Kontrakt. levering af. elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen. mellem. Rudersdal Kommune Øverødvej Holte

Transkript

1 Kontrakt om levering af elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen mellem Rudersdal Kommune Øverødvej Holte og [Vindende tilbudsgiver] [Adresse] [Post. nr. by] [CVR. nr.] (herefter benævnt Leverandøren)

2 Indholdsfortegnelse 1. Aftalegrundlag Kontraktperiode Rammeaftalens omfang Gentofte, Gladsaxe og Lyngby-Taarbæk Kommuner Implementering og drift Afprøvning Definitioner Kontakt mellem parterne Priser Prisregulering Betaling Elektronisk fakturering Bestilling af leverancer Levering og leveringsbetingelser, herunder risikoens overgang Rudersdal Kommunes udskydelsesret Følgeseddel Sikkerhed og garanti Misligholdelse Væsentlig misligholdelse Anticiperet misligholdelse Leverandørens forsinkelse Misligholdelsesbeføjelser Bod Overgang til ny leverandør Diverse data og informationer Statistik Tavshedspligt Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring Love og myndighedskrav m.m Underleverandører Konsortium Miljø Etisk ansvar Arbejdsklausul Dialogklausul Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Overdragelse af rettigheder til anden offentlig myndighed Konkurs Force majeure Tvist Aftaleændringer Underskrift Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 2 af 18

3 Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 3 af 18

4 Kapitel 3 Rammeaftale 1. Aftalegrundlag Rammeaftalen baserer sig på et udbud i overensstemmelse med EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF, hvorefter der er indgået aftale med Leverandøren. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Svar på spørgsmål og rettelsesblade til udbudsmaterialet af dato 2. Underskrevet rammeaftale af dato 3. Kravspecifikation, inkl. eventuelle bilag, af dato 4. Udbudsbetingelser, inkl. bilag, af dato 5. Leverandørens tilbud af dato Rammeaftalen er reguleret af ABService samt Købeloven, i det omfang forhold ikke er dækket af denne aftale. Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til nærværende aftale. 2. Kontraktperiode Rammeaftalen indgås for perioden 30. december 2015 til og med 31. december 2019 med en mulighed for Rudersdal Kommune på forlængelse i op til yderligere 1 x 12 måneder. Rudersdal Kommune giver senest 3 måneder før aftalens udløb meddelelse til Leverandøren, såfremt Rudersdal Kommune ønsker at gøre brug af muligheden. I fald muligheden for forlængelse benyttes, vil rammeaftalen blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optionen om forlængelse ikke benyttes, udløber rammeaftalen automatisk 31. december Rudersdal Kommune forbeholder sig ret til at hæve rammeaftalen med 3 måneders varsel, uden krav om erstatning af nogen art, såfremt der foreligger en politisk, en myndighedsmæssig, en klagenævns- eller en domstols beslutning/afgørelse, eller såfremt der gennemføres et direktiv- eller lovgivningsmæssigt indgreb, der får uomtvistelige konsekvenser for rammeaftalen. Rammeaftalen opsiges i denne sammenhæng til den 1. i en måned. 3. Rammeaftalens omfang Formålet med denne rammeaftale er at øge trygheden og sikkerheden for borgeren samt sikre effektive arbejdsgange i Hjemmeplejen. Rammeaftalen omfatter levering, montering og implementering samt drift og vedligehold af et elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen i Rudersdal Kommune. Det forudsættes, at Leverandøren til enhver tid er leveringsdygtig og ekspert i samtlige af de produkter, software og hardware ydelser, der er omfattet af rammeaftalens leverancer. Leverandøren skal levere et elektronisk nøglesystem, som Rudersdal Kommune til enhver tid har licens til at bruge i henhold til denne rammeaftale, på Leverandørens system/servere. Leverandøren leverer herunder licens til det elektroniske nøglesystem med tilhørende data.

