Referat for: Næstved Provstiudvalg. PU møde 9. december Kl Mødested: Vejlø Sognegård

Transkript

1 Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 9. december Kl Mødested: Vejlø Sognegård Fraværende med anmeldt forfald: Leif Hansen. Gunver B. Nielsen forlod mødet kl Dagsordenen består desuden af del 2 vedr. godkendelser af menighedsrådenes budgetter 2016 og del 3 som er en lukket dagsorden og vedr. Næstved Kirkegårde Mødet sluttede kl Mødepunkt 1 Kalkningssamarbejde ved Per Schleiter Sag: Kalkningssamarbejde i Næstved Provsti (1936) Kalkningssamarbejde ved Per Schleiter VS: Indvendig renovering af Tybjerg Kirke, mødereferat Indvendig kalkning af Marvede og Vallensved Kirker m.m. og ønske om afregning af honorar VS: Indvendig renovering af Marvede Kirke VS: Indvendige kalkning af Marvede og Vallensved Kirke Faktura, honorar, kalkning af Everdrup Kirke Faktura nr , honorar, lava afrensning Everdrup Kirke Faktura nr , honorar udv. kalkning af Marvede kirke Per Schleiter forlagde det foreløbige budget for Forårskalkningerne blev godkendt således, at de håndværkere, der skal deltage i licitationerne, allerede nu kontaktes af Per Schleiter. Det blev besluttet, at der udarbejdes et nyt prioriteret budget for efterårskalkningerne, så kirkegårdsmure kalkes samtidig med kirkerne udvendigt. Desuden blev drøftet mulighed for at igangsætte istandsættelse af de kirkegårdsmure, der ikke er blevet renoveret i 2015 i forbindelse med kirkekalkningerne. Per Schleter udarbejder et forslag til budget og provstiudvalget beslutter om der skal bevilges ekstra beløb af 5% midlerne. Evt. ved en beslutning pr. mail. På baggrund af det udarbejdede forslag fra Per Schleiter, godkender provstiudvalget, at der afsættes kr af 5% midlerne til akut renovering af kirkegårdsmure i Der aftaltes, at evalueringsmøde afholdes d. 14. januar 2016 kl Alle menighedsråd inviteres, også de, der har valgt ikke at deltage i kalkningssamarbejdet. Faktura nr , honorar udv. kalkning af Marvede kirke Faktura nr Honorar, lava afrensning og kalkning af Mogenstrup Kirke Faktura nr , honorar lava afrensning, Marvede Kirke Referat, Side: 1

2 Mødepunkt Faktura nr , honorar, kalkning af Aversi Kirke. Faktura nr , honorar, lava afrensning og kalkning af Toksværd Kirke Faktura nr , honorar, lava afrensning og kalkning af Nestelsø Kirke SV: Næstelsø, Honorar til Ankon for teknisk rådgivning og bistand ifm. kalkninger 2 Endelig godkendes af referat fra sidste møde Godkendt. 3 Karrebæk, 5% ansøgn. ny traktor/slåmaskine Sag: Karrebæk, ansøgn. 5% midler (1571) - Karrebæk Sogn Karrebæk, 5% ansøgn. ny traktor/slåmaskine 4 Ansøgning om godkendelse af projekt til til renovering af Kvislemark Præstegård Sag: Fremtidig præstebolig og sognelokaler (2163) - Kvislemark Sogn Ansøgning om godkendelse af projekt til til renovering af Kvislemark Præstegård VS: Ansøgning om godkendelse af renovering af Kvislemark Præstegård Der blev af 5% midlerne bevilget op til kr til indkøb af ny traktor/slåmaskine Jonsered Rider. Beløbet kan udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgiften og ved oplysning om bank reg og konto nr. Desuden blev det besluttet, at alle menighedsråd i Næstved Provsti fremover skal udfylde et skema, hvoraf det fremgår hvorledes den økonomiske situation er på ansøgningstidspunktet. F.eks. ved oplysning om frie midler og planer for anvendelse. Provstiudvalget har besluttet, at man kan godkende et forprojekt for renovering af præstegården, der ikke omfatter en selvstændig beliggende sognegård. Men hvor den nuværende præstegård indeholder bolig for præsten, konfirmandstue, mødelokale, køkken, toiletter og arkivrum. En forudsætning for godkendelsen er, at menighedsrådet udarbejder en vedtægt for præstegårdens sogneområde, der er forprojekteret til i alt 141,0 m2, så det følger cirkulære for tjenestebolig for folkekirkens præster 26 stk. 2 om konfirmand/mødelokaler under 95 m2. VS: Ansøgning om opførelse af ny Sognegård i Kvislemark Ans. om godkendelse af præstegårdsprojekt og salg af Lungen Projekt materiale, Kvislemark Sognegård, bilag til ansøgning til PU Menighedsrådet har præsenteret et forprojekt for PU ved møde i juni Og et revideret forprojekt d Provstiudvalget godkender forprojekt udarbejdet af Ankon og dateret d Provstiudvalget godkendte enstemmigt, at der kan anvendes 5,3 mio. kr. til projektet excl. honorar til forprojekter. Dog under forudsætning af, at menighedsrådet selv dækker finansieringen af egne midler. Inden projektet igangsættes, skal finansieringen være på plads, således at der Referat, Side: 2

