Referat. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 24. maj 2012 Tid Kl

Transkript

1 Referat Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 24. maj 2012 Tid Kl Sted Socialpædagogisk Center, Ved Åsen 1, Næstved NB: Formøde for medarbejderne: Mandag den 14. maj kl , Teatergade 8, mødelokale 4, 3. sal Deltagere Jens Christian Birch, Poul Kold, Jørgen Gerner for Svend W. Jensen, Per B. Christensen, Bruno Lind, Gitte Jørgensen, Arne Frank Poulsen, Benedicte Hesselager, Hanne Sørensen, Lone Høegh Karlsen, Kaloua Digbeu-Larsen for Bo Kiersgaard, Tommy Skov, Maria Pedersen, Karen Dam, Mette Weirup Lyngsø, Annette Hedegaard for Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby- Lieberkind, Torben Stig Olsen for Patricia Dundorf, Lars Mejer Frederiksen Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Afbud/Fraværende Patricia Dundorf, Bo Kiersgaard, Ulla Mikkelsen Mødeleder Jens Christian Birch Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2011 til 31. december 2012: Ledersiden: Kommunaldirektør Jens Christian Birch Vicekommunaldirektør Poul Kold Teknik- og Miljødirektør Svend W. Jensen Job-, Omsorg- og Sundhedsdirektør Bruno Lind Børne- og Kulturdirektør Per B. Christensen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Hanne Sørensen, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Stig Olsen LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Jeanette Brighton Pedersen Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Arbejdsmiljørepræsentanter (tilhørende områdeudvalg oplyst i parentes): Lone Høegh Karlsen (skoler) Lene Cohrt (skoler) Lars Mejer Frederiksen (dagtilbud) - Arne Frank Poulsen (administration) Jacob Errboe (børn&unge) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Indledning Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 20. marts Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Status på implementering af ny administrativ organisation Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget... 5

3 7. Opfølgning på det aftalte tema for år 2012 og planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Ikke-anonymitet i kortlægningen af arbejdsmiljøet (APV) Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Den gode historie: Eventuelt Kommende sager: Mødeplan Indledning Virksomhedsleder, Søren Dysted, for Socialpædagogisk Center byder velkommen og indleder med en kort fortælling om processen og oplevelsen af sammenlægningen af de tidligere Bo- og Naboskaber i Næstved Kommune. Orientering Virksomheden Socialpædagogisk Center er en for nyligt fusioneret virksomhed. De tidligere Bo- og naboskaber er fusioneret til én virksomhed. Bo- og naboskaberne var inden kommunalreformen i 2007 amtsvirksomheder. Socialpædagogisk Center er efter den nylige fusion en af de største virksomheder i Næstved kommune. Målgruppen, som virksomheden servicerer, er funktionssvage borgere. Service til målgruppen udgår fra fire områder: Bofællesskab, takstområde, samværstilbud og fritid samt transport. På adressen Ved åsen er en del af administrationen placeret. Der er ca. 100 mennesker, som har sit daglige virke her, hvoraf de 70 er borgere. Blandt andet får de svært handicappede borgere hjælp herfra. Der er bofællesskaber på 13 adresser i kommunen, hvoraf de tre (teams) er støttepersonale, som har udkørende funktioner hvor behovet er/opstår. Ca. 250 borgere serviceres på disse adresser, hvor der er tilknyttet forskelligt fagpersonale. Takstområdet er de vanskelige borgere på 14 adresser i kommunen. Funktionssvage borgere, hvor kendetegnet er at de har en kromosomfejl, som f.eks. gør at de ikke kan føle sig mætte. Som noget nyt er der ved Røjleparken etableret et fælles sted sammen med ældreområdet. Her skal opgaverne løses i samarbejde med ældrecentret, hvor målgruppen er meget svært handicappede unge. Samværstilbud/fritid, f.eks. ved åsen, landbrug, servicehold, butik og kørselsafdeling, som omfatter et helt rutebilssystem og klub Næstved giver beskæftigelse med mening. Side 3 af 13 sider

