårørende Information til forældre og pårørende Marjatta Strandvejen 15 4733 Tappernøje Tlf. 5596 5119 marjatta@marjatta.dk www.marjatta.dk Informationspjecen er udgivet af Marjattas Driftfond April 2013. Indledning

Læs mere

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10

Forord... 1. Formål... 2. Beskrivelse af ØSC Lønportalen... 3. Vejledning til ØSC Lønportalen... 5. Brugeradministration... 10 ØSC Lønportalen 12. august 2015 ØSC Løn/MRH Forord Oversendelsen af lønordrer fra kunderne til ØSC Løn sker via en blanketløsning, hvor de forskellige blankettyper kan tilgås. Adgangen til blanketløsningen

Læs mere

Startpakke**: kr. 1.500,- Licens: kr. 0,-

Startpakke**: kr. 1.500,- Licens: kr. 0,- Kontingentsystem med ClubPeople ClubPeople tilbyder nu klubberne et integreret kontingentsystem. Kontingentsystemet sikrer, at du som klubansvarlig kan få overblik over dine medlemmers betalinger og restancer.

Læs mere

BRUGERVEJLEDNING. hvidvask.politi.dk

BRUGERVEJLEDNING. hvidvask.politi.dk BRUGERVEJLEDNING hvidvask.politi.dk Indhold Registrering og log ind... 3 Brugerændringer... 5 Ændring af brugeroplysninger... 5 Ændring af adgangskode... 6 Glemt adgangskode... 6 Administration og management...

Læs mere

Udbetaling via finanskladde

Udbetaling via finanskladde Udbetaling via finanskladde Åbn Finans-modulet Vælg Finanskladde under Kladder Du kan afgrænse om du ønsker, at se: Alle, Åbne eller bogførte kladder Du kan afgrænse om du kun ønsker at se de kladder du

Læs mere