5 Leverandøren forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i kontrakten og kravspecifikationen nævnte leverancer og ydelser på de beskrevne vilkår og til de i tilbudslisten anførte priser. Rammeaftalen omfatter udelukkende elektroniske nøgleløsninger til borgere, der er visiteret af Rudersdal Kommune og bor i egen bolig. Rammeaftalen omfatter ikke de borgere, der er visiteret af Rudersdal Kommune og bor i en af kommunes plejeboliger Gentofte, Gladsaxe og Lyngby-Taarbæk Kommuner Gentofte, Gladsaxe og Lyngby-Taarbæk Kommuner kan indkøbe det elektroniske nøglesystem, der er omfattet af denne rammeaftale. Kommunerne er dog ikke forpligtet til at indkøbe på denne rammeaftale og kan derfor vælge selv at gennemføre et udbud i stedet. Hver af de tre kommuner kan med et varsel på én (1) måned bringe denne rammeaftale i anvendelse for deres indkøb af elektronisk nøglesystem. Den pågældende kommune kontakter da valgt Leverandør med henblik på kontraktindgåelse og nærmere fastlæggelse af opstart. Ved kontraktindgåelse anvendes nærværende rammeaftale med bilag i sin helhed, og Rudersdal Kommune erstattes med pågældende kommunes navn. I Kravspecifikationen tilrettes med pågældende kommunes navn og omfang. Den konkrete kontraktsum for den enkelte kommune fastlægges på baggrund af de i Bilag 8, Tilbudslisten vedlagte kalkulationspriser, med den eventuelle indeksregulering der måtte være berettiget. Vælger en eller flere af de tre kommuner at indgå aftale på baggrund af nærværende rammeaftale, er der tale om selvstændige, uafhængige aftaler. Rudersdal Kommune eller en eller flere af de tre kommuner kan derfor uafhængigt af hinanden opsige den indgåede aftale om levering af elektronisk nøglesystem til den pågældende kommune, såfremt der i det pågældende aftaleforhold foreligger omstændigheder, der påkalder en sådan handling i henhold til nærværende aftales misligholdelsesbestemmelser. Neden for er angivet det på udbudstidspunktet aktuelle behovs omfang for elektronisk nøglesystem ved hver enkelt af de tre kommuner. Gentofte Kommune Gentofte Kommunes eventuelle behov for et elektronisk nøglesystem omfatter et elektronisk nøglesystem med låseenheder, ca. 700 adgangsgivende enheder samt ca. 15 personer fordelt på superbrugere, lokale brugere mv., som skal have adgang til administration af systemet. Behovet omfatter såvel hardware som software samt løbende opdatering og vedligeholdelse af begge dele. Behovet omfatter endvidere initialmontering af låseenheder samt opsætning af brugergrænsefladen og undervisning i brugen af denne. Gladsaxe Kommune Gladsaxe Kommunes eventuelle behov for et elektronisk nøglesystem omfatter et elektronisk nøglesystem med 780 låseenheder, 500 adgangsgivende enheder samt licenser til ca. 15 medarbejdere fordelt på superbrugere, lokale brugere mv., som skal have adgang til administration af systemet. Behovet omfatter såvel hardware som software samt løbende opdatering og vedligeholdelse af begge dele. Behovet omfatter endvidere initialmontering af 500 låseenheder samt opsætning af brugergrænsefladen og undervisning i brugen af denne. Lyngby-Taarbæk Kommune Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 5 af 18

6 Lyngby-Taarbæk Kommunes eventuelle behov for et elektronisk nøglesystem omfatter et elektronisk nøglesystem med 860 låseenheder, 525 adgangsgivende enheder samt licenser til ca. 50 medarbejdere fordelt på superbrugere, lokale brugere mv., som skal have adgang til administration af systemet. Behovet omfatter såvel hardware som software samt løbende opdatering og vedligeholdelse af begge dele. Behovet omfatter endvidere initialmontering af 860 låseenheder samt opsætning af brugergrænsefladen og undervisning i brugen af denne. 4. Implementering og drift Leverandøren skal proaktivt levere, implementere, installere, drifte, og vedligeholde rammeaftalens leverancer og enhver ydelse forbundet hermed. Leverandøren skal således som ekspert i rammeaftaleperioden gennemføre de aktiviteter og levere de ydelser, der er nødvendige for at det elektroniske nøglesystem kan installeres, driftes og vedligeholdes i Leverandørens driftsmiljø. Levering til drift og vedligeholdelse anses for sket, når Rudersdal Kommune har godkendt Leverancen iht. overtagelsesprøven. Leverandøren har ansvaret for at kunne dokumentere, at korrekt levering er sket. Leverandøren skal levere daglig backup af de til enhver tid hørende kundedata i det elektroniske låsesystem. Leverandøren skal opbevare kopi af data og backup af data på to geografisk adskilte lokationer. 5. Afprøvning Afprøvning af det elektroniske nøglesystem sker som en overtagelsesprøve, der gennemføres henover to dage forud for overtagelsesdagen. Afprøvningen har til formål at afdække umiddelbare fejl og/eller mangler ved det implementerede elektroniske nøglesystem i forhold til rammeaftalens krav. Leverandør og Rudersdal Kommune kan aftale, at der sker en løbende test af de implementerede dele af det elektroniske nøglesystem frem mod den egentlige afprøvning. Vælger Leverandør og Rudersdal Kommune at gennemføre en løbende test, indebærer det ikke et afkald på de krav, rettigheder og beføjelser, som er knyttet til selve afprøvningen. Rudersdal Kommune er først forpligtet til at betale drifts- og vedligeholdelsesvederlag, når afprøvningen er gennemført, og resultatet viser, at det implementerede elektroniske nøglesystem opfylder rammeaftalens krav. Viser den gennemførte afprøvning, at det implementerede elektroniske nøglesystem ikke fuldt ud lever op til kravene i rammeaftalen, skal der aftales tidspunkt for ny afprøvning. 6. Definitioner Leverancer skal i denne rammeaftale forstås som, - levering, montering og/eller vedligehold og support af låseenheder - levering og/eller vedligehold og support af adgangsgivende enheder - levering og/eller løbende drift af IT-system tilknyttet nøglesystemet - opdatering og/eller ajourføring af IT-system tilknyttet nøglesystemet - levering og/eller drift af netværk fra låseenheder til IT-system tilknyttet nøglesystemet - uddannelse og/eller træning af personale ved Rudersdal Kommune i brug af IT-system samt montering og afmontering af låseenheder Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 6 af 18