4 Socialpædagogisk Center har ca. 400 ansatte og et budget på 162 mio. I fusionen er der foretaget nogle rationaler. De ansatte har i høj grad været inddraget og medbestemmende til at sætte dagsordenen for fusionen og rationalerne. 30 nøglepersoner (TR, leder, m.v.) har arbejdet med alle politikker, retningslinjer m.v. så der er et stort ejerskab til disse. Kendskabet til hinanden i så stor en virksomhed har og er en udfordring, derfor er der oprettet en vidensbank, hvor der også er billede på den ansatte samt primære opgaver og kompetencer. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt. 3. Godkendelse af referat fra den 20. marts 2012 Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2012 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg Beslutning Godkendt. 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder: opsamling på og drøftelse af mødet med Byrådet den 14. maj. Orientering og drøftelse Byrådstemamødet: Medarbejderne giver udtryk for at mødet var et godt møde med god deltagelse fra politikkerne. Dog er der et ønske om at der kan afsættes mere tid, idet punkterne der var fremsendt langt fra nåede at blive drøftet. Forhandlinger mellem regeringen og ny KL formand er startet op, hvor bloktilskuddet til kommunerne blandt andet diskuteres. Der er tillige fokus på udligningsordninger, hvorfor der specielt på arbejdsmarkeds- og handicapområdet forventes store udfordringer. Regeringen og KLs forhandlinger er startet op og det vides ikke om forhandlingerne vil resultere i yderligere besparelser, men vi er opmærksomme på at det kan være sandsynligt at der vil komme besparelser. Kommuneaftalen plejer at være i hus lige omkring 5. juni, hvorefter den skal udmøntes, hvilket også vil indgå i oplægget til budgetseminaret den 23. august i MED-regi og 27. august med Byrådet. Der er indført ansættelsesstop i administrationen, hvilket skyldes gennemførelsen af besparelser på 3,5 mio. kr. i 2012, hvoraf der i forbindelse med gennemførelsen af organisationsændringen spares 1,1 mio. kr. på chefstillinger. Der skal således stadig udmøntes besparelser på 2,4 mio. kr. Informationen om ansættelsesstop i administrationen kan læses på ERNA > Nyheder for alle den 24. maj Medarbejderne udtrykker at det vil være et nødvendigt fokusområde at drøfte hvilke opgaver der ikke skal udføres fremadrettet grundet besparelser og færre ansatte. Side 4 af 13 sider

5 5. Status på implementering af ny administrativ organisation Herunder orientering om, at Hovedorganisationerne er kontaktet for meddelelse om deltagelse i forhandlingsorganet. Af hensyn til at få valg på plads til en ny MED-organisation skal forhandlingsorganet beslutte en eventuel ny struktur primo august Ved samling af dagsordenen er der modtaget besked fra to af fire fra OAO: FOA v/pernille Poulsen og 3F v/annette Madsen og alle fra FTF: DLF v/thomas Andreasen, BUPL v/ulla Smedegaard og DSR V/Ulla Birk Johansen. Vi mangler at høre fra to fra OAO: HK og SL samt fra AC. Forhandlingsorganet har kompetencen til at træffe beslutning om en eventuel ny MEDstruktur og MED-aftale. Orientering Den 18. juni orienteres ØK om status for udmøntningen af den nye organisation og de forventede ændringer. Tidsplanen overholdes og der orienteres løbende på ERNA om status. Der har været en god dialog i alle centre. Der er opmærksomhed på at der opleves lidt uro rundt om i organisationen i forhold til usikkerhed på hvor man skal rykke rundt og hvor opgaverne fremadrettet bliver placeret. Borgerservice er en historie for sig selv og er drøftet i detaljer på MED-Områdeudvalg Administration. En af udfordringerne er at man i Udbetaling Danmark ikke fysisk kan møde op al kommunikation skal foregå elektronisk og telefonisk. Der vil være mulighed for vejledning via Bibliotekerne om hvordan man henvender sig til Udbetaling Danmark. Mange opgaver flytter til Udbetaling Danmark. Bibliotekerne har længere åbningstider, hvilket ses som en fordel. Medarbejderne udtrykker bekymring i forhold til den tungere sagsbehandling i Folkeregistret ved f.eks. partshøringer. Hvis ansatte har brug for at komme med deres input eller bekymringer i forhold til organisationsændringen er der lagt information på ERNA om muligheden for at kontakte personalekonsulenterne. Der er på nuværende tidspunkt kun én ansat, der har benyttet muligheden. Find informationen her: ERNA > Aktuelt > Ny organisation > Kom med input og bekymringer Forhandlingsorganet har beslutningsmandatet til at aftale en ny og mere effektiv MEDstruktur og aftale. Der lægges op til et første indledende møde inden sommerferien og totre effektive møder i august, hvor det forventes at strukturen derved er på plads. Ledelsens idéer/indstilling om en ny struktur fremlægges og drøftes i Forhandlingsorganet. Strukturen skal matche ny struktur og skal være mere effektiv samt sikre medarbejdernes muligheder for kvalificering af ledelsens beslutninger (medindflydelse). 