A.3. INTERIM REPORT Rev. 2 Dansk oversættelse

Transkript

1 A.3. INTERIM REPORT Rev. 2 Dansk oversættelse Name of project: ELENA Project - Energy Programme Southern Denmark Number of project: CONTRACT NUMBER ELENA Reporting period: 1 st of March 2014 to 31 th of August, 2015 Page 1 of 41

2 Indhold 1. Arbejdets fremdrift Ansættelser i sekretariatet Implementering af projektstyring Struktur for intern og ekstern forberedende bistand Miniudbud Rådgivning efter delydelsesreglen EPSD-Sekretariatet Implementering af investeringsprogrammet Detaljeret beskrivelse af ydelser modtaget via ekstern rådgivning FA Mini tender Delydelse Ekstern forberedende teknisk bistand som grupperådgivning Opnået resultater i forbindelse med realisering af projekter Nøgletal for implementering af EPSD projekter Projektdatabase (A.3.2) Formidlingsaktiviteter Leassons learnt Identificerede problemer og risiko for implementeringen Kontrakter af teknisk bistand (eksterne eksperter / underleverandører) indgået / afsluttet i løbet af rapporteringsperioden Lister over startede og planlagte projekter under investeringsprogrammet Beregning af opnået gearings factor Ændringer i de planlagte aktiviteter i forbindelse med projektet eller i investeringsprogrammet og øvrige relevante oplysninger Ændringer i projektet og eller budget Supporting documents to provide Financial statement Outlook Page 2 of 41

3 BILAG ANNEX 1: ANNEX 2: ANNEX 3: ANNEX 4: ANNEX 5: ANNEX 6: ANNEX 7: ANNEX 8: ANNEX 9: ANNEX 10: ANNEX 11: ANNEX 12: ANNEX 13: ANNEX 14: ANNEX 15: ANNEX 16: ANNEX 17: Contract 001 Miljo&Klima Contract 002 Bascon Non-objection statement from EU on FA Framework agreement contract with 10 consultants and evaluation report Mini tender contracts Contracts for lot awarded without Contracts for external services provided at group counselling sessions ANNEX IV - Table A.3.1. Contract and payment of external services ANNEX IV Table A Updated list of completed projects of the investment Programme ANNEX IV Table A Updated list of contracted projects of the investment Programme ANNEX IV Table A Updated list of planned projects of the investment Programme ANNEX IV - Table A.3.3. Financial Statement Folder document structure Face-to-face meeting guideline Memo from steering committee meeting Program for each of the group counselling sessions Pixi pamphlet Page 3 of 41

4 1. Arbejdets fremdrift Interim rapporten er udarbejdet i henhold til kontrakten mellem Den Europæiske Investeringsbank (EIB) og Region Syddanmark. Rapporten dækker projektperiodens første 18 måneder 1. marts august Den overordnede konklusion er, at den i kontrakten beskrevne arbejdsplan og tidsplan følges i overensstemmelse med kontrakten. Målet ved Interim var, at 37,5 % af investeringsrammen (224 mio. DKK) skulle være realiseret ved udgangen af projektets første 1½ år. Resultatet er, at der i perioden er realiseret (=faktureret) ELENA-støttet projekter for 183 mio. DKK (se Bilag 9). Beløbet 183 mio. DKK dækker over ELENA-støttet projekter eller dele heraf, der er fuld dokumenteret/- faktureret. Det betyder omvendt, at beløbet potentielt er langt større, da der fx p.t. er en række projekter/energiinvesteringer, der er kontraheret, men endnu ikke fuldt faktureret. Lægges de ELENA-støttet projekter, som er kontraheret (56 mio. DKK), men endnu ikke faktureret til, så er der kontraheret/realiseret for 239 mio. DKK svarende til 40 % (se Bilag 10 for projektliste). Det giver god mening at definere realiserede projekter som: kontraheret + faktureret. Dette skal ses i sammenhæng med, at når projekter kontraheres, så er realiseringen påbegyndt, og der foreligger en formel aftale om at realisere energiinvesteringen der udestår blot en betaling herfor Ansættelser i sekretariatet EPSD- sekretariatet var pr. 1. august 2014 fuldbemandet. Leon Raydon besluttede sig dog efterfølgende for at forlade sekretariatet, hvilket er sket med virkning pr. 1. marts Sara Ekknud, der er udlånt på fuld tid til Varde Kommune, har valgt at opsige sin stilling pr. 1. september Varde Kommune ønsker at omkonverterer midlerne fra ekstern forberedende teknisk bistand gennem fuldtidsudlån af medarbejder fra EPSD-sekretariatet til bistand fra eksterne rådgivere, hvorfor de resterende lønmidler fra Sara omkonteres til bistand gennem miniudbud. Årsagerne til opsigelserne skal umiddelbart ses i forlængelse af, at der er tale om midlertidige stillinger, hvilket betyder noget i forhold til, hvordan EPSD-stillingernes attraktivitet vurderes. Odense Kommune har valgt at omkonvertere nogle af de midler, som kommunen har til ekstern forberedende bistand gennem ekstern rådgiver (miniudbud) til en yderligere ansættelse i EPSD-sekretariatet med udlån fuld tid til Odense Kommune. Den nye medarbejder assisterer Troels Harpsø og Leo Washington. Den nye medarbejder er Kristian Bork, og starter pr. 1. september 2015 Thomas Eriksen arbejder ½-tid for EPSD sekretariatet i Vejle og ½-tid for Nordfyns Kommune. Det betyder, at halvdelen af hans løn reduceres fra det beløb, som Nordfyns Kommune har til rådighed til forberedende teknisk ekstern bistand. Den anden halvdel af lønnen er finansieret gennem den samlede pulje lønmidler til EPSD-sekretariatet til kollektiv/gruppe rådgivning. Page 4 of 41

5 Det samlede antal medarbejdere i sekretariatet er derfor i øjeblikket 8, mod de i ansøgningen nominerede 9 medarbejdere. Det vurderes ikke, at der er behov for at ansætte yderligere medarbejdere i sekretariatet, hvorfor det påregnes, at ELENA-projektet færdiggøres med de p.t. 8 ansatte i EPSD-sekretariatet. Nedenstående figur skitserer organisationsdiagrammet for EPSD-sekretariatet samt antal medarbejdere i de forskellige organisatoriske enheder. Den ½ medarbejder i hhv. EPSD-sekretariatet og Nordfynds Kommune er et udtryk, at den pågældende medarbejder arbejder halv tid hvert sted. I praksis er dette effektueret ved, at Thomas Eriksen som udgangspunkt arbejder i EPSD-sekretariatet i ulige ugenumre og Nordfyns Kommune i lige ugenumre. EPSDsekretariat = 2½ 1 = Varde 3 = Odense 1 = Sønderborg ½ = Nordfyns Figur 1: Organisationsdiagram for EPSD-sekretariatet 1.2. Implementering af projektstyring Styregruppe EPSDsekretariat Region Syddanmark Varde Odense Faaborg Midtfyn Svendborg Kolding Figur 2: Overordnet styringsstruktur for EPSD Page 5 of 41

