Referat af bestyrelsesmøde nr. 26 i Rudersdal Forsyning A/S den 11. april 2016 kl på Skovlytoften 27

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde nr. 26 i Rudersdal Forsyning A/S den 11. april 2016 kl på Skovlytoften 27 På mødet deltager følgende: Erik Mollerup, formand Daniel E. Hansen (deltog i behandlingen af punkt 1-3 og 8) Birgitte Schjerning Povlsen Søren Stenderup Jensen Erik Arvin Jane B. Madsen, direktør Kirsten Møller Kristensen, økonomichef Iben Koch, direktør i Rudersdal Kommune (afbud) 1. Meddelelser fra formanden Samtidigt med dette møde foregår der et møde om samarbejde forsyningerne imellem. 2. Bestyrelsesprotokol Bestyrelsesprotokollen med indført protokollering af bestyrelsesmøde nr. 25, afholdt 14. december 2015, forelægges til endelig godkendelse og underskrift. Bestyrelsesprotokollen med indført protokollering af bestyrelsesmøde nr. 25, afholdt 14. december 2015, blev endelig godkendt og underskrevet. 3. Meddelelser fra direktøren Lov nr. 132 af 16. februar 2016, Lov om ændring af lov om vandsektorens organisering og økonomiske forhold, lov om vandforsyning m.v., lov om betalingsregler for spildevandsforsyningsselskaber m.v. og forskellige andre love se eventuelt Hortens bud på 10 ting du bør vide om den nye vandsektorlov se link Henvendelse om aktindsigt i udgifter afholdt af eller for bestyrelsen, dens medlemmer og deltagende medarbejdere, ægtefæller mv. samt højest placerede medarbejdere Indslag i TV2 Lorry om overløb ved Sjælsø se eventuelt følgende link Halsnæs Forsyning er den 14. januar 2016 optaget som medejer af Nordkøb A/S Danvas Årsmøde 2016 finder sted den 26. og 27. maj på Frederiksberg 4. Udtrædelse og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag (ved frakobling af regnvand) På bestyrelsesmødet den 20. april 2015 blev en sag om tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved frakobling af regnvand forelagt. Det blev besluttet, at de daværende regler for frakobling af regnvand skulle fastholdes, og at sagen skulle behandles på ny, når Rudersdal Kommune sender et forventet tillæg til spildevandsplan i offentlig høring. Herudover blev det besluttet, at en strategi Side 1 af 11

2 for nedsivning og håndtering af regnvand forelægges bestyrelsen inden fremsendelse til Rudersdal Kommune. I forlængelse heraf har forsyningen fået udarbejdet vedhæftede notat Udtrædelse og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag. Notatet beskriver den nuværende praksis for tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved frakobling af regnvand i henholdsvis Allerød Spildevand og Rudersdal Forsyning. Notatet anbefaler, at praksis for tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved frakobling af regnvand i de to forsyninger harmoniseres, og at størrelsen og perioden for tilbagebetalingen reguleres med henblik på at gøre ordningen udgiftsneutral for forsyningerne. Anbefalingen omfatter blandt andet, at Tilbagebetaling af tilslutningsbidrag ved frakobling fremover skal være på kr. pr. enfamilieejendom, Tilbagebetalingen begrænses til en periode på 2 år før anlægsarbejdet udføres og Muligheden for genindtræden begrænses Notatet er planlagt forelagt på bestyrelsesmødet i Forsyningen Allerød Rudersdal den 11. april med henblik på en drøftelse af, om der skal arbejdes videre med en harmonisering af praksis i de to forsyninger. Det forventes, at der på bestyrelsesmødet kan fremlægges en konklusion fra bestyrelsesmødet i Forsyningen Allerød Rudersdal. Herudover er udarbejdet vedlagte udkast til strategi for adskillelse af overfladevand og spildevand i Rudersdal Kommune. Udkastet er udarbejdet i samarbejde med teknikere fra Rudersdal Kommune. Udkastet er udarbejdet med henblik på at få fastlagt, hvordan klimaudfordringen