Effektiv og koordineret bolig og ejendomsadministration Scenarier for den fremtidige opgavevaretagelse

Transkript

1 Effektiv og koordineret bolig og ejendomsadministration Scenarier for den fremtidige opgavevaretagelse Der er behov for en øget samordning, bedre overblik og en samlet strategisk tilgang til kommunens ejendomme og administration af boliger. Derfor er igangsat et projekt, som har til formål at skabe basis for en effektiv og koordineret ejendoms- og boligadministration, herunder en klar fordeling af ansvar og opgaver. Nedenstående præsenteres scenarier for fordeling af ansvar og opgaver. Projektets succeskriterier er: Overblik over kommunens ejendomme og lejemål Organisatorisk evne til strategisk prioritering og optimal udnyttelse af boliger og ejendomme Effektiv og koordineret administration Det er således også målene og en grundsten i alle scenarier. Det er forudsat for alle scenarier, at der dannes en ejendomsenhed, som skal have overblikket over den samlede ejendomsmasse, både arealer og bygninger. Forudsætningen for dette er, at: Der oprettes en fælles digital platform, hvor alle grunddata på ejendomsområdet er samlet. Endvidere bør samtlige eksterne lejemål registreres og gennemgås i samme ombæring, således at administrationen ender med et overblik over samtlige bygningsarealer kommunen anvender og råder over. Denne vil udgøre grundstammen i administrationen af området. Der fastlægges procedurer for indberetning og løbende opdatering af data Der skabes en stærkere kobling mellem prognoser for de enkelte fagområder, vurdering af totalomkostninger ved de enkelte bygninger og ejendomsplanlægning. Det gøres ved fastlæggelse af procedurer for samarbejdet mellem fagsekretariater og stabe og Ejendomsenheden. Områder under kontraktholderne indgår ikke i scenarierne. Således indgår indvendigt vedligehold og vedligehold af institutionernes udenomsarealer ikke i scenarierne. Hvis Byrådet beslutter, at der skal gennemføres en analyse af det samlede ejendomsområde, vil denne opgave kunne løftes af Ejendomsenheden. Styringsdialog og samarbejdsaftale med boligforeningerne indgår ikke i Ejendomsenheden, da dette alene vedrører boliger, der ikke er ikke er ejet af kommunen, men af de almene boligselskaber. Kommunen kan råde over en del af boligerne via anvisningsaftalen, men har ikke administrativt ansvar. Tæt koordinering i forhold til denne opgave er dog vigtig for overblikket over kommunens muligheder for boligplacering. Scenarie 1: strategisk ejendomsenhed I dette scenarie styrkes det strategiske arbejde med effektivisering af kommunens ejendomme ved etablering af en strategisk arbejdende Ejendomsenhed. Den strategiske ejendomsenhed arbejder med det udgangspunkt, at Skanderborg Kommune ejer alle ejendomme og arealer og kontaktholdere dermed opfattes som lejere af ejendomme og arealer. Ejendomsenheden har ansvaret for de strategiske analyser og vurderinger af, hvilke bygninger der ud fra et teknisk og totaløkonomisk hensyn anbefales udviklet, udbygget eller afhændet. Boligadministrationen kan evt. også indgå i enheden, således at de centralt placerede kompetencer indenfor bolig- og ejendomsadministration samles. EJENDOMSENHEDEN Scenariet indebærer, at følgende opgaver samles i enheden: Strategiske oplæg og vurderinger med henblik på sikring af effektiv ejendomsanvendelse

2 Køb, klargøring og salg af arealer og ejendomme Udvendigt vedligehold af kommunale bygninger Bygherrerådgivning Energirenovering og bistand til drift af tekniske anlæg Overblik over ejendomme (bygninger og arealer) og lejemål Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for almene boliger Boligadministration af ukurante lejemål og almene boliger, herunder udarbejdelse af lejekontrakter og opkrævning af husleje samt formidling af boliger fra eksterne boligselskaber med henvisning til anvisningsaftalen. Budget og regnskab for boliger Ejendomsenheden kan forankres i Teknik og Miljø, Byråds- og Direktionssekretariatet eller Kultur, Borgere og Planlægning. Ejendomsenheden bør have en daglig leder, som har fuld fokus på at sikre effektiv anvendelse af kommunens ejendomme, overblik over lejemål samt prioritering og effektiv anvendelse af de centralt forankrede midler til drift og vedligehold af kommunens ejendomme. Der bør sikres den nødvendige analysekapacitet i