U D B U D S B E T I N G E L S E R. for. deltagelse af broadcaster og printmedier i Galathea 3 Ekspeditionen

Transkript

1 U D B U D S B E T I N G E L S E R for deltagelse af broadcaster og printmedier i Galathea 3 Ekspeditionen

2 2 1. Ordregiver Dansk Ekspeditionsfond c/o Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Bredgade København K Telefon Telefax vtu@vtu.dk (herefter benævnt "Fonden") Kontaktperson: chefkonsulent Bente Olsen, bol@vtu.dk. 2. Udbudsmateriale Foruden nærværende udbudsbetingelser og udbudsannoncen består udbudsmaterialet af følgende dokumenter: - Opfordringsskrivelse - Udkast til samarbejdsaftale 3. Tildelingskriterier Tildeling af pladser vil ske til den eller eventuelt de broadcaster(e) og det eller de printmedie(r), som har afgivet de for fonden samlet set mest fordelagtige tilbud. For så vidt angår broadcastere vil der blive lagt vægt på følgende kriterier: Medieplatforme, hvorpå de i samarbejdsaftalen tillagte rettigheder vil blive udnyttet af broadcaster, samt disse medieplatformes dækningsområder. Broadcasters projektplan for dækning af ekspeditionen, herunder redaktionelt output på de enkelte platforme, slots, den redaktionelle form, bemanding på ekspeditionsskibet samt backup på mediets hjemmeredaktion, samt dækning før og efter ekspeditionen. Afledt formidling på undervisningsområdet via for eksempel mediets netværk, samarbejdspartnere og/eller konkrete tiltag udøvet af broadcaster.

3 3 For så vidt angår broadcaster, vil det blive tillagt positiv betydning, såfremt der vil deltage et mindre antal end 8 medarbejdere ad gangen ombord på ekspeditionsskibet. For så vidt angår printmedier vil der ved udvælgelsen blive lagt vægt på følgende kriterier: Sammensætning af printmedier under samlet hensyntagen til dækningsmæssig spredning såvel geografisk som demografisk, afbalancering mellem forskellige printmedietyper m.v. alt således, at ekspeditionen opnår den størst og bedst mulige udbredelse i befolkningen. Der vil herved blive lagt vægt på mediets oplag, oplagets geografiske spredning samt læserprofil (Gallup MedieIndex eller tilsvarende). Mediets projektplan for dækning af etapen(erne), herunder redaktionelt output, den redaktionelle form, bemanding på ekspeditionsskibet samt backup på mediets hjemmeredaktion, samt dækning før og efter ekspeditionen. Afledt formidling på undervisningsområdet via for eksempel mediets netværk, samarbejdspartnere og/eller konkrete tiltag udøvet af printmediet. De oplistede kriterier er ikke angivet i prioriteret rækkefølge. 4. Tilbudsgiver Tilbudsgivers firmanavn, kontaktperson, adresse, telefon og telefax skal oplyses. 5. De udbudte pladser Nærværende udbud omfatter aftale om følgende pladser på ekspeditionen, jf. herved udbudsannoncen: Aftale med 1 eller eventuelt flere broadcaster(e) om radio-, tv- og eventuelt filmdækning af Galathea 3 Ekspeditionen. Såfremt der indgås aftale med én broadcaster, vil denne deltage i hele ekspeditionen. Såfremt der eventuelt indgås aftaler med flere broadcastere, vil disse deltage én ad gangen i ekspeditionen. Deltagelse kan ske med max. 8 medarbejdere ad gangen ombord på ekspeditionsskibet.

4 4 Aftale med indtil 6 printmedier om den printmediemæssige dækning af Galathea 3 Ekspeditionen. De printmedier, der indgås aftaler med, deltager ét ad gangen i ekspeditionen og vil være garanteret deltagelse i minimum 1 etape af i alt 6 etaper af hver ca. 1 måneds varighed. Deltagelse kan ske med max. 2 medarbejdere ad gangen på ekspeditionsskibet. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud om deltagelse som både broadcastpartner og printmedie, har fonden ret til - udover at acceptere det samlede tilbud - i stedet at acceptere tilbuddet for så vidt angår enten broadcast- eller printmediedækningen på de vilkår m.v., der er angivet for det pågældende medie. Hvis tilbudsgiver ønsker, at der - indenfor rammerne af udbudsmaterialet - dog skal gælde andre vilkår, såfremt fonden ikke vælger at acceptere tilbuddet i sin helhed, skal tilbudsgiver klart angive dette i tilbuddet og beskrive, hvordan vilkårene i så fald ændres. 6. Tilbudsgivers oplysninger Tilbudsgiver skal udarbejde en plan (bilag 1 til samarbejdsaftalerne), der som minimum indeholder de oplysninger, som tillægges vægt ved vurderingen af, hvem der indgås samarbejdsaftaler med, jf. punkt 3. Herudover skal planen indeholde følgende punkter: Angivelse af eventuelle underleverandører samt beskrivelse af hvilke nærmere afgrænsede underleverancer disse eventuelt skal udføre. Om muligt oplysning om faglige kvalifikationer hos de medarbejdere, der allokeres til opgaven med angivelse af, hvilken funktion hver enkelt medarbejder skal varetage, eller alternativt oplysning om de faglige profiler, som allokeres til opgaven. Endvidere skal tilbudsgiver give de øvrige oplysninger vedrørende mediedækning, som er nødvendige for at vurdere opfyldelsen af tildelingskriteriet herom.