7 - tilvejebringelse og overførsel til Rudersdal Kommune af data fra låseenheder i et tilgængeligt format for Rudersdal Kommune - betryggende opbevaring af data fra låseenheder og IT-system tilknyttet nøglesystemet - levering af dokumentationsmateriale. 7. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, som varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. I implementeringsfasen mødes de udpegede kontaktpersoner ugentligt med henblik på at sikre, at implementeringen forløber hensigtsmæssigt samt løser eventuelle udfordringer. Hvis emnerne til drøftelse på et givent møde kræver inddragelse af fagpersoner, skal disse stille til mødet, således at der kan findes løsninger på mødet. Efter velgennemført implementeringsfase nedsættes mødefrekvensen til kvartalsvise møder, hvor status samt aktiviteter for den kommende måned drøftes. Deltagerkredsen ved disse er den samme som under implementeringsfasen. Formålet med de kvartalsvise møder er at sikre en løbende dialog med henblik på et konstruktivt og tilfredsstillende samarbejde for begge parter, hvor eventuelle udfordringer tages i opløbet. Såfremt en af parterne ønsker mødefrekvensen sat op, skal dette accepteres af den anden part. Leverandørens besøg hos borgeren skal aftales i forvejen og direkte med borgeren. 8. Priser Rudersdal Kommune betaler for modtagne leverancer i henhold til Tilbudslisten med tilhørende kalkulationsark. Priserne er som udgangspunkt faste og omfatter alle omkostninger forbundet med den enkelte leverance. 9. Prisregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt den 1. januar, dog tidligst 12 måneder efter aftaleindgåelse. Prisfald skal uden ugrundet ophold komme Rudersdal Kommune til gode uanset bestemmelserne nedenfor. Alle prisreguleringer skal være baseret på detaljeret dokumentation. Såfremt Leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles Rudersdal Kommunes Indkøbsafdeling minimum 1 måned før prisreguleringens ikrafttrædelse. Prisregulering skal ske i henhold til Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Priserne kan således ændres med den procentvise stigning i Nettoprisindekset fra den 1. december i det foregående år til den 1. december året før. Første prisregulering beregnes på nedenstående formel: Procentstigningen = (Nyt index ) (gammelt index) 100 (Gammelt index) Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 7 af 18