enheden til udarbejdelse af strategiske analyser og anbefaling til Byrådet af handlemuligheder på ejendomsområdet. Ejendomsenheden vil også kunne rumme evt. udbygning af området på sigt til at omfatte andre tilgrænsende opgaver (f.eks. indvendigt vedligehold, vedligehold af kontraktenhedernes udenomsarealer), hvis det ønskes. Det nuværende budget på området tilføres Ejendomsenheden. Der bør afsættes budget til ledelse samt ansættelse af én ekstra medarbejder. FAGSEKRETARIATER OG STABE Fagsekretariater og stabe har følgende opgaver: Bygherre ved nybyggerier og større renoveringsprojekter Indmelding af ændret ejendomsanvendelse til Ejendomsenheden (se nedenfor) Koordinering af ændringer i ejendomsbehov hos kontraktholderne Visitation KOMMUNIKATION OG SAMARBEJDE Ejendomsenheden skal sikre strategisk tværgående prioritering og optimering af ejendomsporteføljen via den årlige budgetproces. Ejendomsenheden sikrer også, at der findes effektive tværgående løsninger på de løbende ændringer i bygningsanvendelsen. Det foreslås, at hvert fagsekretariat og stab udpeger en ejendomskoordinator, som har overblik over områdets behov og kan koordinere og sikre indmelding af ændringer i bygningsbehov til Ejendomsenheden. Koordinatoren vil være Ejendomsenhedens kontaktperson og bindeled mellem fagsekretariater og stabe og Ejendomsenheden. Ejendomsenheden har ansvar for prioritering og indstilling til beslutning omkring bygningsanvendelse, imens den enkelte fag/stabschef har bygherrerollen, når først der er truffet beslutning om igangsætning af et byggeri. Årshjul Der foreslås indført et fast årshjul til sikring af strategiske tværgående beslutninger omkring effektiv disponering af ejendomsporteføljen: Januar: koordinatorerne fremsender en ejendomsredegørelse med status og udviklingsplaner. Redegørelsen skal indeholde en beskrivelse af demografi, faglige mål, nye lovkrav og andre udefrakommende ændringer, som har indflydelse på ejendomsbehovet. Redegørelserne behandles i de respektive udvalg. Februar-marts: Ejendomsenheden udarbejder på baggrund af redegørelserne og i samarbejde med koordinatorerne et oplæg til strategisk tværgående prioritering af det kommende anlægsbudget, som sigter på effektivisering af ejendomsanvendelsen. Oplægget behandles i Koncernledelsen og godkendes af Direktionen.

3 Maj-oktober: budgetprocessen gennemføres. Anlægsforslag behandles på sædvanlig vis i de respektive fagudvalg og prioriteres i budgetforhandlingerne. Fag- og stabschefer indstiller i deres egenskab af bygherre budgetforslagene. Efter budgetvedtagelsen mødes Ejendomsenheden og koordinatorerne og drøfter udmøntningen af de større anlægs- og vedligeholdelsesarbejder. Hvis der skal opnås en større økonomisk gevinst ved den foreslåede procedure, skal der gennemføres en egentlig gennemgang af alle kommunens ejendomme. Dette beror på en Byrådsbeslutning omkring kommende effektiviseringer. Løbende ændringer i ejendomsanvendelse I forbindelse med løbende ændringer i ejendomsanvendelse foreslås følgende arbejdsgange: Ejendomskoordinatorerne står for at indmelde løbende ændringer i ejendomsanvendelsen, eksempelvis ophør af brug af ejendomme. Ved tiloversblevne ejendomme laver Ejendomsenheden indstilling om ejendommens videre forløb. Der peges på den samlet set mest effektive løsning, som kan være salg eller ændret anvendelse. Koordinatorerne inddrages efter behov. Hvis koordinatoren indmelder øget ejendomsbehov afsøger Ejendomsenheden den totaløkonomisk mest effektive løsning. Ejendomsenheden indstiller løsningsforslag herunder de økonomiske konsekvenser på møde i Direktionen indenfor 1 måned. Herefter gennemfører Ejendomsenheden evt. politisk behandling. ØKONOMI VED FRAFLYTNING Økonomien ved håndtering af tiloversblevne ejendomme (bygninger og friarealer) er følgende: Det enkelte fagsekretariat eller stab er økonomisk forpligtet til at finansiere drift og vedligehold i maksimalt 6 måneder efter godkendelse af fraflytning. Alle forpligtelser ophører der efter og driftsbudgettet flyttes til Ejendomsenheden med mindre der er tale om beslutning om effektivisering, hvorefter gevinsten vil tilfalde kassen. FORDELE OG ULEMPER Fordelene ved scenariet strategisk ejendomsenhed er, at der skabes overblik over mulighederne i den samlede ejendomsportefølje. Dermed kan Enheden understøtte