Bestyrelsesmøde den Dagsorden Bestyrelsesmøde. Tidspunkt: 07. december kl SOSU Østjylland, Høgevej SILKEBORG

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmøde Tidspunkt: 07. december kl Sted: SOSU Østjylland, Høgevej SILKEBORG Lokale: Mødelokale 1 1

2 Dagsorden Mødet indledes med præsentation og fremvisning af Silkeborgskolens nye simulationslokaler. 1. Godkendelse af referat af Godkendelse af dagsorden 3. Status på fusion 4. s- og drøftelsespunkt: Budget spunkt: Valg af revisor 6. Lukket punkt 7. spunkt: AMU-udbudspolitik 8. spunkt: Vedtægter for SOSU Østjylland til godkendelse og underskrift 9. spunkt: Forslag om særskilt vederlag til bestyrelsesmedlemmer 10. Orientering ved bestyrelsesformand Hans-Jørgen Hørning og øvrige bestyrelsesmedlemmer 11. Orientering fra skolen ved Niels Brun Madsen og Bente Strager 12. Mødekalender Evt. Mødet afsluttes med en julebuffet på skolen. 2

3 1. Godkendelse af referat fra Referat fremlagt til underskrift. Referat blev godkendt, men nåede ikke at blive underskrevet. Referat vil blive fremlagt til underskrift på næste møde. 3

4 2. Godkendelse af dagsorden Indstilling: Dagsorden godkendes Dagsorden blev godkendt. 4

5 3. Nyt om fusionen ved formandskab og direktion Orienteringspunkt Direktør Niels Brun Madsen giver en status på fusionsprocessen. Ministeriet for børn, undervisning og ligestilling godkendte pr. 12. oktober fusionen mellem Social- og Sundhedsskolen i Silkeborg og SOSU Aarhus endeligt. Det konkrete arbejde med at få organisationen endelig på plads pågår løbende. På forretningsudvalgsmødet den 01. november blev det besluttet, at direktionen planlægger et fusionsarrangement for skolens samlede personale med både et fagligt og socialt sigte i løbet af foråret 2017 Indstillling: Orientering tages til efterretning Direktør Niels Brun Madsen orienterede om fusionsforløbet: Fusionsprocessen blev i september udfordret af den udmeldte dimensionering aftale for Herudover er processen ligeledes udfordret af, at ny uddannelsesreform for sosu-uddannelserne træder i kraft pr. 01 januar oktober modtog skolen den endelige godkendelse af fusionen fra undervisningsministeriet. 08. december modtager alle skolens medarbejdere brev om, at de er virksomhedsoverdraget til SOSU Østjylland Fælles SU er etableret med en månedlig mødefrekvens. Derudover fortsætter de to afdelingers tidligere SU, som husudvalg. Disse mødes efter behov. Procesplan indtil sommer 2017: Fælles personaledage Procesdag for fælles SU Samarbejdssekretariatet er inviteret til at skitsere den lovmæssige ramme hvorunder SU-arbejdet skal varetages. De er endvidere inviteret til at komme med inputs og forslag til hvordan SU-arbejdet kan gøres vedkommende. Alle medarbejdere på chefniveau er udpeget. Arbejdet med at udpege uddannelseslederne er i gang, og alle medarbejdere kan forvente, at de ved, hvem de fremadrettet referere til inden jul. Chefniveauet skal bære fusionen, mens uddannelseslederne skal varetage den daglige drift. Budgetmæssige strategimøder: Arbejdet med budget 2017 har været udfordret af, at bemandingen ikke har været på plads og der er fortsat nogle ubekendte. Derfor er der aftalt budgetmæssige strategi-møder løbende henover året. Logoprocessen er igangsat Det indledende arbejde med at etablere nye LUU er er igangsat 5