6. Opfølgning på branding af MED-Hovedudvalget Fra udvalgets møde den 20. marts følges op på de besluttede initiativer: På basis af blandt andet de drøftelser som foregik på temadagen i december 2010, tages udgangspunkt i udvalgets måde at arbejde på: større kvalificering af udvalgets møder mere fokus på en god dialog omkring bordet ind imellem bryde møderne kort op med f.eks. en snak to og to om et punkt inden opsamling eller f.eks. med en kort runde, hvor alle kommer til orde for at skabe en større belysning af en sag starte møderne med at aftale, om der er punkter, som skal have særlig fokus og som der skal bruges mere tid på Side 5 af 13 sider

6 Med hensyn til referater: Debatten skal afspejles i referaterne, så dialogen får en effekt Synspunkter skal være mere tydelige i referaterne, så der bliver synlighed på, at medarbejdernes arbejde i udvalget gør en forskel Andet: Referaterne følges op i en blog fra møderne, hvor enkelt-emner udvælges, f.eks. rengøringsdebatten fra dette møde. Dette kan være en blog fra både ledelsen og/eller medarbejderne eller med informationer fra KL/KTO-initiativer. Gerne i direktionens fredags-blog på ERNA. Det undersøges om der kan laves en blog på med relevante temaer. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR har afstemt muligheden for en debatblog med Kommunikationsafdelingen, som har givet adgang til muligheden. Eksempel kan ses på: > MED > Vær MED i debat om temaer Udarbejde et velkomst-brev fra MED-Hovedudvalget til nyansatte Drøftelse af opfølgning på initiativer og Beslutning Punktet blev proces-drøftet ved først en snak i grupperne/2 og 2 og derefter en fælles opsamling, hvor følgende emner blev fremsat: a. dialogen er vigtig. Det skal være et trygt forum, hvor man tør sige frem både op og ned i organisationen. Den gode og åben dialog er ikke at vi sidder og giver hinanden ret, men at vi får synspunkter på banen og skaber dynamik i dialogen og beslutningerne. b. medarbejderne fortæller, at der på nogle lokale steder savnes et sted, hvor alle meninger, som er fremført på møderne, er noteret. Debatten skal afspejles i referaterne, men referaterne skal ikke være indholdsreferater. c. vi skal være opmærksomme på at eksekveringen af drøftelser og beslutninger er tydelige for den enkelte ansatte. Tydelighed for MED-Virksomhedsudvalgene/Personalemøder med MED-status og med grundlag i vores værdier. d. ledere og medarbejdere har gensidig informationsforpligtigelse e. medarbejderne påpeger især at der skal være mere tydelighed om de vigtigste punkter, der har været drøftet og hvordan holdningerne har været. f. en mulighed/idé kan være fra hvert møde at beslutte hvilke punkter der skal gøres lidt ekstra ud af og gøre disse emner synlige på blog og på ERNA via direktionens fredagsklummer g. eksempel: I evaluering af rengøringen, hvor ledelsen konkluderer at tilbageførte midler ikke er anvendt de enkelte steder til f.eks. indkøb af ekstra rengøring. Medarbejderne ønsker, at der her var noteret årsagen til at midlerne ikke er anvendt: idet der med udbuddet forventes at være betalt for det som svarer til det service-/rengøringsniveau, som er i orden. Rådhusservice s kontrollerfunktion kan stadig kontaktes, hvis der opleves problemer med rengøringen. Medarbejderne gør opmærksom på, at det er en opfordring til ledelsen om at der sættes fokus på de udfordringer, der er kommet af udliciteringen af rengøringen, således at erfaringerne kan inddrages i fornyede/fremadrettede udbudsprojekter herunder de vilkår der er for de ansatte, som bliver