BIBLIOTEKSSTYRELSEN. Det nye Danmarks folkebibliotek RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 8

Transkript

1 BIBLIOTEKSSTYRELSEN Det nye Danmarks folkebibliotek RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 8 BS

2 BIBLIOTEKSSTYRELSEN Det nye Danmarks folkebibliotek RÅD OG VINK FRA BIBLIOTEKSSTYRELSEN 8 København 2005 Bibliotek, Børn og Kultur 1

3 Råd og vink fra Biblioteksstyrelsen 8 Det nye Danmarks folkebibliotek Redaktion: Vibeke Cranfield Udarbejdet af Jonna Holmgaard Larsen og René Olesen, Bibliotekssstyrelsen Helle Kolind Mikkelsen, KL Medvirket har også Leif Andresen og Lone Hansen, Biblioteksstyrelsen Udgivet i 2005 af Biblioteksstyrelsen Nyhavn 31 E 1051 København K og KL Weidekampsgade København S Layout: Stæhr Reklame og Marketing Foto: Tao Lytzen Typografi: Stone Tryk: CS Grafisk Oplag: 1000 ISSN: ISBN: ISBN elektronisk: Publikationen er tilgængelig på Biblioteksstyrelsens og KL s hjemmeside Eftertryk tilladt med kildeangivelse Bibliotek, Børn og Kultur

4 Indhold Forord 5 Del 1. Det nye Danmarks folkebibliotek 7 Bibliotekets rolle i skabelsen af den nye kommune 9 Biblioteksstruktur 10 Forskellige profiler og partnerskaber nye muligheder 10 Hvad skal biblioteket tilbyde? 13 Oversigt 14 Faste materialer 14 Elektroniske materialer 15 Biblioteksaktiviteter 16 Del 2. Praktiske råd til folkebibliotekerne om kommunesammenlægningen 17 Kommunalvalg 2005 og sammenlægningsudvalg 18 Sammenlægningsudvalgets funktion 18 Sammenlægningsudvalget og bibliotekerne 19 Serviceharmonisering 20 Harmonisering på biblioteksområdet 20 Budgetlægning Personaleforhold 23 Bibliotekssamarbejder 24 Eksisterende, fuldstændige samarbejder 24 Nye, fuldstændige samarbejder 24 Overgangsløsninger 25 Delvise samarbejder 25 IT-systemer 26 Systemsammenlægning og overgangsforhold 26 Lånerregistre 27 Biblioteksstatistik 27 Reglementer 29 Indkøbsaftaler 30 Mellemkommunale betalinger 32 Biblioteksnumre 33 Centralbiblioteksstrukturen 34 Kørselsordningen 34 Puljemidler til omstilling 35 Vigtige datoer og beslutninger 35 Bibliotek, Børn og Kultur 3

5 4 Råd og vink om anskaffelse af edb

6 Forord Den kommende opgave- og strukturreform får stor betydning for de kommunale folkebiblioteker da reformens kommunesammenlægninger også betyder sammenlægning af kommunernes biblioteksvæsener. KL og Biblioteksstyrelsen er gået sammen om denne publikation der først og fremmest er tænkt som en række råd og vink til de kommuner der står over for at skulle fusionere deres bibliotekssystemer. Vi ser strukturreformen som en chance for at tænke i nye baner når den nye kommunes biblioteksvæsen skal defineres og serviceniveauet fastlægges. Samtidig er der en lang række praktiske forhold at tage højde for. I publikationens første del giver vi derfor en kort introduktion til det moderne folkebiblioteks rolle og opgaver, først og fremmest rettet mod politikere der i sammenlægningsudvalgene skal arbejde med biblioteksspørgsmål. For det erfarne kulturudvalgsmedlem vil det meste være kendt stof, men for nyvalgte politikere kan afsnittet forhåbentlig give en kort introduktion og inspiration til arbejdet med biblioteksområdet. Publikationens anden del giver en række praktiske råd og vink som vi forestiller os kan være en håndsrækning primært for forvaltninger og biblioteksledere. September 2005 Jens Thorhauge Direktør Biblioteksstyrelsen Niels Bertelsen Direktør KL Det nye Danmarks folkebibliotek 5

7 6 Råd og vink om Udviklingspuljen

8 Del 1 Det nye Danmarks folkebibliotek

9 8 Det nye Danmarks folkebibliotek

10 Det nye Danmarks folkebibliotek Opgave- og strukturreformen er en enestående mulighed for at give borgerne i Danmark en bedre betjening også på bibliotekerne. De danske folkebiblioteker er kendt for at have en høj standard. Vi tager nye medier til os, efterspørger nye ydelser og udviklingen, specielt på det teknologiske område, stiller stadig større krav til fornyelse. Det må bibliotekerne forholde sig til. De nye større enheder giver muligheder for at tænke nyt, udvikle nye tilbud og tænke i nye sammenhænge. Ønsket om bæredygtighed har været centralt for parterne bag reformen. Det er samtidig en kendsgerning at der ikke med reformen kommer flere penge til den samlede kommunale økonomi. Sammenlægninger til større enheder vil naturligt give mulighed for at opnå rationaler på en række områder, f.eks. på administration, IT-løsninger m.m. Udfordringen består derfor i at tænke nyt frem for at tænke mere af det samme. I de nye kommuner bliver det en central rolle for kommunalpolitikerne at fastlægge serviceniveauet på biblioteksområdet, ligesom det bliver en central rolle for den kommunale administration at udarbejde oplæg og beslutningsgrundlag herfor og siden følge det besluttede serviceniveau til dørs. Hér følger nogle bud på hvordan kommunen kan komme udviklingen i møde og tilbyde borgeren en bred vifte af bibliotekstilbud, tilpasset lokale behov og ønsker, tæt integreret i den enkeltes dagligdag. Bibliotekets rolle i skabelsen af den nye kommune I forberedelsen af sammenlægningsprocessen til den nye kommune er der et perspektiv i så tidligt som muligt at overveje hvordan kommunerne vil bruge de ressourcer og de kompetencer der er i de nuværende kommuners biblioteker. Der skal naturligvis tænkes på hvordan biblioteket i den nye kommune skal se ud, men der kan også være en god idé i at trække på bibliotekerne allerede i selve processen med skabelsen af den nye kommune. Tilblivelsen af den nye kommunes identitet er et afgørende element i processen med at forme den nye kommune. Som kulturbærer kan biblioteket bidrage til den vigtige proces der vil foregå med at give borgerne en følelse af fællesskab og på den måde skabe sammenhængskraft i den nye kommune. Desuden vil biblioteket som den eneste lovpligtige kulturinstitution i de nuværende kommuner være et godt fundament at bygge på, når profilen af den nye kommunes kulturelle tilbud skal tegnes. Biblioteket er samtidig det lokale vidensog informationscenter som det vil være naturligt at inddrage og trække på i en forandringsproces der stiller store krav til formidling af informationer til borgerne. Aktiviteter som udstillinger og oplysnings- og debatarrangementer kan med fordel tilrettelægges. En aktiv rolle som katalysator for debatter om det lokale samfundsliv kan give biblioteket en rolle som en form for demokratisk torv. Det nye Danmarks folkebibliotek 9

11 Biblioteksstruktur Et aktuelt bibliotekstilbud kan defineres som det hybride bibliotek. Dvs. at borgeren kan vælge mellem fysiske tilbud som et eller flere bibliotekshuse eller bogbusser og elektroniske ydelser som borgeren også kan benytte hjemmefra. Det hybride bibliotek indebærer også at der er sammenhæng mellem tilbuddene i det fysiske bibliotek og i det virtuelle bibliotek sådan at borgeren kan kombinere formerne eller flekse mellem dem. Fastlæggelsen af den overordnede fysiske biblioteksstruktur vil være noget af det første de nye kommuner skal tage stilling til i sammenhæng med at bibliotekets faglige profil skal beskrives og serviceniveauet for bibliotekstilbuddet skal defineres. Når flere kommuner med hver sit hovedbibliotek sammenlægges, skal der nødvendigvis vælges et som den nye kommunes administrative center for kommunens bibliotekstilbud. Der skal være et hovedbibliotek og formentlig en eller flere filialer. I valget vil det være naturligt at tage hensyn til befolkningsstruktur, befolkningskoncentration, infrastruktur m.m. Ifølge biblioteksloven skal kommunalbestyrelsen så vidt muligt oprette filialer eller iværksætte andre betjeningstilbud, hvor kommunens størrelse og karakter gør det hensigtsmæssigt. Det er op til kommunerne at fastlægge antal og form for de decentrale afdelinger. I stillingtagen til antal af filialer vil det være naturligt at vurdere balancen mellem betydningen af bibliotekets rolle som kulturelt samlingspunkt i de enkelte lokalsamfund og spredningen af tilbuddet og dermed ressourcerne, i så mange afdelinger at kvaliteten i tilbuddet udhules. Filialer behøver ikke være en mini-udgave af hovedbiblioteket med alle tilbud, men kan have fokus på tilbud til bestemte målgrupper som f.eks. børn, ældre eller etniske minoriteter. Der er mange muligheder for at give et lokalt bibliotekstilbud. Da det lokale bibliotek netop skal indgå i samspil med lokalsamfundet og afspejle dets behov, kan de lokale afdelinger præges med forskellige profiler. Forskellige profiler og partnerskaber nye muligheder Folkebiblioteket er via bibliotekslovgivningen forpligtet på sit formål med en række kerneydelser som udlån af bøger og musik, oplysningsvirksomhed m.m. Opgaverne er mangfoldige og udfoldelsen af dem er under en udvikling der tenderer et grundlæggende rolleskift fra materialeforsyningscentral til en mere aktiv rolle som kulturelt samlingspunkt, læringscenter, demokratisk torv m.m. For de lokalsamfund der som følge af reformen skifter status fra at være selvstændige kommuner til at være en del af en ny større kommune, skal der tænkes på hvordan borgeren fortsat kan få en lokal service. Her kan bibliotekstilbuddet, alene eller tænkt sammen med andre funktioner, være en oplagt mulighed. En kombination af bibliotek og andre kul- 10 Det nye Danmarks folkebibliotek

12 turtilbud, en fælles indgang til bibliotek og borgerservice eller til bibliotek og skole kan være steder der giver det kit der skal til for at binde et lokalsamfund sammen. Reformen giver gode og oplagte muligheder for at tænke nyt, og mulighederne er mange for at eksperimentere med og skabe lige netop de tilbud der passer til det lokale behov. Kulturhusfællesskab. Missionen med at fremme kulturel aktivitet er bærende i den danske folkebiblioteksidé. Det lokale bibliotek har en naturlig rolle som lokalt kulturhus. En rolle som kan udfoldes mere eller mindre koncentreret om de basale biblioteksydelser eller som samlingspunkt for en kommunes eller et lokalsamfunds offentlige og private kulturliv. I mindre samfund uden så mange andre tilbud udfylder biblioteket en bred kulturhusrolle, mens biblioteket i storbyer med flere kommercielle kulturtilbud i højere grad koncentrerer aktiviteterne om litterære arrangementer, børnearrangementer m.m. Biblioteker fungerer ofte som samarbejdspartnere for det lokale foreningsliv eller som en del af et kulturhus der også kan rumme andre kulturinstitutioner som musikskoler, koncerthuse, teatre m.m. ABM samarbejde. Arkiver, biblioteker og museer er de institutioner der lokalt kan bidrage til at bevare og formidle samfundets kulturarv. Et fornyet fokus på betydningen af kulturarven som et vigtigt råstof i en fremtidig globaliseret verden har sat samarbejdet mellem kulturarvsinstitutionerne på dagsordenen. Samtidig har den teknologiske udvikling givet nye muligheder for en fælles elektronisk formidling. Der kan derfor være perspektiv i udvikling af et nyt og forbedret samarbejde mellem biblioteket og de lokale arkiver og museer. Et styrket samarbejde vil både kunne bidrage til at skabe sammenhæng i det lokale kulturliv i den nye kommune og også være muligheden for at bevare lokale institutioner på området. Borgerservice. Perspektivet med en samlet indgang/portal til offentlig information så tæt på borgeren som muligt har langt hen ad vejen været styrende for udvikling af elektroniske borgerserviceportaler. Udvides begrebet fra alene at handle om offentlig eller kommunal information til bredere samfundsinformation, giver det god mening at tænke på samarbejdsmuligheder for biblioteket og for de kommunale borgerservicecentre. Et samarbejde mellem rådhus og bibliotek, hvor borgerservicefunktionen placeres som en ny opgave på biblioteket, kan være muligheden i de nye kommuner for at bevare en lokal indgang til kommunen i lokalsamfundet tæt på hvor folk bor. Bibliotekerne er i forvejen via bibliotekslovens formålsparagraf forpligtet på formidlingen af såvel den offentlige information som information om samfundsforhold i øvrigt. Bibliotekerne har ofte en længere åbningstid end rådhuset, har alle fysiske og elektroniske materialer repræsenteret og kompetencerne til at vejlede i informationssøgning. Det nye Danmarks folkebibliotek 11

13 Læringscenterfunktion. Folkebibliotekerne har gennem en længere årrække udviklet tilbud til borgerne til støtte for læringsprocessen. Dette er sket i takt med den hastige samfundsudvikling og et stigende krav til den enkelte borger om at befinde sig i en livslang læringsproces på vej mod realiseringen af Danmark som et førende videnssamfund. Kurser tilbydes i informationssøgning via internettet som generelle introduktioner for alle eller rettet mod specifikke målgrupper. Der er tale om videregående kurser for uddannelsessøgende, virksomheder eller specielle erhvervsgrupper, eventuelt mod betaling. For den almindelige borgers behov for støtte til at finde og håndtere den information der kræves for at begå sig som borger og for at deltage i den demokratiske proces i samfundet, er folkebiblioteket også undervisnings- og læringsstedet med tilbud om kurser og individuel vejledning. Kurser i videnssøgning og informationshåndtering for borgere i et etableret uddannelsesforløb udvikles i tæt samarbejde med uddannelsesinstitutionerne og er på vej mod at blive stadig mere integreret i undervisningen. En nylig gennemført undersøgelse af de studerendes biblioteksbrug viser at de studerende trækker på såvel folke- som uddannelsesinstitutionernes biblioteker. Samarbejdet er derfor evident, og det gælder på alle niveauer fra folkeskole til universitet. Bibliotekerne giver rollen som egentligt læringsrum et stadigt større fokus i såvel den elektroniske udvikling som i det fysiske rum. Ved eventuel nyindretning af biblioteker vil det være relevant at tænke på den udvikling bl.a. i form af undervisningslokaler med computere. Integrationsarbejde. Folkebibliotekernes rolle i betjeningen af flygtninge og indvandrere har i de senere år udviklet sig fra at stille bøger, aviser og tidsskrifter til rådighed på hjemlandets sprog til i mange tilfælde at spille en afgørende rolle i integrationsprocessen. Biblioteket giver information om det danske samfund. En lang række forsøg med forskellige tilbud, først og fremmest brugen af biblioteket i rollen som læringscenter og som det frie offentlige rum har givet gode resultater. En rolle som der er belæg for at udvikle langt mere, bl.a. fordi danskere af anden etnisk herkomst er flittigere biblioteksbenyttere end resten af befolkningen. Børnehavebiblioteker i form af egentlige bibliotekssatellitter i institutionen er et nyt fænomen til styrkelse af børns kultur og læselyst. En række kommuner har i samarbejde med forældre og pædagoger inden for de seneste år etableret små biblioteker i børnehaver, hjulpet på vej af de statslige indsatsområder På samme hammel og Læselyst. Børnehavebiblioteket er af en høj standard i forhold til den traditionelle betjeningsform med udbringning af depoter til kommunens daginstitutioner og tjener som et supplement til denne. Kombibiblioteker, kombinationsbiblioteker mellem folke- og skolebiblioteker findes allerede i nogle kommuner og er 12 Det nye Danmarks folkebibliotek

14 mange steder på den politiske dagsorden som en fremtidig mulighed. Kombibiblioteket kan være modellen der på én gang tilgodeser nærhedsprincippet og samtidig sikrer et kvalitativt og effektivt bibliotekstilbud. Der forsøges i disse år med udvikling af flere forskellige modeller for disse kombinationsbiblioteker. Flere kommuner vil sandsynligvis overveje muligheden i forbindelse med strukturreformen. I den anledning er foreninger på folke- og skolebiblioteksområdet med støtte fra Biblioteksstyrelsen i gang med at udarbejde en kogebog på området. Publikationen udkommer primo december Bogbusbetjening. Biblioteker på hjul er en velkendt og rationel måde at bringe folkebiblioteket ud i landets tyndere befolkede områder hvor der ikke er grundlag for en fast filial. Store bogbusser kan rumme materialer svarende til et mindre filialbibliotek, men også mindre busser kan gøre god fyldest. Fleksibelt anvendt kan en bus erstatte eller supplere det faste biblioteks ydelser på en række områder: Som børne- eller ældrebibliotekssatellit, til udbringning af bøger bestilt elektronisk m.m. Hvad skal biblioteket tilbyde? Formålet med folkebibliotekerne er udtrykt i Lov om biblioteksvirksomhed der siger at folkebibliotekerne skal fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet. Bibliotekerne opfylder først og fremmest formålet ved at stille bøger og andre materialer til rådighed for borgerne, men også ved forskellige andre aktiviteter som kulturelle arrangementer, foredrag m.m. Biblioteksloven indeholder også bestemmelser om hvilke materialer bibliotekerne skal stille til rådighed. Tænkningen bag lovgivningen er den at det er informationen eller den kulturelle oplevelse der er væsentlig og ikke mediet. Nogle mennesker oplever og lærer ved at læse trykt tekst, andre ved at se på billeder eller ved at høre musik eller oplæsning. Bibliotekerne skal derfor tilbyde de forskellige medier som anvendes af befolkningen, i en takt så de er på højde med medieudviklingen. Eneste undtagelse fra forpligtelsen i den gældende lov er videoer og spillefilm på dvd. I praksis har de allerfleste biblioteker dog alligevel samlinger af film. Går borgeren ind i bibliotekshuset vil der være en række fysiske materialer at finde på hylderne: bøger, cd er, cd-rom er computerspil m.m. Men borgeren kan også gå på biblioteket hjemmefra og der få adgang til netbiblioteker i form af spørgetjeneste, guide til gode hjemmesider, musikfiler m.m. Nogle materialer er tilgængelige i flere former, f.eks. kan bøger og musik både findes i fysisk form og elektronisk som filer der kan hentes på internettet. Det nye Danmarks folkebibliotek 13

15 Oversigt I den følgende oversigt deles materialerne af praktiske grunde op i faste materialer og elektroniske ydelser: Faste materialer Bøger er stadig og vil foreløbig endnu udgøre kernen i folkebibliotekernes fysiske samlinger. Der skal være samlinger af såvel faglitteratur som skønlitteratur. Den seneste tids politiske fokus på læsning understreger vigtigheden af gode samlinger for børn og voksne. En velredigeret samling er inspirerende og aktuel og afspejler efterspørgselen i det pågældende lokalsamfund. Aviser og tidsskrifter hører ligesom bøgerne til folkebibliotekernes traditionelle materialer som biblioteket skal have repræsenteret. Mange tidsskrifter er efterhånden tilgængelige elektronisk, men en samling af papirudgaver er stadig relevant. Musik-cd er og dvd er. Biblioteksloven forpligter bibliotekerne til at udlåne musik. Alle kommuner tilbyder en samling af cd er. Et stadigt stigende udlån af cd er og dvd er viser en stor interesse hos borgerne for mediet. Multimedier som cd-rom og computerspil hører til de obligatoriske medier som bibliotekerne skal tilbyde. Den aktuelle undersøgelse af befolkningens kulturvaner Danskernes kultur- og fritidsaktiviteter 2004 (akf forlaget, april 2005) sammenholdt med statistikken over bibliotekernes beholdning af f.eks. computerspil, vidner om at der er en anledning for bibliotekerne til at prioritere de nye medier. Lydbøger var oprindeligt forbeholdt blinde og læsesvage, men er nu tilgængelige for alle og er et obligatorisk medie som bibliotekerne skal tilbyde. Udlånet af lydbøger suppleres i dag af E17, bibliotekernes elektroniske motorvej som er et netbibliotek for syns- og læsehandicappede. E17 er udviklet og drives af Danmarks Blindebibliotek i samarbejde med folkebiblioteker. Lydavis udgives i en række kommuner en gang om ugen og udsendes til blinde og svagtseende borgere. Udgivelsen af lydavis er ikke obligatorisk. Det er en service for borgere der ikke har andre muligheder for at følge et lokalt nyhedsmedie. Ny teknologi som scanning og syntetisk tale er nye måder at hjælpe læsehandicappede på, hvor servicen i højere grad kan skræddersys efter den enkeltes behov. 14 Det nye Danmarks folkebibliotek

16 Elektroniske materialer Internetadgang. Bibliotekerne er forpligtet til at have computere med adgang til internettet. Flere og flere danskere er online i hjemmene, alligevel oplever bibliotekerne stadig større efterspørgsel på internetadgange i biblioteket. De anvendes til søgning i sammenhæng med informationssøgningen i de fysiske samlinger. Især i byer med mange uddannelsessøgende efterspørges egentlige studiearbejdspladser. Det har også betydning at der er adgang til computere i sammenhæng med andre medier som bøger og tidsskrifter og i biblioteket hvor der samtidig er personale der kan give vejledning. Udviklingen går i retning af at bibliotekerne supplerer de faste computere med stik, så bibliotekets brugere kan tilslutte egne bærbare computere. Netbårne biblioteksydelser/netbiblioteker. Foruden adgangen til at gå på nettet på biblioteket producerer og vedligeholder bibliotekerne en række andre services via internettet. Der udgives en række mere specielle biblioteksservices, kaldet netbiblioteker. Det er services rettet mod specielle målgrupper som børn, og etniske minoriteter, og det er services om specielle emner som litteratur, musik, hverdagsjura m.m. Netbibliotekerne drives i dag af et netværk af biblioteker med statsstøtte til det koordinerende arbejde. Med nye store bæredygtige kommuner vil der formentlig være en bredere dækning af de netværk der driver og videreudvikler disse elektroniske bibliotekstilbud. bibliotekernes netguide Biblioteksvagten DotBot Juraport Litteratursiden Musikbibliotek Skrivopgave Spørgolivia E-bøger. Større biblioteker har gjort forsøg med udlån af bøger i elektronisk form, e-bøger. Det har foreløbig vist sig vanskeligt at få aftaler i stand om rettighederne til at låne disse ud, men slår mediet igennem vil det være et medie som det også er naturligt at bibliotekerne begynder at prioritere. Netmusik. Med Bibliotekernes Netmusik, der er en landsdækkende licens til at udlåne musik over internettet, har alle kommuner fået mulighed for at give adgang til en meget stor samling af først og fremmest dansk musik og efterhånden mere og mere udenlandsk. Servicen er endnu en forsøgsordning som det er frivilligt for kommunerne at tilslutte sig, men ligesom for de øvrige netbiblioteker kan det forventes at der med de nye store kommuner vil være basis for en bredere dækning. Film online kan også forventes at blive et naturligt bibliotekstilbud. Der er først og fremmest tale om undervisningsfilm og mere smalle film som ikke har kommerciel udbredelse. Som for musikkens vedkommende er der forsøg i gang i biblioteker med adgang til at se film over nettet. Det er foreløbig begrænset til visning Det nye Danmarks folkebibliotek 15

17 af film på biblioteket og ikke hjemmefra, og det er begrænset til områder med adgang til udbyggede bredbåndsnet. Biblioteksaktiviteter Kulturelle arrangementer. I tråd med bibliotekslovens formål om at fremme oplysning og kulturel aktivitet arrangerer folkebibliotekerne ofte en række kulturelle aktiviteter. Kerneydelsen i den forbindelse er forfatteraftener hvor forfatteren og læserne møder hinanden. Men også foredrag, debatmøder, børneteater, koncerter m.m. er traditionelle biblioteksaktiviteter. Arrangøren kan være biblioteket alene eller biblioteket i samarbejde med andre aktive kræfter i det lokale miljø. Udstillinger. Bibliotekerne står også for udstillingsvirksomhed. Som et minimum arrangeres inspirationsudstillinger af bibliotekernes materialer: Bøger, musik m.m. I forskelligt omfang kan bibliotekerne have større udstillinger af kunst eller af informativ karakter om forskellige emner. Ofte er biblioteket det sted hvor lokale amatørkunstnere og samlere har mulighed for at vise deres værker og samlinger for offentligheden. Læseindsats. Læsefærdighed er en afgørende kompetence for at klare sig i samfundet. Bibliotekernes forpligtelse til oplysning og kulturel aktivitet gør at de naturligt engagerer sig i at inspirere til læsning. Det sker på mange måder: Ved udlån af bøger, ved udstillinger, foredrag, via netbiblioteket Litteratursiden.dk eller f.eks. ved en læselystkampagne, som det sker aktuelt i et samarbejde mellem tre ministerier og en lang række institutioner i kommunerne. Bibliotekerne har desuden en opgave i at give særlig vejledning for ordblinde og andre med læsevanskeligheder. Som for andre aktiviteter er det væsentligt at bibliotekerne samarbejder om indsatsen med andre relevante parter: Skoler, oplysningsforbund med kurser for læsesvage m.fl. Flere biblioteker er desuden begyndt at tilbyde lektiehjælp, åbent for alle eller målrettet for specielle grupper, f.eks. tosprogede elever. Typisk kan servicen etableres ved hjælp af frivillige hjælpere blandt unge studerende eller andre. BK lånerservice. Bogen Kommer er en form for udmøntning af bibliotekslovens henstilling ( 3, stk. 2) til kommunerne om at der så vidt muligt skal etableres biblioteksbetjening af de børn og voksne, der er afskåret fra selv at komme på biblioteket. Servicen tilbydes af mange biblioteker og består i udbringning af bøger til hjemmet for handicappede og ældre der ikke selv kan komme på biblioteket. Dog tilbydes servicen i forskelligt omfang og på forskellige niveauer. 16 Det nye Danmarks folkebibliotek

18 Del 2 Praktiske råd til folkebibliotekerne om kommunesammenlægningerne

19 Kommunesammenlægningerne Praktiske råd til folkebibliotekerne Opgave- og strukturreformen træder i kraft den 1. januar 2007, og der forestår et intenst og omfattende arbejde i tiden forud. Her beskrives nogle af de vigtigste aspekter ved strukturreformen og samtidig gives der en række gode råd til hvordan bibliotekerne rent praktisk skal forholde sig til konsekvenserne af opgave- og strukturreformen. Kommunalvalg 2005 og sammenlægningsudvalg I november 2005 afholdes valg til kommunalbestyrelserne i alle kommuner. Fra 1. januar 2006 og frem til 1. januar 2007 hvor reformen træder i kraft og de nye kommuner dermed bliver en realitet, fungerer de udelukkende som sammenlægningsudvalg. De eksisterende kommunalbestyrelser i de kommuner der skal sammenlægges fortsætter til udgangen af 2006, idet funktionsperioden for disse er forlænget ved lov. Det er således de eksisterende kommunalbestyrelser der skal varetage den umiddelbare drift af kommunerne i Ved siden af den daglige drift har disse kommunalbestyrelser til opgave at yde sammenlægningsudvalget den fornødne bistand. I 2006 vil det kommunalpolitiske landskab således bestå af både de eksisterende kommuners kommunalbestyrelser og de sammenlægningsudvalg der bliver de nye kommuners kommunalbestyrelser. Sammenlægningsudvalgets funktion Den 1. januar 2007 bliver sammenlægningsudvalget til den nye kommunes kommunalbestyrelse. I 2006 skal sammenlægningsudvalget beskæftige sig med forberedelse og udvikling af den nye kommune. Sammenlægningsudvalget skal på én gang arbejde med at etablere og strukturere den nye kommune samt udarbejde vision og politikker på en lang række områder. Mange sammenlægningsudvalg vil formentligt indlede deres arbejde med at drøfte den overordnede vision for kommunen. Ved at opstille en vision udstikkes de overordnede pejlemærker for kommunens politik som kan sætte retningen for de mange beslutninger der skal træffes i sammenlægningsudvalgets funktionsperiode. Oplæggene til de ny kommuners visioner vil i mange tilfælde blive forberedt i løbet af efteråret 2005 og foråret Sammenlægningsudvalget kan vælge at nedsætte underudvalg der har til opgave at forberede og rådgive sammenlægningsudvalget på et nærmere afgrænset område. Medlemmerne af disse udvalg 18 Det nye Danmarks folkebibliotek

20 kan være medlemmer af sammenlægningsudvalget, kommunalt ansatte eller andre. Hovedopgaven for underudvalgene er at komme med diskussionspunkter til sammenlægningsudvalgene. Det er især oplagt inden for de store sektorområder som social/sundhed, borgerservice, beskæftigelse/integration, børn og unge, kultur og fritid mv. Sammenlægningsudvalget og bibliotekerne Det er op til kommunal afgørelse og prioritering hvordan man helt konkret griber den politiske proces an med hensyn til fastlæggelse af den kommunale politik generelt og specifikt på biblioteksområdet. Som det fremgår ovenfor, er det sammenlægningsudvalget, eventuelt med støtte fra et underudvalg, der skal fastlægge biblioteksstrukturen og bibliotekets serviceniveau i den nye kommune. Det vil være oplagt at arbejdet med disse spørgsmål foregår i temadrøftelser. Jo før den relevante forvaltning og bibliotekerne kan fremlægge oplæg om hvordan den nye kommunes strukturelle, faglige og kulturelle biblioteksprofil skal være desto bedre. Af strukturelle emner der skal tages stilling til, er: Spørgsmål om udpegning af hovedbibliotek, filialer, oplandsbetjening mv. Placering af borgerservicefunktioner på biblioteket Bibliotekets samdrift/samspil med beslægtede kulturinstitutioner, eventuelt kombibiblioteker. Forholdet mellem det fysiske og virtuelle bibliotek, herunder generelle betragtninger om bibliotekets materialebestand, kompetencegivende kurser, udstillinger, indsatser i forhold til forskellige brugergrupper mv. Der er også en række interne personalemæssige beslutninger der skal drøftes og træffes, eksempelvis om der tages initiativ til at integrere de forskellige personalegrupper ved sammenlægningen. Når der er udpeget en leder af biblioteksvæsenet i den nye kommune, og vision osv. er besluttet er det herefter lederen der træffer de beslutninger om den nye kommune som han/hun er blevet bemyndiget til af sammenlægningsudvalget og forvaltningen. For at garantere en sikker drift af de nye bibliotekskommuner er det vigtigt at de nye kommuner får udpeget et hovedbibliotek senest den 1. september 2006, hvor Biblioteksstyrelsen vil henvende sig til de berørte kommuner. Det er blandt andet af hensyn til biblioteksnumre og planlægning af kørselsordningen at de nye kommuner skal være i god tid med at give besked om valg af hovedbibliotek og filialer. Det nye Danmarks folkebibliotek 19

21 For yderligere information om beslutningskalender for sammenlægningsudvalgene, herunder budgetlægningen og relevante datoer: For yderligere information om den kommunale inddeling: /lovforslag/L68/som_vedtaget. htm KL beskriver i notat om serviceharmonisering fire modeller for serviceharmonisering: Model 1 Der etableres et økono- frirum Model 2 misk Model 3 Den udgiftsneutrale harmoniseringsmodel Laveste fællesnævnermodellen Serviceharmonisering De fleste sammenlægningskommuner er færdige med deres statusanalyser til brug for kommende beslutninger om tilpasninger i serviceniveauet. Kortlægningen har typisk mundet ud i at der udpeges nogle områder som påkalder sig særlig politisk opmærksomhed med henblik på at sammenlægningsudvalgene i 2006 kan træffe beslutning om det fremtidige serviceniveau. Serviceharmoniseringen må for den nye kommune som helhed ikke medføre realvækst, så serviceharmoniseringen vil uundgåeligt blive en proces hvor der skal ske justeringer i den hidtidige service i både opad- og nedadgående retning. Der skal ligeledes arbejdes bevidst med effektiviseringspotentialet i sektoren. Når det nye serviceniveau er vedtaget, skal det omsættes administrativt. Tildelingsmodeller skal justeres eller ændres, arbejdsgange skal omlægges, mv. så det nye serviceniveau bliver til daglig praksis. Den leverede service moniseres før størrel- det økonomiske råde- bestemmes. Model 4 harsen af rum Link til KL s notat: Harmonisering på biblioteksområdet Som følge af strukturreformen skal der være ensartet serviceniveau i de nye kommuner. Det gælder også takster og gebyrer. Borgerne og brugere må ikke opleve at kunne blive forskelsbehandlet som følge af at de kommer fra den gamle X kommune eller den gamle Y kommune. Det betyder at der skal være ens takster hvad angår gebyrer for for sent afleverede materialer, meddelelsesafgift/portoafgift mv. Det betyder f.eks. også at der: 20 Det nye Danmarks folkebibliotek

22 Enten er et tilbud om lydaviser til alle borgere i den nye kommune der opfylder nogle bestemte kriterier, eller at der slet ikke er lydavistilbud Enten er tilbud om Bogen kommer til alle borgere i den nye kommune der opfylder nogle bestemte kriterier, eller at der slet ikke er Bogen kommer som tilbud Ikke må undlades at opkræve gebyr af børn i den gamle X kommune mens der opkræves gebyr af børn i den gamle Y kommune. Enten skal der opkræves gebyr af børn i hele kommunen, eller også skal der ikke opkræves gebyr. I gennemgangen af rutiner og arbejdspraksisser vil der givetvis komme mange grænsetilfælde hvor det kan diskuteres hvor langt man skal gå med serviceharmoniseringen. Der behøver ikke at ske harmonisering af servicen i alle de tilfælde hvor der er tale om et generelt serviceniveau. Der behøver for eksempel ikke ske harmonisering af åbningstider eller materialeudbuddet i de enkelte biblioteker af rent formelle grunde, men det er klart at politiske hensyn og målsætninger kan begrunde det. Det nye Danmarks folkebibliotek 21

23 Budgetlægning 2007 Budgetproceduren for budget 2007 vil på mange måder adskille sig fra en traditionel budgetproces. Tidsplanen for budget 2007 må forventes at blive stram. Et forsigtigt bud er at sammenlægningsudvalgene vil udmelde foreløbige rammer til underudvalg og institutioner i løbet af foråret Budgetproceduren kompliceres blandt andet af behov for at skabe ensartet budgetgrundlag/talgrundlag og behov for at sammenlægningsudvalget afklarer spilleregler, budgetprocesser, effektiviseringsmuligheder, retningslinier for udmelding af rammer osv. Det gælder for eksempel også spørgsmål som kommunens fremtidige regler for økonomisk decentralisering, overførselsadgang mv. 22 Det nye Danmarks folkebibliotek

24 Personaleforhold Personaleforhold En professionel håndtering af de kommunale ledere og medarbejdere er et vigtig element i en vellykket kommunalreform og en vellykket start for de nye sammenlagte kommuner. Når to eller flere kommuner sammenlægges, vil de enkelte kommuner typisk have forskellige sæt af lokale aftaler, lønog personalepolitikker m.v. Den nye sammenlagte kommune skal etablere sit eget samlede sæt af regler. Det er de eksisterende kommuner der i både 2005 og 2006 er arbejdsgivere i forhold til medarbejderne. Sammenlægningsudvalget bliver i forhold til de bestående kommuners medarbejdere først arbejdsgiver når den nye kommune etableres den 1. januar Det er derfor også sammenlægningsudvalget der formelt ansætter og (formelt) fordeler medarbejderne til stillinger i den nye kommune. Der er vigtigt at sammenlægningsinformation til medarbejderne i 2005 og 2006 koordineres nøje mellem de kommuner der deltager i en sammenlægning. På den måde sikres en indholdsmæssigt og tidsmæssigt ensartet information til medarbejderne. Der henvises til KL s temaguide om personalejura og KL s temaguide på HR-området. Endvidere henvises til Bibliotekarforbundet: OgAnsaettelse.htm Det nye Danmarks folkebibliotek 23

25 Bibliotekssamarbejder Eksisterende, fuldstændige samarbejder I forbindelse med strukturreformen vil en række kommuner der i dag har indgået samarbejde om biblioteksbetjeningen, komme til at tilhøre hver sin nye kommune. I forhold til disse mellemkommunale ordninger skal der tages stilling til hvad der skal ske med de indgåede samarbejder. De typiske former for fuldstændige bibliotekssamarbejder er: Biblioteksforbund / kommunale fællesskaber indgået med hjemmel i Lov om biblioteksvirksomhed, 3 i henhold til den kommunale styrelseslovs 60. Betjeningsoverenskomster med hjemmel i Lov om biblioteksvirksomhed, 3. For begge formers vedkommende skal bestemmelser om opløsning være indeholdt i hhv. forbundsaftalen eller betjeningsoverenskomsten. Det fremgår endvidere af den politiske beslutningskalender (jf. link nedenfor) at samarbejder mellem de kommuner der indgår i sammenlægningen, skal ophæves. Sammenlægningsudvalget skal senest ultimo januar 2006 træffe formel beslutning om deres ophævelse. Herefter kan eventuelle nye samarbejder etableres. For yderligere information om beslutningskalender for sammenlægningsudvalgene, herunder budgetlægningen og relevante datoer: Opløsning af 60 samarbejder i forbindelse med strukturreformen er desuden beskrevet i KL s temaguide om kommunale fællesskaber og selskaber, aug Nye, fuldstændige samarbejder Der kan tages forskud på etableringen af en ny kommune inden for biblioteksområdet ved på traditionel vis at foretage en formel sammenlægning af bibliotekerne. Dette sker ved at de enkelte kommuner aftaler at indgå i en fuldstændig betjeningsoverenskomst forud for skæringsdagen 1. januar I sådanne tilfælde skal man være opmærksom på at der skal ske en fuldstændig sammenlægning for at opnå den fulde fordel som bl.a. vil være ét fælles biblioteksnummer. Hvis der alene sker en sammenlægning af IT-systemer men ikke en formel sammenlægning, vil bibliotekerne skulle operere med forskellige biblioteksnumre indtil den formelle sammenlægning pr. 1. januar Dette får betydning i forbindelse med eksempelvis bibliotek.dk/ fjernlånsamarbejdet og statistikindberetning (se nærmere nedenfor). 24 Det nye Danmarks folkebibliotek

26 Overgangsløsninger Biblioteksstyrelsen er opmærksom på at nogle kommuner der står foran en sammenlægning, ønsker at tage forskud på denne sammenlægning i tiden op til den 1. januar Det kan eksempelvis skyldes at den ene kommune står uden leder og at kommunen vurderer at den ikke vil ansætte en ny leder for den korte periode op til sammenlægningen. I den forbindelse har Biblioteksstyrelsen besluttet at lette overgangsprocessen til den nye kommunestruktur ved at betragte to eller flere kommuners biblioteker som ét biblioteksvæsen i 2006 på samme vis som biblioteksforbund/fuldstændig betjeningsoverenskomst, alene ved anmodning fra de berørte kommuner. Det skal understreges at det i givet fald gælder for alle forhold til Biblioteksstyrelsen, herunder: ét hovedbibliotek for alle deltagende kommuner én leder i forhold til Biblioteksstyrelsen én indberetning af folkebiblioteksstatistik og én indberetning af forfatteropgørelse til Biblioteksstyrelsen én indberetning af lokaliseringer til DanBib én opsætning af parametre for bibliotek.dk og DanBib (VIP-basen) én modtager (hovedbiblioteket) af kørselsordningen og ét biblioteksnummer (for biblioteksvæsen). kommuner og indeholde oplysning om hovedbibliotek samt ønsket rækkefølge for biblioteksnumre for filialer. Delvise samarbejder Mange biblioteker har desuden samarbejder der kun omfatter dele af virksomheden. De typiske former er: Delvis betjeningsoverenskomst med hjemmel i 3 i Lov om biblioteksvirksomhed Samarbejdsaftaler (f.eks. om bogbusdrift, eller systemsamarbejder) indgået i henhold til den kommunale styrelseslov 2 Netværkssamarbejder f.eks. projektsamarbejder. Netbibliotekerne, der er en form for netværkssamarbejde, er i flere tilfælde organiseret som foreninger. Fælles for de delvise samarbejder er at de ofte er lettere at komme ud af end tilfældet er for fuldstændige samarbejdsaftaler. Også for alle formaliserede, delvise samarbejdsformer gælder at de indgåede aftaler skal indeholde bestemmelser om opløsning. På dette område gælder det også (jf. KL s politiske beslutningskalender) at sammenlægningsudvalget senest ultimo januar 2006 skal træffe formel beslutning om ophævelse. Herefter kan eventuelle nye samarbejder etableres. Anmodning fra flere kommuner om at disse kommuners biblioteksvæsener i 2006 skal være at betragte som ét væsen, skal være underskrevet af de pågældende Det nye Danmarks folkebibliotek 25

27 IT-systemer Et kerneområde i forhold til sammenlægning af biblioteksvæsenet i større enheder er spørgsmålet om valg og sammenlægning af bibliotekssystemer. Dette er ikke alene aktuelt i forhold til driften af den nye kommunes folkebiblioteker, men i en række tilfælde også i forhold til driften af kommunens skolebiblioteker. I dag er der etableret et antal driftsaftaler hvor et bibliotek afvikler IT-driften af bibliotekssystemet for en eller flere kommuners biblioteker. For nogle kommuners vedkommende afvikler folkebiblioteket endvidere driften af skolebiblioteker. Med den foranstående strukturreform vil der imidlertid i en række tilfælde være opbrydning af sådanne eksisterende systemsamarbejder samtidig med at nye samarbejder og sammenlægninger iværksættes. I det følgende gives derfor nogle generelle anbefalinger i forbindelse med sammenlægning af IT-systemer for folkebiblioteker i nye og større kommuner. Mere generelt kan henvises til KL s temaguide om IT: Denne guide gennemgår en række generelle forhold, men forholder sig ikke specielt til biblioteksområdet. Systemsammenlægning og overgangsforhold Det tilrådes at der så hurtigt som muligt lægges en plan med henblik på at den nye kommune vælger enten ét nyt bibliotekssystem alene for hele den nye kommune eller eventuelt ét fælles bibliotekssystem på tværs af en eller flere af de nye kommuner. Det frarådes dermed at fortsætte med flere forskellige bibliotekssystemer i samme kommune. Ved valg af nyt system kan der i sagens natur vælges både et nyt system og et system som en (eller flere) af de sammenlagte kommuner har. Biblioteksstyrelsen anbefaler at kommunen vælger samme bibliotekssystem som dens samarbejdspartnere. Da der jævnligt de sidste år er sket sammenlægninger til fælles systemer og foretaget skift mellem forskellige leverandører (og bibliotekssystemer) har de forskellige leverandører af bibliotekssystemer stor erfaring med både sammen- og omlægninger. Det anbefales at der snarest træffes de nødvendige beslutninger om fremtidigt system så der kan træffes aftale med den valgte systemleverandør om den tekniske omlægning forud for sammenlægningen. Jo før beslutningen træffes, jo større er muligheden for at konvertering kan ske senest samtidig med den organisatoriske ændring. 26 Det nye Danmarks folkebibliotek

28 Hvis sammenlægning først kan se på et senere tidspunkt, anbefales det at der etableres en fælles overbygning i form af fælles katalogadgang på nettet. En sådan overbygning kan etableres i form af en særlig udgave af bibliotek.dk hvor der umiddelbart kun søges i data fra biblioteker i den nye kommune og hvor brugeren ved bestilling viderestilles til eget system. Alternativt ved en anden løsning hvor søgning også sker i de tidligere selvstændige bibliotekers lokale kataloger. Sådanne overbygningssystemer kan kun anbefales hvor det ikke er muligt at etablere en egentlig fælles løsning inden for få måneder og kan alene anbefales som en overgangsløsning. Det tilrådes således at der træffes klare og tidlige beslutninger om overgangen til et fælles system. Det vil med stor sikkerhed gøre processen billigere og mere overskuelig for de involverede parter, henholdsvis kommuner, medarbejdere og leverandører. Lånerregistre Der skal ske en justering af lånerregistre så kommunenumre og lånerkategorier m.v. (til styring af rettigheder) tilrettes det nye fælles bibliotekssystem. I den forbindelse skal opdatering af låneroplysninger med persondata fra CPR og/eller lokale personregistre i mange tilfældes også justeres til én model. Samtidig med strukturreformen sker en mindre justering af kommunenummersystemet (jf. afsnit om Biblioteksnumre), hvorfor der i nogle tilfælde skal ske konverteringer i bibliotekssystemet med brugere bosat i nabokommuner eller tilsvarende. Hos de biblioteker der abonnerer på CPR-data, sker konverteringen automatisk. I de tilfælde hvor der ikke abonneres på CPR-data, skal biblioteker og systemleverandører være opmærksomme på at det vil være nødvendigt med opdatering af kommunenumre for borgere bosat i andre kommuner af hensyn til eventuelle krav om mellemkommunal betaling og af hensyn til statistik over lånere. Der skal ud fra omfang og kompleksitet foretages en konkret vurdering af om konverteringen rationelt kan foretages maskinelt eller om manuel justering vil være mere hensigtsmæssig. Opmærksomheden henledes endvidere på at eventuelle adresseændringer som følge af ændrede vejnavne i de nye kommuner skal være på plads før konverteringen foretages. Biblioteksstatistik Udfordringen vedrørende bibliotekssystemer har også konsekvenser for indberetningen af biblioteksstatistikken. Tidligere erfaringer med skift af bibliotekssystemer hos folkebiblioteker viser at specielt indsamling af biblioteksstatistik er et område der kan volde vanskeligheder hvis det ikke bliver håndteret med omtanke allerede fra starten. Kernen i problematikken er at de enkelte biblioteker skal sikre at samtlige statistiske data såvel fra det gamle som fra det nye bibliotekssystem, registreres og bevares på en sådan måde at de uden pro- Det nye Danmarks folkebibliotek 27