6 Der vil blive etableret en stabsfunktion som vil få følgende tre omdrejningspunkter: kvalitet, kommunikation og ledelsessupport Niels orienterede om det igangværende arbejde med at etablere en stab, som samler kvalitet, kommunikation og ledelsessekretariat i en organisatorisk enhed Staben vil få et tæt samarbejde med alle afdelinger i organisationen såvel pædagogiske som økonomisk/administrative. Niels` præsentation er vedlagt../. powerpoint - organisation-kvalite Herefter orienterede uddannelsesdirektør Bente Strager om det foreløbige arbejde med de bestyrelsesmæssigt vedtagne særlige indsatsområder: Rekruttering, forskning og udvikling. I forhold til rekrutteringsarbejdet findes der ikke et quick-fix men der, hvor der kan gøres en ekstraordinær indsats er i overgangen fra folkeskolen til ungdomsuddannelserne. Indenfor forsknings- og udviklingsområdet skal der etableres et videnscenter med fokus på den danske model for pleje og omsorg et videnscenter kan medvirke til at skabe både modeller og praksis, som kan udvikle den offentlige velfærd og skabe netværk mellem forskellige interessenter og forske i velfærdsudvikling i Danmark og Norden i et tværfagligt perspektiv. Bentes præsentation er vedlagt../. powerpoint - forskning og udvikli På anmodning af bestyrelsesmedlem Lene Beirholm ønskes følgende drøftelse ført til referat: Efter orientering om fusionsforløbet problematiserede bestyrelsesmedlem Lene Beirholm at fusionsforløbet har givet anledning til frustrationer på såvel ledelses- som medarbejderniveau hvilket blandt andet har resulteret i opsigelse fra en af skolens uddannelseschefer og dermed været katalysator for organisatoriske efterrystelser. Medarbejdere har undret sig i forhold til, at forretningsudvalget ikke har henvendt sig til den tidligere uddannelseschef for at spørge ind til baggrunden for dennes opsigelse. Desuden er der på medarbejderplan sat spørgsmålstegn ved, at besættelse af chef- og uddannelseslederniveau er foregået ved udpegning. Hertil blev der svaret fra forretningsudvalgsmedlem Per Brobæk Madsen, at forretningsudvalget i en fusionsperiode finder det ordentligt, at direktionen tilbyder overskydende chefer tilbud om ansættelse. Samt at forretningsudvalget som udgangspunkt 6

7 ikke af egen drift tager møder med medarbejdere under direktionsniveau men selvfølgelig vil forholde sig til henvendelser der kommer den anden vej fra. Bestyrelsesmedlem Lisbeth Binderup ønskede at høre mere om hverdagen i en fusionerende organisation. Væsentlige inputs til dette spørgsmål er refereret i stikordsform: Der er store kulturforskelle de to skoler imellem, hvilket betyder, at det der naturligt er rutine, retningslinjer, begreber det ene sted, er fremmed land det andet sted og det giver let anledning til misforståelser og misfortolkninger, når ledelsen melder beslutninger ud. En stor del af direktionens tid er gået til møder med forretningsudvalget. Nye roller på direktionsniveau har også krævet energi og set i bakspejlet skulle der have været brugt tid til individuelle møder med konkrete medarbejdere og medarbejdergrupper. Der mangler retning og der er mistillid mellem ledelse og medarbejdere Det største problem har været, at arbejdet med at få en organisationsstruktur på plads har taget så lang tid medarbejderne har manglet uddannelsesleder pga. nye uddannelser og har været i tvivl om hvem, der har ledelsesretten. På trods heraf har driften fungeret og medarbejdere fra både Aarhus og Silkeborg vil gerne fusionen og forstår nødvendigheden af at fusionere. Men der har også været oplevelse af tab i forbindelse med at gode medarbejdere er rejst, som følge af fusionen. Bente udtrykte stor bekymring for forholdet mellem ledelse og medarbejdere. Endvidere bekymring for ledelsens udmattelse igennem meget langstrakt proces. På baggrund af disse inputs udtrykte flere bestyrelsesmedlemmer undren over, at forretningsudvalget ikke langt tidligere i processen har inddraget bestyrelsen ift de organisatoriske problematikker. Formanden redegjorde for formandskabets og forretningsudvalgets arbejde siden seneste bestyrelsesmøde i forhold til ledelse og struktur under det lukkede punkt 6. Drøftelsen under punkt 6 medførte, at der indkaldes til ekstraordinært møde i FU og bestyrelse inden jul 7