Direktionen og Byrådet i en strategisk prioritering af ejendomsinvesteringerne. I dette scenarie har Ejendomsenheden i begyndelsen sit hovedfokus på ejendomsporteføljen og på, hvordan denne kan optimeres, således at de faglige behov vejes op mod tekniske og totaløkonomiske hensyn. På sigt kan boligadministrationen, vedligeholdelses- og energioptimeringsopgaver og køb og salg samles i ejendomsenheden. Dette vil i så fald understøtte en stærk vidensdeling, tæt samarbejde og ensartede forretningsgange. En strategisk ejendomsenhed vil udfordre Skanderborg modellen i væsentlig grad, da enheden vil arbejde strategisk og økonomisk for helheden Skanderborg Kommune, hvilket vil mindske indflydelsen for den enkelte kontraktholder. Ulemper ved dette scenarie er en svækkelse af de decentrale kompetencer, hvilket mindsker viden om behovene i fagområderne. Ejendomsenheden vil i mindre grad end organiseringen i dag have fingeren på pulsen i forhold til sammenvejningen af de faglige, retslige, demografiske og menneskelige hensyn. Der vil være mindre smidighed i forhold til at indrette boligadministrationen ud fra beboernes konkrete ønsker og behov på de enkelte enheder, og dermed mindre fleksibilitet for borgerne. En stærk Ejendomsenhed kan konflikte med Skanderborg modellen, idet kontraktholdernes selvbestemmelse mindskes. Administrationen af både de almennyttige boliger og boformspladserne på Sølund sker i et tæt samspil med den pædagogiske praksis på stedet, for løbende at sikre, at beboernes dagligdag ude i boenhederne fungerer optimalt. For at sikre den nødvendige skærmning af de sårbare beboere, skal renovering og vedligeholdsarbejder afstemmes med det pædagogiske personale. En samling af boligadministrationen af de

4 almennyttige boliger vil medføre en mere opdelt sagsgang, hvor der ikke i samme grad kan ske en sammentænkning af boligadministrationen med de øvrige ydelser. Scenarie 2. Decentral opgavevaretagelse I dette scenarie bevares en stor del af den nuværende opgave- og kompetencefordeling. Der oprettes fortsat en Ejendomsenhed, som skal have overblik over ejendomme og lejemål. Ejendomsenheden har opgaven vedrørende køb og salg og er rådgivende og koordinerende i forhold til fagsekretariater og stabe. EJENDOMSENHEDEN Scenariet indebærer, at Ejendomsenheden varetager følgende opgaver: Køb, klargøring og salg af arealer og ejendomme Overblik over ejendomme (bygninger og arealer) og lejemål Koordinering mellem fagsekretariater og stabe ift. bygningsanvendelse Ejendomsenheden er således i dette scenarie en koordinerende enhed, som holder overblik og formidler tilbud om brug af ledigblevne ejendomme samt sikrer køb og salg. Fagsekretariater og stabe er de primære katalysatorer i forhold til at indstille strategiske prioriteringer af ejendomsanvendelsen. Der bør afsættes budget til ansættelse af én ekstra medarbejder, som skal stå for at skabe overblik over ejendomsporteføljen, gennemførelse af analyser på vegne af fagsekretariater og stabe samt koordinering. FAGSEKRETARIATER OG STABE Fagsekretariater og stabe har følgende opgaver: Bygherre ved nybyggerier og større renoveringsprojekter Indmelding af behov til Ejendomsenheden (se nedenfor) Koordinering af ændringer i ejendomsbehov hos kontraktholderne Visitation Strategisk analyse og planlægning af ejendomsbehov Boligadministration TEKNIK OG MILJØ Teknik og Miljø har fortsat (som i dag) følgende opgaver: Udvendigt vedligehold Udlejning af diverse bygninger Bygherrerådgivning Energirenovering Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for kommunale ejendomme samt almene boliger Budget og regnskab for boliger Teknik og Miljø står således i dette scenarie for den del af bygningsdriften, som ikke er forankret ved kontraktholderne. KOMMUNIKATION OG SAMARBEJDE Det foreslås også i dette scenarie, at hvert fagsekretariat og stab udpeger en ejendomskoordinator, som har overblik over områdets behov og kan koordinere og sikre indmelding af ændringer i bygningsbehov til Ejendomsenheden. Koordinatoren vil være Ejendomsenhedens kontaktperson og bindeled mellem fagsekretariater og stabe og Ejendomsenheden. Der foreslås også her indført et fast årshjul til sikring af velovervejede beslutninger omkring disponering af ejendomsporteføljen: Januar-februar: fagsekretariater og stabe vurderer de kommende års behov.