3 Mødepunkt VS: Referat fra mødet i aften - MR møde d Bilag 1: 1463 Kvislemark Præstegård, forprojekt - Budget, Varmetabsberegning og Tegningssæt, Endeligt referat fra møde d. 12. nov. om præstegårdens fremtid i Kvislemark forelægger en købsaftale vedr. salget af longen i Tornemark. Desuden besluttede provstiudvalget, med henblik på hurtig sagsbehandling ved provstiudvalgsmøder, at Mogens Kessel deltager i byggemøder m.m. Menighedsrådet bedes fremsende invitation til byggemøderne til Mogens Kessel. Når det økonomiske grundlag er tilvejebragt, kan projektet sættes i gang. Menighedsrådet har oplyst følgende plan for finansiering: Midler henstående i Stiftet kr ,50 Midler fra gennemført jordsalg, netto kr ,00 Forventet provenu fra salg af 4,1927 ha. (lungen i Tornemark) kr ,00 Ialt kr ,50 Menighedsrådets ingeniør Per Schleiter, der har udarbejdet det foreløbige projekt, har d oplyst pr. mail, at udgifterne til forprojekter er fordelt således: Åbne honorarer for: 1) Forprojekt til Præstegård med ny sognegård kr ,00 inkl. moms og kørsel og 2) Forprojekt til renovering og ombygning af Præstegård kr ,00 inkl. kørsel og moms. Ialt kr ,00. Når det endelige projekt og budget er udarbejdet, bedes menighedsrådet fremsende det til provstiudvalgets endelige godkendelse. 5 Kvi-Fyr-Før, Ansøgning om 5 % midler Sag: Kvi-Fyr-Før, ansøgn. refusion 5% midler - diverse (2203) - Kvislemark Sogn Kvi-Fyr-Før, Ansøgning om 5 % midler Kvi-Fyr-Før, Bilag 1 til ansøgning om 5 % midler Kvi-Fyr-Før, Bilag 2 til ansøgning om 5 % midler 6 Kvi-Fyr-Før, kirkegårdsdrift Sag: Udlicitering af graverfunktion (2209) - Kvislemark Sogn Af 5% midlerne er bevilget op til kr for kirkebogsføringsassistance i 2. halvår Desuden bevilges kr til feriepenge ved opsigelse fra graver og manglende forpagtningsafgift ved slag af jord for 3. og 4. kvartal 2015 kr Der kan ikke af 5% midlerne bevilges beløb til konfirmandundervisningsassistance. I budget for 2015 er der afsat kr til denne post. Menighedsrådets kasserer eller regnskabsfører bedes fremsende regnskab, dokumentation for udgifterne og bankoplysning snarest og gerne inden tirsdag d. 29. december 2015, således at det bevilgede beløb kan udbetales i nuværende regnskabsår. Ansøgning om godkendelse af foreløbig driftsaftale med Næstved Kirkegårde dateret d. 9. dec godkendes hermed af provstiudvalget. Det oplyses i ansøgningen, at de samlede udgifter Referat, Side: 3