8 4. s- og drøftelsespunkt: Budget 2017 Direktør Niels Brun Madsen introducerer til punktet, hvorefter økonomi- og administrationschef Morten Guldmann Olsen præsenterer det kommende års budget. Indstilling: Budget 2017 vedtages Administrations- og økonomichef Morten Guldmann Olsen præsenterede budgetforslag 2017, som blev vedtaget. Pointer fra budgetfremlæggelse Budgetlægning for 2017 har været udfordret af at der fortsat er mange ubekendte forhold, der ikke er afklaret december 16, men ikke desto mindre, det på nuværende tidspunkt bedste bud på et budget, der kan give energi til fusionen Værd at bemærke, at vi har at gøre med to skoler, der har styr på driften Store udfordringer i forhold til det drastiske fald i aktivitetsniveau Skolens ledelse blev opfordret til at have skærpet fokus på rekrutteringsproblematikken, idet skrækscenariet er, at skolen vil få store udfordringer i forhold til at rekruttere et tilstrækkeligt antal elever på trods af den kraftigt reducerede dimensioneringsaftale for /. Oplæg fra administrations- og økonomichef Morten Guldmann Olsens præsentation vedlagt Powerpoint - præsentation af bud 8

9 5. Valg af revisor. spunkt I forbindelse med at SOSU Aarhus og Social- og Sundhedsskolen i Silkeborg er fusioneret til SOSU Østjylland skal der i løbet af 2017 tages stilling til, hvilket revisionsselskab, som fremadrettet skal varetage revisionsopgaven. De to skoler har haft forskellige revisionsselskaber til at varetage opgaven. Social- og Sundhedsskolen i Silkeborg har benyttet BDO og SOSU Aarhus har benyttet EY. Begge selskaber har leveret til skolernes tilfredshed. Indstilling: Indtil der træffes endelig beslutning indstiller skolens ledelse, at EY håndterer årsafslutningen for begge skoler og udarbejder årsregnskab for 2016 samt varetager den løbende revision for SOSU Østjylland i Indstilling følges. 9

10 6. Lukket punkt Direktør Niels Brun Madsen, uddannelsesdirektør Bente Strager, økonomi- og administrationschef Morten Guldmann Olsen samt ledelsessekretær Birte Hermansen deltog ikke under behandlingen af punkt 6. Uddannelsesdirektør Bente Strager bad inden behandlingen af punktet om, at beslutninger fra bestyrelsen og FU, som FU ønsker at informere eller drøfte med direktionen efterfølgende i fremtiden formidles skriftligt inden møde med direktionen, så direktionen har en mulighed for også at forberede sig. : Punkt 6 blev udsat. Der holdes ekstraordinært bestyrelsesmøde inden jul. Forretningsudvalget vil få bistand fra Lisbeth Binderup, og der vil blive fremsendt en indstilling til det ekstraordinære bestyrelsesmøde. 10

11 7. Orienteringspunkt: AMU-udbudspolitik ved Bente Strager Uddannelsesdirektør og leder af skolens efteruddannelsesafdeling Bente Strager og præsenterer kort AMU-udbuds-politikken. Indstilling: AMU-udbudspolitikken godkendes Punktet blev udsat. 11

12 8. Vedtægter for SOSU Østjylland til godkendelse og underskrift. spunkt. Styrelsen for Undervisning og Kvalitet (STUK) godkendte pr vedtægterne for den fortsættende institution SOSU Østjylland under forudsætning af, at der i den endelige vedtægt sker udfyldelse af de steder i vedtægten, som i sagens natur først kan udfyldes på et senere tidspunkt. Her menes for eksempel anførelse af et CVR-nummer i vedtægtens 1 stk. 1, således at vedtægterne lever op til Bekendtgørelse om standardvedtægten. Skolen har nu fået tildelt nyt CVR-nummer og vedtægt fremlægges til endelig underskrift. Punktet blev udsat. 12

