Visionen for Planner og Selvbooking. 2. februar 2015 Temadag for teamleder i Jobcenter Aarhus Projektleder Karen Zacchi/STAR

Transkript

1 Visionen for Planner og Selvbooking 2. februar 2015 Temadag for teamleder i Jobcenter Aarhus Projektleder Karen Zacchi/STAR

2 Intro Vi er vant til at vi selv kan booke flyrejser Frisøren Biografen Lægen skole/hjemsamtaler Tandlægen

3 Visionen for Selvbooking At give borgere mulighed for at betjene sig selv på nettet i forhold til Jobcenteret og dermed i højere grad selv kunne tage ansvaret for kontakten med jobcenteret At gennemføre kontanthjælpsreformens, sygedagpengereformens og beskæftigelsesreformens krav om, at alle målgrupper i jobcentrene skal have mulighed for at booke og ombooke samtaler At lette den administrative proces i indkaldelsen af borgere, og dermed mindske den tid der anvendes på administration At understøtte den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi ved øget selvbetjening.

4 Erfaringer fra pilotkommuner Borgerne er glade for at kunne booke... men de skal have at vide at muligheden findes, for at de gør det Fremmødeprocenten stiger, når borgerne selv har booket tidspunktet Borgerne er mere velforberedte, når de selv har booket mødet

5 Sagt af borgerne om selvbooking Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you.

6 Hvad er Planner? Planner er et IT-system der gør det muligt for jobcentrene at vise mødetider for borgerne på Jobnet, så borgeren selv kan booke møder med sit lokale jobcenter på et tidspunkt der passer borgeren gør det muligt for borgeren via jobnet at ombooke en tid, som borgeren er indkaldt til af jobcenteret indenfor rammer som jobcenteret udstikker Planner kan også bruges til at indkalde til individuelle eller fællesmøder på traditionel vis.

7 Fordele ved Planner Selvbooking Borgerne booker selv, hvilket mindsker antallet af indkaldelser, som skal foretages af kommunen Borgerne booker og ombooker selv møder, som de er indkaldt til, hvilket mindsker antallet af opkald til callcenteret for at få ændret mødetidspunkter Borgerne vælger selv dag og tidspunkt for mødet, hvilket øger fremmødeprocenten Planner har en kalenderoptimeringsfunktion, som automatisk kan fordele samtalerne i forhold til vejleder, team og falddato, hvorved manuelle opgaver i forbindelse med planlægning af møder minimeres eller bortfalder

8 Planner og andre systemer Jobcenter Planner integrerer op mod Opera, Workbase og fra marts 2015 også FACIT møder der er indkaldt/booket via Planner, kan også ses i Opera og Workbase og vice versa. Møder indkaldt/booket i Planner lægger sig i vejlederens kalender som en mødeindkaldelse.

9 Rammer i reformerne Kontanthjælpsreformen Sygedagpengereformen Beskæftigelsesreformen (forventet) Jobcenteret I forbindelse med udrulning i eget jobcenter, og senest juni 2015 I forbindelse med udrulning i eget jobcenter, og senest juni 2015 Januar 2016 Borgeren Ej et krav Ej et krav Januar 2016

10 Erfaringer fra de kommuner der tilbyder selvbooking 2. februar 2015 Temadag Jobcenter Aarhus

11 Status 48 jobcentre har modtaget undervisning i Selvbooking og Planner 28 jobcentre har borgere, der booker selv. 4 jobcentre i AMK Midt Nords område har borgere der booker selv. GODT GÅET

12 Erfaringer fra jobcentre, der er kommet godt i gang 1 Start med kun at bruge systemet til selvbooking Ledelsen går foran Involvér medarbejderne i processen Dedikér en projektleder

13 Erfaringer fra jobcentre, der er kommet godt i gang 2 Start med 1-2 vejledere ELLER start med et helt team Læg en plan for, hvordan og hvornår øvrige teams skal på.

