Referat. 2. bestyrelsesmøde i Fors Holding A/S og Fors A/S

Transkript

1 Referat 2. bestyrelsesmøde i Fors Holding A/S og Fors A/S Dato: 13. januar 2016 Tid: Kl Sted: Varmerummet, Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk Fra bestyrelsen deltager: Asger Kej, formand Søren Jensen John Harpøth Julie Hermind Ole Brockdorff Erik Falkenberg Torben Jørgensen - afbud Peter Madsen Leif Ordrup Pedersen Kasper Nørbjerg Mogens Nørskov Madsen Anni Axelsen afbud Mette Hauge Jørgensen - afbud Dato: Sagsnr.: S Ref.: BHS Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Fra direktionen deltager: Michael Brandt, administrerende direktør Charlotte Vincents, økonomidirektør Fra ledelsen deltager: Rikke Saltoft, stabschef Udefra deltager: Nicolai Malm, Implement, deltog i punkt 4 Referent: Bjørk Hasager Sørensen, forretningskonsulent Dagsorden O = orienteringspunkt, B = beslutning Selskab 1. Godkendelse af referat af konstituerende møde i bestyrelsen (B) 2. Meddelelser fra formanden (O) 3. Orientering om selskabets drift (O) 4. Strategiproces (O) 5. Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne (B) 6. Forretningsmodel og budget 2016 (B) 7. Valg af arbejdsgiverforening (B) 8. Orientering om mødekalender 2016 (O) Fors Holding A/S Fors A/S

2 9. Kommunikation fra mødet herunder information til medarbejderne (B) 10. Fastlæggelse af næste møde (O) 11. Eventuelt (O) Kommenteret dagsorden 1. Godkendelse af referat af konstituerende møde i bestyrelsen (B) Bestyrelsen godkender og underskriver referatet fra mødet i bestyrelsen 1. januar Bilag 1.1: Referat af møde i Fors A/S Bilag 1.2: Referat af møde i Fors Holding A/S Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet af mødet i bestyrelsen 1. januar 2016 samt referat af møde i interimbestyrelsen den 15. december Meddelelser fra formanden (O) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Forretningsudvalgsmøder lægges mellem bestyrelsesmøderne, og bliver dagsordensforberedende. Som nævnt på sidste møde i Interimbestyrelsen, er der udbetalt bonus til tre ledende medarbejdere i forhold til den indsats, der har været ydet på fusionsprojektet. Dette er blevet kritisteret af en forbrugerrepræsentant i forbindelse med fremsendelse af det sidste referat fra interimbestyrelsesmødet til de tidligere bestyrelser. Der afholdes Nytårskur for medarbejderne i Fors A/S den 14. januar. Joy Mogensen (borgmester i Roskilde) siger godt nytår på vegne af ejerne. Herudover taler Asger Kej på vegne af bestyrelsen, og Michael Brandt som administrerende direktør. Roskilde Forsyning A/S, Holbæk Forsyning A/S og Lejre Forsyning A/S har modtaget en anmodning om aktindsigt i udgifter (middage, honorarer, repræsentation, mv.) i relation til bestyrelser og daglig ledelse. Da vi nu er blevet til Fors A/S håndteres henvendelsen herfra. Formalia omkring registreringen af det nye selskab og bestyrelsen er på plads. 3. Orientering om selskabets drift (O) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2 / 5

3 Vi blev stiftet 1. januar, og havde første arbejdsdag den 4. januar. Selskabet er kommet godt fra start. Der har været nogle små udfordringer, herunder med IT, som ikke helt har fungeret, og vi arbejder på, at få det til at køre. Tirsdag aften og nat gik fors.dk i luften. Siden blev lanceret med fokus på, at den fra starten kan håndtere de kendte målbare brugerkrav - selvbetjening, find genbrugspladser og tilmeldingsmoduler. Øvrig struktur og indhold er i implementering, hvilket ikke er problematisk, da der bliver holdt øje med, om siderne tilgås af rigtige brugere. I lanceringsperioden sker der løbende opdateringer og ændringer med udgangspunkt i den gældende arbejdsplan, og i løbet af denne uge skulle ca 80 % af indhold og funktionaliteter være på plads, mens resten sker i løbet af næste uge. Lancering af hjemmesiden afsluttes fredag den 22. januar Arbejdstøj er på plads omkring den 1. februar. Biler/skilte er på plads cirka den 1. marts Medarbejdervalgte i bestyrelsen sat på dagsordenen ved bestyrelsesmødets start Der er tre forskellige scenarier for at få medarbejdervalgte i nd i den første bestyrelsesperiode dvs. for en toårig periode. To scenarier blev fremlagt på sidste møde, hvor bestyrelsen bad direktionen om at lade medarbejderne vælge den foretrukne model. Den tredje model, som nu er tilføjet er, at der på generalforsamlingen kan vælges tre medarbejdere, som får status af bestyrelsesmedlemmer i Fors Holding A/S og observatørstatus i Fors Service A/S. Dette sikrer repræsentation af medarbejdere fra de tre tidligere selskaber som fuldgyldige medlemmer i Fors Holding A/S, er nu tilføjet. Medarbejderne vil med denne model såvel som med de andre mulige modeller til enhver tid kunne kræve, at der afholdes ordinært valg. Notat fra Horten om den nye model for medarbejdervalgte i bestyrelsen fremsendes til bestyrelsen. Bestyrelsen anbefaler en model for medarbejderrepræsentation, hvor medarbejdere udpeges af generalforsamlingen. Bestyrelsen anbefaler at den nye skitserede model vælges. Dog under forudsætning af, at modellen ligeledes anbefales af Overgangsudvalget. 5. Strategiproces. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det understregs, at medarbejderne bliver involveret i strategiprocessen. Idégrundlag, vision og leveregler er fundamentet for den strategi, som Fors A/S s kal have. Når strategien er på plads skal den implementeres i organisationen. Det er bestyrelsens opgave at udarbejde det strategiske fundament. Der er temadag for bestyrelsen om strategiprocessen onsdag den 17. februar. Programmet starter kl med bestyrelsesmøde frem til kl Der er morgenkaffe fra kl Oplæg og interviewguide fremsendes til bestyrelsen. 3 / 5