påført udliciteringen i relation til en eventuel virksomhedsoverdragelse. h. branding af udvalgets arbejde skal sættes i fokus: Hvordan gør vi synligt at medarbejdernes oplevelser i organisationen fremføres, så det bliver vedkommende for den enkelte medarbejder? Branding af udvalgets arbejde i dag sker via referaterne til MED- Områdeudvalg og MED-Virksomhedsudvalg, hvor medlemmerne har en pligt til at informere de enkelte ansatte på arbejdsstederne. i. missionen for udvalgets arbejde, er ikke at markere uenigheder hver gang og i hver enkelt sag det er lige så vigtigt at markere, der hvor vi har været enige i samarbejdet. og argumenter for dels uenighed men også for enighed. j. det er vigtigt at lytte til hinanden - oplevelsen af at blive hørt spiller en stor rolle. k. kan udvalget gøres mere synligt på ERNA, f.eks. ved et link direkte fra forsiden af ERNA Side 6 af 13 sider

7 l. det er til enhver tid muligt at tage et tidligere drøftet emne op til drøftelse igen, hvis der foreligger nye og relevante oplysninger vedrørende emnet Der er i udvalget enighed om, at: det (absolut) er tilladt at sige til og sige frem debatten i udvalget skal afspejles i referaterne. (Formand og næstformand godkender altid referaterne inden offentliggørelse) at bloggen skal bruges til opmærksomhed og synliggørelse af temaer og at direktionens fredagsklumme også skal indeholde temaer fra udvalgets drøftelser i det omfang temaerne er aktuelle i forhold til øvrige aktuelle forhold i organisationen at der skal udformes et velkomstbrev fra MED-Hovedudvalget til nyansatte Endelig peger medarbejderne (igen) på at tilgængeligheden til ERNA skal være lige for alle ansatte. Direktionen oplyser, at der ikke p.t. er fundet en løsning på licens-udfordringen, som koster 1300 kr. pr. ansat pr. år, men der arbejdes på højtryk for at finde en løsning, hvor enhver ansat kan få adgang til ERNA via deres NemID. Vi er meget opmærksomme på at ERNA ikke er fuld virksom før alle ansatte har adgang. 7. Opfølgning på det aftalte tema for år 2012 og planlægning af Arbejdsmiljøkonference den 8. november Fra udvalgets møde den 20. marts 2012 følges op på beslutningen om temaet Den gode medarbejderudviklingsdialog udviklingsplan og kompetenceudvikling, med emnerne: - Fokus på en god dialog mellem leder og medarbejder - Mål og forventninger - MUS-samtaler - udviklingsplaner - kompetenceudvikling I relation til en ny centerstruktur bliver sat fokus på, at MUS-samtaler gennemføres en gang om året. Set i perspektivet i forhold til at leder har den nødvendige tid til at gennemføre samtalerne, kan MUS-samtaler også holdes som GRUS-samtaler (gruppe). Udvalget drøfter initiativer i forhold til årets tema samt relevante foredragsholder/workshops for Arbejdsmiljøkonferencen den 8. november Tillige drøftes om konceptet for Arbejdsmiljøkonferencen skal være som i 2011, hvor der indledningsvis er et fælles oplæg, derefter workshops og efter frokost igen et fælles oplæg efterfulgt af workshops. Grønnegade Kaserne/Kulturcenter er reserveret til dagen. Det kan overvejes om det andet fælles oplæg eventuelt skal placeres som det sidste event på dagen. Drøftelse og beslutning Det bemærkes fra medarbejderne at, selvom der holdes GRUS samtaler har den enkelte medarbejder (stadig) ret til den individuelle MUS-samtale, hvis det ønskes - GRUS samtaler tilsidesætter ikke muligheden for MUS-samtale. Der er iværksat en proces for gennemarbejdning og optimering af konceptet for MUS/GRUS-samtaler. Det besluttes i enighed, at rammerne for arbejdsmiljøkonferencen i 2012 skal være de samme som i 2011, dvs. med indledende fælles oplæg, workshops på hver side af frokosten og et afsluttende fælles oplæg. Side 7 af 13 sider