4 Mødepunkt Kvi-Fyr-Før, kirkegårdsdrift 7 Herlufsholm, anmodn. om konvertering af anlægsmidler 2015 Sag: Herlufsholm, anmodn. om kovertering af anlægsmidler 2015 (2231) - Herlufsholm Sogn Herlufsholm, anmodn. om konvertering af anlægsmidler 2015 til fremtidig varetagelse af den samlede graverfunktion forventes at kunne holdes indenfor den bevilligede driftsramme for I 2015 er der bevilget en anlægsramme til mobilvæg i Herlufsholm Sognegård kr Udgiften har vist sig at blive lidt mindre kr ,79. Provstiudvalget godkendte, at det resterende beløb kr ,21 kan overføres til opsparing til projekt sognehusudvidelse. 8 Ansøgning fra Hyllinge MR om konvertering af anlægsmidler 2016 Sag: Hyllinge, anmodn. om konvertering af anlægsmidler 2016 (2230) - Hyllinge Sogn Ansøgning fra Hyllinge MR om konvertering af anlægsmidler 2016 Af 5% midlerne blev bevilget op til kr til udskiftning af 3 vinduer i kirken. Beløbet kan udbetales til kirkekassen efter fremsendelse af dokumentation for udgiften og oplysning om bank reg og konto nr. 9 Ansøgning om tilladelse til igangsættelse af forundersøgelse af kalkmalerier i Vallensved Kirke Sag: Vallensved, kalkmalerier (2126) - Vallensved Sogn Ansøgning om tilladelse til igangsættelse af forundersøgelse af kalkmalerier i Vallensved Kirke 10 Snesere, ansøgn. 5% midler renov. af kirken, VS: Bilag fra Snesere Sag: Snesere Kirke - istandsættelse (1388) - Snesere Sogn Snesere, ansøgn. 5% midler renov. af kirken, VS: Bilag fra Snesere VS: Bilag sækkeskuring - Snesere Menighedsrådet har ansøgt om igangsætning af forudersøgelse af Vallensved Kirkes kalkmalerier. Forundersøgelsen skal foretages af Nationalmuseet og er budgetteret til kr ,00. Menighedsrådet har fået tilsagn fra Augustinusfonden om kr Det resterende beløb kr kan, om nødvendigt, bevilges af 5% midlerne. Provstiudvalget godkender hermed at forundersøgelsen igangsættes. Provstiudvalget har forhåndsgodkendt, at der udbetales et aconto beløb til dækning af ekstra udgifter i forbindelse med renoveringen af Snesere Kirke. Beløbet kr ,21 overføres til kirkekassens bank konto snarest. Desuden godkendes at der af 5% bevilges kr ,88 til rensning af orgel. Beløbet udbetales snarest, da der allerede er fremsendt dokumentation for udgiften. VS: Bilag - 5% ansøgning 11 VS: Tystrup-Haldagerlille, MR anmodn. om udbetaling af 5% midler til feriepenge Sag: Tystrup-Haldagerlille, ansøgning 5% midler (1983) - Tystrup Sogn Af 5% midlerne bevilget kr ,59 til dækning af feriepenge i forbindelse med medarbejders fratræden. Beløbet kan udbetales snarest, da der allerede er Referat, Side: 4