5 Marts-april: Ejendomsenheden gennemfører evt. på anmodning fra fagsekretariater og stabe analyser og vurderinger af totaløkonomien i forandringsforslag. Vurderingen sker i samarbejde med de medarbejdere, der varetager vedligeholdelsesopgaven. Maj-oktober: budgetprocessen gennemføres. Anlægsforslag behandles på sædvanlig vis i de respektive fagudvalg og prioriteres i budgetforhandlingerne. Fag- og stabschefer indstiller i deres egenskab af bygherre budgetforslagene. Efter budgetvedtagelsen udmøntes de større anlægs- og vedligeholdelsesarbejder i samarbejde med Kommunale Ejendomme. I forbindelse med løbende ændrede ejendomsbehov foreslås følgende arbejdsgange: Ejendomskoordinatorerne står for at indmelde ophør af brug af ejendomme straks det relevante fagudvalg har videresendt sin indstilling. Ved tiloversblevne ejendomme formidler Ejendomsenheden til koordinatorerne, at ejendommen er indstillet til fraflytning. Koordinatorerne kan her melde deres eventuelle interesse. Hvis koordinatoren indmelder øget ejendomsbehov, bistår Ejendomsenheden med at afdække mulige løsninger. Ejendomsenheden indstiller løsningsforslag herunder de økonomiske konsekvenser på møde i Direktionen indenfor 1 måned efter interesseafklaringen er gennemført. Herefter gennemfører Ejendomsenheden evt. politisk behandling. ØKONOMI Scenariet kan gennemføres indenfor det eksisterende budget. Økonomien ved håndtering af tiloversblevne ejendomme (bygninger og friarealer) er følgende: Det enkelte fagsekretariat eller stab er økonomisk forpligtet til at finansiere drift og vedligehold i maksimalt 6 måneder efter godkendelse af fraflytning. Alle forpligtelser ophører der efter og driftsbudgettet flyttes til Ejendomsenheden, med mindre der er tale om en vedtaget besparelse, hvor budgettet tilfalder kassen. FORDELE OG ULEMPER Fordelene ved dette scenarie er, at den store hands-on viden i fagsekretariater og stabe omkring de faktiske forhold udnyttes optimalt. Initiativet og de politiske beslutningsoplæg er hos de medarbejdere, som har fingeren på pulsen i forhold til sammenvejningen af de faglige, retslige, demografiske og menneskelige hensyn. Boligadministrationen indrettes ud fra beboernes konkrete ønsker og behov på de enkelte enheder, hvilket giver en høj grad af fleksibilitet for borgerne. I forhold til Sølund bevares i dette scenarie den tæt koordinerede håndtering af vedligeholdes- og renoveringsopgaver. En decentral løsning vil også bevare den smidighed, der er i dag omkring beboerindskrivning. Ulemperne ved scenariet er, at der ikke opnås samme grad af synergi og overblik over mulighederne i den samlede ejendomsportefølje som i scenarie 1. Muligheden for at understøtte Byrådet i en strategisk prioritering af ejendomsinvesteringerne forringes der med. Der vil være dårligere mulighed for at veje de faglige behov op mod de tekniske og totaløkonomiske hensyn, fordi Ejendomsenheden ikke vil være bestykket med tilstrækkelig analysekraft og faglig viden. Samtidig vil der ikke være den stærke vidensdeling mellem boligadministrationen, vedligeholdelses- og energioptimeringsopgaver og køb og salg. For at kompensere for dette, er det derfor vigtigt at udpege koordinatorer fra fagsekretariater og stabe, som i samarbejde kan sikre helhedssyn og sammenhæng i kommunen. Scenarie 3. Delvist decentral opgavevaretagelse Dette scenarie er en mellemting mellem scenarie 1 og scenarie 2. Scenariet indebærer muligheden for at Ejendomsenheden kan inkludere hhv. udvendig vedligehold og bygherrerådgivning og boligadministrationen. Nedenfor er angivet fordele og ulemper ved at medtage enkelte dele i Ejendomsenheden.