8 8. Ikke-anonymitet i kortlægningen af arbejdsmiljøet (APV) På mødet den 20. marts blev fremsagt ønske om drøftelse af ikke-anonymitet kontra anonymitet i forbindelse med kortlægning af arbejdsmiljøet (APV). Projektgruppen fik mandat til at beslutte konceptet for et elektronisk APV-system i Næstved Kommune. Konceptet blev besluttet af en tværfaglig gruppe sammensat med repræsentanter fra f.eks. skoleområdet, ældreområdet, MED-Hovedudvalget samt arbejdsmiljøfaglige, sproglige og IT-tekniske ressourcer. Beslutningen blev truffet på baggrund af erfaringer og evaluering af pilotprojektet (Vilen-projektet). Konceptet blev godkendt af direktionen og MED-Hovedudvalget. Det elektroniske APV-system har været anvendt i cirka 1 års tid. Stort set alle arbejdsmiljøgrupperne er blevet uddannet i at anvende systemet og blandt andet blevet informeres om at resultaterne af en måling af arbejdsmiljøet er ikke-anonymt. Ikke-anonymiteten er forstået på den måde at det er arbejdsmiljøgrupperne, der har adgang til at se hvem der har svaret hvad i kortlægningen. Arbejdsmiljøgrupperne er nøglepersoner for at iværksætte handlingsplaner for at løse udfordringer ved kortlægning af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, således at vi sikrer opfyldelse af arbejdsmiljølovens krav om en sikker og sund arbejdsplads. Arbejdsmiljøgrupperne har modtaget informationen om ikke-anonymitet meget positivt. 100% af alle arbejdsmiljøgrupperne (anslået af administrator og underviser i systemet), oplever at det er særdeles givtigt og kvalificerende af resultaterne af en kortlægning, at der er denne mulighed for at følge op på undersøgelsen i en åben dialog med den/de ansatte som tilkendegiver udfordringer. Derved opnås også større kvalitet i handlingsplanerne, når udfordringerne skal løses. Samtidig med at der gives information om ikke-anonymitet, inden en kortlægning sættes i gang, præciseres også at arbejdsmiljøgrupperne skal informere om at en ansat også har mulighed for en dialog direkte med f.eks. arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller lederen, såfremt det ikke ønskes at notere emner i selve spørgeskemaet. Der informeres også om muligheden for drøftelse ved kontakt til Trivselshotline eller en af konsulenterne i Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR. Siden november 2010 og til 1. maj 2012 har i alt 43 virksomheder gennemført en kortlægning af arbejdsmiljøet og hele Dagtilbudsområdet gennemfører inden udgangen af 2. kvartal Administrator (Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR) har modtaget 2 henvendelser, hvor der har været behov for en præcisering og snak om ikke-anonymitet. Med udgangspunkt i vores personalepolitik og MED-aftale opfordres til åben dialog og godt samarbejde om løsning af de eventuelle arbejdsmiljøudfordringer der er på en virksomhed, så vi opfylder arbejdsmiljølovens krav. Personalepolitikken og MED-aftalen bygger blandt andet på: Ansvarlighed: Enhver ansat har medansvar for sin egen situation, og i samarbejde med sin ledelse ansvar for arbejdsmiljøet. Det er en hovedregel i Næstved Kommune, at problemer bedst løses dér, hvor de er opstået. Derfor kan det første skridt ofte være en samtale med andre kolleger eller nærmeste leder for at finde en fælles vej. Dialog: Samtidig er dialog en forudsætning for indflydelse, og den vigtigste dialog er den daglige samtale. Den daglige samtale skal kunne rumme modsætninger, mulighed for at afprøve nye ideer og skabe et åbent rum for tryg kommunikation. Professionalisme: Tilfredshed og arbejdsglæde opnår vi, når den enkelte ansatte udfører sit arbejde inden for klare rammer og har de fornødne kvalifikationer til at løse opgaverne. Det giver mulighed for at udøve reel indflydelse på sit arbejde med det formål at løse arbejdsopgaverne bedste muligt. Side 8 af 13 sider

9 Respekt: Tillid, loyalitet og ligeværdighed er udgangspunktet for gensidig respekt, men for at få denne respekt, skal vi hver især være troværdige og redelige i vores arbejdsliv og udøve vores faglighed forsvarligt. MED-aftalens grundtanke at information og kommunikation i Næstved Kommune skal flyde frit - Ved åbne og kvalificerede drøftelser opnås de bedste og mest holdbare beslutninger. Og selvom der kan være/er modsatrettede interesser, betyder det ikke, at samarbejdet ikke kan fungere, og at de mål for indsatsen, som kommunen har sat sig, ikke kan nås. Kortlægningen af arbejdsmiljøet er ikke et mål i sig selv. Målet er, at arbejdsmiljøgruppen skal have et kvalificeret grundlag i det løbende arbejde med at opsætte handlingsplaner og følge op på handlingsplanerne. Tillige er det af stor værdi, at arbejdsmiljøgruppen kan have opfølgende dialog med kolleger, som har registreret problemer i det fysisk/psykiske arbejdsmiljø dels for at aftale kvalificerende handlinger og dels for at kunne følge op på effekten af iværksatte handlinger. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR indstiller, at MED-Hovedudvalget fastholder, at kortlægningen af arbejdsmiljøet er ikke-anonymt for arbejdsmiljøgrupperne, som nøglepersoner i APV-arbejdet. Drøftelse og beslutning Ved evalueringen af pilotprojektet (Vilen-projektet) blev der givet mandat i styregruppen for indkøb og implementering af et elektronisk APV-system, til at beslutte anonymitet/ikkeanonymitet. Drøftelsen af anonymitet/ikke-anonymitet har desværre ikke været synligt i MED- Hovedudvalgets referater ej heller en orientering af beslutningen fra styregruppen om ikkeanonymitet for arbejdsmiljøgrupperne. Der er enighed om at emnet tidligere er drøftet på MED- Hovedudvalget, hvor der var enighed om at følge styregruppens indstilling om ikke-anonymitet for arbejdsmiljøgrupperne. Direktionen drøftede punktet på deres møde den 23. maj 2012 og melder klart ud, at holdningen er at der skal være ikke-anonymitet for arbejdsmiljøgrupperne. Direktionen ser det som et udtryk for mistillid på arbejdspladsen, hvis man ikke har lyst til at svare åbent, kan det give et billede af at der ikke er tryghed, fortrolighed og åben dialog for at få det bedste arbejdsmiljø, udvikling og sundhed. Ikke-anonymitet for arbejdsmiljøgrupperne ses især i lyset af efterlevelse af vores værdier om en ansvarlig og åben professionel dialog i respekt for hinanden. Ledelsen anerkender at der kan være medarbejdere, som kan have behov for anonymitet, men det gør det svært for lederen at handle. Ledelsen peger på at det så vil kunne sammenlignes med whistleblower-ordninger, hvor medarbejdere anonymt kan anmelde blandt andet snyd, nepotisme, underslæb og andre ulovligheder skal vi acceptere at forhold i arbejdsmiljøet angives anonymt? Ikke-anonymiteten hjælper arbejdsmiljøgrupperne til - i en åben dialog - at kunne kvalificere og få flere ord på de svar, der er givet, så der kan iværksættes handling med mening, derfor er det et godt værktøj at vide, hvem arbejdsmiljøgruppen skal have en nærmere afklaring med/uddybning af svar fra. Arbejdspladsen skal ses som en organisationen, der skal fungere sammen i en helhed og ikke individer. Der er til enhver tid mulighed for at den enkelte kan rette henvendelse til sin TR, AMR eller leder, hvis der er emner, som den ansatte ikke har lyst til notere i et spørgeskema. Medarbejdersiden har modtaget henvendelse fra en skole, som efterspørger mulighed for at kunne lave en anonym trivselsundersøgelse der efterspørges således en mulighed for differentiering, hvis den enkelte virksomhed oplever at have et behov for dette. Der er ansatte som oplever utryghed ved at spørgeskemaerne er ikke-anonyme. Side 9 af 13 sider

10 Medarbejderne har ønsket punktet drøftet på ny og peger på at begge aspekter (anonymitet/ikke-anonymitet) drøftes grundigt i forhold til muligheder og behov. Opsamling på drøftelserne: En sag kan sagtens tages op til drøftelse igen, når der foreligger nye og relevante oplysninger. Der er delte holdninger blandt medarbejderne for og imod ikke-anonymiteten. Det er en klar ledelsesholdning at fasthold ikke-anonymitet for arbejdsmiljøgrupperne, så de kan kvalificere handlingsplaner med mening. Dér hvor ansatte ikke har lyst til at give udtryk for problemer i et spørgeskema, har de mulighed for en dialog direkte med TR, AMR, leder eller benytte Trivselshotline. Endvidere er der etableret et Task Force-team, hvor virksomheden besøges, hvor vi hører/ser der er udfordringer. 9. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal kan ses på > arbejdsmiljø > sygefravær > statistik > i året 2012 Alle indsatser for større fremmøde og nedbringelse af sygefraværet er samlet i en projektbeskrivelse, som til orientering vedlægges. Blandt andet kan materiale og input/idéer fra temamøderne Fremmøde frem for fravær ses på > Arbejdsmiljø > Fremmøde og arbejdsglæde Bilag 9a: Projektbeskrivelse Større fremmøde Drøftelse og Beslutning b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet Bilag 9b: Oversigt over besøg og reaktioner siden mødet den 20. marts Orientering og drøftelse c) Årsberetning for Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR I henhold til kommunens forsikrings- og sikringspolitik skal ØK årligt orienteres om tiltag og indsatser i det forgangne år. Årsberetning har fået et udvidet indhold, således at indsatser og tiltag for alle Kontorets områder beskrives og derved også kan give resten af organisationen i Næstved Kommune og samarbejdspartnere et billede af de opgaver der løses i Kontorets regi/ramme. Årsberetningen er til orientering til MED-Hovedudvalget og er offentlig tilgængelig på (på forsiden) Orientering d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Side 10 af 13 sider

11 Gensidig orientering og Drøftelse 10. Evaluering af Trivselshotline 2011 og status på henvendelser i 2012 Trivselshotline er evalueret, og resultatet af evalueringen samt opmærksomhedspunkter til det fremadrettede arbejde med trivsel på arbejdspladsen ønskes drøftet i direktionen. Der har været 279 antal henvendelser på HR delen Der har været 119 antal henvendelser fordelt på de 5 tilbud på Sundhedsdelen 1. HR-delen Evalueringen af Trivselshotline kan ikke bruges alene til at måle den generelle trivsel på arbejdspladserne i Næstved Kommune, men kan bruges som et supplement til de øvrige værktøjer, der bruges til at måle trivsel og medarbejdertilfredshed. Af særlige udviklingstendenser ses, at Der er næsten sket en fordobling af henvendelser fra ældreområdet. Inden for dagplejeområdet er der en stigning på 67%. Inden for daginstitutionsområdet er der en stigning på 50%. Til gengæld er der et fald på arbejdsmarkedsområdet på 39%. Og på skoleområdet er der et fald på 15%. Mange 170 har gået med så store og uoverskuelige problemstillinger, at det har været nødvendigt med henvisning til psykolog. Evalueringen peger på 4 centrale områder, som har brug for et særligt fokus i forhold til udviklingen af Næstved Kommune som attraktiv arbejdsplads. Det er: Fyringsfrygt som gælder både for den fyringsramte og for de medarbejdere, som ikke opsiges. Sygefraværssamtaler og tilbagevenden til arbejdspladsen, samt opfattelsen af en manglende oprigtig interesse fra lederen på den sygemeldte. Mobning, chikane, vold og trusler som flere af henvendelser giver udtryk for, de oplever på arbejdspladsen Højt arbejdspres og oplevelsen af stress relaterede problematikker på arbejdspladsen. Der har siden 1.oktober 2011 været uddelt evalueringsskemaer til medarbejdere, der har fået et tilbud hos psykolog eller coach, og som har afsluttet et forløb. Der er kommet 26 evalueringsskemaer tilbage, og resultatet viser en høj grad af tilfredshed med hjælpen, og 25 af de adspurgte vurderer, at det har hjulpet dem igennem krisen. HR- udvikling har fået henvendelser fra ledere, som har gjort opmærksom på, at der hersker en opfattelse af, at der i visiteringen og hos de psykologer, som HR bruger til samtaler, sker opfordringer til sygemelding. Denne opfattelse vil vi gerne imødekomme og synliggøre ved at oplysning om, at det kun drøftes, når det vurderes, at en kortere sygemelding på sigt gør personen hurtigere klar på job igen (fysiske symptomer) eller når der er trusler på livet (selvmordstanker, hævnakt osv.) 2. Sundhedsdelen Der har været 86 henvendelser til sundhedstjek i Der er gennemført 2 hold med energi/varigt vægttab med samlet set 22 medarbejdere. 3 medarbejdere har modtaget motionsrådgivning, og 7 medarbejdere har deltaget i et individuelt rygestopforløb Sundhedsdelen i Trivselshotline har et overvejende forebyggende sigte, forstået på den måde, at formålet er at opspore sundhedsfaglige problemstillinger og motivere den enkelte til at omlægge livsstilen dvs. rygestop, omlægning af mad - og motionsvaner samt alkoholva- Side 11 af 13 sider