5 Mødepunkt VS: Tystrup-Haldagerlille, MR anmodn. om udbetaling af 5% midler til feriepenge Tystrup-Haldagerlille, MR anmodn. om udbetaling af 5% midler til feriepenge 12 Rønnebæk Kirke - udskiftning af tagbeklædning Sag: Rønnebæk, udskiftning af kirkens tegltag (2107) - Rønnebæk Sogn Beløbet kan udbetales snarest, da der allerede er fremsendt dokumentation for udgiften. Det bedes oplyst til provstikontoret, om der er behov for udbetalingen. Af årsregnskab 2014 kan ses, at der fremstår betydelige frie midler. Da det ikke af budget 2016 fremgår, hvorledes menighedsrådets planer er for anvendelse af dem, bedes menighedsrådet fremsende en plan snarest. Rønnebæk Kirke - udskiftning af tagbeklædning VS: Rønnebæk Kirke - udskiftning af tagbeklædning VS: Udskiftning af tag, Rønnebæk Kirke 13 Holsted, info fra kirketjener om forløb og pris Sag: Holsted, opstigende fugt i kældervægge og gulv (2193) - Holsted Sogn Af 5% midlerne bevilges op til kr til rep. af opstigende fugt i kældervægge. Beløbet udbetales efter modtagelse af dokumentation for udgiften og meddelelse om bankoplysninger. Holsted, info fra kirketjener om forløb og pris Holsted kirke, honorar til Fl. Mejnecke 14 Ansøgning om konvertering af anlægsmidler og byggeregnskab Sag: Herlufmagle, Ansøgning om konvertering af anlægsmidler og byggeregnskab (2229) - Herlufmagle Sogn Ansøgning om konvertering af anlægsmidler og byggeregnskab Provstiudvalget godkender, at kr der henstår efter køb af Stama el-truck overføres til opsparing til totalrenovering af kirken indvendigt. Desuden godkendes, at overskydende beløb fra projekt medarbejderfaciliteter kr overføres til samme opsparing. 15 Everdrup, anmodning om tilladelse til opsætning af Ørsted-buer Sag: Everdrup, Ørsted-buer (2227) - Everdrup Sogn Projektet videresendes med provstiudvalgets anbefaling til Roskilde Stift for videre behandling. Referat, Side: 5

6 Mødepunkt Everdrup, anmodning om tilladelse til opsætning af Ørsted-buer 16 Everdrup, anmodning om tilladelse til ophæng af storskærm Sag: Everdrup, storskærm i kirken (2234) - Everdrup Sogn Projektet videresendes med provstiudvalgets anbefaling til Roskilde Stift for videre behandling. Everdrup, anmodning om tilladelse til ophæng af storskærm 17 PU møde 11. nov /del 2 - godkendelse af årsregnskab 2014( ) Sag: Hårlev-Ting Jellinge-Krummerup, regnskab (2015) - Hårslev Sogn PU møde 11. nov /del 2 - godkendelse af årsregnskab 2014( ) Referat fra Hårslev-Ting Jellinge-Krummerup vedr. behandl. af revisionprotokollat Årsregnskab 2014 kan godkendes under forudsætning af, at der fremsendes et bogføringsbilag fra 2015 med primoposteringer, hvor af det fremgår, at overskud fra afsluttede anlægsarbejder ikke overføres til menighedsrådets frie midler, men påvirker årsregnskabet således, at det af det endelige resultat fremgår, at der er et forøget underskud på kr Provstiudvalget anmoder om, at menighedsrådet tager kontakt til regnskabskontoret på Østre Kirkegård for hjælp til at foretage bogføringen korrekt. Desuden anmodes menighedsrådet om, at der indgås en aftale med regnskabskontoret om hjælp til den endelige udarbejdelse af årsregnskab Når det endelige årsregnskab foreligger, foreslår provstiudvalget, at der holdes et møde om en evt. nulstilling af menighedsrådets frie midler. Desuden anbefales det at gennemgå det foreløbige budget 2017 med provsterne, da der efter et evt. salg af forpagterboligen i Krummerup, må forventes betydelige ændrede økonomiske forhold i pastoratet. Referat, Side: 6