8 Supplerende leverancer inden for rammeaftalen følger samme prisregulering, medmindre andet er særskilt er aftalt. Ingen prisregulering kan iværksættes uden forudgående skriftlige godkendelse heraf fra Rudersdal Kommunes Indkøbsafdeling. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Ved ny lovgivning, nye overenskomster eller omlægning af skatter og afgifter, som påvirker Leverandørens omkostninger i relation til rammeaftalen, har Leverandøren ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør en stigning i omkostningerne. 10.Betaling Betaling med frigørende virkning sker månedsvis bagud. Rentelovens regler er gældende. I forbindelse med implementering af det elektroniske nøglesystem sker betaling, når afprøvningen har vist, at det elektroniske nøglesystem opfylder rammeaftalens krav. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura, jf. LBK nr. 459 af 13. maj 2014 med senere ændringer. 11.Elektronisk fakturering Fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. BEK nr. 354 af 12. april 2010 og BEK 205 af 11. marts 2011 om elektroniske regninger til offentlige myndigheder. Leverandøren skal til enhver tid fremsende elektroniske fakturaer i overensstemmelse med de gældende regler og i de krævede formater. I henhold til de gældende bekendtgørelser skal fakturaer og kreditnotaer fremsendes i OIOUBL format og via Nemhandel infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0. Fakturaer fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Rudersdal Kommunes ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Rudersdal Kommune for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaren skal indeholde: - Udstedelsesdato - Fakturanummer - Leverandøren s CVR-nr. (eller SE-nr.) - Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse - Omfanget og nøjagtig beskrivelse eller identificerbar beskrivelse af de leverede ydelser/mængden og arten af de leverede varer - Dato, hvor levering af ydelserne/varerne foretages eller afsluttes, eller hvor a conto-beløb betales, forudsat en sådan dato er fastsat og er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato - Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed - Gældende momssats - Det momsbeløb, der skal betales - Rekvirent hos ordregiver - Varenummer Rudersdal Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 8 af 18

9 De elektroniske fakturaer skal sendes til den bestiller, som har rekvireret leverancen, medmindre andet er angivet ved bestilling. Leverandøren kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. 12.Bestilling af leverancer Rudersdal Kommune skal minimum inden for Leverandørens normale arbejdstid have mulighed for at afgive bestilling pr. telefon, og derudover skal der være mulighed for at afgive bestilling pr. e- mail. 13.Levering og leveringsbetingelser, herunder risikoens overgang Ved bestilling af låseenheder og adgangsgivende enheder skal der på hverdage være dag-til-dag levering. Leveringsbetingelsen er frit leveret på den af Rudersdal Kommune angivne adresse. Risikoens overgang følger leveringen. Leveringsdatoen er den dato, hvor det er forventet, at Rudersdal Kommune godkender overtagelsen for den enkelte delleverance. Den faktiske overtagelsesdato er den dato, hvor overtagelsen af den enkelte delleverance godkendes af Rudersdal Kommune. Transport foregår for Leverandørens ansvar og risiko. Såfremt Leverandøren har restordre på den bestilte leverance, eller såfremt leverancen ikke kan leveres inden for den aftalte tid, skal Leverandøren omgående tilbyde vederlagsfrit at levere andre tilsvarende eller bedre leverancer. Købelovens almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke. 14.Rudersdal Kommunes udskydelsesret Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 20 arbejdsdage har Rudersdal Kommune ret til 3 gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i tidsplanen fastsat tidsfrist, dog således at Rudersdal Kommunes samlede udskydelser af tidsplanen højest kan udgøre 60 arbejdsdage. Såfremt Rudersdal Kommune udskyder en eller flere tidsfrister, er Leverandøren berettiget til at kræve alle efterfølgende tidsfrister udskudt med et tilsvarende antal arbejdsdage, dog i alle tilfælde mindst 20 arbejdsdage. I det omfang Leverandøren påføres dokumenterede meromkostninger, skal disse godtgøres af Rudersdal Kommune. Betalinger udskydes tilsvarende, og der påløber rente efter rentelovens regler, jf. pkt. 10, i udskydelsesperioden. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 9 af 18

10 15.Følgeseddel Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der for hver pakning nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, herunder EAN-nummer, navnet på den person, der har bestilt leverancen, bestillingsdato, antal, varetype, varenummer samt evt. restordrer. Leverandøren skal sikre behørig kvittering på følgesedlen i forbindelse med leveringen af varerne/ydelserne. 16.Sikkerhed og garanti Leverandøren skal indestå for sikkerheden i det elektroniske nøglesystem. Nøglesystemet skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning med videre, som stilles i Persondataloven med tilhørende bekendtgørelser. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere, at nøglesystemet som helhed overholder Persondataloven samt anden lovgivning vedrørende datasikkerhed. Dette gælder det samlede elektroniske nøglesystem, herunder eksempelvis server hvor software hostes, forbindelse mellem låseenhed og server, forbindelse mellem adgangsgivende enhed og server mv. Leverandøren indestår for sikkerheden i det elektroniske nøglesystem. Nøglesystemet skal leve op til de sikkerhedskrav, som et dansk forsikringsfirma vil stille, når en borger ønsker at blive forsikret. Samt den til enhver gældende IT-sikkerhedspolitik i Rudersdal Kommune. Garantiperioden for låseenhederne er på 5 år, der løber fra overtagelsesprøven. Nye dele, der i garantiperioden leveres til udskiftning af mangelbehæftede dele, er undergivet garanti indtil udløbet af den oprindelige garantiperiode, dog mindst i 2 år regnet fra tidspunktet for udskiftningen. Der henvises til Leverandørens garanti, såfremt Rudersdal Kommune bliver stillet bedre med disse vilkår. I øvrigt henvises der til Købelovens bestemmelser. Forlænges kontraktperioden med 2 x 12 måneder, forlænges garantiperioden med tilsvarende. 17.Misligholdelse Er leverancen ikke udført i overensstemmelse med aftalegrundlaget, uden at dette skyldes Rudersdal Kommunes forhold, eller forhold i øvrigt som Rudersdal Kommune bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Rudersdal Kommune dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Rudersdal Kommune om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Leverandøren er da forpligtiget til at levere en mangelfri leverance senest den efterfølgende hverdag. Rudersdal Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Forinden misligholdelsesbestemmelsen bringes i anvendelse, har Rudersdal Kommune og Leverandøren pligt til at søge uoverensstemmelserne løst i mindelighed. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, eksempelvis ved driftseffektivitet under 98%, forsinkelser, mangelfulde leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse, jf. nedenfor. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 10 af 18

11 18.Væsentlig misligholdelse Ved Leverandørens væsentlige misligholdelse kan Rudersdal Kommune ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning og uden forudgående varsel. Til væsentlig misligholdelse henregnes navnlig, men ikke udelukkende, følgende situationer: - Gentagne forsinkede (mere end tre gange inden for en seks måneders periode) eller gentagne mangelfulde leverancer (mere end tre inden for en seks måneders periode), der er byrdefulde for Rudersdal Kommune. - At Leverandørens leverancer er behæftet med gentagne (mere end tre gange) og/eller alvorlige fejl eller mangler, at Rudersdal Kommune med rimelighed må anse Leverandøren for at være fagligt eller økonomisk ude af stand til at udføre de i kontrakten omfattede opgaver eller dele heraf. Eksempelvis at adgangsgivende enhed ikke virker efter hensigten, eller tidsmæssige forhold i funktionalitet af det elektroniske nøglesystem ikke efterleves. - Hvis antallet af klager inden for tre måneder overstiger tre klager, kan der udløses bod. Hvis antallet af klager inden for 6 måneder overstiger 10 klager, er der tale om væsentlig misligholdelse. Ved væsentlig misligholdelse kan Rudersdal Kommune vælge at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ophæves kontrakten delvist, kan Rudersdal Kommune kræve erstatning i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler. Ved vurdering af om betingelserne for at foretage en delvis ophævelse foreligger, skal der tages hensyn til misligholdelsens karakter samt de ulemper, en sådan reduktion af omsætning påfører Leverandøren eller Rudersdal Kommune. Rudersdal Kommune kan vælge at gøre den delvise ophævelse af kontrakten tidsbegrænset for en periode. En delvis ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at Rudersdal Kommune tillige kræver erstatning. I øvrigt er Leverandøren ansvarlig efter dansk rets regler om misligholdelse. 19.Anticiperet misligholdelse Rudersdal Kommune kan endvidere med øjeblikkelig virkning hæve kontrakten, såfremt Rudersdal Kommune finder det overvejende sandsynligt, at Leverandøren er ude af stand til at til at levere de aftalte ydelser i tilfredsstillende kvalitet, på hensigtsmæssig og forsvarlig måde og i rette tid. 20.Leverandørens forsinkelse Rudersdal Kommune anser som udgangspunkt enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis Leverandøren må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Leverandøren straks give meddelelse til Rudersdal Kommune herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. 21.Misligholdelsesbeføjelser Såfremt Leverandøren misligholder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, kan leverancen blive afvist. Endvidere er Rudersdal Kommune berettiget til erstatning for et hvert tab efter dansk rets Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 11 af 18