i forhold til afløbssystemet skal håndteres i Rudersdal Kommune. Indholdet i strategien forventes i større eller mindre omfang indarbejdet i Rudersdal Kommunes tillæg til spildevandsplan, som er under udarbejdelse. Strategien beskriver, at der er to principielt forskellige metoder til at fastholde serviceniveauet 1. Udvide kapaciteten af kloakrørene, bassinerne m.v. og renseanlæggene eller 2. Afkoble regnvandet fra fælleskloakken Det er blandt andet anført, at udbygningen af spildevandsforsyningens afløbssystem vil foregå over de næste år. Der er desuden anført, at strategien for afkobling af regnvand fra afløbssystemet i fælleskloakerede områder fremover skal indarbejdes i forsyningens valg af løsning for udbygning af afløbssystemet. Spildevandsforsyningen skal således i forbindelse med fremtidige udbygninger af kapaciteten på afløbssystemet lave en vurdering af, om det er mest hensigtsmæssigt at anvende strategien for afkobling af regnvand, eller om området fortsat skal være fælleskloakeret. Valg af strategi for et givent område forventes først at ske, når spildevandsforsyningen har gennemført en analyse af det enkelte område. Det er målsætningen, at spildevandsforsyningen skal have udarbejdet et notat, som redegør for valg af strategi i de områder, hvor der sker udvidelser af kapaciteten af afløbssystemet i 2018 eller senere. Det indstilles, at anbefalingen i notatet Udtrædelse og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag drøftes, at notatet Udtrædelse og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag sendes til Rudersdal Kommune, og at udkast til strategi for adskillelse af overfladevand og spildevand i Rudersdal Kommune tages til efterretning. Notatet Udtrædelse og tilbagebetaling af tilslutningsbidrag blev drøftet. Notatet sendes til Rudersdal Kommune. Side 2 af 11

3 Udkast til strategi for adskillelse af overfladevand og spildevand i Rudersdal Kommune blev taget til efterretning. Forbrugerrepræsentanterne bemærkede, at der bør være et rimeligt forhold mellem fordelen for forsyningen og det beløb, der tilbagebetales til borgerne ved frakobling af regnvand. 5. Strømperenovering Der skal i løbet af sommeren 2016 indgås en ny rammeaftale om strømperenovering (opgravningsfri ledningsrenovering af afløbssystemet med foringer) efter EU-udbud, som kan træde i kraft til efteråret. I Danmark udbydes foringer normalt med kvalitetskrav svarende til de krav, som er defineret af Kontrolordningen for ledningsrenovering i Tekniske Bestemmelser. Kravene går primært på styrkeparametre og dokumentation. Ingen krav relaterer sig til miljø eller arbejdsmiljø. De fleste af de strømpeforingssystemer, som pt. er optaget i kontrolordningen indeholder styren. Styren er et opløsningsmiddel, som selv i meget lave koncentrationer giver anledning til lugtgener. Der anvendes også opløsningsmidler ved flere andre metoder til strømperenovering. Disse opløsningsmidler giver dog normalt ikke anledning til lugtgener. Med den nuværende rammeaftale for Rudersdal Forsyning har det været muligt frit at vælge, om strømperenoveringen skulle gennemføres med eller uden styren. Det har betydet, at der primært er valgt styrenfri strømperenovering i boligområder, mens entreprenøren i andre områder har fået lov til frit at vælge mellem styrenholdig og styrenfri strømperenovering. Det er forsyningens opfattelse, at der ved at stille krav om styrenfri ledningsrenovering i boligområder er undgået en del henvendelser om lugtgener. Forsyningen har overvejet, om der i forbindelse med det nye udbud skal stilles krav om, at entreprenøren skal kunne levere styrenfri strømperenovering. På baggrund heraf er udarbejdet vedlagte notat, hvori mulige konsekvenser, hvis forsyningen skulle ønske at stille et sådant krav, er vurderet. Af notatet fremgår bl.a., at kravet kan have følgende konsekvenser Ingen navngivne leverandører udelukkes Leverandør vil tilkendegive utilfredshed Risiko for forhøjede priser (havde ikke betydning for prisen i nuværende rammeaftale) En tilsvarende sag vil blive forelagt i Allerød Spildevand med henblik på, at Allerød Spildevands ønsker bliver indarbejdet i det nye udbud. Herudover vil sagen blive forelagt bestyrelsen i Forsyningen Allerød Rudersdal, da rammeaftalen forventes indgået mellem dette selskab og entreprenøren. Det indstilles, at det drøftes, om og i givet fald i hvilket omfang der ønskes anvendt særlige kriterier f.eks. ingen lugtgener ved renovering ved tildeling af ny rammeaftale om strømperenovering. Særlige kriterier ved tilldeling af ny rammeaftale blev drøftet. Det blev besluttet at anvende kriteriet ingen lugtgener ved renovering ved tildeling af ny rammeaftale om strømperenoveringer. 6. Grønt regnskab Forsyningen Allerød Rudersdal har udarbejdet vedlagte Grønt regnskab 2015 for Rudersdal Forsynings renseanlæg. Det grønne regnskab bliver udarbejdet med det formål at informere bestyrelsen, borgere og forsyningens medarbejdere om miljøbelastningen af omgivelserne fra Rudersdal Forsynings tre renseanlæg: Sjælsø, Bistrup og Vedbæk renseanlæg. Side 3 af 11

4 Rensningen af spildevand på alle renseanlæg er foregået på et tilfredsstillende niveau. Udlederkravene for det rensede spildevand er overholdt. Grænseværdierne for tungemetaller og miljøfremmede stoffer er efterkommet for spildevandsslam fra alle renseanlæg, hvorfor slammet således er godkendt til udbringning på landbrugsjord. Renseanlæggene i Rudersdal Forsyning har i 2015 i forening renset en spildevandsmængde på ca. 4,56 mio. m 3 med en forureningsbelastning svarende til ca personækvivalenter (PE). Den samlede spildevandsafgift i 2015 beløb sig til kr. mod kr. i 2014 for de samme tre renseanlæg. Årsagen til stigningen i afregning i spildevandsafgift er en kombination af, at afgiftssatserne steg med 50 % i 4. kvartal 2014, den øgede regnmængde i 2015 og generelt bedre renseresultater på renseanlæggene. De forureningsmæssige belastninger har ligget inden for anlæggenes respektive kapaciteter. Sjælsø Renseanlæg behandlede ca. 1,567 mio. m 3 spildevand og aflastede over 4 gange en samlet mængde på ca m 3. I gennemsnit over de sidste 5 år er der aflastet ca m 3 pr. år svarende til et gennemsnit på ca. 0,7 % af indløbsmængden. Alle krav er overholdt. Bistrup Renseanlæg behandlede ca. 1,074 mio. m 3 spildevand og aflastede over 4 gange en samlet mængde på ca m 3. I gennemsnit over de sidste 5 år er der aflastet ca m 3 pr. år svarende til et gennemsnit på ca. 1,01 % af indløbsmængden. Alle krav er overholdt. Vedbæk Renseanlæg behandlede ca. 1,921 mio. m 3 spildevand og aflastede over 25 gange en samlet mængde på ca m 3. I gennemsnit over de sidste 5 år må der højst aflastes 4,5 % af den udledte spildevandsmængde. Dette krav er overholdt, da gennemsnittet af aflastninger over 5 år ligger på 0,85 %. Et andet krav er, at den samlede vandmængde (ekskl. aflastning) gennemsnitlig højst må udgøre m 3 /år over 5 år. Dette krav er ikke overholdt, hvilket formodentlig skyldes en nu rettet fejl på flowmåleren og den store nedbørsmængde i Det grønne regnskab vil snarest blive publiceret på forsyningens hjemmeside. Det indstilles, at orienteringen om Grønt regnskab 2015 tages til efterretning. Orienteringen om Grønt regnskab 2015 blev taget til efterretning. Det blev desuden besluttet, at der på næste bestyrelsesmøde skal forelægges en oversigt over overløb. 7. Teknisk årsberetning Forsyningen Allerød Rudersdal har udarbejdet vedlagte Teknisk årsberetning Årsberetningen beskriver forsyningens aktiviteter og resultater for året Årsberetningen vil snarest blive publiceret på forsyningens hjemmeside. Det indstilles, at orienteringen om Teknisk årsberetning 2015 tages til efterretning. Orienteringen om Teknisk årsberetning 2015 blev taget til efterretning. 8. Årsrapport 2015 Der er udarbejdet vedlagte udkast til Årsrapport 2015 for Rudersdal Forsyning A/S som samlet selskab (koncern) med tilhørende revisionsprotokollat, Intern årsrapport 2015 for Rudersdal Forsyning A/S (Vand), Over/Underdækning 2015 for Rudersdal Forsyning A/S (Vand), Side 4 af 11

5 Intern årsrapport 2015 for Rudersdal Forsyning A/S (Spildevand) Over/Underdækning 2015 for Rudersdal Forsyning A/S (Spildevand) samt Årsrapport 2015 for Forsyningen Allerød Rudersdal A/S med tilhørende revisionsprotokollat På mødet vil revisor Michael Bak fra PWC gennemgå regnskaberne. Det indstilles, at de ovenfor anførte udkast til årsrapporter for 2015 for Rudersdal Forsyning A/S med tilhørende revisionsprotokollat godkendes. Årsrapporter for 2015 for Rudersdal Forsyning A/S med tilhørende revisionsprotokollat blev godkendt. 9. Økonomisk status Vedlagt er en perioderapport med en økonomisk status pr. 29. februar 2016 for Rudersdal Forsyning (henholdsvis vand og spildevand). Herudover er vedlagt notaterne Budget for og resumé af anlægsprojekter i 2016 for henholdsvis vand og spildevand. Notaterne redegør i korte træk for de anlægsprojekter, som er planlagt gennemført i 2016, herunder eventuelle planlagte omfordelinger inden for rammerne. Herudover er anført eventuelle ønsker om ændringer i forhold til de af bestyrelserne godkendte budgetter for anlægsinvesteringer. Af notatet for vand fremgår desuden, at der ønskes en tillægsbevilling på 6,25 mio. kr. i 2016, så det samlede anlægsbudget for 2016 til vand hæves fra 8,75 mio. kr. til 15 mio. kr. Ønsket om et øget budget skyldes primært renoveringen af Holte Vandværk. I forbindelse med detaljeringen af beskrivelserne for etape 2 har det vist sig, at behovet for renoveringen er mere omfattende end forudsat. Etape 2 omfatter arbejder, som skal gennemføres, mens Holte Vandværk er taget ud af drift. Det vil derfor være meget uhensigtsmæssigt at gennemføre etape 2 i del-etaper. Arbejdet anbefales gennemført i 2016, da en udsættelse af arbejdet f.eks. til 2017 vil medføre yderligere omkostninger til midlertidig nedlukning af renoveringsarbejdet. Rådgiver er anmodet om en uddybende forklaring på prisudviklingen. Det indstilles, at den økonomiske status for Rudersdal Forsyning godkendes og at der gives en yderligere bevilling på 6,25 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på vand i Den økonomiske status for Rudersdal Forsyning blev godkendt. Yderligere bevilling på 6,25 mio. kr. til gennemførelse af anlægsprojekter på vand i 2016 blev godkendt. 10. Optagelse af lån På bestyrelsesmødet den 14. december 2015 blev det besluttet at søge Rudersdal Kommune om at stille kommunegaranti med henblik på at optage lån hos Kommunekredit. Herudover blev bestyrelsesformanden og direktøren bemyndiget til at optage lån hos Kommunekredit på maksimum 11,5 mio. kr. for anlægsinvesteringer gennemført i På baggrund heraf har Rudersdal Kommune på Økonomiudvalgsmødet den 16. marts 2016 behandlet vores ansøgning om at stille garanti for op til 11,5 mio. kr. svarende til det maksimale lånebehov. Ansøgningen er herefter planlagt behandlet på Kommunalbestyrelsesmødet den 30. marts Rudersdal Kommune forventes at ville opkræve en stiftelsesprovision på 1,0 % for Side 5 af 11

6 garantistillelsen i forbindelse med det aktuelle lån og en løbende provision på 1,5 % af garantiens restbeløb. På et senere tidspunkt forventes det besluttet, om Rudersdal Kommune eventuelt fremover vil opkræve løbende provision af tidligere stillede garantier til Rudersdal Forsyning. Stigningen i opkrævning i garantiprovision sker blandt andet på bagrund af en præcisering i den gennemførte revision af vandsektorloven. Her fremgår det eksplicit, at kommunen skal opkræve et vederlag for meddelelse af lånegarant, og at vederlaget skal fastsættes på markedsvilkår. Af vedlagte uddrag af Økonomi- og indenrigsministeriets rapport Arbejdsgrupperapport om modernisering af kommunernes og regionernes låne- og deponeringsmuligheder fra maj 2013 fremgår praksis for kommunerne, der opkræver henholdsvis løbende garantiprovision og/eller engangsbeløb ved kontraktindgåelse. Den løbende garantiprovision, som kommunerne opkræver, ligger typisk på 0,5 1 % af restgælden, mens engangsbeløbet typisk ligger på 1 1,5 % af garantisummen. Den af Rudersdal Kommune forventede opkrævede engangsprovision ligger således under den af kommunerne typiske opkrævede garantiprovision, mens den af Rudersdal Kommune forventede løbende provision ligger over den af kommunerne typiske opkrævede garantiprovision. Forsyningen er pt. i gang med at indhente tilbud på optagelse af lån hos Kommunekredit. Det forventes, at tilbud fra Kommunekredit kan forelægges på bestyrelsesmødet. Det indstilles, at et af de på mødet fremlagte tilbud på optagelse af lån hos Kommunekredit godkendes. Det blev besluttet, at Rudersdal Kommune skal kontaktes vedrørende rådgivning om lånestrategi. Herefter blev direktionen bemyndiget til at hjemtage lån hos Kommune Kredit. 11. Indkaldelse til generalforsamling Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal i henhold til vedtægterne som minimum indeholde Valg af dirigent Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår Forelæggelse af revideret årsrapport og eventuelt koncernregnskab til godkendelse Forelæggelse af selskabets budgetter til godkendelse Beslutning om decharge for direktionen og bestyrelsen Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport Valg af revisor Eventuelt På baggrund heraf foreslås dagsordenen for den ordinære generalforsamling i Rudersdal Forsyning i 2016 at være som følger: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne regnskabsår 3. Forelæggelse af revideret årsrapport og koncernregnskab til godkendelse 4. Forelæggelse af selskabets budgetter til godkendelse 5. Beslutning om decharge for direktionen og bestyrelsen 6. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 7. Valg af revisor Side 6 af 11

7 8. Eventuelt Punkt 2, Teknisk årsberetning bliver behandlet som punkt 7 i dagsordenen for dette bestyrelsesmøde. Punkt 3 bliver behandlet som punkt 8 i dagsordenen for dette bestyrelsesmøde. Punkt 4, Budget 2016, godkendt af bestyrelsen den 5. oktober 2015, punkt 7. Punkt 6 Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport fremgår af årsrapporten, som bliver behandlet som punkt 8 i dagsordenen for dette bestyrelsesmøde. Punkt 7 Valg af revisor. Det indstilles, at PWC anvendes som revisor for Det indstilles, at forslag til dagsordenen til den ordinære generalforsamling godkendes, og at formanden og direktøren bemyndiges til at gøre materialet færdig til den ordinære generalforsamling. Forslag til dagsordenen til den ordinære generalforsamling blev godkendt. Formanden og direktøren blev bemyndiget til at gøre materialet færdigt til den ordinære generalforsamling. 12. Generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal Der skal inden udgangen af maj 2016 afholdes ordinær generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal. Dagsordenen til mødet forventes af være som følger 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år 3. Forelæggelse af revideret årsrapport og koncernregnskab til godkendelse 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 5. Beslutning om meddelelse af decharge til bestyrelse og direktion 6. Valg af revisor 7. Eventuelt Det indstilles, at bestyrelsesformanden for Rudersdal Forsyning bemyndiges til at stemme på vegne af hele bestyrelsen for Rudersdal Forsyning på den ordinære generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal. Bestyrelsesformanden for Rudersdal Forsyning bemyndiges til at stemme på vegne af hele bestyrelsen for Rudersdal Forsyning på den ordinære generalforsamling i Forsyningen Allerød Rudersdal. 13. Takster 2017 I henhold til Rudersdal Kommunes ejerstrategi for Rudersdal Forsyning skal Rudersdal Forsyning hvert år i maj orientere Kommunalbestyrelsen i Rudersdal Kommune om et forventet takstniveau for det kommende år. Prislofterne udmeldes normalt af Forsyningssekretariatet i løbet af efteråret dog senest den 15. oktober gældende for det efterfølgende kalenderår. Det betyder, at det er vanskeligt for forsyningen allerede på nuværende tidspunkt af året at komme med et kvalificeret bud på en forventet takst for det efterfølgende år. Herudover er der i februar 2016 vedtaget en revision af vandsektorloven, som medfører ændringer i den fremtidige regulering. Reguleringerne har virkning fra 2017 og fremover. Der er endnu ikke Side 7 af 11

8 udarbejdet vejledninger til de nye bekendtgørelser, hvorfor der er endnu større usikkerheder forbundet med en skøn for taksten for F.eks. har forsyningerne tidligere fået udmeldt et årligt prisloft, som forsyningen ikke måtte overskride. Fremover vil forsyningen få udmeldt 4-årige indtægtsrammer, som skal overholdes over de 4 år. Tilslutningsbidraget vil igen indgå i indtægtsrammen, hvilket kan medføre større udsving i kubikmetertaksten. Hidtil har effektiviseringskravet alene omfattet driftsomkostninger. Fremover vil effektiviseringskravet omfatte såvel driftsomkostninger som anlægsinvesteringer. Det er dog endnu uvist, hvordan disse effektiviseringskrav vil blive beregnet. Hidtil har Rudersdal Forsyning ikke opkrævet en takst helt op til det af Forsyningssekretariatet udmeldte prisloft. Herudover bør effektiviseringsgevinster fremover opkræves, idet de da kan henlægges på egenkapitalen. Som følge af revisionen af vandsektorloven er tidsfristerne for indberetning og udmelding af indtægtsrammer flyttet i Indberetningen er flyttet fra 15. april til 15. maj. Herudover skal Forsyningssekretariatet senest den 15. november 2016 sende udkast til indtægtsramme i høring, og senest den 15. december 2016 skal Forsyningssekretariatet have fastsat og udmeldt afgørelse om indtægtsrammen for Fra næste år vil fristerne for udmeldelse af henholdsvis udkast til afgørelser og afgørelser igen være 15. september og 15. oktober. Beregningerne af prislofterne er desuden ret komplicerede. I beregningerne indgår blandt andet den generelle prisudvikling, et generelt og et individuelt effektiviseringskrav, planlagte investeringer i aktiver mv. Det vurderes, at taksten for 2017 bør fastsættes på niveau med taksten for 2016 med et tillæg på nogle procent, såfremt investeringsniveauet holdes uændret i forhold til Dette skøn er udarbejdet ved at anvende takstberegningsmodellen, som der er anvendt ved beregning af skøn af taksten for tidligere år. På bestyrelsesmødet vil der bliver fremlagt forskellige forslag til takster for Det indstilles, at et forventet takstniveau for det kommende år drøftes og fastlægges. Takstniveauet for 2017 blev drøftet, og det blev fastlagt til takstniveauet i 2016 med et tillæg/fradrag på op til 3 %. Det blev desuden besluttet, at der på næste bestyrelsesmøde skal ske en drøftelse af takstpolitikken, det vil sige sammensætningen af taksten (faste og variable dele). 14. Kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for etablering af et fælles forsyningsselskab På bestyrelsesmødet den 14. december 2015 blev der orienteret om, at Rudersdal Kommune har deltaget i tre forskellige analyser om mulige samarbejder med andre forsyninger. Efterfølgende har Rudersdal Kommune på Kommunalbestyrelsens møde den 16. december 2015 truffet principbeslutning om, at kommunen skulle indgå i et videre arbejde om etablering af et større tværkommunalt forsyningsselskab. I forlængelse heraf er der blevet udarbejdet et kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for stiftelse af en fælles forsyningskoncern bestående af forsyningsselskaberne i Allerød, Ballerup, Egedal, Fredensborg, Furesø, Gentofte, Gladsaxe, Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal kommuner. Kommissoriet er udarbejdet af de 10 (tekniske) direktører i kommunerne. I kommissoriet er beskrevet projektorganisation og tidsplan for processen samt mål og principper for den nye koncern. Det fælles forsyningsselskab skal først og fremmest håndtere vand og spildevand samt for to kommuners vedkommende også affald. Side 8 af 11

9 Hovedprincippet for selskabsdannelsen er en holdingmodel, hvor man fastholder muligheden for lokale serviceniveauer og takster samtidig med, at der kan opnås synergieffekter fra en fælles udførende enhed. De fysiske anlægsaktiver i form af ledningsnet, renseanlæg mv. placeres således i datterselskaber, hvor hver kommune sikres fuld indflydelse på egne takster, service- og investeringsniveau samt bestyrelsessammensætning. Projektorganisationen består af en politisk styregruppe bestående af de 10 borgmestre, en administrativ styregruppe bestående af de 10 (tekniske) direktører, samt af et projektsekretariat bestående af Fredensborg, Furesø, Gentofte og Rudersdal Kommuner. Frederikssund Kommune har tilkendegivet en interesse for at deltage i samarbejdet, hvorfor den tekniske direktør fra Frederikssund Kommune vil følge arbejdet i den administrative styregruppe. Forsyningsselskaberne, herunder bestyrelsesformændene og forsyningsdirektørerne, inddrages aktivt i processen dels ved deltagelse i følgegrupper og dels ved deltagelse i arbejds-/projektgrupper. Der lægges op til en åben og grundig information og kommunikation af alle beslutninger til berørte ledere og medarbejdere, og der oprettes en særskilt hjemmeside ( hvor alle godkendte dokumenter og relevante oplysninger lægges åbent ud. Målet er at danne et nyt fælles forsyningsselskab, der gennem effektiviseringer og stordriftsfordele kan matche de forventede effektiviseringskrav på 2-4 % årligt, der kan forventes som følge af den statslige benchmarking og prisregulering. Der vil i forbindelse med beslutning om selskabets stiftelse blive fastsat et konkret mål for den samlede effektiviseringsgevinst, der som minimum skal opnås inden for de første fire år. Det er endvidere målet at opnå en øget robusthed og styrkelse af de faglige kompetencer, således at det nye selskab kan være på forkant med viden, arbejdsmetoder og teknologier, der kan matche de kommende års udfordringer bl.a. på klima- og miljøområdet. Sideløbende med selskabsdannelsen arbejdes der videre med at forberede etablering af en ny rensestruktur omkring Usserød Å. Der vedlægges et selvstændigt kommissorium for etablering af ny rensestruktur. Indstilling om godkendelse af kommissorium forelægges til godkendelse i Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelser/Byråd i de 10 kommuner på møder i marts og april I juni 2016 forelægges efter tidsplanen udkast til ejerstrategi samt hovedprincipper for selskabsdannelsen til drøftelse i Kommunalbestyrelserne/Byråd, mens der i oktober 2016 forelægges sag omkring beslutning om stiftelse af fælles forsyningsselskab for