29 blemer kan indberettes til Biblioteksstyrelsen ved årets afslutning. Det vigtigste at holde sig for øje er skæringstidspunktet, det vil sige det tidspunkt hvor bibliotekets data lægges ind i det nye bibliotekssystem. Biblioteksstyrelsen anbefaler at skæringstidspunktet er et årsskifte, da det vil være det mindst problematiske og letteste for alle parter (systemleverandør, bibliotek og Biblioteksstyrelsen). Hvis dette imidlertid ikke er en mulighed, vil den konkrete indberetningsmetode afhænge af den valgte sammenlægningsmodel. Der findes følgende to modeller for sammenlægning: Hvis det nye biblioteksvæsen har valgt at bibeholde et af de nuværende bibliotekssystemer som det nye fælles system, skal de biblioteker der opgiver deres gamle system, sørge for at kunne filindberette data for perioden forud for skiftet af system. Det betyder eksempelvis at hvis Søllerød og Birkerød ved sammenlægningen vælger Birkerøds bibliotekssystem, så er det kun Søllerød der særskilt skal sørge for at udtrække statistik fra bibliotekets gamle bibliotekssystem inden skiftet til det nye system. Hvis det nye biblioteksvæsen vælger at indkøbe et helt nyt fælles bibliotekssystem skal samtlige deltagende biblioteker sørge for at kunne filindberette data for perioden inden skiftet til det nye system. Processen skal foregå i samarbejde med den/de pågældende systemleverandører. I det årlige brev om filindberetning der udsendes i december måned, vil Biblioteksstyrelsen udbede sig oplysninger om valg af sammenlægningsmodel, hvornår skiftet har fundet sted og om hvordan indberetningen af statistikken vil foregå. Som en konsekvens af kommunalreformens gennemførelse i 2007 har Biblioteksstyrelsen besluttet ikke at ændre eller tilføje yderligere indberetningskategorier i biblioteksstatistikken for virksomhedsårene 2005 og Det naturlige brud i biblioteksstatistikken som strukturreformen skaber, vil Biblioteksstyrelsen benytte til at revurdere de nuværende indberetningskategorier og få tilføjet eventuelle nye. I løbet af efteråret 2005 vil et forslag til ændring af indsamlingen af biblioteksstatistikken fra virksomhedsåret 2007 blive sendt til høring på bibliotekerne. 28 Det nye Danmarks folkebibliotek

30 Reglementer Det fremgår af bibliotekslovens 35 at de biblioteker der er omfattet af loven, skal udarbejde et reglement for brugernes benyttelse af biblioteket. I forbindelse med kommunesammenlægningerne skal der udarbejdes nyt reglement for de nye bibliotekskommuner. Et reglement er bibliotekets eget regelsæt for adfærd på biblioteket. I udarbejdelsen af de nye reglementer kan der søges inspiration hos andre biblioteker om hvad der reguleres for. En anden mulighed for inspiration er at benytte Biblioteksstyrelsens hjemmeside under lovgivning spørgsmål og svar erstatning, for at se hvor der ofte opstår problemer som man kan tage højde for i reglementet. Biblioteksstyrelsen har tidligere udarbejdet en vejledning om Reglementer i bibliotekerne som kan ses på dk/publikationer/vejledninger/9/index. htm. Det er hensigtsmæssigt at man i et biblioteksvæsen ikke regulerer for alt, da der ofte er forskel på de enkelte biblioteker i kommunerne. For eksempel er der i nogle afdelinger større pres på computere end andre steder. Det kan derfor være relevant at regulere for brugen af computere et sted i kommunen, men ikke et andet sted. Et andet eksempel kan være at lokaleforholdene betinger forskellig adfærd. Det er oplagt at hvert enkelt bibliotek i forhold til de lokale behov, størrelse og temperament selv træffer beslutninger om emner som disse. Derfor skal der skelnes mellem hvad der skal være med i hele det kommunale biblioteksvæsens reglement og hvad der via skiltning skal fremgå på det lokale bibliotek. Med hensyn til gebyrer der skal betales til biblioteket, er det kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune der, i forbindelse med kommunernes budgetlægning, skal vedtage bestemmelserne om og størrelsen af de gebyrer bibliotekerne kan opkræve. Det er derfor vigtigt at dette kommer på plads. I forbindelse med strukturreformen er det sammenlægningsudvalgene der er myndighed i forhold til at træffe beslutninger om gebyrer fra den 1. januar Det nye Danmarks folkebibliotek 29

31 Indkøbsaftaler Med de nye større kommuner vil kommunernes udbudsforpligtelse øges, idet de dermed ofte vil overstige de tærskelværdier der regulerer hvornår de skal gå i EU-udbud. Bibliotekernes indkøb af fysiske materialer: Bøger, av-materialer, indbinding/ plastning og klargøring foregår i dag primært gennem indkøbsaftaler indgået efter EU-udbud. Det typiske billede er at store biblioteker har gennemført eget/egne EU-udbud, at mindre biblioteker deltager i en indkøbsaftale indgået efter et EU-udbud gennemført af centralbiblioteket eller har tilsluttet sig den rammekontrakt som Statens & Kommunernes Indkøbs Service (SKI) har indgået på området. Derudover købes der ind hos den lokale boghandler og pladeforretning i forskelligt omfang. Nogle små kommuner benytter alene lokale forhandlere, andre supplerer kontraktindkøbene med f.eks. at købe hastebøger lokalt, eller materialetyper som ikke er omfattet af de indgåede kontrakter. F.eks. købes lydbøger typisk direkte fra forlagene. Kontrakterne indgået efter EU-udbud er oftest toårige (med mulighed for forlængelse et år) eller treårige. Perioderne er forskellige og har ofte forskudte udløbsår for forskellige materialetypers vedkommende. For eksempel benyttes ofte forskellige leverandører til bøger og til musik. En del af de eksisterende aftaler vil være gældende efter strukturreformens ikrafttræden og for eksempel først udløbe 31. december Det vil sige at aftalen kan komme til at gælde en del af en ny kommunes indkøb, hvor en anden del/ andre dele af den ny kommune er omfattet af en anden aftale. Imidlertid indeholder strukturreformen bestemmelser om at gældende indkøbskontrakter/aftaler kan fortsætte til udløb, hvilket giver mulighed for at undgå at opsige kontrakter før tid. Det giver derfor ikke problemer at den juridiske enhed ændres. SKI s rammekontrakt der omfatter alle materialetyper inklusiv indbinding og klargøring, omfatter perioden 1. januar december Der er i øjeblikket 27 biblioteker der benytter aftalen. SKI er i gang med en udbudsforretning, således at den nuværende rammekontrakt afløses af en ny gældende fra 1. januar Bibliotekerne kan tilslutte sig rammekontrakten med dags varsel og sparer ved tilslutning hele den administrative proces med at gennemføre et EU-udbud. Desuden har SKI udgivet en publikation: Hvordan får vi flere penge til dem det egentlig handler om? til inspiration for kommunerne i forbindelse med strukturreformen. Publikationen kan ses på SKI s hjemmeside 30 Det nye Danmarks folkebibliotek