EU-UDBUD 2013/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2013/S Varer Offentligt udbud på levering af ortoser til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb Oktober 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Serviceattest Persondata Erhvervs- og produktansvarsforsikring Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Kravspecifikation Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Redegørelse Råd og vejledning generelt Bestilling og konsultation Levering og leveringsbetingelser Prisoverslag Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Side 2 af 34

3 24 Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Aftaleændringer Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Kravspecifikation/oplysningskema Bilag 3 Tro og love erklæring Bilag 4 Vejledende tidsplan Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Oplysninger om opnåelse af dansk autorisation Side 3 af 34

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD REBILD Areal: 539 km² Areal: 813 km² Areal: 765 km² Areal: 625 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 462 km² Areal: 691 km² Areal: 696 km² Areal: km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Udbuddet vedrører levering af ortoser til borgere med bevilling efter Servicelovens 112, til alle kommuner under Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet Ordregiver. Udbuddet er opdelt i 5 delaftaler: Delaftale 1: Syddjurs, Skanderborg og Favrskov Kommune Delaftale 2: Mariagerfjord og Rebild Kommune Delaftale 3: Viborg Kommune Delaftale 4: Skive Kommune Delaftale 5: Haderslev Kommune 1.2 Udbudsansvarlig Syddjurs Kommune er på vegne af Jysk Fællesindkøb tovholder og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivning af rammeaftaler varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Team Udbud og Indkøb Syddjurs Kommune Hovedgaden Rønde Udbudskonsulent Karin Sonne Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Udbuddet indgås som en rammeaftale og omfatter ortoser, bevilliget efter LBK nr 810 af 19/07/2012 (Serviceloven). Området er i medfør af lovens 112, stk. 3 underlagt reglerne for frit valg. Det vil sige at borgerne frit kan vælge en anden leverandør end den, Jysk Fællesindkøb har aftale med, mod selv at betale en eventuel merudgift. Ikke tilskudsberettigede produkter kan frit leveres efter aftale med borgeren og for dennes regning. Der kan kun bevilges produkter til vedvarende hjælp, når der ikke er yderligere afhjælpning mulig gennem behandling og/eller genoptræning. Produkter til behandling af en lidelse, er således ikke omfattet. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis: Side 4 af 34

5 Delatale 1: Syddjurs, Skanderborg og Favrskov Kommune: kr. Delaftale 2: Mariagerfjord og Rebild Kommune: kr. Delaftale 3: Viborg Kommune: kr. Delaftale 4: Skive Kommune: kr. Delaftale 5: Haderslev Kommune: kr. Det anførte forbrug er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver, idet behovet vil være afhængigt at de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens 112. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan derfor give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Lokation for borgerbetjening Måltagning og udlevering finder som udgangspunkt sted hos leverandøren i dennes lokaler. Af hensyn til såvel borgernes bekvemmelighed som Ordregivers befordringsudgifter ønskes det derfor at Tilbudsgivers forretningsadresse er beliggende indenfor en rimelig afstand. Krav til afstand for de forskellige kommuner er defineret i Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema, position 34. I særlige tilfælde, hvor borgeren har behov for det, kan konsultation finde sted i dennes eget hjem. Sådanne besøg sker dog udelukkende ved aftale mellem den bevilgende kommune og leverandøren. I de kommuner der har genoptræningsfaciliteter-/sundhedscentre er det desuden et krav at den valgte leverandør besøger centrene i forbindelse med rådgivning og konsultation, samt foretager de opmålinger/tilretninger der er mulige at foretage udenfor Tilbudsgivers egne lokaliteter (under forudsætning af, at borgeren vælger aftaleleverandøren). Leverandøren kan ved hjemmebesøg/besøg lokalt hos kommunen opkræve en tillægspris pr. fremmøde, jf. Bilag 1 Tilbudsliste. Der er pt. genoptrænings-/sundhedshuse/faciliteter følgende steder: Kommune Sted Adresse Syddjurs Sundheds- og Træningscenter Århusvej 35, Tirstrup, 8400 Ebeltoft Skanderborg Kildegården Kildevej 10, 8660 Skanderborg Favrskov Kultur- og Sundhedscenter InSide Dalvej 1, 8450 Hammel Favrskov Sundhedscenter Hovvej 76, 8370 Hadsten Mariagerfjord Sundhedscenter Brogade 3A, 9500 Hobro Sundhedscenter Vestergade 4, 9560 Hadsund Rebild Sundhedscenter Rebild Mastruplundvej 2L, 9530 Støvring Viborg Blichergårdens ergo- og fysioterapeuter N.F.S. Grundtvigs Vej 13-15, 8800 Viborg Bjerringbro ergo- og fysioterapeuter Skovvejen 47, 8850 Bjerringbro Side 5 af 34