12 ner. Ændringer i livsstilen kan betyde øget livskvalitet og mindre sygelighed for den enkelte, men kan også betyde mindre nedslidning og mindre sygefravær, hvilket er en fordel for kommunens arbejdspladser. Det er vigtigt for sundhedsdelen at nå så bredt ud som muligt, så de medarbejdere, som virkelig har brug for tilbuddene, kender til de forskellige muligheder. I denne evaluering har vi derfor valgt at dykke mere ned i, hvilke sundhedsfaglige problemstillinger, som dukker op i forbindelse med sundhedstjek. I den forbindelse har vi set, at mange af de medarbejdere, som henvender sig om et sundhedstjek, har problemer med overvægt (15 %), dårlig kondition (33 %), forhøjet blodtryk (17 %) og at stadig mange er rygere (14 %). Alt i alt har vi altså fat i mange, som har nogle væsentlige sundhedsfaglige problemstillinger. På den måde er Næstved Kommune med til at opspore nogle sundhedsproblemer hos medarbejderne og Trivselshotline er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Der har været færre henvendelser på sundhedstjek, men flere henvendelser på PSP, som er et selvstændigt tilbud uden for Trivselshotline. I forhold til evalueringen af PSP indikerer erfaringerne derfra samme tendens, som ses i evalueringen af Trivselshotline/HR delen. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Trivselshotline er med til at få taget hånd om komplicerede problemstillinger på arbejdspladsen, som i første omgang er målrettet en individuel løsning, men som efterfølgende indirekte medvirker til at styrke samarbejdet og trivslen på arbejdspladsen Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Næstved Kommune er med til at opspore nogle sundhedsfaglige problemstillinger hos vores medarbejdere, og Trivselshotlinen er med sin motiverende tilgang til sundhedsfremme med til at forebygge sygdomme blandt medarbejderne og leve op til sundhedspolitikkens målsætning om, at Kommunen skal gå foran med egen sundhed. Vi har en klar formodning om, at de, som får et tilbud, kommer videre på en god og ordentlig måde. Formodningen underbygges af svarene i evalueringen. Læring af 2011-indsatsen HR- udvikling foreslår, at evalueringsresultatet anvendes til at drøfte, hvordan trivslen i Næstved Kommune kan fortsættes og højnes yderligere: Samtaler om sygefravær/rammer for tilbagevenden til tjeneste skal ske inden for en ramme af oprigtighed og interesse fra lederens side Centralt og decentralt er det vigtigt fortsat at arbejde målrettet, konkret og aktivt med retningslinjerne for vold, trusler, mobning og chikane Initiativer, der kan forebygge oplevelsen af et for højt arbejdspres og stress, målrettet de medarbejdergrupper, der giver udtryk for dette. Status på antal henvendelser i 2012: Januar: 16 Februar: 27 Marts: 23 April: 20 henvendelser til Trivselshotline. Orientering 11. Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. Beslutning Side 12 af 13 sider

13 12. Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Referater kan ses på intranettet: ERNA > Personale > MEDindflydelse og - bestemmelse -> MED-område- og Virksomhedsudvalg Og/eller på > MED > Områdeudvalgene Orientering og evt. drøftelse 13. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! Fortællinger 14. Eventuelt a. Orientering om temadage udbudt at PUF PUF indbyder til fem temadage om MED-samarbejdet i en svær tid. Chefkonsulent Leon Lerborg, hjerneforsker Kjeld Fredens og PUF underviser Jørgen Enevoldsen giver inspiration til samarbejdet i MED-udvalg på alle niveauer i kommuner og regioner. o Hvad betyder forskellige styringsparadigmer for samarbejdet i MED? o Hvordan kan MED gøre en proaktiv indsats for at fastholde trivsel? o Hvad er rammerne for MED samarbejdet? Mere information og tilmelding kan ske på denne hjemmeside: Bilag 14a. Program og indhold for temadagen Næstformanden opfordrede til at udvalgsmedlemmerne skyndte sig at melde til temadagen, da der snart er udsolgt på antal pladser. Kommende sager: Opfølgning fra arbejdsgruppen om innovation Status fra Forhandlingsorganet om struktur og aftale Mødeplan 2012 Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl August, halvdags budgettemamøde MED-Hoved- og Område-udvalg (datoen er bekræftet af Center for Økonomi og Analyse) 27. August, mandag, en times byrådstema-møde 27. september (årshjul 3. kvartal) 8. november er heldags kl. 8 16, Arbejdsmiljøkonference 13. december (årshjul 4. kvartal) Side 13 af 13 sider