DEFF Styregruppen Møde 57

Transkript

1 Bo Öhrström, 13. februar 2014 Referat Referat af DEFF styregruppemøde torsdag d. 6. februar 2014 kl. 10:00-13:00 i mødelokale 1 i Kulturstyrelsen, H. C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V Deltagere: Sekretariat: Afbud: Børge Obel (BO), Marianne Lykke (ML) via Skype fra Chile, Mogens Sandfær (MS), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD), Svend Larsen (SL), Peter Flodin (PF), Anne-Birgitte Rasmussen (ABR) Kresten Bay (KBA), Bo Öhrström (BOE), Line Hunsbal, Anne-Grethe Demant Trine Nielsen (TNI) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Check af referatet herunder opfølgning på actionpoints fra møde d. 23. september 2013 Referatet af møde 53 er godkendt tidligere, og der har været holdt flere styregruppemøder derefter med forskellige medlemmer af styregruppen. På styregruppemødet 18. marts 2014 godkendes referaterne af møde 54, 55, 56 og Meddelelser a. Formand i. Anne Birgitte ny formand for bestyrelsen for Gymnasieskolernes Rektorforening Styregruppen ønskede hende til lykke med udnævnelsen. ii. Elsevier kontrakt status og plan KBA gav en kort status. Universitetsbibliotekerne er nu enige om fordelingsnøglen, som Elsevier forventes at godkende til indskrivning i kontrakten inden længe, hvorefter den endelige kontrakt og faktureringsgrundlag kan sendes ud. iii. Data management strategi status og plan Rektorkollegiet, Det kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket samt Statens Arkiver har udpeget medlemmer til Styregruppen for National Data Management. DeIC og DEFF har taget denne udpegning til efterretning og nedsat styregruppen på baggrund heraf. Styregruppen har MS som 1

2 formand, og BCD er medlem af gruppen. Gruppen skal levere udkast til strategi, handlingsplaner med økonomiske estimater. iv. National Open Access styregruppe status og plan Denne styregruppe er nedsat, og formanden for DEFF s styregruppe indtræder som repræsentant for DEFF efter ønske fra Styrelsen for Forskning og Innovation, da arbejdet er på politikplan. b. Medlemmer i. Forskning i DEFF s indsats på erhvervsområdet TNI har kontakt til en PhD studerende fra ML s område, hvor arbejdet muligvis kan frembringe ny viden til DEFF. Indtil videre taler TNI og ML om dette og orienterer styregruppen i relevant omfang. ii. PF har fået udvidet sit ansvarsområde med en ny digital læringsenhed. iii. MS beretter, at den hollandske forskningsminister har lanceret en ny politik, der peger på gylden OA i Holland. c. Sekretariat i. Økonomi: Regnskab 2013: Periode 13 er ikke færdig, men det tyder på, at driften udviser et mindre overskud på ca kr. IV er heller endnu ikke gennemregnet. På tilskudsområdet er der givet tilskud for kr. i Workshop marts 2014: På workshoppen gennemgås budgetter for 2014 i lidt større detaljeringsgrad, idet midler og personale kobles til hovedaktiviteter. Ansvar for godkendelse af regnskab og budget både på drifts- og tilskudsområdet skal afklares. ii. SCOAP3 status og plan DEFF er partner og nationalt kontaktpunkt for Danmark og underskrev som det første land et Memorandum of Understanding om deltagelse i SCOAP3 fra januar De første Open Access artikler betalt af det internationale initiativ SCOAP3 er nu tilgængelige. I løbet af de tre første uger af 2014 er næsten 400 artikler fremkommet i tidsskrifter fra de deltagende forlag, og det inkluderer otte artikler med danske forfattere. iii. Conclusions from Knowledge Exchange (KE) Strategy Forum: KE has had significant impact in the past years When preparing an output also plan follow up activities to achieve maximum impact KE should concentrate and reach out on the topics research data and sustainable business models and aim to achieve impact in these areas KE should leave room to share best practices and exchange amongst partners KE work should be based on mid term challenges relevant to institutions. This input should be collected by the partners. 2