6 Skive Haderslev Karup-Fjends ergo- og fysioterapeuter Anlægsgade 2, 7850 Stoholm Jyll Kildehavens ergo- og fysioterapeuter Kildehaven 2, 8800 Viborg Klosterhavens ergo- og fysioterapeuter Klosterhaven 1, 8800 Viborg Møldrup-Tjeles ergo og fysioterapeuter Nygade 2, 9632 Møldrup Viborg Kommune er pt. i gang med at bygge et nyt samlet Toldbodgade, 8800 sundhedscenter, som forventes taget i brug 1.januar Sundhedshuset Der er mulighed for at Tilbudsgiver kan leje forretningsadresse i Sundhedshuset, såfremt man ikke i forvejen har forretningsadresse inden for kommunegrænsen. Har pt. intet sundhedshus, men dette forventes etableret i aftaleperioden. Viborg Resenvej 25, 7800 Skive Såfremt der i aftaleperioden etableres faciliteter i kommuner der ikke pt. er i besiddelse af det, skal Kontrakthaver frekventere disse på samme vilkår som de øvrige genoptræningsafdelinger under aftalen. I så tilfælde vil Kontrakthaver blive varslet minimum 2 måneder før. Det skal aftales nærmere med den vindende leverandør, hvordan samarbejdet skal udføres i den enkelte kommune. Aftaleperiode Rammeaftalen forudsættes indgået med én leverandør pr. delaftale for perioden 15. januar januar 2016, med option på forlængelse i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår fra den 15. januar De enkelte deltagende kommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker aftalevilkårerne. Kravspecifikation Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4, samt af Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på aftaleforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammeaftale. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Fremstilling/udlevering og reparationer af ortoser sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af kommunen. Ansøgning og bevilling skal foreligge forud for hver fremstilling/udlevering. Der udstedes således aldrig løbende bevillinger. Ordregiver vil tilstræbe at borgeren bliver informeret om Ordregivers aftaleleverandør, førend borgeren træffer sit valg af leverandør i henhold til fritvalgs ordningen, samt bliver bekendtgjort med konsekvenserne af valg af anden leverandør. Side 6 af 34

7 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter aftaleindgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 7 af 34

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Implementeringsbekendtgørelsen). 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB stik, kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 1 Tilbudsliste samt Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt formalt. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i Bilag 1 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det skriftlige tilbud gældende. Undtaget herfra er Bilag 1 (Tilbudslisten) og Bilag 2 (Kravspecifikation/oplysningsskema), hvor det elektroniske tilbud går forud for det skriftlige. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan dog fremsendes på sprogene norsk, svensk, engelsk og tysk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale fra norsk, svensk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Karin Sonne, pr. indkob@syddjurs.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud 2013/S senest den 30. oktober 2013 kl Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Side 8 af 34

9 Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen Det er Tilbudgivers eget ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2013/S og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 15. november 2013 kl på følgende adresse: Syddjurs Kommune Team Udbud og Indkøb Hovedgaden Rønde Att.: Karin Sonne Afleveres tilbuddet personligt skal dette ske på adressen: Syddjurs Kommune Team Udbud og Indkøb Lundbergsvej Ebeltoft Att.: Karin Sonne Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 15. marts Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig rammeaftale er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om i den udbudte aftaleperiode at respektere aftaleleverandørens ret til at blive præsenteret for borgeren forud for at borgeren træffer sit leverandørvalg Delaftaler Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale. Side 9 af 34