5 5 Tilbudsgiver skal give relevante oplysninger vedrørende den juridiske status for virksomheden. Tilbudsgiver skal vedlægge årsregnskab for de seneste 2 regnskabsår samt andre relevante oplysninger om virksomheden, herunder virksomhedens CVR-nr. 7. Tilbudsfrist Tilbud vedrørende deltagelse i ekspeditionen skal indgives senest den 25. april kl , gerne elektronisk, til Dansk Ekspeditionsfond, att.: chefkonsulent Bente Olsen, bol@vtu.dk, eller pr. brev c/o Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, Bredgade 43, 1260 København K. Tilbud bedes mærket "Galathea 3 Ekspeditionen - udbud broadcastpartner og/eller printmedie. 8. Beskrivelse af processen Udbuddet samt det efterfølgende forløb gennemføres efter følgende tidsplan: Dato og klokkeslæt 22. marts Aktivitet Annonce + Udbudsmateriale Bemærkninger Der annonceres og Fonden udsender udbudsmateriale efter anmodning. 25. april kl. 12 Frist for foreløbigt tilbud Frist for indgivelse af foreløbigt tilbud til Dansk Ekspeditionsfond. Buddet er ikke bindende. Bud indsendes til Dansk Ekspeditionsfond v/ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, gerne elektronisk eller pr. brev mærket "Galathea 3 Ekspeditionen - tilbud på deltagelse som [broadcaster og/eller printmedie]".

6 6 Primo maj - Forhandlingsmøde med Der afholdes forhandlingsmøde medio maj tilbudsgiverne separat med hver tilbudsgiver. Der vil blive givet nærmere oplysninger om tid og sted. 20. maj Tilbudsfrist Frist for endeligt tilbud. Tilbud- kl. 12. det er bindende for tilbudsgiver. Det endelige tilbud indsendes til Dansk Ekspeditionsfond v/ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, gerne elektronisk eller pr. brev mærket "Galathea 3 Ekspeditionen - endeligt tilbud". Ultimo maj Forelæggelse for Folketingets Finansudvalg Den bevillingsmæssige godkendelse af samarbejdsaftalerne indhentes. Primo juni Meddelelse om indgåelse af samarbejdsaftaler Samtlige tilbudsgivere modtager meddelelse om, hvem der indgås samarbejdsaftaler med. Medio juni Broadcastpartneren udpeger et medlem af bestyrelsen for Dansk Ekspeditionsfond Broadcastpartneren udpeger i henhold til samarbejdsaftalen et medlem af bestyrelsen for Dansk Ekspeditionsfond. Såfremt der eventuelt indgås aftaler med flere broadcastere, udpeger den broadcaster, der dækker størstedelen af ekspeditionen et medlem af bestyrelsen for Dansk Ekspeditionsfond i fællesskab. December Fordeling af etaper mellem printmedier Når rammetidsplan og endelig sejlrute foreligger, jf. samar-

7 7 lem printmedier sejlrute foreligger, jf. samarbejdsaftalen, fordeler Fonden de 6 etaper mellem de indtil 6 printmedier efter forhandling. Såfremt der eventuelt indgås aftaler med flere broadcastere, fastsætter Fonden, hvilken del af ekspeditionen den enkelte broadcaster kan deltage i efter forhandling. Ca. august 2006 Ekspeditionen påbegyndes 9. Forbehold Ved eventuelle forbehold til bestemmelserne i vedlagte udkast til samarbejdsaftale skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold overfor og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Fonden forbeholder sig adgang til at udelukke tilbud, som på grund af antallet og karakteren af forbehold ikke lader sig bedømme efter de opstillede tildelingskriterier, eller som må anses for uegnet bedømt i forhold til fondens behov, således som disse afspejles i det foreliggende udbudsmateriale og tildelingskriterierne. 10. Uklarheder og anmodninger om yderligere oplysninger Tilbudsgiver opfordres til løbende at afklare eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet og andre tvivlsspørgsmål ved skriftlige spørgsmål til fonden, jf. punkt 1 (eventuelt pr. e- mail) eller på det møde, som er planlagt afholdt separat med hver tilbudsgiver. Spørgsmål og besvarelser, der vurderes også at have betydning for de andre tilbudsgivere, vil i anonymiseret form blive meddelt samtlige tilbudsgivere.

8 8 11. Vedståelse m.v. Tilbudsgiver skal vedstå det endelige tilbud i 3 måneder fra dets afgivelse. Tilbud skal afgives i overensstemmelse med retningslinierne fastlagt i punkt Behandling af tilbud m.v. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Fonden er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Fonden anser ikke tildelingen af samarbejdsaftaler for afsluttet, før samarbejdsaftalerne er underskrevet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er fonden uvedkommende. Indgåelse af samarbejdsaftaler forudsætter de bevilgende myndigheders godkendelse. Såfremt samarbejdsaftale tildeles en sammenslutning af medier, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse.