Referat MED-ADM. 27. august 2014 kl Lokale 77, Rådhuset Aabybro

Transkript

1 Mette Ankjær Jensen Direkte: Mail: Sagsnr.: P Referat MED-ADM 27. august 2014 kl Lokale 77, Rådhuset Aabybro Dagsorden 1. Status på budget/forbrug Høringssvar på Omstillingskatalog og orientering om status vedr. Budget Fraværsstatistik Status på fælles temadag i 2014 for det administrative personale Status på projekt ejendomsdrift Gensidig orientering Deltagere: Ledersiden: Knud Nørgaard. Arne Kristensen deltog i punkt 1-3. Medarbejdersiden: Margit Kristensen (næstformand), Bettina Brøndum Andersen, Kathrine Haagensen, Gitte Mentz, Martin Storgaard Afbud: Henrik Hartmann Jensen (formand), Jan Lund Andersen, Hanne Madsen, Anja Thomassen, Maja Stoltze, Berit Soldbo og Henning Josefsen. 1

2 1. Status på budget/forbrug 2014 Status 31/ politikområde 12 og 13 til MED adm (1.000 kr.) Kor. Budget Forbrug 31/7 Rest Forb.proc. Total pol ,46% Pol. 12 i alt Erhverv og Turisme ,20% Turisme ,95% 63 Udvikling af menneskelige ressourcer Projekt oplev vækst Erhvervsservice og iværksætteri herunder fælles ,68% herunder projekt herunder Erhvervskontor ,02% Pol. 13 i alt Administrativ organisation ,16% (nedenstående er uddrag af pol. 13) 50 Administrationsbygninger ,09% ** Fælles ,39% Fjerritslev incl. Rotationsprojekt ,68% Brovst ,11% Aabybro ,64% Pandrup ,36% 51/53/54/55 Sekretariat og forvaltninger ,91% 56/57/58 Fælles ,62% Fælles IT og telefoni ,53% IT afdelingen ,62% Fjerritslev ,91% Brovst incl. Jobcenter ,78% Aabybro ,10% Pandrup incl. Natur- og miljø ,08% beskyttelse 2

3 Bemærkninger: 1 : Projekter som giver nul i årets løb. 2: Der er redigeret i budgetterne vedr. administrationen på alle rådhusene pga. flytning af økonomimedarbejdere fra Aabybro til Pandrup, Brovst og Fjerritslev - de har fået lønbudgetter, uddannelse, kørsel mvh. Ud svarende til det antal medarb. de har fået tilført. Desuden er der bla. flyttet rundt på nogle midler fra fælles IT til lønomkostninger i forbindelse med feks. KMD projekt i Udviklingsafdelingen samt flyttet rundt på nogle tjenestemandspensioner til dækning af nyansatte overenskomstansatte. Der er bogført overførte over-/underskud fra På Økonomiudvalgets område forventes et samlet mindreforbrug på 3,8 mio. kr. Mindreforbruget skyldes færre udgifter til den administrative organisation samt større aktivitet på asylområdet, hvilket giver en større indtægt end forventet. Der forventes også en merudgift som følge af større honorar til kommunalbestyrelsesmedlemmer pga. ændret lovgivning. Bilag: ØS rapport MED ADM august 2014 Referat: Arne gennemgik kort budgetopfølgningen. Det forventes, at Erhverv og Turisme og Administrationsbygninger balancerer. Vedr. administrationen forventes der merudgifter vedr. ITsystemer (0,8 mio. kr.) og tjenestemandspensioner (0,7 mio. kr.). Der skønnes mindreudgifter på administrationsbygning/administration i Fjerritslev (0,9 mio. kr.) og der forventes merindtægter fra Asylområdet (2,0 mio. kr.). Herudover er der mindre afvigelser Der forventes således samlet set et mindreforbrug på ca. 1,4 mio. kr. Arne henviste til bilag til Økonomiudvalgsmøde den 18. august. MED-udvalget tog budgetopfølgningen til efterretning. 2. Høringssvar på Omstillingskatalog og orientering om status vedr. Budget 2015 Det økonomiske udgangspunkt for Budget 2015 blev senest drøftet i Kommunalbestyrelsen på temamødet den 19. juni Siden temamødet har administrationen, direktionen og fagudvalgene arbejdet videre med budgettet. Økonomiudvalget behandlede budgettet den 18. august, og den aktuelle resultatopgørelse ser herefter således ud: Resultatopgørelse 2015 Mio. kr. B2014 BO2015 B2015 oplæg ØKU B2015 ØKU