6 EPSD-organisationen er blevet etableret med en styregruppe, som EPSD-sekretariatet refererer til. De 15 partnere har udpeget medlemmer til styregruppen, som har medlemmer fra følgende kommuner: Odense, Varde, Vejen, Faaborg Midtfyn, Kolding og Svendborg Kommune. Formand for styregruppen er Region Syddanmark repræsenteret ved afdelingschef for Bygningsafdelingen Hr. Peter Holm. EPSD-sekretariatet fungerer som en stabsfunktion til styregruppen. Ansvarlig for sekretariatets daglige drift er projektleder Ms. Birgitte Bagge. Sekretariatets medarbejdere er lokaliseret i 4 forskellige kommuner samt i sekretariatet, der er fysisk placeret hos Region Syddanmark i Vejle. En ansat i Sønderborg, en i Varde, tre i Odense og en halv medarbejder i Nordfyns Kommune. Den sidste halve medarbejder er placeret i EPSD-sekretariatet i Vejle. I sekretariatet i Vejle er der således inklusiv projektleder ansat 2½ medarbejder. Samlet set er der ansat 8 medarbejder i EPSD-sekretariatet Struktur for intern og ekstern forberedende bistand EPSD yder rådgivning inden for følgende områder: Indledende projektforberedelse (se afsnit 1.3.3) Udbudsfasen (se afsnit og 1.3.2) Afholdelse af licitation og udvælgelse af entreprenør (se afsnit 1.31 og 1.3.3) Implementering af investeringerne (se afsnit 1.3.4) Oversigt over mulighederne for at få intern eller eksternt forberedende teknisk bistand samt status på kontrakter indgået af EPSD-sekretariatet. Partnerne FA - "Mini udbud" Delydelses reglen Sekretariatet Bilateral rådgivning Grupperådgivning Figur 3: Overordnet struktur for EPSD-sekretariatets interne og eksterne rådgivningsydelser Page 6 of 41

7 Støtteberettigede ELENA-projekter forhåndsgodkendes af sekretariatet gennem særligt skema udviklet til netop formålet. Den givne partner vælger teknisk bistand i form af enten: 1. Miniudbud 2. Delydelsesreglen 3. Rådgivning fra EPSD-sekretariatet i form enten bilateral eller grupperådgivning Som en del af EPSD-sekretariatsrådgivningen inviteres partnerne også til grupperådgivning. Grupperådgivningen er ikke nødvendigvis projektspecifik, men i stedet temaspecifikt. Det betyder, at grupperådgivningen eksempelvis kan adresserer bud på generelle kravsspecifikationer i forhold til fx CTS-anlæg og ikke nødvendigvis kravsspecifikationer til et specifikt CTS-anlæg. Ad 1) FA Miniudbud Bascon Delydelse Miljø & Klima Ramme udbud (FA) Prækvalificered e virksomheder Virksomheder der ikke blev prækvalificeret Mini-udbud Figur 4: Skematisk oversigt over kontrakter i forbindelse med rammeaftalen Der er gennemført et EU-rammeudbud på den eksterne teknisk forberedende bistand, der kan gives gennem ELENA-projektet. Bascon har bistået EPSD-sekretariatet med gennemførelsen af EU-rammeudbuddet. Kontrakten med Bascon blev indgået den 17. marts 2014, altså efter underskrift af ELENA kontrakten og blev afsluttet 15. august Se Bilag 2. Kontrakten med Bascon er udformet som en fast rammeaftale på DKK = 26,809 Euro. Afregningen er sket med udgangspunkt i de timer, som Bascon reelt har anvendt på opgaveløsningen, og lyder på 182,938 DKK = 24,522 Euro, som er betalt. Det resterende beløb op til DKK ( Euro) er reserveret til at kunne anvende Bascon til at assistere EPSD-sekretariatet med eksempelvis juridiske spørgsmål relateret til rammeudbuddet og/eller miniudbud. Da kontrakten er under DKK = Euro, kan aftalen ifølge gældende regler for indkøb af tjenesteydelser indgås med rådgiver uden forudgående annoncering eller indbydelse af andre rådgiver til at give bud. I henhold til kontrakten med EIB skal kontrakter under Euro ikke forhåndsgodkendes af EIB, derfor er kontrakten med Bascon heller ikke fremsendt til godkendelse i EIB forud for underskrift. Page 7 of 41

8 Valget af Bascon skal ses med udgangspunkt i deres erfaringer og viden fra de øvrige danske ELENAprojekter, som de ligeledes har bistået med gennemførelsen af EU-udbud, samt med udgangspunkt i et konkret møde, hvor de fremlagde deres bud på opgaveløsning og økonomi. Konkret lød kontrakten på bistand til EPSD-sekretariatet på følgende opgaver: Udvikling af tids- og procesplan for gennemførelsen af EU-rammeudbuddet, herunder dialog med EIB Udvikling af EU-annoncering af EU-rammeudbuddet samt bevarelse og dialog omkring spørgsmål Evaluering og prækvalificering af de 10 rådgiver EU annoncering Udvikling af evalueringsmodel for udvælgelse af rådgivere Indsamling af information om de interesserede virksomheder Udvikling af udbudsmateriale Udvikling af rammeaftaler med 10 rådgivere Besvarelse af spørgsmål samt videreformidling af besvarelserne Modtage og evaluere tilbud i samarbejde med EPSD Udkast til indgåelse af endelige kontrakter Indsendelse af endeligt resultat til EU Udvikle model for udsendelse af udbudsmateriale i forbindelse med mini-udbud under rammeaftalen Udvikle model for evaluering af tilbud i relation til mini-udbuds processen Bascon var således projektleder på udvikling af arbejdsprogram for EU-rammeudbuddet bistået af rådgivningsfirmaet Miljø & Klima (M&K). Aftalen med M&K blev indgået d. 22. marts 2014, med et samlet maxbeløb på DKK. I skrivende stund er der anvendt DKK. M&K har særligt bistået med processen omkring EU-rammeudbuddet, hvor der i M&K er særlig kompetencer tilknyttet i relation hertil. Kontrakten er stadig gældende og vil blive anvendt i den resterende projektperiode. Se venligst Bilag 1 for kontrakten. EU-rammeudbuddet EU-rammeudbuddet blev udbudt og færdiggjort med assistance fra Bascon og M&K. Udbuddet blev offentliggjort såvel på Region Syddanmarks hjemmeside fredag d. 23. maj 2014 som i EU tidende i overensstemmelse med tidsplanen og efter den 1. april pr. mail at have modtaget en non-objection fra EIB til annonceringen af EU-rammeudbuddet se venligst Bilag 3. Tidsfristen for modtagelse af udbudsmateriale var sat til d. 3. juli Miniudbud Rammeudbuddet er udbudt i 2 selvstændige udbud: 1) Udbud 1 Vejbelysning 2) Udbud 2 Klimaskærm og teknisk installationer. 6 rådgivere blev med udgangspunkt i deres indsendte udbudsmateriale inviteret til at give bud på udbud 1 (Vejbelysning). 10 rådgivere blev inviteret til at give bud på udbud 2 (Klimaskærm og teknisk installation). 5 af de inviterede rådgivere er efter endelig tilbudsafgivelse blevet udvalgt under hver udbudskategori. Page 8 of 41

