Indkøb i Region Midtjylland. Indkøbspolitik. Region Midtjylland. Indkøb i Regi. køb i Region. dtjylland Indkøb i Region Mid

Transkript

1 køb Indk ion d i Regi dtjylland Mid spolitik køb Indk for R ion Indkø øb i Re egi dtjylland Mid køb Midtjylla and Indk ion ire Regi dtjylland Mid køb Midtjylla and Indk R

2 spolitik for R nd Indhold i Reg dkøb M Forord Indledning... 4 nd i Reg 2. Gyldighed og omfang... 6 dkøb M 3. sorganisationen Bæredygtige indkøb Udbud, aftaler og indkøb nd i Reg 6. Involvering af brugere dkøb M 7. Digitalisering Kommunikation Samarbejde nd i Reg 10. spolitikkens tilgrænsende områder dkøb M nd i Reg dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 2

3 spolitik for R øb i Mid ion Forord sområdet er et vigtigt strategisk område, og Re- i Regi vil udnytte sin størrelse til at opbygge en øb Mid professionel indkøbsorganisation og til at indgå aftaler om indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver på attraktive vilkår. ion sorganisationen er énstrenget. og Logistik, der er i geografisk R placeret i Århus, er under etablering og i Regi udbygning. Dette sker samtidig med indkøring af R øb s nye e-handelssystem, der skal implementeres på alle hospitaler og institutioner samt i administra- Mid ion tionen så hurtigt som muligt fra 1. januar idtjylland Alle udbud og kontrakter med leverandører, tjenesteydere og entreprenører skal koordineres med og Indk Logistik. i Regi øb I takt med, at der høstes erfaringer, skal indkøbspolitikken løbende justeres. Mid ion Indeværende indkøbspolitik er tiltrådt af Rsrådet idtjylland den 22. august Indk i Regi øb Mid ion Bent Hansen Bo Johansen Rsrådsformand Rsdirektør I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 3

4 spolitik for R nd 1. Indledning rspolitik, herunder bl.a. miljø-politik og arbejdsmiljøpolitik. Det er Reg dkøb Formålet med indkøbspolitikken er i den sammenhæng også vigtigt, at M at skabe rammerne for, at R de holdningsbetonede mål bliver en kan købe alle nødvendige del af i rens R og medarbejdernes varer, tjenesteydelser og bygge- og kultur og værdier, da det er med til at anlægsopgaver på de økonomisk mest sikre at intentionerne efterleves. fordelagtige betingelser, hvor man nd i Reg samtidig tager hensyn til arbejdsmiljø, miljø og etiske forhold. Vision dkøb M spolitikken skal understøtte R vil skabe en moderne indkøbsorganisation, der løser koordineringen på tværs af afdelinger idtjylland og institutioner med det formål, i at R R skal fremstå som én og samtidig tager hensyn til bære- opgaverne effektivt og professionelt Indk nd kunde for at opnå storkunde fordele. dygtighed i forhold til eksempelvis i Reg spolitikken skal des uden arbejdsmiljø, miljø og etiske forhold. dkøb med i virke R til at fremme hel hedstænkningen, således at indkøbsressour- Visionen i indkøbspolitikken er, at M cerne i organisationen udnyttes hele i forsyningsprocessen R skal understøtte R s primære optimalt. spolitikken skal idtjylland så le des understøtte de vigtige i sammenhænge, der er mellem den måde, tion, således at slutbrugerne opnår R forretningsområder og organisa- Indk nd der købes ind på i og R den efterfølgende forsyningssikkerhed og økonomisk i Reg vareforsyningsproces, hvorfor det er fordelagtige betingelser ved indkøb dkøb afgørende, at der ses samlet på hele af varer, tjenesteydelser og bygge- og M indkøbs- og forsyningskæden. anlægsopgaver. spolitikken skal fungere i sammenhæng med og understøtte de R Indk idtjylland øvrige politikker og strategiplaner, der nd fastlægges af R, og i Reg skal ses som et element i den samlede dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 4