4 6. Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne (B) Interimbestyrelsen har besluttet, at bestyrelsen i Fors-koncernens netselskaber udgøres af de forbrugervalgte medlemmer samt direktion og stabschef. Efter at organiseringen af Fors A/S er på plads, indtræder produktionschefen i netselskabernes bestyrelser. Samtidig udtræder stabschefen. Dette kræver imidlertid en generalforsamlingsbeslutning. Udkast til referat og protokol for generalforsamlingerne i Fors Holding A/S netselskaber godkendes. Bilag 5.1: Udkast til referat af generalforsamlingerne Bestyrelsen godkendte udkast til referat og protokol for generalforsamlingen i Fors Holding A/S netselskaber. Stabschefen udtræder af netselskabernes bestyrelser, mens produktionschefen indtræder. 7. Forretningsmodel og budget 2016 (B) På møde nr. 7 i interimbestyrelsen principgodkendte interimbestyrelsen forretningsmodellen og budget 2016 for Fors A/S. Bestyrelsen skal efterfølgende godkende overflytning af udvalgte aktiver fra netselskaberne til Fors A/S. Omkostningsbasen uddybes. Bestyrelsen bekræfter beslutningen om at overføre ejerskabet af bi ler fra Holbæk og Lejre samt FAS IT i Lejre til Fors A/S. Bilag 6.1: Sammenligning af omkostningsbase Bestyrelsen bekræftede beslutningen om at overføre ejerskabet af bi ler fra Holbæk og Lejre samt FAS IT i Lejre til Fors A/S. Forskellen i omkostningsbasen skyldes, at der er kantineordning i Roskilde. Kantineordningen tilbydes til alle kommende medarbejdere på tværs af tidligere selskaber. Omkostningsniveauet for kantineordningen stiger ikke, som følge af fusionen. 8. Valg af arbejdsgiverforening (B) Interimbestyrelsen for Fors A/S principbesluttede på mødet den 13. oktober 2015, at DI vælges som arbejdsgiverorganisation for Fors A/S. Denne principbeslutning skal besluttes i bestyrelsen for Fors A/S for at kunne effektueres og for at overenskomst med KL kan opsiges. Processen er endnu ikke påbegyndt, men der har været dialogmøde mellem direktører, forretningsudvalget og tillidsrepræsentanterne d. 8. december Den fremadrettede proces skal foregå så hensigtsmæssigt som muligt. DI vælges som arbejdsgiverorganisation for Fors A/S. Bilag 8.1: Referat af dialogmøde med tillidsrepræsentanterne 4 / 5

5 Bestyrelsen besluttede at DI vælges som arbejdsgiverorganisation for Fors A/S. I den forbindelse opsiges aftaler med KL. Ledelsen fremsender orienteringsbrev til de faglige organisationer om valget. Ledelsen sikrer, at der laves lokalaftaler med relevante faglige organisationer. Bestyrelsen understreger, at der ikke er tale om en spareøvelse, at man ønsker en ordentlig dialog med medarbejderne samt at man ønsker at skabe en attraktiv arbejdsplads. Valget af arbejdsgiverorganisation er på dagsordenen på den ordinære generalforsamling i maj. Referat af dialogmøde fremsendes til ejerne. 9. Orientering om mødekalender 2016 (O) Mødedatoerne for bestyrelsesmøderne i 2016 er fastlagt. Derudover skal der i 1. kvartal afholdes strategiseminar på en endnu ikke fastlagt dato. Orienteringen tages til efterretning Bilag 8.1: Mødekalender 2016 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 10. Fastlæggelse af næste møde (O) Næste møde i bestyrelsen er mandag d. 21. marts kl på Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk. 11. Kommunikation fra mødet (B) Medarbejderne orienteres om væsentlige dagsordenspunkter. 12. Eventuelt (O) Direktionen undersøger på sigt mulighederne for at lave en bestyrelsesportal. Direktionen sørger for, at der udarbejdes materiale om væsentlige problemstillinger i Fors A/S til bestyrelsen eksempelvis i form af presseklip. På sigt afholdes der evt. temadag for bestyrelsen, med besøg på forskellige Fors A/S-lokationer. Den endelige organisationsplan fremsendes, når den har været præsenteret i Overgangsudvalget. 5 / 5