9 Der gennemføres mini-udbud for de opgaver/projekter, som parterne ønsker løftet under ELENA-rammen. De 5 rådgivere for hvert udbud byder således gennem miniudbud på de enkelte opgaver. Hvert miniudbud indeholder projektbeskrivelse for, hvad den specifikke rådgiveropgave går ud på, ligesom de bydende har mulighed for at stille uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet. De valgte rådgivere er oplistet i det nedenstående. Delydelserne og mini-udbuddene er vedlagt som hhv. Bilag 5 og 6. Udbud 1 Vejbelysning Grontmij A/S SlothMoller A/S Niras A/S Ramboll A/S Cowi A/S Udbud 2 Installationer og klimaskærm Sweco Architects A/S Ramboll A/S Cowi A/S Alectia A/S CASA Arkitekter A/S Tabel 5: Prækvalificerede rådgiver i hhv. udbud 1 og udbud 2 Hvis det enkelte miniudbud overstiger DKK, vil EPSD-sekretariatet i henhold til kontrakten op lyse EIB herom. Totalt set kan der anvendes DKK til ekstern forbedrende teknisk bistand gennem miniudbud. Hver partner kan anvende 2,8 % af deres respektive forventede investering på ekstern forberedende teknisk bistand. 20 % af dette beløb kan partnerne anvende på ekstern forberedende teknisk bistand gennem delydelsesreglen, hvor partnerne selv har mulighed for at vælge en ekstern rådgiver, der fx besidder en speciel faglig viden og/eller et særligt unikt indblik i den lokale bygningsmasse. Eksempel: Tønder Kommune skal investere for DKK i energioptimerende foranstaltninger. Kommunen får ELENA-støtte i form af ekstern forberedende teknisk bistand svarende til 2,8 % af de DKK = DKK. De kan vælge, at 20 % af de kr = DDK anvendes gennem delydelsesreglen. Med andre ord kan Tønder Kommune vælge en anden rådgiver end de 5 prækvalificerede, som har vundet EU-rammeudbuddet, til en opgave svarende til en værdi af DDK. I forlængelse af rammeudbuddet, blev de ti valgte rådgivere inviteret sammen med partnerne, så mulighederne og processen i miniudbuddet kunne diskuteres. Møde blev holdt den 23. oktober Rådgiverne gav en kort præsentation af de enkelte firmaer og deres kompetencer. EPSD gennemgik reglerne for miniudbuddet og processen for udarbejdelse af udbudsmateriale. Efterfølgende var der mulighed for at stille spørgsmål til Bascon. Det overordnede formål med mødet var at kickstarte mini udbuds processen. Hvis partnerne beslutter at anvende ekstern bistand gennem rammeaftalen udarbejder EPSD et udkast til mini udbudsmaterialet, herunder beskrivelse, tilbudslister og udbudsbrev. Partnerne godkeder materialet og fremsender de tilhørende bilag, så som tegninger, tidsplaner mv. EPSD udsender udbudsmaterialet til de fem valgte rådgivere, som herefter har 15 dage til at udarbejde et tilbud. EPSD evaluerer de indkomne tilbud og udarbejder de nødvendige kontrakter til underskrift med den Page 9 of 41

10 vindende rådgiver. Efterfølgende er der kommunerne der står for fremvisning, gennemgang, møder mv. EPSD deltager i processen såfremt det er et ønske fra kommunen. Udbudsmateriale, energiberegninger mv. udarbejdet af rådgiveren fremsendes til EPSD som dokumentation for udført rådgivning, inden EPSD frigiver betalingen af det aftalte honorar Rådgivning efter delydelsesreglen I henhold til direktiv 2014/24/EU har projektets partnere mulighed for gennem delydelsesreglen at vælge en rådgiver med særlig kendskab til den lokale bygningsmasse, eller hvis der er behov for en specialistviden, som det ikke er muligt at finde blandt de rådgivere, der er prækvalificeret under EU-rammeudbuddet. Andelen af delydelsen må dog ikke overstige 20 % af rådgiverhonoreret der er til rådighed gennem miniudbud. Lokale rådgivere kender ofte den relevante bygningsmasse og kan derfor ofte målrette rådgivningen og dermed afslutte opgaven hurtigere, da de som oftest ikke behøver at anvende tid på at sætte sig ind i lokale udfordringer og eksempelvis gennemføre forundersøgelser etc. Ikke alene kan der opnås en mere agil rådgivning ved anvendelsen af rådgivere, der har et forudgående kendskab til bygningsmassen. Et andet argument er også, at der kan være behov for en særlig specialist viden og/eller intelligente løsninger, der skal bygges sammen med allerede etablerede energiinvesteringer, hvor en særlig rådgiver kan relevant. Rådgivningsydelser under denne regel kan som eksempler være: installering af solvarme samt tilslutning til eksisterende varmesystem, installering af varmepumper eller optimering af eksisterende varmesystem, energiinvesteringer i bevaringsværdige ejendomme. Delydelsen bliver brugt på følgende måde: Kommunen vælger et rådgivningsfirma og kontakter EPSD. Kontrakt indgås mellem EPSD og det pågældende rådgivningsfirma baseret på et tilbud inkl. en beskrivelse af rådgivningsopgaven. Rådgivningsarbejdet udføres, og energirapport samt anden dokumentation bliver sendt til EPSD, som godkender det inden udbetaling for ydelsen. Se Bilag 6 for kontrakter indgået mellem EPSD-sekretariatet og rådgivningsfirmaer. Kontrakten kan indgås med et selvvalgt registreret rådgivningsfirma, så længe kontrakten ikke overstiger DKK. Hver partner har et max. beløb til delydelsen, som ikke kan overstige 20 % af deres totale beløb til ekstern forberedende teknisk bistand. Partneren kan ved behov dele deres beløb op i flere kontrakter. Partner Municipality Forventet energiinvestering [DKK] Forberedende teknisk bistand [DKK] (2,8 % af forventet investering) Assens 7,999, ,986 44,360 Esbjerg 10,000, ,000 56,000 Fano 8,029, ,831 44,527 Faaborg-Midtfyn 14,709, ,853 81,566 Kolding 11,466, ,068 63,586 Delydelsesreglen 20 % af midlerne til forberedende teknisk bistand [DKK] Page 10 of 41