10 2.11 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.17 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold Det forventede årlige forbrug er alene et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver, idet behovet vil være afhængigt at de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere i henhold til Servicelovens 112, samt borgerens frie valg af leverandør. Ordregiver tager forbehold for administrative og politiske beslutninger (besluttet ved lov), som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. Dette gælder såvel i udbudsfasen, som i den efterfølgende aftaleperiode (inkl. eventuelle optioner). I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har Ordregiver undersøgt, om der i Ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem Ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området Tilbudsgivers forbehold Hvis Tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er uklart eller er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, opfordrestilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 2.5. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette, ved at tage forbehold i sit tilbud. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er Ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale Serviceattest Vindende Tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen. Side 10 af 34

11 Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet Persondata Vindende Tilbudsgiver skal ved rammeaftalens opstart og i hele kontraktperioden være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.nr., efter Lov om behandling af personoplysninger. Dokumentation skal forevises Ordregiver så snart det er muligt, og senest ved rammeaftalens opstart Erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende Tilbudsgivers skal senest ved rammeaftalens opstart kunne forevise gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKR. 10 millioner Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997), samt at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornårtilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om Tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde, der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste med angivelse af 3 kommuner, med hvilke Tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år har haft samarbejde med på ortoser. Kontaktperson hos den enkelte kommune skal angives. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de nævnte referencer med henblik på at afklare Tilbudsgivers evne til håndtering og opfyldelse af kontrakten. Ved overvejende negativ kritik forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbuddet. Hvis Tilbudsgiver ikke kan angive 3 referencer eller referencer overhoved skal årsagen hertil anføres. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 6 Referenceliste, som skal benyttes ved tilbudsafgivelsen Tildelingskriterium Rammeaftalen for hver delaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det/de for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Side 11 af 34

12 Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris 55% Produkter, jf. tilbudslisten i Bilag 1 70% Timepris reparationer, tilretninger og produkter der ikke er på tilbudslisten Måltagning i eget hjem/lokalt hos kommunen (Genoptræning/sundhedscenter) 15% 15% 2. Service/kvalitet 35% Leverandørens service overfor borgerne 30% Leverandørens fagligt begrundede anbefaling 30% Besøg på kommunens genoptrænings-/sundhedscentre 30% Leverandørens kvalitetsstyringssystem 10% 3. Leveringstider 10% Måltagning 25% Levering af præfabrikerede produkter 25% Levering af specialfremstillede produkter 25% Levering efter reparation eller tilretning 25% 2.20 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbrev, inklusiv rammeaftale Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema Bilag 3 Tro- og loveerklæring Bilag 4 Vejledende tidsplan Bilag 5 Aktindsigt Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Oplysninger om opnåelse af dansk autorisation Side 12 af 34

13 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder og telefonnummer) Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnit 2.14 vedrørendetilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Udvælgelseskriterier Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Tro og love erklæring i udfyldt og underskrevet stand (Bilag 3 skal anvendes) I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår. I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) oplysning om Tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår. Referenceliste i udfyldt stand - (Bilag 6 skal anvendes) Tilbudsliste Følgende bilag skal vedlægges tilbuddet: Pristilbud i udfyldt stand (Bilag 1 skal anvendes). Priser skal angives i DKR. ekskl. moms men inkl. alle øvrige afgifter. Der skal afleveres én tilbudsliste for hver delaftale der bydes på, medmindre alle priser på de aktuelle delaftaler er identiske. I så fald vedlægges blot én tilbudsliste, med afkrydning af, hvilke delaftaler der bydes på. Kravspecifikation Følgende bilag skal vedlægges tilbuddet: Kravspecifikation/Oplysningsskema i udfyldt stand (Bilag 2 skal anvendes). Der skal afleveres ét Kravspecifikation/Oplysningsskema for hver delaftale der bydes på, medmindre alle oplysninger på de aktuelle delaftaler er identiske. I så fald vedlægges blot ét Kravspecifikation/Oplysningsskema, med afkrydsning af, hvilke delaftaler der bydes på. Øvrige oplysninger Tilbudsgiver bør udfylde og vedlægge Bilag 5 Aktindsigt. Vær opmærksom på konsekvenserne ved at undlade udfyldelse og medsendelse af bilaget. Side 13 af 34