5 spolitik for R øb i Mid ion Overordnet strategi met i skal R samtidig understøtte den strategiske økonomi-, udbuds- og idtjylland Bæredygtige udbud og indkøb indkøbsstyring. Indk I R skal udbuds- og indkøbsprocessen ses som en Kommunikation i Regi samlet helhed og skal standardiseres og effektiviseres, så ressour- kommunikation både internt og R vil aktivt bruge øb Mid cerne udnyttes optimalt, samtidig eksternt som et redskab til at ion med at arbejdsmiljøet tilgodeses. informere om indkøbsaftaler og resultater og herved skabe grundlag Som offentlig udbyder vil R foretage bæredygtige for en effektiv implementering af indkøb, der blandt andet bidrager indkøbsaftalerne. i Regi til at mindske miljøbelastningen øb i og R sikrer, at produktion af varer Samarbejde Mid og udførelse af tjenesteydelser og R lægger vægt ion bygge- og anlægsopgaver sker på på i at R skabe et konstruktivt samarbejde med både leverandører etisk forsvarlig vis. idtjylland og øvrige parter med henblik på til Indk Involvering af brugerne enhver tid at sikre de bedst mulige R vil sikre høj betingelser for understøttelsen i Regi fag lighed ved valg af produkter, leverandører, R entreprenører m.v. ved serne. Mid af indkøbs- og forsyningsproces- øb i en høj grad af brugerinvol vering og ion ved at inddrage eksperter, hvor det er relevant. Digitalisering R vil være innovativ på det digitale område og ud- i Regi øb i nytte R de teknologiske muligheder. Mid Rens e-handelssystem skal ion understøtte og optimere udbuds- og indkøbsprocesserne, og syste- I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 5

6 spolitik for R nd 2. Gyldighed og i omfang R i Reg dkøb spolitikken gælder for alle M enheder og omfatter R s samlede indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver inkl. leje og leasing. Ved indkøb forstås alle dispositioner, der vil udløse en faktura. nd i Reg spolitikken gælder dog ikke dkøb M for pædagogiske indkøb, dvs. indkøb foretaget med et pædagogisk formål omkring læring af indkøb, eller indkøb idtjylland foretaget for ikke-myndige personer, Indk hvor det er deres egne (lomme-/kost-) nd penge, der handles for. i Reg dkøb spolitikken gøres operationel M og praktisk anvendelig gennem udarbejdelse af en årlig indkøbsstrategi samt mere detaljerede procedurer, idtjylland retningslinier, vejledninger og handleplaner. Indk nd i Reg Alle udbud og indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver M dkøb skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU-retlige og nationale udbudsregler. nd i Reg dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 6

7 spolitik for R øb i Mid ion 3. sorganisationen En i tværgående R styregruppe på ledelsesniveau, der skal drøfte idtjylland sorganisationen er énstrenget strategi for indkøbsområdet, Indk og består af: indsatsområder, ressourcebehov m.v. Styregruppen fastlægger den i Regi og Logistik, der geografisk er placeret i Århus. årlige indkøbsstrategi. øb Mid og Logistik skal varetage koordinering af alle udbud og udbudsområdet er nærmere beskrevet på Organiseringen af indkøbs- og logistik- ion afviklingen heraf (herunder procesunderstøttelse og rådgivning). Rekvirering af varer og tjenesteydelser foregår decentralt på de i Regi Rsøkonomi, der geografisk øb i er R placeret shuset Viborg. enkelte afdelinger og i institutioner, R Mid Rsøkonomi varetager en som dermed selv er ansvarlige for, at ion række koordinerende og strategiske opgaver. R s indkøbspolitik og indkøb i sker R i overensstemmelse med idtjylland kasse- og regnskabsregulativ. Indk i Regi øb Mid ion i Regi øb Mid ion I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 7