7 Orientering 18 Kvislemark Kirke - renovering af kirkegårdsmur Sag: Kvislemark, renovering af mur (1975) - Kvislemark Sogn Kvislemark Kirke - renovering af kirkegårdsmur Kvislemark Kirke, Renovering af kirkegårdsmuren 19 Fuglebjerg Kirkegård - udbetaling af arv Sag: Fuglebjerg, arv (2220) - Fuglebjerg Sogn Fuglebjerg Kirkegård - udbetaling af arv Fuglebjerg, anmodn. om frigivelse af arv 20 Ansøgning om tilladelse til nedtagning og genopsætning af løsnet mindetavle for Birgitte Gøye, Herlufsholm Kirke Sag: Herlufsholm, nedtagning og genopsætning af løsnet mindetavle (2228) - Herlufsholm Sogn Ansøgning om tilladelse til nedtagning og genopsætning af løsnet mindetavle for Birgitte Gøye, Herlufsholm Kirke VS: Ansøgning om tilladelse til nedtagning og genopsætning af løsnet mindetavle for Birgitte Gøye, Herlufsholm Kirke Herlufsholm Kirke - mindetavle Herlufsholm Kirke - tilladelse til nedtagning og genopsætning af løsnet mindetavle Herlufsholm Kirke - finansiering af nedtagning af løsnet mindetavle og opsætning af fotostat. SV: Herlufsholm Kirke - finansiering af nedtagning af løsnet mindetavle og opsætning af fotostat. Herlufsholm Kirke, j.nr / 2015, Birgitte Referat, Side: 7

8 Orientering Gøye. Haster. Fastgørelse. Re: VS: Herlufsholm Kirke, j.nr / 2015, Birgitte Gøye. Haster. 21 Ansøgning til Roskilde Stiftøvrighed om frigiv. arv Sag: Marvede, arv (2232) - Marvede Sogn Ansøgning til Roskilde Stiftøvrighed om frigiv. arv VS: Ansøgning til Roskilde Stiftsøvrighed fra Marvede MR 22 Bevilling. Re: Feedback på skadenr Vester Egesborg Kirke - Istandsættelse af tag - Miljøinddækning til ca Sag: Vester Egesborg Kirke - tag (1823) - Vester Egesborg Sogn Bevilling. Re: Feedback på skadenr Vester Egesborg Kirke - Istandsættelse af tag - Miljøinddækning til ca Orientering til menighedsråd og provstiudvalg vedrørende anmodning om aktindsigt fra Jyllands-Posten Sag: Aktindsigt, Orientering om anmodning om aktindsigt (2233) Orientering til menighedsråd og provstiudvalg vedrørende anmodning om aktindsigt fra Jyllands-Posten Orientering om eventuel kommende begæringer om aktindsigt i sager om præstegårde 24 Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 PUK, ingen bemærkninger fra Stiftet Sag: Regnskab PUK 2015 (2128) Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 PUK, ingen bemærkninger fra Stiftet Referat, Side: 8

9 Orientering 25 Provstiudvalgskassens regnskab 2014 Sag: Regnskab PUK 2014 (1927) Provstiudvalgskassens regnskab Evt. Byvisitats for bykirkerne i Næstved Provsti er planlagt til d. 22. maj Borgmester og kommunaldirektør kan forvente en invitation. Seminar for provstiudvalget: Der blev besluttet en dato d januar Der er endnu ikke besluttet et sted hvor det kan holdes, men der blev anmodet om at det blev et sted i nærheden. Connie anmodede om forhåndsbevilling til propilkursus. Beløbet kendes ikke p.t. 27 Provstikonsulent orienterer (kl ) Punktet udsættes til næste møde i januar Referat, Side: 9

10 Underskrifter vedr. møde d Connie Bondesen Beier Gunver Birgitte Nielsen Jørgen Larsen Leif von Gersdorff Mogens Kessel Poul Ernst Sandberg Poul Leif Hansen Ulla Gerd Jensen Vagn Birk Jensen Referat, Side: 10