14 Godkendelse fra Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr., efter Lov om behandling af personoplysninger vedlægges tilbuddet, såfremt Tilbudsgiver har en sådan ved tilbudsafgivelse, jf. afsnit 2.16 Persondata. Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring på minimum DKR 10 millioner vedlægges tilbuddet, såfremt Tilbudsgiver har en sådan ved tilbudsafgivelse. Alternativt skal vindende Tilbudsgiver forelægge gyldig forsikringspolice senest ved rammeaftalens opstart. De tilbudte produkter skal alle være fremstillet af hudvenligt materiale, ligesom væsentlige krav, Bilag I i Rådets direktiv 93/42/EØF af 14. juni 1993 om medicinsk udstyr, skal overholdes. Dokumentation i form af et eksempel på den tekniske dokumentation nævnt i direktivets bilag VIII pkt. 3 skal medsendes tilbuddet og skal indeholde følgende: Overensstemmelseserklæring, dokumentation for produktets design, fremstilling og ydeevne, risikovurdering, klinisk evaluering, kvalitetssikring af fremstilling med henblik på at garantere, at produktet er i overensstemmelse med produktdokumentationen, procedure for håndtering af utilsigtede hændelser. Eventuelle person-/personfølsomme oplysninger skal være overstreget/fjernet. Der ønskes vedlagt et eksempel på en skriftlig letlæselig brugsanvisning og vedligeholdelsesvejledning, der indeholder oplysninger om anvendelsesmuligheder og begrænsninger, vedligeholdelses- og rengøringsanvisning, garanti, evt. specifikke egenskaber. Tilbudsgiver skal implicit i sit tilbud medsende oversigt over forretningsadresser - tilknyttet den delaftale/delaftaler, der afgives tilbud på, og disses åbningstider. Husk at underskrive tilbuddet. Side 14 af 34

15 4. Kravspecifikation Se Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema. Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema består af 3 faneblade: Faneblad 1 Instruktion vejledning til udfyldelse af faneblad 2 og 3. Skal gennemlæses inden tilbudsafgivning Faneblad 2 Mindstekrav, (skal være opfyldt i hele aftaleperioden) og Faneblad 3 Evalueringsparametre (de parametre tilbudsgivere skal konkurrere på ud over prisen) Alle punkter i bilaget skal besvares i de dertil beregnede felter. Alle besvarelser på bilagets faneblad 3 Evalueringsparametre skal skrives i de dertil beregnede felter på fanebladet. Dog kan Tilbudsgiver undtagelsesvist henvise til egne bilag i tilfælde, hvor dette ikke kan undlades. Tilbudsgivers egne bilag vil kun blive taget i betragtning, såfremt der er tydeligt henvist til disse på faneblad 3 Evalueringsparametre i kravspecifikationen med nøjagtig angivelse af, hvor oplysningerne findes i tilbudsmaterialet ( afsnit/side m.v. ). Grundlæggende udbudsvilkår Det antages, at Tilbudsgiver ved at afgive tilbud har accepteret og vil efterleve de grundliggende udbudsvilkår i dette udbud, beskrevet i udbudsbrevets afsnit 1 Indledning og 2 Udbudsbetingelser. Det antages at Tilbudsgiver ved fremsendelse af tilbud accepterer de anførte mindstekrav i Bilag 2 Kravspecifikation/Oplysningsskema. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet, jfr. afsnit Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ordregiver gør opmærksom på, at Tilbudsgivers besvarelser i Bilag 2 Kravspecifikation / Oplysningsskema skal opfylde formkrav som ovenfor anført. Tilbud, der ikke opfylder ovennævnte formkrav, kan blive afvist. Side 15 af 34

