Regionsrådet. Orientering om Brugerklubben SBSYS

Transkript

1 Regionshuset Viborg Regionsrådet Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Orientering om Brugerklubben SBSYS Flere regionsrådspolitikere har modtaget en henvendelse om Brugerklubben SBSYS udbud fra journalist Kristian Hansen, Computerworld. I dette notat redegøres for Region Midtjyllands medlemskab af brugerklubben samt for det aktuelle udbud, som brugerklubben gennemfører. Computerworld er et internetbaseret medie, der henvender sig til itbranchen. I henvendelsen henviser Kristian Hansen til seks artikler i Computerworld, hvor Dansk Industri og to it-leverandører kritiserer brugerklubben generelt og brugerklubbens aktuelle udbud specifikt. Region Midtjylland har ikke kendskab til, at andre medier har bragt historien. Dog har Version2, der er et konkurrerende it-medie, neutralt nævnt udbuddet, og en blogger, der skriver om den type itsystemer, har omtalt brugerklubben positivt. Dato Sagsbehandler Lise Tjerrild Lise.Tjerrild@stab.rm.dk Tel Sagsnr Side 1 Hvad er SBSYS? SBSYS er det it-system, Region Midtjylland har valgt til at håndtere sagsbehandling, dokumenthåndtering og arkivfunktioner i administrationen et såkaldt ESDH-system. SBSYS adskiller sig fra andre ESDH-systemer ved, at det er ejet af en brugerklub og ikke af en it-leverandør. Det betyder, at de organisationer, der anvender SBSYS, i fællesskab er ansvarlige for at vedligeholde og videreudvikle systemet. Brugerklubben har ikke selv programmører ansat, så vedligehold og udvikling købes hos en leverandør. Men det er brugerklubbens medlemmer, der bestemmer, hvad der skal udvikles, og medlemsorganisationerne er langt mere involveret i udviklingen, end man traditionelt ser det. Det betyder også, at man kan skifte (udviklings-)leverandør uden at skifte system. En brugerklub giver dermed langt mere indflydelse på systemet, end et traditionelt kunde-leverandørforhold, men det medfører også et større ansvar.

2 Region Midtjylland har anvendt SBSYS siden Systemet blev blandt andet valgt på grund af brugerklub-konstruktionen. Brugerklub-konstruktionen betyder, at regionen har indflydelse på, hvordan systemet udvikler sig. Regionen er repræsenteret i brugerklubbens styrende organer, og dermed har regionen direkte indflydelse på, hvor mange penge, der skal bruges og hvordan, de skal bruges. Brugerklub-konstruktionen lægger op til tæt samarbejde mellem medlemsorganisationerne. Udover selve systemet giver brugerklubben derfor også et stort netværk og omfangsrig viden, man kan trække på. Det betyder fx, at når man vil tage nye funktioner i brug, så er der højst sandsynligt allerede nogle, der har erfaring med dette, som gerne vil dele deres viden. Endelig er der en økonomisk fordel ved at indgå i en brugerklub. Det bliver simpelthen billigere i forhold til den nytteværdi, man får ud af systemet. Det gør det for det første fordi, der kun bliver udviklet funktionalitet, der reelt efterspørges, da medlemsorganisationerne selv prioriterer, hvad der skal udvikles. For det andet bliver det billigere, fordi man ikke skal betale for noget, der allerede findes, idet der ikke er licensudgifter. Økonomien bliver dermed mere enkel og gennemskuelig. Den økonomiske konstruktion betyder også, at prisen er den samme, uanset hvor stor en del af systemet, man ønsker at bruge. Hos en traditionel leverandør skal man typisk betale ekstra for specialiserede moduler. Prisen er også den samme, uanset hvor mange brugere, der anvender systemet. Det har fx betydet, at Region Midtjylland uden meromkostninger har kunnet udbrede systemet til hospitalerne. Hos en traditionel leverandør betaler man typisk en licensomkostning pr. bruger. Der er derfor ikke nogen økonomisk barriere for at tage nye funktioner i brug eller ved at udbrede systemet til en større del af organisationen. Ulempen ved brugerklub-konstruktionen er, at man selv har et større ansvar, og at man må tilpasse sig de andre medlemmers behov og indgå kompromisser. Det er administrationens vurdering, at fordelene er langt større end ulemperne. Side 2 Om Brugerklubben SBSYS Systemet SBSYS blev oprindeligt udviklet af Ringkjøbing Amt, der efterfølgende valgte at dele det med Århus Amt. I 2003 blev Brugerklubben SBSYS dannet, og amterne inviterede andre offentlige myndigheder til at indgå i samarbejdet. I dag består brugerklubben af Region Midtjylland og 15 kommuner spredt ud over hele landet. Tanken bag brugerklubben er, at man ikke skal betale for det samme flere gange. Når der én gang er betalt for udvikling af et system, et modul eller en funktionalitet, skal andre ikke betale for at få lov til at bruge det. Brugerklubben og dens medlemmer køber derfor