11 Middelfart 3,900, ,200 21,627 Nordfyns 25,000,000 7,520 0 Odense 187,119,933 2,424, ,757 Region Syddanmark 67,254,395 1,883, ,947 Svendborg 54,000,000 1,512, ,447 Sønderborg 60,000, ,634 30,245 Tønder 13,000, ,000 72,089 Varde 90,000, Vejen 42,000,000 1,176, ,903 Ærø 3,400,000 95,200 18,854 Total in DKK 597,879,247 9,193,876 1,812,908 Total in Euro 80,000,000 1,232, ,017 < 19,7% Tabel 6: Estimeret beløb til rådgivning under rammeaftalen og delydelsesreglen Totalt set kan der anvendes DKK til ekstern forbedrende teknisk bistand gennem miniudbud inklusiv de 20 % til delydelsen. På nuværende tidspunkt er der kun fordelt ca. 80 % af midlerne til de enkelte partner kommuner, resten vil blive fordelt mellem de kommuner der investerer mere end i første omgang indmeldt. Hvis kommunen beslutter at købe rådgivning under delydelsesreglen, vil EPSD indhente et tilbud ved den valgte rådgiver på baggrund af en kort beskrivelse. Tilbuddet evalueres sammen med kommunen og det vurderes blandt andet om tilbuddet er rimeligt i forhold til beskrevne omfang. EPSD udarbejder efterfølgende en kontrakt med valgte rådgiver, herefter er det kommunen der står for gennemgang af bygninger, møder mv. Hvis kommunen ønsker det assisterer EPSD gerne i denne proces. Udbudsmateriale, energiberegninger mv. udarbejdet af rådgiver fremsendes til EPSD som dokumentation for udført arbejde, inden midlerne til det aftalte honorar frigives EPSD-Sekretariatet EPSD-sekretariatet gennemfører to typer af ekstern forberedende teknisk bistand: 1. Bilateral sekretariatsbistand i form af: a) Rådgivning pr. telefon/mail med bistand til fx kvalitetssikring, sparring på udbudsmateriale etc. b) On-site med konkret bistand på den relevante bygningsmasse fx bygningsgennemgang etc. for de partnere, der ikke har en EPSD-medarbejder udlånt c) On-site bistand på de ½ årlige besøgsrunder, hvor der fx rådgives i forhold til konkrete projektopgaver Den bilaterale sekretariatsbistand ydes af de 2½ medarbejdere, der er ansat i EPSD-sekretariatet, og er dermed dækket af de lønmidler, som der er afsat til EPSD-sekretariatet. Den eksterne forberedende tekniske bistand fra de øvrige 5½ medarbejder gives som direkte bilateral onsite rådgivning, da disse medarbejdere er udlånt hhv. 5 på fuld tid og 1 på halv tid hos partnerne: Odense (x=3), Varde (x=1), Sønderborg (x=1) og Nordfyns Kommune (x=½). Page 11 of 41

12 EPSD yder rådgivning ind til underskrift af entreprisekontrakt, EPSD yder rådgivning inden for: Projektforberedelse(tekniske studier) Input til og udarbejdelse af udbudsmateriale Projektforberedelse: Ideer til energisparer projekter opstå ved eksempelvis ved inspiration fra andre eller ved energigennemgange af bygningen. Projekterne opstår i sekretariatet, i kommunen eller gennem input fra energimærkerne, tekniske diskussioner eller temamøder. Nå projektideen er på plads kan projektforberedelsen gå i gang. Selection of building or group of buildings Completed together with the municipality Individual building? Group of buildings or street sections? Is Energy label already in place? Building? Streetlight? Multiple projects e.g. Pumps, light etc. Is it up to date? Yes No Is Energy label already in place? Individual type of projects: e.g. windows in buildings. Is Energy label already in place? Yes No Yes No Yes No Read through the report and select potential projects or use the data for calculation. Internal/external services required? - Registration of in-house counselling - Data verification - Energy savings calculation - Equipment specification - Investment calculation - Prioritization list - Tender material Proceed with new screening of building? Read through the report and select potential projects or Proceed with new screening of buildings? Read through the report and select potential Proceed with screening of specific project projects or type Yes No We will proceed use the data for Yes/No The entire use the data for Yes/No Specific build- calculation. project with individual calculation. based projects Does it ing or area? need an parts of update? the building? The entire building or parts of the building? Internal/external services required? - Energy audit report or similar - Registration of in-house counselling - Data verification - Energy savings calculation - Equipment specification - Investment calculation - Prioritization list - Tender material Tabel 7: matrix projektforberedelse Internal/external services required? Internal/external services required? Internal/external services required? Output documents for internal services (not all are completed every time) - Registration - Energy audit report of in-house if required counselling - Registration of inhouse (extended) counselling - Data verification - Data verification - Energy savings - Energy calculation savings calculatiocation - Equipment specifi- - Equipment - Investment calculation specification - Investment - Prioritization list calculation - Tender material - Prioritization list - Tender material - Energy audit report if required - Registration of inhouse counselling - Data verification - Energy savings calculation - Equipment specification - Investment calculation - Prioritization list - Tender material Selection of street sections to be included. Calculate estimate energy savings and investment Tender material is elaborated by the municipality with assistance from the EPSD or through external services. Internal/external services required? - Registration of in-house counselling - Data verification - Energy savings calculation - Equipment specification - Investment calculation - Tender material Page 12 of 41

13 Alle projekter gennemløber matrixen, den øverste del resulterer i udfyldelse af forhåndsgodkendelsen. Energimærket er lovpligtigt for alle bygninger, men det er udelukkende krav om opdatering hvert 10 år. Oftest er informationerne ikke længere gældende eller bygningen har ændret form. Det er derfor ofte nødvendigt at indsamle yderligere information før projekterne kan igangsættes. Da energimærker er lovpligtige kan EPSD ikke yde tilskud til gennemførelse eller fornyelse af disse. Hvis energimærket ikke længere indeholder anvendelige data, er det sandsynligt at der laves en form for energiscreening eller afgrænset forundersøgelse. Dette arbejde udføres enten af sekretariatet eller af eksterne konsulenter gennem miniudbud eller delydelsesreglen. Hvis energimærket er af nyere dato, kan det anvendes som baggrundsdata til det videre projektarbejde. Det er i den forbindelse ingen belæg for at gennemgå bygningerne igen. Alle energimærker er tilgængelige på og er derfor ikke fremsendt til EPSD. Projekt forberedelses fasen kan dokumenteres med følgende dokumenter: Energiberegninger Verificering af data i eksempelvis energimærket Tekniske specifikationer for nyt eller eksisterende udstyr Investerings analyser sammenholdt med besparelsen Prioriteringsliste i tilfælde af flere projektforslag registrering af sekretariatsrådgivning Sekretariatsrådgivning vil blive udarbejdet på engelsk I formularen registrering af sekretariatsrådgivning denne formular er kun tilgængelig på dansk inden september Dokumentet indeholder beskrivelse af den rådgivning der er givet samt en liste over udarbejdede dokumenter. Der gennemføres ikke omfattende energi audits for enkelt projekter som eksempelvis udskiftning af 6 vinduer eller mindre enkelte bygninger. Projekt forberedelses fasen for mindre projekter kan dokumenteres med følgende dokumenter: Energiberegninger eller analyse af forskellige energibesparende løsninger Tekniske specifikationer for nyt eller eksisterende udstyr Investerings analyser sammenholdt med besparelsen registrering af sekretariatsrådgivning (udvidet) Sekretariatsrådgivning vil blive udarbejdet på engelsk I formularen registrering af sekretariatsrådgivning denne formular er kun tilgængelig på dansk inden september Dokumentet indeholder beskrivelse af den rådgivning der er givet samt en liste over udarbejdede dokumenter. Den udvidede udgave indeholder også beregninger og konklusioner. Alle projekter skal i forbindelse med udførelsen overholde reglerne i den seneste udgave af bygningsreglementet. Dette kontrolleres i forbindelse med byggeansøgning. Udbudsfasen: Hvis projektet modtager ekstern teknisk bistand under rammeaftalen, udarbejdes udbudsmaterialet i samarbejde mellem EPSD og kommunen. Der tages som regel udgangspunkt i udbudsmateriale skabelonen Page 13 of 41

14 udarbejdet af Bascon. De udarbejde dokumenter er tilgængelige for EIB. EPSD evaluerer tilbuddene og udarbejder kontrakter. I forlængelse af projekt forberedelses fasen, har EPSD mulighed for at yde rådgivning i forbindelse med udbudsfasen, eksempelvis evaluering af tilbud, kvalitetssikring af tekniske specifikationer mv. Sekretariatsrådgivning vil blive udarbejdet på engelsk I formularen registrering af sekretariatsrådgivning denne formular er kun tilgængelig på dansk inden september Dokumentet indeholder beskrivelse af den rådgivning der er givet samt en liste over udarbejdede dokumenter. Der henvises til bilag 13 for dokumentstrukturen for arkivering af dokumenter. 2. Gruppe rådgivning De deltagende partnere har langt hen ad vejen sammenlignelige udfordringer, hvorfor det giver god mening at gennemføre dele af den eksternt forberedende tekniske bistand som tematisk grupperådgivning. Partnerne har gennem grupperådgivningen mulighed for på tværs af kommunegrænser at få konkret forberedende teknisk bistand og samtidig drage fordele af de potentielle synergieffekter, der ligger i fællesskab at drøfte og afdække konkrete problemstillinger og i forlængelse heraf udvikle værktøjer og metoder til adressering af de givne problemstillinger. Udover EPSD-projektets 15 partnere, så inviteres som hovedregel de øvrige 8 kommuner i region Syddanmark samt deltagerne i de øvrige 3 danske ELENA-projekter. Bredden i invitationen skal ses i sammenhæng med tankegangen om, at des større sum af viden og erfaring, des større fundament for udvikling af intelligente energiløsninger. Der er afsat ca kr. til afholdelse af grupperådgivning. Gennem grupperådgivningen er forventningen, at der skabes en platform for udvikling af intelligente fælles løsninger fx i form af udvikling af fælles kravsspecifikationer, udbudsmateriale, m.m. samt konkret læring der bygger videre ovenpå allerede erfaringsbaseret læring hos anden partner etc. Grupperådgivningen finder som udgangspunkt sted som en vekselvirkning mellem faglige oplæg fra tekniske eksperter og hands on gennem afprøvning i mindre grupper af værktøjer på konkrete energimæssige udfordringer et eksempel på dette er fx casearbejde på en nybygget integreret børneinstitution i Assens Kommune, hvor deltagerne i mindre grupper arbejdede med teknisk bistand til, hvor CTS-anlæg med fordel kunne placeres. De tekniske eksperter findes gennem deres referencer som særligt kompetente eksperter indenfor det specifikke faglige felt, der er på dagsorden på den pågældende grupperådgivning. Rådgiverne findes typisk gennem referencer, videns personer eller gennem de evalueringer, som der gennemføres som afslutning ved hver grupperådgivningssession, hvor deltagerne har mulighed for at angive ønsker for nye tematiske grupperådgivninger samt komme med forslag til relevante navngivne tekniske eksperter, der fordel kan indgå som rådgiver på fremtidige grupperådgivninger. Der indgås typisk en kontrakt med den enkelte tekniske rådgiver om et honorar på ca DKK for deltagelse og rådgivning på dele af et tematisk grupperådgivningsmøde. Har den eksterne tekniske rådgiver ansvaret for rådgivningen på et heldags grupperådgivningsmøde, honoreres dette typisk med ca DKK. En del eksperter fra fx videns institutioner og rådgivningsfirmaer har dog valgt at give gratis forberedende teknisk bistand. Listen med såvel rådgiver, der har modtaget betaling som rådgiver, der har ydet gratis rådgivning, findes i det kommende afsnit: Detaljeret beskrivelse af ydelser modtaget via ekstern rådgivning. Page 14 of 41