16 5. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af ortoser 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelsesnr 2013/S Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem Kontrakthaver og Ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver af oktober 2013 D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Omsætning på aftalen vil i hele aftaleperioden (inkl. eventuelle optioner) være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger i henhold til Servicelovens 112, jf. LBK nr. 810 af Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger (besluttet ved lov) og for administrative beslutninger, som kan ændre grundlaget for denne rammeaftale væsentligt. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 15. januar 2014, og er uopsigelig for begge parter indtil den 14. januar Side 16 af 34

17 Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab i den resterende aftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede aftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Kontrakthaver senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd fra Kontrakthaver overfor såvel borgere med bevilling som overfor Ordregivers personale. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. 7 Tildeling af konkrete ordrer Fremstilling/udlevering af ortoser sker altid på baggrund af bevilling, udstedt af kommunen. Ansøgning og bevilling skal foreligge forud for hver fremstilling/udlevering og reparation. Der udstedes således aldrig løbende bevillinger. Fremstilling/udlevering eller reparation af ortoser, hvor der ikke foreligger bevilling fra Ordregiver, sker på Kontrakthavers eget ansvar, og kommunal dækning af udgiften kan som udgangspunkt ikke forventes. Ved akut reparation skal forhåndsbevilling forsøges indhentet telefonisk eller pr. mail hos Ordregiver. Kan der ikke opnås kontakt med Ordregiver, skal Ordregiver orienteres pr. mail om den akutte reparation, herunder med afgivet prisoverslag, inkl. estimeret antal tekniker- /værkstedstimer, inden akut reparation foretages. 8 Redegørelse Kontrakthaver skal sammen med hver ansøgning fremsende en skriftlig redegørelse til Ordregiver med beskrivelse af og begrundelse for det valgte produkt/de valgte komponenter. Redegørelsen skal endvidere indeholde en beskrivelse af produktets forventede levetid under normal brug. Kontrakthaver skal, hvis Ordregiver ønsker det, indgå i en dialog om denne redegørelse. Kontakt med Kontrakthaver skal i så fald kunne opnås senest arbejdsdagen efter Ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 23 Forsinkelse. Side 17 af 34