12 almindelige regler. Rudersdal Kommune kan også vælge i stedet at kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, foretage erstatningskøb, tilbageholde vederlag eller modtage erstatning/omlevering mv. 22.Bod Hvis en ydelse eller leverance er forsinket eller mangelfuld, og dette ikke skyldes forhold som Rudersdal Kommune er ansvarlig for, er Rudersdal Kommune berettiget til at kræve en bod. Boden udgør DKK pr. dag pr. forsinkelse/mangel. Boden løber fra og med den dag, Rudersdal Kommune skriftligt påtaler forsinkelsen/manglen over for Leverandøren, og indtil en mangelfri ydelse har fundet sted. Den samlede bodsbetaling for forsinkelsen/manglen kan dog maksimalt blive 5% af den samlede kontraktsum. Ved flere end 3 skriftlige reklamationer er Rudersdal Kommune berettiget til en ekstra bod på DKK Bod afregnes ved Leverandørens udstedelse af kreditnota, som skal være Rudersdal Kommune i hænde senest med udgangen af følgende måned eller ved modregning i den løbende fakturering relateret til projektet. En aftalt bod er ikke til hinder for, at ordregiveren kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Dette gælder dog ikke, såfremt bodens funktion er at træde i stedet for erstatning. Bestemmelserne om bod er uafhængige af afhjælpningsretten/-pligten og indskrænker ikke Leverandørens leveringsforpligtelse. 23.Overgang til ny leverandør Uanset årsagen til ophøret af kontrakten er Leverandøren i én overgangsperiode forpligtiget til at varetage leverancerne, som er omfattet af kontrakten, ind til leverancerne med rimeligt varsel kan overdrages til tredjemand. Leverandøren er forpligtiget til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Rudersdal Kommune har således krav på, og Leverandøren er forpligtiget til at overdrage alle relevante materialer, informationer, data, statistik mv. med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for Rudersdal Kommune og borgerne, samt at data som måtte være nødvendigt for at gennemføre nyt udbud. 24.Diverse data og informationer Inden for lovens rammer har Leverandøren brugsret til diverse data og informationer, så længe Leverandøren udfører opgaver i henhold til kontrakten. Materialet må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Alt materialet tilhører Rudersdal Kommune, og skal efter konkret anmodning udleveres til Rudersdal Kommune elektronisk i Excel-format, CSV-format eller tilsvarende format godkendt af Rudersdal Kommune. 25.Statistik Statistik skal fremsendes 4 gange årligt til Rudersdal Kommune. Statistikken sendes kvartalsvis, primo januar, primo april, primo august samt primo november. Januar statistik indeholdende ud- Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 12 af 18

13 over den kvartalsvise statistik også det foregående årsforbrug samlet set. August statikken skal udover årets første 6 måneders forbrug også indehold et samlet billede over første halvår forbrug. Det præcise indhold i den enkelte statistik aftales på det forudgående kvartalsmøde. Statistikken skal være inddelt på måneder, og det skal klart fremgå, hvilke typer leverancer der har været leveret med angivelse af omfang og leveringsdato. Derudover skal der fremsendes statistikker på ad hoc basis, såfremt Hjemmeplejen akut får behov for det. Statistikkerne skal kunne leveres i Excel- og CSV-format. 26.Tavshedspligt Leverandøren og dennes personale samt eventuelle underleverandører har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, jf. relevante bestemmelser i hhv. straffelov, forvaltningslov og retssikkerhedslov. Denne tavshedspligt gælder også efter rammeaftalens udløb. Tavshedspligten fortsætter efter rammeaftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratrædelse af sin stilling hos Leverandøren. Det betyder, at Leverandøren ikke må benytte disse oplysninger til f.eks. markedsføring eller andet, efter rammeaftalen er ophørt. Leverandøren forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. lov om behandling af personoplysninger. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Rammeaftalen er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at Leverandøren og Rudersdal Kommune på forhånd og skriftligt har indgået aftale herom. Dette gælder dog ikke offentliggørelse af en bekendtgørelse, eller såfremt tredjepart forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens regler. 27.Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring Rudersdal Kommune forudsætter med underskrivelsen af rammeaftalen, at Leverandøren har erhvervet forsikringsmæssig dækning af produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab eller tilsvarende dækkende tingsskade på minimum DKK 10 mio. og dækkende personskade på minimum DKK 10 mio. pr. skadebegivenhed. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset hertil, og Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige DKK pr. skade. Dokumentation for forsikringsforhold skal fremsendes senest ved indgåelse af rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til i hele rammeaftalens periode at opretholde denne forsikringsdækning, og ordregiver forbeholder sig ret til under rammeaftalens løbetid at afkræve Leverandøren dokumentation herfor. Såfremt Leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal Leverandøren overfor Rudersdal Kommune udstede en garanti for, at Leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at Leverandøren - i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter Leverandøren sig til straks at informere ordregiver herom. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 13 af 18

14 28.Love og myndighedskrav m.m. Leverandøren er forpligtet til og ansvarlig for at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer, tekniske forskrifter og diverse standarder såvel på aftaletidspunktet som i rammeaftaleperioden. Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Leverandøren er pligtig at holde Rudersdal Kommune skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Rudersdal Kommune, som følge af eventuelle krænkelser. 29.Underleverandører Leverandørens anvendelse af underleverandører skal på forhånd skriftligt godkendes af Rudersdal Kommune, såfremt underleverandøren påtænkes at udføre dele af ydelsen/varen. Rudersdal Kommune kræver, at eventuelle underleverandører skal opfylde samme krav som Leverandøren, og det er Leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til Rudersdal Kommune. Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under kontrakten, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført opgaven. Rudersdal Kommune skal alene samarbejde og drøfte aftaleforhold med Leverandøren. Dette betyder, at ved eksempelvis mangelbehæftede leverancer udført af en underleverandør, er det leverandørens ansvar at bringe leverance i orden. Leverandøren hæfter for sine underleverandørers forhold på samme vis som for egne forhold. 30.Konsortium Såfremt Leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af rammeaftalen. 31.Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under rammeaftalen, opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m., som er gældende inden for den/de pågældende leverancer. På Rudersdal Kommunes forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Rudersdal Kommune, fremskaffe den dokumentation, som Rudersdal Kommune måtte ønske omkring en leverance, til brug for Rudersdal Kommunes miljøvurdering af leverancen. 32.Etisk ansvar Leverandøren er forpligtiget til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må Leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder eller etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 14 af 18

15 Rudersdal Kommune forventer, at Rudersdal Kommunes leverandører og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Rudersdal Kommune accepterer ikke varer og/eller ydelser produceret i og/eller leveret af lande og områder med uafklaret suverænitet og som er på FN s liste over ikke-selvstyrende områder. Hvis Rudersdal Kommune får kendskab til, at Leverandøren ikke leverer leverancer, som er produceret i overensstemmelse med disse krav, skal Leverandøren tilbyde en alternativ leverance, som er produceret i overensstemmelse med disse krav, uden at Rudersdal Kommune skal betale for ekstra omkostninger. Lever Leverandøren ikke op til dette krav, betragter Rudersdal Kommune det som misligholdelse af kontrakten med Rudersdal Kommune. Rudersdal Kommune forudsætter, at Rudersdal Kommunes leverandører og deres underleverandører efterlever de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO konventioner om: - Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) - Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) - Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) - Organisationsfrihed og ret til kollektive overenskomster (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) - Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention 155). 33.Arbejdsklausul Med henvisning til bestemmelserne i ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter ønsker Rudersdal Kommune at sikre, at Leverandøren og eventuelle underleverandører tilsikrer medarbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med driftsopgavens udførelse løn- og ansættelsesvilkår som nævnt oven for, og er forpligtet til at orientere medarbejderne om de gældende arbejdsvilkår. Forpligtigelsen omfatter tillige medarbejdere beskæftiget hos underleverandører. Rudersdal Kommune kan kræve dokumentation for, at medarbejderne er orienteret. Rudersdal Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn-, arbejds- og ansættelsesvilkår for medarbejderne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers medarbejdere. Dokumentationen skal være Rudersdal Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Leverandøren skal endvidere på Rudersdal Kommunes opfordring dokumentere at denne er registreret i relevante registre som fx Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og E-indkomst registeret. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 15 af 18

16 Rudersdal Kommune er berettiget til at bede den enkelte medarbejder fremvise dokumentation for ansættelsen og ansættelsesforhold. Leverandøren skal sikre, at dennes medarbejdere har korrekt ansættelsesbevis, og at medarbejderne er forpligtet til at fremvise denne dokumentation ved Rudersdal Kommunes forespørgsel. Dokumentationen kan efter omstændighederne give anledning til at Rudersdal Kommune videregiver dokumentation til andre myndigheder, fx skattemyndigheder, Arbejdstilsynet og/eller Politiet. Overtrædelse af arbejdsklausulen udgør en væsentlig misligholdelse af aftaleforholdet. Rudersdal Kommune kan - efter afgivelse af ovennævnte påkrav om dokumentation - ophæve aftalen skriftligt med øjeblikkelig virkning. Hvis Leverandøren uanset påkrav overtræder arbejdsklausulen, herunder undlader at fremsende relevant dokumentation, kan Rudersdal Kommune i stedet kræve dagbøder af DKK pr. påbegyndt arbejdsdag indtil forholdet er bragt i orden, og dokumentation herfor er modtaget. Rudersdal Kommune er berettiget til at modregne boden i betalingen til Leverandøren. 34.Dialogklausul Rudersdal Kommune vil gerne være sine leverandører behjælpelige med at danne sig overblik over de muligheder, erfaringer og værktøjer, som Rudersdal Kommune stiller til rådighed for det private erhvervsliv i forbindelse med varetagelse af sociale hensyn. Leverandøren, der antages på aftale, forpligtiger sig derfor til at deltage i dialogmøder med Rudersdal Kommune. Formålet med dialogmøderne er at oplyse Leverandøren om, hvilke uddannelses- og beskæftigelsesordninger Rudersdal Kommune kan tilbyde Leverandøren i relation til bl.a. integration af langtidsledige på arbejdsmarkedet. 35.Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig aftale med Rudersdal Kommune. Leverandøren kan ikke uden Rudersdal Kommunes forudgående godkendelse overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandøren har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 36.Overdragelse af rettigheder til anden offentlig myndighed Rudersdal Kommune har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtigelser til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. 37.Konkurs Rudersdal Kommune kan efter skriftligt påkrav ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt Leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, indgiver begæring om rekonstruktionsbehandling, der indtræder insolvens eller likvidation eller Leverandøren befinder sig i en økonomisk Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 16 af 18

17 situation, som giver grund til at antage, at Leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde aftalen fuldt ud. Disse forhold vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Rudersdal Kommunes kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en rekonstruktionsbehandling. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af Konkursloven, skal konkursboet efter Rudersdal Kommunes henvendelse, og ugrundet ophold give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte gælder tillige ved Leverandørens rekonstruktionsbehandling, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord, eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at det må antages at være ude af stand til at opfylde aftalen. Hvis Leverandøren er et aktieselskab kan Rudersdal Kommune ophæve aftalen, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervsstyrelsen. 38.Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. I det omfang force majeure umuliggør Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten, fritages parterne for deres forpligtelser, så længe der er force majeure. Hvis force majeure gøres gældende, skal Leverandørens straks skriftligt (evt. ) meddele dette til Rudersdal Kommune. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra Leverandørens side for at kunne genoptage ydelsen. Det bemærkes særligt, at i tilfælde af arbejdskonflikter, hvor Leverandøren eller den, der bærer ansvaret overfor Leverandøren, ikke har efterkommet en afgørelse fra Arbejdsretten, en faglig voldgift eller anden retlig instans, betragtes arbejdskonflikten ikke som force majeure. Dog vil arbejdskonflikter kun være at betragte som force majeure i de første 4 uger, hvorefter misligholdsbestemmelserne kan gøres gældende. Dette gælder også ved hyppige (3 eller flere indenfor 6 måneder), lokale konflikter, uanset disses varighed. Der er endvidere generel adgang til for Rudersdal Kommune at hæve kontrakten uden ansvarspådragelse efter 4 ugers force majeure. Force majeure reguleres i øvrige tilfælde i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. 39.Tvist Alle tvister skal så vidt muligt forsøges at løses i mindelighed mellem Rudersdal Kommune og Leverandøren. Ved uoverensstemmelse kan hver af parterne inddrage en/flere uvildige mæglere til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Enhver uenighed og tvist mellem parterne, som ikke kan billægges i mindelighed eller ved mæglers hjælp, skal som udgangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige regler, idet enhver sag skal anlægges ved Rudersdal Kommunes byret medmindre andet aftales. Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 17 af 18

18 Rudersdal Kommune kan vælge at henlægge sagens afgørelse til en voldgiftsret i København, såfremt sagens karakter taler herfor. 40.Aftaleændringer Aftalen kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem indkøb i Rudersdal Kommune og Leverandøren. Aftalen vil herefter fortsætte på de aftalte vilkår. 41.Underskrift Rammeaftalen underskrives, og Rudersdal Kommune og Leverandøren beholder hver et eksemplar. Sted, den Sted, den [Navn] På vegne af Rudersdal Kommune [Navn] På vegne af Leverandøren Elektronisk nøglesystem til Hjemmeplejen Side 18 af 18