6 Ejendomsenheden rummer administration af ukurante lejemål, almene boliger administreres i driftsorganisationen Med ukurante lejemål menes de lejemål, som ikke er almene boliger. Fordele: Viden om de konkrete forhold i de enkelte lejemål er tæt på der hvor overvejelserne omkring muligheden for udvikling eller afvikling af kommunens ejendomme sker. Det giver god synergi. Boligadministrationen forbliver tæt på driften og indrettes på den baggrund ud fra beboernes konkrete ønsker og behov på de enkelte enheder, hvilket giver en høj grad af fleksibilitet for borgerne. køb/salg. Ulemper: Der vil ikke være let tilgængelig videndeling omkring boligadministrationsområdet, idet området er delt mellem flere afdelinger. Ejendomsenheden rummer udvendig vedligehold og bygherrerådgivning Fordele: viden om hvilke bygninger, der er dyre at vedligeholde, hvilket kan bruges i den strategiske planlægning af udbygning/afvikling. Giver god sammenhæng, hvis yderligere elementer af ejendomsdriften på sigt ønskes driftet centralt. Ulemper: Vedligeholdelsesplaner for de almene boliger bygger på arbejdet med vedligehold. Der er god synergi i at opgaven udføres i samme enhed. Sølund: boligadministrationen løses lokalt på Sølund Fordele: Sammenhæng mellem visitation og administration Ulemper: Mindre sammenhæng til den øvrige boligadministration. Flere vil skulle besidde de krævede kompetencer til løsning af opgaverne. Samtidig vil hver person fortsat skulle løse mange forskelligartede opgaver. Dermed bliver ingen specialister i emnerne. Sølunds beboere har behov for at det udvendige vedligeholdelsesarbejde sker i et tæt samspil med det pædagogiske arbejde på stedet, og en centralisering af opgaven vil vanskeliggøre dette. Konklusion En strategisk Ejendomsenhed vil styrke arbejdet med at sikre effektiv ejendomsanvendelse i Skanderborg Kommune. Enheden vil gennem strategiske analyser og prioriteringsforslag kunne sikre et bedre overblik og mere velovervejede prioriteringer og disponeringer på tværs af fagsekretariater og stabe. Oprettelsen af en strategisk Ejendomsenhed vurderes at kræve en styrkelse af området i form af en leder samt af de faglige ressourcer og kompetencer på området. Der bør også skabes et forbedret overblik i form af videreudvikling af en database til overblik over ejendomme og lejemål. En strategisk Ejendomsenhed vil kunne rumme det videre arbejde med effektiv bygningsanvendelse, som indbefatter den samlede bygningsmasse i kommunen, jf. DIA Finansieringen kan evt. sammentænkes med dette. En strategisk Ejendomsenhed kan evt. oprettes uden at indbefatte bygningsvedligehold og boligadministration. En strategisk ejendomsenhed udfordrer Skanderborg modellen. Valg af scenarie 1 kræver derfor en grundig diskussion omkring betydningen for Skanderborg modellen, da kontraktholdernes indflydelse på disponering af kommunens ejendomme begrænses. Hvis der omvendt fortsat vælges decentral opgaveløsning, vil Ejendomsenheden have en koordinerende og rådgivende rolle. Enheden vil kunne hjælpe med at skabe overblik, men vil ikke løfte opgaven med at sikre effektiv bygningsanvendelse. Dette vil skulle løftes af de enkelte fagsekretariater og stabe, som skal indstille til beslutning på baggrund af indbyrdes koordination. Under alle omstændigheder vurderes der at være behov for en styrkelse med én medarbejder, da der er stort behov for bedre overblik over kommunens

7 ejendomme og øget analysekraft til understøttelse af de tværgående prioriteringer og disponeringer på området. Nedenfor ses en opsummering af scenarierne. Overblik over scenarierne Ejendomsenhed Scenarie 1 Scenarie 2 Ejendomsenhedens kompetence Ejer ejendomme og arealer Står for køb og salg Bistår med analyser Hovedformål Tværgående prioritering og Koordinerende, overblik Ejendomsenhedens opgave ved ændret bygningsanvendelse Kommunikation disponering Strategiske analyser og totaløkonomisk vurdering af bygningsanvendelse Koordinatorer indsender ejendomsredegørelse, Ejendomsenheden lægger op til politisk behandling Undersøger behov ved Ejendomskoordinatorerne og indstiller det videre forløb Ejendomskoordinatorer vurderer behov, Ejendomsenheden bistår med analyser, mv. Udvendigt vedligehold Kan indgå i Ejendomsenheden Indgår ikke i Ejendomsenheden Boligadministrationen Kan indgå i Ejendomsenheden Indgår ikke i Ejendomsenheden Økonomi: ressourcebehov ud over det eksisterende Ansættelse af én leder og én medarbejder Ansættelse af én medarbejder