15 Implementering af investeringsprogrammet Investeringen i implementeringen af projekterne varetages af den enkelte kommune. Udbudsfasen kan blive gennemført med assistance fra EPSD, men det er ikke et krav. Kommunen er selv ansvarlig for kontrahering, monitorering samt aflevering. Udbudsprocessen kan inddeles i tre forskellige processer afhængig af projektet størrelse og kompleksitet. Projekterne kan enten grupperes i større udbud inden for vejbelysning eller som mindre enkelt projekter. Mindre udbud: Direkte kontakt til entreprenør på mail eller telefon, ingen kontrakt, bekræftelse sker på mail eller mundtlig. Mellem størrelse udbud: mindre udbudsmateriale som eksempelvis beskrivelse, on-site gennemgang eller tilbudsliste udleveres. Typisk inviteres 3-5 entreprenører. Der udarbejdes en kontrakt. Store udbud: Omfattende udbudsmateriale udarbejdes, udbuddet offentliggøres, bud er åben for alle. Der udarbejdes kontrakter. Tillægsarbejde: Arbejde der efterfølgende viser sig nødvendig for færdiggørelse af projektet, som ikke var med i det oprindelig udbud, aftales typisk på mail eller aftalesedler. Som dokumentation for implementering af projektet indsamler EPSD en kopi af udbudsmaterialet (hvis udarbejdet), arbejdsbeskrivelser, tilbud fra vindende entreprenør, bekræftelse af tilbud, underskrevne kontrakter, og aftalesedler mv. Dato og værdien af kontrakten registreres i projektdata arket se bilag Dokumenterne arkiveres i henhold til bilag 13. I forlængelse af udbudsprocessen og det udførte arbejde vil der blive fremsendt faktura til sekretariatet. Faktura registreres i projekt databasen med navn på entreprenør og faktura beløb. Alle faktura kontrolleres for faktureret arbejde og sammenholdes med tidligere registrerede faktura, for at samme faktura ikke registreres flere gange. Alle faktura arkiveres i henhold til dokumentstrukturen i bilag 13. Når projektet er fuldt implementeres, fremsender kommunen én af følgende dokumenter; manglegennemgang, endeligt byggeregnskab eller bekræftelse på afslutning af projektet per mail. De afsluttende dokumenter arkiveres i henhold til bilag 13. Nogle kommuner fremsender også billeddokumentation for det udførte arbejde, men dette er ikke et krav fra EPSD, da det ikke er muligt at dokumenterer alle dele af projektet på denne måde. Alle investeringer for implementering af projekterne afholdes af kommunerne, der tilføres ingen midler fra EPSD i denne del af projektfasen. Kommunerne er forpligtiget til at gemme alt dokumentationen i 7 år fra afslutning af EPSD projektet Detaljeret beskrivelse af ydelser modtaget via ekstern rådgivning I det nedenstående beskrives den konkrete anvendelse af de tre eksterne rådgivningstyper, der anvendes overfor parterne i forbindelse med ekstern forberedende teknisk bistand nemlig: 1. Miniudbud blandt de rådgivere, der er prækvalificeret gennem EU-rammeudbuddet Page 15 of 41

16 2. Delydelsesreglen hvor partnerne selv kan vælge rådgiver med særlige kompetencer 3. Gruppe-rådgivning hvor partnerne deltager i gruppeseancer med andre partnere i og udenfor EPSD-projekter med sammenlignelige udfordringer, og hvor der finder en fælles teknisk rådgivning sted FA Mini tender En række miniudbud er gennemført med 1 af de 5 valgte rådgivningsfirmaer for installationer og klimaskærm. Hvis en partner vælger at anvende miniudbud, hjælper EPSD-sekretariatet med at udarbejde udbudsmaterialet og indgå kontrakt med 1 af de 5 rådgivere. Nedenstående skema giver et overblik over de 6 miniudbud, der for nuværende har været gennemført. Mini tender No. Contract awarded to: Contract amount: Status: MU-001 Alectia A/S EUR 3,592 Completed MU-002 CASA Arkitekter A/S EUR 52,119 Completed MU-003 Not awarded EUR 0 Cancelled due to unreasonable price. completed as MU-005 MU-004 Not awarded EUR 0 Cancelled due to unreasonable price. MU-005 Sweco A/S EUR 71,434 Completed MU-006 CASA Arkitekter A/S EUR 8,022 On-going Tabel 8: Gennemførte miniudbud Kolding Kommune Det første miniudbud (MU-001) er færdigt, og kontrakten indgået med Alectia A/S d. 4. december Projektet omhandlede konvertering af varmeinstallationen fra naturgas til fjernvarme. Projektet bliver kaldt Godset et spillested i Kolding (KO-009). Kontrakten lød på DKK Kolding har opstartet et nyt miniudbud (MU-006), omhandlende energioptimering af belysningen i publikumsområderne på et lokalt bibliotek. Rådgiveren skal lave lysberegninger for at finde den rigtige placering og lysstyrke, som er nødvendig for overholdelse af lovens krav samt energiberegning af den besparede effekt med og uden lysstyring. Udarbejde udbudsmateriale for udførelse. Kontrakten er indgået med CASA Arkitekter A/S. Kontrakten lyder på DKK Vejen Kommune Andet miniudbud (MU-002) blev sendt til de 5 rådgivere d. 23. januar Kontrakten er indgået med CASA Arkitekter A/S. Projektet omhandler etablering af CTS på 7 skoler i Vejen (VJ-003 til VJ-007, VJ-012 og VJ-013), så de kan styrer energiforbruget klassevis. Arbejdet er udført og faktureret. Kontrakten lød på DKK Page 16 of 41

17 Svendborg Kommune Tredje miniudbud (MU-003) blev udsendt d. 2. februar Projektet omhandlede screening af 199 bygninger for energioptimering (SV-902). Tilbuddene var højere end det beløb, som Svendborg Kommune havde til rådighed. Et nyt udbud (MU-005) blev udsendt, hvor antallet af bygninger var reduceret til 39. Kontrakten er indgået med Sweco A/S og er fortsat i gang. Sønderborg Kommune Miniudbud (MU-004) er udarbejdet og udsendt til rådgiverne d. 16. februar Projektet er blevet aflyst, da priserne var højere end det beløb, som Sønderborg Kommune havde til rådighed. Kommunen har besluttet at gennemføre projektet med rådgivning fra EPSD-sekretariatet. Projektet omhandlede ombygning af ventilation i 65 bygninger i Sønderborg Kommune (SØ-902). Generelt omkring miniudbud Udarbejdelse og udsendelse af miniudbud er en løbende proces. Der er afsat et beløb til rådgivning via miniudbud på 7,35 mio. DKK. foruden delydelsen. Der er p.t. underskrevet kontrakter for kr. svarende til 14 % Tabel 9: Andel af miniudbud fordel pr. kommune Det faktum, at der endnu ikke er gennemført flere miniudbud halvvejs i projektperioden, er et opmærksomhedspunkt for EPSD-sekretariatet. Sekretariatet har derfor sat særligt fokus på anvendelsen af miniudbud i forbindelse med den igangværende 3. besøgsrunde. I afsnittet omkring Identificerede problemer og risiko i forbindelse med implementering af projektet oplistes en række forklaringstyper på, hvad den lave anvendelsesfrekvens af miniudbud kan skyldes ligesom en række tiltag som forsøg på minimering af potentielle barrierer fra EPSD-sekretariatets side beskrives Delydelse I henhold til EU s udbudsregler artikel 9, 59 omkring delydelsesreglen, fastsættes det, at maksimalt 20 % af den samlede rådgivningssum må udbydes under delydelsesreglen. Page 17 of 41