3 Partners are responsible for carrying the results back to their institutions. KE s kontor: Kontoret flyttes fra DEFF til Jisc i Bristol især af økonomiske grunde. Overdragelsen forventes afsluttet i marts-april iv. Afrapportering til FIVU og ordførerne om status på initiativ 17 i innovationsstrategien var i januar 2014 følgende: Målgruppen for adgang til Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek (DEFF) er udvidet til også at omfatte virksomheder med oprettelse af DEFF Indtægtsdækket Virksomhed og i forlængelse heraf udvikling af projekter, der skal øge adgangen til videnskabelig information for små- og mellemstore virksomheder. Indsatser i forbindelse med initiativ 17 skal diskuteres på workshoppen d marts v. Tilskud til arrangementer i Danmarks Forskningsbiblioteksforening (nu med det nye navn Danske Fag-, Forsknings- og Uddannelsesbiblioteker) DEFF giver ind i mellem tilskud til udenlandske keynotes speakers på foreningens konferencer. Det er begrænsede beløb, som både gavner DF og DEFF. vi. Outsourcing af administrationsdelen under DEFF IV (til LM Information Delivery). DEFF IV betjener institutioner uden for DEFF s tre opdragsministerier samt virksomheder. Indtjeningen ved leverancer af videnskabelig information til disse målgrupper skal dække løn og andre omkostninger ved arbejdet. Nærmere gennemgang af DEFF IV og den tilhørende økonomi skal op på workshoppen d marts Samtidig skal DEFF s ansvar for DEFF IV og alle andre relevante aktiviteter afklares. 4. Proces og presse for tre projekter med betingede tilsagn Den forslåede proces for behandling af de tre projekter med betingede tilsagn følges med den korrektion, at senest fredag d. 7. marts 2014 meddeler de tre styregruppemedlemmer hinanden og sekretariatet deres vurderinger pr. mail. Den foreslåede proces for presse følges, og der ønskes både en nyhed og en pressemeddelelse. Indholdet skal være fremadrettet og kobles med DEFF s strategi. Indholdet koordineres med de tre projekter, og nyhed og pressemeddelelse rundsendes til styregruppen for kommentering formentlig i sidste halvdel af februar. 5. Ansøgning om midler til WAYF Styregruppen tilsluttede sig indstillingen og gav tilsagn om 1 mio. kr. til WAYF i Betingelsen for tilsagnet er, at DEFF ikke bidrager med yderligere midler til WAYF. 3

4 6. Midler fra DEFF til data management arbejde med DeIC Styregruppen tilsluttede sig indstillingen og afsatte en ramme på 1 mio. kr. til arbejdet i I lighed med DeIC er betingelse for anvendelsen af rammen eller dele heraf er, at styregruppen godkender budget for hele rammen eller dele heraf. Sekretariatet undersøger, om professionshøjskolerne er blevet spurgt om deltagelse i arbejdet. Tidsplanen for arbejdet skal revideres, og der forventes et projektkald hen i året 2014, hvor universiteterne forventes at delfinansiere projekterne. 7. Evaluering af styregruppens arbejde i 2013 Kulturstyrelsens jurist Anne Marie Hertzum orienterede generelt om habilitet og påpegede, at der normalt bliver foretaget konkrete vurderinger i det enkelte tilfælde. Styregruppen gav eksempler på de forskellige situationer, hvor habilitetsproblemerne opstod. Anne Marie arbejder videre med problemstillingerne sammen med andre jurister i Kulturstyrelsen og sekretariatet med henblik på opstilling af løsningsforslag til workshoppen d marts Styregruppen tilkendegav, at processen med ansøgninger gennem efteråret havde været presset af omstændighederne. Der var ønsker om flere møder for at give tid til debat og undgå, at emner og sager blev presset igennem. Forude ligger workshoppen, hvor vigtige emner er fastlæggelse af styregruppen ansvarsområder, bedre projektkald og muligvis udpegning af institutioner til udførelse af opgaver i stedet for ansøgningsrunder. Andre emner er DEFF s finanslovstekst mv. i forhold til den reelle situation samt anvendelse af ekstranet eller lignende til oplægning af alt relevant DEFF materiale. 8. Arbejdsplan for DEFF s styregruppe i 2014 Fastlæggelsen af arbejdsplanen sker på workshoppen, og vigtige emner dér er strategiimplementering, økonomi, DEFF IV, kurs for licensområdet, årshjul, styregruppens arbejdsform og andre emner fra nærværende styregruppemøde. Listen over ansvar for DEFF s styregruppe skal vise, hvad styregruppens engagement er i området. Andre emner er udviklings- og tilskudsfinansiering, de næste strategiske mål, drift af sekretariats- og licensområderne, DEFF IV, hvad skal DEFF tilbyde, fokusering og operationalisering af strategi, hvilke punkter i strategien understøttes af de 3 projekter, og hvilke punkter mangler der understøttelse af. Dagsorden og procesplan for workshoppen skal fastlægges samme med beskrivelse af forventet output herunder liste over beslutninger, der skal tages. Notat om forholdet mellem koordinationsudvalg, styregruppe, styrelse, sekretariat og ekstern organisation skal udarbejdes. 9. Fastlæggelse af koordinationsudvalgsmøde Der er skitseret mange emner til et kommende koordinationsudvalgsmøde. Mødet skal så vidt overhovedet muligt placeres før workshoppen d marts Fastlæggelse af møder i 2. halvår

5 Møder lægges ind hver anden måned undtagen i juli. Møder kan aflyses senere, hvis der ikke er behov. 11. Eventuelt Workshoppen planlægges at starte kl. 11. d. 17. marts 2014 med følgende skitseplan: Møde 11-13, frokost 13-14, møde 14-16, pause kl :30, møde 16:30-18:30 og middag 19:30. D. 18. marts 2014 planlægges der møde 9-11, formelt styregruppemøde og frokost