3 udviklingstimer og sikrer, at brugerklubben har rettigheder til det, der udvikles, så man frit kan dele det med andre. Brugerklubben stiller dog også krav om, at medlemmerne bidrager økonomisk. Ved at melde sig ind i brugerklubben får man gratis adgang til at anvende SBSYS. Men når man således høster frugten af andres investering, forpligter man sig også til at bidrage til fremtidig vedligehold og udvikling. På den måde betaler man ikke for noget, der allerede er lavet, men kun for det, der skal laves fremover, for at systemet kan følge med tiden, og som man selv har indflydelse på. Brugerklubbens primære opgave er således at indkøbe og koordinere vedligehold og udvikling af SBSYS. Brugerklubben er dermed et indkøbsfællesskab og skal derfor sikre, at indkøb sker under bedst mulige betingelser for medlemmerne, og at indkøb overholder gældende regler og lovgivning. Side 3 Det aktuelle udbud Som nævnt ovenfor ønsker brugerklubben at kunne forære det eksisterende system til nye medlemmer samtidig med, at der stilles krav om, at de organisationer, der anvender systemet, bidrager til fremtidig udvikling og vedligehold. Det er usædvanligt, men det er afgørende for brugerklubbens virke og formål. Lovgivningen er ikke indrettet til denne type konstruktioner, og brugerklubben har derfor været meget grundig med at sikre, at brugerklub-konstruktionen og indkøbsaktiviteterne er juridisk holdbare. Brugerklubben kan ikke afgive tilbud, når en offentlig myndighed går i udbud. For at kunne dele systemet med andre har det været vigtigt for brugerklubben at finde en løsning, hvor offentlige myndigheder kan tage SBSYS i brug uden at overtræde udbudsreglerne. Brugerklubben har netop gennemført et udbud af de ydelser, brugerklubben og dens medlemmer har behov for i forbindelse med vedligehold og brug af SBSYS. Det drejer sig om udvikling og vedligehold, driftsstøtte og implementeringsstøtte. For i fremtiden at kunne dele SBSYS med organisationer, der ikke anvender SBSYS i dag, har brugerklubben inviteret alle offentlige organisationer til at deltage i udbuddet. Det har 62 kommuner, alle regioner og samt en række andre offentlige organisationer takket ja til. I alt deltager 94 offentlige organisationer i udbuddet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i en udtalelse af 13. marts 2012 bekræftet, at offentlige organisationer uden forudgående udbud kan tilslutte sig brugerklubben, og at offentlige organisationer kan deltage i brugerklubbens udbud, selvom de ikke aktuelt er medlem af brugerklubben, og dermed ikke har et aktuelt behov for at anvende aftalen. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen bekræfter dermed, at løsningen er juridisk i orden.

4 Brugerklubben har fra starten været opmærksom på, at det aktuelle udbud er komplekst. Derfor har brugerklubben gennem hele forløbet fået rådgivning af advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted, der er specialiseret i udbudsret og it-ret. Det har været afgørende for brugerklubben, at udbuddet blev gennemført helt korrekt. Udbuddet adskiller sig fra mange it-udbud ved, at der ikke efterspørges et produkt, dvs. et system, men en ydelse i form af udvikling og vedligehold, driftsstøtte samt implementeringsstøtte - dvs. køb af et uspecificeret antal timer. Det er langt sværere at beskrive krav til en timebaseret ydelse på et komplekst og abstrakt område som it-udvikling, end det er at beskrive ønsker til et produkt. Derfor har brugerklubben brugt mange kræfter på at beskrive krav til ydelsen så præcist og grundigt som muligt. Brugerklubben har i udbuddet lagt særlig vægt på samarbejdsrelationen til den nye leverandør. Brugerklubben ønsker fortsat at indgå i et tæt udviklingssamarbejde med leverandøren, hvor brugerklubben/brugerklubbens medlemmer deltager gennem hele udviklingsprocessen. Det kræver en særlig fokus på dialog, samarbejde og fleksibilitet, og dette fylder derfor helt naturligt meget i udbuddet som en del af tildelingskriteriet kvalitet. Timeprisen har selvfølgelig også betydning, men det tætte samarbejde er vægtet højere, fordi det sikrer, at det er den rigtige løsning, der udvikles. Antagelsen er, at fokus på samarbejde vil være økonomisk fordelagtigt, fordi der er større chance for at ramme plet med løsningen i første forsøg. Tildelingskriteriet kvalitet har derfor vægtet 60 %, mens økonomi har vægtet 40 %. Side 4 Brugerklubbens udbud er nu gennemført. Bedømmelsen pegede på, at Ditmer a/s havde afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. En af de tilbudsgivende leverandører har indgivet klage over tildelingen til Ditmer a/s. Den pågældende leverandør angiver som primær begrundelse, at de har afgivet det billigste tilbud. Som nævnt ovenfor har brugerklubben lagt meget stor vægt på samarbejde, dialog og fleksibilitet og ikke kun på pris. Brugerklubben afventer Klagenævnet for udbud s behandling af sagen. Ditmer a/s har oprindeligt udviklet SBSYS sammen med Ringkjøbing og Århus amter og har hidtil været leverandør på udvikling, vedligehold og driftsstøtte til brugerklubben og dens medlemmer. Det har givet anledning til den i indledningen nævnte kritik. Som ovenstående redegørelse anskueliggør, har brugerklubben været meget grundige i deres tilgang til udbuddet og har inddraget juridisk ekspertise hele vejen gennem udbuddet. Regionens repræsentant i brugerklubben bekræfter desuden, at brugerklubben har været meget opmærksom på at ligebehandle tilbudsgiverne i udbudsprocessen.

5 Opsamling Region Midtjylland har valgt at være medlem af Brugerklubben SBSYS, fordi administrationen har vurderet, at det giver den bedste ESDH-løsning til prisen. Dermed anvendes skatteborgernes penge mest effektivt. Indkøb foregår gennem brugerklubben, og udbuddet er således ikke foretaget i regi af Region Midtjylland. Udbuddet adskiller sig fra det typiske it-udbud på flere områder, og derfor har brugerklubben været særlig opmærksom på at gennemføre udbuddet korrekt og uvildigt. Administrationen har på det nærværende grundlag ingen grund til at betvivle lovligheden af brugerklubbens konstruktion, ligesom der heller ikke på det foreliggende grundlag er grund til at betvivle, at udbuddet er gennemført professionelt og forsvarligt. Side 5