18 Kontrakterne kan tildeles et hvilket som helt registreret rådgivningsfirma uden udsendelse i udbud, så længe kontrakten ikke overstiger DKK. EPSD-sekretariatet har i relation til delydelsesreglen indgået følgende kontrakter. Project No. Contract awarded to: Contract amount: Contract status: ES-901 Ingeniør ne A/S EUR 29,047 Completed FØ-901 Ingeniørgruppen Varde A/S EUR Completed KO-901 TRE-FOR A/S EUR 7,810 Completed VJ-002 C. G. Technique 90 ApS EUR 10,855 Completed SV-001 Grontmij A/S EUR 12,061 Completed SV-901 Grontmij A/S EUR 11,760 Completed SV-003 Grontmij A/S EUR 10,080 Completed RS-009 Ramboll A/S EUR 49,944 Completed Tabel 10: oversigt over indgået kontrakter under delydelsesreglen Esbjerg Kommune EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på ES-901 projektet under delydelsesreglen med Ingeniør'ne A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til konvertering fra oliefyr til varmepumper på 14 adresser i Esbjerg Kommune herunder skoler og daginstitutioner. Rådgivningen er afsluttet, og entrepriserne er kontraheret. Værdien af kontrakten er: DKK. Fanø Kommune EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på FØ-901 projektet under delydelsesreglen med Ingeniørgruppen Varde om forberedende teknisk bistand i forbindelse med kvalitetssikring, prioritering og klargøring til udbud på 15 adresser, hvor der udarbejdes oversigt over forslag til energibesparelser og prioritering af investeringerne. Projektet involverer installation og udvendig energirenovering samt solcelleenergi. Rådgivningen er i afslutningsfasen, og projektet er i forskellige dele af udførelsesfasen. Delprojekterne er hhv. under detailplanlægning, i udbud, og enkelte delprojekter er allerede realiseret. Værdien af kontrakten er: DKK. Kolding Kommune EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på KO-901 projektet under delydelsesreglen med TRE-FOR A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til energieffektivisering af varme og ventilation på 85 lokaliteter herunder skoler, sportsfaciliteter, ældre boliger mv. Rådgivningen er afsluttet ved udgangen af december Projekterne skal prioriteres i forhold til budget, og entreprenørerne skal fortløbende kontraheres i 2015 og Værdien af kontrakten er: DKK. Vejen Kommune Page 18 of 41

19 EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på VJ-002 projektet under delydelsesreglen med C. G. Teknik 90 ApS vedrørende forberedende teknisk bistand i forhold til konvertering af eksisterende oliefyr til træpille baseret varmeanlæg på Glejbjerg Fritidscenter i Vejen Kommune. Rådgivningen er afsluttet, og projektet er realiseret med en endelig investering på DKK. samt en energibesparelse på 33 MWh/år svarende til en reduceret CO 2 udledning på 41,48 tons/årligt. Værdien af kontrakten er: DKK. Svendborg Kommune EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på SV-001 projektet under delydelsesreglen med Grontmij A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til konvertering fra naturgas til solceller og varmepumper på Sundhøj projektet i Svendborg Kommune. Rådgivningen er afsluttet ved udgangen af december 2014, og projektet forventes snart at overgå til udførelsesfasen. Værdien af kontrakten er: DKK. EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på SV-901 projektet i september 2014 under delydelsesreglen med Grontmij A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til etablering af solceller og varmepumper på 6 adresser i Svendborg Kommune. Rådgivningen omfatter egnethedsvurdering af bygning, udarbejdelse af udbud og kontrakter med entreprenører. Rådgivningsydelsen er afsluttet. Værdien af kontrakten er: DKK. EPSD-sekretariatet har indgået en kontrakt på SV-003 projektet i november under delydelsesreglen med Grontmij A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til energioptimering af varme, ventilation, belysningsanlæg og klimaskærm på Svendborg Rådhus i Svendborg Kommune. Rådgivningsydelsen er afsluttet. Værdien af kontrakten er: DKK. Region Syddanmark EPSD-sekretariatet har indgået kontrakt på RS-009 projektet under delydelsesreglen med Rambøll A/S om forberedende teknisk bistand i forhold til facaderenovering og efterisolering på Esbjerg sygehus fase II. Rådgivningsydelsen er igangsat, og forventes afsluttet medio Værdien af kontrakten er: DKK. Generelt omkring delydelsen Opgaverne i forbindelse med rådgivning under delydelsen er en fortløbende proces. Beløbet afsat til køb af rådgivning under delydelsen er 1,8 mio. DKK. Status er, at der p.t. underskrevne kontrakter for DKK. svarende til 56 % af det afsatte beløb. Page 19 of 41

20 Tabel 11: Andel af anvendt delydelse pr. kommune Ekstern forberedende teknisk bistand som grupperådgivning I det nedenstående præsenteres skematisk overblik over de grupperådgivningsrådgivere, der har modtaget honorar samt honorarets størrelse for forberedende tekniske bistand. Se venligst også Bilag 7 for kontrakter og bilag 16 for dagens program. Herefter præsenteres i skematiskform de eksterne tekniske rådgivere, der har givet gratis forberedende teknisk bistand ved grupperådgivningsseancer. Grupperådgivningen er nummeret i tidsmæssig kronologisk form. Givet at der har deltaget flere rådgivere på samme møde, og den ene fx har fået betaling og den anden ikke, så er de oplistet på begge nedenstående skemaer et eksempel er 02. Vejbelysning, hvor der ved samme møde 1. oktober 2014 både er anvendt rådgivere mod betaling og rådgivere, der var gratis. Grupperådgivning: Kontrakt tildel: Kontraktsum: Relaterede dokumenter: 02.Vejbelysning Flemming Jørgensen DKK SL Vejbelysning ÅF Lighting Kenneth Munck DKK SL Miniudbud Bascon DKK , CTS Caverion A/S DKK CTS CTS Teknologisk Institut DKK CTS CTS Fyns Energiteknik A/S DKK CTS CTS del II Ingeniør ne DKK CTS Isolering Aalborg Universitet - SBI DKK SBI-01.1 Page 20 of 41

21 09. BR Energi- og miljøcenter Midtjylland DKK BR CTS Del III Evikali A/S DKK CTS-03.1 Tabel 12: Grupperådgivning mod betaling Grupperådgivning: Firma: Kontaktperson: 01.Solceller BDO Århus Peter Damsted 01.Solceller BDO Sjælland Per Nielsen 01.Solceller Energistyrelsen Rasmus Zink Sørensen 01.Solceller Dansk Industri Kasper Dahl 01.Solceller DanSolar Paul Riis Arndt 01.Solceller DanSolar Mette Bruun 01. Solceller DanSolar Morten Kjelddahl 02.Vejbelysning Solar Danmark A/S Morten Pedersen 05.CTS I Trend Control Systems Niels Boel 05.CTS I Ishøj Kommune Petra Andersen 09.BR CASA Poul Qvist Hansen 10.CTS III Caverion Jacob Elgaard 10.CTS III Caverion Michael Jensen 10.CTS III EnergyCare ApS Henrik Nørgaard Tabel 13: Grupperådgivning uden betaling Grupperådgivning nummer 4 blev aldrig afholdt, på grund af manglende tilmelding. Generelt udbytte af grupperådgivningen Vidensdeling, fælles kompetenceudvikling og læring er centrale elementer i EPSD-projektet. Udvikling af fælles kravsspecifikationer og udbudsparadigmer optager partnerne, da det er en metode til at systematisere den fælles bagage af viden og erfaringer i et konkret output, og understøtte udviklingen af mere intelligente løsninger. I arbejdet med at konkretisere udbyttet af grupperådgivningen til et konkret output arbejdes der aktivt med cases. Cases, der fortrinsvis er partnernes lokale ELENA-projekter (eller andre relevante cases), skaber mulighed for dels at afprøve de af eksperter/rådgivere præsenterede metoder og værktøjer. Dels skabes et rum for, at partnerne meget konkret kan udveksle viden og erfaringer. Endelig bliver outputtet af case ar- Page 21 of 41