8 spolitik for R nd 4. Bæredygtige i indkøb R Arbejdsmiljø i Reg dkøb Udbud og indkøb skal ske ud fra forretningsmæssige kriterier, hvor der og bygge- og anlægsopgaver læg- Ved indkøb af varer, tjenesteydelser M ved det konkrete indkøb skal anlægges en helhedsbetragtning, der sikrer at leverandører, tjenesteydere og ger R vægt på, bæredygtige indkøb i forhold til miljø, entreprenører har et sikkert og sundt arbejdsmiljø, etiske forhold og totaløkonomiske betragtninger. arbejdspladsen. Ved indkøb af varer fysisk og psykisk arbejdsmiljø på nd i Reg lægges der også vægt på, at der i produktindhold, emballering, design m.v. dkøb M Miljø er taget hensyn til arbejdsmiljøet for medarbejderne, idtjylland R lægger vægt i på R at og at logistiske hensyn inddrages for Indk mindske miljøbelastningen ved sine eksempelvis at minimere tunge løft. nd indkøb, bl.a. ved i at R indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsop- R lægger også vægt i Reg dkøb gaver sker så miljøvenligt som muligt. på æstetiske hensyn i eksempelvis R M Dette gøres bl.a. ved at vælge produkter, der i fremstilling, distribuering, af i møbler, R udsmykning m.v., der ved bygge- og anlægsopgaver, ind- anvendelse og senere bortskaffelse kan medvirke til et godt arbejdsmiljø idtjylland belaster miljøet mindst muligt. for medarbejdere samt inspirerende Indk vil i den sammenhæng i omgivelser for patienter, beboere og nd stigende grad tilstræbe anvendelse af borgere. i Reg økologiske fødevarer samt genanvendelse. Tilsvarende vil R Midtjyl- M dkøb land ved nyanskaffelser i stigende Etik grad tilstræbe energibesparende foranstaltninger. R kræver, at ethvert idtjylland i arbejdsforhold hos leverandører, Indk tjenesteydere og entreprenører og nd disses underleverandører sker på et i Reg etisk forsvarligt grundlag, hvor de dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 8

9 spolitik for R øb i Mid ion grundlæggende menneskerettig heder totaløkonomisk betragtning således overholdes herunder at der ikke at logistiske hensyn, prisen på tilknyttede serviceydelser, idtjylland forekommer ulovligt børnearbejde. betingelser ved Indk R kræver desuden, levering og fragt, implementeringsomkoster (eksempelvis at der ikke i samarbejdsrelationerne ved skift af i Regi mellem ren, leverandører, produkt) m.v. indregnes. øb Mid tjenesteydere, entreprenører og deres underleverandører fore kommer ion nogen form for korruption. Totaløkonomi i Regi øb Når i økonomien R i forbindelse med Mid udbud og indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopga- ion ver skal vurderes, anvendes der en i Regi øb Mid ion i Regi øb Mid ion I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 9

10 spolitik for R nd 5. Udbud, aftaler i og R indkøb Afhængigt af det konkrete udbud vil i Reg de nævnte forhold have forskellig dkøb Udbudskriterier vægtning. M Det skal i de konkrete udbud vurderes, Betalingsbetingelser skal fremgå af hvorvidt kriteriet om den laveste pris udbudsmaterialet. R eller det økonomisk mest fordelagtige tilstræber, at betalingsbetingelserne tilbud finder anvendelse. Ved udbud bliver løbende måned + 30 dage, men nd i Reg skal der desuden skabes de bedst det skal vurderes konkret i de enkelte mulige betingelser for optimal konkurrence mellem potentielle tilbuds- udbud. dkøb M givere (leverandører, tjenesteydere og entreprenører), herunder også Aftaler og indkøb idtjylland sikring af at langsigtede interesser Indk tilgodeses (bl.a. i forhold til at undgå Der arbejdes med to former for aftaler: i Reg nd monopoler). R dkøb Ved i udbud R skal der tages hensyn til at Obligatoriske aftaler (O-aftaler), M der opnås: som er aftaler, hvor der er indgået en i bindende R aftale med en tilbudsgiver typisk efter EU-udbud. De bedst mulige priser for den idtjylland rette kvalitet. Indk Købsaftaler (K-aftaler), som er nd Stor leveringssikkerhed og bedst aftaler, hvor der er forhandlet en i Reg mulige leveringsbetingelser. rabat med tilbudsgiverne, men dkøb hvor R ikke er M Bedst mulige service. forpligtet til at benytte aftalen. De bedst mulige betalingsbetingelser. område, er det som hovedregel obli- Indk Hvis der er indgået aftaler på et idtjylland gatorisk for alle nd De bedst mulige arbejdsmiljø- at bruge disse aftaler ved indkøb. i Reg og miljøforhold. Direktionen fastsætter nærmere dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 10