14 Borgerne Borgerne skal informeres om muligheden Fremmødeprocenten stiger Information: Ved første møde med sagsbehandleren husk at skrive i aftalefeltet Brev m/u en dato for hvornår de senest skal have booket et møde På hjemmesiden

15 Tips - faste sagsstammer model 1 Kontrol-modellen: Her vil jobcenteret gerne sikre, at borgeren kun kan vælge tider hos egen sagsbehandler. Løsning: Persongruppemarker borgeren, og mødet sættes op med persongruppemarkeringen som kriterie. Udfordring: Kræver vedligeholdelse

16 Tips - faste sagsstammer model 2 Tillid- modellen: Her vil jobcenteret gerne sikre, at borgeren vælger tider hos egen sagsbehandler. Løsning: Sæt navn på vejlederne inde i mødet, og bed borgeren booke egen vejleder. Udfordring: Borgerne kan godt booke hos andre end egen vejleder

17 Tips valg af vejleder/navn på vejleder - 1 Team-modellen uden valg af vejleder: For teams, hvor borgeren ikke har en fast sagsbehandler. Løsning: Her kan mødet sættes op til ingen præferencer. Det betyder, at borgeren ikke selv kan vælge, hvem borgeren skal til samtale hos, men at der omvendt kan vælges tider i hele teamet, og at der derfor vil være flere tider at vælge imellem.

18 Tips valg af vejleder/navn på vejleder - 2 Team-modellen med valg af vejleder: For teams, hvor borgeren ikke har en fast sagsbehandler. Løsning: Her kan mødet sættes op med navne. Det betyder, at borgeren selv kan vælge, hvem borgeren skal til samtale hos, og at der omvendt kan vælges tider i hele teamet, og at der derfor vil være flere tider at vælge imellem.

19 Tips - brevløsning Selvbooking kræver ikke en brevløsning, så hvis Planner kun anvendes til selvbooking, er der ikke behov for breve. Indkaldelse af dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere og udannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere i Planner kræver ikke en brevløsning. Indkaldelse af øvrige målgrupper i Planner: Breve kan sendes via doc-to-mail Breve kan sendes via eget sagsbehandlingssystem Målgrupperne kan indkaldes via eget sagsbehandlingssystem Tilkøb af brevmodul

20 Nye features i planner - april Fællesmøder Telefonmøder Møder uden mødepligt

21 Nye features i Planner - juni Beskæftigelsesreformens kontaktforløb for dagpengemodtagere 2-vejs synkronisering af kalender Faste sagsstammer

22 Fokus på forandringsprojektet - Planner Selvbooking 2. februar 2015 Projektleder Karen Zacchi/STAR

23 IT projekter og forandringsledelse Det svære er ikke at lære at bruge det nye system. Det svære er alt det udenom.

24 Identificerede udfordringer i pilotkommunerne Kontroltab (vejledere) Synlighed (hvem udstiller møder/hvem bookes) Organisering (faste sagsstammer/central indkaldelse) Styring af mødeudbud (hvor meget tid skal sættes af til selvbooking) Markedsføring

25 2. Støtte til implementering Information til jobcenterchefer Implementeringsstøtte til teamledere og projektledere Undervisning af superbrugere i brugen af systemet

26 2.4 Information til borgerne om Selvbooking Erfaringerne fra pilotfasen er, at borgerne skal oplyses om muligheden for selvbooking Der er samlet en markedsføringspakke som jobcentrene kan downloade fra dfdg.dk, pakken indeholder: Postkort Plakater Flyer om selvbooking Skabelon til brev til borgeren Video om selvbooking til brug i jobcenteret

27 Godt i gang hvordan? Udpege en projektleder og superbrugere Vælge hvilke(t) team(s) der startes op med Deltage i temamøder for teamledere Deltage i undervisning Deltage i netværksmøder Beslutning om breve

28 Næste møde Undervisning modul 1: 9. april 1 dag Undervisning modul 2: 6. maj - ½ dag Netværksmøde 1: 6. maj - ½ dag Netværksmøde 2: Juni Mulighed for ekstra undervisning ved behov.

29 Hvor får jeg mere at vide? Besøg vores hjemmeside: Kontakt jeres regionale kontaktpersoner: og Tekniske spørgsmål: Kontakt supporten via sitet eller på telefon mellem 8-14 på hverdage.

30 Hvor får jeg mere at vide? Hjemmeside om planner Her findes: Driftsstatus, vejledninger, videovejledninger Spørgsmål og svar om Planner Implementeringsguide til jobcenterchefer Implementeringsguide hjælp til projektlederen Undervisningsmateriale Oversigt over undervisningshold og implementeringsaktiviteter Forslag til informationsmateriale til borgeren

31 Spørgsmål?