22 bejdet også ofte et produkt i form af fx udvikling af fælles opmærksomhedspunkter, der kan anvendes i fx arbejdet med at opstille kravsspecifikationer. Konkrete grupperådgivningsseancer I det nedenstående præsenteres de 9 grupperådgivningsseancer, der har været afholdt i projektperiodens første halvdel. Konkret output fra grupperådgivningen kan ses nedenfor. Group session theme: Date of session and location: Product: 01.Solar PV 28 th August 2014 Region of Southern Denmark 02.Street light 1 st October 2014 Solar A/S in Vejen 03.Mini tender 23 th October 2014 Region of Southern Denmark 05.CTS part I 27 th November 2014 Tønder Municipality Technical knowledge for installation and spreadsheet for calculating cost benefit On-site view off equipment in test center, Experience from Norway, saving per rod section based on distance and high of bulb. Process for completing EPSD mini tender and template for submitting mini tender. Checklist for all stage in the implementation process from Plan-C and available equipment. 06.DOLL Street light 16 th February 2015 Albertslund, Sealand On-site visit to large test facility in EURpe, How to request the latest technology within energy efficiency. 07.CTS part II 26 th February 2015 Assens Municipality Technical specifications request when elaborating tender material, how to get what you think you request. 08.Insulation building envelope 09.Energy building regulation th March 2015 Region of Southern Denmark 19 th May 2015 Nordfyns Municipality How to insulate existing buildings without creating moister problems, including old preservation worthy buildings. How to skip the 2015 regulation an increase the total energy savings cost effectively, by using 2020 standard. Energy calculation of the benefits 10.CTS part III 8 th July 2015 Odense Municipality Bullet points on how to incorporate commissioning of equipment in early stage to get the maximum energy saving. Tabel 14: Konkret udbytte af grupperådgivning I bilag 16 er detaljeret program for de enkelte dage. Deltagelsen er høj, typisk mellem 25 til 45 deltagere. Page 22 of 41

23 Fremtidige tematiske grupperådgivningsseancer kravspecifikationer og udbudsparadigmer EPSD-sekretariatet vægter højt, at de tematiske grupperådgivninger tilfører de deltagende partnere merværdi, således at de tematiske grupperådgivningssessioner aktivt bidrager til fælles videns- og erfaringsdeling, der kan medvirke til mere intelligente energiinvesteringer og -løsninger nu og i fremtiden. For til stadighed at være i stand til at udbyde relevante, interessante og værdiskabende tematiske grupperådgivningsseancer har EPSD-sekretariatet besluttet ikke at udvikle ét færdigt katalog over, hvilke tematiske grupperådgivningssessioner, der bliver udbudt gennem hele projektperioden. EPSD-sekretariatet vægter i stedet en meget aktiv dialog med de deltagende partnere om planlægningen af tematiske grupperådgivninger. Drøftelser om udvælgelsen af temaer for de tematiske grupperådgivninger finder således sted i forskellige regi. Som tidligere nævnt er behovet for tematisk grupperådgivning et fast punkt på den halvårlige besøgsrunde ved de deltagende partnere. Her drøftes bl.a. ønsker og behov i forhold til konkrete temaer og i forlængelse heraf ønsker til outputtet af den tematiske grupperådgivning fx udvikling af fælles kravspecifikationer, udbudsparadigmer m.m. Herudover gennemføres der evalueringer af hver enkelt gennemført tematisk grupperådgivning, hvor der udover en meningstilkendegivelse af værdien af den afholdte grupperådgivning ligeledes opfordres til at komme med forslag til ønsker til fremtidige grupperådgivninger. Endelig drøftes tematiske grupperådgivninger også i den daglige dialog med de deltagende partnere. Konkret er nedenstående temaer for tematiske grupperådgivninger p.t. under planlægning: Beregningsprogrammet Be10 grupperådgivning om beregning af energibesparelser som grundlag for at træffe en beslutning og prioritering af potentielle energiinvesteringer. Mødet er planlagt til 22. oktober 2015 Vejbelysning del II grupperådgivning om udbudsmateriale og valg af LED-belysning i fredede kvarterer. Mødet er planlagt til 5. november 2015 Varmepumper deltagerne er særligt interesseret i at få mere viden om forskellige tekniske muligheder fx jord til luft og jord til vand Ventilation deltagerne er særligt interesseret i forberedende teknisk bistand til opstilling af kravsspecifikationer til valg og servicering af ventilationsanlæg 1.5. Opnået resultater i forbindelse med realisering af projekter Energiinvesteringsprojekterne kan opdeles i tre kategorier, hvoraf de to sidste tælles med i det endelige projekt resultat: Planlagte projekter Bilag 11 Page 23 of 41

24 Kontraherede projekter realiserings/implementerings kontrakt er underskrevet for dele eller hele projektet Bilag 10 Realiserede/implementerede projekter Bilag 9 De samlede energibesparelser og CO 2 -emmisions reduktioner er oplistet i toppen af hver kategori i Bilag Nøgletal for implementering af EPSD projekter EPSD projektet er nu halvvejs, og er på omgangshøjde med det forventede. Investeringen var forventet at svare til 37,5 % af den totale investering på. Kr Project task Target Actual achieved Total investment project period EUR 80,144,537 EUR 32,104,291 Total investment at interim stage Contracted amount (ANNEX 10) % of total project investment at interim stage EUR 30,005,420 EUR 32,104,291 - EUR 7,556, % 40% Tabel 15: Projektets fremdrift Foruden de kontraherede og realiserede projekter har de planlagte energiinvesteringer en værdi af 18.2 mio. EUR. Dette resulterer i en samlet forventet investering på 373 millioner svarende til 62 % af den forventede investering. Der er derfor øget fokus på forsat at implementerer flere nye projekter. Investeringerne har resulteret i skabelsen af 400 nye arbejdspladser, ud af de forventede arbejdspladser i hele projektperioden. I nedenstående tabel er investeringerne fordelt per kommune sammenhold med de opnåede energi besparelser, for realiserede projekter. Page 24 of 41