11 spolitik for R øb i Mid ion retningslinier for anvendelse af indkøbsaftalerne efter indstilling fra idtjylland styregruppen. Indk Alle aftaler skal i dokumenteres R i en i Regi kontrakt. øb Mid Forslag til nye aftaleområder kan ion komme både fra og Logistik og fra de decentrale afdelinger og institutioner. Prioriteringen af indsatsområder sker i primært R i den årlige i Regi indkøbsstrategi, idet denne samtidig øb skal rumme fornøden fleksibilitet til Mid at pludseligt opståede opgaver kan ion håndteres. idtjylland Besparelser, der er opnået via de Indk fælles indkøbsaftaler, tilfalder som hovedregel den i pågældende R afdeling/ i Regi institution. øb Mid Enhver udbetaling eller tildeling af ion bonus skal tilfalde R (den pågældende afdeling/institution) idtjylland og ikke enkeltpersoner. Rabatter og Indk bonus bør optræde i form af reducerede priser eller i kreditnotaer. R i Regi øb Rens aftaler må ikke bruges til Mid private køb. ion I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 11

12 spolitik for R nd 6. Involvering af i brugere R kation, tildelingskriterier, beslutning i Reg om valg af tilbudsgiver efter et udbud dkøb R ønsker at inddrage m.v.) ligger hos udbudsejeren, som M brugerne for at sikre høj faglighed er den pågældende brugergruppe eller enkeltstående ved valg af tilbudsgivere, for at sikre bruger, såfremt der sammenhæng til lokale behov og for kun er én bruger af varen, tjenesteydelsen eller byggeriet. at sikre effektiv implementering af indkøbsaftalerne. Ved obligatoriske nd i Reg aftaler og ved EU-udbud skal der altid nedsættes repræsentative brugergrupper med kompetence inden for dkøb M det pågældende område. Brugergrupperne bidrager med markeds- idtjylland kendskab og funktionsfaglig viden ved Indk udarbejdelse af kravspecifikationer nd og har beslutningskompetencen ved i Reg evaluering af tilbudene. dkøb M Der skal endvidere tilknyttes fagpersoner (f.eks. rådgivere inden for teknik, logistik, medico-teknik, miljø, idtjylland arbejdsmiljø, sikkerhed og hygiejne) Indk til brugergrupperne, hvor det er hensigtsmæssigt. i Reg nd dkøb R ønsker også at M involvere brugerne i øvrige udbud i det omfang, det vurderes hensigtsmæssigt. Varetagelsen af de indholdsmæssige nd opgaver i forbindelse med udbuddet i Reg (herunder eksempelvis kravsspecifi- dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 12