Kommunalbestyrelserne/Byråd. De nærmere principper for selskabsdannelsen, herunder bestyrelsesmodel og kommunernes ejerfordeling i holdingselskabet, vil blive fastlagt endeligt i forbindelse med beslutning om stiftelse af det fælles forsyningsselskab. Der lægges op til, at de eksisterende bestyrelser i de ledningsejende selskaber fortsætter uændret frem til udgangen af den kommunale valgperiode, dvs. frem til udgangen af Samtidig forberedes og gennemføres den organisatoriske sammenlægning i løbet af 2017, idet der primo 2017 forventes ansat en ny direktør og en formel stiftelse af det nye holdingselskab. Den mere præcise tidsplan for 2017, som bliver et overgangsår, vil kunne fremlægges i forbindelse med beslutningen om stiftelse af selskabet og godkendelse af vedtægter mv. i sagen, der fremlægges til oktober Kommissorium for projekt Nyt forsyningsselskab kan ses på følgende link I kommissorium for projekt Nyt forsyningsselskab er anført, at der sideløbende med selskabsdannelsen skal arbejdes videre med at forberede etablering af en ny rensestruktur. Kommissorium for dette projekt Ny rensestruktur i området omkring Usserød Å kan ses på følgende link Rudersdal Kommune har på Miljø- og Teknikudvalgsmødet den 9. marts 2016, og efterfølgende på Økonomiudvalgsmødet den 16. marts 2016 tiltrådt kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget Side 9 af 11

10 for etablering af et fælles forsyningsselskab. Sagen er herefter planlagt behandlet på Kommunalbestyrelsesmødet den 30. marts Det indstilles, at orienteringen om kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for etablering af et fælles forsyningsselskab tages til efterretning. Orienteringen om kommissorium for tilvejebringelse af grundlaget for etablering af et fælles forsyningsselskab blev taget til efterretning. 15. Mulighed for ekskursion til renseanlæg Som et led i at arbejde videre med at forberede etablering af en ny rensestruktur, har bestyrelsen i Hørsholm Vand besluttet at tage på en ekskursion til Egå Renseanlæg og Billund BioRefinery den 22. august Egå Renseanlæg og Billund BioRefinery er valgt, da de vurderes at være nogle af de renseanlæg, som er længst fremme i Danmark i forhold til bæredygtighed, herunder energiproduktion og udvinding af fosfor. Ekskursionen er planlagt at ske med bus, og det vil være et heldagsarrangement. Bestyrelsen i Fredensborg Forsyning har efterfølgende besluttet at give bestyrelsesmedlemmer mulighed for at deltage i ekskursionen. På baggrund heraf foreslås drøftet, om hele bestyrelsen eller enkelte bestyrelsesmedlemmer ønsker at deltage sammen med bestyrelserne for Hørsholm Vand og Fredensborg Forsyning. Tilmeldingsfristen er den 1. maj 2016 af hensyn til den videre planlægning. Det indstilles, at det drøftes, om bestyrelsen ønsker at deltage i ekskursionen den 22. august 2016 til Egå Renseanlæg og Billund BioRefinery. Bestyrelsen ønsker mulighed for at deltage i ekskursionen den 22. august 2016 til Egå Renseanlæg og Bllund BioRefinery. Direktionen sender mail, hvorefter det enkelte bestyrelsesmedlem kan tilmelde sig. Erik Arvin tilmeldte sig strakt til turen. 16. Fastlæggelse af næste møder På bestyrelsesmødet den 5. oktober 2015 blev mødeplan for 2016 aftalt. På baggrund heraf foreslås de næste møder afholdt mandag den 13. juni 2016 kl mandag den 3. oktober 2016 kl og mandag den 5. december 2016 kl hos Forsyningen Allerød Rudersdal, Skovlytoften 27. Mødeplanen fastholdes Eventuelt Holte den 11. april 2016 Referent: Kirsten Møller Kristensen Side 10 af 11

11 Fremlagt til underskrift på bestyrelsesmødet den 13. juni 2016 Bestyrelse Erik Mollerup Daniel E. Hansen Birgitte Schjerning Povlsen Formand Erik Arvin Søren Stenderup Jensen Øvrige deltagere Jane B. Madsen Direktør Side 11 af 11