4 Skatter , , , ,1 Tilskud -686,7-665,1-636,5-636,5 Sætilskud -12,0-10,0-10,0-10,0 Indtægter i alt , , , ,6 Børne- og Familieudvalg 688,6 699,2 699,2 Kultur-, Fritids- og Landdistriktsudvalg 47,6 48,4 48,4 Beskæftigelsesudvalg 522,9 532,0 532,0 Social- og Sundhedsudvalg 665,7 677,2 677,2 Teknik- og Miljøudvalg 81,3 81,9 81,9 Økonomiudvalg 205,0 211,3 211,3 Driftsudgifter i alt 2.201, , , ,0 Renter mv. 13,4 14,0 12,6 12,6 Løn- og prisregulering 38,9 Reduceret prisfremskrivning Teknisk katalog 10,8 8,2 Udmøntning af strukturpulje effekt -10,0-10,0 Overførsel asfalt & bygningsvedl. til anlæg -8,2 Pulje Indtægter & Omstillingskatalog -30,0 Resultat af ordinær driftsvirksomhed -63,1-44,1-20,2-61,0 Aabybro skole 90,0 79,5 Diverse projekter 0,0 10,0 Vejområdet 8,0 9,3 Haller 1,0 2,0 Skrotningsordning 1,0 1,0 Overført fra drift (asfalt og bygningsvedl.) 10,0 8,2 Anlægsudgifter i alt 130,2 62,8 110,0 110,0 4

5 Resultat af det skattefinansierede område 67,1 18,7 89,8 49,0 Affaldsområdet - drift -1,8 0,0 0,0 Affaldsområdet - anlæg 0,0 0,0 0,0 Resultat Affaldsområdet (drift og anlæg) -1,8-1,8 0,0 0,0 Resultat i alt 65,3 16,9 89,8 49,0 Afdrag på lån 24,6 31,2 29,3 29,3 Låneoptagelse -108,2-40,0-80,0-80,0 Lån til kommuner med lav likviditet -31,0-10,0-10,0 Finansforskydninger 1,8 3,5 4,1 4,1 Ændring af likvide aktiver -47,5 11,6 33,2-7,6 ** Fremskrivningspuljen på 3 mio. kr. er ikke disponeret *** Der er ikke indregnet et beløb på omstillingspuljen På indtægtssiden er der indregnet indkomstskat svarende til det udmeldte beløb ved valg af statsgaranti. Grundskylden er beregningen på baggrund af den seneste forventning til grundværdierne i På udlignings- og tilskudssiden er der indregnet indtægter svarende til beløbene i statsgarantien. Hertil er indregnet et særtilskud på 10 mio. kr. Driftsudgifterne svarer til udgifterne i overslagsår 2015 i Budget 2014 tillagt de valgte fremskrivningsprocenter. Hertil er indregnet de aktuelle tekniske ændringsforslag fra det teknisk katalog på 10,8 mio. kr. I forbindelse med udarbejdelse af budgettet for 2014 blev der truffet beslutning om at indregne en strukturpulje i 2014 og overslagsårene. I overslagsårene er strukturpuljen på 5 mio. kr. På nuværende tidspunkt i budgetfasen er der truffet beslutning om at indregne en række strukturforslag fra 2014, som har virkning ind i 2015 på i alt 15,0 mio. kr. Idet den indregnede pulje kun var på 5 mio. kr., er merprovenuet på 10,0 mio. kr. indregnet i resultatopgørelsen. Resultatet af den ordinære driftsvirksomhed viser et overskud på kun 20,2. For at kunne bidrage til at opfylde den besluttede målsætning i Budget 2015 om et solidt overskud på driften og sikring af likviditeten skal der på nuværende tidspunkt anvendes et anseeligt beløb fra omstillingskataloget. 5

