Sammendrag vedr. deltagelse i benchmarking p it Randers Kommune. Dato: 14. juni 2010

Transkript

1 Sammendrag vedr. deltagelse i benchmarking p it Dato: 14. juni 2010

2 Sammendrag vedr. s deltagelse i benchmarking p it-omr det 2010 Indledning har i 1. halv r 2010 deltaget i en benchmarkundersłgelse vedr. anvendelse af it i. I skemaet til hłjre vises deltagerne i rets undersłgelse. deltog i 2008 i en tilsvarende benchmark-undersłgelse. Undersłgelsen er gennemfłrt i samarbejde med KMD og det uafh ngige analysefirma IT Optima, som er fłrende p det danske marked i relation til it-benchmarking. Undersłgelsen omfatter den samlede anvendelse af it i, ekskl. p dagogisk anvendelse af it p skoleomr det. Dataindsamlingen har dels best et af en brugerundersłgelse, hvor 684 medarbejdere i har besvaret et spłrgeskema, dels centralt indsamlede data vedr. bl.a. łkonomi, teknik, organisering, itgovernance, it-sikkerhed og grłn it. Brugerundersłgelsen omfatter anvendelsen af it i relation til de it-systemer, der er angivet i skemaet til hłjre. Benchmarking-rapporten har givet en god indsigt i status og udviklingsmuligheder p it-omr det i : Brugertilfredshed, effektivitet af it-drift og support, organisering, kompetencer, it-styring og łkonomi. Rapporten viser dels hvor st r p disse omr der, hvordan udviklingen har v ret siden 2008 samt hvor st r i forhold til andre kommuner. Undersłgelsen giver fłlgende overordnede billede af p it-omr det: Brugertilfredshed Da en del systemer ikke blev m lt i 2008, kan der p nogle omr der udelukkende m les p systemniveau og ikke p samlet KPI niveau. Samlet set har brugerne en god driftsoplevelse, som er over benchmark. KMD Sag er g et frem siden 2008 og VITAE-Omsorg er g et tilbage siden Deltagere: Favrskov Kommune Furesł Kommune Gentofte Kommune Hedensted Kommune Helsingłr Kommune Herning Kommune Holb k Kommune Holstebro Kommune Kłge Kommune Vejle Kommune Viborg Kommune It-systemer: BROEN Dafolo blanketter KMD Aktiv KMD Dagpenge KMD Opera KMD Pension KMD Sag Lłnsystem Microsoft kontors. Opus e-handel Opus konomi Public - ESDH Outlook Miljłportalen TEA Tabulex Vagtplan VITAE-Omsorg Web-Gis Brugernes tilfredshed med svartider p systemerne ligger lavt og lidt under benchmark. Der er fremgang i tilfredsheden med supportniveauet siden Dette g lder is r i support i specifikke situationer og supportens reaktionstid. DEK TIP Ledelsessammendrag Side 2 af 6

3 Miljłportalen, VITAE-Omsorg og Public ESDH scorer generelt lavt p flere parameter og er under benchmark. Det anbefales at systemerne analyseres n rmere. Omfanget af dobbeltarbejde er hłjt is r hvad ang r informationer der vedligeholdes i papirform og i it-systemerne. Omfanget af dobbeltarbejde er p benchmark. Ny funktionalitet efterspłrges. Dette er is r p systemer som Public ESDH og KMD Opera, der scorer lavt og under benchmark. Brugernes vurdering af deres egne kompetencer er over benchmark. Opus e-handel, Public ESDH og Web-GIS ligger v sentligt under benchmark. Omfanget af uddannelsesplaner (besvaret af lederne) er lavt og v sentligt under benchmark. It-omkostninger (TCO) It-omkostninger ligger samlet under benchmark niveauet. Der er sket en stigning p 10 % siden It-omkostninger pr. borger er p benchmark. Kapitalomkostninger er under benchmark. Kapitalomkostningerne er steget med 9 % siden Stigningen skyldes is r hardwareomkostninger og interne projektomkostninger i it-afdelingen. Driftsomkostninger er under benchmark. Driftsomkostningerne er steget med 9 % siden Stigningen skyldes is r łgede omkostninger til Ekstern assistance/outsourcing og lłnomkostninger. Slutbrugertiden (selvhj lp, selvudvikling, brugere hj lper hinanden mv.) er faldet 9 % pr. bruger siden De samlede slutbruger omkostninger er steget med 14 %. rsagen skyldes et łget tidsforbrug p uddannelse. Slutburgertiden er p benchmark. Spildtid (graden af dobbeltarbejde, spildtid ved fejl og nedbrud og tid til manuel fremfinding af information) pr. bruger er faldet 11 %. De samlede spildtidsomkostninger er steget 8 %, hvilket bl.a. skyldes en stigning i den gennemsnitlige timelłn. Slutbrugertiden er p benchmark. It-governance (Effektiv styring af it og digitalisering i hele organisationen) Kommunen har en hłj grad af modenhed p ledelse og styring af it-omr det. Kommunen ligger over benchmark p flere omr der. Risikostyring, regelstyring og sikkerhed ligger hłjt p alle omr der og v sentligt over benchmark. Der er sket en betydelig fremgang siden Brugernes efterlevelse af sikkerhedsregler er p benchmarkniveau. Forankring af digitaliseringsstrategien i konkrete handlingsplaner for omr derne ligger lavt og under benchmark. DEK TIP Ledelsessammendrag Side 3 af 6

4 Business case- og projektstyringsmodel ligger lavet og v sentligt under benchmark. Ledernes egen vurdering af m de at sikre ideer, motivation og engagement i forbindelse med digitalisering er forholdsvist lavt og under benchmark. Der findes ingen sourcingstrategi. Graden af gennemfłrelse af performanceopfłlgning er lav er under benchmark. Kompleksitet er en af de stłrste kommuner i rets m ling. Der er sket et kraftigt fald i antallet af it-leverandłrer der anvendes, i forhold til Antallet af b rbare pcer og PDAer er steget v sentligt siden It-sikkerhedsniveauet er hłje og over benchmark. Omfang af henvendelser fra borgere/virksomheder, samt potentielle selvbetjenere er under benchmark. Omfang af it-telefoni er over benchmark. Omfang af mulighed for tr dlłs tilgang til kommunens it-systemer er under benchmark. Generelt anvendes nyeste version af software. Kommunen ligger over benchmark. DEK TIP Ledelsessammendrag Side 4 af 6

5 Sammenfatning Medarbejderne i har god driftsoplevelse og der har siden 2008 v ret fremgang i tilfredsheden med den support brugerne tilbydes. Der er et hłjt niveau af modenhed p ledelse og styring af it-omr det og kommunen ligger over benchmark. De samlede it-omkostninger ligger under benchmarkniveau. Kapital- og driftsomkostninger har et lavt niveau i forhold til benchmark. Der har v ret en stigning i kapital- og driftsomkostningerne siden Niveauet for risikostyring, regelstyring og sikkerhed er hłjt og v sentligt over benchmark, tilsvarende g lder for det tekniske it-sikkerhedsniveau. Antal af b rbare pcer og PDAer er steget v sentligt siden Mulige forbedringspunkter: Miljłportalen, VITAE-Omsorg og Public ESDH scorer lavt Omfang af dobbeltarbejde er hłjt Ny funktionalitet efterspłrges, is r p Public ESDH og KMD Opera Forankring af digitaliseringsstrategien i konkrete handlingsplaner for omr derne Business case- og projektstyringsmodel Sourcingstrategi Performanceopfłlgning DEK TIP Ledelsessammendrag Side 5 af 6

6 Hvad er Benchmark og hvad kan det bruges til? Ordet benchmark stammer fra engelsk og snedkerverdenen. N r en snedker ofte havde brug for et bestemt m l, ville han lave et hak (mark) i sin hłvleb nk (bench) for at angive m let. Dette kaldtes et benchmark. Benchmarking er en praktisk metode til at forbedre kvalitet og effektivitet ved at l re af best practices. Benchmarking drejer sig ikke kun om, at m le sig selv i forhold til andre, det drejer sig ogs om at vurdere om man głr det rigtige og om man głr tingene p den rigtige m de. N r man m ler er processen, at man indsamler og analyserer data, men vigtigst at man p baggrund af analysen, identificerer de 5-10 vigtigste forbedringstiltag, som man łnsker at gennemfłre, fłr man igen m ler. Benchmark p it-omr det kan bruges til: Dokumentation af aktuel situation, et łjebliksbillede. Udgangspunkt for m lrettet udvikling af it og digitalisering, herunder: o It-understłttelse af arbejdsopgaver o Effektivitet af it-drift og -support o Kompetencer o It-governance o konomi og skjulte omkostninger Understłtter dialog mellem it-ledelse og forretningsledelse. Grundlag for strategier, handlingsplaner og evaluering. Chefkonsulent Bettina Lundgaard, KMD, 13. juni DEK TIP Ledelsessammendrag Side 6 af 6