18 9 Råd og vejledning generelt Skulle borger eller Ordregiver have spørgsmål i forbindelse med bevilling og/eller udlevering i øvrigt, skal Kontrakthaver besvare disse spørgsmål hurtigst muligt og senest arbejdsdagen efter borgers/ordregivers henvendelse, med mindre andet aftales ved henvendelsen. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 23 Forsinkelse. 10 Bestilling og konsultation Kontrakthaver skal give borger tid til konsultation i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Kontrakthaver kan håndtere bevillinger vedrørende ortoser via Sikker mail af hensyn til personfølsomme oplysninger og cpr. Kontrakthaver skal ved kontraktstart og i hele kontraktperioden være tilsluttet Offentlig Digital Post, jf. Lov nr. 528 af 11. juni 2012, med mindre Kontrakthaver er undtaget tilslutning, jf. samme lovs 5 stk. 4. Kontrakthaver sikrer daglig gennemgang af Sikker mail og Digital post, så der ikke sker unødige forsinkelser i processen. Relevant personale hos Kontrakthaver skal orienteres om grundlaget for rammeaftalen, således at det sikres, at administration (herunder bestilling), fremstilling/udlevering og fakturering vedrørende de af rammeaftalen omfattede produkter/ydelser sker på vilkår, fastlagt i grundlaget for rammeaftalen. Afvigelser herfra kan kun ske efter skriftlig aftale med Ordregivers indkøbskontor. 11 Levering og leveringsbetingelser Kontrakthaver skal udlevere ortoser i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, som er en del af grundlaget for rammeaftalen, jf. 2 Aftalegrundlag. Kontrakthaver skal udlevere ordinært (= ikke akutte) reparerede og/eller tilrettede ortoser i henhold til frister og betingelser, accepteret af Kontrakthaver under kravspecifikationens mindstekrav, som er en del af rammeaftalegrundlaget, jf. 2 Aftalegrundlag. Manglende overholdelse af ovenstående betragtes som forsinkelse, jf. 23 Forsinkelse. 12 Prisoverslag I forbindelse med såvel ansøgning om ortoser som ved reparationer og tilretninger (efter tilpasningsperioden på min. 3 måneder) skal Kontrakthaver i forbindelse med ansøgningen fremsende prisoverslag, jf. tilbudte priser, og særligt vedrørende reparationer og tilretninger også overslag på estimeret antal bandagist/konsultationstimer og tekniker/værkstedstimer, jf. tilbudt timepris. Såfremt fremsendte estimater ikke kan overholdes, skal Kontrakthaver med mail orientere Ordregiver herom ved beskrivelse af årsagen og opnå Ordregivers accept af en oplyst merpris (tillægsbevilling). I modsat fald kan merudgiften i forhold til oprindelig afgivet bevilling ikke forventes betalt af Ordregiver, jf. 14 Fakturering. 13 Returvarer Kontrakthaver er villig til at indgå i dialog om prisreduktion på alle ubrugte standardprodukter. Ved returnering af produkter skal Kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. Side 18 af 34

19 14 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse CPR-nummer, navn og adresse på borger Beskrivelse af det leverede produkt, specificeret i henhold til positionsnumre på bestillingslisten, med oplysning om antal, enhedspris og totalpris Evt. tillæg for hjemmebesøg eller konsultation på genoptræningsfacililteter/sundhedshus Hvor borgeren har en egenbetaling, skal denne fremgå af fakturaen Hvor der er tale om en reparation eller produkter udenfor tilbudslisten, skal timeforbrug/pris angives. Ud over ovennævnte oplysninger skal fakturaen påføres ydelsesmodtager, kode 02, i det omfang, det umiddelbart er muligt. Ordregiver ønsker at modtage bekræftelse på, at borgeren har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Ordregiver udleverer en bevillingsblanket, som skal underskrives af borgeren, når denne har fået udleveret produktet og er umiddelbart tilfreds med dette. Bevillingsblanketten skal derefter fremsendes til Ordregiver elektronisk sammen med fakturaen. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis ovenstående oplysninger/dokumentationer mangler, indtil de anførte oplysninger/dokumentationer fremkommer fra Kontrakthaver. Kontrakthaver kan alene opnå betaling, svarende til afgivet bevilling- og eventuel tillægsbevilling på en af Ordregiver accepteret, dokumenteret merudgift. 15 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Hvad angår bandagist/konsultationstimer og tekniker/værkstedstimer i forbindelse med reparation og tilretning, må Kontrakthaver fakturere pr. påbegyndt kvarter. Såfremt Kontrakthaver jf. 29 bestemmelserne om Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis en komponent/produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til maksimum samme pris. Side 19 af 34

20 16 Prisregulering Priserne skal være faste de første 16,5 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenteret prisregulering 1 gang årligt. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks ( regnet fra marts året før reguleringsåret til marts i reguleringsåret. Første prisregulering kan således ske med virkning fra den på baggrund af udviklingen fra marts 2014 til marts Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [Ordregivers navn, afdeling og adresse]. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Ordregivers indkøbskontor inden ændringens ikrafttræden. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme Ordregiver til gode. 17 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtaget, korrekt faktura 18 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne kontrakt med Ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med omgående virkning. 19 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salg og reparationer af ortoser (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og borgere. Statistik skal fremsendes elektronisk i læsbart medie, kompatibelt med Microsoft Excel. 20 Underleverandører Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overlades til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke med Ordregiver. Side 20 af 34