6 I resultatopgørelsen er der indregnet anlægsudgifter på 110 mio. kr. og en nettolåneoptagelse 60,7 mio. kr. Den aktuelle resultatopgørelse viser, at der er et træk på kassebeholdningen på 33,2 mio. kr. Ansøgninger Administrationen har den 4. august ansøgt Økonomi- og Indenrigsministeriet om et særtilskud på 45 mio. kr. I ansøgningen er der blandt andet langt vægt på, at Jammerbugt Kommune modtager et næsten tilsvarende beløb i tilskud til omstilling af folkeskolen i 2015 som i 2014 til trods for, at puljen har den dobbelte størrelse. 'Faldet' i tilskuddet skyldes, at der er fald i det opgjorte antal skoleelever (på 350 elever) vedrørende skoleåret 2011/12, da tallet trækkes til brug for beregning af tilskuddet for Antallet af skoleelever benyttes til beregning af en del af tilskuddet. Danmarks Statistik har erkendt, at de er skyld i fejlen, hvilket Økonomi- og Indenrigsministeriet er bekendt med. Der er derfor forventningen, at Jammerbugt Kommune kompenseres økonomiske for datafejlen. Herudover er der den 6. august ansøgt om en lånedispensationen til investeringer på de borgernære områder (90 mio. kr.), samt en lånedispensation fra den ordinære lånepulje (14 mio. kr.). Den 6. august blev der desuden ansøgt om et lånedispensation på 45 mio. kr. til kommuner med lav likviditet. Der er endvidere ansøgt om midler fra den ministeriets OPP-pulje, hvor ansøgningsfristen var den 14. august Den 5. september er der frist for en eventuel ansøgning om skatteforhøjelse. Teknisk katalog Det tekniske katalog indeholder tekniske ændringsforslag for 10,8 (13,5 mio. kr. inkl. forsyningsområdet). Jævnfør den godkendte budgetprocedure har fagudvalgene haft til opgave at indstille til Økonomiudvalget hvilke tekniske ændringer, der bør indarbejdes i budgettet. Økonomiudvalget har også indstillet hvilke tekniske ændringsforslag inden for deres udvalgsområde, der bør indarbejdes i Budget Herudover har Økonomiudvalget haft til opgave at træffe beslutning om, hvilke tekniske ændringsforslag, der bør indregnes i budgetoplægget til 1. behandlingen med udgangspunkt i fagudvalgenes indstillinger. Omstillingskatalog Omstillingskataloget indeholder omstillingsforslag for godt 42 mio. kr. (47 mio. kr. inkl. beslutningen om reduceret prisfremskrivning). I omstillingskataloget indgår der strukturforslag på 15,0 mio. kr., som der allerede er truffet politisk beslutning om at indregne i budgettet. Fagudvalgene har haft til opgave at prioritere forslagene i omstillingskataloget inden for deres udvalgsområder. Forslagene er blevet kategoriseret således, at kategori A er forslag, der anbefales og kategori B er forslag, der kræver yderligere beskrivelser/analyser. På Økonomiudvalgets møde den 18. august blev forslagene på Økonomiudvalgets område ligeledes kategoriseret. 6

7 Herudover besluttede Økonomiudvalget hvilke forslag i det samlede omstillingskatalog, der skal sendes i høring. Som nævnt tidligere skal der på nuværende tidspunkt anvendes et anseeligt beløb fra omstillingskataloget for at sikre et solidt overskud på driften samt sikre likviditeten. Udvidelsesforslag Fagudvalgene har også haft mulighed for at drøfte og fremsætte eventuelle udvidelsesforslag/budgetønsker på både drifts- og anlægssiden. Også Økonomiudvalget har drøftet og prioriteret budgetønsker på udvalgets område. Program for budgetseminar Der arbejdes i øjeblikket på et program for Kommunalbestyrelsens budgetseminar, som finder sted den september. På baggrund af tidligere års positive erfaringer, er det igen i år hensigten, at både fagudvalgene og de politiske grupper skal spille en aktiv rolle på seminaret. Nærmere bestemt er det planen, at både fagudvalgene og de politiske grupper skal drøfte de forskellige oplæg herunder det tekniske katalog samt omstillingskataloget. Herudover skal oplæggene drøftes i plenum blandt kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Den resterende tidsplan Den resterende tidsplan for Budget 2015 ser ud således: 21. august - 3. Høringsparter september 28. august Kommunalbestyrelsen Høringsperiode Temamøde september Kommunalbestyrelsen Budgetseminar Gennemgang af budgetoplæg til drøftelse på budgetseminar herunder forslag sendt i høring 10. september Hovedudvalg og ØKU Dialogmøde Sept./okt. MED-struktur Eventuel inddragelse af MEDudvalgene før 1. og 2. behandling 10. september ØKU Førstebehandling af budget 18. september Kommunalbestyrelsen Førstebehandling af budget 25. septemberkommunalbestyrelsen Budgetforhandlinger kl septemberkommunalbestyrelsen Frist for ændringsforslag kl oktober ØKU Andenbehandling af budget 9. oktober Kommunalbestyrelsen Andenbehandling af budget 7