13 spolitik for R øb i Mid ion 7. Digitalisering 8. Kommunikation idtjylland R vil arbejde aktivt R vil anvende kommunikation som et aktivt redskab Indk for udbredelse af e-handel. Størst mulige del af den i samlede R udbuds- og i indkøbspolitikken for at udbrede i Regi indkøbsproces skal foregå digitalt, og kendskabet til indkøbsaftalerne, øb Mid administrative procedurer på indkøbsområdet skal indrettes herefter. resultater. Endvidere vil R Midt- e-handels-systemet og de opnåede ion jylland medvirke til at etablere videreuddannelse og erfaringsudveksling Det er obligatorisk at bruge det valgte e-handelssystem i takt med, at systemet mellem indkøbere, brugere m.v. og indkøbsaftalerne implementeres. R lægger vægt på, i Regi øb at nye indkøbsaftaler i formidles R til de Mid R stiller krav om berørte brugere og implementeres ion størst mulig grad af digitalisering over hurtigt i og R effektivt. for leverandørerne ved behandling af idtjylland kataloger, ordrer, fakturaer, rapportering m.v. indkøbsaftaler og andre relevante for- Formidling af informationer om Indk hold inden for indkøbsområdet sker i Regi R lægger vægt bl.a. s e-handelssystem samt på i og R Logistiks Mid øb på i mulighederne R for opfølgning og analyser via indkøbsdata med henblik hjemmeside. ion på fortsat udvikling af aftaledækkede områder med hensyn til antallet af Synligheden omkring indsatsprioritering og resultater sikres herudover Indk idtjylland aftaler og brugen heraf. gennem udarbejdelse af den årlige indkøbsstrategi primo året og en årsrapport efter årets udløb. i Regi øb Mid ion I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 13

14 spolitik for R nd 9. Samarbejde Andre samarbejder i Reg dkøb Samarbejde med leverandører, R vil i det R omfang, det M tjenesteydere og entreprenører vurderes nyttigt, samarbejde med stat, øvrige i rer, R kommuner m.v. om R lægger vægt på konkrete udbud og aftaler, udvikling af seriøse og dynamiske relationer til udbudsmetoder, uddannelse, erfaringsudveksling og netværksdannelse. leverandører, tjenesteydere og entreprenører, hvor forholdet er præget nd i Reg af gensidig respekt, hæderlighed og dkøb M professionalisme. Samarbejdet skal udvikles, så alle procedurer tilrettelægges på en sådan måde, så de un- idtjylland derstøtter de digitale arbejdsgange. Indk Der lægges desuden vægt på, at give nd brugere og leverandører, tjenesteydere samt entreprenører mulighed i Reg dkøb for i at R samarbejde om udvikling og M afprøvning af nye ideer og produkter, idet det udover at skabe bedre rammer for produktudvikling også giver idtjylland mulighed for bedre/billigere produkter og ydelser samt kan være med til Indk nd at sikre en bredde af leverandører på i Reg markedet. dkøb M nd i Reg dkøb M i Midtj ll d I dk b i R i Midtj ll d 14

15 spolitik for R øb i Mid ion 10. spolitikkens tilgrænsende områder Logistik i Regi R vil sikre en effektivisering af logistikken, herunder øb Mid optimering af lagerudnyttelse samt ion bestillings- og distributionsrutiner. For at sikre dette, skal der som minimum indgås udviklings- og drifts aftaler mellem alle hospitaler og øvrige i Regi driftsområder og og Logistik. øb Mid ion Udbudspolitik idtjylland spolitikken fastlægger ansvars- Indk og rollefordeling, når R udbyder varer, i tjenesteydelser og i Regi bygge- og anlægsopgaver, men det er øb ikke en udbudspolitik. Principperne og Mid retningslinierne for udbud og konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser ion fastlægges i forbindelse med R s servicestrategi. Indk i Regi øb Mid ion I dk b i R i Midtj ll d I dk b i R i 15

16 dkøb Ind Om indkøbspolitikkeng gion d i Reg spolitikken, som Rsrådet idt tjyll jylland land Indk køb Mi hospitaler, institutioner og admi ni- d ir Reg gion udarbejdet forud for den endelige dkø øb nm land Ind drøftet detaljerne og udarbejdet det gio on nmi Ind dkøb i Reg idtjylland gg i R nm Mi vejledninger og supplerende mate d Idkb ø g g p ser icedesk der s arer på spørgsmål dkø øb bir Rg R Midt tjyll land d Ind Servicedesken kan kontaktes på t l f gion Md bir Reg idtjylland Mi d dkøb Ind Grafisk Service