13 9. spunkt: Forslag om særskilt vederlag til bestyrelsesmedlemmer Ifølge BEK nr. 420 af 23/05/200 (Bekendtgørelse om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner under Undervisningsministeriet) fremgår det, der til formand og næstformand for en bestyrelse, der leder uddannelser med årselever, kan udbetales særskilt vederlag op til kr., henholdsvis kr. pr. kalenderår (niveau 1. oktober 1997). Derudover kan der udbetales vederlag til bestyrelsens selvsupplerende medlemmer på kr. pr. kalenderår (niveau 1. oktober 1997). Indstilling: Det indstilles at der udbetales vederlag til formand, næstformand samt selvsupplerende medlemmer./. Punktet blev udsat. 13

14 10. Orientering ved formand Hans-Jørgen Hørning og andre bestyrelsesmedlemmer Der gives en orientering - herunder Forretningsudvalget fortsætter indtil udgangen af 2017 Samlet overblik over resultaterne for borgmesterrunden i forhold til skolens samarbejdskommuner Repræsentant i VEU-Centerrådet Der har hidtil har siddet en repræsentant for hver skole i Centerrådet for VEU- Center Østjylland hhv. Kirsten Normann Andersen for SOSU Aarhus og Per Brobæk Madsen fra SOSU Silkeborg. Fremadrettet skal der blot være én repræsentant for SOSU Østjylland. Det er aftalt i FU, at Per Brobæk Madsen fortsætter indtil udgangen af 2017 hvorefter Inge Jensen Pedersen overtager posten i resten af funktionsperioden. Indstilling: Orientering tages til efterretning. Punktet blev udsat. 14

15 11. Orientering fra skolen ved Niels Brun Madsen og Bente Strager Der gives en orientering fra skolen herunder: Status på uddannelsernes optagetal Logo proces skolen har inviteret tre bureauer til at præsentere et logoforslag til SOSU Østjylland medio december. Forretningsudvalget har valgt at logoprocessen skal implementeres inden for en tidsramme på 2-3 måneder. Det forventes at skolen primo 2017 kan præsenterer bestyrelsen for et konkret logoforslag til beslutning. Status på ambulanceassistentuddannelsen. De nuværende uddannelser til ambulanceassistent og ambulancebehandler bliver fremover én uddannelse Orientering om kommende AMU-udbudsrunde Hvad skal bestyrelsen være opmærksom på i forhold til dette Indstilling: Orientering tages til efterretning. Punktet blev udsat. 15

16 11. Mødeplan 2017 Forslag til mødeplan 2017: Onsdag den 01. februar (ekstraord.) kl Aarhus Onsdag den 29. marts kl Aarhus Torsdag den 15. juni kl Silkeborg Torsdag den 21. september kl Aarhus Torsdag den 14. december kl Silkeborg Punktet blev udsat. 16

17 12. Evt. 17

18 1. Deltagere, Bestyrelsesmøde den Navn Institution Afbud Arne Rolighed Næstformand. Selvsuppleret medlem x Lene Beirholm Eriksen Medarbejderrepræsentant (med stemmeret) Maja Kuld Askø Jensen Elevrepræsentant (uden stemmeret) Inge Jensen Pedersen FOA Aarhus x Helene Bækgaard Aarhus kommune, Personale i HR, Kommunikation og Trivsel Mette Valbjørn Region Midtjylland x Ole Lauth Odder kommune X Peter Hegner Bonfils Sundhedsudvalget Aarhus kommunes byråd x Vibeke Sjøgreen Foreningen af kommunale social- sundheds- og x arbejdsmarkedschefer i Danmark Annemarie Grotkjær Medarbejderrepræsentant (uden stemmeret) Bente Nielsen Region Midtjylland Hans-Jørgen Hørning Formand. Silkeborg Kommune Lisbeth Binderup Selvsuppleret medlem Lone Bahnsen Selvsuppleret medlem Michael Hansen Dansk Erhverv Hanne Peitersen Elevrepræsentant (med stemmeret) Per Brobæk Madsen FOA Silkeborg-Skanderborg Thomas Cordtz Skanderborg kommune x 18