8 På Økonomiudvalgets møde den 18. august besluttede udvalget, hvilke forslag der skal sendes i høring også på det administrative område. Høringsmaterialet er offentliggjort på kommunens hjemmeside, hvor de konkrete forslag kan læses. Økonomiudvalget besluttede derudover følgende: Teknisk katalog - inkl. udvalgets egne områder - nedjusteres med 2,5 mio. kr. vedr. sundhedsområdet. Teknisk katalog indgår i den videre budgetproces. Anlægsrammen på 110 mio. kr. (inkl. 8,2 mio. kr. overført fra drift) blev disponeret og indgår som udgangspunkt for budgetoplægget. Økonomiudvalget prioriterede forslagene i omstillingskataloget inden for udvalgets egne budgetområder. Prioriteringen fremgår af det omstillingskatalog, der sendes i høring. Derudover traf Økonomiudvalget beslutning om hvilke omstillingsforslag, der sendes i høring fra den 21. august til den 3. september Det understreges, at der er tale om mulige forslag, og der er ikke taget politisk stilling til hvilke forslag, der vil indgå i det endelige budget. Udvidelseskataloget fremsendes til den videre budgetproces. Økonomiudvalget forudsætter, at der i forhold til den foreliggende budgetopgørelse for 2015 skal findes yderligere indtægter/ mindreudgifter på driften på ca. 30 mio. kr., således at der sikre det nødvendige driftsoverskud på i størrelsesordenen 60 mio. kr. På kommunalbestyrelsesmødet den 28. august 2014 behandles spørgsmålet om hvorvidt, der skal søges på skattepuljen for MED-ADM skal på mødet den 27. august tage stilling til et høringssvar til omstillingskataloget vedr. budget Omstillingskataloget med samtlige forslag og dermed også Økonomiudvalgets - kan findes på (via nyhed på forsiden) og vil også blive lagt på TRYK. Referat: Arne gennemgik den overordnede budgetstatus jf. dagsordenen. Der er for øjeblikket en ubalance på 30 mio. kr. ( Pulje Indtægter & Omstillingskatalog i resultatopgørelsen ovenfor). Det forventes, at der modtages yderligere tilskud vedr. folkeskolen på 6 mio. kr., hvorfor der skal arbejdes på at realisere omkring 24 mio. kr. fra Omstillingspulje/Teknisk Katalog. Der er sendt forslag på 5,0 mio. kr. til høring på Økonomiudvalgets område. Heraf vedrører 0,2 mio. kr. Erhverv og Turisme, mens 3,0 mio. kr. vedrører Administrationen. 0,770 mio. kr. vedrører porto og IT-systemer og kan umiddelbart udmøntes. De resterende 2,430 mio. kr. skal forventeligt realiseres ved personalereduktioner, hvis de godkendes. 8

9 MED-udvalget ønsker beskrivelser af hvilke opgaver, der skal nedlægges i forbindelse med stillingsreduktioner, så det bliver tydeligt for politikere og ledere, hvilke servicemæssige forringelser, der følger af færre administrative stillinger. Udvalget konstaterer, at de personalemæssige gevinster ved digitalisering i stor udstrækning er høstet i tidligere år. MED-udvalget udtrykte tilfredshed med de to investeringsforslag vedr. indkøb og forsikring, idet det er forslag der kan realiseres uden personalereduktioner. Vedr. forslaget vedr. kommunale ejendomme skal de personalemæssige konsekvenser beskrives. I øvrigt henviser MED-udvalget til, at forslag realiseres jf. personalepolitikken dvs. i størst mulig udstrækning ved naturlig afgang. Der udarbejdes et høringssvar, hvor ovenstående indgår. Katrine og Margit laver udkast som drøftes med Henrik. Udsendes til MED-udvalget til kommentarer før det indsendes. 3. Fraværsstatistik Økonomiafdelingen har fremsendt fraværsstatistik for Administrationen for de sidste 12 måneder. Statistikken er vedlagt som bilag. Referat: Statistikken blev taget til efterretning. Der var drøftelser af, om der burde laves en fler-års analyse af sammenhængen mellem besparelser og fravær. Der er på arbejdspladsniveau behov for at drøfte årsagerne til evt. langtidsfravær, og det er vigtigt at foretage hurtig opfølgning på fravær ud over 3-5 dage. 4. Status på fælles temadag i 2014 for det administrative personale Det er tidligere besluttet, at der skal afholdes en fælles temadag om social kapital for alle 4 administrationshuse. Tid og sted er sat til mandag den 8. september kl (mulighed for ankomst fra kl. 7.45), og stedet bliver Brovst Sport- og Kulturcenter. Ét af formålene med dagen er tænkt sådan, at det skal være en opfølgning på de enkelte administrationshuses arbejde og indsatser vedr. social kapital, kompetenceudvikling, samarbejde og lignende. Det er væsentligt at vi lærer af hinanden, og at vi på dagen bliver aktiveret, og kan drage noget organisatorisk læring til gavn for samarbejdet og vores opgaveløsning. Det overordnede program for dagen blev udsendt pr. mail den 26. juni og siden er følgende program for dagen blevet udarbejdet: Oplæg af Michael Nørager fra Århus Universitet. Michael vil tale om hvad vi selv og i fællesskab kan gøre for at skabe de forandringer, vi gerne vil gennemføre rne/ Oplæg fra PPR, Teknik & Miljøforvaltningen samt Jobcentret om hvordan man de steder arbejder med at sikre bedst mulig trivsel samtidig med bedst mulig opgaveudførsel 9

10 Samtaler i grupper om hvilke tanker og ideer til handlinger oplæggene har givet os Oplæg af Jesper Troels Jensen, partner i Rhetor, om hvordan vi kommunikerer med hinanden Der bydes på morgenmad, frokost og eftermiddagskaffe i løbet af dagen. Tilmelding skal ske inden den 1. september Referat: Gitte gennemgik programmet for dagen. Gennemførelse af den fælles personaledag er besluttet af MED-ADM for bla. at markere arbejdet med social kapital og for at vi kan inspirere hinanden til fortsat at arbejde med emnet. Det er udvalgets forventning, at programmet rummer disse muligheder. Husk tilmelding til personaledagen. Der bør udsendes reminder inden tilmeldingsfristens udløb. 5. Status på projekt ejendomsdrift Økonomiudvalget har i år truffet flere beslutninger om, hvordan der skal arbejdes med forslag til organisering af den fremtidige ejendomsdrift samt indfrielse af et økonomisk potentiale. Overordnet drejer det sig om: 1. Der skal allerede i år indfris et potentiale på kr. 2. Udgifterne til ejendomsdrift i 2014 skal kvalitetssikres, så der primo 2015 kan udregnes sikre potentialer. 3. Der igangsættes en proces med formulering af en implementeringsplan med det formål at implementere klyngemodel som organisatorisk model for den fremtidige bygningsdrift. Arbejdet skal fastlægge opgaver, definere klynger og tildele budget. 4. Dette arbejde skal forankres i et nyetableret bygningskontor. Status på disse beslutninger er: 1. Kommunalbestyrelsen har godkendt et oplæg til budgetreduktioner på kr. i Reduktionerne findes indenfor skoleområdet samt samdrevne institutioner. 2. Der er sendt vejledning ud til alle ansvarlige for bygningsdrift med henblik på at sikre korrekt artskontering i Desuden er der udsendt de nøgletal, der i øvrigt skal indgå i beregning af økonomisk potentiale primo Der er udarbejdet et oplæg til medarbejderinddragelse og proces, så der primo 2015 foreligger en implementeringsplan for ny organisering af bygningsdriften til politisk godkendelse. I dette oplæg indgår inddragelse af MED-systemet, institutionsledere, administrative medarbejdere, serviceledere, og servicepersonale. Ultimo februar 2015 vil der foreligge genberegninger af økonomisk potentiale til politisk godkendelse. 4. Etablering af nyt bygningskontor var planlagt gennemført med grundlag i en arbejdsgruppes rapport fra I princippet er denne rapport stadig et godt grundlag for at samle de administrative opgaver, men der er siden 2011 justeret en del på de personaleressourcer, der er beskæftiget med området. Som rapporten afdækker, er det primært medarbejdere i Fællesekretariatet og i Teknik- og Miljøforvaltningen, der er beskæftiget med opgaverne. I Fællessekretariatet skal der ske nyansættelse af medarbejdere indenfor området. Det er skønnet, at nye medarbejdere i et nyt bygningskontor uden sikkerhed for tilstrækkelig faglig indsigt samtidig med opbygning af den nye administrative funktion, der også skal processen arbejdet med implementeringsplan mv., 10

11 vil ikke være optimal for at sikre tilstrækkelige ledelsesmæssige ressourcer til implementeringsdelen. Det politiske fokus er primært på det økonomiske potentiale, der er en konsekvens af ændring af den driftsmæssige organisering samt kvalitetssikrede data på økonomi, bygningsarealer osv. Derfor vil bygningskontoret, som foreslået i rapporten i 2011, først senere indgå i en proces, men det sikres, at der ved nyansættelser i Fællessekretariatet tages højde for en evt. fremtidig ændring af organiseringen. I Teknik- og Miljøforvaltningen er indledt et arbejde for at sikre tilstrækkelige ressourcer til at gennemføre efterårets program. Som bilag til dagsordenen følger oplæg til projektbeskrivelse med forslag til proces- og tidsplan til godkendelse. Der er mange hensyn, der skal indtænkes i arbejdet, når der skal ske inddragelse af MED-systemet, ledere og medarbejdere foruden der skal sikres den nødvendige tid til politisk behandling. Hvis budgetforudsætningerne for 2015 skal holdes, skal projektet være klar til iværksættelse efter første kvartal Udarbejdelse af og den formelle proces med materiale betyder, at kalendertiden bliver presset, når styregruppe, MED og ØU skal betjenes ordentligt. Gennemførelse af forslaget til tidsplan kræver derfor en stærk styring, samt at parterne positivt arbejder for at tidsplanen overholdes. Der mangler afklaring af, hvordan vi inddrager MED-systemet, hvordan ledere og medarbejdere orienteres om projektet og hvordan vi finder deltagere til arbejdsgrupperne. Direktionen har godkendt projektbeskrivelsen for Bygningsdrift Implementering af Klyngemodel (bilaget til sagen). Der arbejdes pt. med udarbejdelse af projektplanen, som fremgår af tidsplanen på side 4 i projektbeskrivelsen. Projektplanen skal indeholde en mere detaljeret tidsplan en den, der er vist i projektbeskrivelsen. Hovedudvalget drøftede på mødet den 21. august bemandingen af arbejdsgrupperne og projektbeskrivelsens forslag om, at der som den del af implementeringsorganisationen etableres en følgegruppe. Referat fra Hovedudvalgets drøftelser gives på mødet. Det forventes, at projektorganisationen og den detaljerede tidsplan er klar til behandling i Hovedudvalget på møde den 11. september. Bilag: Projektbeskrivelsen for Bygningsdrift Implementering af Klyngemodel. Referat: Knud gav en orientering om Projekt ejendomsdrift samt de beslutninger, der er truffet i Økonomiudvalget i år på ejendomsområdet. I 2012 afleverede en arbejdsgruppe en rapport med anbefaling om ændring i organiseringen af bygningsdriften samt beregning af et muligt økonomisk potentiale. Dette er grundlaget for Økonomiudvalgets beslutning om at igangsætte arbejdet med at udarbejde en implementeringsplan for organisering af bygningsdriften i klynger. Det er tanken, at kommunen opdeles i et antal geografiske områder. Indenfor hvert område skal de kommunale bygninger driftes samlet, dvs. klyngen får eget budget og økonomisk og driftsmæssigt ansvar. Projektet involverer alle kommunens bygninger, hvor der er et selvstændigt driftsbudget til bygninger. Det betyder, at samtlige arbejdspladser, hvor der er rengørings- og teknisk 11

12 servicemedarbejdere ansat, vil blive berørt. Men det vil være meget forskelligt, hvor meget de enkelte området vil blive berørt af ændringerne. Der blev udleveret bilag, med beskrivelse af hovedtidsplan, milepæle og involvering af de forskellige interessenter i projektet. Endvidere blev udleveret bilag visende organisering af projektet. Projektet er organiseret i en klassik projektmodel, hvor direktionen er styregruppe, beredskabschefen er projektleder og der er nedsat en projektgruppe med medarbejdere fra Udviklingsafdelingen, Børne- og Familieforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen. Arbejdsgrupper er i øjeblikket under etablering. Medarbejdersiden i Hovedudvalget har opgaven med at finde 8-10 medarbejdere til arbejdsgrupperne. Hovedudvalget og de 4 forvaltnings-med nedsætter en følgegruppe. Som repræsentant fra MED-ADM blev Gitte valgt til at sidde i følgegruppen. Projektet er under opstart. Alle, der er berørt af projektet, vil blive indbudt til et orienteringsmøde i september måned. 6. Gensidig orientering Referat: Rosende omtale af personaleforeningens initiativ for at øge den kommunale deltagelse i DHL-stafetten. Med næsten 130 kommunale deltagere har det været en stor logistisk opgave foruden der også er lagt et stort arbejde i at kommunikere med deltagerne. 12